Seperempat dari semua pekerjaan diperkirakan akan berubah dalam lima tahun ke depan, demikian temuan Forum Ekonomi Dunia (World Economic Forum) . Ini berarti bahwa 25% dari kita yang sangat terampil dalam pekerjaan kita saat ini mungkin tidak lagi demikian pada akhir dekade ini.
Jika mereka belum berjuang, setiap organisasi akan segera menghadapi masalah keterampilan. ini hanyalah masalah waktu. Oleh karena itu, kemampuan untuk mengidentifikasi dan secara proaktif mengatasi masalah keterampilan di tempat kerja dapat menjadi pembeda kompetitif terbesar Anda.
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat melakukannya. 📚
Memahami "Masalah Keterampilan"
Istilah "masalah keterampilan" berasal dari dunia game, sering kali sebagai ejekan bagi mereka yang tidak dapat menaiki level yang sulit dalam game. "Kedengarannya seperti masalah keterampilan" adalah sedikit lelucon di komunitas game.
Sejak saat itu, istilah ini telah berkembang menjadi istilah yang digunakan di mana-mana di dunia bisnis-sebuah deskripsi tantangan bisnis.
Apa yang dimaksud dengan masalah keterampilan?
Di tempat kerja, masalah keterampilan adalah perbedaan antara kemampuan karyawan saat ini dan apa yang dibutuhkan untuk menjalankan peran mereka. Kesenjangan ini bisa terjadi pada keterampilan teknis, pengetahuan, kompetensi dengan alat, keterampilan perilaku, dll.
Apa yang menyebabkan masalah keterampilan?
Ada berbagai faktor internal, eksternal, dan kekuatan pasar yang menyebabkan masalah keterampilan bagi organisasi. Berikut adalah beberapa di antaranya.
Kemajuan Teknologi
Teknologi berkembang begitu cepat sehingga sulit untuk mengikutinya. Sebagai contoh, selama era transformasi digital, terdapat kesenjangan keterampilan yang sangat besar di sekitar teknologi cloud, bahkan ketika kompetensi yang sangat lazim di mainframe menjadi mubazir.
Evolusi bisnis
Model bisnis dan struktur operasional sedang berubah. Tim jarak jauh dan tim hibrida sekarang ada di mana-mana.
Misalkan seseorang merasa tidak nyaman menggunakan alat kolaborasi berbasis teks seperti Slack, atau perangkat lunak konferensi video seperti Zoom, atau bekerja secara tidak sinkron dengan tim yang bekerja dari rumah. Dalam hal ini, mereka mungkin memiliki masalah keterampilan perilaku.
Munculnya sistem baru
Contoh kasus utama adalah GenAI. Misalnya, dengan Alat-alat seni AI menciptakan desain dengan kecepatan dan kualitas yang tak tertandingi, keterampilan seorang desainer akan berkembang untuk dapat melakukan prompt dengan baik. Mereka yang tidak dapat bekerja dengan teks atau mempelajari teknik cepat mungkin memiliki masalah keterampilan.
Kebutuhan akan keterampilan baru
Pekerjaan pengetahuan adalah jenis pekerjaan yang paling berkembang pesat di seluruh dunia saat ini. Wall Street Journal menemukan bahwa "pekerjaan di bidang pengetahuan telah menambah lebih banyak pekerjaan dibandingkan tahun-tahun sebelumnya sejak tahun 1980-an-sekitar 1,9 juta per tahun."
Perubahan ini menciptakan kebutuhan yang semakin besar akan keterampilan kognitif, seperti berpikir kritis, penalaran logis, persuasi, dan sebagainya, yang tidak hanya sulit ditemukan tetapi juga menantang untuk dievaluasi. Dampak dari masalah keterampilan ini terhadap produktivitas karyawan bisa sangat besar.
Bagaimana dampak masalah keterampilan terhadap bisnis?
Pada dasarnya, jika seseorang tidak memiliki keterampilan untuk melakukan suatu pekerjaan, mereka akan gagal. Namun, dilema bisnis dari masalah keterampilan tidak begitu hitam dan putih.
Mari kita lihat beberapa cara untuk mewujudkannya.
Hasil yang buruk: Kekurangan keterampilan dalam bidang apa pun akan menghasilkan hasil yang buruk. Seorang eksekutif layanan pelanggan tanpa keterampilan memecahkan masalah kemungkinan akan menciptakan ketidakpuasan di antara pengguna. Seorang penjual dengan masalah keterampilan akan menutup lebih sedikit kesepakatan. Seorang penulis yang memiliki masalah keterampilan akan membuat konten yang tidak persuasif atau menarik.
**Keterlambatan: Masalah keterampilan dapat menyebabkan penundaan dalam pengiriman karena individu yang bersangkutan perlu mempelajari cara menyelesaikan tugas. Misalnya, seorang pengembang mungkin tahu cara membuat kode dengan Python tetapi tidak memahami aplikasinya dalam kasus penggunaan ilmu data. Belajar dan mengejar ketertinggalan membutuhkan waktu.
Masalah kualitas: Tanpa keterampilan yang tepat, kualitas pengiriman akan lebih rendah dari yang ideal. Jika perancang aplikasi tidak cukup terampil untuk menerjemahkan maksud mereka dengan jelas dan menyerahkannya kepada pengembang, produk yang dihasilkan akan di bawah standar.
Hilangnya kesempatan: Kesempatan yang menarik bisa saja hilang tanpa keterampilan untuk meraihnya. Jika tim dengan masalah keterampilan membutuhkan waktu dua kali lebih lama untuk menyelesaikan sebuah proyek, mereka mungkin hanya menghasilkan setengah dari potensi pendapatan.
Para pemimpin bisnis memahami hal ini dan mulai menciptakan sistem untuk mengatasinya. Perubahan utama adalah metrik kinerja.
Selain ukuran produktivitas tradisional, kepemimpinan organisasi mendorong penggunaan survei karyawan, umpan balik 360 derajat, pembuatan profil peran, dan sebagainya, untuk menjembatani kesenjangan keterampilan. Namun, ini baru permulaan.
Untuk mengatasi masalah keterampilan secara efektif, organisasi harus membangun kapabilitas yang berkelanjutan untuk mengidentifikasi dan mengatasinya. Langkah pertama untuk itu adalah mengetahui jenis-jenis masalah keterampilan yang dapat muncul.
Jenis-jenis Masalah Keterampilan di Tempat Kerja
Tidak semua masalah keterampilan diciptakan sama. Tergantung dari sifat pekerjaan, masalah keterampilan memiliki banyak jenis. Kami telah membahas jenis-jenis yang paling umum.
Masalah keterampilan teknis
Keterampilan teknis adalah pengetahuan khusus, keahlian, atau kompetensi inti yang terkait dengan tugas/pekerjaan tertentu. Bagi seorang penulis, pengetahuan tentang aturan tata bahasa dan sintaksis adalah keterampilan teknis. Bagi seorang pengembang, penguasaan bahasa pemrograman adalah keterampilan teknis contoh kompetensi inti .
Ini adalah keterampilan dasar untuk pekerjaan apa pun, yang tanpanya Anda tidak dapat menjadi produktif.
Masalah kesenjangan pengetahuan
Kesenjangan pengetahuan adalah ketika seseorang tidak memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Untuk memperjelas, ini bukan tentang perusahaan yang tidak membagikan informasi internal, tetapi karyawan tidak memiliki pengetahuan dasar yang diharapkan dari seseorang dalam perannya.
Misalnya, manajer pemasaran yang tidak terbiasa dengan Instagram atau pengacara yang tidak terbiasa dengan peraturan terbaru akan memiliki masalah keterampilan.
Pengetahuan yang dibutuhkan untuk setiap peran adalah konteks yang tidak berwujud di mana setiap orang dalam tim bekerja. Masalah pengetahuan dapat menimbulkan kebingungan, kesalahpahaman, dan kekacauan, yang secara dramatis memengaruhi hasil kerja.
Masalah keterampilan lunak
Keterampilan lunak, juga dikenal sebagai keterampilan perilaku, adalah kemampuan interpersonal yang menciptakan interaksi, kolaborasi, dan komunikasi yang lancar dan bermanfaat. Bagi seorang manajer proyek, keterampilan yang buruk keterampilan organisasi adalah sebuah masalah. Bagi pemimpin tim, ketidakmampuan untuk memberikan umpan balik yang konstruktif bisa menjadi masalah.
Keterampilan ini merupakan perekat yang menyatukan sebuah organisasi. Kurangnya soft skill tidak selalu menjadi penghalang, namun dapat secara signifikan memengaruhi produktivitas, kualitas, kinerja, dan moral tim.
Masalah keterampilan adaptif
Dalam lanskap bisnis yang rentan terhadap disrupsi saat ini, kemampuan beradaptasi adalah kunci utama. Jika Anda tidak bisa beradaptasi, Anda akan sulit berkembang. Ini berarti Anda perlu membangun keterampilan di berbagai aspek kemampuan beradaptasi, termasuk berpikir kritis, penalaran logis, pengambilan keputusan, pembelajaran berkelanjutan, dan banyak lagi.
Misalnya, seorang pekerja pengetahuan tanpa keterampilan manajemen tugas atau manajer produk yang cenderung ragu-ragu dan lambat dalam mengambil keputusan, keduanya memiliki masalah adaptasi.
Keterampilan adaptif diperlukan untuk menavigasi tempat kerja sehari-hari. Tanpa keterampilan ini, seorang karyawan akan merasa kewalahan, stres, atau kelelahan, dan sering kali tidak mencari bantuan.
Namun, bagaimana Anda bisa tahu jika seseorang tidak memiliki keterampilan teknis untuk membuat keputusan atau keterampilan adaptif untuk membayangkan konsekuensinya? Mari kita cari tahu.
Bagaimana Mengidentifikasi Masalah Keterampilan
Seperti yang telah kita lihat, masalah keterampilan sangat kompleks dan sulit untuk ditentukan. Masalah-masalah tersebut juga bersifat subjektif dan emosional karena kita membuat penilaian terhadap orang lain. Untuk menghilangkan segala jenis bias, perlu ada proses yang jelas dan objektif untuk mengidentifikasi masalah keterampilan.
Berikut adalah kerangka kerja yang dapat Anda gunakan.
Lakukan analisis peran pekerjaan: Periksa setiap peran pekerjaan dalam organisasi. Identifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjangnya. Buatlah daftar keterampilan yang sesuai yang dibutuhkan oleh setiap peran saat ini dan yang akan dibutuhkan di masa depan.
Sebagai contoh, Anda dapat menemukan daftar keterampilan manajemen produk di sini. Dengan menggunakan ini sebagai inspirasi, Anda dapat membuat analisis keterampilan untuk peran-peran di perusahaan Anda.
Untuk kemampuan spesifik pekerjaan, cobalah fitur Templat Matriks Keterampilan Teknis ClickUp . Ramah bagi pemula dan sangat mudah disesuaikan, templat ini memungkinkan Anda untuk melacak keterampilan setiap karyawan dan mengidentifikasi kesenjangan secara teratur.
Templat Matriks Keterampilan Teknis ClickUp
Kumpulkan masukan dari para pemangku kepentingan: Mintalah daftar keterampilan yang dimiliki oleh para manajer dan pemimpin tim. Kumpulkan umpan balik kualitatif tentang di mana mereka melihat adanya masalah keterampilan. Jika memungkinkan, konsultasikan dengan klien dan pemangku kepentingan eksternal tentang temuan Anda untuk mendapatkan gambaran yang lebih besar.
Survei karyawan Anda: Survei menyeluruh terhadap karyawan akan membantu Anda memahami di mana mereka melihat diri mereka sendiri.
Lakukan penilaian: Jika ragu, lakukan penilaian keterampilan seperti kuis, ujian praktik, dan simulasi yang di-gamifikasi. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan untuk melacak waktu atau proses yang diikuti.
Templat Analisis Kesenjangan Keterampilan ClickUp
Atur temuan Anda dan kumpulkan wawasan menggunakan Templat Analisis Kesenjangan Keterampilan ClickUp . Templat tingkat menengah ini memungkinkan Anda untuk mengkategorikan keterampilan, menetapkan tingkat kepentingan, menetapkan skor target, dan menentukan item tindakan potensial.
Petakan keterampilan-keterampilan ini: Sekarang, bandingkan keterampilan yang diperlukan dan keterampilan yang tersedia secara berdampingan. Buatlah daftar keterampilan yang kurang Anda miliki saat ini dan apa yang mungkin akan Anda perjuangkan di masa depan.
Template Pemetaan Keterampilan ClickUp
Hal ini akan memberikan Anda pandangan yang jelas tentang masalah keterampilan Anda. Sekarang, saatnya untuk mengatasinya. Jika Anda ingin merekrut sebagai cara untuk mengatasi masalah keterampilan, cobalah Templat Pemetaan Keterampilan ClickUp untuk meningkatkan kualitas kandidat.
Merekrut karyawan bukanlah satu-satunya solusi. Anda juga ingin meningkatkan keterampilan tenaga kerja yang sudah ada dan mempersiapkan mereka untuk sukses di masa depan. Mari kita lihat caranya.
Mengatasi Masalah Keterampilan
Jika Anda berpikir, "Saya tahu kami memiliki beberapa masalah keterampilan, namun hal itu pasti akan terjadi dan kami baik-baik saja," pikirkan lagi. Masalah keterampilan adalah hal yang biasa Forum Ekonomi Dunia menghitung bahwa mengatasi masalah keterampilan dapat menghasilkan peningkatan PDB sebesar $6,5 triliun pada tahun 2030.
Jadi, ayo kita mulai bergerak. Setelah Anda mengidentifikasi masalah keterampilan Anda, satu-satunya respons adalah mengembangkan keterampilan. Berikut adalah beberapa ide dan cara untuk menjalankannya dengan alat yang sesuai seperti ClickUp untuk manajemen pengetahuan.
1. Merancang program pelatihan yang ditargetkan
Sebagian besar masalah keterampilan yang telah Anda identifikasi dapat diselesaikan dengan pelatihan dan pendidikan terfokus dalam format apa pun yang paling sesuai untuk Anda. Beberapa contohnya ada di bawah ini.
Lokakarya interaktif: Tantangan komunikasi di tempat kerja dapat diselesaikan dengan lokakarya. Anda bisa mengumpulkan tim untuk sesi kolaboratif di mana moderator bisa mendemonstrasikan tanggapan untuk berbagai skenario.
Buku pedoman organisasi: Anda dapat menyiapkan kerangka kerja dan praktik terbaik untuk bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi tertulis di tempat kerja . Hal ini bisa sesederhana menyiapkan panduan gaya, atau memberikan tim Anda daftar periksa untuk diikuti dalam komunikasi tertulis seperti email penjualan, kampanye pemasaran, postingan media sosial, dll. Dokumen ClickUp adalah tempat yang tepat untuk mengkonsolidasikan pedoman Anda dan membuatnya dapat diakses oleh anggota tim yang relevan. Anda juga dapat mengumpulkan para ahli bidang studi untuk berkolaborasi pada materi.
clickUp Documents untuk membuat materi pelatihan organisasi_
Sertifikasi eksternal: Untuk mengajar seseorang bagaimana menjadi programmer yang lebih baik anda dapat mendaftarkan mereka dalam kursus pelatihan eksternal. Anda juga bisa mendaftarkan mereka untuk mendapatkan sertifikasi pada alat seperti AWS atau Microsoft Azure untuk menjembatani kesenjangan pengetahuan.
2. Membina bimbingan
Mentoring menyediakan cara terstruktur bagi karyawan untuk menerima bimbingan dan dukungan dari rekan kerja yang lebih berpengalaman. Hubungan ini dapat membantu peserta mentoring mengidentifikasi kesenjangan keterampilan mereka dan mengembangkan strategi untuk mengatasinya secara mandiri.
Namun, jika Anda ingin menyelesaikan masalah keterampilan tertentu dengan bimbingan, penting untuk memiliki pendekatan strategis. Inilah caranya.
Rancang program bimbingan Anda
Tentukan strukturnya dengan jelas. Sertakan hal-hal berikut ini:
- Bagaimana mentor dan mentee akan dipasangkan
- Seberapa sering mereka akan bertemu
- Berapa lama mereka akan bertemu
- Bagaimana mereka akan bertemu, apakah secara empat mata atau dalam kelompok
Tetapkan tujuan dan ekspektasi
Tujuan utama dari bimbingan ini adalah untuk mengatasi masalah keterampilan. Jadi, doronglah mentor dan mentee untuk menetapkan target untuk itu. Misalnya, targetnya bisa berupa, "Belajar membuat keputusan dan mempresentasikannya dengan percaya diri kepada manajemen senior pada Februari 2025."
Berdasarkan hal ini, mentor dapat melatih mentee dalam keterampilan manajemen diri pengambilan keputusan, persuasi, komunikasi, dll.
tetapkan tujuan yang tepat dan buat kemajuan yang konsisten
Gunakan alat seperti Sasaran ClickUp untuk membuat target-target ini terlihat setiap saat. Anda juga bisa memecah target ini menjadi beberapa tugas, yang penyelesaiannya akan bermuara pada pencapaian target.
Melatih mentor
Kemampuan untuk menjadi mentor juga bisa menjadi masalah keterampilan. Cegah hal itu dengan pelatihan rutin untuk para mentor:
- Mendengarkan secara aktif
- Mendorong umpan balik
- Pemecahan masalah secara kolaboratif
- Berbagi pengalaman pribadi
- Menyesuaikan pendekatan bimbingan dengan kebutuhan mentee
- Mengukur kemajuan dan mengoptimalkan
lacak kemajuan pada metrik yang penting dengan Dasbor ClickUp Dasbor ClickUp adalah alat yang hebat untuk mengukur kemajuan di berbagai metrik. Sesuaikan dasbor dengan widget pilihan Anda dan pantau pembaruan secara real time.
3. Menumbuhkan budaya pembelajaran berkelanjutan
Bisnis yang memberikan kesempatan belajar berkelanjutan 92% lebih mungkin untuk berinovasi dan 37% lebih produktif, menemukan Deloitte . Untuk mengatasi masalah keterampilan secara efektif, ciptakan budaya yang menghargai dan mendukung pembelajaran berkelanjutan .
Tambahkan pembelajaran ke dalam tujuan perusahaan Anda: Sertakan pembelajaran sebagai bagian dari KPI karyawan. Anda dapat menyisihkan 10-15% dari area hasil utama seseorang untuk peningkatan keterampilan.
Dorong rasa ingin tahu: Ciptakan ruang yang aman di mana Anda dan karyawan Anda dapat mengajukan pertanyaan, mengeksplorasi ide-ide baru, bereksperimen, dan belajar dari kesalahan, tanpa rasa takut dihakimi. Hal ini tidak perlu dipaksakan melalui rapat atau pertemuan.
Percakapan ini bisa terjadi secara real-time dan kontekstual dengan alat kolaborasi seperti ClickUp Tampilan Obrolan ClickUp mengkonsolidasikan semua percakapan agar mudah diakses oleh mentor dan peserta mentoring untuk memusatkan perhatian mereka nantinya.
berkomunikasi, berbagi umpan balik, dan tetap terhubung dengan ClickUp_
Mengaktifkan peluang belajar mandiri: Bayar langganan platform e-learning atau sertifikasi sehingga karyawan Anda dapat belajar dan mengembangkan keterampilan mereka. Hal ini juga membantu untuk memiliki anggaran untuk membeli buku, menghadiri konferensi, dan lain-lain yang memungkinkan pembelajaran informal. Tunjangan pembelajaran dan pengembangan menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda berinvestasi pada pertumbuhan dan kesiapan mereka di masa depan.
Misalnya, pemimpin tim yang baru dipromosikan atau kepala teknik dari industri lain mungkin membutuhkan dukungan untuk bagaimana mengembangkan keterampilan kepemimpinan . Dalam kasus seperti itu, belajar mandiri mungkin merupakan cara yang paling efektif.
4. Membuat ulasan yang digerakkan oleh pembelajaran
Orang-orang bekerja berdasarkan apa yang mereka tahu akan dievaluasi. Jadikan pembelajaran dan peningkatan keterampilan sebagai metrik kinerja utama bagi tim Anda.
Misalnya, jika tinjauan kinerja akhir tahun tidak menyertakan tujuan pembelajaran, maka tidak ada insentif bagi seseorang untuk meningkatkan keterampilannya. Memanfaatkan perangkat lunak manajemen keterampilan untuk secara konsisten melakukan hal-hal berikut ini.
- Menyertakan tujuan pembelajaran untuk setiap karyawan
- Tinjau kemajuan terhadap tujuan pembelajaran secara teratur
- Ajak mereka untuk menerapkan pembelajaran ke dalam praktik dan mengevaluasi peningkatan kinerja
Hal-hal di atas mungkin terasa seperti pekerjaan penuh waktu dari tim pembelajaran dan pengembangan. Dalam banyak hal, memang demikian. Namun, berinvestasi dalam menangani masalah keterampilan menawarkan manfaat yang luar biasa.
Manfaat dan Tantangan dalam Mengatasi Masalah Keterampilan
Mengatasi masalah keterampilan akan memberdayakan organisasi dengan:
- Peningkatan produktivitas karena mampu melakukan pekerjaan dengan lebih cepat dan lebih baik
- Peningkatan efisiensi tim sebagai hasil dari kolaborasi yang lebih bermakna
- Keterampilan pemecahan masalah yang lebih baik di seluruh hierarki organisasi
- Karyawan yang lebih bahagia karena diberi energi oleh peluang pertumbuhan
- Kepuasan kerja, semangat kerja, dan berkurangnya tingkat perputaran karyawan yang lebih baik
Namun, ini tidak selalu berjalan mulus. Mengatasi masalah keterampilan juga menghadirkan sejumlah tantangan.
Sebagai permulaan, 'masalah keterampilan' tidak selalu merupakan hal yang menyenangkan untuk didiskusikan. Memberitahu karyawan bahwa mereka memiliki masalah keterampilan terdengar seperti teguran. Mengatasi hal tersebut membutuhkan empati dan ketekunan.
Seringkali, organisasi tidak memiliki sumber daya untuk melatih/membimbing karyawan. Manajer dan karyawan senior juga ditumpuk dengan pekerjaan, sehingga mereka tidak memiliki ruang pikiran untuk membantu orang lain.
Dan kemudian, ada masalah mendasar dalam mengidentifikasi kesenjangan keterampilan itu sendiri. Ditambah lagi dengan efek Dunning-Kruger, di mana individu dengan kemampuan atau pengetahuan yang rendah melebih-lebihkan kompetensi mereka. Bias ini melanggengkan kekurangan keterampilan dan membatasi peluang untuk berkembang.
Jadikan Keterampilan Bukan Masalah dengan ClickUp
Perubahan tidak bisa dihindari, kata mereka. Teknologi akan berubah. Alat-alat transformasional seperti GenAI akan terus bermunculan. Banyak pekerjaan non-kreatif yang akan diotomatisasi. Keterampilan yang populer saat ini akan segera menjadi usang.
Oleh karena itu, bagi organisasi mana pun yang ingin sukses, mengatasi masalah keterampilan tidak bisa ditawar lagi.
Lebih penting lagi, masalah keterampilan harus ditangani dengan cara yang strategis, terorganisir, dan berpusat pada manusia. Anda perlu menyusun rencana pelatihan mereka, membuat materi pendidikan, membuat proyek pembelajaran, menetapkan tujuan, mengelola kemajuan, dan banyak lagi. Itulah satu-satunya cara untuk menciptakan jalur yang berkelanjutan untuk menyelesaikan masalah keterampilan Anda.
Untuk melakukan semua ini dan lebih banyak lagi, Anda membutuhkan alat manajemen proyek yang kuat seperti ClickUp. Dengan manajemen pengetahuan yang solid, manajemen tugas, manajemen waktu, banyak templat matriks keterampilan dan AI yang kuat, ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mempersiapkan masa depan.
Rencanakan, kelola, dan tingkatkan talenta di dalam organisasi Anda secara efektif. Coba ClickUp secara gratis hari ini .