Ini adalah akhir bulan, dan Anda menatap setumpuk data inventaris yang perlu diatur, dilacak, dan dilaporkan. Lembar kerja Microsoft Excel Anda terbuka, dengan sel yang menunggu untuk diisi.
Bagaimana Anda menyederhanakan proses ini hanya dengan beberapa klik saja?
Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengelola inventaris di Excel. Kami juga akan membahas bagaimana spreadsheet pelacakan inventaris Excel dapat dibandingkan dengan perangkat lunak manajemen inventaris sehingga Anda dapat memutuskan alat mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Memahami Spreadsheet Excel untuk Inventaris
Baik Anda menjalankan bisnis kecil atau mengawasi operasi yang luas, Anda perlu mengetahui apa yang Anda miliki dalam stok dan apa yang hampir habis.
Manajemen inventaris yang efektif sangat penting dalam bisnis apa pun analisis rantai nilai . Dan di seluruh dunia, banyak perusahaan memulai pelacakan inventaris dengan cara yang paling sederhana-melalui spreadsheet Excel.
Mengapa menggunakan Excel untuk manajemen inventaris
Persediaan mengacu pada barang dan bahan yang dimiliki bisnis untuk dijual kembali atau diproduksi. Barang-barang tersebut merupakan komoditas yang dimiliki bisnis Anda, yang menunggu untuk dijual atau diubah menjadi sesuatu yang luar biasa.
Sementara organisasi yang lebih besar mungkin membutuhkan perangkat lunak manajemen inventaris eCommerce bisnis yang lebih kecil dapat memanfaatkan kesederhanaan dan fleksibilitas Excel. Spreadsheet Excel adalah alat serbaguna yang membantu Anda melacak, mengelola, dan menganalisis nilai inventaris Anda.
Berikut adalah ikhtisar singkat tentang fitur-fitur spesifik di Excel yang membuatnya ideal untuk sistem manajemen inventaris:
Daftar inventaris
Excel memungkinkan Anda untuk menyimpan catatan yang jelas dan mudah diakses, membantu Anda melacak tingkat stok dan perubahan inventaris.
Anggap saja ini sebagai lemari arsip digital Anda. Atur produk, jumlah, dan detail secara terstruktur. Sesuaikan jumlah dan detail produk secara manual dengan mudah. Gunakan rumus, daftar tarik-turun, dan pemformatan bersyarat untuk mempercepat pekerjaan Anda.
Perhitungan otomatis
Dengan Rumus-rumus Excel anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengecek ulang angka dan lebih banyak waktu untuk menjalankan bisnis Anda. Anda tidak memerlukan kalkulator. Terapkan fungsi (rumus), pilih sel (nilai), dan tekan enter - sesederhana itu.
AI untuk analisis
Fitur 'Analisis Data' Excel menemukan pola, memprediksi tren, dan menyarankan tindakan berdasarkan data Anda. Ini seperti memiliki seorang ilmuwan data mini dalam daftar gaji Anda!
melalui Excel
Templat inventaris
Excel menawarkan templat inventaris siap pakai dengan opsi terstruktur dan dapat disesuaikan. Cukup isi informasinya, dan Anda siap menggunakannya.
Berikut ini adalah contoh templat manajemen inventaris Excel.
melalui Excel
Teknik Manajemen Persediaan Excel
Meskipun Excel bukanlah solusi manajemen inventaris khusus, namun ia menawarkan fitur-fitur canggih yang dapat membantu Anda tetap teratur dan efisien. Mari kita lihat, langkah demi langkah, cara membuat spreadsheet inventaris di Excel:
Langkah 1: Membuat lembar kerja Excel untuk inventaris
Buka Excel dan mulai dengan buku kerja kosong. Buku kerja adalah file yang berisi satu atau beberapa spreadsheet. Cukup luncurkan Excel, klik File, pilih Baru, dan pilih Buku Kerja Kosong.
Anda sekarang memiliki kanvas baru untuk membangun pelacak inventaris Anda.
melalui Excel
Langkah 2: Tambahkan kategori produk yang diperlukan sebagai kolom
Siapkan kolom yang jelas dan mudah dinavigasi untuk inventaris Anda. Beri label kolom pertama sebagai Nama Produk atau Deskripsi Barang. Kemudian, buatlah kolom penting lainnya seperti SKU (Stock Keeping Unit), Tingkat Stok, dan Poin Pemesanan Ulang.
💡Tip Pro: Anda dapat menghemat waktu dengan menggunakan salah satu fitur bawaan Excel templat inventaris .
Berikut ini adalah tampilan inventaris yang umum di Excel:
melalui Excel Buatlah spreadsheet Anda seinformatif dan sefungsional mungkin untuk menyortir dan memfilter data dengan cepat.
Langkah 3: Sesuaikan jumlah saat Anda melakukan penjualan
Manajemen inventaris yang akurat sangat penting untuk perencanaan kapasitas . Anda perlu menentukan secara akurat sumber daya, seperti stok dan penyimpanan, yang diperlukan untuk memenuhi permintaan saat ini dan di masa mendatang tanpa membebani operasi Anda.
Saat Anda melakukan penjualan, selalu perbarui tingkat stok Anda. Hal ini untuk menghindari kehabisan stok serta sumber daya yang berlebihan.
Untuk memperbarui stok Anda, cari item di spreadsheet Anda dan sesuaikan jumlahnya di kolom yang sesuai. Anda dapat menggunakan rumus Excel sederhana untuk menghitung total secara otomatis dan menerapkan pemformatan bersyarat untuk menyoroti item yang hampir habis, sehingga membantu Anda tetap berada di puncak inventaris dan menghindari kehabisan stok.
melalui Excel 💡Tip Pro: Jika Anda mencari fitur pengadaan yang lebih canggih, alat bantu seperti SAP Ariba dan Coupa menawarkan integrasi tanpa batas dengan Excel. Ini perangkat lunak manajemen pengadaan memungkinkan Anda mengelola proses pengadaan seperti pelacakan pesanan dan pembaruan massal.
Langkah 4: Meninjau dan mengaudit data
Peninjauan dan audit data inventaris Anda secara teratur sangat penting untuk memastikan keakuratannya
Secara berkala, luangkan waktu untuk memeriksa ulang inventaris fisik Anda dengan angka-angka yang ada di dalam spreadsheet Excel. Cari perbedaan, informasi yang sudah ketinggalan zaman, atau data yang hilang tentang stok yang masuk dan keluar.
Mengintegrasikan perangkat lunak logistik seperti Oracle Transportation Management dan Zoho Inventory dapat menyederhanakan proses ini dengan menyelaraskan data inventaris dengan pelacakan waktu nyata.
Audit ini membantu menjaga keakuratan data dan memberi Anda wawasan tentang tren inventaris Anda, seperti fluktuasi tingkat stok atau pergeseran permintaan musiman. Tren ini dapat memprediksi kebutuhan di masa depan, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya.
Menghindari jebakan dan kesalahan umum
Manajemen inventaris manual di Excel rentan terhadap kesalahan. Kesalahan umum yang sering terjadi adalah entri data yang tidak konsisten, salah memberi label produk, dan lalai dalam memperbarui tingkat stok. Kesalahan-kesalahan ini penting karena dapat mengakibatkan kelebihan stok, kehabisan stok, dan pelaporan keuangan yang tidak akurat.
Ingatlah insiden Paus London JP Morgan yang terkenal ? Pada tahun 2012, JP Morgan Chase mengalami kerugian $6 miliar yang mengejutkan karena seorang karyawan menyalin data yang salah dari satu spreadsheet ke spreadsheet lainnya tanpa menyesuaikan rumus. Insiden seperti ini menyoroti pentingnya akurasi dalam manajemen keuangan dan inventaris.
Untuk menghindari jebakan ini, ikuti praktik terbaik berikut:
- Tetapkan pedoman yang jelas untuk entri data, termasuk konvensi penamaan dan pembaruan
- **Melatih semua pengguna untuk melakukan entri data secara konsisten
- Adakan sesi penyegaran rutin untuk mengatasi potensi kesalahan baru akibat pembaruan
- Memiliki rencana darurat untuk menangani kesalahan yang tidak disengaja. Hal ini dapat melibatkan identifikasi kesalahan dengan segera dan memberi tahu tim untuk mengatasi perbedaan dalam waktu yang ditentukan
Setelah itu, lakukan peninjauan data secara menyeluruh untuk memperbaiki tingkat stok dan analisis akar masalah untuk mencegah terulangnya kesalahan.
Manfaat dan Kekurangan Excel untuk Manajemen Inventaris
Dalam hal manajemen inventaris, Excel ibarat mobil tua yang terpercaya di garasi Anda. Mungkin bukan model terbaru, tetapi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik-sebagian besar waktu.
Mari kita lihat beberapa manfaat menggunakan Excel untuk semua proses manajemen inventaris Anda.
- Efisiensi biaya: Excel jauh lebih hemat biaya daripada sebagian besar perangkat lunak manajemen inventaris khusus
- Visibilitas inventaris: Sangat mudah untuk membuat spreadsheet Excel yang memberi Anda gambaran umum tentang apa yang tersedia, apa yang terbang dari rak, dan apa yang telah ada di sana sejak penjualan liburan tahun lalu
- Koordinasi multisaluran: Excel dapat bertindak sebagai toko serba ada untuk inventaris Anda, memungkinkan Anda mengoordinasikan tingkat stok apakah Anda menjual secara online, di dalam toko, atau keduanya
Sekarang, mari kita lihat beberapa alasan mengapa solusi manajemen inventaris lama yang terpercaya ini mungkin tidak selalu menjadi pahlawan yang kita inginkan.
- Kurangnya otomatisasi: Tidak adanya fitur otomatisasi bawaan di Excel merupakan masalah utama bagi pengguna saat ini
- Kerentanan terhadap kesalahan: Satu penekanan tombol yang salah, dan inventaris Anda bisa lepas kendali lebih cepat daripada Anda bisa mengatakan "batalkan"
Perangkat Lunak Manajemen Inventaris vs Manajemen Inventaris Excel
Anda dapat memilih untuk alternatif khusus untuk Excel untuk manajemen inventaris. Beberapa, seperti Google Spreadsheet, cukup terkenal; yang lain lebih khusus, seperti Oracle NetSuite.
Perangkat lunak manajemen inventaris secara khusus ditujukan untuk membantu bisnis melacak dan mengelola tingkat inventaris, pesanan, penjualan, dan pengiriman. Perangkat lunak ini mengotomatiskan banyak proses manual yang secara tradisional terkait dengan manajemen inventaris, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.
Perbedaan penting antara perangkat lunak manajemen inventaris khusus dan manajemen inventaris Excel disusun dalam tabel ini:
| Aspek | Perangkat lunak manajemen inventaris | Manajemen inventaris Excel |
|---|---|---|
| Keramahan pengguna | Dirancang khusus untuk tugas-tugas inventaris, sering kali dengan antarmuka yang intuitif | Sudah dikenal oleh banyak pengguna tetapi tidak dioptimalkan untuk manajemen inventaris |
| Otomatisasi | Otomatisasi tingkat tinggi untuk entri data, pembaruan, dan pelaporan | Sangat bergantung pada input manual |
| Akses data waktu nyata | Menyediakan pelacakan dan pembaruan tingkat inventaris secara waktu nyata | Tidak memiliki kemampuan waktu nyata, sehingga data dapat menjadi usang dengan cepat |
| Skalabilitas | Mudah menyesuaikan dengan pertumbuhan bisnis dan inventaris yang lebih besar | Skalabilitas terbatas; tidak efisien untuk set data yang besar |
| Integritas data | Perlindungan yang lebih kuat terhadap kerusakan dan kesalahan data | Rawan kesalahan manusia karena entri data secara manual |
| Kolaborasi | Mendukung banyak pengguna dengan akses terkontrol dan melacak perubahan | Fitur kolaborasi terbatas; rentan terhadap kesalahan ketika banyak pengguna mengedit secara bersamaan |
| Integrasi | Terintegrasi dengan sistem bisnis lain (misalnya, ERP, eCommerce); Kemampuan integrasi terbatas; sering kali membutuhkan transfer data secara manual | |
| Biaya | Umumnya melibatkan biaya langganan atau lisensi | Berbiaya rendah atau gratis |
| Pelaporan dan analitik | Alat pelaporan tingkat lanjut untuk analitik prediktif dan wawasan | Kemampuan pelaporan dasar; tidak memiliki alat analisis tingkat lanjut |
| Kustomisasi | Sangat dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan alur kerja tertentu | Opsi kustomisasi terbatas; terutama bergantung pada templat yang telah dibuat sebelumnya |
Seperti yang Anda lihat, perangkat lunak manajemen inventaris khusus menawarkan keunggulan fungsional yang signifikan dibandingkan Excel. Hal ini menjadikannya pilihan yang lebih cocok untuk bisnis dengan kebutuhan inventaris yang kompleks. Namun, satu hal yang perlu diperhatikan adalah biayanya.
Jadi, bagaimana jika Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua hal tersebut? Fungsionalitas yang kuat dengan harga yang wajar?
Memilih ClickUp untuk manajemen inventaris ClickUp adalah platform manajemen kerja yang dapat disesuaikan yang menawarkan fungsi manajemen spreadsheet yang luar biasa dan banyak lagi.
Dasbor yang dapat disesuaikan, tugas otomatis, dan notifikasi waktu nyata membantu menjaga inventaris Anda tetap teratur. Selain itu, ia menawarkan berbagai fitur manajemen inventaris, seperti menyimpan dokumen penting dengan aman seperti Nota Penerimaan Barang (GRN) dalam tugas.
Tetap berada di atas data inventaris secara real time dengan Dasbor ClickUp
Berintegrasi dengan alat lain yang sering Anda gunakan, memfasilitasi pelacakan waktu, dan menawarkan opsi pelaporan tingkat lanjut. Dan perpustakaan templatnya yang luas membuat Anda tidak perlu repot-repot mengatur alur kerja Anda.
Lihat lebih dekat beberapa solusi manajemen inventaris ClickUp.
Otomatisasi dan efisiensi
ClickUp adalah solusi modern yang mudah digunakan untuk menyederhanakan proses manajemen inventaris Anda.
Ini templat manajemen vendor menyederhanakan proses pelacakan informasi dan kinerja vendor. Otomatisasi bawaan, seperti tugas berulang dan pemicu tugas, mempercepat koordinasi vendor dan menyederhanakan manajemen pesanan .
Dengan fitur-fitur seperti pelacakan inventaris otomatis, pembaruan waktu nyata, dan notifikasi stok rendah, ClickUp seperti asisten pribadi yang didedikasikan untuk menjaga inventaris Anda tetap terkendali.
Biaya dan fleksibilitas
Excel adalah pilihan yang sangat ramah anggaran dan nyaman. Namun, keuntungan ini ada harganya: mengelola spreadsheet Excel yang kompleks membutuhkan lebih banyak waktu dan upaya seiring pertumbuhan bisnis Anda.
Sementara itu, ClickUp menawarkan opsi tingkat lanjut dengan biaya berlangganan yang kecil. (Tentu saja, ClickUp juga hadir dalam versi gratis seumur hidup.
Menambahkan detail penting menggunakan Bidang Khusus ClickUp
Dengan Bidang Khusus dan beberapa Tampilan ClickUp anda memiliki fleksibilitas untuk melihat informasi sesuai keinginan Anda.
Penting untuk dicatat bahwa Anda juga dapat menggunakan ClickUp untuk kebutuhan Anda yang lain. Sebagai contoh, fitur ClickUp perangkat lunak manajemen operasi dapat membantu bisnis Anda yang sedang berkembang.
Skalabilitas
ClickUp dibangun dengan mempertimbangkan skalabilitas. Baik Anda mengelola inventaris untuk bisnis kecil atau perusahaan besar, ClickUp dapat tumbuh bersama Anda.
ClickUp secara efisien menangani data dalam jumlah besar dan menyediakan pelaporan dan analitik tingkat lanjut melalui Dasbor ClickUp membantu Anda mengambil keputusan yang tepat seiring dengan perkembangan bisnis Anda. Templat Manajemen Inventaris Clickup dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, membuatnya mudah untuk mengatur dan mengelola inventaris Anda dengan sedikit usaha. Ini juga mudah diskalakan.
Unduh Template Ini
Berikut adalah beberapa fitur utamanya:
- Bidang Khusus yang dibuat sebelumnya untuk melacak detail inventaris seperti deskripsi barang, tingkat stok, dan titik pemesanan ulang
- Tampilan yang mudah digunakan, termasuk Daftar, Kalender, dan Papan, untuk mengelola tugas dan jadwal inventaris
- Ketergantungan tugas dan pengingat untuk memastikan penyetokan ulang dan pemeriksaan inventaris yang tepat waktu
- Dasbor yang dapat disesuaikan untuk memantau metrik dan kinerja inventaris
- Integrasi dengan alat bantu lain seperti Slack dan email untuk komunikasi dan pemberitahuan yang efisien
- Fitur kolaborasi real-time yang memungkinkan anggota tim memperbarui informasi inventaris secara bersamaan
- Otomatisasi alur kerja yang disederhanakan untuk mengurangi tugas-tugas manual dan meningkatkan efisiensi
Transisi dari Excel ke ClickUp untuk Manajemen Inventaris
👀Tahukah Anda: Menurut sebuah studi oleh Acuity Training sekitar 54% bisnis di seluruh dunia menggunakan Microsoft Excel, yang berarti lebih dari 2 miliar pengguna di seluruh dunia. Jelas, Excel melakukan sesuatu yang benar. Kemungkinan besar Anda juga pasti pernah menggunakannya.
Namun, seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, Anda mungkin perlu mempertimbangkan solusi manajemen inventaris yang lebih kuat, seperti ClickUp.
Apakah Anda siap untuk meningkatkan?
Jika Anda mendapati bahwa inventaris Anda sudah melebihi kapasitas spreadsheet Anda, mungkin ini saatnya untuk mempertimbangkan peningkatan. Berikut adalah beberapa tanda-tandanya:
- Jika Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengoreksi kesalahan daripada mengelola inventaris, kurangnya otomatisasi tingkat lanjut di Excel mungkin menghambat Anda
- Saat inventaris Anda bertambah, melacak semuanya di Excel bisa menjadi sangat melelahkan
- Jika Anda membutuhkan pembaruan dan otomatisasi waktu nyata, proses manual Excel dapat memperlambat Anda
- Jika banyak orang terlibat dalam mengelola inventaris, koordinasi melalui satu spreadsheet bisa menjadi kacau
Transisi dari manajemen inventaris Excel ke ClickUp
Beralih dari Excel ke ClickUp tidak harus menakutkan.
Mulailah dengan memigrasikan data yang ada ke dasbor ClickUp yang dapat disesuaikan. Dasbor ini memungkinkan Anda untuk membuat daftar dinamis, melacak tingkat stok, dan mengelola pesanan dari beberapa saluran penjualan di satu tempat.
Berikut adalah pendekatan langkah demi langkah:
Ekspor data Excel Anda
Mulailah dengan mengekspor data inventaris Anda dari Excel (dalam format XLSX, XLS, atau CSV) dan mengimpornya ke ClickUp.
Mengimpor data dari berbagai sumber ke dalam ClickUp dalam beberapa langkah mudah
Menyiapkan alur kerja khusus
Menyesuaikan Templat Inventaris ClickUp agar sesuai dengan proses inventaris Anda, baik untuk melacak tingkat stok, mengelola pesanan, atau mengatur peringatan pemesanan ulang.
Templat Inventaris ClickUp
Dengan Templat Inventaris ClickUp, Anda bisa:
- Memusatkan semua data inventaris Anda dalam satu ruang kerja yang efisien untuk akses dan pengelolaan yang mudah
- Melacak tingkat stok, penjualan, dan pemesanan ulang secara efisien dalam waktu nyata, memastikan Anda tidak pernah kehabisan stok barang penting
- Mengotomatiskan pembaruan dan pelaporan, mengurangi kesalahan manual dan menghemat waktu dalam audit inventaris
Untuk mengoptimalkan manajemen inventaris Anda, sempurnakan templat ini dengan menambahkan Status Kustom seperti 'Stok Tersedia', 'Stok Rendah', dan 'Kehabisan Stok' Anda juga dapat memasukkan Bidang Khusus seperti 'SKU,' 'Pemasok,' 'Titik Pemesanan Ulang,' dan 'Pemesanan Terakhir' untuk menjaga informasi inventaris penting tetap terorganisir dan mendapatkan pandangan yang komprehensif tentang kesehatan inventaris Anda.
Pantau dan sesuaikan
Setelah sistem Anda aktif dan berjalan, pantau kinerjanya dan lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk mengoptimalkan manajemen inventaris Anda.
Otomatisasi dan pelaporan waktu nyata dalam manajemen inventaris
Salah satu keuntungan terbesar dari transisi ke ClickUp adalah fitur otomatisasi dan pelaporan real-time. Dengan Otomatisasi ClickUp anda dapat mengotomatiskan input dan pembaruan data, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan meluangkan waktu untuk aktivitas yang lebih strategis.
Tingkatkan produktivitas Anda dengan Otomatisasi di ClickUp
Pelaporan real-time ClickUp memungkinkan Anda menghasilkan wawasan terkini dengan mengklik tombol, membantu Anda membuat keputusan dengan cepat.
Dan kami menyimpan yang terbaik untuk yang terakhir: ClickUp Brain .
ClickUp Brain adalah asisten AI bawaan ClickUp yang terintegrasi penuh. Anda dapat mengaksesnya dari mana saja di dalam platform ClickUp. Inilah cara Anda memanfaatkannya:
- Ajukan pertanyaan (_"Berapa tingkat perputaran inventaris kami saat ini, dan bagaimana perbandingannya dengan tahun lalu?")
- Buat tabel dan tampilan ("Tunjukkan saya tabel semua barang yang kehabisan stok selama musim Natal tahun lalu dan permintaan saat ini")
- Membuat laporan ("Tuliskan ringkasan singkat tentang variasi persediaan stok sepatu per bulan di tahun ini")
Membuat laporan dan rangkuman menggunakan ClickUp Brain
🎨Fakta Menarik: Seniman Jepang berusia 80 tahun, Tatsuo Horiuchi, menciptakan lukisan indah tentang kehidupan, bentuk seni, dan lanskap Jepang...menggunakan Microsoft Excel!
Mengotomatiskan Manajemen Inventaris Anda Dengan ClickUp
Orang bijak pernah berkata, "Ekonomi global dibangun di atas dua hal: mesin pembakaran internal dan Microsoft Excel." Memang, Excel telah mendapatkan garis-garisnya.
Excel dapat membantu bisnis kecil meningkatkan manajemen inventaris mereka. Namun seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, Anda akan tahu bahwa inilah saatnya untuk meningkatkan sistem manajemen inventaris Excel Anda.
ClickUp menawarkan solusi inventaris modern yang dapat diskalakan dengan otomatisasi, wawasan waktu nyata, dan fitur-fitur apik yang tidak dapat ditandingi oleh spreadsheet Excel. ClickUp juga dilengkapi dengan banyak solusi lain, seperti dokumentasi kolaboratif dan obrolan waktu nyata, yang menjadikannya aplikasi lengkap yang cocok untuk semua departemen. Bagi profesional bisnis yang berpikiran maju, skalabilitas dan fleksibilitasnya tidak boleh diabaikan. Mulailah dengan ClickUp hari ini!