Memberikan umpan balik negatif yang benar-benar membangun kepada seseorang merupakan tantangan bagi banyak orang. Sulit untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara kejujuran dan dorongan, terutama ketika kita ingin kata-kata kita mengarah pada perubahan positif, bukan defensif.
Dalam blog ini, kami akan membagikan 30+ contoh umpan balik negatif untuk membantu Anda menyampaikan umpan balik yang produktif dan memberdayakan. Baik Anda seorang profesional SDM, pemimpin tim, atau manajer, Anda akan belajar bagaimana mengubah umpan balik yang sulit menjadi peluang untuk berkembang-tanpa rasa canggung.
Siap menjadikan umpan balik sebagai senjata rahasia Anda? Mari kita mulai!
Mengapa Umpan Balik Negatif Penting?
Tidak ada orang yang suka memberi atau menerima umpan balik negatif. Namun, ini seperti bayam untuk tempat kerja Anda: tidak selalu lezat, namun sangat penting untuk pertumbuhan. Baik Anda seorang profesional HR, pemimpin tim, atau manajer, mengetahui cara menggunakan umpan balik negatif secara efektif dapat memberikan keajaiban.
Jenis-jenis umpan balik negatif
Sebelum kita melihat mengapa hal ini penting, mari kita bahas dua jenis utama:
Umpan balik korektif
Ini adalah jenis umpan balik yang bersifat "Hei, kita perlu memperbaiki ini". Umpan balik ini membahas perilaku atau tindakan spesifik yang perlu diperbaiki. Anggap saja seperti GPS yang mengatakan, "Hitung ulang" setelah salah belok.
Umpan balik perkembangan
Ini berfokus pada pertumbuhan jangka panjang. Ini seperti memberi seseorang alat yang mereka butuhkan untuk menjadi lebih baik dari waktu ke waktu, bukan hanya memperbaiki masalah yang ada. Lebih seperti melatih seseorang untuk lari maraton, bukan hanya menyuruh mereka untuk mengikat tali sepatunya.
Baca Lebih Lanjut: Apa yang dimaksud dengan Umpan Balik 360 Derajat?
Mengapa umpan balik negatif itu penting?
Ini bukan tentang menuding atau membuat seseorang merasa tidak enak; ini tentang membimbing mereka untuk menjadi lebih baik. Inilah alasan mengapa hal ini penting:
Memperjelas ekspektasi
Jika orang tidak tahu bahwa mereka melakukan sesuatu yang salah, bagaimana mereka bisa memperbaikinya? Misalnya, jika seorang karyawan terus melewatkan tenggat waktu, umpan balik korektif membantu mereka memahami apa yang diharapkan dan mengapa hal itu penting. Tanpa kejelasan ini, mereka akan terus membentur tembok yang sama.
Meningkatkan akuntabilitas
Umpan balik yang konstruktif mendorong orang untuk bertanggung jawab atas tindakan mereka. Katakanlah kampanye manajer pemasaran tidak berjalan dengan baik. Dengan menunjukkan area spesifik untuk perbaikan-seperti penargetan audiens yang tidak tepat-mereka akan lebih mungkin untuk bertanggung jawab dan membuat perubahan.
Meningkatkan motivasi (secara mengejutkan!)
Percaya atau tidak, beberapa karyawan menghargai umpan balik negatif-terutama jika disertai dengan solusi. Bayangkan jika Anda memberi tahu perwakilan layanan pelanggan bahwa cara mereka berbicara dengan pelanggan perlu diperbaiki dan menindaklanjutinya dengan latihan bermain peran untuk membantu mereka memperbaiki diri. Tiba-tiba, ini bukan hanya kritik; ini adalah kunci untuk pertumbuhan pribadi dan profesional.
Peran pemimpin dalam umpan balik negatif
Inilah masalahnya- memberikan umpan balik seperti memegang pedang bermata dua. Namun bagi seorang pemimpin, hal ini masih menjadi salah satu alat yang paling penting dalam gudang senjata mereka untuk mendorong kinerja dan pertumbuhan. Ini bukan hanya tentang menunjukkan kesalahan; namun juga tentang memandu tim Anda untuk berkembang dan sukses.
Umpan balik kritis yang efektif membantu menetapkan ekspektasi yang jelas, meminta pertanggungjawaban karyawan, dan menyediakan peta jalan untuk perbaikan. Tanpa itu, karyawan mungkin tidak menyadari di mana mereka gagal, yang dapat menyebabkan stagnasi dan frustrasi.
Jika disampaikan secara konstruktif, umpan balik negatif juga membangun kepercayaan dan transparansi, yang menunjukkan bahwa Anda berinvestasi dalam perkembangan mereka. Singkatnya, pemimpin yang memberikan umpan balik yang bijaksana dan tepat waktu akan menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan dan menumbuhkan tim yang lebih kuat dan tangguh.
Baca selengkapnya: Bagaimana Cara Melakukan Sesi Umpan Balik yang Bijaksana?
Contoh Umpan Balik Negatif
Umpan balik negatif terdengar menakutkan, bukan? Namun, sebenarnya tidak perlu menakutkan! Ketika Anda menyampaikan umpan balik negatif dengan benar, ini lebih seperti dorongan ke arah yang benar daripada kritik yang keras.
Mari kita lihat beberapa contoh umpan balik negatif yang sederhana dan praktis.
Contoh umpan balik dari manajer ke karyawan
Sebagai seorang manajer, Anda mungkin harus menyampaikan umpan balik yang agak sulit untuk diterima. Berikut ini beberapa yang realistis contoh umpan balik karyawan yang membuatnya lebih mudah:
- Tenggat waktu yang terlewat
"Hei, saya perhatikan kita melewatkan tenggat waktu minggu lalu. Mari kita cari cara untuk memecah proyek ini menjadi beberapa tugas yang lebih kecil agar kita bisa tetap berada di jalur yang benar di lain waktu."
- Keterampilan komunikasi yang buruk
"Hei, laporan kinerja kampanye untuk Natal tidak sejelas yang seharusnya. Bagaimana kalau kita memperbaiki strukturnya agar lebih jelas di lain waktu?"
- Produktivitas rendah
"Saya melihat penurunan produktivitas Anda akhir-akhir ini. Apakah ada sesuatu yang sedang Anda hadapi? Mari kita cari tahu beberapa strategi untuk mengembalikannya ke jalur yang benar."
- Sering absen
"Apakah semuanya baik-baik saja? Saya perhatikan Anda sering absen akhir-akhir ini, dan itu mulai memengaruhi tim. Mari kita cari solusinya agar kita bisa memastikan kehadiran yang lebih konsisten."
- Kesalahan dalam pekerjaan
"Ada beberapa kesalahan dalam laporan Anda. Mari kita fokus pada akurasi dan bahkan mungkin menerapkan daftar periksa untuk mengetahui kesalahan-kesalahan ini sebelum mengirimkannya."
- Pekerjaan tidak lengkap
"Artikel PR yang Anda kirimkan terlihat tidak lengkap. Mari kita hubungi untuk memastikan semua poin penting tercakup dalam artikel tersebut."
- Ketidakterlibatan dalam rapat
"Anda terlihat sedikit tidak terlibat dalam beberapa pertemuan terakhir. Saya ingin melihat Anda lebih banyak berpartisipasi, karena masukan Anda sangat berharga bagi tim."
- Tidak mengikuti prosedur
"Hai, saya perhatikan salinan email saat ini menggunakan font Georgia. Bisakah Anda memperbaruinya ke salah satu jenis huruf yang tercantum dalam pedoman penulisan? Terima kasih!"
Contoh umpan balik dari karyawan ke manajer
Memberikan umpan balik kepada manajer Anda? Ya, itu juga bisa dilakukan! Ini bukan hanya jalan satu arah.
- Kurangnya arah yang jelas
"Saya terkadang kesulitan untuk mengetahui tugas mana yang harus diprioritaskan. Bisakah kita mendapatkan kejelasan yang lebih jelas tentang tujuan proyek sehingga saya dapat fokus dengan lebih baik?"
- Pengelolaan Mikro
"Saya ingin sekali mengerjakan proyek robotika baru ini secara mandiri. Saya memahami masalah jadwal, dan saya berkomitmen untuk memberikan hasil yang diharapkan. Saya akan memastikan kami tetap selaras dengan panggilan pembaruan mingguan untuk memberi Anda informasi tentang kemajuannya."
- Dukungan yang tidak memadai
"Saya kesulitan mengakses sumber daya yang saya butuhkan. Dapatkah kita bekerja sama untuk menemukan solusi atau alat bantu yang lebih baik?"
- Distribusi beban kerja yang tidak adil
"Saya menyadari bahwa saya menangani lebih banyak tugas daripada rekan kerja saya. Bisakah kita mengevaluasi kembali beban kerja untuk memastikan semuanya seimbang? Saya tidak ingin menjadi penghambat bagi tim."
- Umpan balik yang jarang diberikan
"Saya ingin umpan balik yang lebih teratur tentang pekerjaan saya. Hal ini membantu saya untuk tetap berada di jalur yang benar dan mengetahui apa yang perlu saya tingkatkan."
- Kurangnya pengakuan
"Akhir-akhir ini, saya merasa sedikit berkecil hati karena pekerjaan saya jarang mendapat pengakuan. Jadi, akan sangat bagus jika Anda bisa memberi saya masukan tentang cara untuk lebih menonjol. Saya juga ingin mengetahui apakah kami memiliki program penghargaan dan pengakuan di sini dan bagaimana saya bisa memenuhi syarat untuk itu. "
- Komunikasi yang tidak jelas
"Email yang Anda kirimkan pada hari Jumat lalu tidak menyampaikan brief dengan baik. Dapatkah Anda membantu saya dengan penjelasan yang lebih rinci untuk menghindari kebingungan dalam kampanye ini?".
Contoh umpan balik antar rekan kerja
Terkadang umpan balik datang dari dalam tim. Berikut ini contohnya bagaimana rekan kerja dapat memberikan kritik yang membangun tanpa menimbulkan kecanggungan:
- Kurangnya kolaborasi
"Saya perhatikan Anda telah bekerja sendiri dalam tugas-tugas yang seharusnya kita kerjakan bersama. Saya harap saya tidak memberi Anda gagasan bahwa Anda harus melakukan semua pekerjaan berat. Apakah menurut Anda kita bisa lebih sering bertemu untuk membagi pekerjaan secara adil?"
- Sikap negatif
"Hei, saya perhatikan komentar Anda dalam rapat akhir-akhir ini agak negatif. Hal ini memengaruhi moral tim. Bisakah kita berusaha menjaga agar semuanya tetap positif?"
- Tenggat waktu yang terlewat
"Hei, saya perhatikan bahwa Anda melewatkan beberapa tenggat waktu pada hasil kerja terakhir. Apakah ada cara yang bisa saya atau anggota tim lainnya lakukan untuk membantu? Beri tahu saya jika Anda menghadapi masalah dengan alur kerja saat ini."
- Gangguan komunikasi
"Seperti yang Anda ketahui, kami mengadakan pertemuan pemangku kepentingan penting hari ini. Saya sudah mencoba menelepon dan mengirim pesan kepada Anda kemarin karena saya membutuhkan beberapa data penting untuk presentasi, namun Anda sedang berada di luar kantor. Bisakah Anda memberitahukan ketidakhadiran Anda sebelumnya agar kami dapat merencanakan pekerjaan kami dengan lebih baik?"
- Melampaui batas
"Saya melihat Anda membuat perubahan dalam presentasi yang sedang saya kerjakan. Saya menghargai ide-ide Anda, namun akan lebih baik jika Anda membagikannya kepada saya alih-alih mengeditnya. Saya ingin berkoordinasi lebih dekat di masa depan untuk memastikan kita selaras dan menghindari tumpang tindih."
- Kurangnya inisiatif
"Saya perhatikan bahwa Anda jarang berbicara selama sesi curah pendapat kita. Jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan atau menyarankan ide untuk kampanye ini. Saya yakin kontribusi Anda akan memberikan nilai tambah yang nyata!"
- Kegagalan untuk memenuhi komitmen
"Saya perhatikan bahwa laporan media sosial yang sedang Anda kerjakan masih tertunda dari minggu lalu. Mari kita bertemu hari ini untuk memahami bagaimana kita dapat mempercepat proses untuk tugas ini dan tugas-tugas selanjutnya."
Contoh umpan balik pelanggan
Pelanggan juga memberikan umpan balik-kadang-kadang, umpan balik tersebut tidak bagus, namun berguna untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan.
- Layanan pelanggan yang buruk
"Perwakilan yang saya ajak bicara tidak membantu. Saya mengharapkan dukungan yang lebih baik dari perusahaan Anda."
- Masalah produk
"Saya memesan ukuran 10 dan menerima ukuran 8. Bisakah Anda mengatur penggantian atau pengembalian dana?"
- Waktu respons yang lambat
"Terlalu lama bagi tim Anda untuk merespons masalah saya. Saya harap lain kali responsnya lebih cepat."
- Harga tidak jelas
"Situs web Anda mengatakan bahwa ada periode uji coba gratis untuk produk Anda. Tetapi ketika saya melanjutkan untuk memilih uji coba, saya diminta untuk membayar. Bisakah Anda mendokumentasikan penetapan harga dan proses uji coba gratis dengan cara yang lebih baik agar orang-orang tidak bingung."
- Tidak ada tindak lanjut
"Setelah saya melaporkan masalah saya, tidak ada yang menindaklanjuti. Komunikasi yang lebih baik akan meningkatkan kepuasan pelanggan."
- Pengalaman pengguna yang rumit
"Pengalaman pengguna situs web terlalu rumit, dan sulit untuk menemukan apa yang saya butuhkan. Menyederhanakan desain akan meningkatkan kegunaan."
- Cacat produk
"Produk yang saya terima cacat, dan ini adalah kedua kalinya hal ini terjadi. Saya akan sangat menghargai jika Anda membantu saya dengan pengembalian dana dan mencoba meningkatkan kualitas Anda untuk pelanggan di masa mendatang."
Contoh umpan balik dari manajer ke tim
Terkadang Anda perlu memberikan umpan balik kepada seluruh tim. Berikut adalah beberapa contoh untuk membantu Anda menghadapi situasi ini:
- Kurangnya kolaborasi
"Saya melihat adanya penurunan kerja sama tim dan kolaborasi dalam tim ini akhir-akhir ini. Mari kita biasakan untuk lebih banyak berkomunikasi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan kita."
- Kurangnya kreativitas
"Pendekatan tim dalam memecahkan masalah akhir-akhir ini agak mudah ditebak. Saya ingin melihat solusi yang lebih kreatif selama sesi curah pendapat."
- Kinerja rendah
"Kinerja tim menurun selama kuartal terakhir. Mari kita kenali di mana letak hambatannya dan bagaimana kita bisa meningkatkannya."
- Tenggat waktu yang terlewat
"Kami telah melewatkan beberapa tenggat waktu, dan saya rasa ini disebabkan oleh prioritas yang tidak jelas. Mari kita tetapkan beberapa tujuan yang lebih spesifik agar tetap berada di jalur yang benar."
- Semangat kerja yang rendah
"Ada penurunan semangat kerja. Saya ingin mendengar dari Anda jika ada sesuatu yang tidak beres sehingga kita dapat mengatasinya sebagai sebuah tim."
Baca juga: Menguasai Lingkaran Umpan Balik untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan atau Karyawan
Menggunakan templat ClickUp untuk umpan balik yang lebih baik
Jujur saja-memberikan umpan balik bisa jadi hal yang menakutkan. Namun, dengan memiliki template alat umpan balik yang tepat membuatnya lebih mudah. Templat Umpan Balik Karyawan ClickUp memberikan struktur dan kejelasan pada pengumpulan umpan balik.
Templat Umpan Balik Karyawan ClickUp
Berikut adalah bagaimana templat ini membantu meningkatkan pengalaman umpan balik tim Anda:
- Percakapan yang konsisten dan terpandu: Templat ini menawarkan petunjuk yang memastikan umpan balik mencakup area-area utama, mulai dari wawasan kinerja hingga tujuan masa depan, sehingga memastikan setiap sesi umpan balik bersifat komprehensif dan seimbang
- Pengumpulan umpan balik yang disederhanakan: Tangkap umpan balik dengan mudah di seluruh tim dalam satu format yang konsisten, mengurangi miskomunikasi dan memastikan wawasan semua orang didokumentasikan dan dapat ditindaklanjuti
Templat ini membantu Anda mengatur semua tanggapan di satu tempat terpusat. Templat ini menyederhanakan tindak lanjut dan membantu Anda melacak pola dari waktu ke waktu untuk mendukung pengembangan tim Anda yang sedang berlangsung.
Dan ketika tiba waktunya untuk tinjauan yang lebih formal, lihat Templat Tinjauan Kinerja ClickUp . Ini membuat proses umpan balik karyawan menjadi lebih lancar dan memastikan bahwa setiap area penting tercakup, mulai dari pencapaian hingga area yang perlu ditingkatkan.
Umpan balik negatif bukanlah monster yang besar dan menakutkan. Ini hanyalah alat untuk pertumbuhan. Baik itu umpan balik dari manajer ke karyawan, rekan kerja ke rekan kerja, atau bahkan umpan balik dari pelanggan, tujuannya selalu sama-peningkatan.
Bonus: 15 Template Peninjauan Kinerja Karyawan Gratis (Plus Tips)
Bagaimana Cara Memberikan Umpan Balik Negatif Secara Konstruktif?
Untuk profesional HR, pemimpin tim, dan manajer, kuncinya bukan hanya apa yang Anda katakan, tapi bagaimana Anda mengatakannya. Mari kita bahas bagaimana cara memberikan umpan balik negatif kepada karyawan secara konstruktif dan bagaimana alat bantu seperti ClickUp dapat membuat prosesnya menjadi lebih lancar, efisien, dan produktif.
Fokus pada perilakunya, bukan orangnya
Pisahkan individu dari tindakannya. Alih-alih mengatakan, "Kamu selalu tidak terorganisir," katakan, "File-file proyek tidak terorganisir dengan benar, yang menyebabkan penundaan." Hal ini membuat umpan balik tidak terasa seperti serangan pribadi.
Berorientasi pada solusi
Tawarkan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan. Misalnya, jika seorang karyawan melewatkan tenggat waktu, sarankan alat atau teknik manajemen waktu untuk membantu mereka tetap berada di jalurnya.
Libatkan karyawan dalam solusi dengan bertanya, "Menurut Anda, apa yang dapat membantu Anda memenuhi tenggat waktu secara lebih konsisten?"
Menindaklanjuti dan menawarkan dukungan
Umpan balik tidak berakhir dengan percakapan. Tawarkan dukungan dan tindak lanjut yang berkelanjutan untuk melihat perkembangannya. Hal ini menunjukkan kepada penerima umpan balik bahwa Anda berkomitmen untuk perbaikan mereka, bukan hanya menunjukkan kekurangannya.
Gunakan ClickUp untuk melacak dan mengelola umpan balik negatif
ClickUp menawarkan berbagai fitur yang membuat pengelolaan dan pelacakan umpan balik tidak hanya sederhana tetapi juga efisien. Berikut ini adalah cara Anda dapat menggunakan alat ClickUp untuk menguasai seni umpan balik negatif yang konstruktif:
Formulir untuk mengumpulkan umpan balik Formulir ClickUp akan membantu Anda mengumpulkan umpan balik dari anggota tim atau klien dengan cara yang terstruktur. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan semua umpan balik di satu tempat, memastikan Anda tidak melewatkan informasi penting.
Gunakan fitur Templat Formulir Umpan Balik ClickUp untuk membuat formulir khusus yang menargetkan area umpan balik tertentu seperti kinerja, komunikasi, atau kerja sama tim. Dengan cara ini, Anda dapat menyaring dan menangani umpan balik dengan lebih efektif.
Coba Templat Formulir Umpan Balik ClickUp untuk mencatat dan melacak semua umpan balik untuk tim Anda
Dokumen untuk mengumpulkan umpan balik di satu tempat
Dengan Dokumen ClickUp anda bisa mengumpulkan semua umpan balik dalam satu dokumen yang bisa diakses. Gunakan untuk melacak umpan balik untuk setiap karyawan atau proyek, sehingga mudah untuk merujuk diskusi sebelumnya selama tinjauan kinerja atau tindak lanjut.
Tugas dan Sasaran untuk mengambil tindakan atas umpan balik
Dengan Tugas ClickUp anda dapat mengubah umpan balik menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. Setelah memberikan umpan balik, buat sasaran dengan Sasaran ClickUp dengan butir-butir tindakan yang jelas untuk dikerjakan oleh karyawan. Lacak kemajuan dan periksa secara teratur agar mereka tetap bertanggung jawab.
Gunakan umpan balik untuk menetapkan dan melacak sasaran dengan ClickUp Goals
ClickUp Brain untuk menulis umpan balik
Menyusun kata-kata yang tepat untuk umpan balik bisa jadi rumit. Dengan ClickUp Brain anda bisa mendapatkan bantuan untuk menulis umpan balik yang bijaksana dan konstruktif. Fitur ini dapat memandu Anda dalam menyusun umpan balik dengan cara yang berorientasi pada solusi dan tidak konfrontatif.
Tampilan obrolan untuk percakapan umpan balik yang santai
Terkadang, umpan balik tidak harus bersifat formal. Dengan Tampilan Obrolan ClickUp anda bisa melakukan percakapan singkat dan santai tentang poin-poin umpan balik yang lebih kecil. Hal ini mengurangi tekanan dari pertemuan formal dan menjaga komunikasi tetap mengalir.
Berkolaborasi secara real-time menggunakan ClickUp Chat untuk menyimpan tugas dan percakapan Anda di satu tempat
Bidang khusus untuk membedakan berbagai area umpan balik
Gunakan Bidang Khusus di ClickUp untuk menandai umpan balik berdasarkan kategori seperti komunikasi, manajemen waktu, atau kerja sama tim. Hal ini memudahkan untuk menyaring dan menangani poin umpan balik tertentu selama diskusi lanjutan.
Notepad untuk catatan cepat
Catatan cepat ClickUp Notepad sangat cocok untuk mencatat poin-poin pembicaraan cepat atau item tindakan selama percakapan umpan balik. Tidak perlu lagi berebut untuk mengingat apa yang Anda diskusikan!
👀Bonus: 11 Template Formulir Umpan Balik Gratis
Keuntungan menggunakan ClickUp untuk menumbuhkan budaya umpan balik
Membangun budaya kritik yang membangun membutuhkan waktu, tetapi ClickUp membuatnya jauh lebih mudah. Berikut adalah beberapa manfaat utama menggunakan ClickUp untuk mengelola umpan balik:
- Transparansi: Dengan menggunakan ClickUp untuk melacak semua umpan balik, baik positif maupun negatif, Anda menciptakan budaya keterbukaan. Semua orang tahu apa yang diharapkan dan dapat melihat kemajuan mereka menuju perbaikan.
- Efisiensi: Alih-alih memilah-milah email atau catatan yang tersebar, aplikasi ini menyimpan semua umpan balik di satu tempat yang terpusat. Hal ini memastikan tidak ada yang hilang, dan Anda dapat mengakses umpan balik sebelumnya dengan cepat saat dibutuhkan.
- Wawasan yang dapat ditindaklanjuti: Dengan fitur-fitur seperti Sasaran dan Kolom Khusus, ClickUp membantu Anda mengubah umpan balik menjadi langkah-langkah yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Karyawan dapat dengan mudah melacak kemajuan mereka dan melihat bagaimana pekerjaan mereka meningkat dari waktu ke waktu.
- Komunikasi yang lebih baik: Baik itu formal atau santai, ClickUp menawarkan beberapa saluran untuk memberikan umpan balik, memastikan bahwa komunikasi jelas dan konstan. Dengan alat seperti Tampilan Obrolan dan Formulir, Anda dapat menyesuaikan metode umpan balik Anda tergantung pada situasinya.
- **Kolaborasi dan akuntabilitas: Dengan dokumen bersama dan fitur pelacakan ClickUp, mudah untuk berkolaborasi dalam memberikan umpan balik dan membuat rencana bersama untuk perbaikan. Hal ini juga membuat manajer dan karyawan bertanggung jawab untuk menindaklanjuti umpan balik yang diberikan.
- **Meningkatkan semangat kerja: Umpan balik yang konstruktif, terutama jika dipasangkan dengan alat yang memudahkan untuk melacak perbaikan, dapat meningkatkan semangat kerja. Karyawan akan merasa lebih didukung dalam perjalanan pertumbuhan mereka ketika mereka melihat bahwa umpan balik mereka ditanggapi dengan serius dan ditindaklanjuti.
Gunakan ClickUp Docs untuk mendokumentasikan dan menganalisis umpan balik secara sistematis
Tantangan dan Jebakan yang Harus Dihindari Saat Memberikan Umpan Balik Negatif
Memberikan umpan balik negatif dan konstruktif tidak harus terasa seperti berjalan di atas tali di atas kolam yang penuh dengan hiu! Jika dilakukan dengan benar, hal ini dapat meningkatkan kinerja, menginspirasi pertumbuhan, dan membangun hubungan yang lebih kuat. Namun, jika disampaikan dengan buruk, itu adalah resep untuk bencana.
Jadi, mari kita telusuri cara menavigasi tantangan dalam memberikan umpan balik yang konstruktif dan menghindari beberapa jebakan yang sering terjadi.
Sisi gelap dari umpan balik yang disampaikan dengan buruk
Jujur saja-tidak ada orang yang menyukai umpan balik negatif yang terasa seperti pukulan telak. Inilah yang bisa terjadi jika Anda tidak menyampaikan umpan balik secara konstruktif:
- Demotivasi: Terlalu banyak kritik tanpa ada sisi positif? Ini seperti menyiramkan air dingin ke api motivasi seseorang. Mereka mungkin akan merasa kalah dan bukannya terdorong
- Rusaknya hubungan: Jika umpan baliknya terlalu kasar atau menuduh, hal ini dapat merusak hubungan Anda dengan karyawan. Kepercayaan adalah kunci untuk percakapan yang produktif!
- Penurunan produktivitas: Jika karyawan tidak tahu bagaimana cara memperbaiki masalah, mereka akan berputar-putar, berjuang untuk mencari tahu apa yang salah, yang dapat menurunkan kinerja mereka
Bagaimana cara meningkatkan kemampuan memberikan umpan balik?
Sekarang setelah kita tahu apa yang tidak boleh dilakukan, mari kita fokus pada apa yang seharusnya Anda lakukan saat memberikan umpan balik negatif.
- **Pengaturan waktu adalah kuncinya: Jangan menunggu hingga tinjauan tahunan untuk menyampaikannya. Umpan balik harus tepat waktu dan berhubungan dengan tindakan yang baru saja terjadi. Contohnya, jika Sarah melakukan kesalahan pada hari Selasa lalu, sampaikanlah segera setelahnya. Dengan begitu, hal itu masih segar dalam pikirannya dan lebih mudah untuk diperbaiki.
- Hindari menjadi tidak jelas: Bersikaplah spesifik. Daripada mengatakan, "Kamu tidak bekerja dengan baik," katakan, "Saya perhatikan kamu melewatkan dua tenggat waktu proyek terakhir, dan hal ini memengaruhi kemajuan tim."
- **Bersikaplah terbuka untuk berdiskusi: Umpan balik bukanlah sebuah monolog; melainkan sebuah percakapan. Setelah membagikan pemikiran Anda, ajukan pertanyaan seperti, "Bagaimana pendapat Anda tentang hal itu?" atau "Menurut Anda, apa yang dapat membantu memperbaiki hal ini?" Hal ini akan membuka pintu untuk percakapan dua arah yang terasa lebih kolaboratif daripada konfrontatif.
- **Jangan bersikap negatif atau kasar: Jebakan umum lainnya dalam memberikan umpan balik negatif adalah dengan hanya menunjukkan kekurangan. Hal ini bisa mengecilkan hati. Oleh karena itu, penting juga untuk menyoroti kekuatan untuk mempertahankan perspektif yang seimbang.
Terapkan kejeniusan
metode sandwich.
Umpan balik negatif akan lebih mudah diterima dengan sedikit umpan balik positif di kedua sisi. Mulailah dengan sesuatu yang telah mereka lakukan dengan baik, lalu sampaikan masalahnya, dan akhiri dengan nada yang positif.
contoh: "Anda telah melakukan pekerjaan yang baik dalam menjaga tim tetap terorganisir, namun saya perhatikan laporannya agak terlambat. Mari kita kerjakan beberapa strategi untuk mempercepat proses tersebut. Secara keseluruhan, saya tahu Anda memiliki kemampuan untuk mengatasi hal ini!"
Menavigasi perbedaan budaya dalam umpan balik
Di sinilah letak masalahnya-budaya yang berbeda memiliki cara yang berbeda dalam menangani umpan balik. Apa yang berhasil untuk satu orang mungkin tidak berhasil untuk orang lain, jadi penting untuk memperhatikan nuansa ini.
- Umpan balik langsung vs tidak langsung: Dalam budaya barat, orang-orang menghargai umpan balik langsung. Mereka ingin tahu persis apa yang salah, tidak perlu berbasa-basi. Namun dalam budaya lain, seperti Asia atau banyak negara Amerika Latin, umpan balik diberikan secara lebih halus untuk menghindari mempermalukan seseorang. Kenali audiens Anda dan sesuaikan gaya Anda!
- Umpan balik pribadi vs umpan balik publik: Beberapa budaya (dan bahkan beberapa individu) lebih menyukai menerima umpan balik secara pribadi. Jika Anda bekerja dengan tim dari budaya yang memiliki konteks tinggi, simpanlah kritik tersebut secara tertutup.
- Hirarki dan jarak kekuasaan: Dalam budaya dengan jarak kekuasaan yang tinggi (misalnya di Asia), karyawan mungkin merasa tidak nyaman untuk memberikan umpan balik kepada atasan atau bahkan menanggapi kritik secara terbuka. Dalam kasus seperti ini, berhati-hatilah dengan kata-kata Anda, dan doronglah dialog terbuka tanpa membuat siapa pun merasa tidak nyaman.
Baca juga: Cara Menganalisis Umpan Balik Pelanggan untuk Kesuksesan Utama
Ubah Umpan Balik Negatif Menjadi Peluang Pertumbuhan
Umpan balik negatif yang efektif sangat penting untuk mendorong pertumbuhan dan meningkatkan kinerja. Baik saat Anda membahas tenggat waktu yang terlewat, masalah komunikasi, atau kesenjangan kinerja lainnya selama rapat tim, gunakan contoh yang spesifik, jaga sikap positif, dan tawarkan solusi yang dapat ditindaklanjuti.
Memasukkan penguatan positif di samping umpan balik juga memastikan percakapan tetap mendukung. Rapat tim adalah tempat yang ideal untuk menyeimbangkan umpan balik positif dan negatif untuk menciptakan pendekatan yang komprehensif.
Jadi, jangan menghindari memberikan umpan balik negatif; sebaliknya, kuasai seni memberikan umpan balik. Intervensi yang benar akan memberdayakan tim Anda.
/href/ https://clickup.com/signup**[Mendaftar untuk ClickUp](https://clickup.com/signup)** untuk mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi dengan tetap mempertahankan budaya kerja yang positif dan terbuka.