Cara Menggunakan Metode Sandwich Umpan Balik

Salah satu anggota tim Anda, Ashley, mencurahkan isi hatinya dalam sebuah presentasi, namun ia tidak bisa menyampaikannya dengan baik. Sebagai manajernya, Anda bisa menunjukkan apa yang salah atau mengakui usahanya sambil memberikan umpan balik. Pendekatan pertama kemungkinan besar akan membuat Ashley patah semangat, namun pendekatan kedua akan memotivasinya untuk melakukan yang lebih baik di lain waktu.

Itulah yang dimaksud dengan Metode Sandwich Umpan Balik: Perbaikan yang berkelanjutan.

Pendekatan ini memanfaatkan kekuatan umpan balik yang konstruktif untuk mempercepat pengembangan keterampilan dan membantu karyawan lebih memahami ekspektasi di tempat kerja.

Sebagai seorang manajer atau pemimpin, sangat penting bagi Anda untuk memastikan bahwa umpan balik diberikan secara konsisten dan konstruktif. Metode Sandwich Umpan Balik adalah alat yang efektif yang dapat membantu Anda memberikan umpan balik yang konstruktif dengan cara yang bijaksana.

Artikel ini akan menjelaskan Metode Sandwich Umpan Balik, pentingnya, dan cara menggunakannya.

Pemahaman tentang Feedback Sandwich

Feedback Sandwich, yang juga dikenal sebagai 'sandwich pujian', adalah teknik umpan balik yang melibatkan penyampaian kritik konstruktif di antara dua lapisan umpan balik positif.

Pendekatan ini dimulai dengan mengakui kekuatan atau pencapaian individu untuk memberikan catatan positif. Kemudian diikuti dengan umpan balik yang membangun dan diakhiri dengan pernyataan positif lainnya untuk memperkuat nilai dan potensi mereka. Catatan positif sebagai penutup memastikan penerima termotivasi untuk belajar dan berkembang.

Sandwich umpan balik membangun rasa percaya dan menciptakan lingkungan yang nyaman. Hal ini juga mendorong karyawan untuk lebih mudah menerima kritik yang membangun dan bahkan secara proaktif meminta umpan balik di masa yang akan datang.

Tahukah Anda? Disebut 'Sandwich' Umpan Balik karena pujian positif mewakili rotinya, dan umpan balik negatif adalah isinya.

Manfaat dan Kekurangan Sandwich Umpan Balik Metode Umpan Balik Sandwich telah menerima banyak perhatian negatif akhir-akhir ini. Beberapa pemimpin berpendapat bahwa memberikan umpan balik negatif yang terkubur di dalam umpan balik positif mengirimkan "sinyal yang tidak jelas" atau sering kali "hilang dalam penerjemahan".

Mari kita tinjau pro dan kontra metodologi ini untuk memanfaatkannya sebaik mungkin.

manfaat dan Kekurangan Umpan Balik Sandwich keuntungan | Kelemahan | | Kekurangan | ------------------------------------------------------- | -------------------------------------------- | meningkatkan penerimaan terhadap umpan balik | Kurangnya kejelasan dalam umpan balik | | Kekurangan meningkatkan motivasi dan semangat kerja | Pujian yang dipaksakan atau pujian yang tidak otentik | | Pujian yang tidak sesuai dengan kenyataan memelihara lingkungan yang mendukung dan kolaboratif | Kekhawatiran akan manipulasi | | Kekhawatiran akan manipulasi mengurangi konflik dan ketegangan | Fokus pada perlindungan terhadap pemberi umpan balik | | Fokus pada perlindungan terhadap pemberi umpan balik

Sekarang mari kita jelajahi hal ini secara mendetail.

Keuntungan dari Sandwich Umpan Balik

Berikut ini adalah keuntungan utama yang diberikan oleh feedback sandwich:

Peningkatan penerimaan terhadap umpan balik

Metode Sandwich Umpan Balik meningkatkan kemampuan penerima untuk memproses kritik yang konstruktif dengan menciptakan penyangga psikologis. Pendekatan ini memastikan bahwa tujuannya bukan untuk mengkritik atau meremehkan mereka, tetapi untuk membantu mereka tumbuh dan mengembangkan keterampilan mereka sendiri.

Peningkatan motivasi dan semangat kerja

Umpan balik positif yang tulus adalah motivator yang kuat. Dengan mengakui kekuatan dan pencapaian karyawan, Anda memvalidasi upaya mereka dan memperkuat nilai mereka bagi tim.

Mengakui kekuatan karyawan juga membantu mereka mengidentifikasi area di mana mereka unggul dan memanfaatkan kekuatan tersebut untuk mengatasi area yang perlu ditingkatkan. Rasa pemberdayaan dan efikasi diri ini meningkatkan motivasi dan semangat kerja.

Membangun suasana kolaboratif

Nada positif dan ramah dari Feedback Sandwich memupuk lingkungan yang mendukung dan kolaboratif. Pendekatan ini juga membangun kepercayaan dan hubungan baik, menciptakan landasan untuk komunikasi yang terbuka dan jujur.

Selain itu, membingkai umpan balik secara positif akan menghasilkan pendengar yang lebih mudah menerima dan terlibat.

Mengurangi konflik dan ketegangan

Metode Sandwich Umpan Balik membantu mengurangi sikap defensif, kemarahan, atau frustrasi akibat kritik langsung, terutama jika Anda memberikan umpan balik negatif tentang topik yang sensitif.

Pendekatan ini memastikan penerima mendengarkan dengan penuh perhatian dan mempertimbangkan umpan balik secara objektif, yang mengarah pada pertukaran yang tidak terlalu emosional. Dengan cara ini, kedua belah pihak dapat menemukan solusi dan mencapai hasil yang positif.

Selain umpan balik pada kapasitas manajerial, fungsional, dan intra-tim, berikut ini adalah manfaat dari umpan balik sandwich pada tingkat kepemimpinan:

• Memperkuat perilaku yang diinginkan: Dengan menyoroti tindakan dan hasil positif yang spesifik, para pemimpin mendorong karyawan untuk mengulangi dan mempertahankan perilaku tersebut. Hal ini sangat berdampak ketika umpan balik selaras dengan tujuan organisasi
• Pengembangan karyawan: Feedback Sandwich menyediakan kerangka kerja positif untuk umpan balik yang konstruktif, mendorong pertumbuhan tanpa merusak kepercayaan diri. Hal ini juga mendorong kesadaran diri dan mendorong karyawan untuk mengambil kepemilikan atas perkembangan mereka
• Dinamika tim yang lebih baik: Metode ini menggabungkan elemen pendukung yang berperan besar dalam membangun kolaborasi, kepercayaan, dan komunikasi yang terbuka di antara anggota tim.

Kekurangan dan kritik terhadap Metode Sandwich Umpan Balik

Berikut adalah beberapa kelemahan dan kritik yang terkait dengan pendekatan Feedback Sandwich.

Kurangnya kejelasan

Jika umpan balik tidak menyampaikan kritik negatif dan komentar positif dengan jelas, metode ini tidak memberikan manfaat apa pun. Hal ini akan menjadi masalah jika:

• Area yang perlu ditingkatkan cukup signifikan: Jika pesan inti terkubur di bawah lapisan pujian, penerima mungkin akan melewatkan poin utama atau meremehkan pentingnya mengatasi masalah tersebut
• Penerima tidak terbiasa menerima umpan balik dalam format ini: Beberapa orang mungkin menganggap pembingkaian positif membingungkan atau menyesatkan, terutama jika mereka terbiasa dengan pendekatan yang lebih langsung

Dianggap tidak autentik

Salah satu aspek negatif dari Feedback Sandwich adalah pujian yang dipaksakan. Jika umpan balik positif terasa dipaksakan atau tidak tulus, penerima dapat merasa dimanipulasi atau digurui, sehingga menimbulkan kebencian dan ketidakpercayaan. Jika Anda kesulitan menemukan sesuatu yang positif untuk dikatakan, ini menandakan bahwa Metode Sandwich Umpan Balik bukanlah pendekatan yang paling tepat dalam situasi ini.

Kekhawatiran manipulasi

Beberapa kritikus berpendapat bahwa Metode Sandwich Umpan Balik bersifat manipulatif. Metode ini mencoba untuk melunakkan pukulan kritik dengan pujian. Meskipun mungkin berhasil untuk beberapa kali pertama, namun jika sering diulang, karyawan bisa menjadi lebih sinis atau tidak percaya pada pendekatan ini.

Pemberi umpan balik vs. Penerima umpan balik

Feedback Sandwich sering dikritik karena melindungi pemberi umpan balik dari perasaan tidak nyaman memberikan umpan balik negatif, daripada benar-benar membantu karyawan dengan poin-poin tindakan yang jelas.

Meskipun kritik dan kekurangan ini merupakan masalah yang nyata, implementasi yang efektif dan pendekatan yang penuh perhatian tidak diragukan lagi dapat mengatasi semuanya. Dengan mengingat hal tersebut, mari kita lihat bagaimana cara menerapkan Metode Sandwich Umpan Balik di tempat kerja Anda.

Bagaimana Cara Menggunakan Feedback Sandwich

Berbagai faktor, seperti presentasi, nada suara, dan penyampaian, harus dipertimbangkan ketika menggunakan Metode Sandwich Umpan Balik.

Bagian pertama dalam menciptakan sesi umpan balik yang efektif adalah memahami peran komunikasi nonverbal yang halus namun kuat dalam proses ini.

Nuansa komunikasi nonverbal selama Feedback Sandwich

Isyarat nonverbal memainkan peran penting dalam bagaimana pesan Anda diterima. Pesan yang dibuat dengan baik dapat dengan mudah disalahartikan jika bahasa tubuh dan nada bicara Anda tidak selaras dengan kata-kata Anda.

Saat menyampaikan Feedback Sandwich, berusahalah untuk memproyeksikan kehangatan, pendekatan, dan rasa hormat melalui bahasa tubuh dan nada suara Anda. Berikut ini adalah rincian beberapa elemen nonverbal utama dan cara menggunakannya secara efektif:

• Pertahankan kontak mata: Lakukan kontak mata secara berkala sepanjang percakapan. Hal ini menunjukkan bahwa Anda hadir, terlibat, dan berinvestasi dalam percakapan
• Gunakan bahasa tubuh yang terbuka: Condongkan tubuh sedikit ke dalam untuk menunjukkan perhatian dan hindari bersandar ke belakang, yang menunjukkan ketidaktertarikan atau ketidaksetujuan. Bahasa tubuh yang terbuka menciptakan suasana yang lebih mengundang dan menunjukkan bahwa Anda menerima tanggapan dari lawan bicara
• Gunakan nada suara yang tenang dan menyemangati: Bicaralah dengan nada suara yang tenang dan terukur, hindari suara yang kasar atau merendahkan. Variasikan nada suara Anda agar percakapan tetap menarik. Sangat penting untuk berbicara dengan infleksi yang menyemangati untuk mencerminkan keyakinan Anda pada kemampuan penerima untuk berkembang

Ingat, isyarat nonverbal Anda harus memperkuat sifat umpan balik yang mendukung dan konstruktif.

Ketegasan dan dampaknya pada Metode Sandwich Umpan Balik

Bersikap tegas memastikan bahwa umpan balik yang konstruktif tidak dibayangi atau dilemahkan. Menyeimbangkan ketegasan dengan pembingkaian positif dari Feedback Sandwich adalah tindakan yang halus namun penting untuk memberikan umpan balik yang diterima dengan baik dan berdampak.

Berikut ini adalah hal yang dapat Anda lakukan dengan menggabungkan ketegasan ke dalam Feedback Sandwich:

• Membangun kredibilitas: Anda akan dianggap sebagai sumber umpan balik yang kredibel dan dapat dipercaya
• Mempertahankan nada hormat: Bahkan ketika menyampaikan kekurangan, ketegasan membantu Anda tetap profesional dan menghormati orang lain
• Pastikan kejelasan: Penerima akan memahami dengan jelas area yang perlu ditingkatkan dan perubahan yang diharapkan
• Menekankan pesan: Ketegasan memastikan bahwa pendengar akan lebih cenderung menerima umpan balik dan mengambil tindakan untuk memperbaiki diri

Tips dan praktik penting untuk menyempurnakan Umpan Balik Sandwich Anda

Dengan pemahaman yang kuat tentang isyarat non-verbal, komunikasi tidak langsung, dan ketegasan, sandwich umpan balik Anda sekarang sudah siap untuk memulai dengan baik. Mari perkuat sistem umpan balik Anda dengan beberapa kiat dan praktik penting.

Tip #1: Pujian yang tulus dan spesifik

Umpan balik positif harus tulus dan spesifik. Pujian yang umum menunjukkan kurangnya minat dari pihak Anda dan sering kali membuat penerima merasa diremehkan dan direndahkan. Sebaliknya, fokuslah pada tindakan, perilaku, atau hasil tertentu yang benar-benar Anda hargai. Hal ini akan membantu meningkatkan semangat, motivasi, dan harga diri mereka, menciptakan lingkungan yang lebih mudah menerima umpan balik konstruktif yang mengikutinya.

Saat menyusun pujian Anda, tinjau dan gabungkan elemen-elemen ini:

• Dampak: Apakah tindakan penerima pujian berdampak positif pada tim, proyek, atau organisasi?
• Inisiatif: Apakah penerima pujian telah melakukan lebih dari sekadar tugas pekerjaannya?
• Keterampilan dan bakat: Apakah penerima penghargaan menunjukkan keterampilan atau bakat tertentu yang layak mendapatkan pengakuan?
• Upaya dan peningkatan: Apakah penerima telah berusaha keras dalam suatu tugas atau proyek, atau apakah mereka telah menunjukkan peningkatan dalam bidang tertentu?

Dengan memberikan umpan balik yang spesifik dan pujian yang tulus, Anda menunjukkan kepada penerima bahwa Anda menghargai kontribusi dan upaya mereka. Sering kali diperlukan sedikit waktu untuk mengumpulkan rincian ini, dan yang terbaik adalah merencanakannya terlebih dahulu untuk ditinjau. Ketika menulis umpan balik seperti itu, alat bantu seperti ClickUp Docs dapat membantu mengubah proses umpan balik Anda dalam hal kualitas dan waktu.

buat rencana tindakan konkret, susun sandwich umpan balik, dokumentasikan setiap perspektif, dan bagikan catatan dengan mudah selama sesi umpan balik dengan ClickUp Docs_

ClickUp Docs adalah alat bantu dokumentasi yang memungkinkan Anda menyoroti poin-poin penting dengan kemampuan pengeditan yang kaya. Gunakan alat ini untuk mengembangkan rencana tindakan yang jelas dan secara instan mendelegasikan tugas-tugas yang berhubungan dengan peningkatan kinerja kepada karyawan Anda.

Sementara ClickUp Docs berfungsi sebagai titik referensi Anda untuk rapat umpan balik, Gunakan ClickUp Brain untuk membuat ringkasan rapat sehingga poin-poin penting dapat didokumentasikan dengan baik untuk referensi di masa mendatang.

Tip #2: Kritik yang membangun dengan saran yang dapat ditindaklanjuti

Umpan balik yang konstruktif adalah kesempatan untuk membahas area yang perlu ditingkatkan dan membimbing penerima umpan balik menuju pertumbuhan. Namun, agar umpan balik korektif ini benar-benar efektif, umpan balik ini harus dapat ditindaklanjuti.

Saran yang dapat ditindaklanjuti memberikan peta jalan untuk perbaikan kepada penerima. Berikut ini adalah cara untuk membuat kritik konstruktif Anda dapat ditindaklanjuti:

• Spesifik dan terarah: Tentukan perilaku atau tindakan yang tepat yang ingin Anda lihat berubah
• Fokus pada perilaku yang dapat diamati: Hindari asumsi tentang niat atau motivasi penerima kritik, dan tetaplah berpegang pada apa yang telah Anda amati dan alami
• Tawarkan solusi konkret: Alih-alih hanya menunjukkan masalahnya, sarankan solusi atau strategi yang potensial
• Buatlah dengan CERDAS: Jika memungkinkan,buatlah saran Anda CERDAS: S spesifik, M terukur, A dapat dicapai, R relevan, dan T terikat waktu
• Kolaborasi: Libatkan penerima bantuan dalam diskusi tentang solusi potensial. Mintalah masukan dan ide mereka. Pendekatan kolaboratif ini akan menghasilkan solusi yang lebih kreatif dan efektif serta membantu penerima bantuan untuk merasa lebih berinvestasi dalam peningkatan diri mereka

kurangi jadwal komunikasi, langsung siapkan pertukaran umpan balik, dan delegasikan tugas perbaikan dengan Tampilan Obrolan ClickUp_ Tampilan Obrolan ClickUp adalah alat pesan instan platform yang luar biasa untuk membangun jalur komunikasi langsung dengan karyawan Anda. Alat ini memungkinkan Anda untuk secara instan terhubung dengan siapa pun yang Anda butuhkan untuk memberikan umpan balik dan juga mendukung pembuatan tugas langsung dalam aplikasi setelah sandwich umpan balik Anda dikirimkan, sehingga mengurangi waktu bagi penerima untuk mengambil tindakan segera dan efektif.

Mengumpulkan umpan balik karyawan dalam skala besar

Hal yang hebat dari Feedback Sandwich adalah ia bekerja dua arah. ClickUp menawarkan berbagai macam contoh umpan balik karyawan melalui templat yang siap pakai untuk membantu mendorong sesi umpan balik yang produktif antara Anda dan tim.

Templat Umpan Balik Karyawan ClickUp adalah pilihan ideal untuk merancang umpan balik yang dapat ditindaklanjuti.

Unduh Templat Ini

Kumpulkan, kelola, visualisasikan, dan bagikan umpan balik Anda kepada karyawan tanpa melewatkan satu langkah pun dengan menggunakan Templat Umpan Balik Karyawan ClickUp

Templat Umpan Balik Karyawan ClickUp adalah solusi yang tepat untuk mengumpulkan, mengelola, dan berbagi umpan balik dengan karyawan. Hal ini memungkinkan manajer untuk mengkonsolidasikan umpan balik dengan cara yang terstruktur dan konsisten. Melalui visualisasinya yang jelas, template ini menunjukkan tren positif serta area yang perlu ditingkatkan. Unduh Template Ini Sebagai templat yang sepenuhnya dapat disesuaikan, ClickUp Employee Feedback menyertakan status, bidang, dan tampilan khusus untuk membantu Anda melacak kemajuan umpan balik dan menganalisis kemajuan karyawan. Fitur pesan instan dari platform ini, Tampilan Obrolan ClickUp memungkinkan Anda untuk langsung menandai, mengapresiasi, dan memberi penghargaan kepada karyawan atas kontribusi, saran, dan pencapaian mereka.

Untuk memfasilitasi pengalaman umpan balik yang lancar bagi pemangku kepentingan internal dan eksternal, Anda dapat menggunakan Formulir ClickUp .

susun pertanyaan Anda, kumpulkan dan visualisasikan data umpan balik, dan dorong pengembangan dengan ClickUp Forms_

Dengan menggunakan alat ClickUp Forms, Anda dapat meminta karyawan Anda untuk membagikan umpan balik yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Dorong mereka untuk membagikan dua perubahan yang disambut baik dan satu area perbaikan dari kuartal terakhir, misalnya, sehingga semangat Sandwich Feedback tetap terjaga.

Izinkan opsi pengiriman anonim untuk menumbuhkan kejujuran komunikasi di tempat kerja dan mendorong perbaikan yang berkelanjutan.

Setelah tanggapan kembali, analisislah untuk mengidentifikasi tren, dan mengambil tindakan untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif di mana setiap orang merasa didengar dan dihargai. Alat ini juga dapat dengan mudah disesuaikan untuk mengumpulkan data umpan balik yang berkaitan dengan proyek, bisnis, atau industri tertentu.

Unduh Template Ini

Memvisualisasikan kemajuan karyawan dengan lancar dan meningkatkan komunikasi dalam setiap sesi umpan balik tindak lanjut dengan Templat Umpan Balik dan Check-In Karyawan ClickUp

Tip Pro: Gunakan Templat Formulir Umpan Balik ClickUp untuk memberikan umpan balik karyawan, memvisualisasikan tingkat kepuasan secara efisien, mengatasi masalah, dan meningkatkan komunikasi. Ini dilengkapi dengan alat bawaan seperti Tampilan Obrolan ClickUp untuk langsung terhubung dengan karyawan Anda dan Tugas ClickUp untuk secara instan membuat dan menetapkan tugas berdasarkan hasil sesi. Unduh Template Ini

Tip #3: Seimbangkan rasio umpan balik positif dan negatif

Praktik utama lainnya dalam metode Feedback Sandwich adalah menyeimbangkan umpan balik positif dan negatif.

Meskipun tidak ada aturan yang ketat, namun aturan praktis yang baik adalah untuk mencapai rasio umpan balik positif dan negatif sebesar 2:1. Hal ini memastikan bahwa umpan balik positif memberikan nada positif dan memperkuat kekuatan penerima, sementara umpan balik konstruktif tetap menjadi titik fokus percakapan.

Rasio ini harus disesuaikan dengan situasi spesifik dan kepribadian penerima. Jika penerima umpan balik Anda adalah:

• **Baru dalam peran atau tugas atau tidak percaya diri, Anda mungkin ingin meningkatkan rasio umpan balik positif terhadap umpan balik yang membangun. Hal ini akan membantu membangun kepercayaan diri mereka dan menciptakan ruang yang aman bagi mereka untuk menerima umpan balik
• Profesional yang berpengalaman dan percaya diri, Anda mungkin dapat menggunakan rasio umpan balik positif dan negatif yang sedikit lebih seimbang. Namun, tetaplah penting untuk memulai dengan umpan balik positif untuk mengatur suasana dan mengakui kekuatan mereka

Harap diingat: Ini adalah saran umum; penilaian pribadi berdasarkan sifat individu juga harus dipertimbangkan ketika menentukan rasio umpan balik positif dan negatif.

Berikut ini adalah beberapa saran tambahan untuk menyeimbangkan rasio umpan balik positif dan negatif:

• Jaga agar umpan balik positif tetap tepat, ringkas, dan fokus. Tujuannya adalah untuk menetapkan nada positif, bukan untuk memuji secara berlebihan
• Akhiri dengan nada yang positif. Tegaskan kembali keyakinan Anda pada kemampuan penerima untuk memperbaiki diri dan tawarkan dukungan Anda

Tip #4: Pengaturan waktu adalah kuncinya

Memberikan umpan balik yang tepat waktu adalah bagian mendasar dari Feedback Sandwich. Hal ini membuat umpan balik menjadi lebih relevan dan dapat ditindaklanjuti. Penerima akan dengan mudah mengingat detail spesifik dan konteks umpan balik untuk pemahaman yang lebih baik.

Segera sesi umpan balik mungkin tidak selalu tampak mungkin. Namun, alat bantu seperti Kalender ClickUp membantu Anda untuk membuat rencana tindakan dengan segera sambil memastikan tidak ada tugas harian Anda yang terhambat.

pantau sesi sandwich umpan balik Anda yang akan datang, dorong produktivitas, dan tingkatkan manajemen waktu dengan Kalender ClickUp_

Gunakan untuk mengatur sesi umpan balik, rencanakan jadwal tinjauan kinerja, dan **visualisasikan kemajuan tim Anda pada kalender yang fleksibel agar semua orang mengetahui hal yang sama. Alat ini juga mengintegrasikan tugas dan beban kerja tim Anda yang akan datang sehingga waktu Anda untuk berbagi umpan balik tepat tanpa merusak produktivitas secara keseluruhan.

kelola rapat umpan balik Anda secara efisien dengan ClickUp Meetings_

Jika Anda bekerja dari jarak jauh, Rapat ClickUp adalah cara yang sempurna untuk memberikan umpan balik yang tepat waktu. Alat ini terintegrasi dengan tugas-tugas manajemen proyek di ClickUp, sehingga memudahkan akses ke informasi dan konteks yang relevan selama sesi umpan balik.

Hal ini juga memungkinkan umpan balik asinkron melalui komentar dan anotasi pada tugas atau dokumen, yang dapat membantu untuk tindak lanjut atau situasi di mana pertemuan waktu nyata tidak memungkinkan.

Tip #5: Sampaikan dalam suasana pribadi

Praktik penting untuk sesi Feedback Sandwich adalah melakukannya dalam suasana pribadi. Berikut adalah alasan utama mengapa hal ini sangat penting:

• Dalam suasana pribadi, penerima umpan balik akan lebih mudah menerima umpan balik dan terbuka untuk mendiskusikannya secara terbuka dan jujur. Kritik di depan umum akan memalukan dan mempermalukan serta akan merusak harga diri dan motivasi si penerima kritik
• Suasana yang privat memungkinkan terjadinya percakapan yang lebih bernuansa dan rahasia. Anda mungkin perlu mendiskusikan topik-topik sensitif atau tantangan pribadi yang mungkin tidak nyaman untuk disampaikan di depan orang lain

Tip #6: Terhubung melalui empati dan pengertian

Empati dan pengertian dalam umpan balik menjadi dasar dari nada positif metode ini. Kedua elemen ini membantu membangun realitas, tantangan, waktu, dan upaya untuk mengembangkan kebiasaan baru atau perilaku positif.

Dengan berempati dan memahami perasaan orang lain, dialog Anda akan memberikan dukungan dan dorongan serta mengungkapkan kepercayaan diri Anda pada kemampuan mereka untuk berkembang.

Tip #7: Pastikan dialog yang terbuka

Sistem umpan balik haruslah berupa percakapan dua arah. Selain sudut pandang manajer atau pemimpin, penerima umpan balik juga harus dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi, berbagi perspektif, memberikan umpan balik, dan mendiskusikan solusi potensial secara kolaboratif.

Dialog terbuka di sini berfungsi untuk tujuan-tujuan utama ini:

• Membantu memastikan umpan balik dipahami dengan tepat seperti yang dimaksudkan. Penerima umpan balik mungkin telah salah menafsirkan sesuatu yang Anda katakan atau tidak sepenuhnya menyadari dampak dari perilaku mereka
• Dialog terbuka memungkinkan penerima umpan balik untuk berbagi perspektif mereka. Hal ini dapat memberikan wawasan yang berharga tentang situasi, meningkatkan pemahaman Anda, dan membantu Anda menyesuaikan umpan balik Anda. Mungkin ada faktor yang mendasari yang tidak Anda sadari, atau penerima mungkin memiliki penjelasan yang valid atas perilaku mereka
• Mendiskusikan solusi potensial secara kolaboratif membangun rasa kepemilikan, akuntabilitas, dan inklusivitas. Dialog terbuka mendorong pemecahan masalah secara kolaboratif. Hal ini membuka jalan bagi solusi yang lebih kreatif dan efektif daripada ketika perubahan yang nyata didikte

Unduh Template Ini

Memulai dialog terbuka tentang peningkatan keterampilan dan peningkatan kemajuan dengan Templat Satu-satu Karyawan ClickUp

Templat Satu-satu Karyawan ClickUp sangat ideal untuk dialog terbuka antara manajer dan karyawan. Templat ini memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan dan melacak kemajuan secara kolaboratif pada tingkat individu dan tim. Templat ini juga sempurna untuk mengatur catatan, umpan balik, dan sumber daya dari setiap pertemuan umpan balik dan memastikan tidak ada kesalahan yang terlewatkan dan tidak terkoreksi. Unduh Template Ini

Tip #8: Lakukan panggilan tindak lanjut

Sesi umpan balik hanyalah permulaan. Pembelajaran yang sesungguhnya terjadi melalui proses lingkaran umpan balik . Manajer dan pemimpin yang berniat mendorong perubahan harus memastikan interaksi mereka membuahkan hasil dan memungkinkan karyawan mereka untuk segera beradaptasi.

Menjadwalkan pertemuan tindak lanjut menunjukkan komitmen Anda yang berkelanjutan terhadap perkembangan penerima umpan balik dan memperkuat pentingnya umpan balik tersebut. Pertemuan ini juga memungkinkan Anda untuk mendiskusikan perkembangan penerima umpan balik secara lebih rinci.

Berikut adalah beberapa pertanyaan spesifik yang dapat diajukan selama pertemuan tindak lanjut:

• Apakah Anda memiliki kesempatan untuk merefleksikan umpan balik yang saya berikan?
• Langkah-langkah apa yang Anda ambil untuk mengimplementasikan saran yang telah kita diskusikan?
• Apakah ada tantangan yang Anda hadapi dalam membuat perubahan ini?
• Apakah ada dukungan tambahan yang Anda butuhkan dari saya?

Dengan secara aktif mendengarkan tanggapan penerima umpan balik dan memberikan dukungan yang berkelanjutan, Anda akan lebih siap untuk membantu mereka menerjemahkan umpan balik ke dalam tindakan nyata dan mencapai potensi penuh mereka dengan lebih cepat.

Sebagai contoh, gunakan Pengingat ClickUp untuk menindaklanjuti dan mengatur waktu setiap orang secara efektif tanpa mengganggu produktivitas karyawan. Salah satu keuntungan utama dari Pengingat Klik adalah bahwa ia juga menjadwalkan peringatan atas nama tim Anda. Hal ini selalu memastikan bahwa semua anggota tim memiliki informasi yang sama.

lacak dan jadwalkan rapat umpan balik Anda hanya dengan beberapa klik dengan Pengingat ClickUp

Selanjutnya, sesuaikan tugas Anda dan tetapkan tingkat prioritas tertentu untuk memastikan bahwa penerima umpan balik Anda dapat memvisualisasikan dan memahami pentingnya tindakan yang harus mereka lakukan. Tugas ClickUp memungkinkan Anda merencanakan, mengatur, dan berkolaborasi dengan tim Anda untuk melakukan tindak lanjut pada interaksi sandwich umpan balik Anda.

tambahkan dan kelola tugas yang dapat ditindaklanjuti secara instan dari sesi umpan balik Anda dengan ClickUp Tasks_

Tip #9: Beradaptasi dengan individu

Tidak peduli seberapa terstandardisasinya bisnis, karyawan yang membentuk gugus tugas memiliki keunikan tersendiri. Praktik penting dalam Metode Sandwich Umpan Balik adalah menyadari bahwa tidak semua orang menanggapi umpan balik dengan cara yang sama.

Berikut ini adalah situasi-situasi kunci dan cara mengatasinya:

• Komunikator langsung: Mereka menghargai pendekatan yang lugas dan langsung terhadap umpan balik. Individu seperti ini mungkin merasa terbantu dengan mendengar kritik yang membangun secara jelas dan ringkas tanpa ditutup-tutupi
• Komunikator tidak langsung: Mereka lebih menyukai pendekatan yang lembut dan penuh nuansa. Individu seperti ini dapat memperoleh manfaat dari pembingkaian umpan balik yang lebih positif karena mereka peka terhadap kritik

Anda harus menyesuaikan dan memadukan Metode Sandwich Umpan Balik dengan gaya komunikasi, kepribadian, dan gaya masing-masing individu. Namun, penting juga untuk mempertimbangkan data karyawan yang objektif, seperti kinerja masa lalu, data pelatihan, penilaian keterampilan, dll. ClickUp Brain dapat membantu Anda meringkas poin-poin penting dari detail dan data kinerja karyawan Anda secara instan. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan rencana komunikasi umpan balik Anda secara khusus di sekitar kekuatan dan kelemahan karyawan Anda. Ini dapat menjadi asisten virtual Anda untuk menyesuaikan rencana pengembangan karyawan Anda dengan cepat, menyarankan tugas-tugas yang harus diadopsi, dan bahkan berbagi gambaran umum tentang beban kerja mereka.

Kiat dan trik ini merupakan inti dari penyampaian kritik yang membangun dengan cara yang memotivasi dan mendukung. Mari kita lihat contoh singkat untuk memberikan perspektif yang lebih jelas.

Contoh singkat: Contoh Sandwich Umpan Balik

Meskipun Anda mungkin memiliki banyak ide dalam pikiran Anda hanya dengan praktik dan nuansa ini, berikut ini adalah contoh praktis singkat dari sandwich umpan balik untuk membantu Anda memulai:

Kasus: Anda adalah seorang manajer yang memberikan umpan balik kepada karyawan bernama Jack, seorang desainer grafis berbakat yang secara konsisten menghasilkan karya berkualitas tinggi namun kesulitan memenuhi tenggat waktu.

• Potongan teratas dari umpan balik positif: "Jack, kreativitas dan perhatian Anda terhadap detail secara konsisten menghasilkan desain yang luar biasa. Klien memuji hasil kerja Anda, dan bakat Anda tidak dapat disangkal"
• Umpan balik yang konstruktif: "Namun, saya perhatikan Anda telah melewatkan tenggat waktu pada beberapa proyek, yang telah memberikan tekanan pada tim dan memengaruhi hubungan dengan klien. Memenuhi tenggat waktu sangat penting untuk komitmen kita"
• Potongan bawah umpan balik positif: "Saya yakin Anda bisa memberikan hasil kerja yang luar biasa tepat waktu. Mari kita jelajahi strategi untuk membantu Anda mengatur waktu dan memprioritaskan tugas dengan lebih baik. Saya di sini untuk mendukung Anda"

Teknik Umpan Balik Alternatif

Meskipun Feedback Sandwich berguna di hampir setiap situasi, namun ini bukan satu-satunya pendekatan untuk memberikan umpan balik. Berikut adalah beberapa teknik alternatif yang dapat digunakan tergantung pada waktu, konteks, dan sifat umpan balik:

1. umpan balik SBI (Situasi-Perilaku-Dampak)

Alternatif terstruktur dari metode umpan balik sandwich ini berfokus pada penyampaian umpan balik yang jelas, spesifik, dan objektif. Tujuan utama dari pendekatan ini adalah untuk melakukan percakapan yang lebih langsung, dengan fokus pada fakta-fakta dan bukan pada interpretasi.

Berikut adalah tiga langkah utama yang terlibat dalam penerapan metode SBI:

• Situasi: Jelaskan konteks spesifik di mana perilaku tersebut terjadi
• Perilaku: Jelaskan perilaku yang diamati secara objektif
• Dampak: Jelaskan konsekuensi dari perilaku tersebut terhadap Anda, tim, atau proyek

Metode SBI memberikan umpan balik yang jelas dan dapat ditindaklanjuti sambil meminimalkan sikap defensif. Namun, keterusterangannya dapat dianggap keras, dan diperlukan persiapan yang matang untuk menghindari interpretasi subjektif.

2. Teruskan

Pendekatan proaktif lainnya adalah Feedforward. Sistem umpan balik konstruktif yang berorientasi masa depan ini berfokus untuk membantu individu meningkatkan kinerja mereka dan mencapai tujuan mereka. Alih-alih berkutat pada kesalahan di masa lalu, pendekatan ini menekankan pada solusi potensial dan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan.

Berikut adalah empat elemen kunci yang membentuk metode ini:

• Fokus pada masa depan: Mengalihkan pembicaraan dari apa yang salah menjadi apa yang harus dilakukan secara berbeda di masa depan
• Mengajukan pertanyaan: Libatkan penerima dalam dialog tentang tujuan dan aspirasi mereka dengan pertanyaan yang berkaitan dengan umpan balik
• Memberikan saran: Memberikan saran yang dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan, dengan fokus pada perilaku dan keterampilan tertentu yang harus dikembangkan
• Bekerja sama: Bekerja sama untuk membuat rencana untuk menerapkan saran dan mencapai hasil yang diinginkan

Penting untuk diingat bahwa pendekatan ini membutuhkan kepercayaan yang kuat antara kedua belah pihak dan mungkin tidak membahas penyebab yang mendasari masalah di masa lalu. Pendekatan ini paling cocok untuk individu dengan pola pikir pertumbuhan yang terbuka untuk mengeksplorasi solusi dan perbaikan di masa depan.

3. Umpan balik 360 derajat

The umpan balik 360 derajat proses ini didorong oleh masukan dan penelitian tambahan. Pendekatan ini mengumpulkan masukan dari berbagai sumber, termasuk rekan kerja, bawahan, penyelia, dan terkadang klien atau pelanggan.

Pendekatan ini memberikan perspektif yang menyeluruh tentang kinerja individu dan mendorong akuntabilitas. Pendekatan ini sangat berguna untuk mengidentifikasi titik-titik buta dan area untuk pengembangan yang mungkin tidak terlihat tanpa pendalaman yang mendalam.

Berikut adalah langkah-langkah untuk menerapkan metodologi umpan balik 360 derajat,

• Identifikasi penilai: Pilih individu yang telah berinteraksi dengan penerima umpan balik dalam konteks yang berbeda dan berikan perspektif yang beragam tentang kinerja mereka
• Kumpulkan umpan balik: Gunakan survei, wawancara, atau alat lain untuk mengumpulkan umpan balik dari penilai yang dipilih
• Menganalisis umpan balik: Menyusun dan menganalisis umpan balik, mencari tema dan pola yang sama
• Bagikan umpan balik: Berikan ringkasan umpan balik kepada penerima, dengan menyoroti kekuatan utama dan area yang perlu dikembangkan
• Mengembangkan rencana tindakan: Berkolaborasi dengan penerima untuk membuat rencana dalam menangani bidang-bidang yang perlu ditingkatkan dan meningkatkan kekuatan

Namun, penting untuk dipertimbangkan bahwa pendekatan ini dapat memakan waktu dan sumber daya yang intensif serta memiliki potensi bias dalam umpan balik.

4. Pelatihan

Coaching adalah strategi umpan balik alternatif yang mendorong hubungan kolaboratif. Dalam pendekatan ini, pemberi umpan balik adalah dewan penasihat, pemandu, dan pengasuh untuk meningkatkan berbagai kebutuhan pengembangan.

Melalui serangkaian percakapan dan aktivitas, pemberi umpan balik (atau pelatih dalam pendekatan ini) bekerja sama dengan penerima umpan balik untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka, menetapkan tujuan, serta menyusun dan memantau rencana tindakan.

Berikut ini adalah langkah-langkah kunci yang terlibat dalam coaching sebagai pendekatan umpan balik:

• Penetapan tujuan: Secara kolaboratif menentukan tujuan
• Penilaian: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan individu
• Perencanaan tindakan: Mengembangkan rencana dengan langkah-langkah, jadwal, dan sumber daya yang spesifik
• Dukungan berkelanjutan: Memberikan panduan, umpan balik, dan sumber daya yang berkelanjutan
• Evaluasi: Menilai kemajuan secara teratur dan menyesuaikan rencana sesuai kebutuhan

Ingatlah bahwa pembinaan membutuhkan komitmen waktu yang signifikan, keahlian dari pelatih, dan hubungan yang kuat antara pelatih dan penerima bantuan agar berhasil.

Teknik umpan balik yang paling efektif akan bervariasi tergantung pada individu dan situasinya. Memahami berbagai pendekatan yang tersedia dan menyesuaikan penyampaian umpan balik Anda akan membantu membuat peningkatan dan pertumbuhan yang berkelanjutan menjadi mulus.

Mendorong Perubahan Dengan Sandwich Umpan Balik

Pendekatan konstruktif dari Feedback Sandwich sangat relevan, berharga, dan populer di tempat kerja yang semakin dinamis yang menerima keragaman dan individualitas.

Penekanannya pada penguatan positif, ditambah dengan saran yang jelas dan dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan, memiliki potensi untuk mengubah lingkungan tempat kerja menjadi tempat yang lebih ramah.

Dengan tips dan praktik utama yang telah kita bahas, satu-satunya hal yang tersisa adalah memastikan bahwa Anda memiliki sistem manajemen umpan balik yang kuat dan terus berkembang. Dan ClickUp adalah platform yang sempurna untuk Anda jadikan mitra.

Lebih dari sekadar memberikan umpan balik, ClickUp memberi Anda semua alat yang Anda butuhkan - mulai dari penetapan tujuan hingga pelacakan kinerja - untuk membuat dan menjalankan rencana tindakan untuk membantu memandu karyawan Anda menuju kesempurnaan. Mendaftarlah ke ClickUp hari ini untuk membuat sesi umpan balik Anda lebih produktif!