Sebuah penelitian terbaru menemukan bahwa para manajer kehilangan 683 jam karena gangguan setiap tahunnya-sepertiga dari jam kerja mereka! 42% dari mereka yang disurvei mengatakan bahwa mereka hampir tidak dapat melakukan pekerjaan produktif selama satu jam penuh tanpa gangguan, dan, rata-rata, orang menghabiskan hampir 127 jam per tahun untuk memulihkan diri dari gangguan. Hal ini merugikan ekonomi AS sebesar $ 468 miliar setiap tahunnya.
Para ahli di seluruh industri terus berupaya meningkatkan produktivitas karyawan. Organisasi mencoba perkakas modern, otomatisasi, AI generatif, dll., untuk mendukung karyawan. Namun, menambahkan lebih banyak teknologi tanpa memperbaiki perilaku yang mendasarinya dapat menyebabkan hasil yang kurang baik.
Salah satu taktik perilaku yang paling sering digunakan untuk mencapai kinerja puncak adalah sprint produktivitas. Namun, apakah yang dimaksud dengan sprint produktivitas? Apa yang membuatnya menarik? Bagaimana Anda menerapkan sprint produktivitas?
Kami punya jawabannya. Mulai jam Anda sekarang! ⏱️
Memahami Sprint Produktivitas
Seperti halnya model pengembangan agile yang memecah proyek besar dan kompleks menjadi beberapa sprint yang lebih kecil, sprint produktivitas meningkatkan fokus dan efisiensi dengan memecah tugas menjadi beberapa pekerjaan yang singkat dan intens, diikuti dengan waktu istirahat yang singkat.
Mari kita bahas detailnya.
Apa itu sprint produktivitas?
Sprint produktivitas adalah ledakan kerja yang singkat yang diikuti dengan istirahat yang lebih singkat. Hal ini mirip dengan teknik Pomodoro, yang merekomendasikan 25 menit kerja diikuti dengan istirahat selama lima menit.
Satu-satunya perbedaan adalah, dalam sprint produktivitas, Anda memilih berapa lama Anda perlu fokus dan berapa lama waktu istirahat yang Anda butuhkan berdasarkan rentang perhatian Anda. Tidak seperti sprint tangkas, yang biasanya dua minggu, sprint produktivitas dapat berlangsung selama yang Anda butuhkan: satu jam, beberapa hari, seminggu, atau sebulan. Namun, sebaiknya jangan membuat sprint terlalu lama, karena dapat menjadi kontraproduktif.
Manfaat dari sprint produktivitas
Sprint produktivitas, sama seperti sprint yang dijadwalkan di Acara scrum menawarkan manfaat yang luar biasa untuk pekerjaan yang sedang dikerjakan. Mari kita lihat yang paling signifikan.
Fokus
Sebelum sprint dimulai, tim secara kolektif membuat keputusan tentang tugas yang harus dikerjakan, hasil yang diharapkan, perkiraan waktu, ketergantungan, dan sebagainya. Jadi, sprint produktivitas yang dirancang dengan baik menawarkan daftar hasil yang jelas, kecil, dan dapat dikelola untuk diselesaikan dalam waktu yang terbatas.
Kejelasan ini menciptakan kondisi yang sempurna bagi setiap individu untuk fokus pada satu tugas pada satu waktu. Baik bekerja secara individu maupun kolaboratif, mereka tahu kapan dan di mana harus muncul dan apa yang harus dilakukan.
Kecepatan
Sprint biasanya merupakan periode waktu produktif yang tidak terganggu. Ini berarti tidak ada rapat, aktivitas pembangunan tim, masalah mendesak, dll., yang dapat mengganggu jadwal. Hasilnya, tim menyelesaikan tugas mereka dengan lebih cepat.
Manajemen waktu
Sprint pada dasarnya terikat waktu. Sifat ini menciptakan rasa urgensi. Anggota tim memahami apa yang harus mereka lakukan selama jam kerja mereka, sehingga menginspirasi mereka untuk mengatur hari-hari mereka secara efektif.
Pemanfaatan sumber daya
Sebagai sebuah tim, sprint produktivitas memungkinkan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik. Hal ini membantu setiap individu merencanakan pekerjaan mereka berdasarkan ketergantungan dan tahapan mereka dalam alur kerja.
Misalnya, seorang analis kualitas dapat menjadwalkan pekerjaan mereka dalam sprint dua hari setelah pengembang menyelesaikan pekerjaan mereka.
Tingkat energi karyawan
Bagian penting dari setiap sprint adalah waktu istirahat. Di akhir pekerjaan yang intens, sprint produktivitas mendorong untuk istirahat, terkadang selama setengah dari waktu sprint itu sendiri.
Hal ini memberikan setiap anggota tim waktu untuk memulihkan diri dari intensitas pekerjaan yang ada. Hal ini menghargai upaya mereka dan mendorong peremajaan.
Jika Anda seorang insinyur perangkat lunak, Anda mungkin terbiasa dengan perencanaan sprint dan metodologi Scrum. Namun, sprint tidak perlu dibatasi pada agile/Scrum. Mereka dapat diterapkan pada semua jenis peran atau pekerjaan. Mari kita lihat caranya.
Cara Merencanakan dan Menjalankan Sprint Produktivitas
Ide dari sprint produktivitas bukanlah untuk menghasilkan output yang terlalu tinggi untuk setiap hari sepanjang tahun. Sebaliknya, sprint produktivitas yang baik membantu Anda merencanakan pekerjaan dengan cara yang paling efektif dan bebas dari kelelahan.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk memulai dengan dukungan alat bantu manajemen proyek yang tangguh seperti ClickUp Sprints .
1. Menetapkan tujuan yang jelas
Sebelum memulai sprint, Anda perlu mengetahui apa yang ingin Anda capai. Menetapkan tujuan yang tepat akan membantu mengarahkan semua pekerjaan yang dilakukan selama sprint ke arah yang benar.
Buatlah tujuan Anda menjadi SMART. Tetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu.
Ingatlah bahwa meskipun praktik terbaik dalam menetapkan tujuan adalah berorientasi pada hasil, namun sedikit berbeda untuk sprint produktivitas. Di sini, Anda fokus pada penetapan tujuan untuk tugas-tugas yang perlu Anda selesaikan untuk mencapai tujuan organisasi Anda.
Misalnya, jika tujuan Anda adalah meluncurkan kampanye pemasaran untuk peluncuran produk baru, maka sasaran SMART Anda mungkin adalah:
- Membuat tagline untuk kampanye pada hari ke-2
- Menulis brief kreatif untuk 20 konten media sosial pada hari ke-3
- Menyelesaikan anggaran iklan digital pada hari ke-5
Sasaran ini memungkinkan Anda menjadwalkan pekerjaan secara efektif. Misalnya, Anda dapat merencanakan sesi brainstorming dengan tim pemasaran di hari pertama, 2-3 jam waktu fokus untuk menulis brief di hari kedua, dan 2-3 jam waktu penganggaran di hari kelima. Jika Anda kesulitan dalam menetapkan tujuan, Templat Sasaran SMART ClickUp dapat membantu.
2. Menguraikan tujuan menjadi tugas-tugas yang spesifik
Setelah Anda memiliki tujuan, susunlah tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapainya. Anda tidak perlu memulai dengan kertas kosong setiap kali. Cobalah Templat Perencanaan Sprint Gesit ClickUp untuk menyiapkan tim Anda untuk sukses.
Templat Perencanaan Sprint Agile dari ClickUp
Meskipun templat ini menawarkan sebuah struktur, mendefinisikan tugas dan mendesain proyek ada di tangan Anda. Jadi, pikirkan tentang bagaimana Anda akan membagi tugas-tugas Anda. Sebagai contoh, tugas-tugas yang terlibat dalam membuat tagline mungkin:
- Bertukar pikiran dengan tim kreatif
- Membuat daftar semua kemungkinan slogan
- Menyeleksi slogan-slogan terbaik
- Bereksperimen dengan penerapan slogan di berbagai saluran
- Menyelesaikan tagline
Menjadwalkan tanggal jatuh tempo untuk setiap kegiatan ini. Dengan Tugas ClickUp anda memiliki opsi untuk mengatur tugas atau sub-tugas unik jika Anda mau. Anda juga bisa menambahkan deskripsi, menugaskan pengguna, menetapkan tenggat waktu, dan berkolaborasi dengan anggota tim yang terlibat dalam komentar bersarang. Apa lagi? Tautkan tugas dan kelola ketergantungan, semuanya di satu tempat.
Kelola proyek yang kompleks dengan ClickUp Tasks
Baru mengenal perencanaan sprint? Tidak perlu khawatir. Pilih templat perencanaan sprint yang sesuai untuk Anda dan sesuaikan sesuai kebutuhan Anda!
3. Membuat garis waktu yang realistis
Ketika tim berbicara tentang sprint sebagai pekerjaan yang intens, mereka sering berasumsi bahwa hal itu berarti membebani minggu itu dengan tugas-tugas yang tak terhitung banyaknya. Sebaliknya, sprint produktivitas yang baik menetapkan jadwal yang realistis.
Tinjau ulang backlog Anda: Gunakan Daftar ClickUp untuk mengumpulkan item backlog Anda untuk mengidentifikasi apa yang bisa masuk ke dalam sprint. Anda juga dapat menyesuaikan Templat Backlog Sprint ClickUp untuk membuat proses ini jauh lebih cepat dan efektif.
Perkiraan waktu: Di dalam ClickUp Tasks, Anda bisa menambahkan estimasi waktu untuk setiap tugas dan menggunakannya untuk merencanakan sprint.
Pertimbangkan beban kerja: Pertimbangkan liburan di antara anggota tim Anda, komitmen yang ada, dan kecepatan sprint historis. Tampilan Beban Kerja ClickUp adalah titik awal yang bagus untuk ini.
tampilan Beban Kerja ClickUp adalah cara terbaik untuk memastikan alokasi sumber daya yang efektif_
Lihatlah ketergantungan: Ketika menetapkan tenggat waktu, pertimbangkan bagaimana tugas-tugas saling terkait satu sama lain. Lihatlah melalui alur kerja yang lincah untuk melihat tugas apa yang harus diselesaikan sebelum tugas berikutnya dimulai.
gunakan tampilan ClickUp Gantt Chart untuk mengelola ketergantungan dalam sebuah proyek_
Tambahkan waktu penyangga: Sangat mudah untuk menjadwalkan pekerjaan secara berurutan, namun banyak hal yang bisa dan sering terjadi kesalahan. Jadi, jadwalkan dalam waktu penyangga. Hal ini memastikan bahwa pekerjaan yang dijadwalkan dalam sprint dapat diselesaikan apa pun yang terjadi.
💡 Tip Pro: Pertimbangkan untuk menggunakan fitur Templat Sprint ClickUp untuk memulai.
4. Mempersiapkan ruang kerja
Tujuan utama dari sprint produktivitas adalah untuk meminimalkan gangguan. Proses di atas menghilangkan gangguan yang disebabkan oleh proses perencanaan proyek. Namun gangguan lain, termasuk gangguan pribadi Anda sendiri adalah tanggung jawab Anda.
Rapikan ruang fisik Anda dan singkirkan barang-barang yang tidak perlu dari meja Anda. Atur ponsel Anda ke mode senyap atau mode fokus saat Anda bekerja dan matikan semua notifikasi yang tidak Anda perlukan. Kemudian, siapkan ruang kerja Anda untuk melakukan sprint.
Pilih sebuah manajemen proyek yang lincah tampilan yang sesuai untuk Anda. ClickUp untuk tim Agile menawarkan tampilan beranda yang dapat disesuaikan di mana Anda dapat melihat semua yang Anda perlukan untuk memulai sprint. Anda juga bisa memilih tampilan Kalender atau tampilan Board berdasarkan preferensi Anda.
Cobalah tampilan Board untuk mengelola tugas yang sedang dikerjakan
5. Menjalankan sprint produktivitas
Setelah penyiapan selesai, sekarang saatnya menjalankan sprint produktivitas. Artinya, Anda sekarang akan melakukan apa yang telah direncanakan.
- Mengambil tugas-tugas yang telah dijadwalkan
- Baca penjelasan singkat atau deskripsi untuk setiap tugas untuk memahami konteksnya secara menyeluruh
- Kerjakan tugas tersebut secara mendalam
- Ingatlah untuk mencatat waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakannya menggunakanPelacakan Waktu ClickUp* Beristirahatlah di akhir sprint
Jika Anda tidak dapat menyelesaikan tugas dalam sprint tersebut sesuai rencana, pikirkan bagaimana Anda akan melanjutkannya. Anda dapat menambahkannya kembali ke backlog, menjadwalkan ulang untuk sprint berikutnya, atau memindahkan tugas lain sebagai gantinya.
Buatlah keputusan ini dengan bijaksana berdasarkan wawasan yang Anda peroleh menggunakan alat bantu manajemen backlog produk .
6. Memanfaatkan teknik manajemen waktu
Untuk menerapkan sprint produktivitas dengan sukses, adalah bijaksana untuk mengandalkan dukungan dari beberapa praktik terbaik yang telah teruji. Berikut adalah beberapa teknik manajemen waktu yang perlu dipertimbangkan. Teknik Pomodoro : Lakukan latihan intens selama 25 menit, diikuti dengan istirahat selama lima menit. Anda juga bisa bekerja selama 50 menit dan beristirahat selama sepuluh menit. Jaga diri Anda tetap di jalur dengan salah satu dari Aplikasi Pomodoro tersedia hari ini. Pemblokiran waktu : Bagilah hari Anda menjadi beberapa blok waktu, masing-masing didedikasikan untuk tugas atau aktivitas tertentu. Gabungkan tugas-tugas yang serupa untuk mencegah pengalihan konteks dan meningkatkan efisiensi. Pelacakan waktu : Pantau bagaimana Anda menghabiskan waktu selama satu atau dua hari untuk mengidentifikasi waktu yang terbuang, area yang perlu ditingkatkan, dan waktu-waktu yang paling produktif.
7. Melacak kemajuan dan merefleksikan
Sepanjang sprint, lacak kemajuan Anda dengan rajin. Di akhir sprint, luangkan waktu untuk melakukan refleksi. Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda lakukan.
Standup
Gunakan rapat harian untuk berbagi informasi terbaru mengenai kemajuan tim Anda, mendiskusikan tugas yang telah diselesaikan, dan mengidentifikasi penghalang. Apakah beberapa tim bekerja dari jarak jauh? Tidak masalah! Gunakan Tampilan Obrolan ClickUp untuk standup asinkronisasi.
Anda juga dapat mengotomatiskan catatan standup menggunakan ClickUp Brain yang akan mengumpulkan semua pembaruan yang dibuat di platform pada hari sebelumnya.
Coba ClickUp Brain untuk ringkasan standup
Laporan
Buat laporan yang Anda butuhkan dengan Dasbor ClickUp . Sesuaikan kartu dan pilih angka-angka yang ingin Anda lihat di satu tempat. Anda juga dapat menggunakan laporan spesifik seperti grafik burn up/burn down, laporan produktivitas individu, tugas berdasarkan status, dll., di rapat tinjauan sprint .
buat dasbor yang dapat disesuaikan sepenuhnya di ClickUp_
Retrospeksi
Terakhir, lakukan retrospeksi dengan tim di akhir setiap sprint. Hargai hasil kerja yang baik, rayakan kemenangan, dan jelajahi tantangan yang Anda hadapi selama sprint. The Templat Curah Pendapat Retrospektif Sprint ClickUp menawarkan kerangka kerja visual dan interaktif untuk menjalankan retrospektif Anda.
Templat retrospektif sprint ClickUp
Menjalankan rapat retrospektif bisa jadi sulit. Karena ini melibatkan pembahasan aspek emosional dari pekerjaan dan juga profesional, dan tidak semua hal itu positif. Menjalankan rapat ini bisa menjadi perjuangan bagi manajer proyek yang baru memulai karier, namun ClickUp ada di sini untuk membantu:
Ini contoh retrospektif sprint menawarkan beberapa inspirasi. Dan setelah Anda merasa siap untuk menjalankan rapat Anda sendiri, cobalah ini templat retrospektif sprint untuk memandu perjalanan Anda. Dan sebagai pelengkap, berikut ini adalah bonus bacaan tentang cara ulasan sprint berbeda dengan retrospektif .
Dengan semua itu, jika menerapkan sprint produktivitas masih terdengar sulit, gunakan salah satu dari ini templat tangkas untuk menyiapkan dasar-dasarnya.
Praktik Terbaik untuk Sprint yang Berhasil
Anda bisa melihat jauh dengan berdiri di atas pundak para raksasa. Jadi, berikut ini adalah beberapa kebijaksanaan bijak dalam bentuk praktik terbaik yang telah dicoba dan diuji untuk memudahkan perencanaan sprint produktivitas Anda.
**Istirahatlah sejenak: Menjauhlah dari meja kerja, lakukan peregangan, atau berjalan-jalan. Hindari layar atau media sosial saat istirahat untuk mendapatkan dampak yang lebih baik. Untuk sprint yang lebih lama, ambil cuti sehari untuk menyegarkan pikiran Anda.
**Rayakan: Jangan biarkan kesuksesan tidak dihargai. Rayakan pencapaian dengan tim Anda.
Prioritaskan perawatan diri: Pertahankan kebiasaan sehat seperti tidur yang cukup, makan makanan bergizi, dan berolahraga secara teratur.
Berkomunikasi: Carilah dukungan jika Anda mengalami kesulitan atau merasa kewalahan. Manfaatkan semua manfaat dan pilihan yang tersedia untuk Anda.
Merefleksikan dan belajar: Gunakan laporan dan retrospeksi untuk melakukan refleksi. Pikirkan tentang apa yang dapat Anda tingkatkan secara pribadi. Simulasikan pengoptimalan proses untuk hasil yang lebih baik.
Pada Tanda Anda, Siap, Atur, Klik
Sekarang diterima sebagai kebijaksanaan konvensional bahwa lebih baik bekerja dengan fokus tinggi dalam waktu singkat, dengan jeda waktu di antaranya, daripada bekerja dengan fokus sebagian untuk waktu yang lama. Baik Anda bekerja secara individu maupun sebagai bagian dari tim, sprint adalah cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan.
Namun, menerapkan sprint yang sukses membutuhkan lebih dari sekadar niat baik. Hal ini melibatkan perencanaan yang jelas, penjadwalan yang matang, perkiraan, estimasi, dan manajemen yang berkelanjutan.
Di sinilah peran seorang alat perencanaan sprint seperti ClickUp dapat membantu, dengan fitur-fitur untuk setiap aspek manajemen sprint, termasuk tugas, jadwal, dasbor, komunikasi, otomatisasi, dan banyak lagi.
Sesuaikan sprint Anda dengan gaya Anda dengan ClickUp. Daftar secara gratis hari ini!