Perasaan Jumat sama nyata dan umum seperti rasa malas di hari Senin.
Jika Anda pernah merasa malas bekerja pada sore hari Jumat, Anda tidak sendirian. Sebuah studi tahun 2023 mengungkapkan bahwa karyawan cenderung membuat lebih banyak kesalahan ketik dan kurang produktif pada hari Jumat.
Lagi pula, Jumat adalah hari di mana lonjakan dopamin dari scrolling TikTok membuatmu tak bisa lepas. Email yang harus kamu tulis? Ayo selesaikan di akhir pekan, katamu pada diri sendiri.
Dan begitu saja, daftar tugas yang tertunda terus bertambah, memaksa Anda untuk mengorbankan rencana akhir pekan atau membuat Senin pagi minggu depan menjadi sangat sibuk.
Tapi apa yang membuat Jumat kurang produktif, dan bagaimana cara mengubah situasi tersebut?
Baca terus untuk beberapa tips yang sudah teruji dan terbukti efektif untuk membuat hari Jumat Anda sebagus hari-hari lainnya dalam seminggu.
Memahami Penurunan Produktivitas pada Hari Jumat
Stres dan kelelahan yang menumpuk sepanjang minggu merupakan beberapa faktor yang mungkin menyebabkan penurunan produktivitas pada sore hari Jumat. Efek psikologis dari menantikan akhir pekan dapat mengalihkan perhatian karyawan dari tugas mereka, sehingga produktivitas menurun.
Seiring berjalannya minggu, rasa urgensi untuk menyelesaikan tugas mungkin berkurang, sehingga pekerjaan yang diselesaikan pun menjadi lebih sedikit.
Dampak kerja jarak jauh terhadap produktivitas pada hari Jumat
Menurut Forbes, kerja jarak jauh menawarkan fleksibilitas, tetapi menjaga produktivitas tetap menjadi tantangan. Ketidakhadiran jam kerja yang terstruktur dapat menyebabkan penurunan produktivitas, terutama menjelang akhir pekan.
Di sisi lain, meskipun kerja jarak jauh meningkatkan keseimbangan antara kehidupan pribadi dan profesional, hal ini dapat mengaburkan batas antara kehidupan pribadi dan profesional. Hal ini berpotensi menyebabkan kelelahan dan penurunan produktivitas menjelang akhir pekan kerja.
Minggu kerja yang lebih pendek dan dampaknya terhadap produktivitas
Baru-baru ini, Spanyol melakukan uji coba untuk mengevaluasi dampak minggu kerja empat hari terhadap produktivitas dan tingkat stres karyawan. Hasilnya menunjukkan bahwa karyawan lebih produktif di tempat kerja setelah uji coba. Mereka merasa lebih sehat, kurang stres, kurang lelah, dan lebih puas.
Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan akan meluas untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaian. Minggu kerja yang lebih pendek dapat meningkatkan efisiensi karena karyawan termotivasi untuk menyelesaikan tugas dalam waktu yang terbatas. Hal ini juga dapat meningkatkan keseimbangan kerja dan kehidupan pribadi karyawan, sehingga meningkatkan kesehatan mental dan kepuasan kerja.
Meskipun memiliki manfaat, minggu kerja pendek belum menjadi norma di seluruh dunia. Hingga saat itu, Anda harus mengelola hari Jumat dengan bijak dan merancang solusi untuk tetap produktif tanpa mengorbankan kesejahteraan Anda.
Strategi untuk Meningkatkan Produktivitas di Hari Jumat
Mari kita lihat beberapa strategi terbaik untuk meningkatkan produktivitas pada hari Jumat. Terapkan strategi ini dan nikmati akhir pekan yang bebas stres serta Senin yang tidak terlalu menegangkan!
1. Mulailah hari Anda lebih awal
Hari Jumat sering terasa seperti perpanjangan akhir pekan, menggoda Anda untuk tinggal di tempat tidur satu jam lebih lama sebelum memulai hari. Kita semua suka tidur lebih lama, tetapi melakukannya pada hari Jumat mungkin bukan pilihan terbaik untuk produktivitas Anda.
Sebaliknya, mulailah hari Anda lebih awal, ikuti rutinitas pagi Anda, dan tiba di meja kerja tepat waktu. Konsistenlah dalam cara Anda memulai hari dan waktu yang Anda tentukan, bahkan pada hari Jumat, sehingga delapan jam berikutnya terasa seperti hari kerja biasa.
Jangan langsung terjun ke pekerjaan yang sulit. Sebaliknya, gunakan jam kerja pertama untuk meninjau rencana kerja Anda. Periksa kemajuan yang telah Anda dan tim capai minggu ini, analisis apakah beberapa tugas memerlukan sumber daya tambahan, dan sesuaikan rencana jika diperlukan.
Jika Anda belum memiliki kerangka kerja perencanaan kerja, Anda dapat mencoba ClickUp, platform manajemen proyek dan tugas yang menawarkan berbagai templat untuk perencanaan tugas dan beban kerja.
Template Papan Rencana Kerja ClickUp, misalnya, membantu Anda mendefinisikan tujuan proyek, mengukur kemajuan, menganalisis proses untuk mengidentifikasi area masalah, meningkatkan proses dan kinerja, serta menjaga kendali atas proses baru. Semua ini akan memastikan Anda mempertahankan tingkat kinerja dan produktivitas sepanjang minggu.
Template siap pakai dan sepenuhnya dapat disesuaikan ini memungkinkan Anda untuk:
- Garis besar tujuan proyek
- Dapatkan gambaran lengkap tentang proyek Anda dengan pembaruan status otomatis
- Atur tugas dengan fitur seret dan lepas yang mulus
- Tambahkan atau hapus tugas
- Bagi tugas kepada anggota tim
- Identifikasi titik-titik bottleneck dan atasi segera untuk meningkatkan kinerja
Lihat kembali dan tinjau semua yang telah kamu capai dalam seminggu atau sebulan, dan mulailah hari Jumatmu dengan nada positif dan energik!
2. Prioritaskan tugas
Karyawan produktif meluangkan waktu untuk menganalisis tugas-tugas yang berdampak besar, lalu menempatkannya di bagian atas daftar tugas mereka. Anda harus menambahkan strategi ini ke rencana produktivitas Anda untuk memaksimalkan hari Jumat.
Ada dua langkah yang terlibat dalam proses ini:
- Bagi pekerjaan menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikelola
- Prioritaskan tugas-tugas berdasarkan tingkat pentingnya dan urgensinya
Dibuat untuk menyederhanakan perencanaan proyek, organisasi alur kerja, dan kolaborasi, ClickUp Tasks dapat membantu Anda dalam langkah-langkah ini.
Anda dapat menggunakan ClickUp Tasks untuk:
- Bagi proyek menjadi tugas-tugas kecil
- Tugaskan tugas kepada satu atau beberapa anggota tim
- Berkomunikasi dan berbagi sumber daya melalui komentar tugas
- Tambahkan tag kustom untuk dengan cepat mengaksesnya dari berbagai lokasi
- Atur pengingat untuk tugas berulang
Setelah tugas-tugas Anda siap, gunakan ClickUp Task Priorities untuk:
- Tandai tugas sebagai Urgent, High, Normal, dan Low
- Sortir tugas berdasarkan prioritas beserta perkiraan waktu untuk setiap tugas
- Buatlah rencana aksi dengan prioritas di samping setiap tugas
- Gunakan Dependencies di ClickUp untuk menentukan tugas-tugas mana yang menunggu penyelesaian tugas lain
Saat menangani beberapa proyek dengan banyak tugas dan subtugas, menyortir dan memprioritaskan semuanya dengan cepat bisa menjadi tantangan. Template Matriks Prioritas ClickUp menawarkan solusi yang mulus untuk masalah ini, memungkinkan Anda memvisualisasikan tugas berdasarkan tingkat pentingnya dan urgensinya.
Mari kita pahami bagaimana mekanisme ini bekerja:
- Kuadran 1 mewakili tugas-tugas yang memiliki urgensi tinggi dan pentingnya rendah (Lakukan selanjutnya)
- Kuadran 2 mewakili tugas-tugas yang memiliki urgensi tinggi dan penting (Lakukan terlebih dahulu)
- Kuadran 3 mewakili tugas-tugas dengan urgensi rendah dan pentingnya rendah (Lakukan terakhir)
- Kuadran 4 mewakili tugas-tugas dengan urgensi rendah dan penting tinggi (Lakukan nanti)
Saat Anda membagi tugas ke dalam kuadran, Anda dapat memahami tugas mana yang memerlukan perhatian segera dan mana yang dapat dikerjakan nanti. Template ini memastikan tim lintas fungsi tetap sejalan mengenai urutan tugas. Anggota tim dapat menggunakan kerangka kerja ini untuk melacak kemajuan dan tetap sejalan dengan tenggat waktu.
Tips pro: Pertimbangkan untuk menggunakan Matriks Eisenhower untuk mengelola waktu Anda dengan lebih baik dan fokus pada tugas-tugas yang paling penting terlebih dahulu.
3. Rencanakan dengan matang
Ketika kamu merasa terjebak dengan suatu tugas, jangan memaksakan diri. Sisihkan tugas tersebut untuk sementara dan kerjakan hal lain yang tidak membuatmu lelah, seperti merencanakan minggu depan. Ikuti langkah-langkah ini dan siapkan diri untuk minggu yang produktif:
- Atur prioritas tugas untuk minggu depan
- Tetapkan tujuan mingguan untuk diri sendiri (dan untuk tim Anda juga, jika Anda adalah pemimpin tim atau manajer)
- Sisihkan waktu khusus untuk rapat penting atau acara lain yang membutuhkan waktu tertentu
- Jadwalkan aktivitas harian yang selaras dengan tujuan mingguan
Jika pekerjaan Anda melibatkan pengelolaan proyek kompleks, tugas-tugas yang beragam, dan ketergantungan antar tugas, serta acara-acara berulang, menjadwalkan semuanya secara manual akan memakan waktu. Tapi tidak jika Anda memiliki templat pembagian waktu ClickUp di sisi Anda!
Template Blok Jadwal ClickUp adalah kerangka kerja untuk melacak komitmen masa lalu, sekarang, dan masa depan. Anda dapat menyesuaikannya untuk perencanaan pribadi maupun pekerjaan.
Berikut beberapa tips untuk menggunakan template ini agar tetap teratur dalam perencanaan mingguan Anda:
- Prioritaskan tugas-tugas paling penting terlebih dahulu
- Pahami ketergantungan tugas
- Rencanakan dan blokir jadwal secara intuitif
- Tetapkan batas waktu untuk penyelesaian tugas
- Visualisasikan tugas-tugas mana yang memakan waktu berapa lama
- Masukkan waktu istirahat dalam rencana
Dengan merencanakan minggu Anda seperti ini, Anda dapat tetap terorganisir, menghilangkan gangguan, dan mengelola semua tugas Anda di satu tempat. Tidak perlu lagi menyortir email, obrolan, dan spreadsheet untuk menentukan daftar tugas mingguan Anda.
Tips cepat untuk menjaga produktivitas: saat merencanakan jadwal untuk tugas-tugas berbeda, jangan lupa sisihkan waktu untuk istirahat dan mengisi ulang energi!
4. Manfaatkan istirahat dengan efektif
Bekerja terus-menerus tanpa istirahat adalah pembunuh produktivitas. Jika Anda ingin memaksimalkan produktivitas tanpa mengorbankan kesejahteraan, istirahat singkat di antara tugas-tugas adalah hal yang diperlukan.
Coba teknik Pomodoro jika belum pernah—kerjakan tugas selama 25 menit, diikuti istirahat 5 menit, lalu lanjutkan ke tugas berikutnya. Anda dapat menggunakan alat Pelacakan Waktu Proyek ClickUp untuk mencatat blok waktu 25 menit dari perangkat pilihan Anda.
Anda juga dapat menambahkan catatan pada setiap blok waktu, sehingga di akhir hari, Anda dapat meninjau di mana Anda menghabiskan waktu Anda.
Selain istirahat singkat 5 menit, Anda harus menjadwalkan waktu istirahat yang cukup untuk membersihkan pikiran, menghilangkan stres, dan menjaga fokus, terutama pada hari Jumat. Bisa berupa jalan-jalan selama 15 menit di taman atau tidur siang selama 30 menit—pilih yang paling cocok untuk Anda.
Template Pembagian Waktu Harian ClickUp juga dapat membantu Anda dalam hal ini. Template ini memungkinkan Anda untuk memiliki hari yang produktif dan mengoptimalkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Dirancang untuk profesional yang memiliki banyak peran dan mengelola berbagai tugas sepanjang hari, templat ini membantu Anda:
- Visualisasikan tugas-tugas paling penting dan jadwalkan pada jam-jam paling produktif
- Identifikasi tugas-tugas yang perlu dikerjakan saat ini, dijadwalkan untuk nanti, didelegasikan, atau dihapus
- Tetapkan perkiraan waktu yang realistis untuk setiap tugas agar tidak terlalu banyak beban di pundakmu
- Blokir waktu luang untuk mengejar hobi, relaksasi, dan refleksi, agar Anda tidak kelelahan
Ikuti template ini dan ambil tindakan harian untuk mendekati tujuan Anda, sambil tetap meluangkan waktu cukup untuk hobi atau minat di luar pekerjaan.
5. Tips organisasi untuk meningkatkan produktivitas
Menata meja kerja—sama seperti merapikan tempat tidur—pada pagi hari mungkin terlihat sepele, namun hal ini merupakan booster produktivitas yang ampuh. Kedua tugas ini membuat Anda merasa telah menyelesaikan sesuatu—perasaan yang hebat untuk memulai hari.
Ruangan kerja yang rapi dan bebas dari barang-barang yang berantakan (baik Anda bekerja dari rumah maupun di kantor) dapat mengurangi gangguan. Misalnya, jika dokumen dan berkas berserakan di meja Anda, akan sulit menemukan yang tepat pada waktu yang tepat, dan fokus Anda pun teralihkan dari tugas yang sedang dikerjakan.
Di sisi lain, jika Anda meluangkan beberapa menit untuk merapikan meja kerja, Anda dapat dengan cepat menemukan barang yang Anda cari dan memiliki hari yang produktif tanpa gangguan. Selain itu, meja yang rapi terasa lebih nyaman daripada meja yang berantakan.
Hal ini juga berlaku untuk layar komputer Anda. Alat manajemen file seperti ClickUp membantu Anda mengkategorikan dokumen, file, PDF, dan sumber daya lain yang terkait dengan proyek ke dalam folder terpisah dengan tag, memastikan akses cepat.
6. Komunikasi dan rapat pada hari Jumat
Jika Anda harus menghadiri rapat pada hari Jumat, jadwalkan rapat tersebut pada sore hari (atau saat Anda kurang produktif). Tugas-tugas intensif seperti mengembangkan studi kasus atau pemrograman yang rumit membutuhkan fokus penuh, jadi lebih baik menunda tugas-tugas tersebut untuk waktu lain.
Sedangkan dalam rapat, Anda berbicara dengan rekan tim atau klien, berkolaborasi dalam ide, dan membahas pembaruan proyek, yang membuat pekerjaan terasa kurang monoton.
Namun, rapat tidak selalu produktif. Hindari rapat yang tidak perlu jika memungkinkan, dan beralihlah ke komunikasi asinkron setiap kali Anda membutuhkan masukan atau klarifikasi dari anggota tim.
Di sinilah tampilan Chat ClickUp dapat membantu.
- Berkomunikasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal, serta menugaskan tindakan dengan fitur [@]mention atau komentar yang ditugaskan pada tugas
- Bagikan tautan halaman web, file, spreadsheet, dan lampiran lainnya
- Format pesan Anda dengan blok kode, daftar berpoin, dan banner untuk menjaga kejelasan
Beralih ke mode asinkron menghemat waktu dan meminimalkan kebutuhan untuk beralih konteks (misalnya, berpindah fokus dari satu tugas ke tugas lain, seperti menghadiri pertemuan dengan tim layanan pelanggan dan kembali ke pemrograman), sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan pada hari Jumat.
Mencapai Minggu Kerja Produktif dan Seimbang dengan ClickUp
Karyawan tidak berada dalam kondisi produktif terbaik pada hari Jumat. Namun, di sisi lain, Anda tidak boleh mengendurkan kerja: hari Jumat yang santai seringkali berujung pada Senin pagi yang menakutkan ketika Anda harus mengejar ketinggalan produktivitas.
Selain strategi yang dibahas di atas, ClickUp dapat membantu Anda melewati hari kerja terakhir dalam seminggu tanpa kesulitan. Fitur planner hariannya membantu Anda tetap fokus pada tugas, memprioritaskan hal yang paling penting, dan tetap terhubung dengan anggota tim jika menemui kendala.
Dan Anda akhirnya bisa menyambut perasaan Jumat dan mengaktifkan mode akhir pekan tanpa mengorbankan produktivitas Jumat Anda. Mulailah membuat Jumat menjadi hari paling produktif Anda. Mulai gunakan ClickUp hari ini!