Apakah Anda sering menemukan beberapa sales representative Anda terlalu sibuk dengan pekerjaan sementara yang lain tidak memiliki cukup pekerjaan?
Atau apakah Anda menetapkan target penjualan yang terlalu ambisius tanpa mempertimbangkan kondisi pasar atau kapasitas tim Anda?
Perencanaan kapasitas penjualan biasanya melibatkan pembuatan model untuk memprediksi kinerja proyeksi tim penjualan dan menyelaraskan dengan tujuan keuangan perusahaan. Tanpa perencanaan yang tepat, Anda akan merespons situasi daripada secara proaktif menangani masalah.
Perencanaan kapasitas penjualan memungkinkan Anda menganalisis kemampuan tim yang ada dibandingkan dengan target tahunan. Hal ini mengidentifikasi dan mengatasi ketidakseimbangan antara kinerja tim dan hasil bisnis yang diperlukan.
Jadi, apakah Anda siap untuk memaksimalkan pendapatan Anda dengan perencanaan kapasitas penjualan?
Jika ya, lanjutkan membaca. 👀
Apa itu Perencanaan Kapasitas Penjualan?
Perencanaan kapasitas penjualan adalah proses pemodelan keuangan strategis yang memungkinkan Anda memprediksi kemampuan perusahaan untuk menghasilkan pendapatan baru berdasarkan jumlah tenaga penjualan dan efektivitas mereka.
Sebagai perencana kapasitas penjualan, Anda harus menentukan jumlah perwakilan baru yang diperlukan untuk mencapai target pendapatan di masa depan.
Model kapasitas penjualan melibatkan pertimbangan hal-hal berikut:
- Ukuran tim penjualan saat ini dan tingkat produktivitas mereka
- Kuota penjualan yang realistis, ukuran rata-rata transaksi, dan jumlah transaksi yang diperlukan untuk mencapai target untuk setiap peran
- Waktu yang dibutuhkan bagi perwakilan baru untuk mencapai target kuota
Meskipun semua bisnis akan mendapatkan manfaat signifikan dari implementasi rencana kapasitas penjualan yang komprehensif, lanskap SaaS akan mendapatkan manfaat terbesar.
Inilah alasannya:
- Perencanaan kapasitas membantu mengambil keputusan yang terinformasi, terutama terkait jumlah karyawan
- Hal ini memungkinkan Anda memastikan pencapaian target Pendapatan Berulang Tahunan (ARR) secara lebih lancar dan memaksimalkan ROI dari karyawan baru
- Mendorong lingkungan penjualan yang berprestasi tinggi sambil mencegah masalah moral
- Memungkinkan perencanaan pertumbuhan yang akurat berdasarkan jumlah Account Executive (AE) dan produktivitas mereka
- Memberikan Anda kemampuan untuk mengambil keputusan berbasis data yang mengoptimalkan skalabilitas dan berhasil memprediksi penjualan dan pendapatan
Pentingnya Perencanaan Kapasitas Penjualan
Perencanaan kapasitas penjualan berdampak langsung pada produktivitas penjualan di masa depan, menjadikannya faktor penentu bagi pertumbuhan bisnis Anda.
Mari kita telusuri lebih dalam mengapa perencanaan kapasitas penjualan benar-benar penting bagi bisnis Anda:
- Menilai kinerja penjualan secara kuantitatif: Perencanaan kapasitas penjualan mengukur kinerja penjualan Anda selama periode tertentu. Hal ini memastikan perusahaan Anda siap merumuskan strategi jika tim saat ini gagal mencapai target pendapatan. Ini melibatkan perekrutan staf tambahan atau implementasi inisiatif pemberdayaan penjualan untuk meningkatkan efektivitas
- Meningkatkan transparansi dalam tim: Dengan menganalisis kemampuan individu anggota tim, perencanaan kapasitas penjualan membantu Anda menetapkan ekspektasi yang transparan terkait keterampilan, ketersediaan, dan kinerja sales rep Anda
- Berikan wawasan berdasarkan analisis data: Perencanaan kapasitas memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti berdasarkan analisis data yang kuat, mengungkap kinerja tim dan potensi yang belum termanfaatkan
- Maksimalkan efisiensi sumber daya: Ini memungkinkan Anda menjelajahi strategi yang beragam dan efisien secara biaya untuk memenuhi kebutuhan sumber daya dan mengantisipasi dampak dari inisiatif seperti mengurangi waktu adaptasi
Tanpa perencana kapasitas penjualan yang andal, tim penjualan Anda dapat menghadapi perselisihan internal, kesalahan dalam pendelegasian tugas, perkiraan Pendapatan Target (OTE) yang tidak akurat, dan anggota tim yang tidak sepenuhnya selaras atau gagal mencapai target.
Implementasi Perencanaan Kapasitas Penjualan
Sekarang setelah Anda memahami dasar-dasar perencanaan kapasitas penjualan dan pentingnya bagi bisnis Anda, mari kita bahas langkah-langkah yang diperlukan untuk membangun rencana kapasitas penjualan yang efektif:
Langkah 1: Pahami struktur tim Anda
Anda harus benar-benar memahami tim Anda, strukturnya, tanggung jawab masing-masing anggota, dan bahkan detail-detail kecil yang membantu mendistribusikan beban kerja dan mencapai hasil yang lebih baik.
Mari kita akui: tidak semua anggota tim dapat menyelesaikan siklus penjualan mereka dengan cepat, mulai dari prospek dan qualifikasi prospek hingga penutupan transaksi.
Saat menganalisis angka penjualan, ingatlah untuk memperhitungkan beban kerja setiap anggota tim.
Template pembangkitan laporan ClickUp dan ClickUp Brain memungkinkan Anda memprediksi hasil penjualan dunia nyata menggunakan wawasan berbasis data. Sesuaikan kondisi dan faktor yang dipertimbangkan sistem saat menghasilkan hasil.
Langkah 2: Tentukan ukuran rata-rata transaksi
Adalah hal yang wajar melihat ukuran transaksi yang berbeda-beda dalam pipeline. Namun, masuk akal bagi peran senior untuk menangani transaksi besar. Model kapasitas penjualan Anda harus cerdas dalam mengalokasikan ukuran transaksi rata-rata ke setiap peran yang Anda pertimbangkan untuk direkrut.
Hal ini membantu mengukur nilai peran dan tanggung jawab, memperhitungkan variasi ukuran transaksi, dan memudahkan perhitungan kuota. Semua hal tersebut sambil membenarkan gaji dan kompensasi untuk pekerjaan yang diberikan.
Untuk mendapatkan ukuran rata-rata transaksi, Anda dapat menggunakan rumus sederhana ini:
Ukuran Rata-Rata Transaksi = Total Nilai Transaksi / Jumlah Transaksi
Memahami nilai rata-rata transaksi juga mengungkap tren, yang membantu pengambilan keputusan yang terinformasi dan penyesuaian strategi.
Tidak ingin melakukannya secara manual setiap kali? Cukup gunakan ClickUp.
Kartu dan templat kami memungkinkan Anda menyederhanakan dan mengalokasikan transaksi ke sales rep yang tepat. Tentukan bidang sesuai kebutuhan Anda, dan voila! Sistem dapat mengambil data dan langsung menampilkan hasilnya.
Di antara banyak templat bawaan yang dimilikinya, ClickUp juga menyediakan templat perencanaan sumber daya ClickUp yang ramah pemula, siap digunakan, sepenuhnya dapat disesuaikan, dan memungkinkan Anda menyelesaikan pekerjaan dalam hitungan detik.
Langkah 3: Buat asumsi kuota dan ramp-up
Dalam perencanaan kapasitas penjualan, tidak ada yang lebih penting daripada Kuota dan Ramp.
Kuota mewakili pendapatan yang harus dihasilkan oleh tim penjualan Anda sepanjang tahun untuk mencapai target keseluruhan—sebuah tujuan yang harus ambisius namun tetap dapat dicapai.
Penentuan kuota untuk setiap peran dapat didasarkan pada berbagai metode peramalan penjualan:
- Kesempatan saat ini dan prospektif
- Inisiatif pemasaran
- Peluncuran produk
- Potensi wilayah—organisasi yang menerapkan perencanaan wilayah biasanya mengalami peningkatan penjualan sebesar 14%
- Rasio penutupan
- Ukuran transaksi rata-rata
- Rata-rata transaksi bulanan
Setelah kuota ditetapkan untuk setiap peran penjualan, saatnya menyelaraskan kuota tersebut dengan target pendapatan masa depan dan daftar sales rep yang saat ini tersedia.
Bayangkan target penjualan Anda untuk tahun depan adalah $100.000. Anda memiliki lima sales rep, masing-masing dengan kuota $10.000 per tahun.
Jumlah totalnya adalah 5 x $10k = $50k dalam kapasitas penjualan.
Anda mungkin berpikir, "Sederhana, saya akan merekrut lima sales rep tambahan di awal tahun untuk mencapai target pendapatan saya. "
Namun, sales rep baru tidak langsung mencapai target sejak awal. Jadi, mari kita realistis di sini.
Dalam situasi seperti ini, Anda harus mempertimbangkan ramp.
Ramp merujuk pada waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk mencapai kuota mereka. Hitung waktu ramp berdasarkan faktor-faktor seperti:
- Durasi onboarding
- Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mencapai target penjualan tim Anda
- Durasi siklus penjualan
Sekarang, mengintegrasikan ramp ke dalam proses perencanaan kapasitas penjualan Anda memberikan gambaran mendalam tentang karyawan baru dan waktu yang mereka butuhkan untuk mencapai target Anda. Namun, dengan begitu banyak perhitungan dan prediksi, hal-hal bisa menjadi rumit.
Dan begitu… 🥁
ClickUp Brain muncul sebagai solusi revolusioner, menggabungkan perhitungan canggih dengan wawasan kreatif dan otomatisasi yang praktis.
ClickUp Brain menampilkan data Anda dalam berbagai format, menghasilkan laporan, dan memberikan saran untuk pelaksanaan yang lebih baik.
Langkah 4: Manfaatkan data dalam perencanaan kapasitas penjualan
Kami dapat memberikan rumus-rumus dan memberitahu Anda apa yang perlu diperhatikan. Namun, Anda harus melakukan due diligence untuk menghasilkan data yang substansial mengenai cara kerja tim penjualan Anda.
Anda tidak perlu duduk dan menghitung angka-angka yang panjang. Di sinilah alat perencanaan kapasitas yang berharga seperti ClickUp berperan.
Melalui integrasi yang mulus antar antarmuka, ClickUp memfasilitasi kolaborasi dan berbagi ide antar tim dan departemen. Fitur ClickUp Whiteboards memudahkan kolaborasi, sementara ClickUp Views menawarkan berbagai perspektif untuk menganalisis data, termasuk List View, Kanban Cards, Gantt Charts, dan lainnya.
Gunakan ClickUp Views untuk mendapatkan gambaran umum tentang apa yang sedang dikerjakan tim Anda
ClickUp Sales Platform meringankan beban tim penjualan Anda dengan mengintegrasikan pelacakan prospek, onboarding pelanggan, dan kolaborasi penawaran, serta membangun sistem manajemen terpadu.
Lacak prospek, beban kerja, dan kemajuan tugas dengan Platform Penjualan ClickUp
Metrik dalam Perencanaan Kapasitas Penjualan
Metrik perencanaan kapasitas penjualan adalah ukuran kuantitatif yang memberikan angka konkret terhadap kinerja rencana kapasitas penjualan Anda.
Mari kita lihat metrik apa yang perlu Anda pertimbangkan saat merencanakan kapasitas penjualan:
- Rata-rata penjualan: Memberikan gambaran tentang berapa banyak transaksi yang perlu Anda capai untuk mencapai target penjualan yang telah ditetapkan
- Churn: Churn karyawan, atau 'attrition,' mencakup pengunduran diri sukarela, di mana karyawan meninggalkan perusahaan untuk kesempatan yang lebih baik. Dan pengunduran diri paksa, di mana perusahaan memberhentikan karyawan
- Pendapatan Berulang Tahunan (ARR): Metrik ini menunjukkan pendapatan yang diperkirakan dapat dihasilkan oleh seorang sales representative setelah sepenuhnya bergabung dan siap untuk melaksanakan tugasnya
- Rasio penutupan: Memberikan gambaran tentang berapa banyak transaksi yang berhasil ditutup secara rata-rata
- siklus penjualan: Membantu Anda menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menutup sebuah transaksi, sehingga memudahkan pengelolaan pipeline penjualan dan memprediksi penjualan di masa depan
- Persentase yang telah dilatih: Membandingkan jumlah sales yang telah sepenuhnya dilatih dengan yang masih dalam pelatihan. Hal ini memberikan wawasan berharga tentang seberapa siap dan produktif tim Anda
- Pasar sasaran: Saat Anda menganalisis pasar sasaran, Anda memastikan ada cukup banyak calon pelanggan yang memiliki daya beli cukup untuk mencapai target penjualan Anda
Analisis mendalam terhadap metrik-metrik ini membantu mengembangkan rencana kapasitas penjualan yang kokoh, selaras dengan tujuan penjualan organisasi, dan mendorong kesuksesan penjualan yang berkelanjutan.
Manfaat Perencanaan Kapasitas Penjualan SaaS yang Efektif
Dengan perencanaan kapasitas penjualan, Anda dan tim Anda dapat memperoleh manfaat berikut:
- Meningkatkan tim operasional penjualan: Sentralisasikan perencanaan wilayah, kuota, kapasitas penjualan, dan kompensasi insentif dalam satu platform. Dengan semua data yang Anda butuhkan di ujung jari, tim operasional dapat berkolaborasi, menganalisis, dan dengan percaya diri mengimplementasikan strategi untuk mencapai target atas dan bawah secara efisien
- Tetap kompetitif: Pantau tren, pahami kebutuhan pelanggan, dan sesuaikan strategi penjualan Anda. Pada akhirnya, hal ini memungkinkan Anda untuk memanfaatkan peluang baru dan menjaga aliran pendapatan tetap lancar
- Optimalkan cakupan penjualan: Menggunakan wawasan berbasis data untuk merencanakan kapasitas penjualan membantu mengambil keputusan yang lebih baik dalam penugasan wilayah, distribusi akun, dan alokasi karyawan baru secara strategis. Hal ini memastikan dampak maksimal dan keselarasan dengan rencana tenaga kerja dan operasional
- Mengukur kinerja penjualan: Pantau dan lacak indikator kinerja kunci (KPI) real-time seperti kecepatan penutupan transaksi, tingkat keberhasilan, dan ukuran transaksi. Berikan umpan balik dan bimbingan yang disesuaikan untuk menjaga motivasi tim penjualan, mengakui kinerja terbaik, dan membantu mereka mengembangkan karier mereka. Selain itu, mengukur kinerja penjualan dapat mengurangi tingkat turnover karyawan, yang rata-rata sekitar 27% untuk tenaga penjualan.
- Penghematan biaya: Menurut sebuah studi, biaya yang terkait dengan perekrutan, perekrutan, dan onboarding seorang sales representative baru dapat mencapai $240.000 untuk sebuah perusahaan. Perencanaan siklus perekrutan penjualan membantu Anda mengoptimalkan proses perekrutan dan menghemat $$ untuk bisnis Anda
- Kepuasan pelanggan: Perencanaan kapasitas memastikan kepuasan pelanggan dengan meminimalkan waktu tunggu melalui penyesuaian tingkat staf yang optimal, menjaga kualitas layanan yang konsisten, dan memberikan tim ruang untuk beradaptasi dengan kebutuhan pelanggan yang berubah sambil mengoptimalkan alokasi sumber daya untuk penggunaan yang efisien dan produktivitas
Mengatasi Tantangan dalam Perencanaan Kapasitas Penjualan SaaS
Perencanaan kapasitas penjualan SaaS bisa menjadi rumit, jadi penting untuk memahami skenario terburuk.
Berikut adalah beberapa jebakan umum yang harus Anda hindari dalam perjalanan perencanaan kapasitas penjualan Anda:
Tantangan 1: Tujuan yang Tidak Jelas
Salah satu hambatan umum dalam perencanaan penjualan yang sukses adalah tujuan perusahaan yang tidak jelas atau tidak terdefinisi dengan baik.
Rencana penjualan yang usang atau tidak jelas tidak selaras dengan tujuan organisasi saat ini, mengakibatkan kehilangan pendapatan, siklus perencanaan yang panjang, dan inefisiensi operasional.
💡Apa yang harus dilakukan?
ClickUp Goals dapat membantu Anda mendefinisikan tujuan Anda di platform yang dapat diakses dan diperbarui oleh seluruh tim.
Tentukan tujuan dan sasaran, serta lacak kemajuannya dengan ClickUp Goals
Tantangan 2: Spreadsheet yang terpisah-pisah
Tantangan lain muncul dari metode yang umumnya digunakan oleh tim penjualan dalam membuat rencana penjualan—melalui spreadsheet yang terpisah-pisah.
Spreadsheet ini menyediakan kolaborasi yang terbatas dan tidak memiliki kompleksitas yang diperlukan untuk membuat perkiraan akurat tentang kuota, perencanaan wilayah, dan perhitungan real-time.
Ketika perencanaan penjualan tidak memadai, hal ini menimbulkan efek domino masalah:
- Salespeople kehilangan minat
- Lebih banyak dari mereka yang keluar
- Karyawan baru membutuhkan waktu lama untuk beradaptasi
- Target terlewatkan
Beberapa Account Executive (AE) pasti akan gagal mencapai kuota, tetapi gagal memantau kapasitas penjualan secara rutin meningkatkan risiko gagal mencapai target setiap kuartal.
ClickUp adalah solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut. Platform Manajemen Sumber Daya ClickUp yang khusus ini mengintegrasikan aset perusahaan, pelacakan waktu, dan pengelolaan formulir ke dalam satu platform terpadu untuk alokasi sumber daya yang cerdas.
Mengapa Perencanaan Kapasitas Penjualan Tidak Boleh Berhenti?
Perencanaan kapasitas penjualan harus dilakukan secara berkelanjutan. Ada beberapa alasan mengapa Anda harus meninjau dan memperbarui proses dan alur kerja:
- Waktu adaptasi: AE baru harus beradaptasi dengan bisnis, produk, dan pasar target Anda untuk mencapai kuota. Jika waktu adaptasi melebihi ekspektasi, hal ini akan mempengaruhi kapasitas penjualan dan pencapaian kuota. Perencanaan proaktif memungkinkan perhitungan waktu adaptasi yang realistis dan penyesuaian proses pelatihan
- Attrition: Attrition adalah hal yang tidak terhindarkan, dan mengganti AEs berpengalaman membutuhkan waktu. Perencanaan kuartalan memungkinkan penilaian cepat terhadap dampak attrition dan memfasilitasi tanggapan cepat untuk mengisi posisi kosong atau mengalokasikan kembali sumber daya
- Perubahan realitas: Asumsi dalam model mungkin tidak berlaku, sehingga memerlukan penyesuaian. Misalnya, pencapaian kuota yang lebih rendah dari perkiraan mungkin memerlukan perekrutan tambahan untuk menutupi kekurangan pendapatan
- Bottlenecks: Kapasitas penjualan merupakan bottleneck dalam generasi pendapatan di bisnis SaaS. Kegagalan dalam merencanakan secara proaktif dapat menyebabkan peluang terlewatkan, mirip dengan penundaan produksi di pabrik akibat kerusakan mesin
Perencanaan kapasitas penjualan yang proaktif sangat penting untuk memaksimalkan potensi pendapatan dan memanfaatkan peluang di lanskap SaaS yang terus berkembang.
Menggunakan ClickUp sebagai alat perencanaan sumber daya sangat efektif dalam mengatasi banyak tantangan ini.
ClickUp tidak hanya sekadar mengalokasikan tugas. Platform ini memungkinkan identifikasi bottleneck dan pengelolaan beban kerja, serta memastikan tim atau organisasi dapat memenuhi tuntutan dan persyaratan yang terus berubah dengan efektif.
Ingatlah, bagaimanapun, bahwa perencanaan kapasitas belum selesai bahkan setelah Anda menyelesaikan perencanaan dan persiapan.
Anda perlu mengetahui beberapa kesalahpahaman umum tentang perencanaan kapasitas penjualan agar dapat memaksimalkan potensi tim Anda.
- Rencana kapasitas penjualan tidak memiliki dampak langsung dan, oleh karena itu, tidak berguna ❌
- Mereka hanyalah tinjauan data historis ❌
- Spreadsheet sama efektifnya dengan sistem perencanaan dan manajemen kapasitas penjualan ❌
- Anda tidak memerlukan teknologi yang sempurna untuk perencanaan penjualan Anda ❌
Perbaiki Perencanaan Kapasitas Penjualan Anda dengan ClickUp
Dengan memprediksi kinerja tim penjualan secara akurat, menetapkan kuota yang realistis, dan menyelaraskan sumber daya dengan tujuan bisnis, organisasi dapat menavigasi kompleksitas pasar dengan presisi dan visi ke depan.
Anda membutuhkan alat yang tepat untuk memanfaatkan potensi perencanaan kapasitas penjualan.
Dan apa yang lebih baik dari ClickUp? Platform ini menawarkan fitur-fitur komprehensif yang dirancang khusus untuk perencanaan kapasitas penjualan yang efisien dan terorganisir.
Dengan alat kolaboratif, kemampuan analisis data real-time, templat yang dapat disesuaikan, dan wawasan yang didorong oleh AI, ClickUp memberdayakan organisasi untuk mengambil keputusan yang terinformasi, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan mendorong pertumbuhan berkelanjutan di lanskap SaaS yang sangat kompetitif.
Baik Anda seorang pemimpin penjualan berpengalaman atau pengusaha pemula, mengadopsi ClickUp adalah kunci untuk mengoptimalkan potensi penuh dari upaya perencanaan kapasitas penjualan Anda.
Jadi, mengapa menunda? Mulailah perjalanan Anda menuju pertumbuhan pendapatan hari ini. Daftar gratis untuk ClickUp!
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa itu kapasitas penjualan?
Kapasitas penjualan merujuk pada kemampuan tim penjualan untuk menghasilkan pendapatan baru dalam periode tertentu. Hal ini melibatkan peramalan kinerja tim berdasarkan faktor-faktor seperti jumlah sales representative dan efektivitas mereka dalam mencapai target.
2. Apa contoh perencanaan kapasitas?
Contoh perencanaan kapasitas adalah meramalkan jumlah sales representative baru yang dibutuhkan untuk mencapai target pendapatan masa depan berdasarkan produktivitas tim dan target penjualan.
3. Apa itu proses perencanaan kapasitas?
Proses perencanaan kapasitas melibatkan peramalan strategis kemampuan perusahaan untuk menghasilkan pendapatan dengan menganalisis kinerja tim penjualan dan menyelaraskan dengan tujuan keuangan. Hal ini meliputi penilaian kemampuan tim saat ini, menetapkan kuota yang realistis, dan memprediksi jumlah karyawan baru yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan pendapatan di masa depan.