Setiap organisasi bekerja sama dengan sejumlah vendor untuk berbagai macam hal. Hal ini dapat berupa membeli laptop/perangkat elektronik lainnya, mengelola penggajian, mengadakan pelatihan/lokakarya, keamanan kantor, audit kualitas, atau outsourcing manajemen proyek . Studi menunjukkan bahwa jumlah vendor pihak ketiga yang digunakan oleh sebuah organisasi telah meningkat dalam dua tahun terakhir. Tren ini akan terus berlanjut.
Untuk mengelola jaringan vendor yang terus bertambah ini secara efisien dan aman, Anda memerlukan sistem manajemen vendor yang kuat. Mari kita lihat bagaimana Anda bisa membangun sistem manajemen vendor yang berfungsi.
Apa itu Manajemen Vendor?
Manajemen vendor adalah proses menjaga hubungan yang sehat dengan pemasok dan penyedia layanan organisasi. Hal ini mencakup beberapa aktivitas, seperti:
- Pemilihan vendor
- Negosiasi kontrak
- Proses penerimaan vendor dan mengaktifkan akses
- Menerima faktur dan melakukan pembayaran
- Mengevaluasi kinerja
- Offboarding, jika diperlukan
Proses manajemen vendor yang efektif sangat penting untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Proses ini memungkinkan organisasi membangun hubungan strategis dengan pemasok, memastikan kualitas, keandalan, dan efektivitas biaya produk dan layanan mereka. Hal ini juga penting untuk kelancaran operasi, mitigasi risiko, dan manajemen rantai pasokan.
Berikut adalah beberapa manfaatnya secara rinci.
Manfaat Manajemen Vendor
Manajemen vendor yang sukses sama pentingnya dengan manajemen tenaga kerja atau pengalaman karyawan. Hal ini membantu organisasi memanfaatkan jaringan pemasok/penyedia layanan untuk memaksimalkan keuntungan bersama. Inilah caranya.
Visibilitas granular
Manfaat pertama dan terpenting dari manajemen hubungan vendor yang baik adalah visibilitas. Hal ini membantu organisasi memahami:
- Siapa yang menyediakan produk/layanan apa
- Berapa harga setiap produk/layanan
- Apakah semua perjanjian tingkat layanan (SLA) terpenuhi
- Apakah ada faktur yang tertunda
Dengan pelacakan waktu nyata untuk semua aktivitas yang berhubungan dengan vendor, Anda bisa menghilangkan pemborosan, memperkuat keamanan, dan mengoptimalkan efisiensi.
Templat ClickUp
untuk melacak KPI manajemen vendor
Peningkatan produktivitas
Sistem manajemen vendor menyiapkan vendor untuk sukses. Sistem ini menguraikan pekerjaan yang harus mereka lakukan, kriteria penerimaan, dan tenggat waktu.
Bagi vendor, kejelasan ini memudahkan proses pengiriman produk/layanan. Bagi tim pengadaan organisasi, hal ini menyederhanakan hubungan. Dengan manajemen vendor yang baik, Anda bisa:
- Mengotomatiskan proses yang berulang
- Menyederhanakan alur kerja untuk konsistensi yang lebih baik
- Berfokus pada inisiatif strategis, bukan pada admin biasa
Mitigasi risiko
Manajemen vendor membantu menyiapkan pendekatan strategis untuk mengidentifikasi dan memitigasi risiko, baik ketidakpatuhan maupun non-kinerja. Sistem manajemen vendor yang baik akan memiliki proses, otomatisasi, dan daftar periksa:
- Mengevaluasi kemampuan vendor
- Manajemen kepatuhan terhadap peraturan
- Kepatuhan terhadap standar dan kebijakan perusahaan
- Keandalan dan riwayat layanan
Anda dapat menggunakan praktik manajemen vendor untuk melakukan pemeriksaan latar belakang, meminta pengungkapan keuangan, dan meninjau referensi untuk memastikan vendor tidak menimbulkan risiko hukum atau operasional. Dengan mengidentifikasi dan memitigasi risiko ini di awal, Anda dapat menghindari gangguan yang merugikan, hukuman hukum, dan kerusakan reputasi Anda.
Hasil ESG
Tujuan Lingkungan, Sosial, dan Tata Kelola (ESG) menjadi sangat penting bagi organisasi di seluruh dunia. Sistem manajemen vendor yang baik membantu menyelaraskan pemilihan vendor dengan strategi ESG Anda, termasuk praktik ketenagakerjaan, keragaman, dan keterlibatan masyarakat.
Manajemen strategis
Alat manajemen vendor yang baik memberikan wawasan yang berharga tentang pola pengeluaran, kinerja vendor, dan tren pasar, yang mendukung pengambilan keputusan strategis.
Misalnya, jika data menunjukkan bahwa Anda menghabiskan lebih banyak uang untuk konsultan teknologi, Anda bisa mempertimbangkan untuk mempekerjakan tim internal sebagai alternatif.
Saat menerapkan sistem yang memberikan manfaat manajemen vendor, Anda mungkin akan menghadapi beberapa tantangan.
Tantangan dalam Manajemen Vendor dan Solusi
Tantangan seputar sistem manajemen vendor dapat dipahami dalam manajemen kontrak dan mitigasi risiko.
Manajemen kontrak
Kontrak adalah seperangkat syarat dan ketentuan komprehensif yang mendefinisikan hubungan vendor-perusahaan. Hal ini menciptakan berbagai tantangan, seperti:
Skala: Jika Anda harus melakukan enam pemeriksaan untuk satu vendor, maka dengan jaringan yang terdiri dari sepuluh vendor, Anda harus melakukan 60 tugas. Melakukan hal ini secara manual untuk setiap vendor baru atau negosiasi ulang kontrak bisa jadi membosankan.
Kompleksitas: Kontrak dapat memiliki beberapa klausul yang saling terkait untuk melacak kewajiban, pencapaian, hasil, pembayaran, penyelesaian sengketa, dll. Lebih penting lagi, Anda tidak bisa menggunakan kontrak yang sama untuk vendor layanan perangkat lunak dan pemasok kopi Anda: semakin banyak vendor, semakin kompleks persyaratannya.
Fleksibilitas: Kontrak dibuat kaku agar dapat ditegakkan. Namun, bisnis harus membuatnya cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang, pembaruan peraturan, atau masalah kinerja.
Kepatuhan: Dalam sebuah kontrak, kedua belah pihak menyetujui persyaratan tertentu. Memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan ini selama kontrak berlangsung dapat menjadi tantangan yang cukup besar.
Manajemen siklus hidup: Mengelola seluruh siklus hidup, termasuk pembaruan, negosiasi ulang, dan pemutusan hubungan kerja, dapat menjadi rumit, terutama jika kontrak untuk jangka waktu yang sangat panjang.
Visibilitas dan integrasi: Memelihara basis data terpusat dari catatan yang dapat diakses oleh semua orang saat dibutuhkan. Sistem yang berbeda dapat menghambat aliran informasi, sehingga menyebabkan inefisiensi dan kesalahan.
Penilaian risiko
Semua masalah di atas dalam manajemen kontrak diperparah dengan risiko yang terbuka bagi organisasi. Beberapa tantangan manajemen risiko yang paling umum adalah:
Standardisasi: Anda tidak dapat menjalankan penilaian risiko yang sama untuk setiap vendor. Namun, membuat daftar periksa yang unik untuk setiap vendor bisa jadi membosankan.
Konsistensi: Memastikan konsistensi dalam mengevaluasi, menilai, dan memprioritaskan risiko di berbagai departemen atau unit bisnis dapat mempersulit proses manajemen vendor.
Keterbatasan sumber daya: Melakukan penilaian menyeluruh membutuhkan sumber daya yang signifikan dalam hal waktu, keahlian, dan teknologi.
Keamanan siber dan privasi data: Digitalisasi yang cepat membuat pengelolaan risiko keamanan siber dan privasi data yang terkait dengan vendor menjadi rumit.
Untuk mengatasi tantangan ini dan memperkuat praktik manajemen vendor Anda, Anda memerlukan alat dan proses yang tepat.
Bagaimana Cara Membangun Sistem Manajemen Vendor?
Membangun sistem manajemen vendor yang efisien tidak perlu melibatkan pengembangan perangkat lunak baru. Anda dapat memilih perangkat lunak yang dibuat untuk tujuan tersebut atau mengadaptasi alat manajemen proyek yang kuat untuk mengelola hubungan dengan vendor Anda.
Beberapa organisasi menggunakan ClickUp untuk manajemen hubungan vendor, mengatur proses, tugas, daftar periksa, dan pengingat. Jika Anda ingin membangun sistem manajemen vendor untuk organisasi Anda, berikut ini caranya.
1. Tentukan persyaratan
Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan dan persyaratan sistem manajemen vendor Anda. Menetapkan tujuan yang jelas akan memandu pengembangan dan implementasi sistem Anda.
Beberapa tujuan bisnis umum yang ingin dicapai oleh organisasi dengan strategi manajemen vendor adalah:
- Penghematan biaya
- Manajemen risiko
- Pelacakan SLA
- Tinjauan kinerja
- Manajemen keuangan
2. Menyiapkan perangkat lunak manajemen vendor
Berdasarkan kebutuhan dan persyaratan yang telah Anda identifikasi sebelumnya, siapkan fitur-fitur berikut ini untuk menciptakan fondasi yang kuat.
Permintaan proposal
Setiap hubungan dengan vendor dimulai dengan Permintaan Proposal (RFP). Siapkan perangkat lunak manajemen pengadaan untuk mengumpulkan informasi melalui satu formulir standar. Memungkinkan data vendor ini untuk dilihat sebagai daftar/disortir berdasarkan tag tertentu sehingga Anda dapat dengan mudah membuat daftar pendek dan membandingkan entitas. Formulir ClickUp adalah tempat yang tepat untuk mengatur ini sebagai bagian dari praktik manajemen vendor Anda. Gunakan Permintaan Proposal (RFP) ClickUp template untuk segera memulai.
dapatkan semua detail dari vendor menggunakan templat RFP ClickUp
Nilai risiko vendor
Siapkan audit risiko terstandardisasi yang mengevaluasi vendor dari berbagai dimensi, seperti kesehatan keuangan, stabilitas operasional, kepatuhan terhadap peraturan, dan praktik keamanan siber.
Anda bisa mengumpulkan data ini dengan menggunakan formulir ClickUp. Anda juga bisa mengatur tugas dengan daftar periksa yang bisa digunakan kembali untuk membantu tim pengadaan mempercepat prosesnya.
daftar periksa dalam tugas ClickUp untuk memastikan kepatuhan vendor_
Integrasi
Hubungkan vendor Anda/ perangkat lunak manajemen kontraktor ke berbagai alat bantu perusahaan seperti ERP, faktur, manajemen pembayaran, dll. Hal ini memastikan aliran data dan proses yang lancar di seluruh sistem, meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan kesalahan.
ClickUp terintegrasi dengan lebih dari 1000 alat, termasuk Zendesk, Dropbox, Google Suite, dll.
Sesuaikan
Buat perangkat lunak manajemen vendor Anda sesuai dengan kebutuhan unik Anda. 15+ tampilan ClickUp yang kuat, 35+ ClickApps berbagai templat, dan integrasi memungkinkan Anda membuat perangkat lunak persis seperti yang Anda inginkan.
tampilan Kalender ClickUp untuk melacak tugas dari waktu ke waktu_
Menerapkan kebijakan
Dokumentasikan kebijakan dan prosedur yang harus diikuti oleh vendor dan sediakan kebijakan dan prosedur tersebut bagi siapa saja yang membutuhkannya. Misalnya, jika Anda membutuhkan vendor untuk mengunggah faktur dalam bentuk PDF ke sistem ERP Anda, tulislah prosedur operasi standar (SOP) yang mendukung pemecahan masalah. Klik Dokumen menawarkan antarmuka yang modern, dinamis, dan mudah digunakan untuk menuliskan SOP. Dengan ClickUp Brain, Anda juga bisa bertanya dan dijawab daripada membuang waktu untuk mencari.
Pastikan kebijakan-kebijakan ini selaras dengan tujuan organisasi Anda dan standar peraturan. Manfaatkan fitur templat kontrak .
Otomatis
Gunakan sistem manajemen vendor untuk memusatkan dan mengotomatiskan proses. Daripada menerima penawaran melalui email dan menggabungkannya secara manual, siapkan Templat Permintaan Penawaran (RFQ) yang memudahkan pengumpulan data.
ClickUp Automations juga memungkinkan Anda untuk melakukan pekerjaan rutin secara otomatis. Beberapa otomatisasi yang paling berharga dalam manajemen vendor adalah:
- Menugaskan bagian kepatuhan/hukum ke suatu tugas ketika semua dokumen diterima dari vendor
- Mengingatkan pengguna tentang tugas yang sudah lewat jatuh tempo
- Pindah ke daftar 'vendor terpilih' yang terpisah ketika ada perubahan status untuk mereka
- Menerapkan templat daftar periksa ketika status berubah menjadi 'penilaian vendor'
Dengan perangkat lunak manajemen vendor disiapkan, saatnya mengelola hubungan Anda.
3. Mengelola hubungan dengan vendor
Onboard
Buat proses orientasi vendor yang terstruktur untuk memastikan semua pemasok baru memenuhi standar dan persyaratan organisasi Anda.
- Gunakan daftar periksa untuk memastikan Anda telah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan
- Buat pengguna vendor di ClickUp sebagai tamu atau pengguna penuh sehingga mereka dapat mengakses semua informasi yang mereka butuhkan
- Tetapkan tugas dan beralihlah ke manajemen proyek dengan mudah. Anda dapat menggunakan ClickUp sebagai sebuahperangkat lunak manajemen pesanan untuk vendor juga
- Tetapkan target di ClickUp Goals dan berdayakan vendor Anda untuk melacak kemajuan mereka
Komunikasikan
Adakan pertemuan rutin untuk memeriksa dan meninjau pekerjaan vendor Anda. Undang mereka untuk mengomentari tugas dan sub-tugas sehingga mereka dapat mengklarifikasi apa pun dalam konteks dan secara real-time.
Gunakan fitur Tampilan obrolan ClickUp untuk mengkonsolidasikan percakapan vendor dan membalas secara efisien.
tampilan obrolan ClickUp untuk kolaborasi yang lebih mudah dengan pemasok_
Evaluasi
Tetapkan metrik kinerja yang jelas dan buat proses pemantauan dan evaluasi rutin.
- Gunakantemplat daftar vendor untuk melacak semua pemasok Anda di satu tempat
- Gunakan Dasbor ClickUp untuk mendiskusikan metrik seperti waktu pengiriman, standar kualitas, efektivitas biaya, dan kepatuhan terhadap SLA
- Gunakan metrik ini untuk menilai kinerja vendor dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan
- Mengatur pengingat untuk pembaruan kontrak, audit kepatuhan, negosiasi ulang, dll.
Jika Anda baru dalam membangun sistem manajemen vendor, jangan khawatir. Anda bisa memanfaatkan fitur-fitur berikut ini Templat daftar periksa manajemen vendor ClickUp adalah titik awal yang ideal. Ini adalah solusi menyeluruh untuk mengelola vendor, mulai dari pemeriksaan awal hingga evaluasi kinerja.
kelola vendor Anda menggunakan templat daftar periksa manajemen vendor ClickUp
4. Optimalkan sambil berjalan
Seiring waktu, Anda akan belajar lebih banyak tentang proses manajemen vendor Anda, yang berdasarkan hal tersebut Anda juga dapat mengoptimalkan alat Anda. Misalnya, jika faktur rentan terhadap kesalahan, Anda bisa menggunakan ClickUp Clips untuk tutorial proses pengambilan layar.
Jika Anda memiliki vendor dari berbagai wilayah, Anda bisa mengatur kolom khusus untuk mata uang. Anda dapat mengatur peringatan ketergantungan jika Anda memiliki dua vendor yang mengerjakan proses yang sama.
Belajarlah dari hubungan dengan vendor Anda dan berinvestasilah dalam peningkatan berkelanjutan.
Perkuat Proses Manajemen Vendor Anda dengan ClickUp
Tujuan utama dari mencari pemasok adalah untuk mengurangi beban kerja tim internal. Seluruh upaya akan sia-sia jika manajemen vendor menciptakan beban kerja tambahan untuk tim proyek/pengadaan Anda.
Oleh karena itu, sistem manajemen vendor yang terstruktur dengan baik sangatlah penting. ClickUp perangkat lunak manajemen proyek gratis yang fleksibel dan mudah beradaptasi, membuatnya sempurna untuk manajemen vendor juga.
Software ini membantu Anda mengelola seluruh siklus hidup mulai dari proses penerimaan vendor hingga pasca-penghentian. Sistem ini fleksibel, dapat disesuaikan, dan dirancang khusus untuk kebutuhan Anda. Sistem ini menyederhanakan proses dan mengotomatiskan alur kerja.
Sistem ini bermanfaat bagi Anda dan pemasok. Coba ClickUp hari ini secara gratis !
Pertanyaan Umum Tentang Sistem Manajemen Vendor
1. Apa yang Anda maksud dengan manajemen vendor?
Manajemen vendor mengacu pada bagaimana organisasi mengelola hubungan mereka dengan pemasok dan penyedia layanan. Hal ini melibatkan pemilihan vendor, negosiasi kontrak, pengendalian biaya, manajemen pengiriman, dan evaluasi kinerja.
2. Apa saja empat tahap manajemen vendor?
Empat tahap manajemen vendor adalah sebagai berikut.
- Pemilihan vendor: Mengidentifikasi vendor potensial, mengevaluasi kemampuan, dan memilih vendor berdasarkan pertimbangan kualitas, biaya, keandalan, dan layanan
- Negosiasi kontrak: Menguraikan syarat dan ketentuan, harga sesuai dengan model bisnis vendor, jadwal pengiriman, standar kualitas, dan perjanjian tingkat layanan
- Pemantauan kinerja: Melacak kinerja vendor terhadap metrik dan SLA yang telah disepakati
- Manajemen hubungan: Komunikasi rutin, mengatasi masalah atau kekhawatiran, dan bekerja sama untuk meningkatkan proses dan hasil
3. Siapa yang bertanggung jawab atas manajemen vendor?
Tanggung jawab manajemen vendor biasanya dibagi antara bagian pengadaan, tim proyek, dan keuangan.
- Bagian pengadaan bertanggung jawab untuk meninjau proposal, menegosiasikan kontrak, penerimaan vendor, dll.
- Pemangku kepentingan proyek akan memiliki suara yang sangat besar dalam memilih vendor. Mereka juga akan bekerja sama dengan vendor, mengevaluasi kinerja, memberikan umpan balik, memutuskan perpanjangan, dll.
- Tim keuangan menangani faktur, pembayaran, denda/hukuman, jika ada.
Manajemen hubungan vendor yang baik membutuhkan ketiga pihak ini untuk bekerja sama.