Hari-hari dalam Kehidupan Seorang Manajer Proyek: Menarik Kesimpulan dari Kekacauan

Manajemen proyek adalah usaha yang kompleks yang membutuhkan keterampilan, pemahaman tentang kompleksitas hasil kerja dan manajemen sumber daya manusia. Jika manajemen proyek dapat diibaratkan sebagai sebuah kapal yang berlayar di perairan yang penuh badai, maka manajer proyek adalah kapten kapal.

Manajer proyek perlu menavigasi ekspektasi klien sambil mengelola sumber daya dan memenuhi tenggat waktu. Manajer proyek memetakan jalannya proyek, mengantisipasi dan mengelola krisis, menangani kompleksitas, dan menginstruksikan serta memotivasi tim untuk menjaga agar proyek tetap berjalan.

Singkatnya, satu hari dalam kehidupan seorang manajer proyek tidak ubahnya seperti petualangan yang mendebarkan. Jadi, teruslah membaca jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang apa yang dilakukan manajer proyek, hari-hari biasa dalam kehidupan mereka, dan tantangan yang mereka hadapi sehari-hari.

Kami juga akan membagikan beberapa tips dan trik praktis untuk manajer proyek dan daftar alat bantu praktis untuk memastikan ekspedisi Anda tetap berada di jalur yang benar dan mencapai tujuannya!

**Apa itu Manajer Proyek?

Manajer proyek adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk merencanakan, melaksanakan, mengelola, dan menutup proyek. Dengan demikian, seorang manajer proyek memainkan peran penting di sepanjang siklus hidup proyek - khususnya dalam memastikan bahwa proyek tidak menyimpang dari ruang lingkup, anggaran, dan jadwal.

Peran dan tanggung jawab seorang manajer proyek

Peran dan tanggung jawab seorang manajer proyek dapat bervariasi tergantung pada sifat proyek, industri, struktur organisasi, dan variabel lainnya. Meskipun demikian, mereka sebagian besar terlibat dalam:

Perencanaan proyek

Mengembangkan rencana kerja yang komprehensif rencana proyek yang menguraikan proposal tugas, subtugas, jadwal, dan sumber daya. Berkonsultasi dengan para pemangku kepentingan utama untuk menyelesaikan rincian, mendokumentasikannya dalam rencana proyek yang komprehensif yang terdiri dari ruang lingkup, tujuan, anggaran, dan hasil

Kepemimpinan tim

Membentuk tim proyek untuk mengerjakan proyek. Tetapkan pemimpin tim dan delegasikan pekerjaan dan tanggung jawab kepada mereka. Selain itu, atasi masalah tingkat proyek yang lebih luas dan jaga agar tim tetap termotivasi untuk mencapai tujuan bisnis

Komunikasi

Memastikan komunikasi yang lancar dan efektif antara anggota tim, sponsor proyek, dan pemangku kepentingan lainnya. Bagikan pembaruan rutin tentang status proyek, kemajuan, pencapaian, dan kemunduran

Manajemen risiko

Mengidentifikasi potensi risiko atau masalah dan mengembangkan strategi mitigasi risiko untuk mengatasi atau mengatasinya; mengantisipasi perubahan dan menerapkan rencana manajemen perubahan yang lancar untuk memastikan bahwa perubahan tersebut tidak menimbulkan gangguan

Pengelolaan Anggaran

Kembangkan rencana anggaran yang terperinci anggaran proyek dengan penyangga dan margin yang memadai; mencocokkan sumber daya dengan anggaran yang dialokasikan, dan memantau pengeluaran untuk mencegah pengeluaran yang berlebihan atau pemborosan

Jaminan kualitas

Mengidentifikasi metrik kinerja atau merumuskan pedoman untuk menstandarisasi kualitas hasil proyek melakukan pemeriksaan penilaian kualitas secara rutin dan teratur untuk memastikan bahwa hasil proyek sesuai dengan parameter yang telah ditetapkan dan disepakati

Manajemen jadwal

Mengembangkan jadwal proyek di tingkat proyek dan tugas; mengidentifikasi ketergantungan dan jalur kritis untuk menghilangkan penundaan yang dapat dihindari. Pertahankan jadwal ini dan atur kegiatan untuk memastikan bahwa semua tugas selesai tepat waktu

Kelola dan atur proyek, dan jadwalkan tugas di seluruh tampilan Kalender yang fleksibel agar tim tetap sinkron

Keterlibatan pemangku kepentingan

Mengidentifikasi dan melibatkan pemangku kepentingan utama internal dan eksternal; menangani masalah apa pun atau memenuhi permintaan pemangku kepentingan yang wajar untuk meningkatkan tingkat kepuasan

Penyelesaian masalah

Menyelesaikan masalah yang mungkin muncul selama siklus hidup proyek; merangkul pola pikir yang inovatif dan memecahkan masalah untuk mengidentifikasi strategi yang dapat meningkatkan nilai proyek

Pengujian dan evaluasi

Menguji proyek untuk memverifikasi apakah proyek tersebut memenuhi standar atau spesifikasi yang ditentukan; menutup kesenjangan, jika ada

Dokumentasi

Mendokumentasikan setiap tahap dari pengembangan proyek proses, dari awal hingga akhir; berbagi file dan dokumen, daftar periksa catatan rapat laporan kemajuan harian, dll., dengan para pemangku kepentingan yang terkait; siapkan studi kasus terperinci tentang sorotan utama dan pembelajaran pada saat penutupan proyek

Penutupan dan serah terima

Memastikan penutupan proyek berjalan lancar. Ini termasuk serah terima atau transfer pengetahuan saat menyerahkan proyek kepada pemilik

Sehari dalam Kehidupan Seorang Manajer Proyek

Karena peran dan tanggung jawab seorang manajer proyek berbeda-beda dari satu organisasi ke organisasi lainnya, kegiatan sehari-hari pun berbeda secara signifikan dari satu manajer proyek ke manajer proyek lainnya.

Misalnya, sehari dalam kehidupan manajer proyek yang bekerja dari jarak jauh akan sangat berbeda dengan manajer yang bekerja di kantor.

Demikian pula, manajer proyek TI di sektor pengembangan perangkat lunak akan mengikuti berbagai prinsip-prinsip manajemen proyek daripada yang bekerja di industri manufaktur. Tidak ada dua hari yang sama bagi seorang manajer proyek.

Sehari dalam kehidupan seorang manajer proyek selama tahap perencanaan akan berbeda secara signifikan dari kehidupan sehari-hari mereka selama penjaminan kualitas. Yang pertama akan melibatkan pembangunan tim, pengambilan keputusan strategis, dan koordinasi, sedangkan yang kedua mungkin melibatkan pengujian kinerja yang cermat dan penilaian hasil proyek.

Dengan latar belakang ini, berikut adalah gambaran umum tentang hari-hari biasa dalam kehidupan seorang manajer proyek:

Rutinitas di pagi hari

pagi hari terutama ditujukan untuk mengejar ketinggalan atau memperbarui yang lain_

Bagian pertama dari satu hari dalam kehidupan seorang manajer proyek terutama berkisar pada pengaturan agenda untuk kegiatan hari itu, mengatur tugas atau kegiatan, memberi pengarahan kepada tim, dan mengejar komunikasi terkait proyek.

Dengan demikian, rutinitas pagi Anda akan terdiri dari:

1. Memeriksa semua pesan dan email yang mungkin Anda terima di luar jam kerja. Membaca komunikasi tersebut dan menindaklanjutinya-mengirim balasan, menambahkannya ke agenda hari itu, meneruskannya ke pemimpin tim atau manajemen senior, dll., dan memprioritaskan turunannyaitem tindakan tergantung pada dampak dan urgensinya
2. Meninjau jadwal, penundaan, dan eskalasi hari sebelumnya. Menggunakan masukan tersebut untuk mempersiapkan atau mengkalibrasi ulang agenda hari itu. Peta jalan harian untuk anggota tim berisi daftar kronologis kegiatan, hasil yang diharapkan atau pencapaian, dan banyak lagi
3. Melakukan check-in tim, rapat sinkronisasi, dan rapat laporan kemajuan harian untuk mengetahui kemajuan yang telah dicapai, rintangan, dan tujuan yang dapat direalisasikan. Ini juga dapat melibatkan beberapa kegiatan pembangunan tim jika ada kesenjangan dalam kekompakan tim
4. Mempersiapkan strategi untuk hari atau minggu tersebut dan mendapatkan dukungan dari para pemimpin atau anggota tim. Mengkomunikasikan semua informasi ini kepada pihak-pihak yang terlibat sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama saat hari dimulai

Waktu sepanjang hari ini didedikasikan untuk perencanaan, pengorganisasian, dan komunikasi. Namun, karena pagi hari adalah saat yang paling berenergi dan fokus, pertimbangkan untuk menjadwalkan pekerjaan yang mendalam selama sesi ini.

Pekerjaan di tengah hari

rutinitas sore hari berkisar pada fungsi otonom dan pemadaman kebakaran

Saat hari beranjak siang, kesibukan aktivitas perlahan-lahan mereda. Bukan berarti bahwa segala sesuatu berhenti pada sore hari. Dataran tinggi ini hanya bertepatan dengan transisi peran manajer proyek menjadi manajerial di mana mereka memantau atau mengatur semua kegiatan.

Inilah yang terjadi:

1. Mengelola pelaksanaan tugas, memberikan panduan dan arahan bila diperlukan, dan berpartisipasi dalam kegiatan tim.
2. Memastikan bahwa tugas-tugas berjalan sesuai dengan peta jalan yang diusulkan untuk hari itu; melakukan tinjauan status dan melakukan intervensi apa pun danalokasi sumber daya untuk mendukung tim.
3. Menghadiri pertemuan dengan anggota tim, pemimpin tim, sponsor proyek, pemilik proyek, vendor, atau pemangku kepentingan lainnya; mengkomunikasikan keputusan atau umpan balik penting kepada tim atau individu yang bersangkutan
4. Menyesuaikan daftar tugas, tujuan, atau pencapaian tergantung pada status tugas, kemajuan, pergeseran prioritas, atau perubahan lainnya; memperbarui dokumentasi seperti bagan burndown, portofolio proyekatau bagan Gantt, sesuai dengan perubahan atau perkembangan

Selagi melakukannya, jangan lupa untuk makan siang dan beristirahat sejenak untuk memulihkan tenaga. Gunakan waktu ini untuk memperkuat kesehatan mental dan fisik Anda.

Rutinitas malam hari Rutinitas malam hari

malam hari digunakan untuk refleksi dan peninjauan ulang

Rutinitas malam hari lebih mirip dengan kegiatan penutup hari. Ini adalah saat Anda akan merenung dengan tenang dan merefleksikan kekuatan, kelemahan, peluang, hambatan, dan potensi yang belum terwujud.

Pada tahap ini, Anda terutama akan:

1. Melaporkan status proyek kepada manajemen senior dan pemangku kepentingan eksternal. Serta mengumpulkan umpan balik, menyampaikan informasi terbaru, dan mengonfirmasi keputusan-pada dasarnya, semua kegiatan penjangkauan.
2. Tinjau kemajuan yang dicapai pada hari itu dan bandingkan pencapaiannya dengan tujuan yang ditetapkan, dengan memperhatikan tantangan yang dialami dan solusi yang digunakan.
3. Catat kekurangan pada hari itu dan bawa ke hari berikutnya; buat garis besar tugas-tugas ini; susun strategi solusi untuk menutup kesenjangan; dan tetapkan prioritasnya
4. Jika perlu, siapkan dokumentasi atau laporan akhir hari dan bagikan kepada para peserta
5. Buatlah rancangan rencana untuk hari berikutnya dan bagikan dengan tim

Mulailah mengakhiri aktivitas kerja secara bertahap sehingga Anda dapat beristirahat dan menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Keluar dari email kantor dan saluran komunikasi lainnya dan fokuslah pada pengembangan pribadi atau profesional.

Meskipun kami telah mencoba untuk membahas semua aktivitas penting dalam satu hari dalam kehidupan seorang manajer proyek, harap diingat bahwa jadwal ini hanya bersifat indikatif dan tidak ditetapkan secara pasti. Seperti yang telah disebutkan, jadwal ini tergantung pada status proyek, persyaratan industri, dan preferensi pribadi. Jadi, pertahankan fleksibilitas untuk menjadi manajer proyek yang hebat.

Tantangan Umum Menjadi Manajer Proyek

Meskipun posisi manajer proyek itu dinamis dan mendebarkan, posisi ini juga memiliki tantangannya sendiri. Berikut ini adalah ikhtisar singkat tentang beberapa tantangan umum yang menghalangi manajemen proyek yang efektif:

Ruang lingkup merayap

Scope creep adalah perluasan ruang lingkup proyek yang tidak terukur, tidak diatur, dan tidak sah. Hal ini dapat terjadi akibat perubahan mendadak dalam persyaratan proyek, keterbatasan anggaran, atau penyesuaian jadwal. Apa pun itu, menangani scope creep adalah salah satu tantangan terberat bagi seorang manajer proyek - dan juga salah satu yang paling tidak dapat dihindari, mengingat bagaimana 33-37% proyek mengalami penyusutan ruang lingkup

Keterbatasan sumber daya

Kurangnya atau keterbatasan sumber daya seperti waktu, anggaran, atau anggota tim (talenta) dapat menjadi hambatan besar dalam memenuhi permintaan proyek sesuai jadwal yang diinginkan

Mengelola ekspektasi klien

Di samping keterbatasan sumber daya, manajer proyek juga harus menyeimbangkannya dengan ekspektasi klien. Mereka harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi permintaan perubahan yang masuk akal, tetapi tidak terlalu fleksibel agar tidak berkembang menjadi ruang lingkup yang melebar

Manajemen waktu

Manajer Proyek harus memainkan peran ganda - mereka harus menjadi manajer sumber daya manusia yang berpengaruh dan manajer waktu yang mahir. Namun, mengelola sumber daya manusia terhadap tenggat waktu dan jadwal proyek bisa jadi sulit, terutama ketika ketergantungan atau masalah tak terduga muncul

Komunikasi yang konstan

Seperti yang sudah jelas terlihat sekarang, manajemen proyek adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak sentuhan. Hal ini melibatkan komunikasi yang konstan dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal, dan Anda hampir selalu harus berada dalam kondisi selalu aktif. Setiap gangguan dalam komunikasi dapat menimbulkan konsekuensi yang sangat besar

Kelelahan

Harus mengimplementasikan secara terus menerus metodologi peningkatan proses mempertahankan komunikasi, memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan hukum, menjaga kolaborasi, dan memberikan arahan dapat berdampak buruk bagi siapa pun - bahkan manajer proyek terbaik sekalipun - yang menyebabkan mereka mengalami kelelahan

Kurangnya Otoritas

Meskipun seorang manajer proyek memegang kendali atas semua urusan, anggota tim mungkin tidak benar-benar menganggapnya sebagai otoritas karena pandangan yang sempit. Resistensi semacam itu dapat mempersulit mereka untuk melakukan kontrol, pengaruh, dan kepemimpinan atas anggota tim

Alat dan teknologi

Mengadopsi hak perangkat lunak manajemen proyek dan mempromosikannya ke seluruh organisasi bisa jadi sulit. Pertama, ada beberapa pilihan yang tersedia di pasar, dan memilih salah satunya bisa jadi sulit. Pada saat yang sama, pasca implementasi melibatkan pelatihan ekstensif dan orientasi pada platform, belum lagi waktu henti yang terkait selama kurva pembelajaran

bonus:_ *contoh Resume Manajer Proyek* _!**_

Beberapa Tips untuk Bertahan Hidup sebagai Manajer Proyek

perencanaan yang cerdas dapat membuat setiap hari menjadi produktif

Bertahan dan berkembang sebagai manajer proyek melibatkan perencanaan yang efektif, komunikasi yang disengaja, dan ketangkasan yang dinamis. Terlepas dari rutinitas kiat manajemen proyek untuk manajer kami telah mengumpulkan beberapa tips harian untuk manajemen proyek yang terorganisir:

• Mulailah hari Anda dengan rencana yang jelas dan prioritas yang telah ditetapkan. Semakin tajam Anda melakukan hal ini, semakin produktif hari Anda karena Anda akan fokus pada hal yang benar-benar penting atau membutuhkan perhatian segera
• Mempertahankan cadangan yang memadai untuk hari itu untuk mengakomodasi perubahan apa pun berdasarkan perubahan prioritas atau informasi baru
• Latihlah teknik seperti pemblokiran waktu, terutama saat melakukan pekerjaan yang mendalam, sehingga Anda dapat mematuhi slot waktu yang ditentukan untuk produktivitas maksimum
• Lengkapi jadwal Anda keterampilan manajemen tugas Anda hingga templat manajemen perubahan, untuk mengelola tantangan tersebut secara efektif
• Beristirahatlah sesekali sepanjang hari. Manfaatkan waktu ini untuk memulihkan tenaga dengan menjauh dari meja kerja Anda dan berlatih kesadaran, meditasi, atau bahkan berolahraga ringan
• Memprioritaskan perawatan diri untuk mengelola stres. Tidurlah yang cukup, jangan melewatkan waktu makan, dan pertahankan batasan-batasan yang sehat untuk menyeimbangkan kehidupan pribadi dan profesional Anda
• Jangan ragu untuk merayakan pencapaian, sekecil apa pun itu. Mengakui upaya dan pencapaian tim Anda akan menjaga semangat dan membantu anggota tim memvisualisasikan kontribusi mereka
• Dapatkan umpan balik di akhir hari dari tim dan pemangku kepentingan Anda untuk memastikan keselarasan antara tujuan dan tindakan Anda. Hal ini juga mengembangkan pola pikir untuk terus belajar dan menyempurnakan diri

Alat dan Teknik yang Digunakan oleh Manajer Proyek untuk Tugas Harian

Mengingat keragaman tanggung jawab, manajer proyek dapat menggunakan serangkaian alat bantu untuk melakukan berbagai tugas. Alat dan platform ini meliputi

Pelacak tugas

Untuk mengembangkan peta jalan pengembangan proyek, mengisi daftar tugas, menetapkan tugas, dan menandai kemajuan di dalamnya. Menyimpan catatan waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas untuk manajemen waktu yang efektif dan alokasi sumber daya yang efisien

Manajemen kalender

Untuk merencanakan rutinitas harian per jam, diikuti dengan jadwal untuk minggu, bulan, atau tahun. Menawarkan pandangan tingkat tinggi tentang tenggat waktu dan membantu mengelolanya

Alat komunikasi

Untuk terlibat dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal. Komunikasi tersebut harus terjadi secara sinkron dan asinkron

Platform kolaborasi dan berbagi dokumen

Platform berbagi dokumen, sebaiknya yang berbasis cloud, memfasilitasi kolaborasi tanpa batas dan berbagi file di antara anggota tim

Dasbor proyek

Untuk mendapatkan tampilan satu atap dari keseluruhan proyek dan metrik yang mendasarinya. Dasbor semacam itu harus menyajikan data secara visual sebagai Papan Kanban atau Bagan Gantt dan diperbarui secara real-time

Alat kontrol perubahan

Untuk melacak semua permintaan perubahan dan memformalkan proses peninjauan dan persetujuan permintaan tersebut

Survei dan umpan balik

Untuk mendapatkan umpan balik dari anggota tim dan pemangku kepentingan utama lainnya

Manajer proyek yang baik akan menggunakan berbagai macam alat bantu tersebut untuk merampingkan manajemen proyek. Namun, manajer proyek yang luar biasa akan membuang sistem yang berbeda dan memilih perangkat lunak manajemen proyek yang mengasumsikan semua hal di atas dan lebih banyak lagi.

Di sinilah kami memperkenalkan ClickUp untuk manajemen proyek .

ClickUp adalah platform manajemen kerja dan produktivitas terbaik yang dikembangkan untuk manajer proyek.

Fitur ClickUp yang menjadikannya satu aplikasi untuk menggantikan semuanya:

Dashboards

Dasbor yang kaya dan interaktif yang menyajikan data terkait proyek dalam berbagai tampilan. Siapkan akses ke semua informasi penting Anda

dasbor ClickUp menampilkan nilai langsung di layar beranda Anda

ClickUp AI

Delegasikan pembuatan konten ke ClickUp AI yang kuat yang dapat melakukan segalanya - mulai dari membuat rencana proyek untuk menulis laporan terperinci

menggunakan ClickUp AI untuk menulis ringkasan proyek _hanya dalam hitungan detik

Sprints

Lakukan rapat sprint harian dengan tim proyek Anda dalam beberapa klik

kartu Sprint Velocity untuk melacak kemajuan Anda dari hari ke hari

Docs

Untuk berbagi semua file dan dokumen yang terkait dengan proyek Anda melalui platform terpusat

berbagi dokumen dengan mudah menggunakan ClickUp Docs_

Pelacakan waktu

Jadikan setiap detik berharga dengan fitur pelacakan waktu ClickUp

clickUp memungkinkan pelacakan waktu secara manual atau otomatis_

Chat

Komunikasi waktu nyata dengan tim Anda dan pemangku kepentingan lainnya

terhubung dengan pemangku kepentingan utama menggunakan ClickUp Chat_

Papan Tulis

Untuk curah pendapat, melontarkan ide, analisis kolaboratif, atau pengambilan keputusan strategis dengan tim Anda

melaksanakan analisis dampak pada ClickUp menggunakan Whiteboard_

Template

Kaya templat manajemen proyek yang memastikan bahwa Anda tidak perlu memulai dari awal

mengakses berbagai templat manajemen proyek di perpustakaan ClickUp

Integrasi

Ingin menjadikan ClickUp sebagai bagian dari rangkaian teknologi yang sudah ada? Tidak perlu khawatir, ClickUp menawarkan integrasi asli dengan semua aplikasi bisnis dan produktivitas

berintegrasi dengan alat bantu seperti Google Kalender untuk meningkatkan mobilitas_

Semua ini, dan masih banyak lagi. Jadilah ahli dalam manajemen proyek dengan ClickUp!

Membuat Manajemen Proyek Lebih Mudah: Satu Hari dalam Satu Waktu

Manajer proyek yang sukses tidak dilahirkan. Mereka adalah hasil dari perencanaan yang cermat yang diikuti dengan implementasi yang cermat.

Anda dapat mencapai sebagian besar hasil dengan mengikuti jadwal yang terorganisir dan terstruktur untuk kegiatan sehari-hari Anda. Sehari dalam kehidupan manajer proyek yang sukses harus dimulai dengan membaca semua email dan pesan, merencanakan tugas dan hasil harian, dan bertemu dengan tim Anda.

Kemudian, biarkan mereka bekerja secara mandiri dan terjun ke lapangan kapan pun Anda dibutuhkan. Sambil tetap tersedia dan dapat diakses di latar belakang untuk mendapatkan dukungan dan bantuan, aturlah semua aktivitas utama.

Dokumentasikan hasil, kemajuan, dan temuan Anda setiap hari saat hari berakhir. Berkolaborasi, berkomunikasi, dan mengontrol saat dibutuhkan.

Tentu saja, semua itu tidak akan mungkin terjadi tanpa seperangkat alat yang tepat. Daripada memilih berbagai macam alat dan teknologi yang tidak efisien dan mahal, pertimbangkan untuk mengkonsolidasikan semuanya.

Yang kuat alat manajemen proyek seperti ClickUp dapat mencentang semua kotak dan memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda. Jadwalkan demo dengan kami untuk mempelajari lebih lanjut.