Ketika Anda memulai proyek baru dengan klien, salah satu hal pertama yang harus Anda fokuskan adalah mendapatkan kepercayaan mereka. Yakinkan pelanggan Anda dengan proposal proyek yang kuat-pernyataan yang menjelaskan apa yang akan dilakukan agensi Anda untuk membantu klien memenuhi tujuan mereka.
Proposal ini pada dasarnya adalah sebuah "diagnosis" dan "rencana perawatan" Proposal ini menunjukkan kepada klien bahwa Anda memahami situasi mereka dan menguraikan apa yang hasil proyek yang akan dibuat oleh agensi Anda untuk membantu pelanggan memenuhi tujuan mereka.
Tingkatkan kepercayaan klien terhadap proyek Anda dengan panduan ini. Panduan ini dilengkapi dengan praktik terbaik penulisan proposal, contoh proposal proyek, dan banyak lagi untuk membantu Anda memperkuat presentasi Anda.
Apa yang dimaksud dengan Proposal Proyek?
Proposal proyek adalah sebuah dokumen yang menguraikan hasil kerja apa yang akan dicapai yang akan dibuat oleh agensi Anda dan tujuan yang Anda rencanakan untuk dicapai melalui pekerjaan tersebut. Ini adalah hal yang penting dokumen proyek dan tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan.
Proposal proyek meringkas detail proyek Anda dan membuat para pemangku kepentingan internal dan eksternal bersemangat. Proposal ini harus menjelaskan pendekatan diagnostik dan preskriptif Anda untuk membawa mereka ke tempat yang mereka inginkan.
Sebelum kita membahas lebih dalam tentang topik ini, mari kita hilangkan kebingungan seputar beberapa jenis dokumentasi proyek yang umum yang dapat terlihat sama dengan proposal proyek.
Proposal proyek vs piagam proyek
Proposal proyek seperti sebuah presentasi; dibuat sebelum sebuah proyek disetujui dan bertujuan untuk meyakinkan para pemangku kepentingan atau pengambil keputusan untuk menyetujui proyek tersebut.
Contoh: Sebuah proposal untuk mengembangkan aplikasi seluler untuk meningkatkan produktivitas karyawan dapat menyoroti masalah alur kerja yang tidak efisien, solusi yang diusulkan (aplikasi seluler), dan manfaat yang diharapkan.
Setelah proyek disetujui, project charter meresmikan keputusan tersebut. Ini seperti kontrak atau pernyataan niat untuk proyek, yang memberikan wewenang kepada manajer proyek untuk melanjutkannya.
Contoh: Setelah proyek aplikasi disetujui, piagam proyek dapat mendefinisikan ruang lingkup aplikasi (misalnya, fitur-fitur seperti manajemen tugas dan pelacakan waktu), mengidentifikasi manajer proyek, dan menetapkan tonggak pencapaian tingkat tinggi seperti "Penyelesaian prototipe dalam 2 bulan."
Proposal proyek vs rencana proyek
Rencana proyek adalah sebuah proposal rencana proyek dan proposal memiliki beberapa elemen yang sama, yang dapat menyebabkan kebingungan. Namun, rencana proyek hanya berlaku setelah proposal proyek disetujui.
Rencana ini seperti cetak biru; rencana ini merinci bagaimana proyek akan dijalankan, dipantau, dan ditutup.
Contoh: Rencana proyek untuk aplikasi dapat mencakup tugas-tugas spesifik seperti "Desain antarmuka pengguna," sumber daya yang ditugaskan, jadwal terperinci, dan strategi mitigasi risiko (misalnya, pelatihan pengguna untuk meningkatkan adopsi).
Proposal proyek vs. kasus bisnis
Kasus bisnis digunakan dalam organisasi untuk menjustifikasi kebutuhan akan sebuah proyek atau untuk memprioritaskan satu proyek di atas proyek lainnya. Jadi, meskipun terkait dengan proposal proyek, kasus bisnis muncul sebelum proposal (atau di sampingnya) dan berfokus pada alasan mengapa proyek tersebut dilakukan.
Pikirkan kasus bisnis sebagai pembenaran terperinci yang menunjukkan bagaimana proyek tersebut selaras dengan tujuan strategis dan mengapa proyek tersebut layak untuk dikejar.
Contoh: Kasus bisnis untuk aplikasi mungkin termasuk data tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk proses manual, ROI yang diantisipasi dari aplikasi, dan risiko seperti tingkat adopsi yang rendah.
Mari kita lihat perbandingan dokumen proyek ini dalam sebuah tabel agar lebih jelas. Kita akan tetap menggunakan contoh proyek untuk aplikasi produktivitas.
| Dokumen | Tujuan | Kapan Dibuat | Contoh Konten | Penonton |
|---|---|---|---|---|
| Sebelum atau dengan proposal | Untuk mempresentasikan proyek dan mendapatkan persetujuan. | Sebelum persetujuan proyek | Masalah: Proses manual mengurangi produktivitas. Solusi yang diusulkan: Aplikasi seluler. | Eksekutif, sponsor |
| Untuk menjustifikasi kelayakan dan ROI proyek. | Sebelum atau dengan proposal | Analisis biaya-manfaat yang menunjukkan ROI 120% dalam 2 tahun. | Pengambil keputusan, tim keuangan | |
| Piagam Proyek | Untuk mengesahkan proyek secara resmi. | Setelah persetujuan proyek | Tujuan: Membuat aplikasi dengan manajemen tugas dan pelacakan waktu. PM yang ditugaskan: Alec | Tim proyek, sponsor |
| Rencana Proyek | Untuk merinci bagaimana proyek akan dijalankan. | Setelah persetujuan piagam | Perincian tugas, jadwal, alokasi sumber daya, manajemen risiko. | Tim proyek, pemangku kepentingan |
Baca juga: Manajemen Proyek Agensi Ace: Alat, Strategi, dan Templat
Komponen Proposal Proyek
Proposal proyek yang baik harus mencakup Siapa, Apa, Di mana, Kapan, dan Bagaimana solusi yang kamu berikan. Berikut ini adalah garis besar dari apa yang perlu disertakan dalam proposal proyek Anda:
- Daftar Isi: Indeks tentang apa yang akan ada dalam proposal proyek dan nomor halaman
- Ringkasan Eksekutif: Ringkasan Eksekutif pengetahuan yang dimiliki agensi Anda yang perlu Anda jelajahi selama riset pasar ?
- Metodologi:
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan riset?
- Bentuk pengumpulan data apa yang akan Anda gunakan?
- Apakah Anda akan melakukan audit pesaing, survei klien, atau analisis kesenjangan organisasi?
- Setelah Anda mengumpulkan data, bagaimana Anda akan menganalisisnya?
- Apakah ada batasan dalam penelitian Anda yang perlu dipertimbangkan selama perencanaan Anda?
- Temuan-temuan kunci:
- Apakah ada tema yang muncul ke permukaan saat Anda melakukan penelitian?
- Referensi:
- Sumber daya apa saja yang Anda gunakan dalam mengembangkan penelitian Anda?
- Apakah sumber-sumber tersebut kredibel?
- Apakah sumber-sumber tersebut cukup beragam untuk mewakili industri secara akurat?
Salin pengguna ini template rencana penelitian untuk bekerja sebagai cetak biru untuk membantu Anda melakukan analisis dan memberikan peta jalan secara efektif
Jangan lupa untuk mendokumentasikan semua temuan Anda di ClickUp Templat Rencana Riset Pengguna sehingga Anda dapat dengan mudah merujuk analisis Anda dalam proposal proyek Anda!
Unduh Templat Rencana Penelitian Pengguna
b. Curah pendapat dengan tim internal kamu
Berbekal riset Anda, kumpulkan pasukan! Saatnya berkolaborasi dengan tim internal Anda tentang bagaimana Anda dapat menyelesaikan kebutuhan klien sebelum Anda menuangkannya di atas kertas.
Lakukan brainstorming bersama menggunakan alat yang memungkinkan tim untuk menuangkan ide dan membicarakan setiap perspektif unik mereka tentang proyek - yang pada akhirnya akan menghasilkan ide terbaik. Peta Pikiran ClickUp dan virtual Papan Tulis ClickUp sangat ideal untuk tujuan ini.
Kumpulkan semua kejeniusan itu dalam satu ruangan dengan Templat ClickUp untuk pemetaan proyek ! Sumber daya ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah melakukan curah pendapat dan mengatur ide secara visual untuk mengidentifikasi hubungan di antara mereka dengan cepat.
Tambahkan node, tugas, dan koneksi dengan mudah ke Peta Pikiran ClickUp yang intuitif
Unduh Templat Pemetaan Proyek
c. Gunakan alat bantu manajemen proyek
Anda akan dapat membuat proposal proyek Anda dengan lebih efisien menggunakan alat manajemen proyek. Berikut adalah beberapa ClickUp manajemen proyek alat yang akan membantu Anda:
Temukan angka yang tepat secara instan menggunakan rumus sederhana atau lanjutan di Bidang Khusus ClickUp
- Bidang Khusus:Bidang khusus ClickUp memungkinkan Anda untuk menetapkan nilai unik pada tugas seperti anggaran, pemilik tugas, tanggal jatuh tempo, dan banyak lagi.
- Gantt Chart: Sangat mudah untuk menentukan jadwal ketika Anda melihat tugas-tugas diTampilan bagan Gantt dari ClickUpdi mana Anda dapat mendefinisikan ketergantungan antar tugas dan menata hasil proyek dalam urutan berurutan.
- Daftar Periksa: Terkadang, Anda hanya perlu daftar tugas sederhana untuk memastikan Anda telah menugaskan setiap bagian proyek; di situlahdaftar periksa sangat berguna! Dengan mudah menandai pemilik tugas, mengatur tanggal jatuh tempo, dan memberi tahu tim proyek tentang penyelesaiannya dengan sekali klik.
Atur ulang Daftar Periksa ClickUp Anda dengan menyeret dan menjatuhkan item Anda
d. Jaga agar tetap ringkas dan padat
Sponsor dan pemangku kepentingan proyek sangat sibuk dan akan menghargai keringkasan.
Jaga agar proposal Anda terbatas pada beberapa halaman dan salinannya sederhana dan ringkas. Selain itu, berikan kesempatan kepada tim proyek internal Anda untuk meninjau dan menyampaikan revisi yang diperlukan sebelum mengirim proposal proyek.
💡Tip Pro: Gunakan Penulis AI ClickUp Brain untuk menyempurnakan proposal Anda dalam hitungan menit
e. Tambahkan elemen visual ke proposal proyek
Gunakan bagan, grafik, atau infografis untuk memecah teks dan membuat data mudah dicerna.
Tim Anda juga dapat dengan mudah mengadaptasi Templat Papan Tulis Proposal Proyek ClickUp untuk setiap klien baru untuk menjaga konsistensi merek dan menghemat waktu.
Gunakan templat Papan Tulis ClickUp untuk membuat proposal proyek yang menarik untuk mengesankan klien
Unduh Templat Papan Tulis Proposal Proyek
💡Kiat Pro: Mengirim banyak email proposal? Jadikan langkah ini cepat, mudah, dan konsisten di seluruh tim dengan mengembangkan template email di ClickUp .
f. Menindaklanjuti
Jangan biarkan prospek lolos begitu saja. Pantau setiap tahap proposal proyek Anda sehingga Anda tahu siapa yang bertanggung jawab untuk menghubungi prospek dan kapan tim Anda terakhir kali menghubungi mereka.
Melacak siklus hidup klien secara real time sangat mudah di ClickUp dengan bidang khusus. Anda dapat menentukan tahapan proposal proyek Anda melalui kolom kustom, menetapkan peran, menetapkan tanggal jatuh tempo untuk tindak lanjut rutin, dan menandai anggota tim.
Anda juga bisa mengirim email dan komentar kepada klien langsung dari jendela tugas, sehingga Anda bisa mendapatkan jejak audit yang jelas untuk setiap komunikasi dengan pelanggan.
Templat Proposal Proyek & Sumber Daya Lainnya:
- Template Proposal Proyek
- Templat Layanan Profesional
- Templat Rencana Proyek Kreatif
- Templat Perencanaan Proposal Agensi Kreatif
- Templat Rencana Proyek Konsultasi
- Template Proposal Hibah
- Templat Konsultasi
- Templat RFQ
Gunakan ClickUp untuk Proposal Proyek Anda Berikutnya
Inti dari proposal proyek yang sukses adalah tim yang berkolaborasi secara efektif. Dan itulah yang ClickUp memungkinkan agensi Anda untuk melakukannya.
Kami membawa semua alat, dokumen, tim, dasbor, anggaran, dan alur kerja Anda ke dalam satu perangkat lunak manajemen proyek. Ini semua dalam upaya untuk mengakhiri pengalihan konteks dan alur kerja yang terkotak-kotak karena bekerja di dalam beberapa alat.
Apa yang lebih baik?
Kami memiliki lebih dari 1.000 integrasi aplikasi dan perpustakaan lengkap dari templat gratis yang dibuat oleh para ahli manajemen proyek yang memudahkan pembuatan alur kerja. Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu berharga Anda untuk membuat setiap proses dan prosedur dari awal.
Semuanya sudah ada di sini, hanya menunggu Anda di ClickUp. Mulailah hari ini- sepenuhnya gratis -dan lihat mengapa begitu banyak perusahaan beralih ke ClickUp.