Risiko tidak dapat dihindari dalam bisnis. Dari pedagang yang mengarungi lautan di masa lalu yang melindungi barang dagangannya dari bajak laut hingga perusahaan modern yang memerangi penjahat siber, strategi mitigasi risiko merupakan hal yang mendasar bagi bisnis apa pun.
Biaya peluang karena tidak memiliki strategi mitigasi risiko bisa sangat tinggi. KMPG memperkirakan bahwa perusahaan-perusahaan besar kehilangan 1,5% keuntungan mereka karena strategi manajemen risiko yang buruk.
Organisasi harus memiliki strategi mitigasi risiko yang bijaksana dan tahan terhadap masa depan untuk mencegah hilangnya keuntungan, reputasi, dan kepatuhan. Dalam artikel blog ini, kami akan membahas mengapa dan bagaimana.
Apa itu Risiko?
Risiko adalah ketidakpastian atau ketidakpastian yang terkait dengan menjalankan bisnis, yang dapat mengakibatkan kerugian. Kerugian itu sendiri tidak harus berupa uang. Kerugian itu bisa datang dalam berbagai bentuk, seperti:
Risiko keuangan: Organisasi menghadapi risiko keuangan ketika mereka bertanggung jawab untuk kehilangan uang jika hal itu terjadi. Hal ini dapat berupa hilangnya potensi penjualan, denda/hukuman dari pihak berwenang, kehilangan bisnis karena persaingan, dll.
Risiko hukum atau kepatuhan: Risiko yang timbul dari ketidakpatuhan terhadap standar peraturan bisa sangat tinggi. Risiko seperti itu membuat bisnis terbuka terhadap tuntutan hukum atau denda rutin.
Risiko operasional: Ketika sesuatu yang seharusnya berjalan dengan lancar ternyata tidak berjalan dengan lancar, hal ini menciptakan risiko operasional. Hal ini bisa berupa mesin penting yang mengalami kegagalan atau lingkungan cloud yang mati. Hal ini juga dapat mengganggu kolaborasi di tempat kerja sehingga menghambat pelaksanaan proyek yang efektif.
Risiko keamanan: Keamanan orang, ruang, aset, dan produk dari sebuah organisasi sangatlah penting. Ancaman bisa datang dari bencana alam, penyerang tak terduga, atau peretas.
Risiko reputasi: Ketika reputasi perusahaan dapat terpengaruh oleh tindakan seseorang, maka akan menimbulkan risiko. Misalnya, kampanye iklan yang (secara tidak sengaja) rasis atau perilaku kasar karyawan dapat memengaruhi reputasi perusahaan.
Apa yang dimaksud dengan Mitigasi Risiko?
Mitigasi risiko adalah proses strategis untuk mengidentifikasi, mengendalikan, dan menghilangkan potensi ancaman yang dapat berdampak buruk pada organisasi. Hal ini merupakan bagian integral dari strategi bisnis untuk memperkuat ketahanan dan daya tanggapnya. Berikut adalah proses mitigasi risiko yang baik.
Identifikasi
Jadilah seorang detektif dan mengendus potensi risiko, baik itu risiko keuangan, operasional, atau logistik. Untuk melakukan ini, siapkan sistem. Misalnya, risiko operasional seputar teknologi dapat diidentifikasi melalui pemantauan berkelanjutan dan penilaian kerentanan serta pengujian penetrasi (VAPT) secara rutin.
Nilai
Setelah Anda mengidentifikasi ancaman, lakukan penilaian risiko secara menyeluruh dan buatlah prioritas untuk merespons. Anda dapat melakukan ini dengan menjawab dua pertanyaan penting:
- Kemungkinan: Seberapa besar kemungkinan risiko ini akan terjadi?
- Dampak: Seberapa besar dampak risiko ini terhadap bisnis jika benar-benar terjadi?
Beri nilai setiap risiko yang teridentifikasi berdasarkan tingkat keparahannya dan rancang rencana tindakan. Pilih dari Templat penilaian risiko ClickUp untuk memulai. Atau buat sendiri.
Meminimalkan bahaya keselamatan dengan templat analisis keselamatan kerja Clickup
Misalnya, kerentanan dalam basis data pelanggan Anda (yang memiliki risiko keuangan, reputasi, dan kepatuhan) akan menjadi prioritas yang jauh lebih tinggi daripada kesalahan ketik dalam postingan media sosial (yang memiliki risiko reputasi). Prioritaskan dengan tepat dan tetapkan jadwal.
Mitigasi
Berdasarkan prioritas, tangani risiko, dan hadapi risiko secara langsung. Buatlah rencana mitigasi risiko (yang akan kita bahas secara rinci nanti di artikel blog ini).
Memantau
Risiko tidak akan hilang begitu saja setelah Anda mengidentifikasi dan memitigasinya. Bisnis menghadapi risiko baru dari segala arah setiap hari. Jadi, pantau terus risiko dan efektivitas rencana mitigasi risiko Anda. Tinjau prosesnya setiap 3-6 bulan sekali dengan semua pemangku kepentingan.
Anda mungkin berpikir, "Tapi saya bukan bisnis jagoan dengan sumber daya yang besar. Apakah semua ini benar-benar diperlukan?" Tentu saja iya!
Mengapa Mitigasi Risiko Penting?
Terlepas dari ukuran, lokasi, produk, atau pendapatan bisnis, strategi mitigasi risiko yang baik akan melindungi organisasi dan menjaga kepentingannya.
Strategi yang dijalankan dengan baik dapat memitigasi risiko dengan
- Memungkinkan identifikasi, penilaian, dan pengelolaan risiko secara proaktif
- Memprediksi risiko di masa depan dan memfasilitasi tindakan pencegahan
- Mencegah kerugian finansial yang dapat dihindari
- Menghindari perebutan sumber daya dan tanggapan ketika ancaman terwujud
- Menghemat biaya tambahan untuk manajemen risiko dan tindakan korektif
- Memberikan ruang untuk eksperimen dan inovasi
- Meningkatkan ketahanan bisnis dan nilai pemegang saham
Untuk memitigasi risiko secara efektif, Anda memerlukan rencana. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat membuatnya.
Apa yang dimaksud dengan Rencana Mitigasi Risiko?
Rencana mitigasi risiko adalah kerangka kerja komprehensif yang membantu Anda menghadapi semua jenis potensi risiko. Ini seperti payung yang terpercaya di hari hujan, yang memungkinkan Anda menari di tengah hujan namun tetap kering!
Biasanya terdiri dari hal-hal berikut ini.
Pendekatan menyeluruh terhadap manajemen risiko: Apa yang Anda definisikan sebagai risiko? Apakah Anda akan bersikap preventif atau reaktif? Apakah tanggapan Anda akan bersifat ofensif atau defensif? Bagaimana Anda akan menyerap dampak dari risiko-risiko yang ada?
Risiko yang teridentifikasi: Buatlah daftar risiko yang mungkin Anda hadapi. Buatlah secara spesifik dan praktis. Alih-alih mencantumkan 'perubahan dalam peraturan,' definisikan ini sebagai 'Undang-Undang Ketahanan Operasional Digital diperkirakan mulai berlaku pada tahun 2024
Strategi mitigasi risiko: Uraikan dengan jelas bagaimana Anda akan mengatasi setiap potensi risiko. Alur kerja mitigasi risiko visual dapat membantu melibatkan seluruh tim dalam prosesnya. Hal ini juga akan membantu mereka mengingat langkah-langkah atau dengan mudah mengakses alur kerja jika mereka membutuhkannya.
Sertakan apa yang akan Anda lakukan untuk mencegah terjadinya risiko dan bagaimana Anda akan merespons jika risiko tersebut terjadi.
ClickUp Whiteboard untuk memvisualisasikan proses mitigasi risiko, dengan komentar/catatan untuk setiap langkah
Langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti: Tentukan tindakan spesifik untuk mengimplementasikan strategi mitigasi risiko.
- Tetapkan tanggung jawab kepada anggota tim
- Menyisihkan anggaran untuk memitigasi risiko yang teridentifikasi
- Tentukan jadwal untuk setiap item tindakan
Pemantauan dan peninjauan: Merumuskan proses peninjauan rutin (setidaknya sekali dalam satu kuartal) untuk menilai apakah rencana mitigasi risiko Anda berhasil. Mengukur efektivitas berdasarkan metrik yang telah ditentukan sebelumnya, seperti penghematan biaya, kepuasan pelanggan, dll.
Setelah Anda memahami konsepnya, mari kita jelajahi cara-cara praktis untuk membuat strategi mitigasi risiko Anda.
10 Strategi Mitigasi Risiko untuk Bisnis Anda
1. Menerima risiko yang tak terhindarkan
Tidak semua risiko harus dihilangkan atau bahkan dimitigasi. Terkadang, kemungkinan terjadinya risiko mungkin terlalu rendah. Atau biaya untuk memitigasi risiko mungkin lebih tinggi daripada dampaknya. Dalam kasus seperti itu, Anda harus mengakui keberadaannya dan membiarkannya, sebuah strategi yang disebut penerimaan risiko.
Contoh yang paling sederhana adalah risiko anggota tim tertentu meninggalkan organisasi. Dalam banyak kasus, hal ini tidak dapat dihindari, sehingga risiko tersebut harus diterima. Ketika hal itu terjadi, perannya harus diisi kembali.
2. Mentransfer risiko ke pihak ketiga
Seperti namanya, strategi ini mengalihkan risiko dari Anda ke entitas lain. Contoh klasiknya adalah membeli asuransi pencurian atau kebakaran untuk bisnis Anda. Dalam manajemen proyek, hal ini bisa berupa memiliki sumber daya di bangku cadangan atau menggunakan kontraktor.
Organisasi mengikuti pengalihan risiko sebagai strategi ketika dampak dari perwujudannya tinggi. Saat Anda menerapkan strategi ini, perlu diingat bahwa biayanya juga tinggi. Misalnya, asuransi adalah pembayaran rutin, terlepas dari apakah risiko tersebut terwujud atau tidak.
3. Menghindari situasi berisiko sama sekali
Di ujung lain dari strategi manajemen risiko adalah penghindaran risiko. Di sini, Anda akan menghindari proyek/kegiatan yang melibatkan risiko tersebut. Strategi ini digunakan dalam situasi di mana dampak risiko sangat tinggi.
Contoh yang jelas adalah tidak mempekerjakan kandidat yang memiliki catatan kriminal atau mendirikan kantor di negara yang sedang mengalami kekacauan politik. Dalam setiap kasus, biaya kegagalan terlalu tinggi bahkan untuk mengambil risiko.
4. Membagi risiko berdasarkan toleransi organisasi
Di sini, Anda mendistribusikan risiko ke beberapa pihak. Sebagai contoh, perusahaan modal ventura menginvestasikan sebagian dari investasi yang dibutuhkan oleh sebuah startup, bukan seluruhnya. Mereka memutuskan berapa banyak yang akan diinvestasikan berdasarkan toleransi risiko mereka, yaitu investasi yang dapat mereka tanggung dengan nyaman.
Ketika setiap investor memutuskan investasi mereka dengan cara ini, risiko dibagi di antara mereka, sehingga mereka dapat menanggung kerugian jika hal itu terjadi.
5. Mengelola risiko secara strategis
Manajemen risiko, juga dikenal sebagai penyangga risiko, adalah ketika Anda memiliki cadangan semua yang Anda butuhkan (orang, waktu, barang) untuk menghadapi krisis. Jika hal ini mengingatkan kita pada persiapan menghadapi kiamat, maka tidak perlu seradikal itu.
Bisnis secara teratur memelihara sistem pemulihan bencana atau cadangan data untuk berjaga-jaga jika terjadi kerusakan. Mempertahankan arus kas yang sehat yang mencakup gaji untuk beberapa bulan ke depan juga merupakan contoh yang sempurna.
Dirancang dengan tujuan perangkat lunak manajemen risiko dapat membantu menyusun rencana tindakan yang tepat untuk setiap jenis risiko yang mungkin dihadapi bisnis.
6. Diversifikasi untuk perlindungan dari risiko
Sesuai dengan pepatah, jangan menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang; diversifikasi mendistribusikan risiko atau ketergantungan Anda ke berbagai pilihan, mengurangi eksposur dan konsekuensi risiko. Ini adalah strategi mitigasi risiko yang sangat umum digunakan.
Organisasi secara teratur melibatkan beberapa kontraktor untuk pekerjaan serupa untuk mendiversifikasi risiko jika salah satu dari mereka tutup. Pemodal ventura mendiversifikasi investasi mereka di berbagai perusahaan rintisan. Konsultan dan pekerja lepas bekerja dengan beberapa pelanggan jika salah satu pelanggan melakukan perampingan atau mengakhiri kontrak.
7. Mengadopsi pendekatan yang gesit
Praktik Agile, dengan sendirinya, merupakan strategi mitigasi risiko yang efektif. Cara tradisional menghabiskan waktu bertahun-tahun dan jutaan dolar untuk membangun sebuah produk sebelum membawanya ke pasar, yang menimbulkan risiko kegagalan yang cukup besar.
Di sisi lain, tim Agile meluncurkan produk yang layak minimum (MVP) dan membangunnya secara bertahap, dengan mempertimbangkan respons pasar secara teratur. Hal ini meningkatkan peluang keberhasilan karena dibangun berdasarkan umpan balik dari pelanggan dan kinerja produk. Tim teknologi lainnya merilis versi beta untuk pengembang dan kemudian publik sebelum peluncuran penuh.
8. Menggunakan perangkat lunak manajemen tugas
Strategi manajemen risiko ini mengandalkan alat dan proses untuk menghilangkan risiko operasional. Perangkat lunak manajemen tugas yang baik dapat membantu mengatur semua pekerjaan dengan cara yang hierarkis, saling berhubungan, dan kontekstual, sehingga meningkatkan efisiensi operasional di dalam tim.
Atur pekerjaan Anda, kelola proyek, dan otomatiskan tugas berulang dengan ClickUp Perangkat lunak manajemen tugas ClickUp dirancang untuk mencapai hal ini. Dengan ClickUp, Anda dapat:
- Mengatur tugas dan sub-tugas ke dalam proyek, membantu Anda mengelola banyak proyek secara efektif
- Memprioritaskan pekerjaan berdasarkan faktor-faktor yang relevan dengan bisnis
- Menugaskan pengguna untuk setiap tugas, memastikan akuntabilitas
- Menambahkan prioritas, tag, dan ketergantungan pada tugas
- Memberikan visibilitas lengkap kepada setiap pemangku kepentingan
- Melacak waktu untuk setiap tugas untuk memastikan produktivitas dan profitabilitas
Pelacakan waktu bawaan untuk semua tugas di ClickUp
Alat manajemen proyek seperti ClickUp memberikan kejelasan kepada semua pihak yang terlibat. Alat ini menghilangkan risiko kesalahpahaman, jadwal yang terlewat, atau menimbulkan biaya tambahan. Alat ini menyatukan semua sumber daya, sehingga tidak perlu lagi mengadakan rapat yang tidak ada habisnya dan risiko waktu yang tidak produktif. 🙌
9. Memantau kemajuan proyek
Anda menghadapi risiko strategis, operasional, dan finansial jika proyek tidak berjalan sesuai rencana. Mekanisme pemantauan risiko yang kuat dapat memitigasi hal tersebut.
Pemantauan rutin dapat membantu:
- Melacak apakah proyek tepat waktu
- Menetapkan tujuan proyek yang jelas
- Mengidentifikasi kesenjangan atau masalah jika terjadi keterlambatan
- Lakukan perbaikan seperti menugaskan sumber daya tambahan atau mendorong tenggat waktu
- Berkolaborasi dengan anggota tim tentang kinerja mereka dan penyesuaian yang diperlukan
Buat proyek untuk memantau dan mengontrol kemajuan proyek Anda dengan menggunakan templat ini Templat Rencana Pemantauan dan Pengendalian Proyek ClickUp membantu manajer memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan kualitas yang diharapkan.
ClickUp dapat melindungi Anda dari lebih banyak risiko operasional. The Dasbor ClickUp menawarkan pelacakan proyek secara real-time. Tampilan beban kerja memungkinkan Anda memahami siapa yang melakukan apa dan menetapkan tugas dengan tepat. The Tampilan bagan Gantt memvisualisasikan garis waktu untuk membantu pengiriman tepat waktu.
Tampilan bagan Gantt ClickUp untuk memantau jadwal proyek
Anda bisa mengelola sasaran dan anggaran di satu tempat. Anda juga bisa menggunakannya sebagai aplikasi kolaborasi untuk memfasilitasi komunikasi yang bermakna, tepat waktu, dan kontekstual di antara anggota tim.
10. Tetapkan tujuan yang dapat dicapai
Mengurangi risiko kegagalan dimulai dengan menyiapkan diri Anda untuk sukses. Menetapkan tujuan yang dapat dicapai adalah hal yang mendasar. Kumpulkan tim Anda dan tetapkan tujuan yang menurut semua orang dapat dicapai. Buatlah tujuan tersebut terlihat oleh semua orang dalam tim-Anda dapat menggunakan beberapa cara aplikasi pelacakan tujuan untuk tujuan ini.
Sertakan waktu dan upaya penyangga untuk mencegah kesibukan di menit-menit terakhir. Tinjau tujuan Anda sesekali dan sesuaikan jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai.
Melacak kemajuan terkait sasaran dengan dasbor sasaran ClickUp
Tidak tahu harus mulai dari mana? Kami membantu Anda dengan Dasbor tujuan Clickup ! Anda bisa menetapkan target dalam bentuk angka, uang, benar/salah, dan penyelesaian tugas. Anda juga dapat menetapkan target untuk setiap sprint atau waktu. Anda dapat mengembangkan kerja kolaboratif dengan setiap anggota tim yang bekerja untuk mencapai tujuan yang sama.
Mengurangi Berbagai Jenis Risiko Operasional dengan ClickUp
Dalam setiap organisasi, risiko operasional tidak dapat dihindari. Anggota tim akan mengundurkan diri. Tugas akan tertunda. Perkiraan waktu akan salah. Orang mungkin melewatkan titik kritis dalam cerita pengguna. Ketergantungan yang kompleks akan membutuhkan usaha ekstra.
Risiko-risiko ini tidak dapat dihindari, namun dapat dimitigasi dan dikelola dengan perangkat lunak manajemen proyek yang baik.
Fitur manajemen proyek ClickUp dirancang untuk mengatasi semua ini dan banyak lagi. Ini membantu tim manajemen proyek membangun efisiensi operasional untuk menghemat waktu dengan membuat orang lebih produktif. Lihat bagaimana Anda dapat mengurangi risiko dengan ClickUp. Daftar gratis hari ini !