Dalam hal produktivitas, tim selalu mencari keunggulan. Cara kami bekerja terus berkembang, dan dengan itu, begitu pula alat bantu yang kami gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Tujuan dari kolaborasi manajemen kerja perangkat lunak ini adalah untuk membantu tim bekerja bersama dengan lebih efisien, dan ini masuk akal.
Siapa yang tidak suka menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat? Jika digunakan dengan benar, alat-alat ini membantu tim memanfaatkan sumber daya dengan sebaik-baiknya yang mereka gunakan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
Panduan ini merupakan pendalaman lebih dalam tentang bagaimana semua itu sebenarnya terjadi.
Apa itu Manajemen Kerja Kolaboratif?
**Manajemen kerja kolaboratif adalah proses perencanaan, pelacakan, dan pelaksanaan tugas oleh sebuah tim yang terdiri dari beberapa orang untuk mencapai tujuan bersama.
Untungnya, ada alat manajemen kerja kolaboratif untuk membuat perencanaan tugas lebih mudah-meskipun tidak semuanya menawarkan kombinasi fitur yang sesuai untuk setiap kebutuhan kolaboratif.
Apa saja alat kolaboratif yang sepadan menawarkan serangkaian fitur umum yang memungkinkan untuk kerja tim yang terkoordinasi seperti:
- Menetapkan tugas
- Melacak dan memelihara kemajuan
- Berbagi file
- Berkirim pesan
- Penjadwalan
- Membuat daftar tugas
Lacak dan atur semua permintaan karyawan jarak jauh dengan templat papan Kanban Permintaan Tim dari ClickUp
Ketika sampai pada hal itu, yang terbaik perangkat lunak manajemen kerja kolaboratif membantu manajer proyek menyederhanakan proses dan mengintegrasikan seperangkat alat bantu intuitif yang komprehensif.
Manfaat Menggunakan Alat Manajemen Kerja Kolaboratif
Mari kita bahas tentang keuntungan bekerja dengan alat bantu manajemen kerja kolaboratif yang tepat.
Meningkatkan Manajemen Proyek
Bayangkan sebuah proyek yang mengharuskan tim mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan. Tanpa perangkat lunak manajemen kerja kolaboratif, mudah sekali terjadi komunikasi yang tersesat atau anggota tim tidak mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim lainnya.
Perangkat yang tepat membuat semua orang tetap terinformasi dan memungkinkan mereka untuk memperbarui kemajuan mereka sesuai kebutuhan, sehingga memudahkan manajer untuk melacak status proyek dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
Memungkinkan kemandirian lokasi
Alat dan perangkat lunak kolaboratif memberikan kemampuan kepada anggota tim untuk bekerja dari mana saja dan kapan saja. Mengaktifkan asinkronisasi atau kolaborasi langsung menghasilkan jadwal kerja yang lebih fleksibel bagi anggota tim.
Kemajuan dipantau dan masalah diidentifikasi dengan cepat. Perubahan dibuat secara real-time untuk menjaga semua orang tetap berada di jalur yang benar dengan satu sumber kebenaran.
Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi Alat-alat seperti ClickUp Whiteboard memungkinkan komunikasi yang cepat dan mudah antara anggota tim melalui siaran langsung
fitur obrolan . Fitur ini memungkinkan tim untuk berbagi informasi terbaru secara real-time dan memusatkan riwayat obrolan mereka di sekitar keputusan proyek yang penting.
Mengurangi biaya proyek
Menghemat uang adalah hal yang besar!
Ketika tim bekerja bersama dengan lebih efisien, maka akan mengurangi biaya proyek karena sumber daya dikelola dengan lebih baik. Semakin banyak nilai yang diperoleh tim dari sumber dayanya, semakin banyak pula yang menang.
Meningkatkan produktivitas dengan memenuhi tenggat waktu
Ketika anggota tim berkolaborasi secara efektif mereka dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Hal ini mengarah pada peningkatan produktivitas tim secara keseluruhan. Tenggat waktu juga lebih mudah dipenuhi karena alat manajemen kerja yang terpusat menghilangkan miskomunikasi atau kesalahan seperti dokumen yang hilang yang hanya akan memperlambat tim.
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan.
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik adalah suatu keharusan di dunia yang serba cepat. Ketika anggota tim bekerja bersama dengan banyak visibilitas di alat manajemen reguler mereka, mereka memiliki waktu untuk membuat keputusan yang lebih baik.
Dan, seperti yang kita ketahui, keputusan yang lebih baik sama dengan hasil yang lebih baik... yang berarti keuntungan yang lebih baik.
Kolaborasi langsung
Dengan platform produktivitas, tim menggunakan live Deteksi kolaborasi ClickUp yang lebih dari sekadar Google Doc yang terpisah. Misalnya, Anda dapat mengedit dan menambahkan komentar pada pekerjaan satu sama lain secara real-time dan melihat apa yang ditambahkan oleh anggota tim lain saat mereka mengerjakannya.
ClickUp memudahkan untuk melakukan hal tersebut di dalam Ruang Kerja Anda. Tidak ada eksternal alat bantu dokumen dibutuhkan!
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring untuk bekerja lebih efisien
Contoh Manajemen Kerja Kolaboratif
Setelah Anda mengetahui manfaat manajemen kerja kolaboratif yang efektif, mari kita lihat beberapa contoh dunia nyata tentang bagaimana tim menggunakan alat kolaboratif untuk mengelola pekerjaan mereka.
Tim Pembuatan Konten
Untuk tim pembuat konten, sangat penting untuk memiliki pusat pusat di mana semua anggota tim dapat berkolaborasi dalam proyek secara efisien. Dengan menggunakan alat manajemen kerja kolaboratif seperti ClickUp, tim dapat merencanakan, menetapkan tugas, dan melacak kemajuan secara real-time.
Tim Jarak Jauh atau Terdistribusi
Tim jarak jauh atau terdistribusi membutuhkan cara untuk tetap terhubung dan mengelola pekerjaan mereka secara efektif tanpa harus berada di lokasi fisik yang sama. Alat manajemen kerja kolaboratif menawarkan fitur komunikasi real-time, pelacakan tugas, dan kemampuan berbagi file yang memudahkan tim jarak jauh untuk tetap terhubung dan produktif.
Tim Perencanaan Acara
Perencanaan acara membutuhkan koordinasi dan kolaborasi dari beberapa anggota tim. Dengan alat bantu manajemen kerja kolaboratif, perencana acara dapat membuat tugas, menugaskan tugas tersebut kepada anggota tim, dan melacak kemajuan untuk memastikan semua berjalan sesuai jadwal acara.
Tim Pemasaran
Tim pemasaran perlu bekerja sama dengan lancar untuk membuat dan melaksanakan kampanye. Alat manajemen kerja kolaboratif menawarkan fitur-fitur seperti kalender bersama, garis waktu proyek dan pembagian tugas yang membantu tim pemasaran tetap terorganisir dan berada di jalur yang tepat dengan kampanye mereka.
Cara Memilih Alat Kolaborasi untuk Manajemen Kerja Kolaboratif
Memilih alat bantu kolaboratif adalah hal yang sulit ketika ada banyak pilihan.
Namun, pilihan yang banyak bukan berarti mustahil. Sebaiknya mulai dengan menguraikan secara spesifik tim Anda. Menggunakan kebutuhan tim Anda dan tujuan proyek sebagai kriteria untuk referensi silang adalah cara untuk memastikan Anda mendapatkan semua yang Anda butuhkan dalam solusi manajemen kerja kolaboratif. Pikirkan tentang:
- Ukuran danAlur kerja tim Anda: Sama seperti Anda tidak ingin membayar alat dengan fitur yang mungkin tidak akan pernah disentuh oleh tim Anda yang terdiri dari dua orang, Anda juga tidak ingin menggunakan alat yang membatasi kemampuan tim yang sedang berkembang
- Anggaran Anda : Semakin kompleks kebutuhan manajemen proyek Anda, semakin banyak yang harus Anda bayarkan untuk fitur-fitur premium
- Kebutuhan Anda di masa depan: Penting untuk memilih alat yang memenuhi kebutuhan tim Anda sekarang. Namun, ke mana tujuan tim Anda dan alat bantu apa yang akan dibutuhkan setelah sampai di sana?
Seret dan letakkan bentuk ke kanvas Anda, hubungkan alur kerja Anda, dan bekerja dengan tim Anda secara bersamaan di ClickUp Whiteboard
Saat Anda menyelami lebih jauh ke dalam proses pemeriksaan yang sebenarnya, berikut ini beberapa pertanyaan umum untuk dipikirkan:
Apakah Anda perlu berintegrasi dengan alat perangkat lunak lain?
Jika Anda tidak yakin, lihatlah bagaimana tim Anda saat ini menyelesaikan pekerjaan. Apakah ada alat kolaborasi yang sudah ada yang melakukan banyak pekerjaan berat dalam hal manajemen proyek yang tidak ingin Anda ganti? Apakah solusi manajemen kerja kolaboratif Anda perlu mengintegrasikan perangkat lunak konferensi video khusus?
Lihat Integrasi terbaik ClickUp !
Apakah ada kurva pelatihan?
Beberapa alat kolaborasi dibuat untuk tim yang lebih kecil dan lebih mudah digunakan, sementara alat kolaborasi yang lain lebih kompleks dan memerlukan waktu untuk dipelajari oleh tim Anda. Pertimbangkan kurva pembelajaran dan komitmen waktu yang diperlukan untuk memulai tim Anda dengan langkah yang benar.
Seperti apa dukungan pelanggan itu?
Dukungan pelanggan mudah diabaikan, namun merupakan bagian penting dari proses pemeriksaan. Anda ingin menghubungi seseorang dengan mudah jika Anda memiliki pertanyaan, mengalami masalah, atau membutuhkan bantuan teknis. Beberapa perangkat lunak bahkan sampai menawarkan sesi pelatihan yang dipersonalisasi untuk tim besar.
Apa Alat Manajemen Kerja Kolaboratif Terbaik?
ClickUp adalah alat manajemen kerja kolaboratif terbaik untuk startup, perusahaan, dan semua yang ada di antaranya karena berbagai alasan. Berikut ini adalah ikhtisar singkat tentang alat manajemen kerja kolaboratif yang kuat dan fitur-fitur di ClickUp:
Lihat pekerjaan sesuai keinginan Anda dengan 10+ tampilan proyek
Kontributor individu yang mengerjakan tugas sebagai bagian dari tim yang lebih besar bisa membuat tampilan untuk menelusuri pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka. Tampilan yang paling populer meliputi:
- Tampilan daftar: Atur tugas Anda dalam daftar dengan menyortir, memfilter, mengelompokkan, dan menyesuaikan kolom
- Tampilan papan: Seret dan lepas tugas dengan mudah di antara kolom yang berbeda (mirip denganPapan kanban)
- Tampilan kalender: Rencanakan, jadwalkan, dan kelola tugas dan sumber daya Anda dalam format kalender
Buat dan sesuaikan setiap tampilan ClickUp untuk melihat informasi yang Anda butuhkan
Bekerja lintas fungsi dengan tugas dan hubungan
Tugas adalah blok bangunan dasar ClickUp. Anda bisa memberikan tugas ke beberapa anggota tim, melacak file, mengatur status, dan menambahkan komentar untuk memberi tahu semua orang mengenai perkembangannya. Di dalam sebuah tugas, Anda bisa melakukan tindakan berikut ini untuk kelancaran kolaborasi di tempat kerja :
- Lihat riwayat aktivitas termasuk perubahan tanggal jatuh tempo, pembaruan Bidang Khusus, dan semua percakapan
- Berkomunikasi secara efektif dengan Perintah /Slash dan pintasan keyboard
- Menyebutkan tugas dan Dokumen untuk dirujuk di Ruang Kerja Anda (tidak tersedia banyak alat manajemen biasa)
- Memulai rapat Zoom dari tugas ClickUp
Perangkat lunak kolaborasi ClickUp menggunakan fitur ketergantungan tugas untuk memudahkan melihat tugas mana yang bergantung pada tugas lain dan merencanakannya dengan tepat. Hal ini sangat membantu ketika mencoba membuat garis waktu proyek atau ketika mencoba mengidentifikasi potensi kemacetan.
Menjadwalkan ulang dependensi untuk memvisualisasikan dampak perubahan tanggal jatuh tempo pada tugas dalam tampilan Gantt di ClickUp
Mendistribusikan sumber daya secara efektif dengan visualisasi hari per hari
Dalam proses pembuatan alur kerja kolaboratif, manajemen sumber daya tidak boleh diabaikan. Fitur-fitur ini memungkinkan manajer proyek untuk melihat penggunaan sumber daya-apakah itu orang, uang, atau waktu-dan memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti kepada tim tentang apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menyeret dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Menyatukan Tim dengan Manajemen Kerja Kolaboratif
Dengan munculnya pekerjaan jarak jauh dan semua perubahan cepat yang terjadi di tempat kerja, tim membutuhkan cara yang dapat diandalkan untuk tetap terhubung, selaras, dan produktif.
Alat kolaborasi dapat memperlambat atau meningkatkan produktivitas tim, jadi jika Anda mencari platform tunggal untuk menyelaraskan tim Anda, coba ClickUp secara gratis dan berhenti beralih di antara banyak aplikasi dan banyak alat untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.