Apa yang pertama kali terlintas di benak Anda saat mendengar kata 'agile'?
Jika Anda membayangkan sebuah tim yang terdiri dari empat pengembang perangkat lunak dan insinyur yang berkumpul bersama untuk rapat atau papan tulis yang merinci rencana rilis, Anda tidak sendirian.
Sebagian besar dari kita memahami 'agile' sebagai metodologi yang mengoptimalkan proses pengembangan perangkat lunak.
Meskipun benar, itu bukanlah gambaran yang lengkap. Metodologi agile tidak hanya dapat diterapkan pada pengaturan teknis.
Anda dapat menelusuri asal-usulnya dari siklus Plan-Do-Study-Act (PDSA) yang dipelopori oleh Fisikawan Walter Shewhart di Bell Labs pada tahun 1930-an. Shewhart menjadi mentor bagi W. Edwards Deming, yang membawa teknik ini ke Jepang setelah Perang Dunia II, di mana Toyota menggunakannya untuk mengembangkan Sistem Produksi Toyota.
Semua ini terjadi sebelum Agile menjadi hal yang penting di bidang TI.
Jadi, jika Anda mempertimbangkan untuk menerapkan teknik agile pada proyek non-perangkat lunak, Anda berada di tempat yang tepat. Kami juga akan memandu Anda melalui semua langkah dan berbagi contoh nyata. Tapi pertama-tama, sebuah pengantar.
Apa itu Metodologi Agile?
Metodologi agile adalah cara yang fleksibel dalam mengelola proyek perusahaan yang memecah proyek menjadi bagian-bagian kecil yang dapat dikelola dan memungkinkan penyesuaian dan kolaborasi yang berkelanjutan untuk beradaptasi dengan kebutuhan yang terus berubah.
Manajemen proyek yang tangkas adalah tentang mengikuti aturan, membina kerja tim yang terorganisir, memastikan produk atau layanan Anda berfungsi, dan terbuka terhadap perubahan berdasarkan umpan balik dari pelanggan.
Sebagai contoh, bayangkan Anda menangani proyek yang tidak terduga. Pelanggan akhir Anda tidak yakin dengan apa yang mereka inginkan di awal, atau hasil yang mereka inginkan tidak jelas. Di situlah transformasi yang gesit dapat membantu. Anda dapat mengadopsi metodologi agile untuk mengubah berbagai hal seiring kemajuan Anda, memastikan proyek Anda tetap berada di jalur yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Namun, ini bukan solusi untuk semua masalah manajemen proyek tradisional Anda.
Pro & Kontra Menggunakan Agile untuk Proyek Non-Perangkat Lunak
Kerangka kerja Agile semakin populer karena banyak manfaatnya untuk tim non-teknologi.
Terlepas dari efisiensi dalam proyek non-perangkat lunak, metodologi agile tidak selalu sempurna. Jadi, memutuskan apakah metode ini cocok untuk perusahaan Anda bergantung pada tujuan spesifik perusahaan Anda dan bagaimana Anda menggunakannya.
Berikut ini adalah pro dan kontra utama penggunaan agile untuk proyek non-teknis.
Kelebihan
- Kemampuan beradaptasi: Metode agile menawarkan fleksibilitas, memungkinkan tim untuk menyesuaikan arah proyek seiring dengan berkembangnya kebutuhan, memastikan produk akhir lebih selaras dengan kebutuhan yang berubah
- Kolaborasi yang lebih baik: Metodologi ini mendorong kepemilikan bersama dan lingkungan kolaboratif, yang sering kali mengarah pada hasil proyek yang lebih baik
- Siklus peninjauan yang lebih cepat: Memberikan ruang untuk pengiriman tambahan, memastikan tim menyelesaikan bagian-bagian kecil dari proyek dan mengirimkannya dalam jangka waktu yang lebih singkat. Hal ini memberi para pemangku kepentingan pembaruan kemajuan yang nyata
- Umpan balik dan pengujian secara simultan: Hal ini menekankan keterlibatan pelanggan secara simultan, siklus umpan balik, dan pengujian proyek, yang semuanya membuatnya lebih mungkin bagi proyek untuk memenuhi harapan pelanggan
Kekurangan
- Kurva pembelajaran: Transisi ke metodologi agile mungkin memerlukan perubahan signifikan dalam pola pikir, praktik, dan alur kerja. Tim perlu meluangkan waktu dan upaya untuk beradaptasi
- Kesulitan transfer: Ketika sebuah departemen bergeser dari satu gaya manajemen ke gaya manajemen yang lain, sulit untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab baru dan cara proyek berjalan
- Dokumentasi yang lebih lambat: Dalam tim yang gesit, respons dan kemajuan yang cepat lebih penting daripada banyak dokumen. Ini berarti tugas-tugas seperti pencatatan dan pemeliharaan rencana dapat berjalan lebih lambat
Bagaimana Menerapkan Metodologi Agile untuk Proyek Non-Perangkat Lunak
Jika Anda memulai sebuah proyek proyek perusahaan atau membangun manajemen perubahan, yang terbaik adalah melakukannya secara berulang-ulang dengan mengikuti praktik-praktik tangkas berikut ini:
Langkah 1: Pahami apa yang Anda butuhkan
Pahami dengan jelas tujuan dan persyaratan proyek Anda. Pahami apa yang perlu Anda berikan. Kemudian, tentukan dengan jelas tujuan akhir dan kriteria keberhasilan di awal.
Setelah itu, identifikasi elemen-elemen penting untuk manajemen dan penyelesaian proyek yang sukses dengan menggunakan alat bantu yang lincah. Langkah ini menetapkan dasar untuk arah dan ruang lingkup proyek Anda. ClickUp , sebuah sistem yang lengkap manajemen proyek yang lincah dapat membantu Anda memulai dengan membuat ruang kerja untuk tim Anda. Ruang ClickUp akan membantu Anda mengatur hub pusat atau pusat komando proyek Anda.
Di sini, Anda dapat menetapkan tujuan, menetapkan tugas, mengikuti perkembangan, dan melacak tenggat waktu. Anda juga dapat mengundang anggota tim untuk bergabung dan berkolaborasi dalam proyek.
Buat Ruang di ClickUp untuk mengelola proyek secara terpusat.
Langkah 2: Pisahkan proyek menjadi beberapa bagian
Bagilah proyek Anda menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan mudah dikelola melalui proses perencanaan rilis . Divisi ini membantu Anda mengatur dan menangani setiap bagian proyek secara sistematis. Anda dapat memastikan bahwa setiap aspek mendapat perhatian yang terfokus dan berkontribusi pada keberhasilan proyek.
Setelah ruang kerja Anda diatur, mulailah membuat proyek dan tugas. Gunakan struktur daftar ClickUp untuk memecah proyek besar menjadi beberapa sprint berulang dan tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti.
Anda kemudian dapat mengandalkan Fitur-fitur Manajemen Tugas ClickUp untuk menambahkan tenggat waktu, memberikan tugas kepada anggota tim, dan menetapkan prioritas untuk setiap tugas. Tampilan Beban Kerja ClickUp adalah anugerah untuk memastikan bahwa sumber daya tim dialokasikan secara efisien berdasarkan ketersediaan, kemampuan, dan kapasitas.
Mengakses beberapa proyek pada satu dasbor
Langkah 3: Berbicara dan bekerja bersama
Dorong komunikasi dan kolaborasi yang terbuka di antara anggota tim. Ciptakan lingkungan kerja yang aman secara psikologis di mana berbagi ide dan wawasan menjadi mudah. Upaya kolaboratif ini memastikan masalah muncul lebih awal dan diselesaikan dengan cepat. Hal ini memungkinkan setiap orang untuk berkontribusi secara efektif terhadap tujuan proyek.
ClickUp menyediakan alat bantu terintegrasi bagi tim untuk berkomunikasi, berbagi konteks, dan bekerja bersama secara berulang. Tuliskan visi proyek Anda bersama tim Anda menggunakan Dokumen ClickUp yang merupakan kontrol versi dan pengeditan untuk menjaga agar semua orang tetap berada di halaman yang sama (secara harfiah). Bagikan pembaruan melalui Obrolan ClickUp dan tetap terinformasi tentang tugas yang akan datang dengan kotak masuk ClickUp Anda.
Berkolaborasi dengan rekan tim Anda di dalam Docs
Langkah 4: Menetapkan irama melalui siklus berulang
Atur tanggal jatuh tempo berulang dengan fitur ClickUp seperti Daftar periksa dan Lari cepat untuk menciptakan ritme kerja. Dorong dialog terbuka melalui rapat harian, retrospeksi, dan titik kontak rutin. Jaga agar percakapan tetap berpusat pada kemajuan dan penghalang sehingga Anda dapat memperbaikinya secara kolaboratif.
Tinjau kemajuan secara teratur dan lakukan adaptasi seperlunya. Pelacakan proyek ClickUp berperan penting di sini. Ini mengawasi kemajuan proyek, membuatnya mudah untuk mengidentifikasi apa yang bekerja dengan baik dan di mana Anda perlu melakukan penyesuaian.
Gunakan analitik yang kuat dari platform ini dan siapkan Dasbor Khusus di ClickUp untuk memantau kemajuan dan kinerja.
Pilih dari lebih dari 15 tampilan dasbor
Langkah 5: Terus tingkatkan saat Anda melangkah
Upayakan peningkatan berkelanjutan dengan menemukan celah melalui analisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) untuk meningkatkan eksekusi proyek. Analisis ini akan memberi Anda alat untuk mengevaluasi operasi saat ini dan mengambil tindakan untuk perbaikan. Analisis ini juga akan membantu Anda menghasilkan tujuan strategis.
Gunakan teknik scrum yang gesit untuk menganalisis wawasan dan data untuk membuat keputusan yang tepat dan mengoptimalkan kinerja proyek.
Kemudian, gunakan Templat Analisis SWOT ClickUp untuk menangkap dan melacak temuan.
Komitmen terhadap peningkatan ini memastikan seluruh pengembangan proyek proses berkembang dan memberikan hasil yang lebih baik dari waktu ke waktu.
Gunakan templat analisis SWOT yang dapat disesuaikan
Tingkatkan hasil proyek Anda dengan menggunakan Clickup Agile yang akan membantu Anda mengelola peta jalan, sprint, backlog, dan banyak lagi. Menyatukan tim Anda, merasakan kemampuan pelaporan yang kuat, dan menciptakan alur kerja yang lancar - semuanya memfasilitasi ketangkasan di luar proyek pengembangan perangkat lunak.
Contoh Penggunaan Agile pada Tim Non-Perangkat Lunak
Berikut adalah beberapa contoh cara mengadopsi metodologi agile dalam proyek Anda. Contoh-contoh ini juga akan membantu Anda memahami mengapa ClickUp, dengan fitur-fitur agile dan templat tangkas adalah teman terbaik Anda.
1. Pengembangan kampanye pemasaran
Dalam tim pemasaran, agile memperlancar pengembangan kampanye. Cukup bagi kampanye Anda menjadi beberapa sprint, masing-masing berfokus pada aspek tertentu seperti penelitian, pembuatan konten, desain, dan implementasi.
Gunakan Templat pemasaran ClickUp untuk menyelaraskan laporan triwulanan atau tahunan Anda yang jelas tujuan pemasaran dengan prioritas yang ditetapkan.
Gunakan templat yang dibuat khusus untuk alur kerja yang gesit
Melakukan stand-up harian dengan menggunakan pendekatan tangkas untuk alur kerja membuat tim Anda selalu mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan, sementara tinjauan sprint memastikan tim Anda membuat penyesuaian dengan cepat. Pendekatan ini memungkinkan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan perubahan pasar sekaligus memastikan peluncuran kampanye yang tepat waktu.
2. Proses perekrutan SDM
Menerapkan prinsip-prinsip gesit dari manajemen proyek scrum dalam SDM dapat mengubah proses rekrutmen. Merekrut kandidat mungkin tampak seperti gunung yang menakutkan untuk didaki. Namun dengan memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil seperti pencarian kandidat, penyaringan, dan wawancara, tim HR dapat membuat jalan menuju puncak tidak terlalu menakutkan.
Sinkronisasi harian juga membantu pengambilan keputusan yang cepat dan mengatasi kemacetan. Selain itu, rapat retrospektif memungkinkan tim Anda untuk terus merefleksikan strategi dan mengoptimalkan upaya rekrutmen.
Jika Anda ingin mengatur corong manajemen talenta Anda dengan visibilitas lengkap dan tampilan khusus, cobalah Solusi manajemen SDM lengkap dari Clickup . Anda bisa menggunakannya untuk melacak kinerja, keterlibatan, dan pengembangan karyawan di satu tempat.
Lacak status berbagai tugas dengan fitur manajemen alur kerja ClickUp
3. Perencanaan dan manajemen acara
Untuk perencanaan acara, teknik agile memungkinkan koordinasi yang lebih baik. Sprint dapat berfokus pada pemilihan tempat, manajemen vendor, keterlibatan peserta, dan aspek-aspek serupa.
Anda dapat menggunakan Templat manajemen acara ClickUp untuk membuat perencanaan acara menjadi sangat mudah:
- Rencanakan dan lihat semuanya mulai dari menemukan lokasi hingga mendapatkan penawaran
- Buat tim dan sumber daya Anda bekerja sama dengan lancar
- Melacak kemajuan dan tujuan untuk acara yang tepat waktu dan sesuai anggaran
Rencanakan acara yang kompleks dengan sistem pelacakan yang efisien
Pastikan Anda melakukan check-in harian untuk memastikan kemajuan dan membuat penyesuaian cepat jika diperlukan. Dan, jangan lupa: tinjauan ulang setelah acara memberikan wawasan untuk meningkatkan proses perencanaan acara di masa depan.
4. Pengembangan produk dalam industri non-teknologi
Bahkan dalam industri non-teknologi, pengembangan produk juga mendapatkan manfaat dari metode yang gesit.
Berikut adalah cara untuk menjalani prosesnya:
- Buat Sasaran yang menguraikan fitur produk dan persona pelanggan sasaran
- Bagi pengembangan menjadi beberapa sprint untuk hal-hal seperti desain, pembuatan prototipe, penetapan biaya, pengujian, dll.
- Menyatukan anggota tim dari berbagai fungsi - desain, pengadaan, operasi, penjualan - ke dalam setiap sprint
- Gunakan standup untuk berkoordinasi di seluruh tim dan mengangkat masalah
- Membuat prototipe dasar dengan cepat dan mengumpulkan umpan balik pelanggan melalui survei setelah setiap sprint (Templat Survei Umpan Balik Produk ClickUp akan sangat berguna)
- Adakan retrospektif untuk menilai apa yang bekerja dengan baik dan apa yang membutuhkan modifikasi
- Ulangi prototipe setiap sprint, perbaiki berdasarkan pembelajaran sampai memenuhi kriteria kesiapan peluncuran Templat Pengembangan Produk Baru ClickUp akan menjadi sekutu Anda selama proses ini. Gunakan untuk:
- Mengatur pengembangan produk dari ide hingga peluncuran
- Menyelaraskan tim dalam pencapaian dan tugas
- Mengelola semua tugas di satu tempat untuk kerja tim yang mudah
Sederhanakan sprint pengembangan produk dengan templat rencana proyek yang dipersonalisasi
5. Proyek konstruksi dan infrastruktur
Dalam hal proyek konstruksi dan infrastruktur, fokus pada fase-fase seperti perencanaan, pekerjaan lapangan, dan sentuhan akhir memastikan penyelesaian yang tepat waktu. Rapat harian dengan manajer proyek dapat menjadi pemecah masalah yang cepat dan membantu Anda beradaptasi dengan kondisi lokasi, sehingga meningkatkan efisiensi proyek.
Misalnya, membangun terminal bandara baru dapat dikelola dengan memisahkan pembangunan menjadi beberapa sprint untuk struktur terminal, elemen interior, sistem teknis, dan penyelesaian eksterior. Tim lintas fungsi akan berkolaborasi dalam ClickUp untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diprioritaskan di setiap area.
Mereka akan menangani sumber daya dalam Daftar, menjadwalkan tugas dengan Kalender, atau menyesuaikan tanggal menggunakan bagan Gantt. ( ClickUp menawarkan 15+ tampilan untuk perencanaan yang mudah)
Fokus yang gesit pada pengiriman bertahap, kolaborasi pemangku kepentingan, dan peningkatan berkelanjutan dapat bermanfaat bagi proyek konstruksi melalui penyelesaian masalah yang lebih cepat, peningkatan akuntabilitas pengembangan proyek yang positif, dan peningkatan pengawasan kualitas.
Kelola proyek konstruksi dengan templat manajemen proyek yang siap pakai
Dengan ClickUp untuk Tim Konstruksi anda bisa mengelola proyek konstruksi mulai dari pra-penjualan hingga pengiriman dengan mudah:
- Menyesuaikan alur kerja konstruksi
- Mempercepat kerja tim di lapangan dan kantor
- Memantau kemajuan secara instan dengan laporan waktu nyata
- Menyatukan tim, pekerjaan, dan alat Anda dalam satu platform Manajemen Proyek ClickUp adalah universal alat manajemen proyek yang bisa Anda gunakan dan sesuaikan untuk melacak prioritas Anda, membuat kolaborasi menjadi lebih cepat, dan mendapatkan pandangan tingkat tinggi tentang kemajuan proyek.
Fitur ini akan membantu tim Anda bertransisi ke Agile dengan mudah.
Cegah informasi yang berlebihan dengan analisis proyek yang intuitif
Menjadi Gesit dan Mendorong Keberhasilan Proyek
Anda pasti sudah menyadari betapa bermanfaat dan nyamannya menggunakan metode agile dalam pengembangan proyek non-perangkat lunak. Tim non-IT dapat mengandalkannya untuk mencapai
- Waktu yang lebih cepat ke pasar melalui iterasi yang cepat
- Hasil yang lebih berkualitas melalui peningkatan berkelanjutan
- Akuntabilitas yang lebih baik melalui visibilitas
- Kelincahan yang lebih besar untuk mengubah prioritas
Lanjutkan dan beralihlah ke agile. Dan untuk berjaga-jaga jika Anda membutuhkan kiat cepat untuk manajemen proyek yang tangkas atau bantuan untuk beradaptasi dengan perubahan, cobalah mulai dengan agile menggunakan ClickUp. Daftar secara gratis dan dapatkan dukungan khusus untuk mengimplementasikan agile untuk proyek Anda.