Menjalankan bisnis seperti berada di atas rollercoaster. Ini adalah perjalanan yang terus menerus mengalami pasang surut. Anda pasti akan menghadapi tantangan, banyak di antaranya terjadi karena ketidakjelasan proses, ketidakefisienan, miskomunikasi, dan kebingungan peran.
Untungnya, alat pemetaan proses menghilangkan inefisiensi ini. Salah satu alat tersebut adalah SIPOC.
Apa itu SIPOC?
SIPOC adalah singkatan dari Pemasok, Input, Proses, Output, dan Pelanggan. SIPOC adalah alat bantu visual yang digunakan dalam Six Sigma untuk memvisualisasikan dan memetakan elemen-elemen kunci yang relevan dari suatu proses.
Diagram SIPOC merangkum input, output, dan proses tingkat tinggi dan kritis di seluruh pemangku kepentingan untuk berbagai proyek, termasuk proses di bidang manufaktur, transaksional, dukungan, TI, dll.
Setelah dibuat, diagram SIPOC memberikan fokus untuk mendefinisikan metrik proses, garis dasar, tujuan proyek, dan risiko. Diagram ini menetapkan fondasi dan pandangan tingkat tinggi untuk proyek peningkatan.
Membuat diagram SIPOC sangatlah mudah, namun membutuhkan waktu, usaha, dan pemahaman yang komprehensif tentang semua proses bisnis. Untungnya, template SIPOC yang telah dibuat sebelumnya membuatnya lebih mudah.
Apa yang dimaksud dengan Template SIPOC?
Template SIPOC adalah alat bantu visual terstandardisasi yang membantu mendokumentasikan dan menganalisis informasi penting terkait input, output, pemasok, proses, dan pelanggan yang terlibat dalam proses bisnis. Templat ini memberikan pendekatan sistematis untuk peningkatan proses.
Anda dapat menggunakan diagram SIPOC yang disesuaikan atau menggunakan diagram yang sudah jadi. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.
Diagram SIPOC yang disesuaikan memungkinkan Anda mengakomodasi sifat spesifik bisnis dan alur kerja Anda. Namun, membuatnya memakan waktu karena membutuhkan usaha dan pemahaman yang baik tentang semua proses yang diperlukan untuk mengimplementasikan dan memenuhi tujuan proyek .
Anda dapat menggunakan templat diagram SIPOC yang telah dibuat sebelumnya untuk menghemat tenaga dan waktu. Banyak templat diagram SIPOC yang tersedia secara online untuk proyek dan manajemen operasi . Anda dapat menggunakan ini untuk memahami ruang lingkup pekerjaan untuk proyek-proyek yang rumit.
Templat SIPOC membantu memvisualisasikan proses yang diperlukan untuk merencanakan dan meluncurkan produk atau layanan baru. Atau, Anda dapat menggunakannya untuk mengidentifikasi tantangan dan kesenjangan dalam proses yang sudah ada dan memperbaikinya.
Apa yang Membuat Template SIPOC yang Baik?
Template SIPOC yang baik mengakomodasi proses baru dan melakukan perbaikan yang membantu meminimalkan ruang lingkup kesalahan, kebingungan, dan miskomunikasi di antara para pemangku kepentingan. Pada akhirnya, hal ini akan berujung pada kepuasan pelanggan.
Berikut adalah kualitas template SIPOC yang baik:
- Daya tarik visual: Karena template SIPOC merupakan representasi visual dari proses, maka template tersebut harus memiliki struktur yang jelas. Mereka juga harus menggunakan warna, font, dan format yang konsisten bersama dengan ruang kosong yang cukup untuk membantu pemahaman.
- Kemudahan penggunaan: Anggota tim harus dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan, proses yang harus dilakukan, langkah-langkah utama, dan output untuk menyelesaikan tugas tanpa kesulitan
- Kejelasan: Templat yang baik harus menyajikan informasi dengan jelas dan ringkas. Semua pemangku kepentingan harus mudah memahaminya
- Kemudahan penyesuaian: Alur kerja dan proses yang berbeda memiliki kebutuhan, kompleksitas, dan nuansa yang berbeda. Template SIPOC yang baik harus dapat disesuaikan dan disesuaikan dengan kebutuhan tersebut
- Kelengkapan: Template tersebut harus memiliki semua informasi relevan yang dibutuhkan oleh anggota tim. Sebuah peringatan: hindari mencoba untuk menangkap setiap detail menit. Pertahankan tampilan tingkat tinggi untuk menghindari kepadatan template bolak-balik
- Aksesibilitas: Templat diagram SIPOC yang baik harus tersedia dan dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan
- Pembaruan rutin: Template SIPOC harus mengakomodasi pembaruan rutin seiring dengan perkembangan proses. Hal ini akan membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan dan peluang untuk perbaikan
Mengikuti panduan ini akan menghasilkan diagram SIPOC yang secara efektif mengkomunikasikan elemen-elemen kunci dari suatu proses dalam diagram yang jelas, logis, dan dapat disesuaikan.
Kiat pro: Cobalah ini aplikasi jadwal kerja terbaik bersama dengan templat SIPOC untuk mengoptimalkan upaya manajemen proyek dan proses Anda.
10 Templat SIPOC yang Akan Digunakan pada Tahun 2024
Berikut adalah daftar 10 templat SIPOC yang harus Anda gunakan untuk mengoptimalkan dan merampingkan proses.
1. Template SIPOC ClickUp
Tampilkan fungsi dari pemasok ke bahan baku menggunakan berbagai proses melalui Template SIPOC ClickUp
Templat SIPOC ClickUp akan membantu Anda memahami secara visual hubungan antara pemasok, input, proses, output, dan pelanggan untuk semua proyek Anda. Rujuklah sebelum memulai sebuah proyek atau menyempurnakan proses yang sudah ada.
Templat ini memberikan Anda akses ke delapan Bidang Khusus, di mana Anda dapat menambahkan dan menyimpan atribut penting seperti Email, Alamat, Harga per kuantitas, SIPOC, Kontak, dan banyak lagi.
Dengan menyajikan proses dalam Tampilan Khusus, template ini memudahkan untuk memahami proyek yang rumit sekalipun dan menemukan peluang untuk menyempurnakan proses untuk hasil yang lebih baik.
Membuat diagram SIPOC untuk mengumpulkan informasi tentang pemanfaatan sumber daya dan membantu meningkatkan setiap aspek alur kerja. Hal ini membuat semua departemen dan tim berada di halaman yang sama, menghilangkan kebingungan, kesalahan, dan kekeliruan.
Gunakan templat untuk berkolaborasi di ruang kerja bersama dengan pemangku kepentingan lain sambil melacak kemajuan, tag, dan ketergantungan yang relevan.
2. Templat Proses dan Prosedur ClickUp
Contoh semua proses yang saat ini berada di bawah berbagai tahapan proyek analisis yang dikelola di ClickUp
Pernahkah Anda berharap mengetahui bagaimana proses tertentu dalam organisasi Anda bekerja? Bagaimana HR merekrut karyawan baru? Bagaimana bagian pengadaan memastikan untuk mendapatkan penawaran terbaik? Bagaimana peluncuran produk terjadi?
Jika organisasi Anda menggunakan Templat Proses dan Prosedur ClickUp anda bisa menemukan semuanya di satu tempat!
Templat SIPOC ini membantu Anda mendefinisikan proses dan prosedur, menghubungkannya dengan pemangku kepentingan yang relevan. Gunakan template ini untuk memusatkan semua proses Anda di satu tempat agar dapat diakses dengan cepat dan menciptakan pendekatan yang konsisten untuk semua tugas yang relevan.
Anda kemudian dapat mengelola satu atau beberapa proses dari satu dasbor, dan mendapatkan semua data proyek melalui papan Kanban yang bermanfaat.
Dengan memberikan Anda akses ke detail proyek, ini memungkinkan Anda untuk melacak tugas-tugas yang berulang dan mengukur kinerja di setiap langkahnya. Hal ini juga membantu Anda menemukan potensi kesalahan untuk resolusi yang tepat waktu.
3. Templat SOP ClickUp
Buat, atur, dan kelola SOP dengan Templat SOP ClickUp
Prosedur operasi standar (SOP) bagi bisnis seperti halnya oli bagi mesin - SOP menjaganya agar tetap berjalan dengan lancar tanpa guncangan dan sentakan. SOP menetapkan pedoman untuk menstandarkan fungsi rutin, memastikan kinerja tugas yang konsisten di seluruh tim.
SOP mendefinisikan tujuan dari suatu prosedur, langkah-langkah yang diperlukan untuk menjalankannya, ruang lingkupnya, dan batasannya. SOP juga menentukan peran dan tanggung jawab orang-orang yang terlibat dalam prosedur ini. Pada akhirnya, mereka memastikan produk atau layanan akhir memenuhi persyaratan pelanggan.
Penggunaan Templat SOP ClickUp untuk membuat, mengatur, mengelola, dan mengulangi SOP untuk bisnis Anda.
Templat ini memungkinkan Anda untuk mengatur proses dan prosedur standar di organisasi Anda untuk mengurangi biaya dan memaksimalkan pemanfaatan sumber daya.
Menggabungkan SOP dengan SIPOC peta proses memudahkan untuk mengelola beberapa proyek dan program secara bersamaan.
Templat ini juga membantu mengidentifikasi area peningkatan dan kolaborasi lintas fungsi dalam perusahaan. Anda bisa membuat alur kerja Anda sendiri di ClickUp dengan menggunakan Tampilan Khusus seperti Beban Kerja, Kalender, dan lainnya.
Membangun pemahaman bersama tentang seluruh proses menggunakan template ini untuk menjaga akurasi, kualitas, dan konsistensi.
4. Templat Daftar Periksa Manajemen Vendor ClickUp
Mengevaluasi vendor dan melacak metrik menggunakan Templat Daftar Periksa Manajemen Vendor ClickUp
Jika Anda berurusan dengan banyak vendor secara teratur, kemungkinan Anda memerlukan solusi manajemen vendor.
Manajemen vendor memastikan pengendalian biaya, efisiensi, dan standar kualitas untuk produk dan layanan. Solusi ini juga membantu organisasi mengelola risiko-keuangan, rantai pasokan, dan hukum.
Gunakan templat Daftar Periksa Manajemen Vendor ClickUp untuk mencatat langkah-langkah tingkat tinggi untuk manajemen vendor yang efektif dan menjaga hubungan yang kuat dengan vendor Anda.
Templat SIPOC ini memungkinkan Anda mengevaluasi berbagai vendor untuk produk atau layanan Anda, memantau kinerja vendor, mengumpulkan umpan balik, dan mengidentifikasi area perbaikan.
Templat ini membantu Anda memastikan vendor mematuhi semua peraturan dan regulasi yang diperlukan. Gunakan template ini untuk menyederhanakan proses orientasi bagi vendor baru dan melacak semua interaksi dengan vendor.
Elemen-elemen utama dalam hal ini manajemen vendor templat daftar periksa meliputi
- 16 atribut khusus untuk menyimpan dan memvisualisasikan detail vendor yang penting
- tag, peringatan ketergantungan, email, dan lainnya untuk pelacakan manajemen vendor yang efisien
- empat Tampilan Khusus untuk membantu Anda menyederhanakan keterlibatan vendor baru dan menilai kinerja vendor
5. Templat Perjanjian Vendor ClickUp
Sederhanakan negosiasi vendor Anda dengan templat perjanjian standar
Dunia bisnis berjalan berdasarkan kontrak. Anda perlu memiliki perjanjian vendor untuk setiap vendor yang bertransaksi dengan Anda, untuk memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang hak dan kewajiban mereka dan konsekuensi dari pelanggaran...
Perjanjian yang terdokumentasi dengan baik akan melindungi vendor dan pelanggan dari potensi risiko.
Perjanjian tersebut merinci tanggung jawab masing-masing pihak dan menetapkan ekspektasi jangka waktu, harga, pengiriman, dan kondisi lainnya.
Karena perjanjian vendor adalah dokumen hukum, penyusunannya bisa jadi berat. Templat Perjanjian Vendor ClickUp menyederhanakan proses penerimaan vendor untuk bisnis Anda.
Gunakan Kolom Khusus di ClickUp untuk mengelola detail vendor dan Status Khusus untuk melacak kemajuan penerimaan.
Fitur tambahan termasuk pelacakan kontrak yang lebih baik dengan AI dan otomatisasi serta tampilan khusus untuk kolaborator.
6. ClickUp Buat Proses Template Secara Efisien
Buat alur kerja yang konsisten dengan Templat Buat Proses Secara Efisien dari ClickUp
Apakah Anda meningkatkan proses yang sudah ada atau membuat proses yang baru dan efisien, Templat Buat Proses Secara Efisien dari ClickUp sangat berguna. Templat ini memungkinkan Anda membuat proses, tanggung jawab, dan tenggat waktu serta memvisualisasikannya dengan jelas.
Ini adalah salah satu templat proses gratis terbaik untuk menstandarkan proses di berbagai departemen dan membuat alur kerja yang konsisten . Ini menghemat waktu Anda yang berharga yang biasanya dihabiskan untuk membuat proses secara manual.
Membuat alur kerja standar menggunakan template ini relatif mudah:
- Menganalisis proses saat ini dan menemukan kekurangannya
- Anda dapat menambahkan rekan tim Anda sebagai kolaborator dan menggunakanPapan Tulis ClickUp untuk bertukar pikiran tentang ide untuk perbaikan.
- Kemudian, Anda dapat merancang proses baru dan memecahnya menjadi beberapa langkah menggunakanTugas ClickUp* Saat Anda mengimplementasikannya dan memantau kemajuannya,Otomatisasi di ClickUp akan membantu Anda tetap berada di jalur yang benar
7. Templat Daftar Master Vendor ClickUp
Lacak semua vendor dan pemasok Anda saat ini dan yang potensial menggunakan Templat Daftar Master Vendor ClickUp
Perusahaan sering kali berurusan dengan banyak vendor dan pemasok seperti pekerja lepas, kontraktor independen, penyedia layanan teknologi, mitra logistik, dan perencana produksi . Mengelola semua itu bisa menjadi rumit.
Jika Anda tidak melacaknya, perusahaan Anda mungkin menghadapi tantangan yang tidak terduga dalam hal pengadaan, pasokan dan pengiriman, atau keuangan. Pada akhirnya, hal ini akan membahayakan pelanggan. Templat Daftar Master Vendor ClickUp memungkinkan setiap bisnis untuk melacak vendor yang sudah ada dan yang potensial. Anggap saja sebagai direktori vendor terpusat-lengkap dengan informasi vendor, termasuk alamat, perjanjian, keuangan, jadwal, dan indikator kinerja utama (KPI).
Sistem ini membantu Anda menemukan vendor berdasarkan industri atau jenis, menyederhanakan manajemen vendor, membuat daftar pendek vendor baru sesuai kebutuhan, dan memastikan semua pihak mematuhi kontrak vendor yang ditandatangani.
Sistem ini juga mencegah perusahaan dari pengeluaran yang berlebihan dan melindungi mereka dari potensi risiko hukum, keuangan, atau kepatuhan. Selain itu, melacak data kinerja vendor dengan templat SIPOC ini memastikan Anda memiliki visibilitas yang cukup untuk mengambil keputusan yang tepat.
Anda dapat menggunakan template Tampilan tabel di ClickUp untuk membuat spreadsheet yang disesuaikan dengan detail vendor, lalu melacak poin data utama untuk setiap vendor dengan bantuan Bidang Khusus. Kiat pro: Jangan lupa untuk mengatur tugas berulang di ClickUp untuk meninjau dan memperbarui daftar vendor Anda secara teratur.
8. Templat Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp
Buat proses yang efisien yang memenuhi persyaratan pelanggan menggunakan Templat Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp
Bagaimana Anda memprioritaskan layanan pelanggan yang luar biasa? Caranya adalah dengan mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan... menggunakan Templat Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp .
Gunakan templat yang kuat ini untuk melakukan semuanya - mengatur pelanggan berdasarkan atribut, mengumpulkan umpan balik mereka, mengakses ulasan dan peringkat mereka, memprioritaskan komentar, dan merampingkan bantuan tiket, obrolan, dan interaksi.
Ini merupakan templat yang dirancang dengan baik yang bisa Anda pasang dan mainkan. Ini membantu Anda menambahkan informasi yang relevan tentang pelanggan Anda yang digunakan untuk berinteraksi dengan mereka untuk memberikan layanan pelanggan terbaik.
Templat ini juga memungkinkan Anda berinteraksi dengan tiket dan solusi di seluruh tim dan departemen. Dengan templat ini di tangan Anda, Anda tidak akan kesulitan mengubah mereka menjadi pelanggan setia dan kembali lagi!
Lihatlah templat ini, karena menawarkan beberapa tampilan konfigurasi, otomatisasi, tiket, dan fitur penugasan, untuk beberapa nama. Templat ini memiliki semua yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk menyediakan layanan pelanggan A+, dan itu juga dalam satu dasbor.
9. Templat SIPOC Excel oleh Systems2Win
melalui Systems2Win Templat SIPOC untuk Excel oleh Systems2win adalah templat yang mudah dipahami dan mudah digunakan yang mendefinisikan pemasok, input, proses, output, dan pelanggan dari awal hingga akhir.
Templat ini membantu memperjelas hubungan antara setiap pemangku kepentingan untuk menghilangkan ketidakakuratan, ketidakkonsistenan, ketidakefisienan, dan pemborosan dalam semua jenis proses.
Anda dapat mengunduh template dan mengimpornya ke Excel melalui Excel Ribbon > Systems2win > Buka Lembar Kosong atau masukkan lembar ini ke dalam buku kerja Excel Anda.
10. Templat Pelacak Basis Sentuh Excel
melalui Microsoft Mencari solusi yang tidak merepotkan untuk mengelola kontak saat Anda berjejaring? The Templat Pelacak Basis Sentuh untuk Excel adalah templat pelacak jaringan yang akan menjaga kontak Anda tetap teratur dan membantu Anda merencanakan kapan waktunya untuk melakukan kontak dengan mereka.
Anda dapat mengkategorikan kontak Anda ke dalam tiga kelompok:
- Langganan rutin: orang yang ingin Anda hubungi secara rutin
- Kenalan sesekali: orang yang ingin Anda hubungi beberapa kali dalam setahun
- Prospek potensial: orang/perusahaan yang detailnya ingin Anda simpan di waktu yang tepat
Templat ini juga memiliki bagian untuk merencanakan aktivitas jaringan dan strategi penjangkauan Anda untuk setiap kuartal. Gunakanlah untuk mengoptimalkan proses jaringan Anda dari awal hingga akhir, dan jangan pernah melewatkan potensi pertemanan dan hubungan bisnis.
Pilih Templat Anda untuk Memetakan dan Meningkatkan Proses
Pada akhirnya, sebuah proses hanya sekuat desainnya.
Alat bantu visual seperti templat SIPOC memberikan pandangan menyeluruh yang Anda perlukan untuk merancang proses yang lancar dan efektif. Memetakan secara visual setiap bagian yang bergerak akan membangun pemahaman dan keselarasan bagi semua anggota tim.
Baik Anda mengelola alur kerja pelanggan atau operasi internal, cobalah diagram SIPOC untuk menghemat waktu dan uang. Bagian terbaiknya? Dengan ClickUp anda memiliki semua alat yang Anda butuhkan untuk memulai-di satu tempat.
Pilih dari sekian banyak templat SIPOC di ClickUp, ajak tim Anda, mulai dokumen ClickUp kolaboratif atau buat sketsa langkah-langkah Anda dari ujung ke ujung pada papan tulis di dalam ClickUp dan lihat ketidakefisienan atau kesenjangan yang muncul untuk diperbaiki.
Anda akan terkejut dengan apa yang dapat dilakukan oleh visual satu halaman yang sederhana untuk memicu peningkatan proses. Dan pelanggan akan merasakan manfaatnya.
Hanya mendaftar untuk ClickUp untuk menyapa manajemen proses kelas dunia!