Di dunia di mana orang memiliki rentang perhatian seperti ikan mas (atau kurang dari itu), kita tidak meluangkan waktu untuk membaca dokumen yang panjang dan mendetail kecuali jika dokumen tersebut berharga bagi kita. Jadi, bagaimana cara kita meyakinkan pembaca bahwa dokumen tersebut berharga? Di situlah ringkasan eksekutif berperan.
Apa yang dimaksud dengan Ringkasan Eksekutif?
Ringkasan eksekutif adalah versi yang lebih pendek dari dokumen perusahaan yang lebih panjang. Ringkasan ini meringkas poin-poin penting dari rencana bisnis, proposal, atau laporan sehingga para eksekutif dapat memahami intinya dan membaca lebih lanjut tentang apa yang penting bagi mereka.
Dengan kata lain, versi tl;dr (terlalu panjang; tidak dibaca).
Sebuah ringkasan eksekutif biasanya meliputi:
- Pernyataan masalah
- Solusi yang diusulkan
- Hasil yang diharapkan
- Kesimpulan
Hal ini dapat bervariasi, tergantung untuk apa Anda menulis ringkasan eksekutif. Mari kita ambil contoh laporan proyek. Anda mungkin harus mengganti solusi yang diusulkan dan hasil yang diharapkan dengan solusi eksekusi dan hasil aktual yang dicapai. Atau, jika kamu menulis rencana bisnis, proposal penelitian, atau analisis pasar, kamu dapat menyertakan metodologimu juga.
Sekarang setelah kamu mengetahui tujuan dari ringkasan eksekutif, mari kita lihat bagaimana cara menulisnya.
Cara Menulis Ringkasan Eksekutif dan Contoh
Meskipun ringkasan eksekutif hanyalah versi ringkas dari laporan yang lebih panjang, namun tidak mudah untuk menulisnya. Ringkasan eksekutif harus menangkap esensi dari laporan, menguraikan poin-poin penting, dan menceritakan sebuah kisah yang sama menariknya dengan laporan lengkapnya. Berikut ini beberapa cara untuk mencapai hal tersebut.
1. Mengidentifikasi cerita
Hanya menyatakan fakta dan data tidak akan menjadi bacaan yang menarik bagi siapa pun. Jadi, identifikasikan cerita yang benar-benar berdampak pada kehidupan masyarakat. Sementara istilah-istilah industri seperti pengoptimalan alur kerja atau pengendalian biaya menarik perhatian orang, namun tidak menceritakan kisah nyata di balik upaya Anda. Fokuslah pada yang terakhir.
Jika Anda menulis ringkasan eksekutif proyek dalam pengembangan perangkat lunak, Anda dapat memulai dengan apa yang penting bagi pembaca sebagai berikut.
Pada tahun 2020, perusahaan ritel mengelola inventarisnya di spreadsheet. Jadi, setiap kali seorang pelanggan bertanya apakah suatu produk tersedia, seorang anggota staf harus berjalan melintasi toko seluas 5.000 kaki persegi untuk memeriksanya, sering kali dengan membawa pelanggan tersebut.
Sistem manajemen inventaris digital ABC yang baru mencatat stok masuk dan keluar secara online dalam waktu nyata. Anggota staf dapat memeriksa dan mengonfirmasi dalam sekejap. Lebih penting lagi, pelanggan sendiri dapat memeriksa di salah satu dari 25 kios di seluruh toko.
2. Bawa data
Meskipun cerita lebih penting, data bukanlah hal yang tidak berguna. Data yang akurat dan relevan membantu membangun kredibilitas. Bagian selanjutnya Anda mungkin mengatakan hal berikut dalam contoh sistem manajemen inventaris digital ABC.
Sejak penerapan sistem manajemen inventaris ABC, perusahaan ritel besar ini telah melihat: 85% penurunan waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa stok 75% penurunan waktu yang dibutuhkan untuk menemukan di mana stok ditempatkan
3. Perluas manfaatnya
Data menunjukkan bahwa telah terjadi peningkatan yang nyata. Namun, agar pembaca dapat memahami dampaknya, Anda harus menjelaskan manfaatnya. Hal ini dapat dilakukan dengan skenario kehidupan nyata atau bahkan kutipan. Sebagai contoh,
Adrian, manajer layanan pelanggan di toko Central Park, mengatakan, "Sekarang, dari mana saja-kios, kasir, atau ponsel-saya dapat dengan cepat memeriksa stok dan mengonfirmasi bahwa kami memiliki produk yang dibutuhkan pelanggan. Saya melihat bahwa pelanggan sangat senang karena mendapatkan jawaban secara instan."
Anda juga dapat menggunakan data untuk melakukan hal ini. Misalnya, Anda dapat menjelaskan bagaimana berkurangnya waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa stok telah meningkatkan produktivitas staf, kepuasan pelanggan, atau pendapatan perusahaan. Atau Anda dapat memasukkan saran Anda di sini. Berdasarkan pengamatan Anda, jelaskan metodologi peningkatan proses yang Anda rekomendasikan.
4. Menyimpulkan dengan kuat
Ini adalah waktu untuk menyelesaikan cerita. Di sini, bicarakan tentang bagaimana proyek Anda telah memberikan perubahan di masa sekarang dan menyiapkan masa depan yang lebih sejahtera. Hal ini dapat berupa sesuatu seperti:
Sistem manajemen inventaris ABC menandai langkah pertama dalam perjalanan transformasi digital perusahaan ritel besar ini. Pada kuartal kedua tahun depan, kami akan menghubungkan solusi toko dengan platform inventaris e-commerce untuk memberikan visibilitas 360 derajat ke dalam situasi stok. Hal ini juga akan memungkinkan saluran penjualan baru dalam bentuk Beli Online, Ambil di Toko (BOPIS), yang memungkinkan pemenuhan pada hari yang sama.
Praktik Terbaik untuk Menulis Ringkasan Eksekutif
Saat Anda menulis ringkasan eksekutif, berikut adalah beberapa praktik terbaik yang perlu diingat.
**Buatlah ringkasan yang singkat dan sederhana: Panjangnya mungkin tergantung pada laporan yang Anda rangkum, namun yang terbaik adalah membuatnya di bawah satu halaman agar dapat dibaca dengan cepat. Selain itu, hindari kata-kata klise dan jargon; buatlah agar mudah dibaca. Rencana bisnis yang singkat di bawah satu halaman adalah kesan pertama terbaik yang dapat Anda buat.
Fokus pada target audiens: Tidak semua ringkasan eksekutif dibaca oleh para eksekutif bisnis. Seringkali, Anda mungkin ingin menyampaikan ringkasan Anda kepada rekan kerja, vendor, mitra, atau bahkan remaja. Kenali target audiens Anda dan sesuaikan ringkasan eksekutif Anda.
Gunakan alat yang tepat: Tentu saja, Anda dapat menggunakan Notepad atau dokumen Word untuk menulis ringkasan eksekutif Anda. Namun, berikan dorongan dengan perangkat lunak dokumen modern seperti ClickUp Docs .
- Gunakan fitur pemformatan yang kaya tanpa melewati rintangan
- Tata informasi penting dengan spanduk berkode warna, tombol, dan banyak lagi
- Berkolaborasi secara real time dengan komentar, item tindakan, dan tugas yang dapat dilacak
- Berbagi dengan aman dengan siapa saja dengan kontrol akses yang sesuai
Pilih templat yang sesuai: Jika ini pertama kalinya Anda menulis ringkasan eksekutif, kami siap membantu Anda. Jalankan salah satu dari Templat ringkasan eksekutif ClickUp atau templat penulisan konten dan mulailah pekerjaan Anda.
memodernisasi ringkasan eksekutif Anda dengan ClickUp Docs_
Dapatkan peningkatan AI: Jika Anda telah membuat laporan dengan cermat, Anda bisa menulis ringkasan eksekutif dengan lebih cepat dengan salah satu dari banyak fitur Alat bantu penulisan AI . Sebagai contoh, ClickUp AI menawarkan opsi rangkum dengan sekali klik langsung di ClickUp Documents.
Meringkas catatan rapat dalam satu klik dengan Clickup AI
Apa lagi? ClickUp AI mendukung Anda dalam melakukan brainstorming ide-ide baru, menulis draf pertama ringkasan eksekutif, dan mengoreksinya dengan baik.
10 Contoh Ringkasan Eksekutif
Sekarang kita telah membahas teori penulisan ringkasan eksekutif, mari kita lihat beberapa contoh untuk melihat seperti apa praktiknya. Berikut adalah sepuluh contoh yang dapat dipelajari atau ditiru.
1. Ringkasan eksekutif laporan dewan direksi
templat ringkasan eksekutif laporan dewan direksi gratis dari ClickUp_
Secara berkala, dewan direksi berharap untuk melihat laporan kinerja organisasi. Berbagai departemen biasanya menulis laporan mereka, yang kemudian dikonsolidasikan ke dalam laporan dewan direksi. Ringkasan eksekutif yang efektif untuk hal ini akan mencakup hal-hal berikut.
- Sorotan
- Pendapatan dan pengeluaran
- Bidang-bidang utama yang menjadi fokus
- Faktor-faktor penentu keberhasilan
- Informasi keuangan
- Tantangan dan hambatan
- Pertanyaan
Ini Templat Ringkasan Laporan Dewan ClickUp menyatukan semua aspek ini untuk membantu Anda memulai ringkasan eksekutif Anda segera. Anda dapat menyesuaikan template gratis ini templat ringkasan eksekutif yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan isi data yang diperlukan.
2. Contoh ringkasan eksekutif laporan penelitian dari McKinsey
laporan penelitian oleh McKinsey [ Sumber ]_
McKinsey, salah satu perusahaan konsultan terkemuka di dunia, menerbitkan lusinan laporan penelitian setiap tahunnya. Untuk setiap laporan tersebut, mereka menulis ringkasan eksekutif, yang sering disebut 'ringkasan'
Dalam laporan ini berjudul, ' Kinerja melalui manusia: Mentransformasi sumber daya manusia menjadi keunggulan kompetitif ringkasan eksekutif ini mengambil pendekatan dua cabang. Ringkasan ini menyajikan wawasan-wawasan utama dalam bentuk teks di satu halaman dan data dalam bentuk infografis di halaman berikutnya.
Wawasan dalam teks: Laporan dimulai dengan membahas secara langsung tujuan utama penelitian. Di bawah ini adalah beberapa kalimat pertama.
Bagaimana pengembangan talenta mempengaruhi keuntungan finansial bagi perusahaan? Penelitian ini menemukan bahwa perusahaan yang memiliki fokus ganda dalam mengembangkan sumber daya manusia dan mengelolanya dengan baik akan memiliki keunggulan dalam hal kinerja.
Bagian ini merangkum wawasan utama dari penelitian tersebut. Judul-judul utama dari setiap bagian disajikan dalam huruf tebal, sehingga memudahkan pembaca untuk membaca sekilas.
Data dalam bentuk visual: Bagian teks diikuti dengan infografis dari temuan-temuan utama dari data. Dalam satu halaman, infografik ini menyajikan semua grafik yang relevan bagi pembaca secara menarik.
Dalam dua halaman, McKinsey memberikan gambaran umum kepada pembaca tentang apa yang diharapkan, yang disesuaikan dengan target pasar, dari dokumen setebal 40 halaman.
Anda dapat membaca ringkasan eksekutif dari laporan ini di Situs web McKinsey .
3. Ringkasan eksekutif laporan studi oleh PBB
The Laporan Kesenjangan Adaptasi 2023 oleh United Nations Environment Programme merupakan laporan setebal 112 halaman dengan ringkasan eksekutif yang cukup rinci, yang terdiri dari delapan halaman. Kedalaman informasi dan keseriusan topik yang dibahas menuntut ringkasan eksekutif yang lebih panjang.
Namun, para penulis berusaha semaksimal mungkin untuk membuatnya menarik dengan kombinasi tipografi, desain, dan grafik. Dimulai dengan yang berikut ini.
Meskipun terdapat tanda-tanda yang jelas mengenai meningkatnya risiko dan dampak iklim di seluruh dunia, kesenjangan pendanaan adaptasi semakin melebar dan saat ini berada di kisaran US$194 miliar hingga US$366 miliar per tahun. Kebutuhan pendanaan adaptasi mencapai 10-18 kali lipat lebih besar dari aliran pendanaan adaptasi publik internasional saat ini - setidaknya 50 persen lebih tinggi dari yang diperkirakan sebelumnya.
Pada halaman-halaman berikut, laporan ini menyajikan grafik yang menunjukkan dasar-dasar dari temuan-temuan utama tersebut.
lanskap konseptual Laporan Kesenjangan Adaptasi [ Sumber ]_
4. Ringkasan eksekutif laporan kinerja proyek
Setiap manajer proyek membuat laporan kinerja pada akhir setiap minggu, bulan, atau kuartal. Ini biasanya mencakup pelacakan tugas terbakar, terbakar, jam yang dihabiskan, dll.
Meskipun hal ini bisa dituliskan dalam daftar, menyajikan informasi ini sebagai slide dengan elemen visual jauh lebih efektif.
Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan menggunakan Templat ringkasan proyek ClickUp yang menawarkan templat yang dirancang khusus untuk berbagai tujuan manajemen proyek.
Cara lainnya adalah dengan menggunakan laporan dinamis pada Dasbor ClickUp yang menyatukan semua metrik utama dan terus memperbaruinya secara real time agar Anda dapat membagikannya kepada siapa pun yang Anda inginkan.
membakar dan membakar pelaporan kemajuan proyek di Dasbor ClickUp
5. Templat ringkasan eksekutif laporan penggajian
templat laporan ringkasan penggajian oleh ClickUp_
Tim sumber daya manusia atau manajemen personalia membuat laporan penggajian, biasanya dalam bentuk spreadsheet, untuk setiap periode pembayaran - dua mingguan atau bulanan. Data ini juga berguna untuk membuat proyeksi keuangan. Untuk pemimpin keuangan senior, mereka sering membuat ringkasan eksekutif dari informasi penting, seperti:
- Total gaji yang dibayarkan
- Potongan di seluruh kategori
- Pengeluaran gaji dari tahun ke tahun
- Kredit cuti yang telah dibayarkan
- Ringkasan gaji bersih Templat Laporan Ringkasan Penggajian ClickUp dapat menghemat waktu dengan secara otomatis mengumpulkan semua data yang relevan dari platform. Ketika data tidak tersedia di ClickUp, Anda dapat menyorot teks apa pun untuk @mention anggota tim yang dapat mengisi informasi yang benar.
Setelah selesai, Anda dapat memperbarui pengaturan Doc untuk kontrol akses dan membagikannya dengan tim manajemen secara instan.
6. Panduan gaya konten Mailchimp tl;dr
Deskripsi perusahaan atau bagaimana perusahaan memproyeksikan dirinya sendiri sering kali penting untuk menonjol di pasar yang ramai. Mailchimp menonjol dengan panduan gayanya. Panduan ini komprehensif dan banyak digunakan oleh tim konten yang lebih kecil yang belum memiliki panduan sendiri.
Mailchimp telah membuatnya menjadi publik dan tersedia di bawah lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial 4.0 Internasional bagi siapa saja untuk beradaptasi dengan kebutuhan mereka.
Meskipun setiap bagian dalam panduan gaya ini menarik dan berharga, untuk tujuan artikel ini, kami ingin menarik perhatian Anda ke bagian bagian tl;dr yang berfungsi sebagai ringkasan eksekutif semu.
Bagian ini merupakan daftar poin yang terdiri dari tujuh sub-bagian, yang menyoroti dasar-dasar gaya penulisan Mailchimp.
panduan gaya Mailchimp [ Sumber ]_
Hal yang menarik dari versi tl;dr ini adalah kesederhanaannya. Bahkan tanpa elemen visual, infografis, atau bagan, halaman ini memberikan ringkasan yang nyata dan dapat ditindaklanjuti kepada para pembaca dari seluruh panduan gaya.
7. Catatan rilis ClickUp
Ketika kita berbicara tentang ringkasan eksekutif, kita hampir selalu berpikir tentang versi yang lebih kecil dari keseluruhan dokumen. Tidak perlu demikian.
Untuk tim rekayasa perangkat lunak, catatan rilis adalah semacam ringkasan eksekutif dari semua perubahan/peningkatan yang dibuat dalam versi terbaru.
Catatan Rilis ClickUp 3.04
Ambil contoh dari Catatan rilis ClickUp 3.04 . Setiap rilis mendapatkan:
- Ringkasan yang terorganisir namun ringkas dari semua perubahan yang telah dibuat
- "ClickTips" untuk membantu pembaca memanfaatkan fitur-fitur baru dengan sebaik-baiknya
- Visual dan gambar aplikasi untuk menunjukkan bagaimana perubahan terlihat
- Tautan ke halaman bantuan untuk setiap fitur sehingga pembaca dapat mempelajari lebih lanjut
- Daftar bug yang telah diperbaiki
- Dan sumber daya lainnya, seperti webinar atau pelatihan sesuai permintaan
Catatan rilis ini menginformasikan pengguna dan pengembang tentang peningkatan terbaru pada platform ClickUp tanpa membebani mereka dengan detail.
8. Judul dan deskripsi artikel New Yorker
profil New Yorker [ Sumber ]_
Majalah The New Yorker menulis sebuah profil 10.000 kata tentang Geoffrey Hinton seorang ilmuwan komputer dan psikolog kognitif, untuk edisi 20 November 2023, berjudul 'Metamorfosis' Bahkan dalam bentuk podcast, durasi podcastnya lebih dari 60 menit.
Ketika diterbitkan secara online, mereka membutuhkan judul dan deskripsi yang meringkas artikel dengan cara yang menarik perhatian pembaca awam untuk mengklik dan membaca. Judul menangkap konflik utama yang dieksplorasi dalam artikel. Deskripsi memperkenalkan tokoh utama.
Meskipun ini biasanya tidak dapat dikategorikan sebagai ringkasan eksekutif, namun ini adalah contoh yang bagus untuk menangkap esensi dari sebuah artikel yang panjang dalam beberapa kata yang kuat.
Ringkasan eksekutif ini menjadi inspirasi bagi para penulis, terlepas dari apa pun yang Anda tulis, untuk meringkas poin-poin utama mereka tidak hanya secara singkat, tapi juga secara kuat dan menarik.
9. Ringkasan eksekutif laporan survei oleh Harvard
Pada musim semi 2019, Universitas Harvard melakukan survei pertama kalinya tentang budaya kampus. Ringkasan eksekutif dari laporan tentang tanggapan survei ini sangat menarik untuk dibaca. Ini juga merupakan contoh yang bagus tentang bagaimana menyajikan temuan-temuan kunci secara jujur dan otentik, bahkan yang tidak menyenangkan sekalipun.
laporan Akhir Pilot Pulse Survey tentang Inklusi & Rasa Memiliki [ Sumber ]_
Ringkasan eksekutifnya jujur dalam berbagai hal. Ia mengakui hal itu:
- tahun 2019 adalah pertama kalinya dalam sejarah Harvard melakukan survei budaya kampus
- Tiga dari sepuluh anggota komunitas Harvard tidak merasa menjadi bagian dari mereka
- 34% mahasiswa tidak setuju dengan keyakinan bahwa Harvard akan mengambil tindakan yang tepat terhadap insiden pelecehan dan diskriminasi
- Mereka yang berasal dari kelompok yang secara historis kurang terwakili dan kurang beruntung melaporkan pandangan yang kurang positif
Di bagian akhir, ringkasan eksekutif menguraikan langkah-langkah spesifik yang akan diambil Harvard untuk mengatasi tanggapan dari komunitas ini.
Manajer proyek dapat menggunakan ringkasan eksekutif ini sebagai inspirasi dalam menangani proyek-proyek yang mengalami kegagalan. Hal ini membantu para pemimpin bertanggung jawab atas apa yang telah terjadi dan membangun sistem untuk mencegah kesalahan di masa depan.
10. Ringkasan eksekutif meta dengan ClickUp AI
Tidak semua ringkasan eksekutif harus ditulis secara manual oleh Anda. Templat ringkasan eksekutif gratis juga bisa Anda jelajahi. Banyak alat yang menawarkannya. Lusinan Alat-alat AI untuk otomatisasi dapat meringkas teks dalam hitungan detik. Inilah yang dimaksud dengan ClickUp AI kembali ketika kami memasukkan artikel di atas dan meminta ringkasan.
Artikel ini membahas tujuan dan pentingnya ringkasan eksekutif, yang memberikan gambaran singkat tentang dokumen yang mendetail, sehingga lebih mudah dipahami oleh pembaca yang memiliki waktu terbatas.
Ringkasan eksekutif biasanya mencakup pernyataan masalah, solusi yang diusulkan, hasil yang diharapkan, dan kesimpulan. Untuk membuat ringkasan yang menarik, sangat penting untuk mengidentifikasi cerita utama, memasukkan data yang relevan, memperluas manfaat, dan menyimpulkan dengan kuat.
Penggunaan perangkat lunak dokumen modern seperti ClickUp Docs dan alat bantu AI seperti ClickUp AI dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi penulisan ringkasan eksekutif. Artikel ini juga memberikan contoh praktis ringkasan eksekutif di berbagai bidang, yang menunjukkan keserbagunaan dan penerapannya.
Ini memberikan titik awal yang bagus bagi mereka yang takut dengan halaman kosong. Anda sekarang dapat mengeditnya untuk menambahkan detail, menambahkan gambar, atau menyisipkan kutipan.
Dengan ClickUp AI, Anda dapat memilih nada (dari profesional, lugas, inspiratif, optimis, santai, percaya diri, ramah, atau lucu) dan kreativitas (rendah, sedang, dan tinggi) untuk menyesuaikan ringkasan dengan kebutuhan Anda.
Bukan itu saja! Untuk manajer proyek dan pemimpin bisnis, ClickUp AI menawarkan berbagai alat bantu menulis dan meringkas untuk dokumen ruang lingkup, ringkasan proyek, agenda rapat, pernyataan kerja, pertanyaan survei, dan banyak lagi.
Anda bisa menandai orang untuk mengundang masukan atau umpan balik. Anda juga dapat mengubah komentar menjadi tugas dan mengelolanya dengan mudah, semuanya di satu tempat.
Belum pernah menggunakan AI untuk menulis sebelumnya? Tidak perlu khawatir. Berikut ini adalah Templat perintah AI yang akan membantu Anda memulai secara instan.
Dengan asisten AI yang dibuat khusus yang disesuaikan dengan peran Anda, Anda dapat bekerja lebih cepat, menulis lebih baik, memicu kreativitas, dan menjadi lebih produktif secara signifikan.