Bayangkan rutinitas harian Anda di tempat kerja. Apa hal pertama yang Anda lakukan saat memulai hari kerja? Kemungkinan besar, hari Anda dimulai dengan memeriksa email. Bahkan, hal ini mungkin sudah menjadi kebiasaan, mengingat para profesional memeriksa email mereka sekitar 15 kali sehari!
Apakah notifikasi email Anda terus berbunyi, dan Anda memiliki begitu banyak email di kotak masuk sehingga tidak tahu harus mulai dari mana? Anda berada di tempat yang tepat untuk mendapatkan tips pengelolaan email.
Situasinya bisa menjadi begitu parah hingga Anda bahkan mungkin mengalami kecemasan akibat email (tidak, kami tidak mengada-ada!). Ini adalah kondisi nyata yang ditandai dengan rasa takut dan kecemasan yang luar biasa, yang memengaruhi produktivitas dan berdampak negatif pada kesehatan mental Anda.
Untungnya, kami memiliki 10 strategi pengelolaan email terbaik untuk mencegah Anda terjerumus ke dalam situasi seperti itu.
Apa Penyebab Kotak Masuk Email Menjadi Berantakan?
Masalahnya sangat jelas—kotak masuk Anda dipenuhi email. Sebelum menyarankan solusi, kita perlu melihat akar masalahnya. Berikut adalah beberapa alasan di balik kotak masuk email yang berantakan:
- Volume email yang sangat besar: Pada tahun 2022, sekitar 333 miliar email dikirim atau diterima setiap hari. Angka tersebut diperkirakan akan meningkat menjadi 392,5 miliar pada tahun 2026! Statistik ini menunjukkan betapa besarnya volume email yang dikirim dan diterima setiap hari, yang terus meningkat dan pasti akan dengan cepat memenuhi ruang di kotak masuk siapa pun
- Penundaan: Rata-rata, kotak masuk Anda berisi 200 email — dengan 121 email baru ditambahkan setiap hari. Namun, hanya sebagian kecil dari email tersebut yang mendapat balasan, sehingga memicu efek kumulatif. Tumpukan email yang dihasilkan cukup untuk menyebabkan kebingungan dalam mengambil keputusan, yang segera berujung pada penundaan. Selain itu, menemukan bahasa dan nada yang tepat saat menyusun komunikasi tertulis merupakan hambatan lain yang menghalangi Anda untuk menyelesaikan email dengan lancar
- Kurangnya pengorganisasian: Pengorganisasian email secara manual menghabiskan rata-rata hingga 14 menit per hari. Meskipun mungkin tampak tidak banyak, kurangnya pengorganisasian ini semakin memperparah kekacauan di kotak masuk. Menggabungkan semua email tanpa pemilahan membuat penetapan prioritas dan menanggapi email penting menjadi lebih sulit. Di saat yang sama, Anda perlu mengetahui lokasi email yang perlu ditinjau nanti dan mana yang tidak memerlukan tindakan apa pun
- Langganan buletin: Strategi pemasaran email yang sukses akan mengubah pembaca menjadi pelanggan. Namun, ada saatnya email-email ini kehilangan nilainya. Atau, meskipun berisi hal yang menarik, email-email tersebut akan tersembunyi di antara tumpukan email dan menjadi bagian dari tumpukan sampah di kotak masuk Anda. Oleh karena itu, jika Anda tidak berhenti berlangganan buletin tersebut, kotak masuk Anda akan sulit dikelola
- Pengelolaan tugas melalui email: Banyak dari kita yang tanpa sadar menggunakan kotak masuk sebagai alat pengelolaan tugas. Email yang belum dibaca dianggap sebagai daftar tugas yang harus diselesaikan, sedangkan yang sudah dibaca dianggap sebagai tugas yang sudah ditangani. Sistem pengelolaan tugas melalui email seperti ini mungkin bisa berfungsi untuk sementara dan dalam jangka pendek. Namun, jika terus dilakukan, hal ini akan dengan cepat menyebabkan menumpuknya pesan yang belum dibaca dalam jumlah yang sangat banyak di kotak masuk Anda, tergantung pada panjang atau kompleksitas tugas yang terkait.
10 Strategi Pengelolaan Email untuk Menata Kotak Masuk Anda
Mengelola email akan menjadi lebih mudah dengan alat produktivitas email yang tepat dan strategi pengelolaan email yang saling melengkapi. Berikut adalah 10 cara untuk memanfaatkannya secara optimal:
1. Gunakan alat pengelolaan email
Kotak masuk yang penuh menghabiskan waktu 27 menit setiap hari, dan itu pun merupakan perkiraan yang optimis. Anda harus memeriksa email-email tersebut secara manual (atau setidaknya baris subjeknya), memutuskan apakah email tersebut berguna, dan mengelompokkan email berdasarkan prioritas, pengirim, dan sebagainya.
Anda harus benar-benar fokus (dan seperti manusia super) untuk menyelesaikan semua ini dalam waktu 27 menit yang dimaksud!
Di sisi lain, solusi perangkat lunak pengelolaan email yang efektif seperti yang ditawarkan oleh ClickUp, akan melakukan semua ini untuk Anda. Alat pengelolaan email merevolusi pengorganisasian kotak masuk. Gunakan alat ini untuk menyortir email berdasarkan prioritas, menunda notifikasi, dan mengkategorikan email secara cerdas guna mengelola arus email masuk dengan ahli.
Selain itu, saat menggunakan ClickUp untuk pengelolaan email, Anda tidak perlu beralih ke antarmuka yang asing. Anda akan mendapatkan kemudahan dan kenyamanan yang sama seperti tata letak standar yang ditawarkan oleh penyedia layanan email terkemuka.
Jadi, manfaatkan otomatisasi email ini agar Anda dapat fokus pada hal-hal yang benar-benar layak mendapat perhatian Anda.
2. Tetapkan rutinitas email
Rata-rata, seseorang memeriksa emailnya setiap 37 menit atau 15 kali sehari. Kebiasaan ini mengganggu produktivitas dan membuang-buang waktu sekitar 21 menit tambahan per hari dibandingkan jika memeriksa email hanya sekali setiap jam.
Bahkan memeriksa email setiap jam pun dapat sedikit mengurangi produktivitas, karena Anda akan menangani Tugas A sambil khawatir tentang Tugas B yang baru saja Anda terima! Para ahli merekomendasikan untuk memeriksa email Anda paling banyak tiga kali sehari.
Pertama, susun jadwal Anda saat memulai hari di pagi hari. Kedua, pada sore hari, setelah istirahat makan siang, tangani hal-hal yang mendesak dan lakukan tindak lanjut. Terakhir, sebelum akhir hari kerja—balaslah semua komunikasi yang diterima hari itu dan buatlah agenda untuk hari berikutnya.
Dengan mengikuti rutinitas seperti ini, Anda dapat menghilangkan gangguan, menjaga produktivitas, dan merasakan ketenangan pikiran.
📮Wawasan ClickUp: Hampir 42% pekerja pengetahuan lebih memilih email untuk komunikasi tim. Namun, hal ini memiliki konsekuensi. Karena sebagian besar email hanya sampai ke rekan tim tertentu, pengetahuan tetap terfragmentasi, sehingga menghambat kolaborasi dan pengambilan keputusan yang cepat. Untuk meningkatkan visibilitas dan mempercepat kolaborasi, manfaatkan aplikasi serba guna untuk pekerjaan seperti ClickUp, yang mengubah email Anda menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dalam hitungan detik!
3. Atur dengan label, folder, dan kategori
Sebagian besar penyedia layanan email menyediakan tab standar untuk membantu pengguna mengatur kotak masuk mereka. Misalnya, email biasa secara default masuk ke tab "Utama" atau kotak masuk utama, sementara email pemasaran masuk ke tab "Promosi", dan tab "Sosial" berisi notifikasi dari media sosial di Gmail. Sisanya masuk ke folder spam.
Selain itu, pengguna mendapatkan alat bantu pengorganisasian seperti label, folder, dan kategori untuk lebih mempermudah proses tersebut. Gunakan pendekatan fungsional atau berbasis peran saat membuat folder untuk mengelompokkan email Anda dan menelusurinya dengan mudah. Misalnya, anggaplah Anda adalah seorang manajer proyek yang sedang membangun sebuah situs web.
Untuk kotak masuk dalam manajemen proyek email — buatlah folder terpisah yang khusus untuk pengembang, tim desain, pengujian dan penerapan, serta klien. Kemudian, tergantung pada prioritas proyek dan tahap pengembangan, periksa terlebih dahulu folder yang sesuai dan paling penting.
4. Kelompokkan email menggunakan filter berbasis aturan
Karena kita sedang membahas pengorganisasian dan pengelompokan email, mari kita bahas filter berbasis aturan.
Filter berbasis aturan adalah trik otomatisasi email yang cepat untuk menyortir pesan. Filter ini mengevaluasi email yang masuk berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, seperti alamat email pengirim, baris subjek, dan kata kunci tertentu.
Kemudian, berdasarkan kondisi-kondisi tersebut, sistem akan memicu tindakan otomatis, seperti memberi label, memindahkan ke folder, menyorot teks, dan bahkan menghapus email.
Misalnya, Anda dapat membuat filter berbasis aturan untuk nama-nama klien penting. Email yang berkaitan dengan topik ini, baik internal maupun eksternal, akan diberi label secara efektif dan dipindahkan ke folder khusus agar mudah diakses.
Di sisi lain, Anda dapat memindahkan email promosi ke folder lain menggunakan filter berbasis aturan lainnya. Dengan cara ini, Anda akan mengurangi kekacauan visual di kotak masuk utama sekaligus mendapatkan visibilitas penuh atas email-email yang penting.
Selain itu, karena para profesional menghabiskan sekitar 11 menit setiap hari untuk menyortir email secara manual, Anda juga akan menghemat waktu dan tenaga.
5. Beranilah untuk menghapus (dan berhenti berlangganan)
Menghapus email yang tidak diperlukan merupakan strategi pengelolaan email yang proaktif untuk mewujudkan kotak masuk yang rapi, efisien, dan terorganisir.
Menghapus semua pesan yang tidak diinginkan, tidak relevan, dan sudah usang tidak hanya mencegah penumpukan pesan, tetapi juga sangat melegakan. Hal ini memberi Anda kendali atas arus masuk email dan membantu Anda merasa tidak terlalu kewalahan.
Kejelasan visual ini juga mengurangi beban kognitif dan rasa frustrasi akibat harus menyortir email yang tidak penting serta memudahkan pencarian pesan.
Filosofi yang sama berlaku saat berhenti berlangganan buletin dan kampanye pemasaran melalui email. Gunakan tautan berhenti berlangganan jika email promosi atau buletin tetap tidak terbaca di kotak masuk Anda selama lebih dari dua minggu.
Tidak yakin apakah sebuah email layak disimpan atau harus dihapus? Ikuti model OHIO (Only Handle It Once) untuk memutuskan. Uji coba satu sentuhan ini mengandalkan kesan pertama untuk membuat keputusan intuitif mengenai apakah email tersebut memiliki nilai. Dengan demikian, Anda terhindar dari kerumitan terus-menerus mempertimbangkan apakah sebuah email ‘layak’ atau tidak.
Selain itu, email dapat disimpan di folder Sampah selama 30 hari sebagai jaring pengaman. Anda dapat memulihkannya jika diperlukan—dan jika email tersebut terhapus secara otomatis, berarti Anda memang tidak membutuhkannya! Anda juga dapat menggunakan folder Arsip untuk menyimpan semua email yang sudah Anda baca.
6. Kirim sedikit, terima sedikit
Seiring dengan semakin meluasnya penggunaan email, berkomunikasi melalui email pun menjadi jauh lebih mudah. Namun, jika Anda cenderung mengirim terlalu banyak email, terutama untuk hal-hal sepele, bersiaplah untuk menerima perlakuan yang sama. Email juga sering memicu percakapan tertulis yang panjang dan berbelit-belit, yang dengan mudah menjadi tidak terkendali.
Sebaliknya, mengurangi volume email yang dikirim akan meminimalkan arus balasan dan tanggapan yang masuk. Anda akan membantu kotak masuk Anda dan berkontribusi pada ruang kerja digital yang lebih terfokus dan terorganisir, yang bergantung pada penekanan pada nilai sejak awal.
Beralih ke alternatif email seperti pesan instan, alat manajemen proyek, atau bahkan panggilan telepon akan memprioritaskan komunikasi yang ringkas dan jelas. Anda tidak lagi perlu menyusun email panjang dengan sapaan dan pembukaan yang berbelit-belit, sehingga dapat langsung masuk ke inti pembaruan dan diskusi.
Dengan budaya komunikasi yang positif, terarah, dan bermakna seperti ini, Anda akan menghemat waktu dan tenaga serta menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.
7. Atur balasan siap pakai
Apakah Anda sering menulis dan mengirim email yang sama (atau serupa) berulang kali? Jika ya, maka inilah saatnya bagi Anda untuk beralih menggunakan templat email dan balasan siap pakai.
Anda tidak perlu menjadi ahli penulisan untuk menyusun balasan siap pakai atas pesan dan pertanyaan umum. Lagipula, Anda tidak perlu menulis email dari awal! Cukup pilih alat penulisan email dan masukkan prompt yang tepat, dan Anda akan mendapatkan beberapa opsi balasan siap pakai dalam hitungan detik!
Selain membuat tugas ini lebih mudah dan tidak memakan waktu, alat-alat ini memastikan konsistensi merek dan mengurangi kesalahan sambil mempertahankan tingkat respons yang tinggi.
Alat seperti ClickUp AI memberikan skalabilitas yang hampir tak terbatas bagi bisnis, karena Anda dapat secara cerdas menghasilkan respons yang dipersonalisasi untuk volume besar pesan dan pertanyaan serupa.
fClickUp AI menawarkan fleksibilitas dalam menyusun email untuk berbagai kasus penggunaan dan aplikasi, pemasaran konten, perencanaan acara, penulisan survei, dan banyak lagi. Gunakanlah untuk membuat email yang lebih jelas, lebih ringkas, dan terformat dengan baik.
8. Ikuti aturan dua menit
Strategi pengelolaan email dan manajemen waktu yang efektif saling berkaitan. Kami telah menjelaskan bagaimana pengelolaan kotak masuk yang buruk menghabiskan waktu dan sumber daya. Sebaliknya, keterbatasan waktu juga membuat pengelolaan email secara efisien menjadi lebih sulit.
Aturan dua menit secara sempurna menyeimbangkan waktu dan pengorganisasian untuk mengurangi kebiasaan menunda-nunda. Menurut prinsip ini, jika Anda membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk menyelesaikan suatu tugas, segera lakukan daripada menundanya.
Dalam hal pengelolaan email, aturan dua menit membantu menjaga kotak masuk tetap teratur dan bebas dari kekacauan sambil tetap responsif.
Gunakan aturan dua menit untuk membalas, mendelegasikan, menghapus, atau menindaklanjuti sebuah email. Misalnya, jika email tersebut memerlukan konfirmasi cepat, jawaban singkat, atau terkait dengan tugas sederhana yang dapat Anda selesaikan segera, maka menanganinya secara langsung akan mencegah penumpukan pekerjaan.
Perlu diingat bahwa aturan dua menit hanyalah trik produktivitas yang perlu diterapkan secara bijaksana sesuai dengan situasi masing-masing. Anda hanya dapat mengevaluasi beberapa email berdasarkan parameter yang sama, karena beberapa email mungkin memerlukan pendekatan yang lebih mendetail.
Jadi, gunakan solusi cepat untuk email yang lebih sederhana, sementara untuk email yang lebih kompleks, lakukan pengelompokan dan penjadwalan aktivitas.
9. Bekerja sama dengan kotak masuk bersama
Kotak masuk bersama adalah alat pengelolaan kotak masuk untuk memusatkan email dan data terkait. Ini merupakan tempat penyimpanan semua email masuk dan keluar yang menggabungkan beberapa kotak masuk agar tim dan departemen dapat berkolaborasi.
Platform terpadu semacam itu, yang dilengkapi dengan kontrol akses yang tepat, memperlancar berbagi data dan pengetahuan tanpa perlu secara eksplisit bertukar email.
Jika Anda pernah ditambahkan sebagai CC dalam rantai email agar tetap mendapat informasi, Anda pasti memahami betapa menjengkelkannya notifikasi yang terus-menerus (dan terkadang tidak diinginkan)!
Kotak masuk bersama sangat bermanfaat bagi operasi yang berhadapan langsung dengan pelanggan, seperti pemasaran, penjualan, dan dukungan, karena manajer dapat dengan cepat dan efisien mendistribusikan email kepada anggota tim.
Dengan melakukan hal ini, Anda memastikan bahwa segala sesuatunya berjalan lancar dan bisnis Anda dapat menanggapi pertanyaan dengan keahlian maksimal dan waktu minimal.
Platform seperti ClickUp memajukan konsep kotak masuk bersama dengan alat seperti ClickUp Docs. Ini adalah ruang kerja bersama tempat anggota tim membuat, berbagi, dan berkolaborasi dalam dokumen yang kaya fitur, wiki, dan basis pengetahuan.
Selain itu, Anda dapat mengintegrasikan strategi ini ke dalam alur kerja untuk otomatisasi, mengedit dokumen secara real-time, meninggalkan komentar, menugaskan pekerjaan, dan melakukan banyak hal lain daripada hanya terjebak dalam menyusun email!
10. Integrasikan semuanya
Integrasi dan konsolidasi sistem merupakan strategi pengelolaan email terakhir dalam daftar kami. Keduanya membantu menciptakan kondisi yang setara dengan mengintegrasikan seluruh infrastruktur teknologi perusahaan.
Integrasi sistem dan platform yang berbeda memudahkan aliran data dan informasi sekaligus mengisi celah, menghilangkan hambatan, dan menyediakan lingkungan digital yang seragam. Hal ini juga mencegah terbentuknya silo data dan memberikan dampak yang saling melengkapi pada berbagai aktivitas bisnis.
Misalnya, mengintegrasikan email dengan aplikasi kalender dan konferensi video memungkinkan Anda mengatur pemberitahuan untuk undangan rapat dan langsung bergabung di dalamnya.
Demikian pula, integrasi email dengan platform manajemen hubungan pelanggan (CRM) memberikan akses ke informasi pelanggan yang relevan untuk menghadirkan personalisasi tanpa perlu berpindah platform.
Untungnya, integrasi ClickUp mencakup lebih dari 1.000 alat untuk beroperasi secara native dengan berbagai platform CRM, opsi penyimpanan cloud, aplikasi kalender, alat produktivitas, dan banyak lagi.
Singkatnya, mengintegrasikan kotak masuk Gmail dan Outlook Anda dengan ClickUp benar-benar merupakan kombinasi yang sempurna.
Buat Kotak Masuk Anda Lebih Ringan dengan Strategi Pengelolaan Email yang Efektif
Itu saja untuk 10 strategi teratas kami dalam pengelolaan email.
Meskipun tips di atas dapat membantu—menguasai seni pengelolaan email yang efektif bukanlah keterampilan yang statis.
Hal ini melibatkan pendekatan transformatif di mana Anda harus terus berinovasi dan meningkatkan diri untuk mendapatkan kendali yang lebih baik atas kotak masuk Anda.
Selain itu, alih-alih berfokus pada upaya menata kotak masuk Anda, berusahalah untuk mengembangkan sistem komunikasi yang mengutamakan efisiensi, keteraturan, dan pertukaran informasi yang lancar. Kerangka kerja semacam itu akan menjadikan email (atau bentuk komunikasi lainnya) sebagai katalis dan pendorong produktivitas serta pekerjaan yang bermakna.