Ketika Anda duduk untuk mengirimkan email undangan rapat yang efektif, kotak pesan kosong itu bisa jadi sedikit mengintimidasi. Ada banyak detail logistik yang harus disiapkan dengan tepat, mulai dari tautan video rapat dan waktu mulai hingga agenda rapat yang tertata rapi.
Namun, Anda juga harus mengatur nada yang tepat: tidak terlalu santai, tidak terlalu tidak menyenangkan, namun juga tidak sembrono.
Melakukannya dengan tepat akan memastikan semua orang hadir tepat waktu dan siap untuk memulai bisnis - ini juga berarti para peserta cenderung tidak akan mengacaukan rapat jika ada konflik.
Panduan ini adalah rencana tindakan Anda untuk membuat undangan rapat email yang efektif setiap saat. Kami akan memberikan beberapa contoh sebagai permulaan, dan Anda akan mendapatkan daftar periksa tentang apa saja yang harus disertakan sehingga Anda dapat menyempurnakan contoh-contoh tersebut sesuai dengan yang Anda perlukan untuk rapat bisnis apa pun. 🏅
Mengapa Undangan Rapat yang Baik Itu Penting?
Jangan biarkan undangan rapat menjadi sebuah renungan. Undangan rapat menentukan suasana rapat dan harus menjadi pusat sumber daya untuk semua hal yang perlu dipersiapkan dan dikontribusikan oleh para peserta selama rapat. Ketika Anda membuat undangan rapat email yang solid, maka akan menguntungkan semua pihak yang terlibat:
- Memudahkan orang untuk hadir-tepat waktu: Sertakan tautan video rapat atau lokasi fisik, tanggal dan waktu, dan kata sandi atau detail apa pun yang diperlukan orang untuk masuk ke dalam ruangan-dan buatlah agar mudah dilihat. Hal ini akan mengurangi pertanyaan, penundaan, dan ketidakhadiran. Lebih baik lagi, Anda tidak perlu mengobrol selama lima menit yang canggung sambil menunggu semua orang datang
- Semua orang tahu tentang apa yang akan dibahas dalam rapat: Apakah Anda memiliki tujuan atauagenda rapatundangan rapat melalui email yang efektif akan memberitahukan kepada semua orang tentang apa yang akan dibahas dalam rapat tersebut. Hal ini memudahkan untuk menjaga seluruh acara tetap pada jalurnya dan menghentikan acara yang keluar dari jalurnya. Selain itu, jika orang perlu hadir dengan persiapan yang matang, undangan yang jelas membuat semua orang bertanggung jawab
- Tampil seperti profesional: Klien akan tahu bahwa Anda adalah seorang profesional yang menguasai banyak hal, rekan kerja akan tahu bahwa Anda serius, dan orang-orang di semua tingkat bagan organisasi akan tahu bahwa rapat Anda penting
Hanya karena undangan rapat itu penting, bukan berarti Anda harus menghabiskan banyak waktu untuk itu. Sekarang kita telah memahami mengapa penting untuk membuat undangan rapat email yang efektif, mari kita jelajahi contoh, daftar periksa, dan perubahan alur kerja agar Anda bisa mulai mengirimkan undangan email terbaik yang pernah Anda lihat hanya dalam beberapa menit.
Contoh Undangan Rapat Internal
Buat templat di ClickUp untuk undangan email yang efektif untuk rapat internal
Anda perlu mengirim email undangan rapat untuk rapat internal sekarang, dan Anda sedang mencari inspirasi. Gunakan contoh-contoh ini untuk memulai email Anda, lalu ubah detailnya atau isi bagian yang kosong.
Contoh #1: Rapat video grup
Rapat kelompok merupakan hal yang umum dilakukan, terutama untuk pekerjaan jarak jauh dan hibrida. Kirimkan email undangan rapat tim dengan baris subjek ringkas yang menjelaskan tujuan dan agenda rapat:
selamat siang [Nama],\
saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik! Kita akan bertemu pada [tanggal] untuk membahas [topik.] Tolong bergabunglah dengan saya pada [waktu dengan zona waktu] agar kita dapat membahas [tujuan]._
dalam pertemuan ini, kita akan membahas:_
- poin 1
- poin 2
- Poin 3
sebelum pertemuan kita, mohon beritahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau merasa ada yang perlu ditambahkan ke dalam agenda rapat._
semoga sukses
[Nama anda]
Idealnya, kirimkan pesan ini melalui permintaan rapat itu sendiri sehingga secara otomatis menyertakan URL rapat dan disinkronkan dengan kalender Google peserta.
Contoh #2: Rapat tim berulang
Catatan Rapat Berulang di Dokumen ClickUp
Jika Anda mengelola sebuah tim, Anda tahu betapa pentingnya mengumpulkan semua orang secara teratur untuk check-in. Komunikasi tim melalui alat teks dan pesan instan memberikan Anda 90%, namun pertemuan berulang memberikan 10% sisanya. Email undangan rapat berulang bisa sedikit informal, namun tetap harus sarat dengan informasi.
hai [Nama],\
saatnya untuk pertemuan kita berikutnya! Pada [hari] ini, kita akan membahas [topik]. Agenda kita akan mencakup:_
- poin 1
- poin 2
- poin 3
kami juga akan menyediakan waktu untuk pertanyaan umum dan situasi apa pun yang ingin Anda diskusikan dengan tim. Silakan lihat agenda kami, dan beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan sementara itu._
sampai jumpa lagi,_
[Nama Anda]
Karena pertemuan ini terjadi secara rutin, ini adalah kesempatan yang bagus untuk menyimpan templat sehingga Anda dapat mengetuk dan mengirim.
Contoh #3: Pertemuan empat mata
Terkadang, pertemuan empat mata antara manajer dan anggota tim bisa sangat menegangkan bagi bawahan Anda. Jadi, di atas segalanya, buatlah tujuan rapat dengan jelas, dan jangan pernah membiarkan mereka menggantung. Jika rapat tersebut mendadak atau tidak terduga, yakinkan mereka atau beritahukan kepada mereka jika ada kabar baik (jika bisa).
hai [Nama],\
saya telah memasukkan pertemuan empat mata kita berikutnya ke dalam kalender agar kita dapat mendiskusikan [topik] dan saling bertemu. Silakan bawa daftar pertanyaan yang Anda miliki tentang [topik] atau pekerjaan Anda._
sampai jumpa lagi
[Nama Anda]
Contoh #4: Rapat dengan kelompok besar atau rapat presentasi
Rapat besar mendapat manfaat dari menambahkan dokumen dan sumber daya rapat ke undangan email, yang mana banyak templat siap pakai dari ClickUp yang dapat membantu Anda
Seiring dengan bertambahnya ukuran grup, begitu pula kebutuhan akan struktur yang ketat dan tuan rumah yang terorganisir dengan baik. Anda bisa mengembangkan contoh email pertama dengan menambahkan lebih banyak detail-dan menghilangkan opsi bagi orang-orang untuk menambahkan agenda. Rapat presentasi sangat diuntungkan dengan jadwal yang jelas dan dibatasi waktu.
halo semuanya,_
pertemuan kita untuk membahas [topik] dijadwalkan pada [hari, tanggal] pada [waktu dengan zona waktu]. Mohon untuk melakukan RSVP, dan kami akan merekam pertemuan tersebut jika Anda tidak dapat hadir._
kami memiliki agenda lengkap untuk pertemuan ini dalam rangka mencapai [tujuan], dan jadwal untuk pertemuan tersebut adalah:_
- waktu: 1_
- [Waktu]: Poin 2
- [Waktu]: Titik 3
- [Waktu]: Titik X...
silakan lihat agenda/slide deck terlampir dan bersiaplah dengan pertanyaan mengenai [topik.]_
terima kasih,_
[Nama Anda]
Contoh #5: Pertemuan yang sudah didiskusikan semua orang
Banyak rapat yang terjadi secara organik: topik baru muncul dalam rapat tim sebelumnya, atau semua orang menyetujui aplikasi komunikasi tim bahwa rapat akan berjalan lebih baik. Menggunakan salah satu contoh lain mungkin terasa kurang tepat, jadi cobalah yang satu ini.
hai [Nama],\
rapat kita untuk membahas [topik] secara lebih mendalam dijadwalkan pada [tanggal]. Kita akan membahas dampaknya terhadap tim dan memiliki waktu untuk menjawab pertanyaan. Silakan tinjau sumber daya singkat ini sebelum kita menunggu, dan bawalah pertanyaan atau komentar Anda ke pertemuan tersebut._
sampai jumpa lagi
[Nama Anda]
Contoh Undangan Rapat Eksternal
Gunakan ClickUp AI untuk menyempurnakan undangan email ke calon klien
Undangan rapat eksternal jauh lebih bervariasi-dan undangan ini sangat berpengaruh dalam hubungan. Departemen yang berbeda akan mendapatkan manfaat dari memiliki templat undangan rapat yang berbeda-dan sumber daya yang berbeda untuk dilampirkan pada undangan.
Ketika Anda menjadwalkan rapat eksternal, terutama dengan klien, tawarkan lebih banyak fleksibilitas dalam email untuk waktu rapat. Jika Anda menggunakan contoh undangan rapat ini, sertakan tombol atau tautan ke alat penjadwalan rapat sehingga Anda berdua mendapatkan waktu rapat yang sesuai untuk Anda.
Contoh #1: Pertemuan dengan klien
Anda sedang berada di perangkat lunak kolaborasi klien dan Anda menyadari bahwa sudah satu menit sejak pertemuan klien terakhir Anda. Namun hal ini dapat diatasi dengan mudah dengan undangan yang dibuat dengan baik. Email ini bekerja paling baik jika email ini ramah dan mudah didekati, namun juga sedikit formal (namun hanya sedikit).
hai [Nama],\
saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik!
akun Anda dalam status [status], dan sekarang adalah kesempatan yang baik untuk mulai memikirkan [tujuan jangka panjang yang telah ditetapkan sebelumnya] untuk minggu-minggu ke depan. Apakah Anda memiliki waktu luang minggu ini untuk bertemu dan mendiskusikan [proyek yang sedang berjalan]? Beri tahu saya waktu yang tepat untuk Anda, atau jadwalkan pertemuan di kalender saya kapan pun waktu yang tepat untuk Anda._
saya menantikan untuk mengobrol tentang [manfaat yang diterima klien]!
semoga sukses
[Nama Anda]
Contoh #2: Menemui mantan klien
Mantan klien di jaringan Anda mungkin telah berganti pekerjaan, atau Anda mungkin pernah bertemu dengan mereka di sebuah acara industri. Manfaatkan kesempatan ini untuk memperkuat hubungan tersebut.
hai [Nama],
senang sekali bertemu dengan Anda lagi di [acara] dan mengobrol tentang [detail yang relevan]._
ATAU
saya lihat Anda sekarang bekerja untuk/di [perusahaan atau proyek baru]. Selamat! Itu adalah perubahan yang menyenangkan, dan mereka beruntung memiliki Anda
saya ingin sekali mengobrol lebih banyak dan mengobrol tentang apa yang sedang Anda kerjakan. Tim saya telah membantu banyak orang, dan akan sangat menyenangkan jika kami dapat membantu Anda [target penerima]._
jika Anda punya waktu minggu depan, mari kita bertemu! Ini tautan ke kalender saya._
ayo kita ngobrol segera!
[Namamu]
Contoh #3: Undangan pertemuan penjangkauan yang hangat
Pemasar dan staf penjualan dapat membuat tugas untuk mengelola undangan dan rapat melalui email
Ini untuk pemasar dan tenaga penjualan yang ingin menjembatani kesenjangan antara titik kontak dan kontak langsung. Mulailah dengan undangan templat, namun sesuaikan, sesuaikan, sesuaikan!
halo [Nama],\
ini adalah waktu yang tepat untuk mulai mengobrol tentang [manfaat yang mereka hargai dari perusahaan/layanan Anda]. Terima kasih atas [jenis interaksi spesifik dengan perusahaan Anda], dan kami harap Anda masih tertarik dengan bagaimana [topik] dapat [menyatakan kembali manfaat]._
saya ingin membantu Anda mengeksplorasi semua cara yang dapat Anda lakukan untuk melihat hasil dengan [layanan]. Apakah Anda punya waktu untuk demo singkat atau mengobrol? Mari selami detailnya-cukup jadwalkan pertemuan 15 menit yang sesuai dengan jadwal Anda di sini._
sementara itu, berikut ini adalah sekilas tentang apa yang telah kami lakukan untuk [penyajian ulang manfaat]._
mari kita bicara segera!
[Nama Anda]
Contoh #4: Penjangkauan penjualan dengan rujukan
Berada di antara penjangkauan yang hangat dan dingin, penjangkauan berbasis rujukan dapat menghilangkan beberapa gesekan dan kecanggungan awal. Cobalah contoh template ini untuk memulai.
hai [Nama],\
saya menghubungi Anda karena saya baru saja mengobrol dengan [kontak yang saling menguntungkan/perujuk], dan mereka menyarankan agar saya dapat membantu Anda dengan [masalah yang relevan dengan penerima]. Saya adalah [jabatan di perusahaan], dan kami dapat membantu Anda dengan [tugas atau masalah utama penerima]._
saya ingin mengobrol lebih banyak tentang [tujuan pertemuan] dan memberikan demo singkat. Beri tahu saya waktu yang paling tepat untuk Anda!
sementara itu, berikut ini adalah gambaran singkat tentang bagaimana kami memberikan [manfaat]._
kami sangat menantikan untuk bertemu dengan Anda,_
[Nama Anda]
Contoh #5: Email penjangkauan dingin
Ini sering kali merupakan jenis permintaan pertemuan yang paling sulit. Anda ingin berbagi informasi penting, namun harus dapat dibaca dengan cepat. Yang terpenting, berikan nilai yang jelas. Dimulai dengan judul yang ringkas, jelaskan apa yang Anda tawarkan dan mengapa mereka harus bertemu dengan Anda sesedikit mungkin.
hai [Nama],\
saya menghubungi Anda karena kami/ kami memiliki sesuatu yang dapat Anda tawarkan kepada mereka. Hal ini dapat berupa manfaat atau nilai bagi penerima. \Opsional: Pada poin ini, jelaskan siapa Anda dan mengapa Anda memiliki informasi mereka]]
mari kita bertemu untuk mendiskusikan detailnya. Apakah Anda memiliki waktu 15 menit pada [tanggal dan waktu pertemuan] untuk membicarakan tentang [manfaat]? Ini kalender saya jika ada waktu lain yang lebih cocok untuk Anda._
terima kasih atas waktu Anda
[Nama anda]
Apa yang Harus Disertakan dalam Undangan Rapat Email
Pesan yang Anda sertakan dalam undangan email sering kali menjadi bagian tersulit untuk mendapatkan hasil yang tepat, namun ini bukan satu-satunya hal yang perlu Anda sertakan. Cobalah untuk menyertakan semua yang dibutuhkan oleh penerima Anda untuk mendapatkan sebanyak mungkin manfaat dari pertemuan tersebut. Berikut adalah beberapa elemen yang harus ada:
- Judul yang jelas: Langsung ke pokok permasalahan rapat di bagian pertama judul. Jika judul tersebut berfungsi sebagai nama rapat di kalender mereka, mereka mungkin hanya melihat 40 atau lebih karakter pertama saat mereka memindai jadwal. Pada bagian kedua, sebutkan secara singkat daftar tugas atau fasilitas apa pun sebagai pengingat yang bermanfaat
- Lampiran agenda: Meskipun agenda belum ditetapkan, berikan semua orang tautan ke dokumen tersebut. Kemudian, Anda dapat mengisinya dari waktu ke waktu tanpa harus mengirim email tambahan kepada setiap orang
- Dokumen kosong untuk catatan rapat: Sertakan ini sejak awal, isi dengantemplat catatan rapatdan tambahkan rinciannya selama rapat berlangsung. Siapa pun yang mencari poin-poin penting akan tahu ke mana harus mencari poin-poin tersebut
- Tautan rapat: Jika waktu rapat telah ditentukan, sertakan tautan agar semua orang dapat bergabung dengan rapat dengan cepat. Idealnya, pesan dan undangan kalender akan berada dalam satu email. Namun, jika Anda mengirimkan pengingat atau email terpisah, pastikan untuk menyertakan tautannya lagi
- Ajakan untuk bertindak: Jika orang perlu melakukan RSVP, beritahukan kepada mereka (dan berikan tenggat waktu). Jika mereka perlu meninjau atau menyelesaikan sesuatu, sertakan pengingat dan tautan ke tugas tersebut.
- Lampiran pemasaran yang bermanfaat: Untuk email eksternal, pertimbangkan kapan waktu yang tepat untuk menyertakan PDF gratis atau barang gratis lainnya
Seiring berjalannya waktu, Anda akan dapat mengembangkan daftar periksa spesifik tentang hal-hal yang harus disertakan dalam setiap jenis undangan email. Dengan demikian, Anda dapat menghindari pengiriman ganda yang ditakuti dan benar-benar mengoptimalkan alur kerja Anda .
Cara Membuat Undangan Rapat yang Sempurna untuk Tim Anda
Contoh undangan email ini akan membantu Anda dalam menyelenggarakan rapat internal dan eksternal yang terorganisir dengan baik. Namun, ketika Anda perlu menyempurnakan email atau membuat pesan yang tepat untuk acara yang unik, jangan kembali ke papan gambar kosong untuk membuat email undangan rapat yang sukses.
Tim ClickUp telah membuat berbagai macam template, alat bantu, dan fungsi manajemen rapat yang bermanfaat, sehingga Anda memiliki semua yang dibutuhkan untuk membuat undangan rapat yang sempurna untuk tim Anda.
Gunakan Dokumen ClickUp untuk membuat (dan membuat templat!) undangan Anda
Buat, revisi, dan kembangkan undangan email Anda dengan fitur ClickUp Doc yang mudah digunakan
Dalam Dokumen ClickUp anda bisa menulis, menyempurnakan, dan meninjau teks untuk undangan email yang pernah Anda dan tim Anda kirimkan di masa lalu. Buat perpustakaan pesan yang berhasil, bersiaplah untuk menguji A/B kata-kata tertentu, dan dapatkan umpan balik ketika kata-kata tersebut benar-benar penting. (Kita semua pernah memiliki teman sekantor yang membaca email di belakang kita agar mereka bisa membantu kita membuatnya dengan benar. Sekarang Anda bisa melakukannya tanpa harus ke kubikel)
ClickUp Docs memungkinkan Anda membuat dan menyimpan dokumen, membuat wiki dengan daftar periksa dan pengingat yang bermanfaat, dan menautkan ke semua sumber daya panduan gaya yang Anda perlukan. Anda bahkan bisa menautkan Dokumen ke tugas sebagai dokumentasi.
Kirim undangan video dengan ClickUp Clip
Bagikan banyak detail dan buat undangan yang lebih dinamis dengan ClickUp Clip
Ingin mempercantik undangan rapat email Anda? Kirim pesan video untuk mengundang orang. Klip ClickUp adalah alat perekam layar sederhana yang memungkinkan Anda merekam layar atau video Anda. Ini sempurna untuk menyertakan panduan singkat atau penggoda untuk rapat. Alat ini juga menambahkan sedikit sentuhan pribadi. Anda bisa menguraikan agenda, memperkenalkan diri, atau memberi tahu rekan kerja jika ada perubahan cara masuk ke panggilan video.
Dapatkan kata-kata dan detail yang tepat dengan ClickUp AI
Gunakan ClickUp AI untuk membuat templat undangan rapat-dan semua sumber daya lain yang Anda perlukan untuk rapat berikutnya
Buat kreasi ClickUp Docs Anda dan email undangan rapat yang sukses dengan lebih baik dengan ClickUp AI . Sekarang, kami berguna untuk Alat-alat AI diintegrasikan ke dalam Docs untuk memudahkan curah pendapat undangan rapat, saran kata-kata undangan rapat yang tepat, dan manajemen rapat.
Gunakan Alat bantu AI untuk rapat bahkan sebelum rapat dimulai-untuk menyempurnakan agenda, mengisi semua detail rapat, dan meringkas catatan rapat atau membuat butir-butir tindakan. Pra-bangun kami Alat bantu penulisan AI juga memiliki pengetahuan khusus departemen untuk membangun perpustakaan lengkap undangan email yang dipersonalisasi untuk semua tahap pemasaran, penjualan, perekrutan, dan manajemen proyek internal.
Kirim rangkuman pasca-rapat dengan catatan dan sumber daya
Ini adalah tip bonus. Setelah rapat selesai, kirimkan pesan lain untuk berterima kasih kepada semua orang atas waktu mereka. Diskusikan hal-hal yang dapat diambil dari rapat dan nilai spesifik yang diberikan oleh rapat tersebut. Dengan ClickUp AI, Anda juga bisa mengirimkan tautan ke catatan notulen rapat ringkasan rapat, dan daftar tugas yang harus dilakukan oleh setiap peserta.
Biarkan ClickUp Melakukan Pengangkatan Berat untuk Undangan Rapat Email ke Tim Anda
Mengkhawatirkan kata-kata yang spesifik dan ragu-ragu dengan mouse Anda di atas tombol kirim adalah hal yang biasa. Dengan kolaborasi, kreativitas, dan alat dokumentasi dari ClickUp, Anda bisa mengirimkan undangan rapat email yang sempurna setiap saat. Lebih baik lagi, Anda dan tim Anda bahkan tidak perlu membayar untuk itu. Daftar hari ini untuk mendapatkan akun gratis yang memungkinkan Anda mengelola setiap rapat layaknya seorang profesional-sebelum, selama, dan sesudahnya.