Klien adalah kunci keberhasilan bisnis Anda.
Baik Anda baru dalam mengelola proyek klien atau sudah profesional, Anda tahu bahwa menangani akun mereka bisa jadi rumit. Mengelola proyek adalah satu hal, tetapi mengelola klien adalah hal yang berbeda.
Ini bukan hanya tentang tugas harian, target triwulanan, dan menundukkan kepala untuk bekerja keras. Sekarang Anda harus memasukkan resolusi konflik, komunikasi diplomatik, dan manajemen ekspektasi ke dalam campuran.
Beberapa klien akan mengajukan permintaan dalam jangka waktu yang tidak realistis untuk industri Anda. Klien lain mungkin memiliki kepribadian yang membuatnya lebih sulit untuk berkomunikasi. Lalu ada tekanan untuk menghasilkan keuntungan dan memenuhi target.
Dengan semua ini di pundak Anda, mudah untuk melihat mengapa mengelola proyek klien itu sulit. Untungnya, mempelajari klien strategi manajemen proyek dapat mempermudah dan membuat Anda lebih efektif dalam pekerjaan Anda-terutama dengan alat manajemen proyek .
Di sini, kami akan membahas apa arti manajemen proyek untuk klien dan membahas empat tahap utama. Kemudian, kami akan membagikan beberapa strategi tim proyek terbaik kami untuk klien Anda untuk membantu Anda menghadapi situasi apa pun. 🙌
Apa itu Manajemen Proyek Klien?
Manajemen proyek klien melibatkan pengelolaan komunikasi klien harapan, dan kiriman sekaligus mengawasi pekerjaan internal yang diperlukan untuk memenuhi tujuan klien. Hal ini berbeda dengan manajemen proyek biasa karena pekerjaan ini melibatkan masukan yang berkelanjutan dari klien atau hasil kerja yang khusus untuk klien Anda, bukan bisnis Anda sendiri.
Ada beberapa tumpang tindih dengan manajemen proyek normal dalam pekerjaan sehari-hari. Manajer proyek atau pemimpin tim akan menjadwalkan dan menetapkan tugas, membuat hasil kerja, dan merencanakan proyek dari awal hingga akhir.
Perbedaannya dengan proyek klien adalah Anda juga harus membuat rencana komunikasi klien, mengelola ruang lingkup, dan membangun hubungan dengan klien. Anggap saja Anda mengelola tim internal Anda dan juga mengelola tim eksternal pemangku kepentingan.
Bagikan dokumen dengan anggota tim dalam tugas dan kumpulkan umpan balik tentang aset desain tanpa harus meninggalkan ClickUp
Satu perbedaan besar dalam manajemen klien adalah komponen komunikasi - dan ini sering kali membuat manajer proyek berada dalam situasi yang sulit. Klien mungkin tidak memahami industri Anda sebaik yang Anda lakukan, dan mereka juga memiliki tekanan keuntungan sendiri.
Mereka mungkin membuat permintaan yang tidak dapat dipenuhi oleh tim Anda. Di lain waktu, mereka mungkin merespons laporan kemajuan dengan tidak baik atau menuntut perubahan yang tidak memungkinkan. Tugas Anda sebagai manajer proyek klien adalah menggunakan teknik untuk mengelola ekspektasi, mengendalikan percakapan, dan memastikan kesuksesan pelanggan.
Tahapan Manajemen Proyek Klien
Sebagai manajer proyek, Anda tahu semua tentang siklus hidup proyek yang secara umum dibagi menjadi empat tahap: inisiasi, perencanaan, eksekusi, dan penutupan. Yang mungkin tidak Anda ketahui adalah bagaimana setiap tahapan ini memiliki komponen unik ketika diterapkan pada proyek klien. Di sini, kami akan membahas setiap tahap dan apa yang perlu diingat.
Inisiasi
Ini adalah tahap peluncuran di mana Anda mengumpulkan informasi dan menetapkan ekspektasi proyek dan klien. Pada tahap ini, Anda akan merencanakan anggaran, membuat garis besar jadwal proyek, dan menentukan hasil kerja dan detail proyek. 🤔
Buat formulir impian Anda dan tingkatkan proses penerimaan Anda dengan fitur Formulir yang dapat disesuaikan dari ClickUp
Di sini, Anda akan mempertimbangkan kebutuhan klien, mengumpulkan data, dan meletakkan kerangka kerja untuk proyek yang sukses baik secara internal maupun dengan klien. Meskipun kelihatannya mudah, sangat penting untuk memperhatikan detail pada tahap ini.
Hal ini karena mudah sekali melewatkan informasi penting yang dapat menggagalkan proyek di kemudian hari. Klien mungkin tidak tahu bagaimana mengkomunikasikan apa yang mereka inginkan atau butuhkan. Jika Anda tidak mengatasinya sejak awal, Anda akan mengalami masalah di kemudian hari saat mengelola ekspektasi dan hasil kerja.
Fokuslah untuk menciptakan ekspektasi yang jelas, tujuan proyek dan ruang lingkup proyek pada tahap ini. Temui klien beberapa kali, pastikan Anda memahami apa yang mereka inginkan, dan ulangi dengan jelas untuk menunjukkan bahwa Anda semua memiliki pemahaman yang sama.
Perencanaan
Selanjutnya, saatnya merencanakan. Tahap ini terkadang tumpang tindih dengan tahap inisiasi, namun layak disebutkan karena membutuhkan banyak pekerjaan. Di sini, Anda akan membuat pernyataan kerja dan membuat jadwal proyek - biasanya dalam alat manajemen proyek seperti ClickUp . 🗺️
Sebagai seorang manajer proyek, Anda akan menyusun rencana proyek dan memecahnya menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola untuk anggota tim Anda dan klien. Di sini, Anda akan menambahkan tanggal jatuh tempo untuk pekerjaan proyek, menetapkan tonggak pencapaian yang jelas, dan menugaskan pekerjaan kepada setiap orang yang terlibat dalam proyek.
Tetapkan urutan operasi yang jelas dengan menambahkan ketergantungan "memblokir" atau "menunggu" di antara tugas-tugas dan jaga agar tim Anda tetap berada di jalur yang benar untuk mengetahui apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu
Hal ini juga berlaku untuk klien. Pikirkan di mana klien perlu memberikan masukan seperti ulasan dan persetujuan. Pertimbangkan apakah klien perlu memberikan sesuatu agar tim Anda dapat menyelesaikan pekerjaan.
Buat tugas untuk klien Anda, dan tetapkan jadwal yang realistis bagi mereka untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada. Pastikan untuk mengkomunikasikan ekspektasi dan memudahkan klien untuk melakukan bagian mereka.
Eksekusi
Selama fase eksekusi, pekerjaan Anda bergeser dari perencanaan menjadi pengelolaan. Tim Anda akan mulai bekerja menyelesaikan tugas-tugas yang membuat mereka selangkah lebih dekat dengan hasil akhir Anda. Peran Anda sekarang adalah memantau jadwal untuk memastikan semuanya tetap berada di jalurnya. ✍️
Anda harus turun tangan jika diperlukan untuk membantu anggota tim mengatasi hambatan. Selain itu, Anda akan mengawasi alur kerja dan perlu mengambil tindakan jika ada yang terlewatkan, tertunda, atau diproduksi dengan tidak benar.
Tampilan obrolan menyimpan semua komentar Anda di ClickUp untuk menemukan percakapan apa pun dengan cepat
Tugas Anda sebagai komunikator juga menjadi pusat perhatian pada titik ini dalam proses manajemen klien. Anda harus memberikan pembaruan rutin kepada tim Anda, departemen yang berbeda, dan klien.
Selain itu, Anda harus menjadi wasit dalam setiap ketidaksepakatan dan membantu menyelesaikan konflik yang muncul - baik di dalam tim Anda sendiri atau karena masalah klien. Hal ini berarti memberikan panduan bagi anggota tim untuk menavigasi percakapan yang rumit atau mengambil alih jika ada masalah yang nyata.
Penutup
Anda telah menyelesaikan pekerjaan, tim Anda telah menyelesaikan semua tujuan, dan klien telah menerima hasil yang telah ditetapkan. Tetapi pekerjaan Anda di sini belum selesai. Sekarang adalah waktunya untuk melakukan tanya jawab dan meninjau ulang proyek. 🛠️
Luangkan waktu untuk membahas apa yang berjalan dengan baik dalam proyek dan apa yang perlu ditingkatkan. Berkolaborasilah dengan anggota tim untuk mengarsipkan pekerjaan dan menyimpan templat yang mungkin berguna untuk proyek-proyek selanjutnya. Selesaikan tugas-tugas yang tidak perlu, dan bersihkan ruang kerja manajemen proyek Anda untuk proyek berikutnya.
Buat templat di ClickUp untuk otomatisasi email yang efektif guna memangkas tugas-tugas manual dan menghemat waktu
Sekarang juga saatnya untuk terhubung dengan klien dan melihat apakah ada pekerjaan lain yang bisa Anda sediakan di masa mendatang. Mungkin ada proyek serupa yang membutuhkan bantuan Anda, atau mereka mungkin merekomendasikan layanan profesional Anda ke organisasi lain.
7 Strategi untuk Meningkatkan Strategi Manajemen Proyek Anda dengan Klien
Sekarang setelah Anda mengetahui cakupan keseluruhan proses manajemen proyek untuk klien, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana Anda bisa menjadi lebih efektif.
Kami telah mengumpulkan beberapa strategi yang bisa dicoba hari ini untuk proyek klien yang lebih sukses. Dari perangkat lunak manajemen proyek hingga kiat-kiat komunikasi, Anda akan menemukan teknik-teknik untuk menyelesaikan pekerjaan. 💪
1. Memanfaatkan perangkat lunak manajemen proyek
Mengelola proyek tidaklah mudah. Tergantung pada skala pekerjaan, Anda harus menangani tugas-tugas untuk beberapa departemen, berkomunikasi dengan klien, dan memantau jadwal di seluruh tim. 👨🏽💻
Menggunakan spreadsheet seperti Excel tidak akan cukup. Sebagai gantinya, beralihlah ke alat bantu seperti Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp . Perangkat lunak ini menawarkan ratusan fitur, termasuk otomatisasi tugas, penentuan prioritas, dan beberapa tampilan untuk merampingkan alur kerja.
Atur Tugas Berulang untuk merampingkan pekerjaan Anda dengan memilih jadwal rapat dan mempratinjaunya di kalender Anda di ClickUp
Perangkat lunak manajemen proyek ini sepenuhnya dapat disesuaikan sehingga Anda dapat membuat ruang kerja-atau beberapa ruang kerja!-yang dirancang untuk kebutuhan proyek Anda. Buat dasbor untuk mengelola kemajuan proyek, dan buat dasbor klien di mana pelanggan bisa menangani persetujuan, ulasan, dan memberikan umpan balik.
Integrasi dengan alat bantu seperti Slack membuat komunikasi menjadi lebih cepat dan mudah dari sebelumnya. Pemberitahuan instan dan pemicu tugas membuat pekerjaan terus berjalan dan memberi tahu klien dan pemangku kepentingan ketika tonggak pencapaian terpenuhi.
Fungsionalitas tambahan termasuk peta pikiran untuk curah pendapat pada tahap inisiasi dan wiki untuk membangun basis pengetahuan untuk menangani komunikasi klien. Ditambah lagi, ada lebih dari seribu templat untuk membuat hal-hal seperti piagam proyek, pernyataan kerja, atau kontrak klien.
2. Memanfaatkan alat bantu visual untuk menerima klien
Sangat mudah tersesat dalam halaman-halaman kata-kata. Alih-alih memperbarui klien dengan email yang bertele-tele dan pernyataan formal, berikan mereka alat bantu visual untuk melihat kemajuan proyek. Beberapa tampilan ClickUp termasuk papan Kanban dan bagan Gantt, memungkinkan klien memvisualisasikan jalur kerja dan melihat posisi mereka. Mereka mendapatkan tampilan real-time pada status proyek sehingga mereka bisa mengeceknya tanpa mengganggu Anda terus-menerus.
15+ tampilan ClickUp menyediakan solusi dinding-ke-dinding untuk setiap organisasi untuk setiap tim
Kontrol akses dengan mengatur izin dan membatasi tampilan klien hanya pada tugas-tugas yang perlu mereka lihat. Bagikan portal klien sejak awal dan tawarkan sesi pelatihan singkat atau webinar untuk membantu mereka menavigasi alat ini jika mereka tidak tahu caranya.
Yang terbaik dari semuanya, portal klien membuat orientasi klien dan meluncurkan proyek dengan lebih mudah. Tambahkan tugas agar klien menandatangani kontrak mereka dan memberikan umpan balik tentang hasil yang disarankan. Tetapkan tanggal jatuh tempo, dan gunakan portal untuk melacak komunikasi dan kemajuan saat proyek dimulai.
3. Tetapkan rencana komunikasi yang jelas
Salah satu halangan utama dalam proyek klien adalah komunikasi. Kita semua memiliki cara yang berbeda dalam berkomunikasi, dan beberapa dari kita lebih jelas daripada yang lain. Kurangi kebisingan dan langsung ke inti dari apa yang diharapkan klien Anda dengan membuat rencana dan saluran komunikasi yang jelas. 🎙️
Koleksi ClickUp dari templat rencana komunikasi membantu Anda mengelola frekuensi, konten, dan tujuan diskusi klien Anda. Gunakan templat ini untuk membuat pembaruan proyek secara teratur, strategi pesan, dan matriks komunikasi agar semua orang mendapatkan informasi terbaru sesuai kebutuhan.
Gunakan Templat Rencana Komunikasi ClickUp untuk membuat peta jalan proses untuk komunikasi tim dan pelanggan yang lancar
Setelah Anda memiliki rencana komunikasi, otomatiskan notifikasi di platform manajemen proyek Anda untuk mengirimkan pembaruan atau pengingat untuk terhubung dengan klien.
4. Buat proses persetujuan yang sederhana
Hambatan lain yang sering ditemui manajer pada proyek yang berhadapan dengan klien adalah keterlambatan persetujuan dari pihak klien. Baik saat Anda membuat faktur, mengirimkan kontrak harga, atau meminta persetujuan untuk draf hasil kerja, mendapatkan persetujuan dari klien adalah kuncinya.
ClickUp Whiteboards adalah pusat visual terpusat Anda untuk secara kolaboratif mengubah ide tim menjadi tindakan yang terkoordinasi
Gunakan ClickUp untuk membuat alur kerja persetujuan untuk meminta, melacak, dan menyetujui langkah selanjutnya. Masuk ke dalam visual Papan tulis untuk bertukar pikiran tentang proses persetujuan dengan anggota tim atau menunjukkan kepada klien apa yang diharapkan. Buat tugas, perbarui penerima tugas, dan tambahkan tag untuk mempercepat proses peninjauan.
5. Buat sasaran yang realistis, dapat dicapai, dan transparan
Cara yang pasti untuk membuat proyek Anda tersandung sejak awal adalah dengan menetapkan tujuan yang tidak realistis, jelas, atau dapat dicapai. Karena klien bukanlah ahli manajemen proyek, mereka mungkin mengusulkan ide yang tidak akan berhasil di industri Anda.
Hal lain yang perlu diwaspadai adalah klien yang merasa tahu apa yang mereka inginkan, namun kata-kata atau tindakan mereka mungkin tidak mencerminkan keinginan tersebut. Tugas Anda adalah mengelola ekspektasi mereka dengan menjelaskan apa yang bisa dilakukan dan apa yang tidak. Semakin jelas Anda, semakin baik Anda mempersiapkan diri untuk sukses. 👀
Gunakan alat bantu seperti Templat Keberhasilan Klien ClickUp untuk masuk ke dalam kepala klien Anda dan memahami ekspektasi mereka. Ini adalah cara yang bagus untuk menunjukkan bahwa Anda peduli dengan pengalaman pelanggan Anda. Selain itu, Anda akan berada di halaman yang sama atau setidaknya menghasilkan ide untuk diskusi dalam hal hasil.
Anda bisa menghentikan perputaran pelanggan dengan templat dari ClickUp ini
Setelah Anda mencapai kesepakatan tentang hasil proyek dan tujuan, tuliskan di alat bantu seperti ClickUp Docs . Dengan cara ini, Anda memiliki catatan diskusi Anda dan dapat mengelola ruang lingkup yang merayap terhadap rencana yang telah disepakati. Selain itu, dokumen-dokumen ini dapat dibagikan, sehingga memudahkan untuk mengomunikasikan perubahan dan tujuan secara langsung dengan tim internal Anda.
6. Memvisualisasikan jadwal, dan menetapkan tenggat waktu, jadwal, dan pencapaian yang jelas
Seperti halnya semua proyek, tetap terorganisir dan membuat rencana ke depan adalah kunci keberhasilan. Mulailah dengan menggunakan alat bantu seperti ClickUp untuk manajemen tugas dan menetapkan jadwal untuk proyek. Gunakan tampilan yang berbeda untuk mendapatkan gambaran tentang beban kerja setiap anggota tim dan untuk menetapkan tugas pada jadwal yang realistis.
Mencatat waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek secara akurat di ClickUp
Integrasikan alat pelacak waktu untuk melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, dan sesuaikan jadwal sesuai kebutuhan. Buat daftar periksa untuk membuat tim proyek selalu mendapatkan informasi terbaru tentang status proyek dan apa yang akan dilakukan selanjutnya.
7. Gunakan CRM untuk mengelola hubungan dengan klien dan meningkatkan pelaporan
Jika Anda bekerja di bidang yang berpusat pada pelanggan, kemungkinan besar Anda bekerja dengan lebih dari satu klien dalam satu waktu. Melacak data, komunikasi, dan proyek mereka bisa menjadi rumit jika Anda tidak terorganisir. Gunakan CRM ClickUp untuk memantau kepuasan pelanggan, memusatkan jangkauan klien, dan membangun basis data untuk pelaporan yang lebih baik. 📈
Menyimpan kontak untuk memudahkan menjangkau klien dalam sekejap, dan menambahkan kolom khusus untuk akun, proyek, dan gaya komunikasi. Gunakan Templat CRM untuk menghemat waktu saat menyusun informasi klien, melacak kesehatan klien, dan meningkatkan proses pelaporan.
Buat, edit, dan atur bidang khusus di ClickUp 3.0 dengan Manajer Bidang Khusus yang sangat fleksibel
Gunakan titik data historis dan metrik proyek dari CRM Anda untuk meningkatkan pelaporan klien . Tampilan papan dan bagan memungkinkan Anda dengan cepat menghasilkan rincian visual dari status proyek. Kemudian ambil metrik dan ubah menjadi presentasi yang memukau untuk klien Anda.
CRM memudahkan untuk melacak semua interaksi klien dan hasil diskusi tersebut. Selain itu, metrik memungkinkan tim Anda menyusun laporan status dalam hitungan menit, bukan jam.
Kelola Proyek Klien Dengan ClickUp
Manajemen proyek untuk klien bisa jadi sulit, tetapi Anda akan menghadapi tantangan ini berkat strategi untuk sukses. Dari perangkat lunak manajemen yang menyederhanakan proses orientasi klien dan menyederhanakan alur kerja hingga tips komunikasi, ada cara mudah untuk meningkatkan proyek klien Anda. Daftar ke ClickUp hari ini dan mulailah membangun hubungan klien yang lebih baik dan mengelola proyek klien yang sukses. Dengan otomatisasi alur kerja fitur, dasbor, dan basis data, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mencapai tonggak pencapaian untuk semua jenis klien. ✨