Mindannyian láttunk már olyan eseteket, amikor az ügyfél-bevonás nem a tervek szerint alakult.
Szétszórt kezdő e-mailek. A szerződés részletei elvesznek a levelezésben. Az ügyfelek kétszer töltik ki ugyanazt az űrlapot. Ami bizalmat kellene keltenie, az már az első héten feszültséget okoz.
Bemutatjuk: az AI-alapú ügyfél-bevonás.
Az automatikus kezdő feladatok generálásától a személyre szabott üdvözlő dokumentumok megfogalmazásáig és az ügyféladatok eszközök közötti szinkronizálásáig az AI automatizálhatja azokat a ismétlődő feladatokat, amelyek lassítják az ügyfelek bevonását.
Ha kíváncsi arra, hogyan automatizálhatja az ügyfelek bevonási folyamatát AI segítségével, akkor ez a bejegyzés Önnek szól.
Megosztjuk Önnel, hogyan állíthat be egy AI-vezérelt ügyfél-bevonási folyamatot, amely órákat takarít meg csapatának, az első naptól kezdve örömet okoz az ügyfeleknek, és az üzleti növekedéssel együtt skálázható. A legjobb rész? Bemutatunk egy eszközt, amellyel mindezt egy helyen elvégezheti. Igen, ez a ClickUp lesz!
⭐ Kiemelt sablon
Használja a ClickUp ügyfél-bevonási sablonját gyors bevonási munkafolyamatok létrehozásához, ahelyett, hogy minden új ügyfél megszerzésénél a nulláról kezdené. Ez a sablon előre konfigurált feladat-sorozatokat, automatizált hozzárendelési szabályokat, feltérképezett függőségeket és mérföldkő-követést kínál, amelyek az Ön ügyfeleinek egyedi igényeihez igazodnak.
Mi az ügyfél-bevonás és miért van szükség az automatizálásra?
Az ügyfél-bevonás az a folyamat, amelynek során új ügyfeleket fogad az üzleti tevékenységébe, és végigkíséri őket a regisztrációtól a termék sikeres bevezetéséig. Ez magában foglalja az ügyféladatok gyűjtését, a fiókok létrehozását, a képzést és a kommunikációs csatornák kialakítását, hogy az ügyfelek a szolgáltatásával elérjék a kívánt eredményeket (folyamatos oda-vissza kommunikáció nélkül).
Ha az ügyfél-bevonási folyamat töredezett, az feszültségeket okozhat és negatívan befolyásolhatja az általános termék- vagy szolgáltatásélményt. Az automatizált ügyfél-bevonási folyamatra azért van szükség, mert:
- A manuális folyamatok nem skálázhatók: minden új ügyfél ugyanolyan időigényes beállítást igényel, ami szűk keresztmetszeteket eredményez, amelyek késleltetik a bevezetést és frusztrálják a növekvő vállalkozásokat.
- A határidők elhúzódnak a feladatok felelősségének tisztázatlansága miatt: automatizált feladatkiosztási szabályok hiányában a feladatok kiosztatlanok maradnak, miközben a csapat tagjai azt feltételezik, hogy valaki más foglalkozik velük.
- Az ismételt adatbevitel hibákhoz vezet: Az ügyféladatok kézi áthelyezése a rendszerek között növeli a gépelési hibák, a hiányzó részletek és a hiányos rekordok kockázatát.
- A késleltetett visszajelzések rontják az ügyfelek bizalmát: Az inkonzisztens kommunikáció oda vezethet, hogy az ügyfél megkérdőjelezi a professzionalizmusát és az irántuk tanúsított figyelmet.
- A láthatóság hiánya lassítja a haladást: Ügyfélkezelés központi rendszere nélkül nehéz megmondani, mely ügyfelek haladnak előre, és mely lépések okoznak problémákat.
👀 Tudta? A nagyvállalatok 74%-a rendelkezik ma már dedikált bevonási csapattal. A vállalkozások már nem tekintenek a bevonásra utólagos gondolatként, hanem növekedési és megtartási stratégiájuk kritikus elemeként.
📚 Olvassa el még: Hogyan készítsünk ügyfél-bevonási ellenőrzőlistát (+ sablonok)
Az AI-val történő bevonás automatizálásának előnyei
A legjobb bevezetési élmény akkor valósul meg, ha minden zökkenőmentesen zajlik, és az ügyfelek úgy érzik, hogy meghallgatják őket. Sajnos a legtöbb ügyfél nem részesül ilyen élményben. Kutatások szerint az ügyfelek 90%-a úgy gondolja, hogy a vállalatok jobban is teljesíthetnének az új ügyfelek bevezetése terén.
Nos, az onboarding folyamatok automatizálása AI segítségével kitölti ezt az elvárásbeli rést. Az automatizálás az alábbiak szerint járulhat hozzá az általános ügyfél-elégedettséghez:
Gyorsabb átfutási idő és kevesebb manuális munka
Az AI-alapú munkafolyamat-automatizálás (például az automatizált dokumentumgyűjtés, adatbevitel és ellenőrzés) lerövidíti a hosszú e-mail-váltásokat és a ismétlődő adminisztratív feladatokra fordított időt, így a bevonási folyamat hetekről napokra rövidül.
📌 Az Alumni Ventures, egy kockázati befektetési cég, automatizálta KYC/AML ellenőrzéseit és a befektetői bevonási akkreditációs folyamat egyes részeit az AI-alapú fintech platformmal, az iCapital-lal való együttműködés révén. Az automatizálás nemcsak 66%-kal csökkentette a befektetők bevonási idejét (kb. 30 percről 10 percre), hanem a jobb felhasználói élménynek köszönhetően a lemorzsolódási arányt is csökkentette.
Személyre szabott ügyfélélmény nagy léptékben
Az AI elemezheti az ügyfelek profilját, iparágát és igényeit, hogy személyre szabott erőforrásokat, üdvözlő csomagokat vagy képzési modulokat javasoljon a zökkenőmentes bevezetés érdekében. Az „egységes” folyamat helyett az ügyfelek már az első naptól kezdve úgy érzik, hogy figyelnek rájuk.
Ryan Bezenek, az Ariat International IT-alelnöke így fogalmazott :
Arról szól, hogy olyan kapcsolatokat teremtsen az adatok alapján, amelyeket emberként talán nem hozott volna létre. Az AI-nek van egy különös képessége, hogy olyan dolgokat derítsen ki a fogyasztóról, amelyekre Ön talán soha nem gondolt volna.
Arról szól, hogy olyan kapcsolatokat teremtsen az adatok alapján, amelyeket emberként talán nem hozott volna létre. Az AI-nek van egy különös képessége, hogy olyan dolgokat derítsen ki a fogyasztóról, amelyekre Ön talán soha nem gondolt volna.
Kevesebb hiba és jobb megfelelés
A manuális bevonás gyakran hibákat eredményez a szerződésekben, a KYC/AML ellenőrzésekben vagy az adatbevitelben. Az AI-vezérelt érvényesítés biztosítja, hogy a dokumentumok pontosak, teljesek és megfeleljenek a szabályozásoknak, csökkentve ezzel a kockázatot.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes ügyfél-felvételi űrlap sablonok Word és ClickUp formátumban
Proaktív elkötelezettség és útmutatás
A csevegőrobotok és az AI-asszisztensek azonnal válaszolnak a gyakran ismételt kérdésekre, végigvezetik az ügyfeleket a portálokon, és emberi beavatkozás nélkül jelzik a következő lépéseket. Más szavakkal, az AI-alapú bevonási eszközök valószínűleg az egész folyamat során fenntartják az ügyfelek érdeklődését.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp egyedi Autopilot ügynökeit az ügyfelek bevonásával kapcsolatos bizonyos feladatok automatizálásához, például a gyakran ismételt kérdésekre való automatikus válaszadáshoz az ügyfél-csevegőcsatornákon, vagy automatikus emlékeztető üzenetek küldéséhez bizonyos egyedi mezők frissítései alapján.
Folyamatos fejlesztés
Az AI nyomon követi a bevonás során a kilépési pontokat és az elkötelezettségi mintákat. Az ügyfélsiker-csapatod tudja, hol akadtak el az ügyfelek, és finomíthatja a folyamatot. Ezáltal a bevonás adatvezérelt, folyamatosan javuló folyamattá válik.
Nemcsak azt kell tudnia, hogy mit automatizáljon, hanem azt is, hogy mit ne automatizáljon.
📌 Például érdemes lehet megőrizni a kulcsfontosságú interakciókat az ügyfélút során, például a kezdeti telefonhívásokat, a személyes bejelentkezéseket és a mérföldkő-áttekintéseket, amelyeket emberek vezetnek. Ezeknek az ügyfélinterakcióknak az emberközpontúvá tétele megteremti az alapot a tartós kapcsolatokhoz.
Emellett a human-in-the-loop fontos a szélsőséges esetek és a kivételek kezelése szempontjából. A bevonási szoftverben található csevegőrobotok csak tovább frusztrálják az ügyfeleket. Az ügyfélsiker-menedzsernek (CSM) be kell avatkoznia, ha az ügyfél dokumentumai nem felelnek meg a szabványos formátumoknak, vagy ha szokatlan bevonási követelményeik vannak.
Jonathan Murray, a Mad Op stratégiai igazgatója ad tanácsokat arról, hogyan integrálhatja az AI-t az élménystratégiájába:
Az AI képes kezelni az ismétlődő feladatokat, elemezni az adatokat és gyors válaszokat adni, de az ügyfelek továbbra is hiteles, személyre szabott interakciókra vágynak. Az emberi ügyfélszolgálati menedzserek bizalmat építenek, megértik a finom árnyalatú igényeket és érzelmi kötődést teremtenek.
Az AI képes kezelni az ismétlődő feladatokat, elemezni az adatokat és gyors válaszokat adni, de az ügyfelek továbbra is hiteles, személyre szabott interakciókra vágynak. Az emberi ügyfélszolgálati menedzserek bizalmat építenek, megértik a finom árnyalatú igényeket és érzelmi kötődést teremtenek.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes bevonási e-mail sablonok (ügyfelek vagy alkalmazottak számára)
Az AI-alapú bevonási munkafolyamat legfontosabb lépései
Az AI bevezetésének előnyei az ügyfél-bevonási munkafolyamatba egyértelműek. Most itt az ideje, hogy a elméletet gyakorlatba is ültessük. Íme a pontos lépések, amelyeket követhet az AI-alapú ügyfél-bevonási automatizálási munkafolyamat létrehozásához.
1. lépés: Felvétel és űrlapok gyűjtése
Az ügyfél-bevonás során talán a leginkább figyelmen kívül hagyott problémás pont a felvételi folyamat. Azok a űrlapok, amelyek csak információkat gyűjtenek, de megnehezítik azok felhasználását, a ismétlődő kérdések és a kézi adatbevitel frusztrálják az ügyfeleket és felemésztik a CSM idejét. Ez alapvető munka, de ritkán járul hozzá közvetlenül az ügyfélélményhez.
🤖 AI-tipp: Használjon AI-kompatibilis felvételi eszközöket az ügyféladatok előzetes kitöltéséhez a CRM-ből vagy a szerződésekből, a válaszok valós idejű ellenőrzéséhez és az adatok automatikus szinkronizálásához a munkaterületén. Ezzel megkíméli az ügyfeleket az ismétlődő válaszadástól, és a csapatának már a kezdetektől strukturált, megbízható adatokat biztosít.
Így néz ez ki a gyakorlatban:
- Adaptív űrlapok: A dinamikus űrlapok az ügyfél típusának vagy iparágának megfelelően módosítják a kérdéseket, így a különböző ügyfélszegmensek csak a számukra releváns információkat látják.
- Automatikus kitöltés és érvényesítés: Az AI előre kitölti az ismert mezőket, és ellenőrzi az e-mailek vagy a számlázási adatokhoz hasonló bejegyzéseket a hibák csökkentése érdekében.
- Zökkenőmentes továbbítás: A beérkező adatok azonnal kategorizálásra kerülnek, és a megfelelő csapatnak továbbítják őket – pénzügyi osztály, bevonási mérnökök vagy CSM-dashboardok.
- Ügyfélbarát élmény: A folyamat az ügyfelek számára könnyednek tűnik, ami az első naptól kezdve professzionalizmust és felkészültséget sugároz.
A kérdés az, hogy hogyan aktiválhatja ezt a munkafolyamatain belül?
Tipp: Használja a ClickUp-ot, a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazást.
A ClickUp automatizálja az ügyfelek bevonását azáltal, hogy a űrlapokat, a dokumentumok gyűjtését és a feladatok kiosztását egy konvergált AI munkaterület be centralizálja. Ahelyett, hogy időt veszítenének végtelen e-mail láncokban vagy szétszórt táblázatokkal, a csapatok egy egyszerűsített, AI-alapú munkafolyamatot kapnak , teljes munka kontextussal. Mi ennek a hatása? A bevonási ciklusok hetekről napokra rövidülnek, míg az ügyfelek simább, professzionálisabb első benyomást kapnak.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp Forms segítségével a beépített feltételes logikát használhatja a kérdések ügyfele iparágához, felhasználási esetéhez, korlátaihoz és törekvéseihez való igazításához. A rögzített adatok nem egy táblázatban maradnak. Inkább minden űrlap beküldése automatikusan létrehozhat egy ClickUp feladatot egyéni mezőkkel, amelyek rögzítik és egy pillanat alatt megjelenítenek minden információt. Ezek az űrlapok testreszabhatók és könnyen elkészíthetők egy intuitív drag-and-drop építővel.
Ha azonban teljesen új felvételi űrlapot szeretne készíteni, ez a videó megmutatja, hogyan kell ezt megtenni:
A ClickUp Automations segítségével biztosíthatja, hogy az űrlapokon keresztül gyűjtött adatok közvetlenül bekerüljenek a ClickUp-ban tárolt ügyfél-adatbázisba. Nem kell manuálisan átvinnie vagy kezelnie az ügyféladatokat a rendszerek között, és nem kell attól tartania, hogy az adatok elvesznek az e-mailek között.
Miután a űrlapot elküldték (és a feladatot létrehozták), beállíthat automatizált műveleteket, például:
- A feladat kiosztása valakinek
- Az egyéni feladat státuszának módosítása. Példa: Amikor egy feladat befejezettnek van jelölve (pl. „Ügyfél hozzáférés elküldve”), az automatizálás azonnal létrehozza vagy feloldja a következő feladatot, például „Kezdő telefonhívás ütemezése”.
- Értesítő e-mailek küldése az érintetteknek, beleértve emlékeztetőket, amelyekkel ösztönözheti belső csapatát vagy ügyfeleit, hogy késedelem esetén tegyenek lépéseket.
- Figyelők hozzáadása, akik értesítést kapnak a feladat tevékenységéről
🧠 Érdekesség: A ClickUp rendelkezik egy AI Automation Builder funkcióval, ahol egyszerű nyelven leírhatja, mit szeretne automatizálni, és a ClickUp létrehozza a triggereket/műveleteket (amelyek között formanyomtatvány-beküldési triggerek is lehetnek).
Miután az űrlapok beküldése feladatokká alakul, a ClickUp Brain segítségével, a világ legteljesebb és leginkább kontextusérzékeny munka-AI-jával elemezheti azokat. Ez az űrlapok válaszaiból származó trendek és mutatók vizualizálásában is hasznos.
🎺 ClickUp előnye: Mivel az ügyfél-bevonási űrlapon szereplő összes adat bekerül a ClickUp CRM-jébe, az átadás a értékesítési részlegtől a siker részleghez zökkenőmentes. Az ügyféladatok, szerződések és célok nem csak egy űrlapon szerepelnek. Egy központi hubban találhatók, amely minden érdekelt fél számára elérhető. Ez azt jelenti, hogy nem kell többé szétszórt táblázatokat keresni vagy hiányzó kontextust pótolni, és az ügyfelek úgy érzik, hogy a csapat már az első naptól ismeri őket.
2. lépés: Feladatok és ütemterv automatizálása
Hagyományosan átnézné a felvételi űrlapokat, és manuálisan határozná meg a következő lépéseket, például a hozzáférési linkek elküldését, a bevonási dokumentumok előkészítését vagy az eszközök beállítását. Ezeket a teendőket aztán feladatokká kell alakítani, és határidővel ellátva a megfelelő csapat tagjainak kell kiosztani.
Ismétlődő, következetlen és emberi hibákra hajlamos munkák.
🤖 AI-tipp: Az AI ezt a feladatot leveszi a csapatod válláról. Hogyan? Lehetővé teszi, hogy feladatlistákat állíts össze, felelősöket rendelj hozzájuk, és automatikusan idővonalakat adj hozzá az ügyféladatokból.
Hogyan látjuk ennek megvalósulását:
- Automatikusan generált feladatlisták: Az AI-ügynökök ügyféltípus, iparág vagy szerződés mérete alapján bevonási ellenőrzőlistákat hozhatnak létre, így biztosítva, hogy egyetlen lépés se maradjon ki.
- Intelligens feladatok: A feladatok automatikusan a megfelelő felelősökhöz kerülnek – implementációs mérnökökhöz, számlázási szakemberekhez vagy ügyfélkapcsolati menedzserekhez –, így a felelősség a kezdetektől a végéig egyértelmű.
- Idővonal automatizálása: A határidők és a függőségek azonnal feltérképezhetők, csökkentve ezzel a késedelmet, amely gyakran előfordul, amikor a csapatok manuálisan állítják össze az ütemterveket.
- Dinamikus frissítések: Ahogy az ügyfelek teljesítik a mérföldköveket, az AI valós időben módosíthatja az ütemtervet és átrendezheti a prioritásokat.
Ennek megvalósításához automatizálási eszközökre és ügynöki AI-eszközökre van szükség, amelyek a felvételi folyamat során közvetlenül összekapcsolják a felvételt a végrehajtással.
Hogyan segít a ClickUp?
Mára már tudja, hogy a ClickUp űrlapválaszokat használ az onboarding munkafolyamatok elindításához. Amikor egy ügyfél benyújtja a felvételi űrlapját, a ClickUp Automations a kapott válaszokat végrehajtható feladatokká alakítja.
📌 Például egy kitöltött felvételi űrlap automatikusan létrehozhat egy projektmappát, amely tartalmazza az összes szükséges bevonási feladatot. Amikor egy feladat állapota megváltozik (pl. „Ügyfél hozzáférése elküldve”), automatikusan létrehozhatók a következő feladatok, mint például „Kezdés ütemezése” vagy „Képzési dokumentumok elküldése”.
Az automatizálás használatáról további információkat ebben a videóban talál.
Az ügyfelek bevonásának következetességét biztosító feladatkezelési sablonok állnak rendelkezésre. Betölthet előre elkészített bevonási ellenőrzőlistákat, amelyek előre meghatározott alfeladatokkal, felelősökkel, határidőkkel és akár függőségekkel is rendelkeznek.
Így egy SaaS ügyfél egy „Technikai megvalósítás” sablont kap, amely tartalmazza az API beállítását, az SSO konfigurációját és a sandbox tesztelési feladatokat. Ezzel szemben egy tanácsadási ügyfél egy „Kezdés és felfedezés” sablont kap, amely tartalmazza a workshopok ütemezését, az érdekelt felekkel való interjúkat és a hatókör összehangolási feladatokat.
Ezenkívül a ClickUp Brain az automatizálások és sablonok tetejére hozzáadja az intelligencia réteget. Ez a következőket tudja:
- Elemezze a felvételi űrlapon adott válaszokat, hogy ajánlhassa, melyik sablont vagy feladatlistát érdemes alkalmazni.
- A tulajdonosok automatikus kijelölése a munkaterhelés, a szakértelem vagy az ügyféltípus alapján
- Feltárja a kockázatokat, mint például a késedelmes feladatok, az ismétlődő akadályok vagy a lassú függőségek, hogy a CSM-ek proaktívan be tudjanak avatkozni.
A ClickUp AI mezői és Autopilot ügynökei kategorizálják, összefoglalják és kivonják a teendőket, így az embereknek nem kell minden választ teljes egészében elolvasniuk.
📌 Például, miután egy űrlapot a „ügyfél típusa” vagy a „kérés összetettsége” mező alapján osztályoztak, a ClickUp AI Assign Field funkciója kiválaszthatja a megfelelő megbízottat. Vagy a munkaterhelés nézet alapján (ki kevésbé elfoglalt) hozzárendelhet valakit, akinek van kapacitása. Hasonlóképpen, az AI Prioritize Field funkció is segít prioritásba rendezni, melyik felvételi feladatot kell először elvégezni.
🤔 Tudta-e? Az új vállalati ügyfelek átlagos bevonási folyamata akár 100 napig is eltarthat. Az automatizált munkafolyamatok segítségével a vezető vállalatok legalább 30%-kal csökkentik a bevonási időt.
⚡ Sablonarchívum: Alkalmazottak bevonására szolgáló sablonok Excelben és ClickUpban
3. lépés: Üdvözlő e-mail és dokumentumok létrehozása
A legtöbb csapatnak az ügyfél-bevonási automatizálás terén az a kihívás, hogy vagy egy univerzális sablonra támaszkodnak, vagy minden üzenetet manuálisan igazítanak az egyes ügyfelekhez. Ha ezt jól végzik, az ügyfelek megbizonyosodhatnak arról, hogy jó döntést hoztak.
De nagy az esélye, hogy a CSM-ek órákat töltenek az e-mailek személyre szabásával és a bevezetési útmutatók kézi frissítésével. Ha ez rosszul sül el, akkor csak arra készteti az ügyfelet, hogy megkérdőjelezze, hogy a csapata megérti-e az igényeit.
Rosszabb esetben az ügyfelek észrevehetik, ha az üzenet sietve készült vagy másolás-beillesztés útján készült.
🤖 AI-tipp: Az AI megváltoztatja ezt a dinamikát azáltal, hogy a személyre szabást és a következetességet dokumentumok között skálázhatóvá teszi. Ezáltal az ügyfélkapcsolatokért felelős menedzsereknek nem kell e-maileket és dokumentumokat szerkeszteniük, hanem az ügyfélkapcsolatokra koncentrálhatnak.
Hogyan látjuk ennek megvalósulását:
- Személyre szabott üdvözlő e-mailek: Automatikusan megfogalmazva, az iparághoz, az ügyfél méretéhez vagy a régióhoz igazított nyelvezettel, AI e-mail írók segítségével.
- Bevezetési dokumentumok nagy léptékben: Az AI közvetlenül a tudásbázisból merítve hoz létre és frissít útmutatókat vagy kézikönyveket – nincs többé elavult PDF-fájl.
- Egyedi sikertervek: A felvételi űrlap adatai alapján az AI ügyfélspecifikus ütemtervet generál, amely felvázolja a mérföldköveket, a felelősöket és a várt eredményeket.
- Egységes márka hang: Még az AI által generált tartalom esetében is a csapatok betaníthatják a modelleket a hangnemre és a stílusra, így minden üzenet márkának megfelelő és professzionális lesz.
Ahhoz, hogy ez zökkenőmentesen működjön, össze kell kapcsolnia a felvételi kontextust az AI-alapú tartalomgenerálással és dokumentációval.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp Brain zökkenőmentesen integrálódik a ClickUp Docs-ba, hogy AI segítségével javítsa tartalmát. Az onboarding tartalmakat egy helyen hozhatja létre és tárolhatja. Gondoljon például üdvözlő e-mailekre, szolgáltatási szerződésekre, onboarding útmutatókra, műszaki dokumentációra és egyebekre.
A feladatokat közvetlenül a Docs-ba is beágyazhatja, így az ügyfél üdvözlő útmutatója végrehajthatóvá válik (pl. a „Sandbox beállításának befejezése” közvetlenül egy ClickUp feladathoz kapcsolódik). Mindenki, beleértve a támogató csapatot, a mérnököket és az ügyfeleket, együttesen kommentálhat, szerkeszthet és nyomon követhet a haladást.
A beépített verziókezelésnek köszönhetően a dokumentumok azonnal frissülnek az összes kapcsolódó nézetben. Más szavakkal, amikor a belső csapat frissít egy folyamatot, minden ügyfél láthatja a legújabb útmutatást anélkül, hogy újra kellene küldeni a fájlokat.
A ClickUp Brain szorosan együttműködik a Docs-szal, hogy az onboarding anyagok ne csak statikus sablonok legyenek. A felvételi űrlap adatai alapján a Brain ügyfélspecifikus onboarding dokumentumokat készíthet.
A Brain az Ön tudásbázisát felhasználva ügyfélspecifikus sikertervet vagy képzési útmutatót is készíthet. Akár komplex információkat is összefoglalhat ügyfélbarát nyelven. Például a technikai beállítási utasításokat egyértelmű, nem technikai ellenőrzőlistává sűrítheti az üzleti felhasználók számára.
4. lépés: Kickoff meeting ütemezés
A kezdő megbeszélésen a bevonás a tervezésből a cselekvésbe lép át. Ez az az időpont, amikor az ügyfél megismeri a teljes csapatot, és megalapozza a sikeres partnerséget. De ironikus módon ez is az egyik legnehezebb lépés.
Maga az ütemezés is rémálom lehet, ha időzónák miatt e-mailek nem érkeznek meg, utolsó pillanatban ütközések adódnak, és késések miatt a bevezetés hetekkel elhalasztódik.
🤖 AI tipp: Az AI automatizálja az egész folyamatot – a foglalástól az előkészítésen át a nyomon követésig –, így elsimítja ezeket a szűk keresztmetszeteket.
Hogyan látjuk ennek megvalósulását:
- AI ütemezési asszisztensek: Az automatizált ütemezési eszközök átvizsgálhatják a különböző időzónákban lévő naptárakat, és mindenki számára a legmegfelelőbb időpontot javasolhatják, így elkerülhetővé válik a többszöri e-mailes levelezés.
- Automatikusan generált napirendek: A felvételi űrlapon megadott válaszok közvetlenül bekerülnek a strukturált napirendekbe.
- Feladatlista létrehozása: A kezdeti megbeszélésen tárgyalt teendők automatikusan feladatokká alakulnak, amelyekhez felelősök és határidők is tartoznak.
- AI jegyzetelés : A valós idejű átírás és összefoglalás segítségével minden megbeszélés dokumentálásra kerül a jövőbeni hivatkozás céljából.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp egy AI-alapú naptárat kínál, amely alkalmazkodik az Ön prioritásaihoz, és a feladatok és események alapján megtervezi az Ön számára tökéletes ütemtervet. Az önálló ütemezési eszközökkel ellentétben a ClickUp Calendar közvetlenül integrálódik a projektmenedzsment munkafolyamatába.
Íme, hogyan segíthetnek a ClickUp naptárak funkciói az ügyfél-bevonási folyamat automatizálásában:
- Automatikus ütemezés linkek: Kérje meg a ClickUp Brain-t, hogy ütemezzen egy hívást, és az megtalálja a mindkét fél számára megfelelő időpontot, majd elküldi a meghívót.
- Naptárkeresés: Bármely ütemezett találkozót, feladatot vagy eseményt azonnal megtalálhat a ClickUp Naptárban.
- Platformok közötti szinkronizálás: automatikusan töltse le a Zoom, a Google Meet és a Microsoft Teams találkozó linkjeit és hívásadatait, és csatlakozzon a találkozókhoz közvetlenül a ClickUpból.
A találkozók lebonyolítása még zökkenőmentesebbé válik a ClickUp AI Notetaker segítségével. Csatlakozik a kezdő megbeszéléshez, rögzíti és leírja azt, hogy kereshető átiratot készítsen a gyors és egyszerű hivatkozáshoz.
Ez a videó bemutatja, hogyan használhatja az AI-t jegyzeteléshez és a megbeszélések megvalósítható feladatokká alakításához a ClickUp AI Notetaker és Calendar segítségével.
Így kapcsolja össze a ClickUp a találkozói jegyzeteket a többi munkájával:
| Célállomás | Mi történik a Notetakerrel? |
| Találkozói jegyzetek + Dokumentumok | A teljes átiratot, a találkozó összefoglalóját és a videót elmenti a ClickUp Doc-ba. |
| Találkozói jegyzetek + Feladatok | A megbeszélésen megbeszélt teendőket határidővel ellátott feladatokká alakítja át. |
| Találkozói jegyzetek + csevegés | Hívásösszefoglalók automatikus közzététele közvetlenül a ClickUp Chat -ben AI segítségével |
🌟 Bónusz: A ClickUp Talk to Text funkciójával többet tehet, mint egyszerű átírás. Ez a hangsegéd segítségével négyszer olyan produktív lehet, mint gépeléssel.
A Brain MAX-ban, az asztali AI Super App-ban érhető el. Az alkalmazás azonnal átalakítja a beszélt beszélgetéseket strukturált szöveggé – összefoglalók, teendők, vagy akár teljes bevonási dokumentumok formájában.
5. lépés: Haladás nyomon követése és értesítések
Az ügyfelek bevonása általában több csapatot érint. Az értékesítési csapat átadja az ügyfelek adatait, a bevonási szakemberek beállítják az eszközöket, a vevőszolgálati vezetők irányítják a bevezetést, a támogató vagy operatív csapatok pedig kezelik a kivételeket.
Közös nézet nélkül ezek az átadások könnyen megszakadhatnak, ami eltérő elvárásokhoz, elmulasztott függőségekhez és késésekhez vezethet, ami mind az ügyfeleket, mind a belső csapatokat frusztrálja.
🤖 AI-tipp: Az AI-alapú ügyfél-bevonási eszközök segítségével nyomon követheti a befejezési arányokat és azonosíthatja a megvalósítást lassító szűk keresztmetszeteket. Ez a fajta átláthatóság lehetővé teszi, hogy korán beavatkozzon, mielőtt a feszültségek fokozódnának.
Hogyan segít a ClickUp?
A ClickUp Dashboards központosított áttekintést nyújt minden ügyfél bevonási folyamatáról testreszabható kártyák (pl. átlagos befejezési idő és ügyfél-elégedettségi pontszámok) és haladási mutatók segítségével, amelyek valós időben frissülnek, ahogy az ügyfelek elvégzik a feladatokat és haladnak a munkafolyamat szakaszaiban.
📌 Például a vezetők nyomon követhetik a mérföldköveket, megtekinthetik a lejárt feladatokat és felismerhetik a szűk keresztmetszeteket, míg a CSM-ek és a támogató csapatok pontosan tudják, mikor kell beavatkozniuk. Az eredmény egy átlátható bevezetési folyamat, amelynek során az ügyfelek folyamatosan tájékozottak maradnak, a csapatok összehangoltan dolgoznak, és a projektek a szokásos szilók és jelentési terhek nélkül haladnak előre.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp előre elkészített Autopilot ügynökeit, hogy még tovább fejlessze a haladás nyomon követését. Az olyan ügynökök, mint a Napi jelentés vagy a Heti jelentés, automatikusan közzétehetik a frissítéseket a csevegőben vagy e-mailben, összefoglalva a befejezett feladatokat, az elért mérföldköveket és a jelzett kockázatokat.
Valós felhasználási példák az AI-alapú bevezetésről
Nézzünk meg néhány valós példát olyan vállalkozásokra, amelyek AI segítségével automatizálták bevonási munkafolyamataikat:
Pigment felhasználási példa az automatizált alkalmazotti bevonásra
A Pigment, egy üzleti tervezési platform, hat hónap alatt háromszorosára növelte alkalmazottainak számát, majd a ClickUp automatizált munkafolyamataival átalakította az új alkalmazottak beillesztési folyamatát. A vállalat a széttagolt e-mail láncokat és statikus beillesztési ellenőrzőlistákat központosított, AI-alapú beillesztési folyamatokkal váltotta fel, amelyek automatikusan elindultak az új alkalmazottak profiljai alapján.
A ClickUp automatizálása összekapcsolta a meglévő eszközöket, mint például a Salesforce, az Outreach és a Gong, egységes munkafolyamatokká, biztosítva a zökkenőmentes együttműködést a részlegek között.
Eredmény:
A Pigment bevonási ideje 30 napról 2 napra csökkent, és a bevonás hatékonysága 88%-kal nőtt. A csapatok közötti kommunikációs szilók csökkentek, és a méretezhetőség is könnyebbé vált.
Használja a ClickUp CRM sablont, hogy előre strukturált ügyfélkezelő rendszert kapjon automatizált munkafolyamat-indítókkal és jelentési műszerfalakkal. Ez a sablon hónapokig tartó beállítási időt takarít meg, és már készen áll az értékesítési folyamat nyomon követésére és az ügyfélkommunikációs munkafolyamatokra.
A CRM-sablon segítségével összesítheti az összes kapcsolattartási információt egymással összekapcsolt nyomkövetőkben, így amikor egy potenciális ügyfél ügyféllé válik, az összes információja automatikusan bekerül a bevonási munkafolyamatba, anélkül, hogy rendszert kellene váltania.
RBC Wealth Management
Az RBC pénzügyi tanácsadói korábban 26 rendszerhez kellett hozzáférniük az ügyfelek bevonásához. Egy új számla megnyitása akkor három-hét napig tartott. Ez a fragmentált megközelítés rossz élményt eredményezett, és frusztrációt okozott a tanácsadóknak. Annyira, hogy a vállalat új alkalmazottainak 25%-át elveszítette olyan cégek javára, amelyek jobb technológiával rendelkeztek.
A szilók megszüntetése érdekében az RBC egy alacsony kódszintű, AI-alapú automatizálási rendszert vezetett be, amely egységes platformba konszolidálta a bevonási munkafolyamatot.
Eredmény:
A számlanyitási idő drámaian, 7 napról mindössze 24 percre csökkent. A tanácsadók elégedettsége nőtt, a megtartási arány emelkedett, és az ügyfél-bevonás versenyelőnyhöz juttatta a céget.
📮 ClickUp Insight: „Mindig ugyanazokra a emberekre hárul!” – ezt a véleményt osztja a munkavállalók 65%-a, amikor láthatatlan feladatokról van szó.
(Például támogatni az új alkalmazottat az első beilleszkedési héten, vagy hétvégén is dolgozni, hogy elvégezzük a kritikus feladatokat. 👀)
De ez az egyenlőtlen elosztás gyorsan a neheztelés, a kiégés és a rossz csapatdinamika melegágyává válhat.
A megoldás? Gyűjtse össze csapatát egy gyors brainstorming ülésre, és térképezze fel az összes támogatási feladatot a ClickUp Tasks segítségével. Rendezze őket egy listába, egyértelmű felelősökkel (akiknek van kapacitásuk a támogatásra), és máris készen áll!
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni
Még a legjobb szándékkal is a legtöbb csapat előre látható hibákat követ el az onboarding automatizálásakor. Ezek a hibák (ha nem javítják ki őket) az időmegtakarítást jelentő automatizálást az ügyfelek frusztrációjának és belső zavaroknak forrásává tehetik.
1. Túlzott automatizálás
A csapatok gyakran megpróbálnak összetett munkafolyamatokat létrehozni több kiváltó okkal és feltétellel, anélkül, hogy előbb egyszerűbb verziókat tesztelnének vagy bétateszteket futtatnának. Ha az egész bevonási folyamatot egyszerre automatizálja (különösen, ha az ügyfélút során több érintkezési pont van), akkor lehetetlen pontosan meghatározni a problémát, ha valami nem működik.
✅ Megoldás: Kezdje a kisebb feladatok automatizálásával, azaz a beküldött űrlapok feladatokká alakításával és a bevonási e-mailek automatizálásával. Fokozatosan növelje a munkafolyamat komplexitását, ahogy az egyes elemek megbízhatóságát bizonyítják.
2. Visszacsatolási ciklusok beállítása
Az automatizálás nem egyszeri feladat. Nem elég csak beállítani, és továbbhaladni más projektekkel anélkül, hogy figyelemmel kísérné a teljesítményt vagy összegyűjtené az ügyfelek visszajelzéseit.
Mivel soha nem lehet tudni, hogy az ügyfél hol találkozik problémákkal, mely lépések okoznak késedelmet, vagy hogy az onboarding fázisokban nem szalaszt-e el potenciális upselling lehetőségeket.
✅ Megoldás: Készítsen irányítópultokat a bevezetési munkafolyamat nyomon követéséhez. Néhány fontos figyelemmel kísérendő tényező a befejezési arány, az ügyfelek elégedettségi pontszáma és az egyes lépésekre fordított idő.
🧠 Érdekes tény: Nem igazán ért a számokhoz? Mi lenne, ha a műszerfal egyszerű nyelven beszélne Önnel? Nézze meg a ClickUp műszerfalak AI kártyáit, amelyek kiemelik a legfontosabb trendeket, összefoglalják a legfontosabb információkat, és könnyen érthető betekintést nyújtanak anélkül, hogy megfájdulna a feje!
3. A csapat képzésének elmulasztása
Az automatizálás csak annyira működik jól, amennyire az azt kezelő emberek. Ha csapata nincs kiképezve az AI eszközök használatára, az automatizált munkafolyamatok felülvizsgálatára vagy a kivételek esetén való beavatkozásra, a bevezetési folyamat gyorsan összeomlik.
Az eredmény? A CSM-ek elveszítik a rendszer iránti bizalmukat, az ügyfelek következetlen élményeket kapnak, és értékes időt pazarolnak a hibák kijavítására.
✅ Megoldás: Képezze ki csapatát, hogy ne csak az automatizálás működését értsék meg, hanem azt is, mikor kell felülírni azokat. Készítsen belső használatra bevezetési útmutatókat, amelyek az elvárások kezelését és az ügyfelekkel való kommunikációt fedik le. Emellett a csapatnak tudnia kell, hogyan kell figyelemmel kísérni az automatizálást.
4. Az emberek kivonása a folyamatból
Az automatizálás időt takarít meg, de az emberek teljes eltávolítása miatt a bevezetés robotikusnak és személytelennek tűnik. Az ügyfelek biztosítékot akarnak arra, hogy szakértő irányítja az útjukat, és nem csak egy sor automatizált üzenet.
✅ Megoldás: Tervezzen meg egy hibrid munkafolyamatot, amelyben az AI kezeli az ismétlődő feladatokat, míg az emberek a fontos pillanatokban lépnek közbe. Például:
- Az AI ütemezi a hívásokat, megfogalmazza a napirendet és összeállítja az előrehaladási jelentéseket.
- Az emberek vezetik a kezdeti megbeszéléseket, tisztázzák a bonyolult döntéseket és építik a kapcsolatokat.
- Még akkor is, ha az AI kezeli a frissítéseket, tervezzen be rendszeres ellenőrzéseket, hogy személyesen kapcsolatba lépjen az ügyfelekkel.
5. Általános személyre szabás
Ironikus módon sok csapat abba a csapdába esik, hogy bevonási folyamatukat „személyre szabottnak” nevezi, pedig az csak egy sablon, amelyre ráírták az ügyfél nevét. Ilyen esetben jobb, ha nem is foglalkozik vele.
✅ Megoldás: Használjon kontextusfüggő mesterséges intelligenciát, amely összekapcsolódik a CRM-mel, az űrlapokkal és a projektmenedzsment rendszerekkel. Így minden kommunikációban hivatkozhat konkrét projekt ütemtervekre, üzleti kihívásokra és egyedi követelményekre.
📍 Ne feledje: a fogyasztók 90%-a hajlandó többet fizetni, ha az onboarding személyre szabottnak tűnik. Vállalkozásként már nem engedheti meg magának, hogy továbbra is egységes onboardingot alkalmazzon. Tegye hiper-személyre szabottá az ügyfelekkel való interakcióit.
📚 Olvassa el még: Hogyan hozhat létre CRM-et a ClickUp-ban
Az ügyfelek bevonási folyamatainak automatizálása a ClickUp segítségével
Zárásként ismételjük meg a legfontosabbat: amikor automatizálja az ügyfél-bevonási folyamatokat, kezdje kicsiben. Ez lehet olyan egyszerű, mint a bevonási e-mailek automatizálása. Amint megtanulta, folytassa a következő lépéssel.
A ClickUp egy kezdőbarát eszköz, amely segít az AI-alapú ügyfél-bevonási folyamat lépésről lépésre, egy munkafolyamatonként történő elindításában. Egy helyen egyesíti a feladatait, űrlapjait, ügyféladatait, kommunikációját és projektmenedzsmentjét, biztosítva, hogy az AI (ClickUp Brain) rendelkezzen az összes szükséges kontextussal, és ne izoláltan működjön.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on, és kezdje el automatizálni az ügyfelek bevonási folyamatát.