Üdvözöljük a munkafolyamat-automatizálás világában, ahol az AI-asszisztens nem alszik, nem felejt és nem ítéli meg a kaotikus naptárát.
Jó hír: a ChatGPT lehet az a segéd, és egy jól megfogalmazott prompt segítségével a háttérben működő termelékenységi erőgéppé alakíthatja. Akár önálló alapító, csapatvezető vagy csak valaki, aki megpróbálja megszelídíteni a munkanapja kaotikus helyzetét, ez a prompt lista a rövidebb út a hatékonyabb munkavégzéshez.
Ebben az útmutatóban megtalálja a legjobb parancsokat a ChatGPT munkafolyamatainak automatizálásához. Emellett megnézzük, hogyan válik a ClickUp az AI-alapú munkafolyamat-automatizálás elengedhetetlen eszközévé. Vessünk bele magunkat, és kezdjük el kiszervezni a manuális feladatokat!
Mi az a munkafolyamat-automatizálás, és hogyan segíthet a ChatGPT?
A munkafolyamatok automatizálása az üzleti folyamatokban a manuális, ismétlődő lépések technológiaalapú rutinokkal való felváltásának folyamata, amely időt takarít meg és növeli a termelékenységet.
Freelancerek és kis csapatok számára ez gyakran olyan feladatokat jelent, mint ügyfél-e-mailek megírása, jegyzetek összefoglalása, blogötletek kidolgozása vagy űrlapok kitöltése.
Így segít a ChatGPT a munkafolyamatok automatizálásában. Egyszerű parancsok beírásával megkérheti, hogy írjon egy visszajelző e-mailt, foglalja össze egy interjút, gyűjtsön ötleteket, fordítson le egy üzenetet vagy válogassa át az információkat. Az AI munkafolyamat-automatizálásának másik módja a ChatGPT és a termelékenységi eszközök összekapcsolása.
Például a Zapier segítségével beállíthat egy munkafolyamatot, amelyben az új űrlapbejegyzéseket a ChatGPT automatikusan összefoglalja, és feladatokként hozzáadja a ClickUp-hoz.
📖 Olvassa el még: Hogyan működik a ChatGPT? Hozza ki a legtöbbet a ChatGPT-ből
Miért érdemes automatizálni a munkafolyamatokat a ChatGPT segítségével?
Ha úgy érzi, hogy eltemeti a ismétlődő feladatok hegye – adatok másolása táblázatok között, végtelen e-mailek rendezése vagy ugyanaz a válasz tizedik alkalommal történő megírása –, akkor a ChatGPT használata a feladatok automatizálásához okos lépés:
Íme, miért:
- Órákat takaríthat meg az adatbevitel, az e-mailek rendezése és az ismétlődő kommunikáció automatizálásával.
- Biztosítsa a pontosságot azáltal, hogy az AI-ra bízza a részletek kezelését, így kevesebb másolás-beillesztéses hiba történik.
- A folyamatok azonnali méretezése, nagyobb munkaterhelés kezelése további alkalmazottak felvétele nélkül.
- Válaszoljon a potenciális ügyfeleknek, ügyfeleknek és csapatoknak valós időben az állandóan aktív mesterséges intelligencia segítségével.
- Gyorsan testreszabhatja az automatizálásokat, a lépéseket a projektek vagy az igények változásához igazítva.
Nem viccelünk, amikor azt mondjuk, hogy a megfelelő utasításokkal és egy kis kreativitással a ChatGPT a napi munkafolyamatát időrabló tevékenységből önműködő rendszerré alakíthatja.
Hogyan lehet hatékonyan használni a ChatGPT-t a munkafolyamatok automatizálásához?
Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató a ChatGPT munkafolyamatba való integrálásához:
1. lépés: Az automatizálás kiváltó tényezőinek azonosítása
Sorolja fel azokat a pontos eseményeket, amelyek automatikusan elindítják a ChatGPT-t, például „új kreatív brief benyújtása”, „egy potenciális ügyfél kitölti az űrlapot” vagy „a feladat állapota felülvizsgálatra változik”. Ezek a kiváltó események lesznek az automatizálás kiindulópontjai.
2. lépés: Előre elkészített, újrafelhasználható parancsok
Ahelyett, hogy minden alkalommal beírná a ChatGPT parancsokat, mentse el a strukturált parancssablonokat.
Például amikor új kreatív briefet nyújtanak be, készítsen egy projektösszefoglalót, amely tartalmazza a célokat, a célközönséget és az ütemtervet pontok formájában.
Így a rendszer mindig tudja, mit kell futtatnia, anélkül, hogy az embernek másolnia és beillesztenie kellene.
💡 Profi tipp: Íme egy ChatGPT-trükk az Ön számára. Láncolja össze a parancsokat, hogy az egyik kimenete a következő bemenetévé váljon, így több lépésből álló munkafolyamatokat hozhat létre manuális beavatkozás nélkül.
3. lépés: Csatlakoztassa a ChatGPT-t az automatizálási eszközökhöz
A ChatGPT önmagában nem működik. Automatizálási szoftverre van szükség, hogy összekapcsolja az elemeket, és lehetővé tegye a valós eseményekre való reagálást manuális beavatkozás nélkül.
Így működik:
- Válassza ki az automatizálást: Válasszon egy olyan platformot, mint a Zapier, a Make vagy a ClickUp Automations, amely felismeri a kiváltó tényezőket és továbbítja az információkat a ChatGPT-nek.
- Állítsa be a kiváltó tényezőt: Állítson be egy műveletet eseményforrásként. Ez lehet például egy „Új űrlap beküldése a ClickUp-ban”. Minden alkalommal, amikor valaki kitölti a Kreatív brief űrlapot, az automatizálás azonnal megragadja azt a bevitelt, és továbbítja a munkafolyamatba. A megfelelő kiváltó tényező kiválasztásával biztosítható, hogy a munkafolyamat pontosan akkor induljon el, amikor szükség van rá, manuális beavatkozás nélkül.
- Határozza meg a ChatGPT műveletét: A beküldött adatokat automatikusan küldje el a ChatGPT API-nak. Készítsen egy prompt sablont, amely beilleszti ezeket az űrlapmezőket, és megkéri a ChatGPT-t, hogy készítse el a kreatív briefet.
- Rögzítse az eredményt: A válasz közvetlenül visszakerül a munkafolyamatába, például egy új ClickUp Doc létrehozásával vagy egy megjegyzés hozzáadásával a feladathoz.
Így lényegében egy olyan AI-ügynököt hoz létre a ChatGPT segítségével, amely az Ön számára dolgozik!
4. lépés: Láncolt automatizálások létrehozása
Egyetlen automatizált lépés is jó, de azok összekapcsolásával a briefjei statikus dokumentumokból élő munkafolyamatokká alakulnak át.
Íme, mit tehet:
- Első lépés: A ChatGPT automatikusan generálja a kreatív briefet.
- Második lépés: Egy olyan platform, mint a Zapier vagy a ClickUp, automatikusan közzéteszi azt a rövid összefoglalót a Chat Channel-en felülvizsgálatra, vagy automatikusan feltölti azt dokumentumként a ClickUp-ba.
- Harmadik lépés: A felülvizsgálat után (esetleg „Jóváhagyva” címkével ellátva) egy másik szabály frissíti a feladat állapotát, hozzárendeli a megfelelő csapattaghoz, vagy elindítja a projekt következő fázisát.
Lényegében egy logikai dominóláncot épít, amelyben minden AI által generált vagy manuális művelet automatikusan beállítja a következő lépést.
5. lépés: Folyamatos figyelemmel kísérés és finomítás
Rendszeresen ellenőrizze az eredményeket, hogy észrevegye a hibákat vagy javítsa a hangnemet. Frissítse a prompt sablonokat és az automatizálási szabályokat a projektek fejlődésével. Miután stabilizálódott, átállhat fejlett felhasználási esetekre, mint például automatizált jelentések, kampányösszefoglalók vagy személyre szabott ügyfélfrissítések.
💡 Profi tipp: Tesztelje a parancsokat szélsőséges esetekkel, hogy feltárja a rejtett hibákat, mielőtt az automatizálást nagy léptékben bevezetné.
Több mint 25 parancs a munkafolyamatok automatizálásához a ChatGPT-ben
Az alábbiakban több mint 25 használatra kész parancsot csoportosítottunk különböző üzleti folyamatok szerint, így azokat közvetlenül beillesztheti a ChatGPT-be, és megkezdheti a feladatok automatizálását az AI segítségével. 🤖
Feladatok felfedezése és tervezése
1. Ismétlődő feladatok azonosítása
Utasítás: Játsszon el egy automatizálási tanácsadót. Elemezze a marketingcsapat napi munkafolyamatait, és jelölje meg az automatizálható ismétlődő feladatokat. Mutassa be őket egy táblázatban, amely tartalmazza a feladatokat, az elköltött időt, az automatizálási lehetőségeket és a javasolt eszközöket.
2. Automatizálási felhasználási esetek könyvtára
Parancs: [Részletesen említsd meg a problémát, amellyel szembesülsz, a háttérrel együtt]. Készíts egy listát 5 gyakorlati automatizálási felhasználási esettel [iparág vagy osztály, pl. „középvállalatok HR osztályai”]. Minden felhasználási esetnél írd le a munkafolyamatot, az automatizálás előnyeit, és javasolj megfelelő eszközöket vagy platformokat. Szeretném, ha [részletesen említsd meg, hogyan szeretnéd a kimenetet, példákkal együtt].
3. Automatizálási felkészültségi ellenőrzőlista
Utasítás: Játsszon el egy rendszerelemző szerepét. Készítsen egy ellenőrzőlistát, amellyel értékelheti, hogy egy folyamat készen áll-e az automatizálásra. Vegyék figyelembe olyan kritériumokat, mint az ismételhetőség, a szabályok, az adatformátum és a kivételek kezelése.
🎥 Nézze meg: Hogyan használhatja a munkaterületével integrált mesterséges intelligenciát?
Eszközök kiválasztása és integrálása
4. A megfelelő automatizálási eszköz kiválasztása
Utasítás: Játsszon el egy technológiai tanácsadó szerepét. Ajánlja a legjobb automatizálási platformot a [feladat] kezeléséhez. Hasonlítsa össze a Zapier, a Make, a ClickUp Automations vagy az API-k előnyeit és hátrányait egy táblázatban, a költségekkel együtt.
5. Integrációs terv egy adott csapat és felhasználási eset számára
Parancs: A CRM-hez az [A eszköz]t, az e-mail marketinghez pedig a [B eszköz]t használom. Tervezzen meg egy automatizált munkafolyamatot a két eszköz közötti névjegyek szinkronizálásához. Sorolja fel a szükséges API-kat, lépéseket és biztonsági szempontokat.
6. Több eszköz összehangolása
Parancs: Lépjen fel munkafolyamat-tervezőként. Készítsen integrációs tervet, amelyben a ClickUp, a Slack és a Google Drive együtt működnek a [folyamat] érdekében. Határozza meg a pontos kiváltó okokat és műveleteket az eszközök között.
Munkafolyamatok létrehozása
7. Egyedi automatizálási munkafolyamatok létrehozása
Utasítás: Lépjen az automatizálási szakértő szerepébe. Tervezzen meg egy munkafolyamatot olyan feladatok automatizálására, mint [Feladat beillesztése]. Adja meg az automatizálás beállításának részletes lépéseit olyan eszközök használatával, mint [Eszköz beillesztése], és integrálja azokat olyan platformokkal, mint [Platformok beillesztése, pl. Excel, Google Sheets vagy Trello].
8. Feltételes munkafolyamat-szabályok
Parancs: Viselkedjen szabálymotorral. Hozzon létre feltételes logikát egy automatizáláshoz, amely a prioritás és az osztály függvényében eltérő módon irányítja az új feladatokat. Mutassa be IF → THEN folyamatábrával.
9. Munkafolyamat-dokumentációs sablon
Parancs: Játsszon el egy folyamatmérnök szerepét. Hozzon létre egy dokumentációs sablont az automatizált munkafolyamatokhoz, amely a következő szakaszokat tartalmazza: Áttekintés, Kiváltó ok, Művelet, Eszközök, Kivételek kezelése és Tulajdonos.
🔍 Tudta? Az automatizált útdíjszedési rendszerek, mint például az E-ZPass, az 1980-as évek végén jelentek meg először. Előtte a járművezetőknek hosszú sorokban kellett várakozniuk, így az úthálózat automatizálása az egyik legkorábbi, széles körben elterjedt kényelmi technológia lett.
Adatok és jelentések automatizálása
10. Az adatgyűjtés és a jelentések automatizálása
Utasítás: Viselkedjen úgy, mint egy adatautomatizálási szakértő. Adjon lépésről lépésre leírt tervet az adatgyűjtés, -szervezés és jelentéskészítés automatizálására [Cél beírása, pl. értékesítés nyomon követése, teljesítményfigyelés]. Tartalmazza a Google Apps Script, Power Query vagy API-k használatára vonatkozó útmutatást.
📮 ClickUp Insight: A válaszadók 62%-a olyan beszélgetős AI-eszközökre támaszkodik, mint a ChatGPT és a Claude. Ismerős chatbot-felületük és sokoldalú képességeik – tartalom generálása, adatok elemzése és még sok más – lehet az oka annak, hogy ilyen népszerűek a különböző szerepkörökben és iparágakban.
Ha azonban a felhasználónak minden alkalommal másik fülre kell váltania, hogy kérdést tegyen fel az AI-nak, akkor a kapcsolódó váltási költségek és a kontextusváltás költségei idővel felhalmozódnak.
A ClickUp Brain segítségével azonban nem. Ez a munkaterületén található, tudja, min dolgozik, megérti a sima szöveges parancsokat, és olyan válaszokat ad, amelyek nagyon relevánsak a feladataival kapcsolatban! A ClickUp segítségével kétszeresére növelheti termelékenységét!
11. Dashboard automatizálási tervezés
Utasítás: Játsszon el egy üzleti elemző szerepét. Hozzon létre egy automatizált munkafolyamatot, amely [eszköz, pl. Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] műszerfalát [források] valós idejű adataival frissíti. Vázolja fel a kiváltó tényezőket, az adatátalakításokat és a frissítés gyakoriságát.
12. Adatminőség-biztosítási munkafolyamat
Parancs: Tervezzen meg egy automatizált munkafolyamatot, amely a beérkező adatok hibáit ellenőrzi a jelentés előtt. Tartalmazza a duplikátumok felismerésének, a formázás ellenőrzésének és a problémák észlelésekor történő értesítésnek a lépéseit.
Kommunikáció és együttműködés
13. E-mail munkafolyamatok automatizálása
Parancs: Hozzon létre egy munkafolyamatot, amelyben az új ügyfélérdeklődések automatikusan létrehoznak egy feladatot a ClickUp-ban, megfogalmaznak egy választ a Gmailben a ChatGPT segítségével, és jóváhagyásra elküldik azt a Slackben egy vezetőnek.
⚙️ Bónusz: A ClickUp e-mail automatizálási sablon automatizálja az e-mail munkafolyamatokat azáltal, hogy a feladat státusza, a határidők vagy az ügyfelek cselekedetei alapján e-maileket küld. Beállíthat sorrendeket, emlékeztetőket és nyomon követéseket, hogy a kampányok automatikusan futjanak, csökkentve ezzel a manuális munkát, miközben minden üzenet a terv szerint és a célnak megfelelően érkezik meg.
14. Slack értesítések
Parancs: Tervezzen meg egy automatizálást, amely minden nap délután 5 órakor közzéteszi az összes „Befejezett” állapotba áthelyezett ClickUp-feladat összefoglalóját. Tartalmazza a feladat nevét, a felelős személyt és a befejezés idejét.
15. Platformok közötti értesítések
Parancs: Tervezzen meg egy automatizálást, amely a [Eszköz A, pl. ClickUp] frissítéseit strukturált napi összefoglalóban közzéteszi a [Eszköz B, pl. Slack] alkalmazásban. Tartalmazza a feladatok állapotát, a felelős személyt és a határidőt.
🚀 ClickUp előnye: Nem mindig van ideje begépelni a parancsot. A ClickUp Brain MAX támogatja a Talk to text funkciót, így diktálhatja a parancsokat vagy ötleteket, miközben egyik megbeszélésről a másikra siet.
Például egy projektvezető gyorsan megadhat egy olyan kérést, mint „összefoglald a tegnapi mérnöki értekezletet és emeld ki az akadályokat”, és a Brain MAX elkészíti az írásbeli összefoglalót, amely a megfelelő feladatlistához kapcsolódik.
Szkript- és kódalapú automatizálások
16. Egyedi szkript generálás
Parancs: Írjon egy Python szkriptet, amely automatikusan letölti a Gmail mellékleteit, és elmenti azokat a Google Drive-ba. Foglaljon bele megjegyzéseket a telepítéshez.
17. Webhook-alapú automatizálások
Parancs: Hozzon létre egy webhook szkriptet, amely akkor aktiválódik, amikor [Esemény beillesztése, pl. új űrlap beküldése] történik a [Eszköz] alkalmazásban. A szkriptnek meg kell hívnia a ChatGPT-t, hogy összefoglalja az eseményt, és közzétegye azt a [Cél eszköz] alkalmazásban. Tartalmazza a telepítési utasításokat is.
18. API-integrációs munkafolyamat
Utasítás: Viselkedjen API-szakértőként. Írja meg az [A eszköz] és az [B eszköz] közötti [adattípus] szinkronizálásához szükséges API-hívásokat. Adja meg a hitelesítési lépéseket, a végpontpéldákat és a hiba kezelési stratégiákat.
🚀 ClickUp előnye: Amikor a ClickUp Forms segítségével gyűjti össze a felmérésre adott válaszokat, minden beküldött válasz egy feladattá válik a munkaterületén. Ez azt jelenti, hogy az adatok már strukturálva vannak és készen állnak a feldolgozásra.
Ezután megkérheti a ClickUp Brain-t, hogy vizsgálja meg a válaszokat, emelje ki az ismétlődő témákat és azonosítsa a legfontosabb idézeteket. Például, ha több ügyfél is említi a bevezetés során felmerülő nehézségeket, az AI jelölheti ezt a tendenciát, és segíthet abban, hogy azonnal hozzárendeljen egy nyomonkövetési feladatot a bevezetési csapatnak.
ROI és optimalizálás
19. Az automatizálás ROI-jának kiszámítása
Utasítás: [Részletesen írja le a problémát, amellyel szembesül, a háttérrel együtt]. Segítsen megbecsülni a [írja le a folyamatot, pl. „számlaadatok bevitelét”] automatizálásának megtérülését (ROI). Sorolja fel a figyelembe veendő tényezőket, adjon meg egy számítási sablon mintát, és magyarázza el, hogyan kell értelmezni az eredményeket. Szeretném, ha [részletesen írja le, hogyan szeretné a kimenetet, példákkal együtt].
20. Időmegtakarítási előrejelzés
Parancs: Készítsen időmegtakarítási előrejelzési modellt a potenciális ügyfelek minősítésének automatizálásához. Ossza meg az eredményt egy 12 hónapos előrejelzési táblázatban.
21. Az automatizálás hatásának forgatókönyvei
Parancs: Generáljon három forgatókönyvet (konzervatív, reális, agresszív), amelyek bemutatják az ügyfél-bevonási feladatok automatizálásának hatását a csapat termelékenységére.
Hibaelhárítás és méretezés
22. Hibaelhárítás
Parancs: [Hiba] üzenet jelenik meg a Zapier munkafolyamatomban. Elemezze a lehetséges okokat, sorolja fel a diagnosztikai lépéseket, és javasoljon javításokat ellenőrzőlista formátumban.
🧠 Érdekesség: Az első e-mail automatikus válaszadó 1971-ben készült az ARPANET, a korai internet számára. Egyszerű „nem vagyok az irodában” értesítéseket küldött, hogy magyarázza az e-mail válaszok késedelmét.
23. Rugalmassági tervezés
Utasítás: Viselkedjen megbízhatósági mérnökként. Javasoljon átállási stratégiákat, ha egy automatizálási lépés sikertelen (pl. API időtúllépés). Az eredményt döntési faként adja ki.
24. Automatizált munkafolyamatok méretezése
Parancs: [Jelenlegi automatizálási beállítások megadása]. Javasoljon egy ütemtervet ennek a munkafolyamatnak több részlegre történő kiterjesztéséhez. Tartalmazza a függőségek feltérképezését, az eszközök konszolidációját és a irányítási szempontokat.
Iparág/használati eset specifikus parancsok
25. HR munkafolyamatok automatizálása
Parancs: Én [említsd meg az HR-csapat kontextusát]. Javasolj öt automatizált munkafolyamatot az HR számára, amelyek kiterjednek a toborzásra, az új munkavállalók beillesztésére, a bérszámfejtésre és a szabályoknak való megfelelésre. Adj meg részleteket a megvalósításhoz szükséges eszközökről és lépésekről.
📖 Olvassa el még: Hogyan használhatja a ChatGPT-4o-t a munkában?
26. Marketing munkafolyamatok automatizálása
Utasítás: Játsszon el egy marketingautomatizálási tanácsadó szerepét. Tervezzen meg öt automatizált munkafolyamatot kreatív briefek, eszközjóváhagyások, kampányjelentések és érdekelt felek tájékoztatására. Az eredményt használja felhasználási esetek könyvtáraként.
🚀 ClickUp előnye: A támogató csapatok gyakran órákat töltenek ugyanazok a kérdések megválaszolásával, mint például a jelszó-visszaállítás vagy a számlázási kérdések. A ClickUp előre elkészített Autopilot Agentje pontos lépéseket von ki a súgó dokumentumaiból, és közvetlenül válaszol az ügyfélnek.
Például, ha több ügyfél is kéri fizetési adatainak frissítését, az ügyintéző azonnal megadja az utasításokat, így csapata a személyes figyelmet igénylő problémák megoldására koncentrálhat.
📖 Olvassa el még: ChatGPT vs. ClickUp: Melyik generatív AI eszköz a legjobb?
A ChatGPT projektek használata a hosszú távú munkafolyamat-automatizáláshoz
A ChatGPT projektek intelligens digitális munkaterületek, amelyek megbízhatóan kezelnek bármilyen összetett vagy hosszú távú feladatot.
Összegyűjti az összes csevegését, referenciafájlját és projektspecifikus utasításait egy mappába, hogy az AI együttműködési eszköz megértse, min dolgozik, és a témánál maradjon.
Emellett Deep Research funkcióval is rendelkezik, amely lehetővé teszi több lépésből álló, internetes vizsgálatok elvégzését, valamint Voice Mode funkcióval, amelynek segítségével kéz nélkül brainstormingozhat, vagy a mikrofon ikonra kattintva kérdéseket tehet fel egy PDF-ről.
A legjobb gyakorlatok a ChatGPT automatizálásának optimalizálásához
Íme néhány bevált módszer a ChatGPT automatizálásának optimalizálásához:
- Készítsen elő egy tartalék tervet arra az esetre, ha valami nem úgy alakul, ahogyan szeretné. Kérjen meg valakit, hogy készenlétben álljon, vagy készítsen egyszerű „Visszahívom” válaszokat, amelyekkel időt nyerhet a problémák megoldására.
- Készítsen egy márka hangja dokumentumot 5-10 példamondattal, amely bemutatja, hogyan kommunikál a vállalata, majd illessze be ezt minden munkafolyamat-automatizálási parancsba. Így a válaszai úgy fognak hangzani, mintha a csapata írta volna őket.
- Rendszeresen tartson képzéseket, ahol a ChatGPT-nek megadja a legjobb, ember által írt válaszokat hasonló kérésekre, így segítve a programot abban, hogy megtanulja az Ön preferált stílusát és idővel fejlődjön.
- Használja a korlátozó utasításokat, és mondja meg a ChatGPT-nek, hogy mit NE tegyen, és mit tegyen. Mondja azt, hogy „ne használjon szakzsargont, ne említsen versenytársakat, ne tegyen ígéreteket a szállítási időket illetően”, hogy egyértelműbbek legyenek a határok.
- Vezesse be a gumikacsa módszert úgy, hogy a ChatGPT elmagyarázza az érvelését, mielőtt megadná a végső eredményt, majd csak a végső választ használja. Ezzel elkerülheti a logikai hibákat, mielőtt azok eljutnának az ügyfeleihez.
🔍 Tudta? Az ókori görögök alkották meg a legkorábbi automatizált eszközöket. Alexandriai Hérósz az 1. században tervezett egy gőzüzemű gépet, amelyet gyakran tartanak a programozható eszközök első dokumentált példájának.
⚙️ Bónusz: Inspirálódjon ezekből a munkafolyamat-példákból, hogy munkatársainak szabadságot adjon a nagy projektek megvalósításához.
Vannak-e korlátai a munkafolyamatok automatizálásának a ChatGPT parancsokkal?
Bár a ChatGPT számos szövegalapú feladatot automatizálni tud, képességeinek vannak határai.
Ezek a korlátozások azt jelentik, hogy a vállalkozásoknak biztonsági intézkedésekkel és emberi felügyelettel kell megtervezniük a munkafolyamatokat, és speciális igényeik esetén akár a ChatGPT alternatíváit is fontolóra kell venniük:
- Kimeneti megbízhatóság: kiszámíthatatlan vagy inkonzisztens válaszokat ad, amelyeket használat előtt ellenőrizni kell.
- Összetett érvelés: Nehézségek több lépésből álló logikai feladatok vagy pontos számításokat igénylő speciális feladatok esetén.
- Információk pontossága: Hihető, de helytelen részleteket generál (ún. hallucinációk), ami félrevezető információk kockázatával jár.
- A parancsok minőségétől függ: A pontosság és a relevancia fenntartásához részletes, jól strukturált parancsokra van szükség.
🧠 Érdekesség: Az első ipari robotot Unimate-nek nevezték el, és 1961-ben kezdte meg működését a General Motors gyárában. Feladata? Forró öntött fémdarabok mozgatása. Az emberek eleinte annyira féltek tőle, hogy a vállalatnak biztonsági ketrec mögé kellett zárnia.
A ChatGPT integrálása termelékenységi alkalmazásokkal
A modern munkafolyamatok gyakran kombinálják a feladatok automatizálására szolgáló szoftvereket a mesterséges intelligenciával. Okos használat esetén a ChatGPT tökéletesen illeszkedik ebbe a felépítésbe. Nézzük meg két hatékony módszert! ⚒️
1. A Zapier (vagy hasonló iPaaS platformok) használata
A Zapier összeköti a ChatGPT-t több mint 8000 alkalmazással, és máshol bekövetkező események alapján mesterséges intelligenciával támogatott műveleteket indít el.
Például, amikor új Google Form válasz érkezik, elindíthatja a ChatGPT-t, hogy készítsen egy e-mail tervezetet, majd mentse azt tervezetként a Gmailbe.
A szabadúszók intelligens projektmenedzsment-automatizálásokat is kifejlesztettek, például amikor egy beérkező üzenet átmegy a ChatGPT-n, amely azt kategorizálja (jelenlét, lemondás vagy kérdés), és ennek megfelelően frissíti az Airtable-t, mindezt a Zapier segítségével.
📖 Olvassa el még: Munkafolyamat-kezelés: eszközök, előnyök és bevált gyakorlatok
2. Szinkronizálás projektmenedzsment szoftverekkel, például a ClickUp-pal
A ClickUp integrálódik a Zapierrel, így a ChatGPT által generált tartalom zökkenőmentesen megjelenik a munkaterületén, mint végrehajtható elem. Az AI segítségével parancsokból indíthat el feladatokat, jelölhet meg nem megfelelő megjegyzéseket, vagy automatikusan összefoglalhatja a feladatok frissítéseit.
Így alakíthatja át a mesterséges intelligencia által nyújtott betekintést strukturált PM munkafolyamatokká:
- Adjon parancsot a ChatGPT-nek a ClickUp Brain-ben (a Zapier segítségével), hogy létrehozzon egy teendőlistát vagy kampánytervet.
- Automatikusan hozzon létre megfelelő feladatokat a ClickUp-ban, mindegyik címmel, leírással és feladattal.
- Használja a ChatGPT-t a frissítések összefoglalásához, és tegye vissza azokat a feladatkommentekbe vagy a Dokumentumokba az egyértelműség kedvéért.
📌 Példa: Tegyük fel, hogy egy blogger ötleteket ad hozzá egy Google Sheet-hez.
A Zap figyeli az új sorokat, és a Zapier segítségével elindítja a ChatGPT-t, hogy a koncepciót blogvázlatká alakítsa. Ezután létrehoz egy ClickUp feladatot, amelynek mezői a cím, a szerző és a határidő. Így közvetlenül az ötletek brainstormingjától a kezelhető, kiosztott munkáig juthat el.
Hogyan teszi a ClickUp lehetővé az intelligens munkafolyamat-automatizálást?
A csapatok gyakran hetente több órát veszítenek olyan feladatokkal, amelyek nem mozdítják előre a projekteket: ugyanazok a promptok újraírása, a kontextus keresése az alkalmazások között, vagy a feladatok manuális beállítása.
Az eredmény általában lassabb végrehajtás és frusztrált munkatársak.
A ClickUp, egy konvergált AI munkaterület, valódi változást hoz itt azáltal, hogy projektmenedzsment sablonokat, automatizálást és AI-t kombinál a teljes munkafolyamat egyszerűsítése érdekében.
Ráadásul a ClickUp AI felhasználói teljes hozzáférést kapnak a legújabb prémium AI modellekhez, beleértve a ChatGPT-t, a Gemini-t és a Claude-ot!
Nézzük meg közelebbről, hogyan. 💁
A tervezésről közvetlenül a végrehajtásra léphet
A betekintésnek kevés értéke van, ha a tervezésnél megakad. A ClickUp Automations manuális erőfeszítés nélkül indítja el a következő lépést, így a munka folyamatosan halad.
Például, amikor egy termékcsapat egy funkció bevezetési tervét másolja át a ChatGPT-ből egy ClickUp-feladatba, az Automatizálás funkció azonnal kijelölheti a mérnököket, létrehozhatja a tesztelési feladatokat, és értesítheti a minőségbiztosítást, miután a fejlesztési mérföldkövek teljesültek.
Így állíthatja be ezt a munkafolyamat-automatizáló szoftvert, és hozhatja ki belőle a maximumot:
1. Használjon előre elkészített automatizálási sablonokat
A ClickUp több mint 100 előre elkészített munkafolyamat-automatizálási sablont kínál, amelyek a gyakori munkafolyamatok kezelésére lettek tervezve, így nem kell a nulláról kezdenie.
Előre elkészített automatizálási példa alkalmazása:
- Nyissa meg azt a teret, mappát vagy listát, ahová hozzáadni szeretné az automatizálást.
- Lépjen az Automatizálás → Böngészés menüpontra.
- Válasszon egy, a munkafolyamatához releváns sablont
- Szükség esetén testreszabhatja a kiváltókat és a műveleteket (pl. kijelölhet egy adott csapattagot, frissíthet egy egyéni mezőt).
- Egy kattintással aktiválhatja az automatizálást.
2. Egyedi automatizálások létrehozása
A nagyobb rugalmasságot igénylő munkafolyamatokhoz az AI Automation Builder lehetővé teszi, hogy egyszerű angol nyelvű parancsokkal egyedi automatizálásokat hozzon létre:
- Egyszerűen írja le a munkafolyamatát: pl. „Amikor új kreatív brief érkezik, rendelje hozzá a marketing vezetőhöz, értesítse a Slack #creative csatornát, és helyezze át a feladatot az „In Review” (Felülvizsgálat alatt) mappába”.
- A ClickUp Brain ezt azonnal működő automatizálássá alakítja, triggerekkel és műveletekkel.
- A közzététel előtt szerkesztheti és finomhangolhatja az automatizálást, így biztosítva, hogy pontosan megfeleljen az Ön igényeinek.
📣 Ügyfélvélemény: Jodi Salice a United Way Suncoasttól így nyilatkozik:
Nem tudok elég jó dolgot mondani róla. Az automatizálás, a sablonok és a különféle nyomon követési és megtekintési lehetőségek között egyszerűen nem lehet hibázni a ClickUp használatával.
Nem tudok elég jó dolgot mondani róla. Az automatizálás, a sablonok és a különféle nyomon követési és megtekintési lehetőségek között egyszerűen nem lehet hibázni a ClickUp használatával.
3. Telepítsen előre elkészített és egyedi AI-ügynököket
A ClickUp AI-ügynökei olyan mesterséges intelligencia-ügynökök, amelyek önállóan képesek komplex, több lépésből álló műveleteket végrehajtani, döntéseket hozni és természetes nyelv és kontextus segítségével kommunikálni a munkaterületével.
Ha órákat tölt azzal, hogy összeállítja a frissítéseket az érdekelt felek számára, akkor a Weekly Report Agent segítségével ezt a feladatot is elvégezheti. A program összegyűjti a feladatokat, az előrehaladást és a határidőket egy áttekinthető összefoglalóba, és automatikusan közzéteszi azokat.
Vagy amikor a napi jelentkezések elkezdenek rontani a produktív időt, a Daily Standup Agent gyors összefoglalót készít az előrehaladásról, a prioritásokról és az akadályokról, így csapata megkapja a standup egyértelműségét anélkül, hogy 30 percet kellene egy megbeszélésen töltenie.
Ha csapata folyamatosan ugyanazokat a kérdéseket teszi fel, mint például „Kié ez a feladat?” vagy „Mikor esedékes?”, akkor az Auto-Answers Agent lép közbe, és közvetlenül a ClickUp-ból vonja le az adatokat, így a válaszok azonnaliak és pontosak, anélkül, hogy valakinek kutatnia kellene utánuk.
Az AI-t a termelékenység növelésére is felhasználhatja a ClickUp Custom Autopilot Agents tervezéséhez.
Például alakítsa át a rendezetlen értekezletjegyzeteket megvalósítható feladatösszefoglalókba, automatikusan továbbítsa az űrlapokat a megfelelő tulajdonosnak, vagy akár több műveletet is összekapcsolhat, például létrehozhat egy kreatív rövid összefoglalót, és azt közvetlenül elküldheti a Slackre és e-mailben jóváhagyásra.
🎥 Nézze meg: Hogyan állítsa be első mesterséges intelligencia ügynökét?
⚙️ Bónusz: Kipróbálhatja a ClickUp ChatGPT parancsait is a tartalommarketinghez és a sablonok létrehozásához. A ClickUp Docs-ban tárolt sablonok készen használható parancsokkal vannak tele blogok, közösségi média bejegyzések vagy hirdetések szövegének megírásához.
Találjon válaszokat anélkül, hogy elhagyná a munkaterületét.
Még a dokumentált erőforrások ellenére is a csapatok gyakran nehezen tudják összerakni a kontextust.
A ClickUp Brain ezt úgy oldja meg, hogy összekapcsolja a feladatokat, a dokumentumokat, a csevegéseket és az integrált alkalmazásokat, így a válaszok azonnal megjelennek.
Tegyük fel, hogy egy marketingmenedzser havi teljesítményjelentést készít. Megkérdezheti az AI feladatkezelőt, hogy mely kampányok generálták a legnagyobb elkötelezettséget az elmúlt hónapban, és kaphat egy összefoglalót a feladatokról, a kampányismertetőkről és a kreatív eszközökről.
A menedzser órákat spórol meg a kézi ellenőrzéssel, és közvetlen hivatkozásokkal alátámasztott betekintést nyújthat a csapat munkájába.
Használjon fejlett mesterséges intelligenciát, ha a munka többet igényel
A gyors összefoglalók segítenek, de egyes helyzetekben mélyebb elemzésre van szükség.
A ClickUp Brain MAX ehhez egy dedikált asztali környezetet hoz létre, összekapcsolva a munkaterület adatait, a külső eszközöket és több AI modellt, mint például a GPT, a Claude vagy a Gemini. Ez azt jelenti, hogy többé nem kell AI eszközök között ugrálnia. A Brain Max segítségével teljesen elkerülheti az AI terjedését. Íme, hogyan:
Például egy HR-igazgató, aki az éves értékelésekre készül, megkérheti a Brain MAX-ot, hogy elemezze a munkavállalók teljesítményét, a befejezett feladatokat és a kollégák visszajelzéseit.
A rendszer részletes jelentést készít, amely kiemeli az egyes csapattagok erősségeit, fejlesztendő területeit és figyelemre méltó eredményeit. Ezeknek az információknak az összevonásával a HR-igazgató hatékonyabban végezheti az értékeléseket, és adatokkal alátámasztott, érdemi visszajelzéseket adhat.
🎥 Nézze meg: Használja ki a Brain MAX korlátlan potenciálját
Tartsa készenlétben a promptokat
Az információk újrafelhasználása gyakran nehezebbnek tűnik, mint azok nulláról történő létrehozása. Lehet, hogy egy csapatnak van egy remek ChatGPT-parancsa az ügyfelek visszajelzéseinek összefoglalásához, de ha az valakinek a jegyzetében van, akkor senki más nem tud belőle profitálni.
A ClickUp Docs megoldja ezt a problémát azzal, hogy lehetővé teszi a csapatok számára, hogy újrafelhasználható prompt sablonokat tároljanak, amelyeket mindenki megtalálhat.
Például egy ügyfélszolgálati csapat létrehozhat egy dokumentumot, amely újrafelhasználható utasításokkal van tele a jegyválaszok megfogalmazásához, az ügyfél-visszajelzések összefoglalásához és a problémák eskalálásához.
Ha nagy forgalmú nap van, az ügyintézők megnyitják a dokumentumot, kiválasztanak egy bevált promptot, és pontos válaszokat adnak, amelyek megfelelnek a csapat szabványainak. Idővel a dokumentum egy tudásbázissá fejlődik, amelyet az új ügyintézők már az első naptól használhatnak, jelentősen csökkentve ezzel a betanítási időt.
A csevegéstől a cselekvésig a ClickUp segítségével
Végül is a ChatGPT egy remek eszköz kreatív ötletek kiváltására, tartalom megfogalmazására vagy kérdések gyors megválaszolására.
De ha a munkafolyamatok automatizálásáról és a feladatok, dokumentumok, kommunikáció és jelentések egy helyen történő összefogásáról van szó, akkor a ClickUp vezet.
Miért váltana eszközök között, amikor a ClickUp az AI-t, a projektmenedzsmentet és az automatizálást egy helyen egyesíti? A ClickUp Brain és a ClickUp Automations segítségével válaszokat kaphat, és azokat cselekvéssé alakíthatja anélkül, hogy elhagyná a munkaterületét.
Kezdje el még ma az automatizálást a ClickUp segítségével!
GYIK
1. Mennyire biztonságos a ChatGPT használata az üzleti munkafolyamatok automatizálásához?
A ChatGPT az OpenAI szabványainak megfelelő biztonságos adatfeldolgozást tesz lehetővé, de a biztonság az AI munkafolyamatokba való integrálásakor a megvalósítástól függ. Mindig biztonságos API-kapcsolatokat használjon, korlátozza a hozzáférést hitelesítéssel, és kerülje az érzékeny vagy személyes azonosításra alkalmas információk közvetlen megosztását az AI-vel.
2. Milyen készségekre van szükségem ezeknek a ChatGPT automatizálási parancsoknak a megvalósításához?
Nem kell kódolási szakértőnek lennie, de segít, ha ismeri az alapvető promptírási technikákat és megérti a munkafolyamat legfontosabb lépéseit. Az integrált eszközök (például ClickUp, Zapier vagy API-k) ismerete és némi tapasztalat az automatizálási platformokkal kapcsolatban felgyorsíthatja a beállítást.
3. Mennyi időt takaríthatok meg a ChatGPT munkafolyamat-automatizálásával?
Az időmegtakarítás a feladat bonyolultságától függ, de sok felhasználó arról számol be, hogy órákat spórolt meg olyan ismétlődő feladatokkal, mint a tartalom megfogalmazása, az adatok összefoglalása és az állapotfrissítések.
4. A ChatGPT képes automatizálni a komplex döntéshozatali folyamatokat?
A ChatGPT kiválóan alkalmas javaslatok generálására és szövegalapú bevitelek elemzésére, de nem arra lett tervezve, hogy teljes mértékben helyettesítse az emberi ítélőképességet komplex döntésekben. Nagy kockázatú vagy komplex döntések esetén a legjobb, ha szabályalapú automatizálással és emberi felügyelettel kiegészített támogató eszközként használja.