A vezetőknek rengeteg dolguk van.
A célok és célkitűzések elérésére irányuló vezetői nyomástól a csapat mentorálásáig a különböző elvárások közötti egyensúly megteremtése kihívást jelenthet. Vezetőként pedig elengedhetetlen az értekezletek vezetése, hogy feladatokat delegálhasson, helyzetjelentéseket kapjon, stratégiákat dolgozzon ki stb.
Bármilyen típusú megbeszélésnek szüksége van egy világos célra, feladatra, alkalmazási területre és napirendre. A napirend elkészítése, az elvárások meghatározása és a beszélgetés nyomon követése mind fontos lépések annak biztosításához, hogy a megbeszélés a terv szerint haladjon és eredményes legyen.
Ha tehát erősebb csapatvezetővé szeretne válni, és végleg pontot tenni a felesleges értekezletek sorozatára, akkor ez a blogbejegyzés Önnek szól. Összefoglaltuk a kilenc olyan értekezlet-típust, amelyeket ismernie kell, és bemutattuk, hogyan kell azokat megfelelően levezetni.
Bónuszként néhány ingyenes sablont is mellékeltünk, amelyek segítségével a lehető legjobban kihasználhatja a következő értekezletét!
A találkozó típusának kiválasztása előtt figyelembe veendő szempontok
Ha ismeri azokat a megbeszélés-típusokat, amelyeket egy vezető szervezhet, az segít felkészíteni a csapatát a sikerre. A hatékony megbeszélés-vezetés hozzájárulhat az elkötelezettség és az együttműködés erősítéséhez a csapaton belül.
Ahelyett, hogy kimerítő, ismétlődő tevékenység lenne, egy hatékony megbeszélés egyedülálló lehetőséget kínálhat ötletek gyűjtésére, véleménynyilvánításra, a szakmai fejlődés ösztönzésére és a szervezeti célok előmozdítására.
Mielőtt kiválasztaná a csapatának legmegfelelőbb értekezlet-típust, feltétlenül vegye figyelembe az alábbi tényezőket:
1. Cél: Mi a megbeszélés célja? 2. Résztvevők: Kiknek kell részt venniük, és ki fogja vezetni a megbeszélést? 3. Napirend: Milyen témákat kell megvitatni, és milyen sorrendben? 4. Eredmény: Mit szeretne elérni a megbeszélés végére? 5. Gyakoriság: Milyen gyakran kell megtartani a megbeszélést?
Miután átgondolta ezeket a szempontokat, itt az ideje kiválasztani a csapata igényeinek leginkább megfelelő értekezlet-típust.
Most pedig nézzük meg, milyen típusú értekezletekről kell tudnia, és hogyan lehet azokat a megfelelő eszközökkel és technikákkal helyesen levezetni!
A 9 leggyakoribb értekezlet-típus
Íme kilenc értekezlet-típus, tippek az egyes típusok sikeres lebonyolításához, valamint ingyenes, azonnal használható sablonok, amelyek segítenek az indulásban!
1. Bevezető megbeszélések
A bevezető megbeszélések az alkalmazottak és vezetőik közötti első találkozók, miután az alkalmazottak csatlakoztak a szervezethez. Ez a fajta kezdő megbeszélés jelzi a képzés kezdetét, és elengedhetetlen, mivel az alkalmazott bevezetési időszaka megalapozza az új csapattag sikerét, hiszen ez az első alkalom, amikor alaposan megismerkedik a vállalat folyamataival és rendszereivel.
Ezek az értekezletek segítenek a vezetőknek abban, hogy megismerjék alkalmazottaikat és kapcsolatokat építsenek ki velük. A legjobb gyakorlatok közé tartozik, ha jégtörő kérdéseket tesz fel, például: „Melyek a hobbijaid?”, „Mi a kedvenc ételed?”, vagy más interperszonális kérdéseket, például: „Hogyan szereted leginkább kapni a visszajelzéseket?”, „Mi motivál téged?”.
Az új munkatársak bevezető megbeszélésein fel kell vázolni a képzési programot és a vonatkozó forrásokat, bemutatni a csapattagokat, valamint átadni az első héten elvégzendő feladatok ellenőrzőlistáját. Próbálja ki a ClickUp új munkatársak bevezető ellenőrzőlistáját, hogy támogassa az új munkatársakat, és segítse őket a beilleszkedésben az új munkafolyamatokba.
2. Egyéni megbeszélések
Az egyéni megbeszélés két ember között zajlik, általában egy vezető és közvetlen beosztottja között. Ez az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy a vezetők kapcsolatot és bizalmat építsenek ki közvetlen beosztottaikkal.
Különböző típusú egyéni megbeszélések léteznek, és az Ön által szervezett egyéni megbeszélés típusa tükrözi a napirend tartalmát. Például egy vezető első egyéni megbeszélése közvetlen beosztottjával nagyon eltér majd a kéthetente tartott egyéni beszámolótól.
A Fellow-nál a vezetők egyéni megbeszéléseket tartanak közvetlen beosztottaikkal, hogy jobban megismerjék őket, és felmérjék, hogyan teljesítenek. Kapcsolatépítő kérdéseket tesznek fel, miközben elvárásokat és teendőket határoznak meg, hogy elősegítsék a munkatárs sikerét.
A témák a projekt előrehaladásának és az aktuális akadályok felmérésére irányulnak, miközben karrierfejlesztő beszélgetéseket is folytatnak. Függetlenül az egyéni megbeszélések gyakoriságától, a megbeszélésnek mindig a következőket kell tartalmaznia:
- Kapcsolatépítő kérdések, amelyekkel érdeklődhetünk egymás jóléte és magánélete iránt
- Konkrét vagy alapvető üzleti kérdések megvitatása
- Egyértelmű teendők és következő lépések az értekezlet végén
Az egyéni megbeszélések fontossága abban rejlik, hogy elősegítik a bizalom kialakulását és a munkavállaló és vezetője közötti szoros kapcsolatot. Az ilyen típusú megbeszélések hatékonyságának biztosításához fontos, hogy a közvetlen beosztottját kérje meg a megbeszélés napirendjének elkészítésére.
Egy egyéni megbeszéléshez használható eszköz alkalmazása a beszélgetés dokumentálására és a visszajelzések gyűjtésére szintén hasznos stratégia a megbeszélés hatékonyságának növelése érdekében. Használhatja a ClickUp 1:1-es megbeszélés-sablonját is, hogy szervezett megbeszélést vezessen, amely bizalmat és jó kapcsolatot épít.
3. Áttekintő megbeszélések
A beszámolóértekezletek – más néven állapotfrissítő értekezletek – olyan megbeszélések, amelyeken a csapatok együttműködnek és megosztják az egy adott témával vagy projekttel kapcsolatos előrehaladást. A cél az, hogy biztosítsák a csapat és a projekt összehangoltságát, miközben feltárják az előrehaladást gátló akadályokat.
Bár a helyzetfelmérő vagy állapotfrissítő megbeszélések nem mindig a csapat kedvencei, mégis értékes eszközök a problémák megoldásához és a projekt előrehaladásáról való tájékozódáshoz.
A beszámolóértekezlet időtartama a projekt állapotától és méretétől függően változhat. Az értékesítési csapat gyakran tart rövid, napi 10–15 perces állóértekezleteket, hogy áttekintse az ügyletek előrehaladását és a legfrissebb fejleményeket.
Egy másik alternatíva lehet egy válsághelyzetben tartott vezetői beszámoló, ahol minden részleg tájékoztatást ad a legfrissebb fejleményekről. Lehetségesek hosszabb projekt-beszámoló értekezletek is, ahol meg kell vitatni a legfrissebb fejleményeket, át kell tekinteni a korábbi teendőket és az elért eredményeket.
A helyzetfelmérő megbeszélések hangvétele lehet informális vagy formális, a kontextustól és a munkahelyétől függően. Összességében egy sikeres helyzetfelmérő megbeszélésnek elő kell segítenie a nyílt kommunikációt a csapat tagjai között, és mindenkit naprakészen kell tartania a fejleményekről.
Ezt elősegítheti egy kerekasztal-megbeszélés, ahol minden csapattagnak fel kell vetnie a saját projektjéhez kapcsolódó beszélnivalókat. Ez lehetővé teszi továbbá az esetleges akadályok kezelését is, így a csapat gyorsan és megfelelően tud reagálni.
Ahhoz, hogy eredményes értekezletet tarthasson, készüljön fel egy listával, amelyen azok a kérdések szerepelnek, amelyeket a csapatának fel kell tennie. Emellett elősegítheti a csapat sikerét azzal is, hogy visszacsatolási rendszert hoz létre, amelynek segítségével nyomon követheti a legfrissebb fejleményeket, aggályokat és egyéb fontos megjegyzéseket.
Ennek egyik módja, ha létrehoz egy állóértekezlet-dokumentumot, amelyet a csapata kitölthet az értekezlet előtt! Használja a ClickUp „Napi állóértekezlet” sablonját, és igazítsa a csapata igényeihez!
Bónusz: Konferencia-napirend-sablonok!
4. Brainstorming-megbeszélések
A brainstorming-megbeszélés során a csapat egy adott témával kapcsolatban ötleteket gyűjt. A brainstorming-ülések lehetnek szinkronban vagy aszinkronban zajlóak. Aszinkron környezetben gondoskodnia kell arról, hogy a megbeszélés résztvevői számára elérhetőek legyenek a távoli csapatok közötti kommunikációt és együttműködést segítő eszközök.
Egy sikeres brainstorming izgalmas élmény! Mindenki összegyűlik, hogy szabadjára engedje kreativitását és ötleteket generáljon. Nincs korlát, és nincsenek rossz ötletek.
A felmerülő javaslatok lehetnek nagyon egyszerűek, de lehetnek bonyolultak is, és fontos, hogy az értekezlet szervezőjeként hangsúlyozza: nincsenek rossz ötletek. Minden résztvevőtől elvárják, hogy részt vegyen a beszélgetésben, ezért gondoskodjon arról, hogy az értekezlet formátuma mind az extrovertált, mind az introvertált résztvevők igényeinek megfeleljen.
A brainstorming-megbeszélések szórakoztató és izgalmas foglalkozások, de mentálisan kimerítőek lehetnek a csapat számára, különösen akkor, ha nincs rendszer az ötletek nyomon követésére. Hasznos lehet egy utólagos megbeszélést beütemezni, hogy később leszűkítsék és kiválogassák a konkrét ötleteket a hatékonyság maximalizálása érdekében.
Próbálja ki a Clickup gondolattérkép-funkcióját, hogy rögzítse az ötleteket, és rendszerezze a brainstorming-ülését.
5. Teljes létszámú értekezletek
Az „all-hands meeting” azt jelenti, hogy a szervezet minden szintje részt vesz a megbeszélésen, beleértve az egyéni munkatársakat, a csapatvezetőket, az osztályvezetőket és a felsővezetést is. A cél az, hogy az egész vállalatot tájékoztassák a releváns frissítésekről, például az osztályspecifikus hírekről vagy a vállalati irányelvek változásairól.
Minden vállalatnak megvan a maga ritmusa és napirendje a teljes személyzetet érintő értekezletek tekintetében. Egy hatékony, teljes személyzetet érintő értekezletet általában a vezérigazgató vagy a vállalat vezetője vezet, és a napirend tartalmazza a vezetőségi vagy részlegbeli friss híreket, az új munkatársak bemutatását és még sok mást.
A Supermanagers podcastban Matt Martin, a Clockwise vezérigazgatója elárulta, hogy az egész csapatot érintő értekezleteik számos különböző elemet tartalmaznak, beleértve a részlegek friss híreit, prezentációkat és egy olyan beszélgetési témát, ahol megosztják a hét vicces pillanatait. Ezek az értekezletek általában egy órán át tartanak.
Próbálja ki a ClickUp „All Hands Meeting” sablonját egy vonzó és jól szervezett heti teljes létszámú értekezlet lebonyolításához.
6. Döntéshozatali értekezletek
A döntéshozatali értekezlet az, amikor a csapat összeül, hogy hivatalossá tegyen egy döntést, és meghatározza a következő lépéseket. Ezeket az értekezleteket általában olyan jelentős döntések meghozatalára használják, amelyek elkötelezettséget és esetleg új irányvonalat igényelnek.
Ezek a megbeszélések a különböző csapatoknál egyaránt szokásosak: az igazgatósági üléseken vagy a projektmegbeszéléseken döntéshozatalra is sor kerülhet. A fontos döntéseket rögzíteni kell a jegyzőkönyv-készítő eszközben, hogy a csapat emlékezzen a döntés mögött álló indokokra.
Az ilyen értekezletek során megválaszolandó kérdések között szerepelnek a következők:
- A jelenlegi körülmények és erőforrásaink figyelembevételével mi a legjobb megoldás a továbblépéshez?
- Ki felelős a következő lépésekért? Miért?
Például döntéshozatali értekezletet tarthatnak a közösségi média marketing menedzser és a közösségi média marketing koordinátor részvételével annak érdekében, hogy irányt változtassanak egy sikertelen marketingkampányon. Ha a csapatnak fel kell mérnie, hogy megfelelő szemszögből és hangnemben közelítik-e meg a kampányt, akkor találkozhatnak, hogy értékeljék az elkötelezettségi és konverziós eredményeket, és új irányt válasszanak.
Az értekezlet során felsorolják, miért kell átirányítani a figyelmet, és dokumentálják, miért tűnik előnyösnek az új irány. Ezért ez a típusú értekezlet célja, hogy döntést hozzanak és dokumentálják azt, hogy egy projektet vagy kezdeményezést továbbvigyenek.
Nézze meg ezeket a döntési mátrix-sablonokat!
7. Problémamegoldó értekezletek
A problémamegoldó megbeszéléseken általában az a személy vesz részt, aki egy kihívással szembesül, valamint egy vezető vagy menedzser. A probléma jellegétől függően a megbeszélésen részt vehetnek különböző részlegek képviselői is, például a HR-ről vagy a jogi csapatból. A problémamegoldó megbeszélés célja vagy egy akadály megoldásának megtalálása, vagy a következő lépések lehetséges irányainak feltérképezése.
A problémamegoldó értekezletek minden munkatárs számára hasznosak lehetnek, függetlenül a probléma jellegétől. Ezeken az értekezleteken először elemeznie kell a helyzetet és annak okait, fel kell mérnie, milyen irányba kell haladni, majd cselekvési tervet kell készítenie a probléma megoldására.
Ne feledje, hogy minden lépést rögzítenie kell az értekezlet jegyzetében, és meg kell osztania a beszélgetésben részt vevő személyekkel.
8. Negyedéves tervezési értekezletek
A negyedéves tervezés az éves terv stratégiai megvalósítása, amelyet négy negyedévre osztanak fel. Minden negyedévben felülvizsgált célt tűznek ki a következő három hónapra. Ezeket a frissített célokat egy negyedéves tervezési értekezleten lehet közölni, ahol megvitatják a stratégiai terveket, és megünneplik az elmúlt 90 nap eredményeit.
Ezek a megbeszélések lehetőséget nyújtanak a visszajelzések kérése, adása és fogadása számára, és alkalmasak a következő hónapok tervezésére. Minden negyedéves tervezési ülésnek tartalmaznia kell időt az elmúlt 90 nap átgondolására, a befejezett és folyamatban lévő feladatok áttekintésére, valamint a következő negyedévre való felkészülésre.
A megbeszélés célja, hogy segítse a csapatot a rövid távú célok és a vállalat hosszú távú céljainak elérésében. 💪
A hatékony negyedéves tervezési megbeszélés kulcsa a jó szervezés. A megvitatandó témáknak egyértelműnek kell lenniük, és a megbeszélés végén konkrét célokat kell kitűzni. Ezen felül a tervezési megbeszélés során érdemes felidézni a korábbi negyedévek tanulságait, hogy eldöntsük, mely célok megfelelőek és relevánsak.
Ne felejtsd el nyomon követni a céljaidat a ClickUp Goals alkalmazásban, hogy világos ütemterved és mérhető céljaid legyenek.
9. Igazgatósági ülések
Az igazgatósági ülés egy adott szervezet teljes igazgatóságának részvételével zajló hivatalos ülés. Ezeket a hivatalos üléseket különböző időközönként, például negyedévente vagy évente tartják, hogy megvitassák az ismétlődő és jelentős kérdéseket, mint például a szabályzati kérdéseket, a jogi ügyeket, a KPI-jelentéseket vagy egyéb ügyeket.
Az igazgatótanács elnöke, más néven az ülésvezető, irányítja az ülést. Pontosabban: az igazgatótanácsi ülés célja a politika és a stratégia meghatározása, a stratégiai tervek áttekintése, valamint egy adott kérdésben való megegyezés elérése.
Ezen az ülésen jegyzőkönyvet vezetnek, amely jogi dokumentumként szolgál, és amelyet az igazgatóság működési szabályzatának megfelelően tesznek közzé. A jegyzőkönyv közzététele rendkívül fontos, mivel ez a szervezet, az igazgatóság és a különböző külső érdekelt felek közötti kommunikációs stratégia részét képezi.
Tegye produktívabbá az értekezleteit egy napirenddel és a megfelelő eszközökkel
Számos különböző típusú értekezlet létezik, amelyek célja is eltérő. A vezetők számára kihívást jelenthet annak eldöntése, hogy melyik helyzetben melyik értekezletet érdemes alkalmazni.
Hatékony értekezlet-kezelési stratégiák bevezetésével és a megfelelő online értekezlet-eszközök – például a ClickUp – kihasználásával, amelyek segítenek a munkád, az ütemterved, a csapatod és egyebek kezelésében, elkerülheted a terméketlen értekezleteket, és olyan együttműködésen alapuló üléseket szervezhetsz, amelyek energiával töltik fel és motiválják a csapatodat a céljaik elérésére.
Vendégszerző:
A Fellow.app a legjobban értékelt értekezletkezelő szoftver, amely segít a vezetőknek és csapataiknak hatékony értekezleti szokások kialakításában az együttműködésen alapuló napirendek, a teendők nyomon követése és a szakértők által jóváhagyott értekezleti sablonokból álló könyvtár segítségével.