Mi a legrosszabb időpont arra, hogy kitalálja, hogyan fogalmazzon meg egy érzékeny ügyfélválaszt? Valószínűleg akkor, amikor a beérkező levelek mappája tele van, és máris lemaradt a válaszokkal. 🫠
Késedelmes megrendelés, visszatérítési kérelem, zavaros ügyfél – ezek a helyzetek nem csak gyors cselekvést igényelnek. Megfelelő szavakra is szükség van. És ezeket minden alkalommal újra megírni? Ez a kiégéshez vezető gyors út.
Ezért is olyan nagy segítséget jelentenek az ügyfélszolgálati válaszsablonok. Segítenek gyorsabban reagálni, kifinomultabban fogalmazni és következetes maradni anélkül, hogy elveszítené az emberi érintést.
Megnézünk néhány praktikus ClickUp sablont és néhány más hasznos sablont. 🤩
Mik azok az ügyfélszolgálati válaszsablonok?
Az ügyfélszolgálati válaszsablonok szabványosított üzenetek, amelyeket gyakran ismételt kérdésekre (GYIK) való válaszadásra, visszatérő problémák megoldására vagy megkeresések nyugtázására használnak.
Minden sablon úgy van felépítve, hogy egy adott típusú kérdésre adjon választ, például szállítási frissítésekre, számlázási problémákra vagy hibaelhárítási lépésekre. A csapatok személyre szabhatják az olyan részleteket, mint a nevek vagy a rendelési számok, miközben a központi üzenet változatlan marad.
Ezek a sablonok gyakran csatornák szerint vannak kategorizálva – e-mail, élő csevegés vagy közösségi média – és arra szolgálnak, hogy fenntartsák a munkafolyamat sebességét, csökkentsék az új ügynökök képzési idejét, és biztosítsák, hogy a válaszokból ne maradjon ki egyetlen fontos információ sem.
A legjobb ügyfélszolgálati válaszsablonok áttekintése
Íme egy összefoglaló táblázat a legjobb ügyfélszolgálati válaszsablonokról:
| Sablon neve | Sablon letöltése | Legjobb funkciók | Ideális | Vizuális formátum |
| ClickUp ügyfélszolgálati eskalációs sablon | Ingyenes sablon letöltése | Eskalációs útvonalak, valós idejű nyomon követés, űrlapok, előre megírt válaszok | Sürgős ügyek továbbítása, megoldások nyomon követése | ClickUp lista, tábla, űrlap |
| ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablon | Ingyenes sablon letöltése | Központosított jegyek, automatizált feladatkezelés, vizuális táblák | A csapat feladatait szervezni, a munkaterhelést kiegyensúlyozni | ClickUp lista, tábla, űrlap |
| ClickUp ügyfélszükséglet-elemzési sablon | Ingyenes sablon letöltése | Beépített szakaszok, alfeladatok, egyéni mezők, nyomon követés | Ügyfél-bevezetés, hibaelhárítás, visszajelzések elemzése | ClickUp Doc, Lista |
| ClickUp ügyfélprobléma-leírás sablon | Ingyenes sablon letöltése | Szervezett visszajelzések, kontextus, megoldási javaslatok | Ismétlődő problémák dokumentálása, csapatdiagnosztika | ClickUp Doc |
| ClickUp ügyfélszolgálati sablon | Ingyenes sablon letöltése | Jegyek rögzítése, prioritások meghatározása, minőségbiztosítási pontozás, bevezetési útmutató | Jegyek naplózása/prioritizálása, kérések nyomon követése | ClickUp lista, tábla, űrlap |
| ClickUp ügyfélsiker-sablon | Ingyenes sablon letöltése | Ügyfelek állapotának nyomon követése, NPS, megújítás/elvándorlás státuszok | Ügyfélkapcsolatok kezelése, megújítások | ClickUp lista, tábla |
| ClickUp ügyfélszolgálati sablon | Ingyenes sablon letöltése | Automatikus címkézés, továbbítás, hozzárendelhető feladatok, határidőkövetés | Támogatási kérelmek kezelése, csapatfeladatok | ClickUp lista, tábla, űrlap |
| ClickUp ügyfél-elégedettségi felmérés sablon | Ingyenes sablon letöltése | Felmérések, értékelések, nyitott kérdések, KPI-követés | Elégedettség mérése, strukturált visszajelzés | ClickUp űrlap, lista |
| ClickUp visszajelzési űrlap sablon | Ingyenes sablon letöltése | Egyéni mezők, automatikus rendezés, többféle nézet | Nyitott visszajelzések gyűjtése, elvárások kezelése | ClickUp űrlap, lista |
| ClickUp ügyfélkapcsolati űrlap sablon | Ingyenes sablon letöltése | Testreszabható mezők, automatikus továbbítás, feladat létrehozása | A kérdések rögzítése, továbbítása a támogatáshoz | ClickUp űrlap, lista |
| ClickUp termékvisszajelzési felmérés sablon | Ingyenes sablon letöltése | Célzott kérdések, elégedettségi felmérés, hangulatelemzés | Termékkel kapcsolatos visszajelzések, funkciók prioritásainak meghatározása | ClickUp űrlap, lista |
| ClickUp incidenskezelési jelentés sablon | Ingyenes sablon letöltése | Incidensnaplózás, egyedi állapotok, nyomon követés | Események dokumentálása, nyomon követés hozzárendelése | ClickUp lista, dokumentum |
| Ügyfélszolgálati válaszsablonok az Email Meter segítségével | Töltse le ezt a sablont | 10 használatra kész e-mail sablon, sürgős/átmeneti helyzetek | A válaszok gyorsítása, gyakori támogatási e-mailek | E-mail csomag (PDF/Doc) |
| Ügyfélszolgálati e-mail sablonok a Zendesk-től | Töltse le ezt a sablont | 30 sablon, szolgáltatáskimaradások, megújítások, felárral járó értékesítések | Egységes márkaüzenet, változatos helyzetek | |
| Ügyfélszolgálati e-mail válasz sablon a Medallia-tól | Töltse le ezt a sablont | Sablonok késések, szabályzatok tisztázása, bocsánatkérések esetén | Követés, irányelvek tisztázása, visszajelzés kérés | |
| Ügyfélszolgálati e-mail sablonok a Hiver-től | Töltse le ezt a sablont | Gyors, szabványosított válaszok, késések/hibák kezelése | Nagy mennyiségű, gyors válaszok kezelése | |
| Ügyfélszolgálati válaszsablonok a LiveAgent-től | Töltse le ezt a sablont | Automatikus válasz, dühös ügyfél, panasz sablonok | Többféle helyzetre alkalmas válaszok, hatékony támogatás | Web/HTML |
| LiveAgent közösségi média ügyfélszolgálati válaszsablonok | Töltse le ezt a sablont | Közösségi médiára szabott, hangnemileg megfelelő, hibaelhárítás | Közösségi támogatás, gyors válaszok, ügyfél-támogatás | Web/HTML |
Mi jellemzi a jó ügyfélszolgálati válaszsablont?
A sablonok időt takaríthatnak meg, de ha homályosak vagy túlzottan formálisak, akkor nem érik el a céljukat.
A jó ügyfélszolgálati válaszsablonok megfelelő egyensúlyt teremtenek. Íme, mire kell figyelni. 👇
- Egyértelmű helyőrzők: Kiemeli az olyan szakaszokat, mint [Ügyfél neve] vagy [Jegy száma], hogy gyorsan személyre szabhassa a válaszokat.
- Űrlapintegráció: rögzíti a beérkező kérdéseket, és azonnal feladatokká alakítja őket a gyors triázs érdekében.
- Útmutató a következő lépésekhez: Tartalmaz releváns linkeket, utasításokat vagy kapcsolattartási lehetőségeket a probléma megoldásához, anélkül, hogy többször is oda-vissza kellene levelezni.
- Több nézet: Néhány kattintással válthat a beérkező levelek stílusú táblák, a sürgősség alapján rendezett listák vagy az elégedettség nyomon követése között.
- Szerkeszthető formátum: Lehetővé teszi a csapatok számára, hogy módosítsák a nyelvet, frissítéseket adjanak hozzá, vagy új termékekhez és irányelvekhez igazítsák.
- Válaszidőzítők: Javaslatot adnak arra, hogy mikor kell utánkövetni vagy továbbítani az ügyet a válasz típusa vagy a probléma összetettsége alapján.
- Belső megjegyzések szakasz: Helyet hagy az ügyfélszolgálati munkatársaknak, hogy gyors kontextust vagy megjegyzéseket fűzzenek a csapattagok számára anélkül, hogy ez befolyásolná az ügyfél üzenetét.
18 ügyfélszolgálati sablon
Minden válasz alakítja az ügyfelek márkádról alkotott véleményét, ezért érdemes jól csinálni. De egyértelmű rendszer nélkül még a legjobb csapatok is elmulaszthatnak egy üzenetet, vagy túl későn válaszolhatnak.
Íme 18 használatra kész ügyfélszolgálati sablon, amelyet érdemes megnéznie. 👀
1. ClickUp ügyfélszolgálati eskalációs sablon
A ClickUp ügyfélszolgálati eskalációs sablon egy világos, szervezett megközelítést kínál a támogatási problémák kezeléséhez, a bejelentéstől a teljes megoldásig.
Hat előre konfigurált nézetet tartalmaz, amelyek a támogatási folyamat különböző szakaszaihoz vannak igazítva.
Az ügyfélszolgálati űrlap strukturált formátumban rögzíti a jegyek adatait, míg a jegylista rendezhető, szűrhető áttekintést nyújt az összes kérelemről. A sablonválaszok nézet megkönnyíti a gyorsabb kommunikációhoz előre megírt válaszok elérését. A szintű támogatási tábla vizuálisan rendezi az eskalált jegyeket csapat vagy szint szerint, az opcionális eskalációs áttekintés pedig segít a feletteseknek a magas prioritású esetek valós idejű nyomon követésében.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- A sürgős problémák kezelését egyszerűsíti a világos eskalációs útvonalak és a valós idejű nyomon követés.
- Biztosítja, hogy minden jegy a megfelelő csapat vagy vezetőhez kerüljön – többé nem vesznek el kérések.
- A beépített űrlapok és sablonválaszok segítségével csapata gyorsabban és következetesebben tud válaszolni.
📌 Ideális: A magas prioritású problémák megfelelő ügynökökhöz való továbbítása és a megoldás előrehaladásának késedelem nélküli nyomon követése.
🧠 Érdekes tény: Az AI fejlődése ellenére az ügyfelek 75%-a azt mondja, hogy inkább emberrel beszélne a támogatásért, különösen bonyolult problémák esetén.
2. ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablon
A ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablon segítségével minden támogatási kérést kezelhet, az új jegyekektől az ügyfelek nyomon követéséig. Ez a sablon lehetővé teszi, hogy az összes jegyet egy helyen központosítsa, és problématípus, prioritás vagy kijelölt ügynök szerint rendezze őket.
A beépített űrlap segítségével automatikusan feladatokká alakíthatja a beérkező kéréseket, és a ClickUp Board View segítségével a jegyeket a „Folyamatban”, „Eskalálva” vagy „Megoldva” szakaszok között húzhatja anélkül, hogy elveszítené a láthatóságot.
Például, ha egy ügyfél e-mailben jelenti, hogy a fizetése nem ment át, akkor a kérelem űrlap segítségével rögzítheti a problémát, „Számlázási probléma” címkével ellátva, hozzárendelheti a pénzügyi ügyfélszolgálati képviselőjéhez, és „Magas prioritású” jelöléssel ellátva.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Központosítja az összes támogatási jegyet, hogy könnyen rendezhesse azokat prioritás, típus vagy ügynök szerint.
- Automatizálja a beérkező kérésekből származó feladatok létrehozását, hogy időt takarítson meg és csökkentse a hibák számát.
- A vizuális táblák és listák átláthatóvá teszik csapata munkaterhelését és előrehaladását.
📌 Ideális: Ügyfélszolgálati vezetők számára, akik csapatfeladatokat szerveznek, a munkaterhelést egyensúlyba hozzák és nyomon követik a jegyek megoldásának általános teljesítményét.
💟 Bónusz: A túl sok eszköz, más néven a munka elszórt volta, megakadályozza az ügyfélszolgálati munkafolyamatok hatékony működését, mivel a folyamatok nem kapcsolódnak egymáshoz.
A ClickUp, a munkához szükséges minden funkciót magában foglaló alkalmazás, rendet teremt az ügyfélszolgálatban. A ClickUp ügyfélszolgálati projektmenedzsment szoftverrel kezelheti a jegyeket, nyomon követheti a beszélgetéseket és figyelemmel kísérheti a visszajelzéseket anélkül, hogy lapot kellene váltania.
3. ClickUp ügyfélszükséglet-elemzési sablon
Használja a ClickUp ügyfélszükséglet-elemzési sablont, hogy világos cselekvési tervet készítsen az ügyfelek igényei alapján.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
Ez az ügyfélértékelési sablon segít Önnek:
- A beépített szakaszok, például az Ügyfél leírása, a Projekt célja és az Értékelési eszközök segítségével gyűjtsön információkat a problémás pontokról, preferenciákról vagy kielégítetlen igényekről.
- Bontsa le eredményeit alfeladatokra és ellenőrzőlistákra, hogy csapata pontosan tudja, mit kell áttekinteni, elemezni és javítani.
- Naplózza a felmérési linkeket, a kiegészítő dokumentumokat és a belső megjegyzéseket egy helyen, hogy ne kelljen szétszórt visszajelzéseket keresnie.
- Rendeljen utólagos intézkedéseket a megfelelő személyekhez, és kövesse nyomon a felelősségeket a ClickUp egyéni mezői segítségével, például „Előkészítette”, „Ellenőrizte” és „Adatforrás”.
📌 Ideális: Azok számára, akik az ügyfelek bevonása vagy a problémamegoldás során részletes információkat gyűjtenek az ügyfelek elvárásairól, hogy hatékonyabban tudjanak megoldásokat kidolgozni.
📖 Olvassa el még: Adatgyűjtő és -elemző űrlapautomatizáló szoftver
4. ClickUp ügyfélprobléma-leírás sablon
Használja a ClickUp ügyfélprobléma-leírás sablonját, hogy az ismétlődő ügyfélpanaszokat strukturált leírásokra bontsa, amelyek segítségével okosabb döntéseket hozhat.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Elemezze az ügyfelek visszajelzéseit, és írja le az egyes ügyféltípusok útja során felmerülő konkrét akadályokat.
- Adjon hozzá kontextust ezekhez a problémás pontokhoz, hogy csapata megértse, miért léteznek.
- Olyan célzott megoldásokat javasoljon, amelyek a valódi problémát oldják meg, és ne csak a leghangosabbat.
Ez a sablon készen használható dokumentumként érkezik, amely már előre felépítve van a gyors és egyértelmű problémamegoldáshoz. Tegyük fel például, hogy csapata egy új bevezetési folyamatot épít, de a felhasználók a beállítás befejezése előtt folyamatosan kilépnek.
Ezzel a sablonnal meghatározhatja a célfelhasználót, összegyűjtheti a támogatási jegyekből vagy a munkamenet-felvételekből származó visszajelzéseket, és pontosan meghatározhatja a problémás pontokat. Ezután fogalmazzon meg egy világos problémamegállapítást, vizsgálja át azt a csapatával, és ha egyetértenek, jelölje be, hogy a feladat teljesítve.
📌 Ideális: Az ügyfélszolgálati munkatársak számára, akik világosan dokumentálják a problémákat, hogy a csapatok gyorsabban diagnosztizálhassák és megoldhassák az ismétlődő problémákat.
💡Profi tipp: A Brain MAX egy AI-alapú asztali társ, amely megkönnyíti az ügyfélszolgálati e-mailek írását. Csak használja a beszéd-szöveggé funkciót, hogy természetesen mondja el üzenetét – a Brain MAX azonnal rögzíti szavait, rendszerezi gondolatait, és segít világos, empatikus válaszokat megfogalmazni.
Nincs többé küzdelem a megfelelő hangnem megtalálásáért vagy fontos részletek kihagyásáért. A Brain MAX segítségével egyetlen asztali alkalmazásból gyorsan elkészítheti kifinomult, professzionális e-maileket, több LLM-et kihasználva.
5. ClickUp ügyfélszolgálati sablon
Szüksége van egy jobb módszerre, hogy kézben tartsa a dühös vagy felháborodott ügyfelek kéréseit anélkül, hogy szem elől tévesztené a prioritásokat? A ClickUp Help Desk sablon segítségével minden jegyet kezelhet. A beépített űrlap az új megkereséseket azonnal feladatokká alakítja, és segít elérni ügyfélszolgálati céljait.
Ez a sablon hasznos beérkező hibabejelentések, sürgős funkciókérések vagy ismétlődő fiókproblémák esetén. Segít naplózni, kiosztani és megoldani az egyes eseteket anélkül, hogy elmulasztaná a kritikus részleteket vagy a válaszadási határidőket.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
Válasszon a három beépített nézet közül, hogy a csapata kedvére dolgozhasson:
- Nehézségi szint nézet, amelynek segítségével értékelheti az egyes problémák komplexitását, mielőtt azokat kiosztaná.
- Bevezető útmutató az új csapattagok számára, hogy már az elejétől fogva következetes folyamatot kövessenek.
- QA Score View a jegyek megoldásának nyomon követéséhez és a válaszok minőségének idővel történő javításához
📌 Ideális: jegyek rögzítéséhez, kérések prioritásainak meghatározásához és feladatok kiosztásához valós idejű állapotkövetéssel.
6. ClickUp ügyfélsiker-sablon
A ClickUp ügyfélsiker-sablonja okosabb módszert kínál az ügyfélkapcsolatok kezelésére, az ügyfélszolgálati kihívások leküzdésére és minden fiók megfelelő irányba történő haladásának biztosítására.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Csoportosítsa az ügyfeleket egészségi állapotuk alapján, például „Veszteségveszélyes”, „Átlagos” vagy „Nagyon jó” kategóriákba, hogy tudja, mire kell összpontosítania.
- Kövesse nyomon a legfontosabb részleteket, mint például a támogatási szint, az elkötelezettség, az utolsó érintkezési pont és a Net Promoter Score (NPS) pontszám.
- Hozzon létre olyan feladatállapotokat, mint „Megújításra vár”, „Bevezetés”, „Elvesztett ügyfél” vagy „Ápolás”, hogy minden ügyfélszakasz felett ellenőrzést gyakorolhasson.
Ezenkívül az ügyfelek sikerének kulcsa a hosszú távú kapcsolatok kiépítése, a fiókaktivitás nyomon követése és az ügyfelek igényeinek proaktív kielégítése – mindez tökéletesen összhangban áll a ClickUp CRM szolgáltatással.
Például, ha egy ügyfél NPS-pontszáma csökken, és az utolsó találkozójuk hetekkel ezelőtt volt, az ügyfélsiker-sablon „Veszélyeztetett ügyfél” jelöléssel látja el őket. Ezután a ClickUp CRM segítségével azonnal előhívhatja a teljes interakciós előzményeket, áttekintheti a fiókjegyzeteket, hozzárendelhet egy nyomonkövetési feladatot, és megtervezheti a következő kapcsolattartási pontot – anélkül, hogy el kellene hagynia a munkaterületét.
📌 Ideális: Ügyfélkapcsolatokat kezelő, mérföldköveket nyomon követő és a megújítási határidőket figyelemmel kísérő ügyfélszolgálati csapatok számára.
7. ClickUp ügyfélszolgálati sablon
Ha az ügyfélszolgálati folyamatok szétszórtak, nem tud kiváló ügyfélélményt nyújtani. A ClickUp ügyfélszolgálati sablonjával minden beérkező üzenetet, kérdést vagy panaszt szervezett feladattá alakíthat, amelyet nyomon követhet, kioszthat és megoldhat.
Az összes beérkező kérést egy űrlapon keresztül gyűjtheti össze, a jegyeket sürgősségük vagy témájuk alapján automatikusan címkézheti, és közvetlenül a megfelelő csapattaghoz továbbíthatja. Ez elősegíti a támogatás és a marketing érintési pontok közötti zökkenőmentesebb átadást, megerősítve az általános ügyfél-életciklus marketing stratégiáját.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Minden megkeresést szervezett, kiosztható feladattá alakít, teljes átláthatóságot biztosítva.
- Automatikus címkézés és a jegyek sürgősség vagy téma szerinti továbbítása a megfelelő csapattagnak.
- Támogatja az egységes, magas színvonalú válaszokat minden csatornán
📌 Ideális: Bonyolult támogatási kérelmek kezelése egyedi státuszokkal, csapatfeladatokkal és határidő-nyomon követéssel az ügyfélsiker-szoftverben.
8. ClickUp ügyfél-elégedettségi felmérés sablon
Szeretné megtudni, hogy ügyfelei valóban mennyire elégedettek a szolgáltatásával vagy támogatásával? Használja a ClickUp ügyfél-elégedettségi felmérési sablont, hogy őszinte válaszokat gyűjtsön, meghatározza, mi működik jól, és pontosan meghatározza, mi az, amit javítani kell, anélkül, hogy oda-vissza kellene leveleznie.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Készítsen rövid kérdőíveket gyors értékelésekkel és nyitott kérdésekkel, hogy megértse, mit gondolnak az emberek valójában a támogatásáról, szolgáltatásairól vagy termékeiről.
- A Knowledge Rating (Tudásértékelés) és a Respondents View (Válaszadók nézet) nézetek segítségével azonosíthatja az ismétlődő problémákat és sikereket, így minden válasz egyértelmű következő lépéssé válik.
- Értékelje, hogyan kezelte csapata az egyes interakciókat anélkül, hogy át kellene kutatnia a jegyeket vagy a beszélgetéseket.
A legjobb rész? Minden válasz nyomon követhető feladattá válik, így könnyedén mérheti az ügyfélélmény KPI-jait.
📌 Ideális: Szervezett visszajelzések gyűjtése felmérések segítségével és az ügyfélkapcsolatok elégedettségének mérése.
9. ClickUp visszajelzési űrlap sablon
Nem kell szétszórt e-maileket keresnie vagy visszahívásokat várnia, hogy megértse, mit gondol valaki a termékéről vagy szolgáltatásáról. A ClickUp visszajelzési űrlap sablon segítségével gyorsan és szervezetten gyűjtheti az véleményeket, és azokat cselekvéssé alakíthatja.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
Ez a visszajelzési űrlap sablon segít Önnek:
- Készítsen egyszerű űrlapot egyéni mezőkkel, például vásárlás dátuma, szolgáltató, ügyfélszint és általános értékelés.
- Tegyen fel a megfelelő kérdéseket: csillagok, nyílt megjegyzések vagy többválasztós kérdések.
- A visszajelzéseket automatikusan rendezheti és csoportosíthatja áttekinthető nézetekbe, például ajánlási listába, visszajelzési táblázatba vagy szolgáltatói értékelési táblázatba.
Vegyünk például valakit, aki nemrég vásárolta meg szolgáltatását, de alacsonyra értékelte az élményt. Azonnal láthatja a szintjét, szolgáltatóját és megjegyzéseit, hogy felvegye vele a kapcsolatot, megoldja a problémát és tanuljon belőle.
📌 Ideális: Olyan csapatok számára, amelyek nyílt végű visszajelzéseket gyűjtenek az ügyfelek elvárásainak kezelése és az ismétlődő szolgáltatási hiányosságok azonosítása érdekében.
🔍 Tudta? A vélemények fontosak. Az érték fontos. Együtt? Chef’s kiss. Egy 2023-as tanulmány megállapította, hogy a jó ügyfélajánlások és a pozitív visszajelzések + az az érzés, hogy nem pazarolja a pénzét = erősebb lojalitás. Alapvetően, éreztesse az emberekkel, hogy okosan döntöttek, amikor Önt választották.
10. ClickUp ügyfélkapcsolati űrlap sablon
A ClickUp ügyfélkapcsolati űrlap sablon segítségével minden kérdést, aggályt vagy kérést rögzíthet, és azonnal továbbíthatja a megfelelő személynek.
Testreszabhatja az űrlapot olyan mezőkkel, mint a rendelési szám, a termékkategória vagy a kapcsolatfelvétel oka, hogy minden beérkező kérelem a csapat számára szükséges kontextussal érkezzen.
Egy kiemelkedő funkció? Az űrlapok benyújtását automatikusan hozzárendelheti a probléma típusához. Így a számlázási kérdések közvetlenül a pénzügyi osztályhoz kerülnek, a technikai problémák pedig a támogatáshoz. Ez kevesebb válogatást és jobb ügyfélmegtartást jelent a gyors, releváns támogatásnak köszönhetően.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Minden megkeresést rögzít, testreszabható mezőkkel a teljes kontextus megőrzése érdekében.
- A beérkező kérdéseket azonnal a megfelelő csapatnak vagy ügyintézőnek továbbítja, hogy gyorsabb válaszokat kapjon.
- Minden kapcsolat feladattá válik, így semmi sem maradhat figyelmen kívül.
📌 Ideális: A beérkező kérdések rögzítése a kapcsolattartási adatokkal együtt, és azok továbbítása a megfelelő technikai támogatási sorba.
🧠 Érdekesség: Az első call centert egy brit vállalat hozta létre, amely a PABX (Private Automated Business Exchanges) nevű rendszert használta. Ez lehetővé tette a vállalatok számára, hogy nagy mennyiségű ügyfélhívást kezeljenek.
11. ClickUp termékvisszajelzési felmérés sablon
A ClickUp termékvisszajelzési felmérési sablonjával mindössze néhány perc alatt elindíthat egy felmérést, amely segít Önnek:
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Tegyen fel világos, célzott kérdéseket, amelyeket az ügyfelek nem hagyhatnak figyelmen kívül.
- Felismerje a panaszok, funkciókérések vagy frusztrációk mintáit
- Kövesse nyomon az elégedettségi pontszámokat és a beérkező kérelmek tendenciáit az idő függvényében.
Tegyük fel, hogy az ügyfelek folyamatosan panaszkodnak a nehézkes fizetési folyamatra. Ahelyett, hogy minden egyes jegyre válaszolna, küldje el ezt a kérdőívet, és szerezzen strukturált visszajelzéseket nagy léptékben. Így releváns részletekkel alátámaszthatja a változtatások szükségességét, nem csak panaszok gyűjteményével.
Ezzel az ügyfél-visszajelzési eszközzel az összes választ egy helyen tekintheti meg, termékértékelések, megjegyzések és vélemények szerint rendezve. Így könnyebb megítélni, hogy mit kell először kijavítani, és mi működik már jól.
📌 Ideális: A termékre vonatkozó információk gyűjtése a funkciók, frissítések vagy javítások fontossági sorrendjének megállapításához döntő jelentőségű az ügyfélkezelés szempontjából.
12. ClickUp incidenskezelési jelentés sablon
Ha valami baj történik, például adat szivárgás, fiókfeltörés vagy gyanús bejelentkezés, akkor egy hektikus Slack-beszélgetés nem lesz elég. A ClickUp incidenskezelési jelentés sablonjával minden részletet naplózhat, mindenkit tájékoztathat, és elkerülheti a ismételt hibákat.
Ez a feladat sablon minden incidenshez egy külön feladatot hoz létre, egyéni állapotok segítségével szakaszokra bontja, és egyéni mezők, például „Jóváhagyta”, „Incidens megjegyzések” és „Kiegészítő dokumentumok” segítségével fontos kontextust ad hozzá.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Minden incidenst részletes kontextussal, egyedi állapotokkal és kiegészítő dokumentumokkal naplóz.
- Kövesse nyomon a visszajelzéseket és a megoldásokat, hogy elkerülje a hibák megismétlődését.
- Kritikus helyzetekben biztosítja a csapat összehangolt működését és tájékozottságát.
📌 Ideális: vezetők és támogató csapatok számára, akik dokumentálják a jelentős eseményeket, kijelölik a követendő lépéseket, és tanulnak a hibákból.
🧠 Érdekes tény: A humor (ha helyesen használják) emlékezetessé teheti az ügyfelekkel való interakciókat. Egy könnyed vicc vagy egy vidám, barátságos hangnem a rutin jellegű ügyfélszolgálati csevegést olyanná teheti, amit az ügyfelek valóban élveznek, így nagyobb eséllyel emlékeznek majd rá és ajánlják tovább a márkát.
Nézze meg ezt a videót, hogy megértse, hogyan lehet az AI-t felhasználni az ügyfélszolgálatban:
13. Ügyfélszolgálati válaszsablonok az Email Meter-től
Az ügyfélszolgálati e-mailek nem mindig egyszerűek. Néhányuk időérzékeny, másokhoz pedig a megfelelő egyensúlyra van szükség az empátia és az egyértelműség között. Az Email Meter ezt megérti. Ezért kínálnak egy letölthető csomagot, amely 10 ügyfélszolgálati e-mail sablont tartalmaz, amelyek segítségével gyorsabban válaszolhat és a minta válaszok segítségével kezelheti az ügyfelekkel való kommunikációt.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
Íme két kiemelkedő sablon a csomagból:
- Az ügyfélnek minél hamarabb válaszra van szüksége: Ez azoknak a sürgős e-maileknek szól, amelyekben az ügyfél egyértelműen stresszes. Segít megtalálni a megfelelő hangnemet – nyugodt, tiszteletteljes és megnyugtató –, még akkor is, ha a kapott üzenet nem udvarias.
- Átmenet az értékesítésről az ügyfélkezelésre: Az üzlet lezárása után használja ezt a sablont, hogy megköszönje az ügyfélnek, bemutassa az új ügyfélkezelőjét, és tudassa vele, hogy továbbra is rendelkezésre áll, ha további kérdései lennének.
📌 Ideális: A válaszok gyorsítása a gyakori esetekre készített e-mail válaszok könyvtárával.
14. Ügyfélszolgálati e-mail sablonok a Zendesk-től
A Zendesk 30 ügyfélszolgálati e-mail sablonja segítségével szinte minden gyakori (és ritka) támogatási helyzetet kezelhet anélkül, hogy mindent elölről kellene írnia.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Nyugtassa meg az ügyfeleket a szolgáltatás meghibásodása után
- Növelje az eladásokat anélkül, hogy eladónak tűnne
- Küldjön megújítási emlékeztetőket vagy áremelési értesítéseket anélkül, hogy kellemetlen helyzetbe kerülne.
- Tartsa konzisztensnek az interakciókat, amikor csapat tagokat cserél.
📌 Ideális: Ügyintézők és vezetők számára, akik minden ügyfél-e-mailben egységes márka hangot és stílust kívánnak fenntartani.
15. Ügyfélszolgálati e-mail válasz sablon a Medallia-tól
A Medallia sabloncsomagja az ügyfélszolgálati ügynökök számára készen használható válaszokat kínál a leggyakoribb és legnehezebb helyzetekre. Bármely sablont másolhat és személyre szabhat, hogy:
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Hatékonyan kommunikáljon a csomagjaik késnek, hibásak vagy sérültek, és emiatt frusztrált ügyfelekkel, anélkül, hogy szavakat kellene keresnie.
- Tisztázza a bonyolult vállalati irányelveket vagy a számlázással kapcsolatos zavarokat másodpercek alatt.
- A megfelelő bocsánatkéréssel és jó szándékú gesztussal a negatív telefonos/csevegési élményeket második esélyekké alakíthatja.
📌 Ideális: A szolgáltatási élmény nyomon követése strukturált visszajelzés-kérés sablon segítségével.
16. Ügyfélszolgálati e-mail sablonok a Hiver-től
Ezek a sablonok azoknak az ügyfélszolgálati csapatoknak készültek, amelyek gyorsabban szeretnének válaszolni anélkül, hogy robotosnak tűnnének. Mindegyik sablon egy adott pillanatot old meg a támogatási folyamatban, így csapata világosan és magabiztosan kezelheti a késedelmeket, hibákat vagy akár a búcsúkat is.
Ezekkel a sablonokkal proaktív frissítésekkel megnyugtathatja az aggódó ügyfeleket, személyes hangvételű üzenetekkel zárhatja le a megoldott jegyeket, és még sok más.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Gyors, szabványosított válaszokat ad, anélkül, hogy robotikusnak tűnne.
- Tisztán és figyelmesen kezeli a késéseket, hibákat, búcsúkat és egyebeket.
- Segít a csapatoknak hatékonyan kezelni a nagy mennyiségű támogatási e-mailt.
📌 Ideális: Gyors, szabványosított válaszok küldésére nagy mennyiségű támogatási e-mail kezelése közben.
17. Ügyfélszolgálati válaszsablonok a LiveAgent-től
A LiveAgent készen álló sablonjai azoknak készültek, akik naponta ügyfélkommunikációval foglalkoznak, és megkönnyítik a professzionális válaszok megírását.
A hangnemtől és a sürgősségtől függetlenül mindig találhat egy sablont, amely illik a helyzethez.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Automatikus válasz e-mail sablon: Azonnal nyugtázza az üzenet fogadását, és világosan meghatározza, mikor várhat a ügyfél választ.
- Dühös ügyfél válasz e-mail sablon: Csillapítsa a feszült helyzeteket empátiával, felelősségvállalással és megnyugtatással.
- Ügyfélpanasz-válasz sablon: Kezelje a problémákat közvetlenül, kínáljon megoldásokat, és mutassa meg az ügyfélnek, hogy meghallgatták.
📌 Ideális: Ügyintézők számára, akik különböző ügyfélhelyzeteket kezelnek, és hatékony válaszokra van szükségük többféle felhasználási esetre.
🧠 Érdekesség: A legrégebbi írásos ügyfélpanasz i. e. 1750-ből származik, az ókori Mezopotámiából. Egy Nanni nevű férfi agyagtáblára írta panaszát, mert rossz minőségű rézet kapott.
18. LiveAgent közösségi média ügyfélszolgálati válaszsablonok
Ha ügyfélkérdéseket kezel a közösségi médiában, akkor tudja, milyen gyakran jelennek meg ugyanazok a kérdések, panaszok vagy dicséretek. Minden egyesre manuálisan válaszol? Ez időigényes, ismétlődő és kimerítő feladat. A LiveAgent közösségi média ügyfélszolgálati sablonjai itt jönnek jól.
Ezeket a sablonokat kifejezetten ügyfélszolgálati képviselők, támogató csapatok és online interakciókat kezelő személyek számára tervezték, és segítségükkel gyorsabban válaszolhat anélkül, hogy robotosnak tűnne.
🌼 Miért fogja szeretni ezt a sablont?
- Professzionális válaszok, amelyek segítenek Önnek a felhasználók támogatásában a támogatási problémák vagy a hibaelhárítási lépések során.
- Tartsa fenn a jó hangulatot barátságos, elismerő üzenetekkel.
- Ismerje el a frusztrációt, őszintén kérjen bocsánatot, és kínáljon valódi megoldásokat.
📌 Ideális: Az ügyfelek közösségi platformokon feltett kérdéseire adott, hangnemileg megfelelő, előre megírt válaszok az ügyfél-elégedettség javítása érdekében.
Kiemelkedő szolgáltatást nyújt a ClickUp segítségével
A kiváló ügyfélszolgálat nem a sablonos válaszokból fakad.
Inkább olyan rendszerekből származik, amelyek kielégítik a csapata, az eszközei és az ügyfelei igényeit.
A ClickUp ügyfélszolgálati válaszsablonjai kiemelkednek ebből a szempontból. Teljesen testreszabható támogatási munkafolyamatot hoznak létre rugalmas, az Ön csapatának igényeihez igazított egyéni nézetekkel, állapotokkal és mezőkkel.
Szeretné nyomon követni a magas prioritású jegyeket Kanban nézetben? Megoldható. Szüksége van egy űrlapalapú felvételi rendszerre az ügyfelek problémáinak kezeléséhez? Könnyű.
Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra!
Gyakran ismételt kérdések
1. Hogyan írjon ügyfélszolgálati válaszokat?
A jó ügyfélszolgálati válaszoknak gyorsnak, udvariasnak, személyre szabottnak, empatikusnak és megoldásorientáltnak kell lenniük. Mindig szólítsa meg az ügyfelet a nevén, ismerje el az aggodalmát, magyarázza el a megoldást, és kínáljon további segítséget.
Példa:
Üdvözlöm, [Ügyfél neve]!
Köszönjük, hogy felvette velünk a kapcsolatot a [probléma] ügyében. Elnézést kérünk a kellemetlenségért. A következőképpen tudunk segíteni: [megoldás/következő lépések]. Kérjük, jelezze, ha további kérdései vagy észrevételei vannak.
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
[Az Ön neve]
2. Melyek az ügyfélszolgálat 5 alapelvei?
Az ügyfélszolgálat 5 alapelve:
- Tisztelet: Minden ügyfelet méltósággal és udvariasan kezeljen.
- Válaszadás: Az ügyfelek kérdéseire azonnal és megfelelően válaszoljon.
- Megoldás: Hatékonyan kezelje és oldja meg az ügyfelek problémáit.
- Biztosítsa őket: Adjon az ügyfeleknek bizalmat, hogy aggályaikat komolyan veszik.
- Ne feledje: Kövesse nyomon és jegyezze meg a korábbi interakciókat a kapcsolatok építése érdekében.
3. Hogyan reagáljak az ügyfelek panaszaira?
Használjon olyan sablont, amely elismeri a problémát, bocsánatot kér, elmagyarázza a megoldást, és megköszöni az ügyfél visszajelzését.
Sablon:
Üdvözlöm, [Ügyfél neve]!
Köszönjük, hogy felhívta figyelmünket erre. Sajnálattal hallom, hogy ilyen tapasztalatai voltak [leírja a problémát]. Komolyan vesszük visszajelzését, és kivizsgáljuk az ügyet.
A probléma megoldása érdekében a következőket tesszük: [magyarázza el a megoldást vagy a következő lépéseket].
Kérjük, jelezze, ha bármiben segíthetünk. Köszönjük türelmét és hogy lehetőséget adott nekünk a helyzet rendezésére.
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
[Az Ön neve]
4. Mi egy jó ügyfélszolgálati válasz példája?
Így néz ki egy jó ügyfélszolgálati válasz:
Szia Sarah,
Sajnálom, hogy megrendelése késve érkezett meg. Igyekszünk pontosan szállítani, és megértem, milyen frusztráló lehet ez. Visszatérítettem a szállítási költséget, és gyorsítottam a pótlólagos megrendelést, amely két napon belül megérkezik.
Kérem, jelezze, ha bármiben segíthetek. Köszönjük megértését és hűségét.
Üdvözlettel, Alex