Mi a feladat állapota? Ez egy egyszerű kérdés.
Egy forgalmas csapatban azonban nehéz lehet egyértelmű választ kapni: a frissítések szétszóródnak a csevegési szálak, e-mailek és sietve leírt jegyzetek között. A határidők gyorsan közelednek, a feladatokat figyelmen kívül hagyják, és mielőtt észbe kapnál, több időt töltesz a munka nyomon követésével, mint annak elvégzésével.
A Teams alkalmazásban elérhető Microsoft Planner segítségével strukturált, megosztott teret hozhat létre, ahol a feladatok, a határidők és a felelősségi körök egyértelműek.
Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan használhatja a Microsoft Planner alkalmazást a Teamsben, hogy csapata szervezett maradjon. 📊
❗️A Planner gyorsan elérheti a kapacitáshatárát. A Monday.com a szokásos következő lépés.
Azok a csapatok, amelyek a Plannerről a Monday.com-ra váltottak, 6 hónapon belül ugyanazokkal a korlátokkal szembesültek: az árak hirtelen emelkedése, a korlátozott jelentéskészítési lehetőségek és a valódi hierarchia hiánya. Ez az ellenőrzőlista megmutatja, hogyan lehet kihagyni a közbenső lépést. 👇🏼
Hogyan használhatja a Microsoft Planner alkalmazást a Microsoft Teams-ben?
Kövesse az alábbi lépéseket a feladatok beállításához, szervezéséhez és kezeléséhez a Microsoft Planner segítségével, közvetlenül a Teams alkalmazásban.
- Adja hozzá a Planner alkalmazást a Teams-hez az Alkalmazások menüből
- Hozzon létre vagy csatlakoztasson egy tervet egy csapatcsatornán belül
- Szervezze meg a munkát kategóriák és címkék segítségével
- Rendeljen hozzá feladatokat felelősökkel, határidőkkel és értesítésekkel
- Szűrje, csoportosítsa és ábrázolja az előrehaladást diagramok segítségével
- A prioritások változásával könnyedén frissítheti a feladatokat
A Microsoft Planner segítségével rendszert teremthet a csapata munkamenetében.
Akár most állítja be először, akár a meglévő munkafolyamat optimalizálásának módjait keresi, ez a lépésről lépésre szóló útmutató végigvezeti Önt a Planner Teams-en belüli használatának gyakorlati oldalán.
Kezdjük el! 💪
1. lépés: Keresse meg és adja hozzá a Microsoft Plannert a Teams-hez
Először is, vegyük fel a Planner alkalmazást a Teamsbe.
Nyissa meg a Microsoft Teams alkalmazást, és nézze meg a bal oldali menüt. Kattintson az Alkalmazások ikonra (a három pont) a Microsoft Teams integrációk eléréséhez. Írja be a Tasks by Planner and To Do (vagy egyszerűen Planner) szót *a keresősávba.
Kattintson az Hozzáadás gombra a Teams-be való integráláshoz. Miután ezt megtette, a Planner közvetlenül a Teams-ben lesz elérhető, így nem kell különböző alkalmazások között váltogatnia a feladatok kezeléséhez.
🔍 Tudta ezt? A Microsoft Planner 2016-os hivatalos bevezetése előtt a „Project Work Tracker” kódnéven futott. A Microsoft 365-ön belül a könnyű feladatkezelés iránti növekvő igényre válaszul fejlesztették ki.
2. lépés: Hozzon létre egy új tervet egy csapatcsatornában
Kattintson a bal oldali menüben a Teams fülre, és válassza ki azt a csatornát, amelyhez hozzá kívánja adni a Planner alkalmazást. A csatorna tetején kattintson a + (plusz) ikonra egy új fül hozzáadásához. Válassza ki a Planner alkalmazást az alkalmazások listájából.
Válassza az Új terv létrehozása lehetőséget, adjon neki nevet, például „Marketing Sprint” vagy „Projekt ütemterv”, majd döntse el, hogy értesíteni szeretné-e a csapatot, az „Erről a fülről közzététel a csatornán” jelölőnégyzet bejelölésével.
Kattintson a Mentés gombra, és máris készen áll az új terve.
3. lépés: Hozzon létre egy meglévő tervet egy csapatcsatornában (opcionális)
Már máshol is használja a Microsoft Planner alkalmazást? Semmi gond, néhány lépésben beépítheti a Teamsbe.
Nyissa meg a meglévő Planner-tábláját egy webböngészőben vagy a Planner-alkalmazásban, kattintson a tetején található … (három pont) gombra, majd válassza a Link másolása a tervhez lehetőséget. Ezután lépjen át a Teams-be, keresse meg a megfelelő csatornát, és kattintson a + (plusz) ikonra egy új lap hozzáadásához.
Válassza ki a Webhely fület, adjon neki nevet, illessze be a másolt Planner-linket, majd kattintson a Mentés gombra. Ennyi, és máris zökkenőmentesen integrálódott a meglévő terve a Teamsbe, így könnyen hozzáférhet hozzá.
4. lépés: Feladatok csoportosítása
A csoportok olyan kategóriákhoz hasonlítanak, amelyek segítenek a feladatok rendszerezésében. Ahelyett, hogy mindent egy hosszú listába dobna, a feladatokat szakasz, részleg vagy prioritás szerint csoportosíthatja.
A Planner-tábláján kattintson a jobb oldalon található Új kategória hozzáadása gombra.
Adjon neki nevet, például „Teendők”, „Folyamatban” vagy „Befejezve”. Ismételje meg ezt a műveletet, hogy a tervezőjét annyi kategóriába szervezze , amennyire szüksége van. Így világos struktúrát kap a munkák kezeléséhez.
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 92%-a következetlen módszerekkel követi nyomon a teendőket, ami elmulasztott döntésekhez és késedelmes végrehajtáshoz vezet.
Akár nyomonkövetési jegyzeteket küld, akár táblázatokat használ, a folyamat gyakran szétszórt és hatástalan. A ClickUp feladatkezelő megoldása biztosítja a beszélgetések zökkenőmentes átalakítását feladatokká – így csapata gyorsan cselekedhet és összehangoltan dolgozhat.
5. lépés: Feladatok hozzáadása és kiosztása
Most pedig ideje hozzáadni a feladatokat, és kiosztani azokat a csapattagoknak. Kattintson a megfelelő kategória alatt a + Feladat hozzáadása gombra. Adjon nevet a feladatnak, állítsa be a határidőt, majd osztja ki a csapat egyik tagjának. Kattintson a Feladat hozzáadása gombra, és a feladat megjelenik a listán.
🧠 Érdekesség: A Planner egy Kanban-stílusú táblát használ, amely segít a felhasználóknak a feladatok különböző szakaszok közötti áthelyezésében, így kiváló eszköz az agilis csapatok számára a munkafolyamatok kezeléséhez. A feladatok szinkronizálhatók a Microsoft To Do alkalmazással is, így a felhasználók egy helyen kezelhetik személyes feladataikat és a csapat céljait.
6. lépés: Értesítések beállítása
Szeretné, hogy csapata mindig naprakész legyen a frissítésekkel kapcsolatban? Állítson be értesítéseket a Plannerben.
Kattintson a Beállítások (fogaskerék ikon) gombra, lépjen az Értesítések menüpontba, válassza ki a szükséges értesítéseket (pl. feladat-hozzárendelések és határidő-változások), majd kattintson a Mentés gombra. Nincs többé „nem láttam azt a feladatot” kifogás.
🧠 Érdekesség: A „plan” szó a latin planum szóból származik, amely sík felületet vagy tervrajzot jelent, és egy követendő, egyértelmű utat szimbolizál.
7. lépés: Használja a szűrőket és a csoportosítást a munka nyomon követéséhez
Ahogy a terve egyre telítődik, elengedhetetlen lesz a feladatok gyors megtalálása. Itt jönnek jól a szűrők és a csoportosítás. Íme, hogyan használhatja ezeket a Microsoft Teams funkciókat:
- A Planner-táblája tetején található Szűrő gombbal a feladatokat a következő szempontok szerint rendezheti: Határidő (Mi esett már le? Mi jön hamarosan?) Prioritás (Mi sürgős? Mi várhat?) Előrehaladás (Mely feladatok vannak folyamatban vagy befejeződtek?) Kijelölt tag (Ki min dolgozik?)
- Határidő (Mi esedékes? Mi várható hamarosan?)
- Prioritás (Mi sürgős? Mi várhat?)
- Előrehaladás (Mely feladatok vannak folyamatban vagy már befejeződtek?)
- Kijelölt tag (Ki min dolgozik?)
- Használhatja a Csoportosítás funkciót is a feladatok rendezéséhez a következő szempontok szerint: Kategória (Teendő, Folyamatban, Befejezve) Kijelölt (Kiválóan alkalmas annak megtekintésére, kinek van túl sok dolga) Határidő (A határidők gyors áttekintéséhez)
- Kategóriák (Teendők, Folyamatban, Befejezve)
- Kijelölt (Kiválóan alkalmas arra, hogy lássa, kinek van túl sok dolga)
- Határidő (A határidők gyors áttekintéséhez)
- Határidő (Mi esedékes? Mi várható hamarosan?)
- Prioritás (Mi sürgős? Mi várhat?)
- Előrehaladás (Mely feladatok vannak folyamatban vagy már befejeződtek?)
- Kijelölt tag (Ki min dolgozik?)
- Kategóriák (Teendők, Folyamatban, Befejezve)
- Kijelölt (Kiválóan alkalmas arra, hogy lássa, kinek van túl sok dolga)
- Határidő (A határidők gyors áttekintéséhez)
Ezek az eszközök segítenek abban, hogy a legfontosabb dolgokra koncentrálhasson anélkül, hogy hosszú feladatlistákat kellene végiglapoznia.
8. lépés: Kövesse nyomon az előrehaladást vizuális diagramok segítségével
Ha gyors áttekintést szeretne kapni a csapat előrehaladásáról, váltson át a Diagramok nézetre. A Planner fülön kattintson a tetején található Diagramok elemre. Itt láthatja a feladatok állapot szerinti bontását és egyéb fontos információkat.
Ha szereti a vizuális ábrázolásokat, ez remek módszer a szűk keresztmetszetek felismerésére és a munkaterhelés kiigazítására, mielőtt a dolgok rossz irányba fordulnának.
9. lépés: Szükség szerint szerkessze vagy helyezze át a feladatokat, és használja a speciális funkciókat (opcionális)
A feladatok nem véglegesek – a munka előrehaladtával könnyedén frissítheti vagy áthelyezheti őket. Kattintson egy feladatra a részletek szerkesztéséhez, jegyzetek hozzáadásához, fájlok csatolásához vagy az ellenőrzőlista frissítéséhez.
Ha egy feladatot egyik kategóriából a másikba szeretne áthelyezni, egyszerűen húzza át azt. Megnyithatja a feladatot, és manuálisan is megváltoztathatja a kategóriáját. Így könnyen alkalmazkodhat a prioritások változásához.
Szeretnéd még továbbfejleszteni a Planner beállításait? Próbáld ki ezeket az extra funkciókat:
- Fájlok csatolása: Töltsön fel dokumentumokat közvetlenül a feladatokhoz, így minden egy helyen lesz
- Használjon címkéket: Színkódokkal jelölje meg a feladatokat a gyors vizuális rendszerezés érdekében (pl. „Magas prioritás”, „Alacsony prioritás”)
- Feladatok másolása: Másolja le a feladatokat, ha azokat különböző tervekben ismételni kell
🔍 Tudta? A Microsoft Teams-t a Skype for Business helyettesítésére fejlesztették ki, és 2017-ben indították el, közvetlen válaszként a Slackre.
Melyek a Microsoft Planner korlátai a Teams alkalmazásban?
Bár a Microsoft Planner megbízható eszköz a feladatok kezeléséhez a Teams-en belül, vannak hátrányai is. A csapat igényeitől függően előfordulhatnak olyan korlátozások, amelyek befolyásolják a munkafolyamatot, a testreszabást vagy a skálázhatóságot.
Íme néhány fontos szempont, amelyet érdemes szem előtt tartani:
- Feladatok és tervek korlátai: Egy tervben legfeljebb 3 000 aktív és 9 000 feladat lehet, beleértve a már befejezetteket is. A felhasználók vagy csoportok legfeljebb 400 tervet kezelhetnek.
- Korlátozott tárolók és kijelölt felhasználók száma: Minden csomag 200 tárolóra van korlátozva, és egy feladatot legfeljebb 20 felhasználónak lehet kijelölni, ami megnehezíti a komplex munkafolyamatok kezelését.
- Hiányoznak a fejlett projektmenedzsment-eszközök: A Planner nem támogatja a Gantt-diagramokat, nincs benne ellenőrzési napló, és nem rendelkezik beépített időkövetési funkcióval a feladatokra fordított idő nyomon követéséhez.
- Nincs visszavonási lehetőség: Ha töröl egy feladatot vagy tervet, az végleg eltűnik – nincs lomtár, ahonnan visszaállíthatná.
- A Microsoft 365 követelményei: A Planner nem önálló eszköz. Csak Microsoft-előfizetéssel használhatja.
🔍 Tudta-e? A világ első ismert tervezője a 10. századi Kínából származik, ahol a tisztviselők fa táblákat használtak a találkozók és a menetrendek nyomon követésére.
Miért jelent a ClickUp hatékonyabb alternatívát a Microsoft Plannerhez képest?
Amikor a csapatok kinövik az alapvető feladat táblákat, a ClickUp rugalmas munkafolyamatokkal, automatizálással és valós idejű együttműködéssel váltja fel a Planner-t.
- Hozzon létre részletes feladatokat alfeladatokkal, prioritásokkal és több felelőssel
- Használja a nézeteket (Lista, Tábla, Naptár, Idővonal) a munka vizuális nyomon követéséhez
- Automatizálja a feladatok kiosztását, a frissítéseket és az utánkövetést
- Hozzon létre alfeladatokat, összefoglalókat és frissítéseket a ClickUp Brain segítségével
- Együttműködés valós időben a Csevegés, a SyncUps és a megjegyzések segítségével
A mai munkavégzés nem működik megfelelően. Projektjeink, tudásunk és kommunikációnk egymástól független eszközök között szétszóródva lassítják a munkánkat.
A ClickUp megoldja ezt a problémát az mindenre kiterjedő munkahelyi alkalmazással, amely egy helyen egyesíti a projekteket, a tudást és a csevegést – mindezt olyan mesterséges intelligencia támogatásával, amely segít gyorsabban és hatékonyabban dolgozni.
Így kezdheted el a ClickUp használatát! 🤩
Feladatkezelés
A ClickUp Tasks segítségével a teendői áttekinthetőek maradnak, így a feladatkezelés soha nem tűnik túlterhelőnek. Rugalmasságot és ellenőrzést kap a munka felosztásához, az előrehaladás nyomon követéséhez, és mindezt egy helyen tarthatja. Adjon hozzá részletes leírásokat, határidőket, mellékleteket, prioritásokat és több felelős személyt, hogy semmiről ne maradjon le.
Nagy projekteket szeretne kisebb részekre bontani? Az alfeladatok segítségével pillanatok alatt kezelhető lépésekre bonthatja a túl nagy kihívást jelentő célokat.
Ráadásul a ClickUp Views és a mesterséges intelligencián alapuló ClickUp Automation segítségével a feladatkezelésen túlmutató lehetőségek is rendelkezésre állnak. Váltson a nézetek között, hogy lássa, mi sürgős, automatizálja az ismétlődő munkákat, sőt, használja a beépített mesterséges intelligencia-asszisztenst, a ClickUp Brain-t is feladatfrissítések vagy alfeladatok létrehozásához.
Például indít egy új marketingkampányt. A Plannerben létrehoz egy egyszerű feladatot hozzá, kijelöl néhány csapattagot, és… ennyi.
A ClickUp segítségével azonban teljes mértékben kihasználhatja feladatkezelési készségeit! Hozzon létre egy „2. negyedévi marketingkampány elindítása” feladatot, adjon hozzá alfeladatokat, például „E-mail-sablonok tervezése” és „Közösségi média bejegyzések vázlata”*. Ezután határidőket állíthat be, csapatokat rendelhet hozzá, és nyomon követheti a feladatokat.
🔍 Tudta-e? Az ókori egyiptomiak az egész évüket a Nílus árvízciklusaihoz igazították, így hozva létre az egyik legkorábbi, természeti eseményekre épülő naptárrendszert.
Hogy minden részletre kiterjedjen a figyelem, használja a ClickUp feladatellenőrző listáit. Ez a funkció segít a csapatoknak a szervezettség fenntartásában, és biztosítja, hogy semmi ne maradjon ki.
Minden feladat-ellenőrzőlista beépített teendőlistaként működik a feladat keretein belül, így könnyen felbonthatja a munkát kisebb teendőkre. Át kell adnia a feladatot? Az ellenőrzőlista elemeit különböző csapattagoknak rendelheti hozzá, így a felelősségi körök teljesen egyértelműek lesznek.
Ezen felül az egyes tételek lejelölésével az előrehaladás azonnal láthatóvá válik, így a távoli csapatok is összehangoltan tudnak dolgozni.
Tegyük fel, hogy egy blog közzétételi munkafolyamatát irányítja. Rendeljen hozzá ellenőrzőlista-elemeket, például vázlatkészítés, tervezés, SEO és a csapattagok beosztása, kövesse nyomon a haladást valós időben, és szüntesse meg a végtelen oda-vissza levelezést.
⚙️ Bónusz: Íme a ClickUp-ról szóló átfogó útmutató! Ismerje meg mindazt, amit a platformról tudni kell, a feladatkezelő szoftverként nyújtott lehetőségektől kezdve az integrációkig és a fejlett, mesterséges intelligencián alapuló funkciókig.
Nézze meg ezt a videót is arról, hogyan tarthatja kézben a prioritásait:
Könnyed csapatmunka
A ClickUp Chat segítségével elkerülheti az alkalmazások közötti váltogatást – ez a funkció teszi a ClickUp-ot egyedülállóvá a zökkenőmentes csapatmunkában.
Tegyük fel, hogy egy termékbevezetésen dolgozol, és az ellenőrzőlistád mindenre kiterjed, de az utolsó pillanatban érkezik visszajelzés. Ahelyett, hogy üzenetekkel terhelnéd a Slacket, lépj át a Chatbe, amely közvetlenül kapcsolódik a feladataidhoz.
Beszélje meg a változásokat privát terekben, vagy folytasson gyors hang- vagy videohívásokat a SyncUps segítségével. Az integrált Brain segítségével egyetlen kattintással alakíthatja az üzeneteket cselekvésre késztető feladatokká. Sürgős feladatfrissítésre van szüksége? Kérje meg a ClickUp Brain-t a csevegésben, hogy foglalja össze a hosszú csevegési szálakat, és azonosítsa a teendőket.
📖 Olvassa el még: Hogyan növeli a Teams a termelékenységét a ClickUp segítségével
Előre elkészített tervezési sablonok
A napi feladatok nyomon követése nem feltétlenül jelent nehézséget. A ClickUp napi tervező sablon segít egy helyen rendszerezni, fontossági sorrendbe állítani és nyomon követni mindent – így Ön a lényegre koncentrálhat.
Ezzel a napi tervező sablonnal a feladatokat olyan szakaszokba sorolhatja, mint a „Személyes”, „Munka” vagy „Célok”, így könnyebben áttekintheti, mire kell figyelnie. A prioritás-meghatározó eszközök segítségével először a legfontosabb és legsürgetőbb feladatokat intézheti el, míg a grafikonok és táblázatok segítségével egy pillanat alatt nyomon követheti az előrehaladását.
🔍 Tudta? Az Eisenhower-mátrix, egy népszerű időgazdálkodási módszer, Dwight D. Eisenhower volt amerikai elnöktől merített ihletet, aki híresen a sürgősség és a fontosság alapján rangsorolta a feladatokat.
Mikor érdemes áttérni a Microsoft Plannerről a ClickUpra?
A Teams alkalmazásban elérhető Microsoft Planner kiváló eszköz a feladatok rendszerezéséhez, a csapattal való együttműködéshez és a határidők betartásához.
Ha azonban nagyobb rugalmasságra, automatizálásra és fejlett funkciókra van szüksége, érdemes lehet egy hatékonyabb megoldást keresnie.
A ClickUp, a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazás, megbízható feladatkezelést, valós idejű együttműködést és testreszabható munkafolyamatokat kínál. Egy helyen megtalál mindent, amire szüksége van a csapata munkájának tervezéséhez, nyomon követéséhez és optimalizálásához.
Miért érné be ennyivel? Regisztráljon még ma ingyen a ClickUp-ra! ✅