Gondolt már arra, hogy karriert vált? Lehet, hogy új szenvedélyt akart követni, jobb munka-magánélet egyensúlyt elérni, vagy csak új életet kezdeni. Talán meg is tette a lépést, és elkezdett pályázni, de most elveszett a álláshirdetések és a pályázati határidők hálójában. Nem vagy egyedül.
Az SHRM jelentése szerint a jelentkezők csupán 8%-a jut el az interjúig.
A rendetlen rendszerek a hibásak. Az álláspályázatok szervezése, nyomon követése és utánkövetése önmagában is egy munka.
De van egy eszköz, amely megbízható szövetségese lehet ebben a folyamatban: a Microsoft Excel. Nem csak a rend fenntartásáról van szó, hanem arról is, hogy soha ne szalasszon el egy lehetőséget sem, amellyel megkaphatja álmai állását.
Ez a cikk végigvezeti Önt egy egyszerű, de hatékony álláspályázati nyomkövető beállításán az Excelben. Tippeket tartalmaz, amelyek segítenek a szervezettség fenntartásában, a fontos részletek nyomon követésében és a toborzóval való kapcsolattartásban.
Az Excel álláspályázati nyomkövető koncepciója
Az álláspályázatok nyomon követő segít kategorizálni és rendszerezni az álláspályázatait, és átlátni az álláskeresési folyamatot. Segít nyomon követni minden állást, amelyre jelentkezett, hogy hol tart a jelentkezési folyamatban, és mik legyenek a következő lépései.
A nyomkövető célja egyszerű: biztosítani, hogy soha ne hagyjon ki egy határidőt, ne felejtse el a nyomon követést, és ne veszítse szem elől az álláskeresés során elért eredményeket.
Hagyományosan az álláskeresők kézzel írt jegyzetekre vagy egyszerű Google Docs- vagy MS Word-dokumentumokra támaszkodtak, hogy nyomon kövessék az álláspályázataikat. Ez a módszer azonban gyakran vezet elszalasztott lehetőségekhez, elfelejtett interjúkhoz vagy nyomon követési határidőkhöz, valamint elveszett kapcsolatokhoz.
Ezzel szemben a modern álláspályázati nyomkövetők hatékonyabb módszert kínálnak a keresés kezelésére. Ezekkel az eszközökkel a legfontosabb adatokat – például a cégneveket, elérhetőségeket, interjúidőpontokat és pályázati határidőket – egy helyen tárolhatja.
A Lincoln College által végzett felmérés szerint a legtöbb álláskereső, aki egy hét után visszajelentkezik , 30%-kal növeli esélyeit a válaszra .
Nem csoda, hogy sok modern nyomkövető olyan funkciókat kínál, mint az automatikus emlékeztetők, színkódolt állapotfrissítések, interjúkészülésre segítő AI-eszközök és az e-mailekkel való zökkenőmentes integráció, amelyek sokkal simábbá teszik a folyamatot.
Excel álláspályázati nyomkövetőként
Ez a mindennapi eszköz néhány apró módosítással testreszabható és könnyen frissíthető álláspályázati nyomkövetővé alakítható.
Vessünk egy pillantást arra, hogyan lehet hatékonyan használni az Excel programot az álláskereséshez.
Hogyan használhatja az Excel programot az álláspályázatok nyomon követésére?
Az Excel használata álláspályázati nyomkövetőként egyszerűbb, mint gondolná. Más feladatkezelő szoftverekhez képest rugalmasságot kínál minimális beállítással .
Kezdje azzal, hogy létrehoz egy Excel-munkafüzetet. Ha még nem ismeri az Excel programot, a munkafüzet egy vagy több táblázatot tartalmazó fájl. Ehhez indítsa el az Excel programot, kattintson a Fájl menüpontra, válassza az Új lehetőséget, majd a Üres munkafüzet lehetőséget. A következő lépésekkel testreszabhatja ezt a munkafüzetet az álláskeresési igényeinek megfelelően.
Egy tipikus Excel-alapú álláspályázati nyomkövető a következő oszlopokat tartalmazza:
- Álláscím és cégnév: Ezeknek az elsődleges oszlopoknak kell lenniük, hogy gyorsan áttekintse a lehetőségeket.
- Jelentkezés dátuma: Ez segít nyomon követni, mikor jelentkezett és mikor kell utánajárnia.
- Álláshirdetés URL-je: Mentse el az állásleírás linkjét, hogy könnyen hozzáférhessen, amikor interjúkra készül.
- Állapot: Tartsa naprakészen ezt az oszlopot olyan szakaszokkal, mint „Jelentkezés”, „Interjú időpontja”, „Ajánlat megkapva” vagy „Elutasítva”.
- Interjú időpontok: Jegyezze fel ezeket, hogy ne foglaljon le magának két időpontot egyszerre, és ne felejtse el a megbeszélt találkozókat.
- A felvételi vezető elérhetőségei: Ha ezek az információk kéznél vannak, könnyebb nyomon követni a folyamatot.
- Követő megjegyzések: Kövesse nyomon, mikor küldött követő e-maileket vagy hívta fel a toborzókat, hogy szervezett maradjon a kommunikációja.
Így néz ki egy tipikus álláspályázati nyomkövető Excel táblázat:
💡Profi tipp: Használja az Excel táblázatkezelő sablonjait, hogy felgyorsítsa az álláspályázatok nyomon követését. Ezek az előre elkészített sablonok időt takarítanak meg, mivel lehetővé teszik a legfontosabb adatok szervezését anélkül, hogy időt kellene fordítania a beállításra.
Tippek az Excelben található álláspályázati nyomkövető karbantartásához
Egy elhanyagolt nyomkövető nem segít abban, hogy megkapja álmai állását, ezért fontos, hogy naprakészen tartsa. Íme néhány tipp:
- Hetente frissítsd: Kezelje a nyomkövetőt élő dokumentumként. Minden alkalommal, amikor állásra jelentkezik, előrelép az interjúk folyamatában, vagy követő e-mailt küld, győződjön meg arról, hogy a nyomkövető tükrözi ezeket a frissítéseket.
- Rendezés prioritás szerint: Egyes állások kiemelkednek a legvonzóbb lehetőségek közül. Használja az Excel rendezési vagy szűrési funkcióit, hogy prioritást adjon azoknak az állásoknak, amelyek határideje közelebb van, vagy amelyek vonzóbbak.
- Készítsen biztonsági másolatot: Az utolsó dolog, amit szeretne, az az, hogy elveszítse az összes kemény munkáját. Készítsen biztonsági másolatot a nyomkövetőjéről olyan felhőszolgáltatásokon, mint a Google Drive vagy a OneDrive.
- Használjon szűrőket vagy feltételes formázást: Ez segít az állásajánlatok prioritási szintjük alapján történő rendezésében. Például színekkel jelölje meg az álláspályázatait az aktuális szakaszuk alapján: benyújtott – sárga háttérrel, interjú időpontja megbeszélve – kék háttérrel, ajánlatot kapott – zöld háttérrel.
- Emlékeztetők beállítása: Míg az Excel önmagában nem kínál emlékeztető funkciót, könnyen összekapcsolhatja a Google Naptárral vagy más ütemező alkalmazásokkal, hogy értesítéseket kapjon a fontos határidőkről.
A Google Sheets használatát is fontolóra veheti álláskeresése támogatására.
Az Excel álláskeresés-követőként való használatának előnyei és hátrányai
Az Excel álláspályázatok nyomon követésére való használatának megvannak a maga előnyei, de vannak hátrányai is. Először beszéljünk az előnyökről:
Rugalmasság és testreszabás
Az Excel segítségével olyan álláspályázati nyomkövetőt hozhat létre, amely az Ön egyedi igényeinek megfelel. Testreszabhatja az oszlopokat, hogy nyomon követhesse a legfontosabbakat, az alkalmazási határidőktől a felvételi vezető elérhetőségeiig. Ez a rugalmasság megkönnyíti a nyomkövető testreszabását az álláskeresési stratégiájához.
Költséghatékonyság
Ha már rendelkezik Microsoft Office-szal, az Excel használata az álláspályázatok nyomon követéséhez nem jár semmilyen többletköltséggel. Ez egy egyszerű, költséghatékony megoldás, amelyet bárki megvalósíthat.
Ismertség
A legtöbb ember jól ismeri az Excel programot, így könnyen létrehozhatja a nyomkövetőt anélkül, hogy bonyolult tanulási folyamaton kellene átesnie. Könnyedén bevitelre, rendezésre és a munkakeresés előrehaladásának trendjeinek elemzésére is alkalmas.
Adatelemzési funkciók
Az Excel beépített funkciói lehetővé teszik az álláskeresési adatok hatékony elemzését. Diagramokat készíthet az álláspályázatok állapotának vizualizálására, vagy képleteket használhat olyan mutatók kiszámításához, mint például az átlagos válaszadási idő a munkáltatóktól.
Most nézzük meg közelebbről azokat a hátrányokat, amelyek miatt érdemes lehet más Excel-alternatívákat is fontolóra venni:
Korlátozott együttműködés
Az Excel egyik legnagyobb hátránya a korlátozott együttműködési lehetőségek. Bár fájlokat megoszthat, a valós idejű együttműködés nehézkes a modern feladatkezelő eszközökhöz képest. Ha karriercoach-kal vagy barátjával dolgozik együtt, minden alkalommal manuálisan kell értesítenie őket, amikor változtatást hajt végre a nyomkövetőben.
Az automatizálás hiánya
Az Excel manuális adatbevitelt és frissítéseket igényel, ami értékes időt vehet igénybe. Automatizálás nélkül több időt tölthet a táblázatokkal, mint a munkakereséshez szükséges kutatással.
Hibalehetőség
A kézi adatbevitel emberi hibák kockázatával jár. Elírások, helytelen dátumok vagy rosszul elhelyezett információk eltéríthetik az álláskeresést a pályáról. Senki sem akarja elszalasztani egy interjút azért, mert elírta a dátumot.
Más alkalmazás szoftverek bevezetése az álláskeresés nyomon követéséhez
Bár az Excel praktikus eszköz az álláspályázatok nyomon követéséhez, korlátai akadályozhatják az álláskeresés előrehaladását. A jobb együttműködés, az automatizálás és a valós idejű frissítések iránti igény hatékonyan kielégíthető az álláskeresés nyomon követésére szolgáló más szoftverekre, például a ClickUp-ra való áttéréssel.
A ClickUp egy sokoldalú projektkezelő eszköz, amely testreszabható munkafolyamatok és valós idejű együttműködés révén növeli a termelékenységet. Az olyan funkciók, mint a feladatkezelés, az automatizálás és a kiterjedt integrációk egyszerűsítik az álláspályázatok nyomon követésének folyamatát, így biztosítva, hogy mindig naprakész legyen az álláskeresés terén.
Íme néhány módszer, amellyel a ClickUp segíthet a sikeres karrierváltásban:
1. Álláspályázati adatok kezelése
A ClickUp táblázatos nézetének egyetlen ablakban megjelenő képe ideális választás azok számára, akik az Excelről váltanak át. Hozzon létre egy dedikált táblázatos nézetet a ClickUp-ban az álláspályázati adatok kezeléséhez. A ClickUp ingyenes adatbázis-sablonokat is kínál, hogy könnyebben indulhasson.
Adjon hozzá ClickUp egyéni mezőket, hogy rögzíthesse a legfontosabb részleteket, mint például a munkakör megnevezése, a vállalat neve, a jelentkezés dátuma és a nyomon követési dátumok. Állítson be egyéni feladatállapotokat, például „Jelentkezett”, „Interjú időpontja megbeszélve” és „Ajánlat megérkezett”, hogy nyomon követhesse az egyes jelentkezések előrehaladását, és így világos áttekintést kapjon a helyzetről.
2. Összpontosítson a legjobb lehetőségekre
Adjon hozzá határidőket, hogy emlékeztesse magát a fontos követési lépésekre és határidőkre. Használja a ClickUp időkövető funkcióját, hogy rögzítse az egyes pályázatokra fordított időt, így könnyebben elemezheti álláskeresési erőfeszítéseit, és a legígéretesebb és legkeresettebb lehetőségekre koncentrálhat.
3. Automatizálja a munkafolyamatot
Használja ki a ClickUp Automation előnyeit, és állítson be triggereket, amelyek automatikusan továbbítják az álláspályázatokat a következő állapotba, emlékeztetőket küldenek a nyomon követéshez, vagy feladatokat rendelnek hozzá, ha bizonyos feltételek teljesülnek, így növelve a termelékenységét.
📌Példa:
Tegyük fel, hogy létrehozott egy Kanban táblát a ClickUp-ban az álláspályázatok nyomon követésére. Az Automatizálás funkcióval olyan triggereket hozhat létre, amelyek automatikusan áthelyezik a pályázatokat az „Elküldve” kategóriából az „Interjú időpontja megbeszélve” kategóriába, amint megkapja az interjú meghívót – így extra erőfeszítés nélkül is szervezett maradhat. Akár emlékeztetőket is beállíthat a nyomon követő e-mailekhez, ha egy héten belül nem kap visszajelzést, így soha nem veszíti szem elől a lehetőségeket.
4. Pályázatok megírása, tárolása, szerkesztése és kezelése
A ClickUp Docs segítségével megírhatja a motivációs leveleket, önéletrajzokat és álláspályázati anyagokat, és az álláspályázattal kapcsolatos összes dokumentumot egy helyen rendszerezheti. A dokumentumok különböző verzióit is nyomon követheti, így biztosítva, hogy mindig a legfrissebb frissítésekhez és változtatásokhoz férjen hozzá.
A legjobb rész? Megoszthatja ezeket a dokumentumokat azokkal, akik támogatják Önt az álláskeresésben, és valós időben együttműködhet velük az álláspályázatok finomításában.
5. Fedezze fel a különböző nézeteket
Használja ki a különböző nézeteket, mint például a ClickUp táblázatos nézet vagy a ClickUp listás nézet, hogy az Ön preferenciáinak megfelelő formátumban jeleníthesse meg az álláspályázatait. Ez a rugalmasság lehetővé teszi, hogy hatékonyan kezelje álláskeresését, és megtalálja a legmegfelelőbb megoldást.
6. Használjon mesterséges intelligenciát az interjú előkészítéséhez
Használja ki a ClickUp Brain, a ClickUp mesterséges intelligenciával működő személyi asszisztensét, hogy megkönnyítse az interjú előkészítését. Használja potenciális interjúkérdések generálására, személyre szabott válaszok kidolgozására és strukturált vázlatok készítésére. Segítségével frissítheti önéletrajzát is, mivel önéletrajz-formátumok példáit is megosztja.
Szeretne éles eszű és felkészült maradni az interjúkra? A Brain segít Önnek a vállalatokkal kapcsolatos kutatások szervezésében, a válaszok finomításában és javaslatokat ad arra, hogyan tűnhet ki a toborzási vezetők előtt.
Olvassa el még: Távoli interjú tippek a következő interjúra való felkészüléshez
7. Kövesse nyomon az összes jelentkezést egy helyen
A ClickUp ingyenes sablonokat kínál, amelyek segítenek az álláskeresési folyamat minden szakaszának kezelésében.
A ClickUp álláskeresési sablonja úgy lett kialakítva, hogy az álláspályázati folyamat szervezett és hatékony legyen.
A ClickUp álláskeresési sablonjával a következőket teheti:
- Kövesse nyomon és szervezze meg összes álláspályázatát egyetlen, könnyen elérhető helyen.
- Tárolja egy helyen a fontos dokumentumokat, mint például az önéletrajzokat, a motivációs leveleket és az interjú jegyzeteket.
- Állítson be határidőket az álláspályázatok benyújtására és a nyomon követésre, hogy lépést tartson az álláskereséssel.
- Kövesse nyomon az egyes pályázatok állapotát, az „Elpályázva” állapotától az „Interjú időpontja megbeszélve” és az „Ajánlat megkapva” állapotig.
A fejlett ClickUp álláskeresési sablon segítségével tovább testreszabhatja a folyamatot.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Adjon hozzá egyedi státuszokat minden lehetőséghez – például „Interjú”, „Ajánlat függőben” és „Elutasítva” – és jelenítsd meg őket egy kényelmes táblázatban vagy listában.
- Építsen be egyéni mezőket, mint például „Cégnév”, „Pozíció”, „Jelentkezés dátuma” és „Követési határidő”, hogy áttekinthető, részletes képet kapjon az előrehaladásról.
- 50 kész kérdésre férhet hozzá, hogy felkészüljön az interjúra.
- Rögzítse és kövesse nyomon a Glassdoor értékeléseit azokról a vállalatokról, amelyekhez jelentkezik.
👀 Érdekes tény
A ClickUp nemcsak a jelöltek álláskeresését támogatja, hanem a HR-csapatokat is, lehetővé téve számukra, hogy több időt fordítsanak a megfelelő tehetségek felkutatására, képzésére és megtartására, és kevesebbet a logisztikára.
Így használják a HR-csapatok a ClickUp alkalmazást a termelékenység növelése érdekében:
- Központosított HR-adatok: tárolja az alkalmazottak adatait, dokumentumait és nyilvántartásait egy helyen a ClickUp Docs segítségével, és kezelje őket több mint 15 egyedi ClickUp nézet segítségével.
- Feladatkezelés: Kövesse nyomon a toborzást, az új munkatársak beilleszkedését, a teljesítményértékeléseket és a képzéseket a ClickUp Tasks segítségével.
- Időkövetés: Figyelje az alkalmazottak óráit és a projektekhez fordított időt a hatékony erőforrás-elosztás érdekében.
- Testreszabható munkafolyamatok: hozzon létre szervezet-specifikus munkafolyamatokat a toborzáshoz, az új munkavállalók beillesztéséhez és egyéb HR-folyamatokhoz.
- Együttműködés: Fokozza a csapatmunkát a megosztott terekkel, a ClickUp Chat-tel és a valós idejű együttműködéssel.
- Jelentések és elemzések: Készítsen jelentéseket a HR-mutatókról, és jelenítsen meg őket a ClickUp Dashboards-on.
- Eszközintegráció: Integrálja a bérszámfejtési és pályázók nyomon követési rendszerekkel a zökkenőmentes HR-kezelés érdekében.
A ClickUp kiválóan alkalmas olyan projektek kezelésére, amelyek több tevékenységet tartalmaznak és emberi erőforrások figyelemmel kísérését igénylik, mivel minden tag jelentést tehet a tevékenységek előrehaladásáról, függetlenül attól, hogy az agilis vagy vízesés módszertanon alapuló projektekről van szó.
A ClickUp kiválóan alkalmas olyan projektek kezelésére, amelyek több tevékenységet tartalmaznak és emberi erőforrások figyelemmel kísérését igénylik, mivel minden tag jelentést tehet a tevékenységek előrehaladásáról, függetlenül attól, hogy az agilis vagy vízesés módszertanon alapuló projektekről van szó.
Legyen sikeres az álláskeresésben a ClickUp segítségével
Soha nem vagy túl öreg ahhoz, hogy új célt tűzz ki magad elé, vagy új álmot álmodj.
Soha nem vagy túl öreg ahhoz, hogy új célt tűzz ki magad elé, vagy új álmot álmodj.
Amikor elindul az álláskeresés útján, ne feledje, hogy minden jelentkezés közelebb viszi az új lehetőségekhez. Hasznos lehet egy álláspályázati nyomkövető Excel-sablon létrehozása. Az álláskeresés előrehaladtával azonban az Excel gyorsan elégtelenné és túlterheltté válhat, mivel nem elég rugalmas a feladatok vagy emlékeztetők kezeléséhez.
A ClickUp robusztusabb megoldást kínál olyan funkciókkal, mint a feladatkövetés, az automatizálás és a dokumentumkezelés, amelyek a munkakeresés minden aspektusát lefedik.
Az álláspályázatok nyomon követésétől az interjúkra való felkészülésig a ClickUp hatékony funkcióinak használatával minden lépésnél kézben tarthatja a folyamatot.
Közelebb kerülhet álmai állásához. Próbálja ki a ClickUp alkalmazást még ma!