Imaginez que vous organisez une fête. Votre maison est remplie d'invités qui passent un bon moment. Quelqu'un dit : « Je commence à avoir faim, et si on commandait des pizzas ? »

Vous essayez de calculer combien de pizzas il faut commander. Si vous en commandez trop, vous allez manger des restes de pepperoni pendant des jours. Si vous n'en commandez pas assez, certains de vos invités n'auront rien à se mettre sous la dent.

Mais, vous devez aussi penser à la place disponible sur votre table et à l'argent dont vous disposez.

Comment satisfaire tout le monde en obtenant le meilleur rapport qualité/prix ?

Exactement comme pour une fête, la personne qui gère un projet doit savoir comment allouer judicieusement ses ressources. Les projets avec budget ou personnel illimité, ça n'existe pas. Par contre, vous pouvez optimiser l'allocation de vos ressources pour une meilleure productivité et assurer le succès de votre projet.

Il s'agit de bien se préparer et de faire preuve de stratégie pour optimiser l'utilisation de vos ressources.

Découvrez comment dédier suffisamment de ressources à chacun de vos projets pour que le travail soit accompli... et que tout le monde ait une part de pizza.

Allons-y !

L'allocation des ressources commence par l'identification de toutes les ressources disponibles pour votre projet (en termes de personnel et de budget), suivie par une attribution stratégique des tâches afin de produire un travail d'excellente qualité.

Pour les agences qui gèrent de nombreux projets pour différents clients, l'allocation des ressources est essentielle pour garder le cap. La recette du succès : associer la bonne personne ou ressource au bon projet. Votre personnel travaille sur des projets en fonction de ses compétences et vos clients obtiennent des résultats d'excellente qualité.

Au fil de l'évolution du projet et des changements attendus par le client, vous réaffectez vos ressources pour continuer à progresser vers les échéances de votre projet.

Qu'entend-on par ressource ?

Vos ressources sont constituées de tous les actifs de l'entreprise nécessaires pour accomplir les tâches ou projets. Par exemple :

• Les personnes
• Les équipes ou services
• Le budget
• Le temps
• Le matériel et les logiciels
• Les locaux
• Les processus
• La propriété intellectuelle
• Les techniques et compétences

Qui est en charge de l'allocation des ressources ?

Généralement, ce sont les responsables de projet qui allouent les ressources, car ce sont eux qui disposent de la visibilité et de la maîtrise des budgets, de la portée du projet et de la gestion des tâches. Toutefois, les grandes entreprises répartissent parfois ces responsabilités entre plusieurs postes ou disposent de services dédiés à la gestion des ressources.

Une mauvaise allocation des ressources, c'est, par exemple, envoyer une seule personne chercher toute seule dix pizzas, alors que 15 personnes discutent à la maison. Il faudra à un seul individu beaucoup plus d'efforts et de temps pour accomplir cette tâche et le risque, c'est que tout le monde se retrouve avec une pizza froide.

C'est dommage !

En envoyant trois personnes pour l'aider, tout le monde pourra manger une part de pizza chaude plus rapidement.

L'allocation des ressources vous permet d'utiliser votre force de travail, votre budget et vos actifs au maximum de leur potentiel pour produire un travail d'excellente qualité pour vos clients. En parallèle, votre agence réduit les risques de burn-out dans son équipe en répartissant équitablement le travail.

Voici quelques exemples des autres avantages d'une bonne allocation des ressources :

• Optimiser l'efficacité. L'allocation des ressources aide l'agence à accepter autant de projets que ses équipes peuvent réaliser. Cela évite les opportunités manquées à cause d'un sureffectif ou les échecs en raison d'un sous-effectif.

• Encourager la collaboration. Le client et votre équipe savent qui travaille sur quelle tâche, car vous avez réparti les responsabilités clairement dans votre équipe.

• Augmenter les marges de votre agence. Maîtrisez les coûts de personnel et maximisez le rendement sur chaque projet.

• Améliorer la satisfaction de vos clients. Livrez de meilleurs résultats en assurant la ponctualité de vos projets et en affectant les bonnes personnes à chaque tâche.

Pour allouer vos ressources efficacement, vous devez faire le point sur les disponibilités à chaque projet. Vous établissez un programme à court terme, mais les effets seront ressentis à long terme. C'est un outil incontournable de la planification de la capacité et de la gestion des attentes du client. Avec une allocation efficace des ressources, votre projet dispose de tous les éléments essentiels à sa réussite, notamment les personnes, le budget et une chronologie réaliste.

Cerner la portée de votre projet

On ne commence pas à cuisiner sans savoir quel plat on souhaite préparer, n'est-ce pas ?

De la même façon, la première étape en gestion de projet consiste à définir la portée de votre projet. Si vous ne connaissez pas les limites de votre projet, vous ne pourrez pas prendre de décisions d'allocation des ressources.

Vous devrez définir les points suivants de la portée de votre projet :

• La présentation du travail : les tâches nécessaires et celles qui sont hors périmètre.
• Les contraintes du projet, comme le budget et les dates d'échéance.
• Le programme et la chronologie du projet avec ses jalons.
• Les livrables du projet ou les résultats attendus.

Visualisez votre charge de travail avec les tâches restantes sur votre chemin critique en activant simplement une option dans ClickUp !

La portée vous aide à faire des prévisions et à comprendre votre projet dans sa globalité. Utilisez ces informations pour :

• Prévoir la quantité de ressources nécessaires pour terminer votre projet dans les délais impartis.
• Décomposer le projet en tâches plus petites.
• Décider comment vous assignerez ces tâches aux personnes de votre équipe.
• ### Faire le point sur vos ressources.

Avant de choisir la garniture de votre pizza, vous devez connaître le menu, ainsi que les préférences de vos convives. De la même façon, pour choisir les meilleures ressources pour une tâche, vous devez comprendre les points forts et les préférences de chaque personne.

Pendant la phase de planification du projet, vous devez absolument comprendre les capacités de votre équipe et la qualité des ressources dont vous disposez. Ainsi, vous pourrez allouer vos ressources de la manière la plus efficiente.

Quels sont leurs principaux points forts et domaines d'expertise ? Associez les critères de votre projet aux ressources pouvant les exécuter.

Exemple de planification des ressources pour une agence

Imaginons que votre projet suppose de lancer une campagne de publicité au coût par clic pour une entreprise de logiciels SaaS dans le secteur de l'intelligence d'entreprise. Deux responsables CPC travaillent dans votre agence : Jason, qui a déjà travaillé avec d'autres clients du secteur technologique en B2B et Sarah, qui travaille principalement avec des entreprises dont les clients sont des particuliers.

Sarah explique qu'elle se sent moins à l'aise avec la campagne de ce client, car elle ne connaît pas bien les logiciels pour entreprises, ni le secteur très technique de l'intelligence économique. Jason, au contraire, est convaincu d'avoir le bon profil pour cette mission en raison de son expérience dans les services aux entreprises.

Vous devez absolument confier ce projet à Jason !

La disponibilité et la capacité de vos ressources, qu'est-ce que c'est ? Les personnes qui composent une équipe travaillent généralement sur plusieurs missions en parallèle, mais chacune a un nombre limité d'heures de travail. Vous devez donc vérifier que votre équipe dispose d'assez d'heures de travail avant de leur assigner un projet.

*Utilisez la vue Charge de travail sur ClickUp pour visualiser qui a pris de l'avance ou du retard et déplacez facilement les tâches par glisser et déposer pour réassigner les ressources. *

N'oubliez pas que les absences, prévues ou non, affectent la disponibilité. Pensez donc à prévoir une période de sécurité lorsque vous assignez une tâche à un membre de votre équipe. Comme les salariés ont droit à des congés, ils auront des périodes d'indisponibilité.

Les réunions diminuent également le temps disponible pour les tâches d'un projet. Et il ne faut pas oublier les pauses pendant la journée !

Ne surchargez jamais les ressources. Surcharger ses ressources peut mener au burn-out et à une baisse de la productivité. Le succès de votre projet ne vaut jamais la peine de sacrifier le bonheur de votre équipe.

Consultez les calendriers et plannings avant d'allouer vos ressources et tenez compte des disponibilités de chaque personne lorsque vous fixez les échéances. Optimisez l'utilisation des ressources pour que vos projets aient toujours exactement ce dont ils ont besoin.

Assigner directement des tâches à des personnes de votre équipe pour une meilleure visibilité

Une fois que vous savez ce que votre équipe est en mesure de réaliser, vous pouvez déléguer les bonnes tâches à chaque personne en fonction de ses compétences et disponibilités.

Préparez votre équipe pour assurer leur réussite ! Donnez autant d'informations que possible pour que les attentes soient parfaitement claires. Précisez toutes les informations nécessaires pour chaque tâche : les responsabilités, les résultats attendus et les échéances.

Dans ClickUp, vous pouvez facilement découper votre projet de pizza en parts plus petites avec des tâches, sous-tâches et checklists. Vous pouvez ensuite assigner chaque action aux membres de votre équipe en seulement quelques clics.

Voyons cela plus en détail :

• Tâches ClickUp : décomposez vos projets en tâches et sous-tâches que vous pouvez assigner à chacun des membres de votre équipe. Votre équipe peut désormais travailler sur l'ensemble du projet, étape par étape.

• Checklists ClickUp : listez les choses à faire sous forme de to-do listes que votre équipe peut rayer à mesure que les tâches sont terminées. Utilisez ces listes pour mettre en évidence les étapes, effectuer des contrôles de la qualité et suivre le bon déroulement de votre projet.

Convertissez les commentaires en tâches ClickUp ou assignez-les pour transformer instantanément vos réflexions en éléments d'action.

Pour certaines tâches, une seule personne ne suffit pas, surtout quand la date butoir est proche.

Par chance, avec les assignés multiples dans ClickUp, vous pouvez attribuer une tâche à plusieurs personnes, si nécessaire. Alors, la prochaine fois qu'une tâche nécessitera plusieurs actions de plusieurs personnes, vous pourrez l'assigner en un rien de temps.

Assignez plusieurs personnes à la même tâche dans ClickUp

Prévoir les dépendances dans votre planification pour éviter de surcharger vos ressources limitées

La personne qui livre les pizzas doit pouvoir se garer pour aller jusqu'au seuil de votre porte. S'il n'y a pas de place devant votre maison, le repas est annulé et c'est hors de question.

De la même manière, les projets ont forcément des dépendances, des relations entre les tâches et les ressources qui affectent la disponibilité de ces dernières.

Pensez aux dépendances des ressources, c'est-à-dire au fait que plusieurs tâches font appel aux mêmes ressources limitées. Imaginons que vous avez besoin de 10 nouveaux visuels pour vendredi, mais que votre équipe ne compte qu'un seul designer qui est déjà affecté à d'autres projets jusqu'à mercredi.

Dans ce cas, vous avez besoin d'ajuster le planning de votre projet pour qu'il corresponde à la réalité de la disponibilité de votre équipe. Ou alors, vous devez embaucher un autre designer, freelance ou salarié, pour vous permettre de réaliser votre projet dans les délais.

Dans la vue Gantt de ClickUp, reprogrammez les dépendances pour visualiser les effets d'un changement de la date d'échéance de vos tâches.

Les dépendances de tâche se produisent également lorsque la progression d'une tâche dépend de la réalisation d'une autre tâche. Par exemple, vous devez attendre le feedback du client avant de procéder aux révisions qu'il vous demande. C'est pareil avec la pizza : vous devez d'abord étaler votre pâte avant d'ajouter la garniture !

Décalez et programmez les tâches selon ces dépendances. Restez à l'affût des potentiels ralentissements et vérifiez que personne ne perd de temps à attendre qu'une tâche soit terminée. Communiquez en continu à propos des tâches en attente, ainsi que des potentiels retards pris par le projet.

Vous pourriez adopter une méthodologie de gestion de projet Agile ou Scrum pour éliminer ou contourner les dépendances.

Les dépendances dans ClickUp vous permettent de mettre en évidence les liens entre les tâches et les ressources. Ainsi, vous pouvez mieux surveiller toutes les dépendances de vos projets avant qu'elles ne provoquent des blocages.

La fonctionnalité Dépendances favorise la concentration de votre équipe de plusieurs manières :

• Chaque personne connait l'ordre des priorités, les éléments qui doivent être attendus et les tâches suivantes du flux de travail. Moins de malentendus, plus de tâches accomplies !
• ClickUp notifie les personnes assignées lorsque leurs tâches sont débloquées ou que des dépendances sont ajoutées ou retirées. Votre équipe peut se concentrer uniquement sur les tâches réalisables au lieu d'attendre.
• Vous recevez un avertissement avant la fermeture des tâches en attente d'autres tâches pour éviter d'oublier des éléments importants.

Vous pouvez ajouter des dépendances à des tâches individuelles manuellement ou en dessinant des liens entre les tâches dans un diagramme de Gantt.

Mettez en évidence les relations entre les tâches et les jalons dans la vue Gantt de ClickUp.

Suivre la progression et réallouer les ressources au fil de l'eau

Dans un monde idéal, vous allouez des ressources à un projet et tout se déroule comme prévu. Dans la réalité, il y a souvent des retards et des changements qui vous obligent à repenser votre répartition des ressources.

Pas de panique ! Dans la gestion des ressources, la réallocation est tout à fait normale.

Il faut commencer par surveiller de près la capacité de l'équipe dans le contexte des exigences de votre projet. Posez-vous les questions suivantes :

• Dans l'équipe, qui a trop de travail ?
• Certains collaborateurs sont-ils indisponibles soudainement en raison de facteurs hors de votre contrôle (panne d'Internet, démission, affectation à un autre projet) ?
• Quels sont les risques de manquer un jalon ?
• La portée du projet a-t-elle changé ? Faut-il réaliser plus de travail que prévu ?

Si c'est le cas, il faut ensuite communiquer ces changements à votre client ou aux parties prenantes. Informez-les de la progression de votre projet aussi rapidement et souvent que possible, sans oublier de communiquer les potentiels changements de périmètre et les retards.

Ainsi, les parties prenantes savent à quoi s'attendre et vous leur évitez toute surprise ou déception lors d'imprévus.

Le processus d'allocation des ressources peut supposer de revoir la portée de votre projet et de trouver d'autres personnes dans l'équipe pour prendre en charge les tâches supplémentaires. Certaines entreprises prévoient un plan de ressources de secours avec des remplaçants compétents ou une équipe de freelances qui peut apporter une aide ponctuelle.

Il vous faudra certainement revoir la chronologie et les échéances de toutes les tâches de votre projet en fonction de la capacité de votre équipe et des retards.

L'allocation et la réallocation de ressources représente beaucoup de travail pour une seule personne. Toutefois, cela ne devrait pas être compliqué.

Avec des outils de gestion des ressources, vous pouvez visualiser le travail de votre équipe sur une seule plateforme. Plus besoin de fouiner dans les feuilles de calcul, les documents et les post-its, ni de surveiller à la loupe les agendas de vos collègues.

Nous ne sommes peut-être pas objectifs, mais nous sommes persuadés que ClickUp est un excellent (oserions-nous dire le meilleur ?) outil d'allocation des ressources. La plateforme centralise toutes les informations pour que la progression et la capacité de votre équipe soient accessibles en temps réel. Vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisables pour voir si votre équipe est en bonne voie et quels éléments risquent de prendre du retard.

C'est comme cela que Diggs utilise ClickUp pour gérer efficacement ses projets. Le résultat ? Plus de transparence dans la gestion de la charge de travail, moins de temps passé en négociations et une utilisation plus productive du temps de chacun.

Pour nous, c'est une réussite !

Éviter les glissements de la portée

Vous pouvez commander le nombre de pizzas qui vous semble suffisant pour tout le monde, mais vous ne pouvez pas toujours prévoir la quantité que chacun mangera. Que se passera-t-il si vous n'avez pas assez de pizza ?

Après avoir exprimé votre déception (compréhensible), vous devrez vous remettre au travail pour atteindre votre objectif de nourrir tous vos invités.

Le glissement de la portée, c'est exactement ce qui vient de se produire : les proportions du projet dépassent ce qui était initialement prévu et nécessitent plus de ressources, plus de temps, d'argent et de personnel. Le glissement de la portée représente une menace à la réussite de votre projet, car il rajoute du travail, sans allonger les délais, et oblige votre équipe à réaliser plus de tâches en moins de temps.

Pour éviter le glissement de la portée, vous pouvez fixer des limites à votre projet. Malheureusement, ce phénomène est parfois inévitable. Dans ces cas-là, une bonne gestion des modifications met en place une structure et des processus pour limiter l'expansion du périmètre du projet.

Ainsi, les personnes prenant les décisions savent qu'elles doivent vous informer rapidement des modifications de portée et vous donner plus de temps pour adapter vos ressources en conséquence.

Il est essentiel de savoir s'adapter au changement, sans oublier de préserver votre équipe de la surcharge de travail ! Ils sont attendus à une soirée pizza après tout.

Imaginons que vous êtes responsable de projet. Vous devez lancer la campagne marketing d'influence pour Marinara, une application mobile de productivité avec chronomètre Pomodoro. Voici comment vous pourriez concevoir votre plan d'allocation des ressources :

1. Définition de la portée du projet : faire la publicité de Marinara sur 10 comptes TikTok dans le domaine de la productivité avec plus de 50 000 abonnés au quatrième trimestre.

2. État des lieux de vos ressources : le budget du projet s'élève à 10 000 $. Votre équipe est composée d'une responsable de marketing d'influence, d'un responsable de marketing de produit, d'un spécialiste informatique et d'une spécialiste de la paie.

3. Attribution des tâches : la responsable de marketing d'influence se chargera de repérer et de communiquer avec les influenceurs. Le responsable du marketing produit définira le message du produit et créera un kit de marque pour les influenceurs. Le spécialiste informatique donnera l'accès à l'appli et règlera les problèmes techniques. Votre responsable RH s'occupera des formalités de règlement des factures des influenceurs.

4. Prévision des dépendances : le responsable de marketing produit travaille en parallèle sur le lancement d'une nouvelle fonctionnalité en octobre, il faut donc que ses tâches soient terminées en septembre. Pensez également à compiler une liste d'influenceurs à contacter au cas où l'un de vos premiers choix n'est pas disponible.

5. Suivi de la progression : cette campagne marketing durera d'août à novembre et comptera cinq jalons principaux. Si la capacité d'une personne est dépassée, ajoutez des ressources à votre équipe ou allongez la durée totale du projet pour en tenir compte. Vous suivrez la progression dans ClickUp avec des tableaux de bord et communiquerez tout risque de manquement d'échéance.

6. Conditions de modifications de la portée du projet : imaginons que Marinara change d'avis et demande 15 comptes TikTok ou influenceurs avec plus de 100 000 abonnés. Pour cela, ils doivent soumettre une demande de modification de la portée du projet avant fin août afin d'assurer le respect de la chronologie. Dans le cas contraire, les délais du projet doivent être modifiés pour prendre en compte le changement de périmètre. La personne responsable du projet devra ensuite identifier et contacter d'autres influenceurs qui remplissent ces critères.

Envie de commencer à définir et allouer vos ressources ? ClickUp peut vous aider ! L'inscription est entièrement gratuite et vous pouvez commencer à l'utiliser en quelques secondes. Lancez-vous avec ces modèles d'allocation des ressources conçus pour vous aider à accélérer votre gestion de projet dès aujourd'hui !

Le modèle ClickUp d'allocation des ressources

Utilisez le modèle d'allocation des ressources de ClickUp pour suivre les budgets ou le temps de votre équipe créative.

Le modèle d'allocation des ressources de ClickUp vous permet de centraliser la capacité et la disponibilité de toutes les ressources de votre organisation. Trois vues pratiques l'accompagnent :

• Vue Liste : visualisez toutes les tâches en une seule liste. Groupez, triez et filtrez vos listes de choses à faire en toute simplicité. Organisez vos tâches selon vos préférences : par client, par projet ou autre !
• Vue Tableau : visualisez et déplacez les tâches dans ce tableau de style Kanban qui classe les éléments d'action par statut.
• Vue Charge de travail : visualisez la quantité de travail assignée à chaque membre de l'équipe pendant une période spécifique (sur une semaine, 15 jours, un mois). Comparez la charge de travail de chaque personne avec sa capacité globale.

Ce modèle est entièrement personnalisable pour s'adapter à votre manière de gérer les ressources. Exploitez ce modèle pour obtenir une vue d'ensemble complète de la capacité de votre équipe et de sa progression vers l'achèvement du projet.

Le modèle de planification des ressources de ClickUp

Utilisez le modèle de planification des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe et la progression de la campagne de plusieurs manières.

Le modèle de planification des ressources de ClickUp propose plusieurs manières de visualiser et allouer les ressources de votre équipe.

En plus des vues incluses dans le premier modèle, celui-ci en contient deux autres :

• Vue Échéancier : visualisez vos échéances sur une frise chronologique. C'est l'idéal pour planifier vos feuilles de route et vos ressources.
• Vue Gantt : visualisez vos tâches et leurs dépendances sur un échéancier de type Gantt. Réagissez rapidement aux blocages ou ralentissements pour assurer l'avancée continue de votre projet.

Ce modèle vous aide à planifier proactivement vos ressources disponibles, notamment le budget et les plannings des membres de l'équipe. Comme tous nos modèles, il est personnalisable et vous pouvez vous l'approprier pour l'adapter à vos besoins.

L'allocation des ressources est un travail perpétuel

Vous ne pouvez pas allouer des ressources au début de votre projet, puis ne plus vous en occuper. Vous devez rester en contact constant avec vos projets pour équilibrer soigneusement la capacité de votre équipe en fonction des exigences de votre projet. Puisque les facteurs ayant un effet sur le succès de votre projet sont toujours en mouvement, vous aussi vous devez garder la souplesse nécessaire pour ajuster votre stratégie d'allocation des ressources selon les besoins.

Avec sa panoplie complète de fonctionnalités, ClickUp est le meilleur logiciel de gestion de projet pour les équipes qui ont besoin de gérer leurs ressources, de suivre l'ensemble de leurs projets et de travailler rapidement. Nous aidons les personnes responsables de projets et de la prise de décision à allouer leurs ressources et à superviser le cycle de vie complet de leurs projets comme des pros.

Découvrez comment ClickUp peut aider votre équipe et vous-même en vous inscrivant gratuitement dès aujourd'hui !

Et gardez le numéro de téléphone de votre pizzéria préférée, car, avec notre aide, vous ne serez plus jamais à court de pizza !