Qu'est-ce que l'allocation des ressources ? Un guide achevé pour une efficacité maximale

Imaginez la situation : Vous organisez une fête. Votre maison est remplie d'invités qui font la fête. Quelqu'un dit : "Je commence à avoir faim... Commandons des pizzas !"

Vous essayez de déterminer le nombre de pizzas à commander. S'il y en a trop, vous serez obligé de manger des restes de pepperoni pendant des jours. S'il y en a trop peu, certains de vos invités n'auront pas droit à une part.

Mais vous êtes également limité par l'espace disponible sur le comptoir et par l'argent que vous avez dans votre portefeuille.

À faire pour nourrir tout le monde tout en obtenant la plus grande valeur possible pour votre argent ?

À l'instar des organisateurs de fêtes, chaque gestionnaire de projet devrait savoir comment répartir judicieusement les ressources. Aucun projet ne dispose d'un budget ou d'un nombre de membres d'équipe illimités, mais vous pouvez utiliser l'allocation des ressources pour maximiser la productivité et la réussite du projet.

Il s'agit d'une préparation minutieuse et le forfait stratégique consiste à tirer le meilleur parti de ce que l'on a.

Apprenez à allouer suffisamment de ressources à tous vos projets pour que le travail soit Terminé et que tout le monde ait une part de pizza. Faisons la fête ! (en anglais)

Qu'est-ce que l'allocation des ressources ?

L'allocation des ressources est le processus qui consiste à identifier toutes les ressources disponibles - qu'il s'agisse de main-d'œuvre ou d'argent - pour un projet, puis à les affecter stratégiquement à des tâches qui leur permettent de faire le meilleur travail possible.

Pour les agences qui jonglent avec plusieurs projets pour différents clients, l'affectation des ressources est la clé pour donner un sens au chaos créatif. En associant la bonne personne, ou la bonne ressource, au bon projet, tout le monde est plus heureux au final. Votre personnel travaille sur les projets pour lesquels il est le plus apte, et les clients sont susceptibles de recevoir des services de haute qualité de haute qualité et les résultats.

Au fur et à mesure que les projets évoluent et que les attentes des clients changent, les ressources sont réaffectées pour maintenir la progression sur la bonne voie l'échéancier du projet s.

Qu'est-ce qui compte comme ressources ?

Vos ressources sont tous les actifs de l'entreprise nécessaires pour achever des tâches ou des projets. Il peut s'agir de

• De personnes individuelles
• Des équipes ou des départements
• Le budget
• Le temps
• Matériel et logiciels
• Immobilier
• Procédés
• Propriété intellectuelle
• Techniques et paramètres

Qui est responsable de l'allocation des ressources ?

En général, les gestionnaires de projet sont responsables de l'allocation des ressources parce qu'ils ont le plus de visibilité et de contrôle sur les budgets des projets, l'étendue du travail et la gestion des tâches. Toutefois, les grandes organisations peuvent répartir ces responsabilités entre plusieurs rôles ou disposer d'un système de gestion des tâches dédié gestion des ressources départements.

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Les avantages d'une allocation efficace des ressources

Ne pas bien répartir ses ressources, c'est comme envoyer une seule personne chercher dix pizzas pendant que les 15 autres personnes discutent à l'Accueil. Il faudra beaucoup plus d'efforts et de temps à une seule personne pour aller chercher ces pizzas, ce qui risque d'obliger tout le monde à manger des pepperoni froids.

C'est dommage !

Pourquoi ne pas envoyer trois personnes pour aider, afin que tout le monde puisse déguster une part chaude dès que possible ?

Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources

L'allocation des ressources vous permet d'utiliser votre main-d'œuvre, votre argent et vos actifs à leur plein potentiel, de sorte que les clients sont susceptibles de recevoir un travail de haute qualité. En même temps, votre agence minimise l'épuisement de l'équipe en distribuant le travail de manière équilibrée.

Les autres avantages de l'allocation des ressources sont les suivants

• **L'allocation des ressources permet à l'agence de prendre en charge autant de projets que ses équipes peuvent en gérer - plus d'opportunités perdues en raison d'un sureffectif, ou d'échecs de projets en raison d'un sous-effectif
• L'allocation des ressources permet à l'agence de prendre en charge autant de projets que ses équipes peuvent en gérer la collaboration Le client et votre équipe savent qui travaille sur quoi parce que vous avez clairement réparti les tâches et les responsabilités au sein de l'équipe
• Augmente les marges bénéficiaires de votre agence. Tirez le meilleur parti du budget de chaque projet et contrôlez les coûts de personnel
• **Améliore la satisfaction des clients : les projets se déroulent mieux si l'on garde le cap et si l'on affecte les bonnes personnes à chaque tâche

Comment gérer les ressources et définir les paramètres des clients

Étant donné que l'affectation des ressources fait le point sur les ressources disponibles pour un projet à un moment donné, il s'agit d'un forfait à court terme, mais qui a des effets à long terme. C'est un outil essentiel pour le forfait de capacité et la gestion des attentes des clients. Grâce à une affectation efficace des ressources, votre projet dispose de tout et de tous les éléments nécessaires à sa réussite, y compris les ressources adéquates et un calendrier réaliste.

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Définissez la portée de votre projet Aucun chef ne commence à cuisiner sans imaginer ce qu'il va cuisiner, n'est-ce pas ?

De la même manière, la première étape de l'élaboration d'un projet est de définir la portée du projet gestion de projet est de définir la portée de votre projet. Si vous ne comprenez pas votre portée de votre projet il est impossible de prendre des décisions en matière d'affectation des ressources !

Dans le cadre de votre projet, vous devez définir les éléments suivants :

• Lel'énoncé du travail: les tâches nécessaires et le travail qui n'entre pas dans le champ d'application du projet
• Contraintes du projet telles que le budget et les délais
• Le calendrier du projet et l'échéancier avec les jalons
• Les éléments livrables du projet ou résultats

Affichez votre charge de travail en fonction des tâches laissées en suspens votre chemin critique avec un simple activ/désactiver dans ClickUp !

La portée de votre projet vous aide à forfaiter et à comprendre un nouveau projet à un niveau élevé. Utilisez ces informations pour :

• Prévoir le nombre de ressources dont vous aurez besoin pour achever votre projet dans les délais impartis
• Découper le projet en tâches plus petites
• Décider de la manière dont vous allez répartir ces tâches entre les membres de votre équipe

Faites le point sur vos ressources

Avant de choisir les garnitures de votre pizza, vous devez savoir quelles sont les garnitures disponibles et quelles sont les préférences de chacun. De même, pour choisir les meilleures ressources pour un travail, vous devez d'abord comprendre ce que chaque personne fait le mieux et quel type de travail elle préfère faire.

Lors du forfait d'un projet, vous devez connaître les capacités de votre équipe et la qualité des ressources dont vous disposez. Vous pourrez ainsi allouer ces ressources là où elles seront les plus efficaces.

Quelles sont leurs forces et leurs domaines d'expertise ? Faites correspondre vos exigences du projet aux ressources qui peuvent répondre à ces besoins.

Agence forfait ressources exemple

Supposons que votre projet consiste à gérer une campagne de publicité payante pour un client SaaS B2B dans le secteur de l'intelligence économique. Votre agence compte deux responsables PPC : Jason, qui a déjà travaillé avec d'autres clients B2B du secteur technologique, et Sara, qui a principalement travaillé avec des clients B2C du secteur de la vente directe.

Sara se dit moins à l'aise pour gérer le PPC de ce client car elle ne connaît pas grand-chose aux logiciels B2B, et encore moins à un secteur hautement technique comme la veille stratégique. De son côté, Jason est persuadé d'être la personne idéale pour ce travail en raison de son expérience en matière de B2B.

Pour ce projet, vous avez tout intérêt à confier le compte à Jason !

Quelles sont la disponibilité et la bande passante de vos ressources ? Les membres d'une équipe travaillent rarement sur une seule chose à la fois, mais chacun est limité par le nombre d'heures par semaine ou par jour qu'il peut travailler. Vous voulez vous assurer que votre équipe dispose de suffisamment d'heures de travail à consacrer à ce projet spécifique.

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Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources

N'oubliez pas que les absences, qu'elles soient forfaitaires ou non, affectent la disponibilité ; affectez donc les employés aux tâches en tenant compte des périodes d'urgence. Les employés peuvent (et doivent) prendre des congés payés ou des congés de maladie, ce qui signifie qu'ils ne sont pas disponibles ces jours-là.

Les réunions peuvent éloigner les employés des tâches du projet, même pendant les jours de travail normaux. De plus, tout le monde a besoin d'au moins 15 minutes dans sa journée pour promener le chiot ou aller chercher un café latte à la citrouille !

N'allouez jamais trop de ressources. La surallocation peut conduire à l'épuisement professionnel et à une baisse de la productivité. La réussite de votre projet ne vaut jamais la peine de sacrifier le bonheur et l'utilité de votre équipe.

Reportez-vous aux calendriers et aux échéanciers lors de l'affectation de vos ressources, et adaptez les échéanciers en conséquence pour tenir compte de la disponibilité des ressources. Optimiser l'utilisation des ressources pour que vos projets disposent toujours justement de ce dont vous avez besoin.

Assignez directement des tâches aux membres avec accès complet

Une fois que vous savez ce que votre équipe de projet peut réaliser, l'étape suivante consiste à déléguer les bonnes tâches à chaque personne en fonction de ses paramètres et de sa disponibilité.

Mettez votre équipe sur la voie de la réussite ! Fournissez autant d'informations que possible pour que chacun comprenne ce que l'on attend de lui. Clarifiez tous les détails nécessaires pour chaque tâche - les responsabilités, les résultats attendus et les dates d'échéance.

Dans ClickUp, il est facile de découper la pizza d'un projet en tranches plus petites avec des tâches, des sous-tâches et des checklists. Vous pouvez ensuite assigner rapidement chaque élément d'action aux membres de votre équipe en quelques clics !

Voici un aperçu plus détaillé :

• Tâches ClickUp : Décomposez vos projets en tâches et sous-tâches réalisables, que vous pouvez facilement attribuer aux membres de votre équipe. Votre équipe peut désormais travailler sur l'ensemble du projet, une étape à la fois.
• Checklists ClickUp : Créez des listes de tâches simples que votre équipe peut rapidement cocher au fur et à mesure de la progression des tâches. Utilisez ces listes pour planifier les étapes, effectuer des contrôles de qualité et suivre l'évolution de votre projet.

/$$$img/ : : Créez des listes de tâches simples que votre équipe peut rapidement cocher au fur et à mesure de l'avancement des tâches https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Convertir les commentaires en tâches ClickUp ou les assigner à l'équipe /$$$img/

Convertir les commentaires en tâches ClickUp ou les assigner pour transformer instantanément les pensées en éléments d'action

Pour certaines tâches, une seule personne ne suffit pas, surtout lorsque les délais sont serrés.

Heureusement, avec plusieurs assignés dans ClickUp vous pouvez rapidement affecter plusieurs personnes à une tâche si nécessaire. Ainsi, la prochaine fois qu'une tâche nécessitera l'aide d'une personne supplémentaire, vous pourrez l'affecter en un clin d'œil.

Assigner plusieurs personnes à la même tâche dans ClickUp

Prévoir des dépendances pour éviter la surutilisation de ressources limitées

Le livreur de pizzas n'atteindra pas le seuil de votre porte s'il ne peut pas se garer avant. Si votre allée est pleine, la fête de la pizza est annulée - et ce n'est tout simplement pas une option.

De la même manière, les projets ont, par nature, les caractéristiques suivantes des dépendances -Relations entre les tâches et les ressources qui affectent la disponibilité de ces dernières.

Considérons les dépendances de ressources, lorsque plusieurs tâches requièrent la même ressource limitée. Supposons que vous ayez besoin de 10 nouveaux graphiques pour vendredi, mais que l'équipe ne compte qu'un seul graphiste qui est déjà affecté à d'autres projets jusqu'à mercredi.

Dans ce cas, vous devez adapter le calendrier de votre projet pour tenir compte de manière réaliste de la disponibilité limitée de votre équipe. Vous pouvez également envisager d'engager un autre graphiste, à temps plein ou en free-lance, pour vous apporter l'assistance nécessaire au respect de vos délais.

Reprogrammer les dépendances pour visualiser l'impact des changements de date d'échéance sur les tâches dans la vue Gantt de ClickUp

Les dépendances se produisent également lorsque la progression d'une tâche dépend de la progression d'une autre tâche. Par exemple, vous devez attendre les commentaires des clients avant d'achever les révisions du projet conformément à leurs demandes. C'est comme si vous deviez étaler une pâte à pizza pour obtenir une tarte parfaite avant d'y ajouter de délicieuses garnitures !

Échelonnez et planifiez les tâches en fonction de ces dépendances. Gardez un œil sur les goulets d'étranglement potentiels et veillez à ce que personne n'attende les autres trop longtemps. Maintenez une communication constante sur les tâches et les éléments d'action en suspens, et adaptez vos attentes en fonction des retards du projet.

Envisagez d'adopter un Agile ou Gestion de projet Scrum afin d'éliminer ou de contourner les dépendances. Les dépendances de ClickUp vous aident à mapper les liens entre les tâches et les ressources. De cette façon, vous êtes en mesure de garder un onglet sur toutes les dépendances de votre projet avant qu'elles n'aient une chance de devenir des obstacles.

Voici d'autres façons dont les dépendances permettent à votre équipe de rester concentrée :

• Chacun sait toujours ce qu'il faut prioriser en premier, ce qu'il faut attendre et ce qui vient ensuite dans le pipeline. Moins d'erreurs de communication, plus de choses à faire !
• ClickUp envoie des pings aux assignés lorsque leurs tâches sont débloquées ou que des dépendances sont ajoutées ou supprimées. Cela élimine le "jeu d'attente " afin que les membres de l'équipe puissent se concentrer uniquement sur les tâches réalisables dans l'intervalle.
• Avertit les personnes avant de fermer les tâches qui sont en attente sur d'autres tâches, les empêchant ainsi de sauter ou d'oublier des exigences clés

Vous pouvez ajouter des dépendances à des tâches individuelles manuellement, ou visuellement en dessinant des liens entre les tâches sur une feuille de route Diagramme de Gantt .

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/Copy-of-gantt-dependencies-1.gif Dessiner une relation entre deux tâches dans la vue Gantt /$$img/

Afficher les relations entre les tâches et les tâches Jalon dans la vue Gantt dans ClickUp

Suivre la progression et réaffecter les ressources en conséquence

Dans l'idéal, vous paramétrez des ressources pour un projet et celui-ci se déroule comme prévu. Mais en cas de retard ou de changement, vous devrez peut-être réaffecter des ressources.

Pas de panique ! La réaffectation est un élément normal de la gestion des ressources.

La première étape consiste à surveiller de près la capacité de l'équipe par rapport aux exigences de votre projet. Posez les questions suivantes lorsque vous examinez votre capacité actuelle :

• Certains membres de l'équipe sont-ils surchargés ?
• Certains employés sont-ils devenus soudainement indisponibles en raison de facteurs incontrôlables tels que des pannes d'Internet, des démissions ou des réaffectations à un autre projet ?
• Des jalons clés risquent-ils d'être manqués ?
• La portée de votre projet a-t-elle changé, nécessitant un travail supplémentaire inattendu ?

Si c'est le cas, l'étape suivante consiste à communiquer les changements à votre client ou à les parties prenantes du projet . Tenez-les au courant de la progression de votre projet le plus tôt et le plus souvent possible, y compris de toute modification éventuelle du champ d'application ou de tout retard.

Cela permet de gérer les attentes, de sorte que les parties prenantes risquent moins d'être prises au dépourvu, déçues ou surprises par des changements ou des revers.

Le processus d'affectation des ressources peut impliquer de redéfinir le périmètre du projet et de trouver des membres supplémentaires dans l'équipe pour faire face au surcroît de travail. Certaines entreprises mettent en place un forfait de sauvegarde en identifiant les employés possédant les compétences requises qui peuvent intervenir en cas de besoin ou en maintenant un pool de freelances qui peuvent fournir une assistance à la volée.

Il se peut également que vous deviez ajuster les échéanciers et les dates limites de toutes les tâches de votre projet pour tenir compte de la capacité de votre équipe et des retards imprévus.

L'affectation des ressources en elle-même, ainsi que la réaffectation des tâches en cours de route, peuvent représenter un travail considérable, mais ce n'est pas forcément un travail hard !

Envisagez d'utiliser des outils de gestion des ressources qui permettent à votre équipe de rester sur la bonne voie grâce à une visibilité centralisée. Plus besoin de déterrer vos différentes feuilles de calcul, documents et post-its, ni de passer constamment d'un calendrier à l'autre pour tous les membres de votre équipe.

Nous avons peut-être un parti pris, mais nous pensons que ClickUp est un excellent outil d'allocation des ressources (osons dire le meilleur ?). Il réunit toutes ces informations en un seul endroit afin que vous puissiez suivre votre progression et la capacité de votre équipe en temps réel. Vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisables pour voir comment votre équipe se débrouille et où vous pourriez prendre du retard.

C'est une façon de Diggs utilise ClickUp pour garder la maîtrise de ses projets. Les résultats ? Une plus grande transparence dans la gestion de la charge de travail moins de temps consacré à la communication en amont et en aval et une utilisation plus productive du temps de chacun.

C'est ce que nous appelons une victoire !

Minimiser la dérive du projet

Vous pouvez commander ce que vous pensez être assez de pizzas pour tous les participants à votre fête, mais vous ne pouvez pas toujours anticiper la quantité qu'ils mangeront. Que se passe-t-il si vous n'avez plus de pizza ?

Outre le fait de verser quelques larmes (ce qui est compréhensible), vous devez maintenant changer de vitesse pour atteindre votre objectif qui est de nourrir tous vos invités.

Il s'agit d'un cas de le détournement de la portée du texte -Un projet qui dépasse sa portée initiale et nécessite des ressources supplémentaires, notamment du temps, de l'argent et du personnel. Le glissement de périmètre menace la réussite de votre projet en ajoutant du travail supplémentaire sans prolonger l'échéancier du projet, ce qui crée une pression supplémentaire sur les membres de votre équipe pour qu'ils en fassent plus en moins de temps.

Vous pouvez faire de votre mieux pour éviter le glissement de périmètre en fixant des paramètres fermes dans l'énoncé du périmètre du projet, mais il est parfois inévitable. Dans ces cas-là, une bonne gestion du changement met en place des structures et des processus pour limiter l'élargissement du champ d'application.

Elle permet de s'attendre à ce que les décideurs vous informent au plus vite des changements de portée et vous donnent l'espace et le temps de réaffecter ou d'ajouter des ressources en conséquence.

Il est important de suivre le flux, mais il est tout aussi important d'éviter de surcharger votre équipe ! Après tout, ils doivent se rendre à une soirée pizza.

Exemples et modèles d'allocation de ressources

Supposons que vous soyez un gestionnaire de projet chargé du lancement d'une campagne de marketing d'influence pour Marinara, une application mobile de productivité par chronomètre Pomodoro. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre forfait d'allocation des ressources :

1. Définissez la portée de votre projet : Commercialiser Marinara sur 10 comptes TikTok axés sur la productivité et comptant plus de 50k abonnés au 4e trimestre.
2. Comprendre vos ressources : Le budget du projet est de 10 000 $. Votre équipe est composée d'un manager marketing influenceur, d'un manager marketing produit, d'un spécialiste informatique et d'un spécialiste de la paie.
3. Assignez les tâches : Le responsable du marketing d'influence identifiera les influenceurs et communiquera avec eux. Le responsable du marketing produit va..consolidera le message sur le produit et créer un kit de marque auquel les influenceurs pourront se référer. Pendant ce temps, le responsable informatique accordera l'accès aux applications et résoudra les problèmes techniques. Votre responsable des ressources humaines collectera les documents de paie et s'assurera que les influenceurs sont payés pour leur travail.
4. Planifiez les dépendances: Le responsable du marketing produit travaille également sur le lancement d'une nouvelle fonctionnalité en octobre, vous forfaiterez donc pour qu'ils achèvent leurs tâches en septembre. Le PM créera une liste de sauvegarde des influenceurs à contacter au cas où l'un d'entre eux se désisterait.
5. Suivre la progression: Cette campagne de marketing s'étendra d'août à novembre et comportera cinq grands jalons. Si une personne est en surcapacité, ajoutez des ressources à l'équipe ou prolongez l'échéancier du projet en conséquence. Vous surveillerez la progression dans ClickUp via les tableaux de bord et communiquerez si des échéances risquent d'être dépassées.
6. Minimiser le glissement de périmètre: Disons que Marinara veut 15 TikToks, ou des influenceurs avec plus de 100k abonnés à la place. Elle devrait demander des modifications de la portée du projet avant la fin du mois d'août pour rester sur la voie de l'échéancier du projet actuel. Dans le cas contraire, vous accepterez de décaler l'échéancier du projet pour tenir compte de la modification du périmètre. Le gestionnaire de projet identifiera alors d'autres influenceurs répondant à ces critères et les contactera.

Prêt à identifier et à allouer vos ressources ? ClickUp est là pour vous aider ! L'inscription est achevée et gratuite et vous pouvez commencer à l'utiliser en secondes. Commencez avec cette allocation de ressources modèles pour donner un coup de fouet à votre gestion de projet aujourd'hui!

Le modèle d'allocation des ressources ClickUp

Utilisez le modèle d'allocation des ressources pour suivre les budgets ou le temps de votre équipe créative Modèle d'allocation des ressources de ClickUp vous aide à suivre la capacité et la disponibilité de toutes les ressources de votre organisation en un seul endroit. Il est livré avec ces affichages pratiques :

• Vue Liste : Affichez toutes les tâches dans une seule liste. Regroupez, triez et filtrez les tâches en toute simplicité. Organisez-les comme bon vous semble, que ce soit par client, par projet ou autre !
• Vue Tableau : Affichez et déplacez les tâches dans ce Tableau de type Kanban qui organise les éléments d'action par statut.
• Vue Charge de travail : Visualisez la quantité de travail assignée à chaque membre de l'équipe pendant une période donnée, par exemple une semaine, deux semaines ou un mois. Comparez la charge de travail attribuée à chaque personne à sa capacité globale.

Ce modèle est entièrement personnalisable pour s'adapter à vos besoins gestion des ressources flux de travail. Utilisez ce modèle pour obtenir un aperçu complet de la capacité de votre équipe et de sa progression vers l'achèvement du projet et les produits livrables.

Télécharger ce modèle

Le modèle de planification des ressources ClickUp

Utilisez le modèle de planification des ressources pour vérifier les largeurs de bande des campagnes et des équipes dans plusieurs vues Modèle de planification des ressources de ClickUp offre diverses façons de visualiser et d'allouer vos ressources au sein de votre équipe.

En plus des vues affichées dans le premier modèle, ce modèle propose deux vues supplémentaires :

• Affichage de l'échéancier : Visualisez votre planning de manière linéaire sur un échéancier chronologique. Parfait pour la planification des ressources et les feuilles de route !
• Vue Gantt : Visualisez vos tâches et leurs dépendances sur un écran deDiagramme de Gantt échéancier. Évaluez rapidement les obstacles et les goulets d'étranglement pour faire avancer votre projet.

Ce modèle vous aide à planifier de manière proactive en fonction des ressources disponibles, y compris les budgets et les emplois du temps des membres de l'équipe. Comme tous nos modèles, il est personnalisable, ce qui vous permet de l'adapter à vos besoins et de vous l'approprier.

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L'allocation des ressources est un travail en cours constant

Il ne suffit pas d'allouer des ressources avant le début d'un projet pour s'en tenir là. Vous devez rester à l'écoute de vos projets, en équilibrant soigneusement les capacités de votre équipe et les exigences de votre projet. Les facteurs susceptibles d'influer sur la réussite de votre projet étant en constante évolution, vous devez également faire preuve de suffisamment de souplesse pour adapter votre stratégie d'affectation des ressources en fonction des besoins.

ClickUp est le meilleur logiciel de gestion de projet pour les équipes, avec un de fonctionnalités robustes pour vous aider à gérer vos ressources, à maintenir vos projets sur la bonne voie et à faire en sorte que les choses soient terminées rapidement. Nous aidons les gestionnaires de projet et les décideurs clés à allouer des ressources et à superviser le cycle de vie complet du projet comme des pros.

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