Le stockage cloud a révolutionné la manière dont les entreprises gèrent et partagent leurs informations. Mais il y a un hic : il ne suffit pas de bien stocker les données. Une communication efficace nécessite de fournir des informations pertinentes à votre public.
Pour cela, Google Drive est un outil populaire à maîtriser. Pourquoi ? À la fin de l'année 2023, Google Drive dominait le marché des logiciels de partage de fichiers avec une part importante de 31,19 %. Il y a de fortes chances que votre entreprise s'en serve aussi.
Copier des dossiers dans Google Drive peut sembler simple, mais pour le faire correctement, il faut suivre certaines instructions. Après tout, une seule erreur, comme envoyer des historiques de prix internes à un client, peut instantanément perturber la communication, l'impact et la confiance.
Cet article explique comment copier un dossier dans Google Drive en sept étapes simples. Nous vous donnerons également trois conseils supplémentaires de niveau expert et vous présenterons ClickUp, un outil de gestion de projet performant qui constitue une alternative intéressante.
⏰ Résumé en 60 secondes
Voici comment copier un dossier dans Google Drive :
- Tout d'abord, connectez-vous à Google Drive et localisez l'emplacement du dossier que vous souhaitez copier.
- Utilisez la barre de recherche et les filtres pour identifier le dossier que vous souhaitez dupliquer.
- Ouvrez le dossier, sélectionnez les fichiers spécifiques et excluez ceux qui ne sont pas nécessaires à l'aide des raccourcis clavier Ctrl/Commande.
- Créez des copies des fichiers sélectionnés à l'aide de l'option « Créer une copie » dans le menu.
- Créez un nouveau dossier, nommez-le de manière appropriée et placez-le dans le même répertoire pour y accéder facilement.
- Déplacez les fichiers copiés vers le nouveau dossier à l'aide des options Organiser et Déplacer.
- Renommez les fichiers copiés pour supprimer le préfixe « Copie de » par défaut afin de mieux les organiser.
- Mettez à jour les permissions du nouveau dossier en ajustant les paramètres de partage, les niveaux d'accès et la visibilité des parties prenantes.
- Ajoutez une description du dossier pour plus de contexte et consultez régulièrement les journaux d'activité pour plus de responsabilité et de mises à jour.
- Les limites de Google Drive incluent l'absence de duplication native des dossiers, la perte de métadonnées, les intégrations limitées, l'absence de gestion des tâches et l'absence d'automatisation basée sur l'IA.
- ClickUp propose des outils d'IA avancés, des fonctionnalités d'automatisation et des intégrations avec plus de 1 000 applications, améliorant ainsi la gestion des dossiers et l'efficacité des flux de travail.
- ClickUp simplifie la duplication de dossiers en un seul clic tout en conservant les métadonnées, y compris les tâches, l'historique des fichiers et les descriptions.
Comment copier un dossier dans Google Drive
Voici les sept étapes à suivre pour copier un dossier dans Google Drive.
Scénario : supposons que l'on vous ait demandé de partager un dossier de projet avec votre client. Les fichiers sont prêts ; il ne vous reste plus qu'à les copier et à les partager.
Étape n° 1 : accédez à votre compte Google Drive
Tout d'abord, accédez à votre compte Google Drive et connectez-vous. C'est là que vous gérerez tous vos fichiers et dossiers Google Drive.
💡 Conseil de pro : accéder à Google Drive depuis votre page Gmail est un excellent moyen de gagner du temps. Comment ? Il suffit de cliquer sur le carré avec les neuf points dans le coin supérieur droit.
Étape n° 2 : localisez le dossier que vous souhaitez copier
Passons maintenant aux fichiers que vous devez copier.
- Accédez à la barre de recherche et saisissez le nom du projet.
- Choisissez le type de fichier que vous recherchez. Vous trouverez cette option sous la barre de recherche.
- Repérez le dossier dans la liste des résultats et double-cliquez dessus pour l'ouvrir.
Étape n° 3 : sélectionnez les fichiers dans le dossier d'origine
Lorsque vous ouvrez le dossier, vous vous rendez peut-être compte que certains fichiers doivent rester internes. Cela signifie que vous devez sélectionner uniquement un certain nombre de fichiers.
- Maintenez la clé Ctrl enfoncée (ou Commande ⌘, si vous utilisez MacOS).
- Cliquez sur les fichiers dont vous avez besoin.
💡 Conseil de pro : si vous avez un grand nombre de fichiers et quelques-uns à exclure : maintenez les touches Ctrl/Commande ⌘ et A enfoncées. Cela effectue la sélection de tous les fichiers. Ensuite, maintenez à nouveau les touches Ctrl/Commande ⌘ enfoncées et cliquez sur les fichiers dont vous n'avez pas besoin.
➡️ En savoir plus : Comment organiser des fichiers sur Mac
Étape n° 4 : faites des copies des fichiers sélectionnés
Enfin, nous créons les copies. Voici comment procéder :
- Cliquez sur les trois points situés juste en dessous du nom du dossier.
- Cliquez sur « Créer une copie ».
Note : tous vos fichiers copiés apparaîtront dans le même espace, avec la mention Copie de…
Étape n° 5 : créez un nouveau dossier
Une fois la copie terminée, organisons vos fichiers copiés. La première étape consiste à créer un dossier pour les fichiers.
- Sélectionnez l'option +Nouveau dans le coin supérieur gauche.
- Dans la liste déroulante qui s'affiche, sélectionnez Nouveau dossier (il s'agit de la première option de la liste).
- Nommez le dossier (appelons-le Projet Augustus — Espace client) et cliquez sur Créer.
💡 Conseil de pro : par défaut, le nouveau dossier que vous avez créé apparaîtra dans le dossier existant. Il est préférable de le laisser à cet emplacement pour faciliter l'accès et mieux contrôler les informations.
Étape n° 6 : déplacez les fichiers copiés
Vous êtes maintenant prêt à déplacer les fichiers copiés vers le nouveau dossier. À faire :
- Sélectionnez à nouveau les fichiers, cliquez sur le menu vertical à trois points, accédez à Organiser, puis choisissez Déplacer.
- Une boîte de dialogue s'ouvre pour vous permettre de choisir votre emplacement. Choisissez le nouveau dossier et confirmez.
💡 Conseil de pro : recherchez le nom du dossier dans la section des suggestions. C'est là que les dossiers et espaces les plus récents apparaissent souvent.
🧠 N'oubliez pas : les fichiers copiés doivent maintenant être renommés. Ils commencent tous par « Copie de », une expression qui a été conservée lors de la sélection des fichiers pour plus de commodité.
Étape n° 7 : vérifiez et mettez à jour les permissions pour le nouveau dossier
La dernière étape consiste à vérifier et à mettre à jour les paramètres de partage du dossier. Pour cela :
- Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du nom du dossier, puis sur Partager dans le menu déroulant, et à nouveau dans la deuxième série d'options.
Comme l'option Déplacer, cela ouvre une boîte de dialogue. Cela permet de :
- Vérifiez qui a déjà accès et supprimez toutes les personnes qui ne sont pas concernées.
- Ajoutez les adresses e-mail des personnes qui doivent avoir accès
- Choisissez le niveau d'accès (lecteur, éditeur ou commentateur)
- Contrôlez l'accès général. Cela permet de mettre à jour les paramètres pour un accès plus large (par exemple, restreint, à l'échelle de l'organisation ou public).
- Cliquez sur Terminé, et si vous devez partager le lien dans un e-mail ou un message, sélectionnez Copier le lien.
Vous avez copié avec succès un dossier dans Google Drive. Maintenant que vous avez terminé, voici deux conseils supplémentaires pour améliorer la structure des fichiers et la hiérarchie.
Astuce bonus n° 1 : ajoutez une description au dossier
L'ajout d'une description au dossier permet de créer un contexte pour vos parties prenantes. Cela aide également tout le monde à comprendre ce qu'il regarde et comment mieux utiliser le dossier.
Voici comment ajouter une description à un dossier :
- Cliquez sur le « i » situé dans le coin supérieur droit, à côté du nom du dossier.
- Sélectionnez l'onglet Détails et faites défiler vers le bas pour trouver la Box Description.
- Ajoutez une description pertinente au dossier copié.
Astuce bonus n° 2 : vérifiez régulièrement votre activité
Comprendre les changements qui ont été apportés facilite la responsabilisation. Cela est également utile dans le cadre de l'analyse des causes profondes et du plan d'action d'un projet ou d'un évènement.
Voici les étapes à suivre pour consulter l'activité d'un dossier :
- Cliquez sur le « i » situé dans le coin supérieur droit, à côté du nom du dossier.
- Sélectionnez l'onglet Activité et consultez les modifications apportées au dossier.
➡️ En savoir plus : Comment organiser Google Docs
Limites de la copie de dossiers dans Google Drive
Bien que Google Drive soit un choix populaire pour le stockage, il présente quelques limites. En voici cinq que vous devez garder à l'esprit avant d'adopter Drive comme solution de gestion de fichiers :
- Copie uniquement les fichiers : Google Drive ne propose pas d'option native pour copier des dossiers entiers. Cela signifie que vous devez sélectionner tous les fichiers, les copier et créer des dossiers manuellement. Bien que l'interface soit claire, les possibilités de personnalisation limitées de Google Drive rendent son utilisation très frustrante.
- Perte de métadonnées lors de la duplication : lors de la copie de fichiers, les données clés telles que les descriptions, les commentaires et l'historique des fichiers ne sont pas transférées. Cela inclut également la perte de la structure des dossiers. Ainsi, si vous gérez des hiérarchies de fichiers étendues, Google Drive n'est pas l'outil idéal.
- Pas d'intégration adéquate à la plateforme : peu d'outils s'intègrent pleinement à Google Drive, ne prenant souvent en charge qu'une synchronisation unidirectionnelle. Cela ajoute des étapes supplémentaires et réduit l'efficacité des flux de travail multi-outils. La seule façon de créer des intégrations nécessite généralement un codage complexe avec Google Apps Script.
- Absence de gestion des tâches : cet outil ne dispose pas d'une fonctionnalité intégrée de gestion des tâches. Un dossier Google Drive finit par isoler les données des actions liées au projet. Cette lacune oblige à recourir à des outils externes, ce qui complique les flux de travail.
- N'offre pas d'IA pour la récupération ou l'analyse des données : Google Drive ne dispose pas d'automatisation avancée ou d'IA pour trier, récupérer ou analyser les données. Au-delà des résumés de fichiers fournis par Gemini de Google, les utilisateurs doivent passer au crible les informations manuellement, ce qui leur fait perdre du temps.
Créez et organisez des dossiers avec ClickUp
Compte tenu de toutes ces limites, vous pouvez envisager une alternative à Google Drive. Après tout, il ne prend pas en charge la gestion des informations orientée vers l'action.
Des fichiers et des dossiers bien organisés doivent pouvoir contribuer aux projets et à la compréhension. C'est pourquoi ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, est l'expert idéal pour vous. Elle vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour accomplir votre travail, depuis la centralisation de vos documents, tâches et communications dans une seule application jusqu'à la visualisation de vos flux de travail, dépendances et résultats de projet grâce à des outils de gestion de projet complets.
Vous avez besoin d'être convaincu ? Voici une comparaison entre Google Drive et ClickUp :
| Fonctionnalité | Google Drive | ClickUp |
|---|---|---|
| Duplication native de dossiers | ❌Nécessite un article pour vous guider à travers ses sept étapes | 🏆✅Quelques clics suffisent pour copier un dossier entier. |
| Conservation des métadonnées | ❌Toutes les informations sont perdues lors de la duplication. | 🏆✅Conserve toutes les données, y compris les tâches intégrées, les commentaires, l'historique des fichiers, la description, etc. |
| Automatisation | ❌Inexistant | 🏆✅Assistance pour les intégrations avancées et l'automatisation, de la récupération de données en temps réel aux mises à jour de tâches et de données basées sur une logique conditionnelle. |
| /IA au service de la récupération et de l'analyse des données | ➖Propose Gemini, un outil d'IA qui génère des résumés simples. Recherche des dossiers et des fichiers. | 🏆✅ ClickUp Brain, l'assistant IA natif de ClickUp, génère des résumés, des analyses, des feuilles de route et même des stratégies pour utiliser efficacement les données des dossiers. Les tableaux de bord ClickUp fournissent des visualisations et des analyses en temps réel pour vous aider à transformer les données de vos projets en décisions rentables. |
| Gestion des tâches | ❌N'offre pas de fonctionnalités de gestion des tâches | 🏆✅Création et délégation instantanées de tâches dans le dossier et le fichier. Liaison sans effort des documents en tant que pièces jointes à des tâches pour un accès facile. Suivi de la progression des tâches et des dépendances. |
| Plateforme centralisée pour la collaboration | ❌Conçu principalement pour ajouter et mettre à jour des données sur la plateforme | 🏆✅Conçu pour centraliser le traitement, l'analyse, l'action et l'exécution des données avec une productivité maximale. |
| Recherche puissante de fichiers | ➖ Fonctions de recherche de base à l'aide de noms de fichiers ou de mots-clés. Recherche contextuelle et par filtres limitée. | 🏆✅La fonctionnalité de recherche connectée avancée permet de localiser rapidement des fichiers, des tâches et des dossiers à l'aide du contexte, des étiquettes et des métadonnées. |
| Flux de travail personnalisable | ➖ Permet une personnalisation minimale. Nécessite des scripts complexes pour un flux de travail avancé. | 🏆✅Flux de travail entièrement personnalisable grâce à la simplicité du glisser-déposerAutomatisation des processus sans code (grâce à de simples séquences if-then) |
Même une comparaison rapide montre à quel point ClickUp surpasse Google Drive. Cela dit, examinons de plus près quatre fonctionnalités spécifiques offertes par ClickUp pour une gestion sans effort des dossiers.
Recherche de fichiers
👀 Le saviez-vous ? Les travailleurs du savoir consacrent environ 60 % de leur temps au partage, à la recherche et à la mise à jour d'informations à l'aide de différents outils.
Une gestion efficace des dossiers vous aide à trouver rapidement le bon fichier. Plus encore, elle vous aide à trouver les informations dont vous avez besoin pour bien faire votre travail, et à le faire plus rapidement.
Cette recherche des informations pertinentes dépasse souvent les ressources de stockage cloud existantes lorsqu'il s'agit de bases de données volumineuses. Pensez-y. Le monde dans lequel nous travaillons ne fonctionne guère avec une seule application.
Vous pouvez avoir une présentation client dans un outil, une proposition de contrat dans un autre, un enregistrement d'appel dans un troisième et un historique d'e-mails dans un quatrième outil.
Une recherche dans l'application ne suffit pas.
C'est là qu'intervient la recherche connectée de ClickUp.
Il s'agit d'une fonctionnalité puissante qui vous permet de rechercher des fichiers, des tâches et des dossiers dans votre environnement de travail, vos applications connectées et même votre disque local. Elle combine une recherche contextuelle basée sur l'IA avec des filtres avancés, vous permettant de trouver ce dont vous avez besoin sans avoir à passer au crible plusieurs plateformes. Vous pouvez utiliser des étiquettes, des métadonnées et des raccourcis personnalisés pour affiner les résultats et enregistrer du texte pour plus tard, ce qui vous fait gagner du temps et vous épargne des efforts.
Accessible depuis différents endroits tels que le centre de commande ou la barre d'actions globale, ClickUp vous permet de retrouver rapidement vos fichiers où que vous soyez. Cette fonctionnalité de recherche centralisée rend la gestion des bases de données volumineuses ou des flux de travail intégrés fluide et très efficace.
Recherchez n'importe quoi, n'importe où, grâce à l'IA connectée, en un seul clic ou une seule touche. Google Drive est déjà surpuissant, n'est-ce pas ?
📮 ClickUp Insight : 30 % de nos répondants utilisent des outils d'IA pour leurs recherches et la collecte d'informations. Mais existe-t-il une IA qui vous aide à retrouver ce fichier perdu au travail ou cet important fil de discussion Slack que vous avez oublié d'enregistrer ?
Oui ! La recherche connectée alimentée par l'IA de ClickUp peut rechercher instantanément dans tout le contenu de votre environnement de travail, y compris les applications tierces intégrées, pour trouver des informations, des ressources et des réponses. Gagnez jusqu'à 5 heures par semaine grâce à la recherche avancée de ClickUp !
Duplication en un clic
La duplication de dossiers, bien que cruciale, reste une tâche administrative qui ne devrait pas prendre beaucoup de temps. ClickUp ne nécessite pas sept étapes détaillées pour copier des dossiers : un simple clic et quelques lignes de saisie suffisent.
Voici comment terminer :
- Connectez-vous à votre compte ClickUp, accédez au nom de votre dossier et cliquez sur le menu ellipsis (trois points) à côté de celui-ci.
- Sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. Une boîte de dialogue s'ouvrira.
- Mettez à jour le nom, l'emplacement et tout ce que vous souhaitez dupliquer dans votre nouveau dossier.
À présent, l'intégralité de votre dossier, des tâches aux descriptions et documents, est copiée.
💡 Conseil de pro : ClickUp vous permet également de transférer des métadonnées telles que des étiquettes et des champs personnalisés. Cela vous aide à maintenir le flux de vos informations, par exemple lorsque vous filtrez ou examinez des fichiers.
IA et automatisation
ClickUp est également conçu pour réduire les efforts manuels dans tout ce que vous faites, de la gestion de vos tâches quotidiennes à l'analyse des données de performance des projets. En matière de gestion des dossiers, son outil d'intelligence artificielle, ClickUp Brain, peut récupérer l'emplacement des dossiers, les liens sources, les résumés, les informations sur les données et bien plus encore, à l'aide de commandes simples en langage naturel.
Il vous suffit de repérer Ask IA dans le coin supérieur droit, puis de saisir votre question.
ClickUp vous aide également à réaliser l’automatisation de vos actions et de vos flux de travail. Ses fonctionnalités puissantes vous permettent même de créer une logique conditionnelle personnalisée.
Voici comment procéder :
- Cliquez sur le menu à trois points à côté de votre dossier.
- Accédez aux paramètres du dossier et cliquez sur Automatisation.
- Configurez votre déclencheur, votre logique et le résultat souhaité (ce qui se passe et quand), puis cliquez sur Créer.
Cela permettra de créer une séquence d'automatisation sans code qui exécutera seule des tâches répétitives et prévisibles, sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Lorsque l'objectif est de gagner du temps dans la recherche et l'exécution, ClickUp Automations est là pour vous aider !
💡 Conseil de pro : un exemple simple d'automatisation consiste à déplacer une tâche vers un dossier spécifique et à l'attribuer à un collègue « x » pour qu'il la traite lorsque son statut change.
Intégration d'outils et de fonctionnalités
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe tous vos documents et ressources de projet (tâches, documents, feuilles de calcul, présentations, mémos, diagrammes et graphiques, tableaux Kanban et même fils de discussion, etc.) en un seul endroit. Elle vous permet également de mettre à jour instantanément les paramètres de partage de ces ressources afin de favoriser une collaboration efficace.
Voici comment procéder :
- Cliquez sur le menu ellipsis à côté du nom du dossier.
- Sélectionnez Partage et permissions.
- Ici, vous ajoutez des identifiants de messagerie, copiez le lien de partage et pouvez même mettre à jour les paramètres du dossier partagé.
➡️ En savoir plus : Integromat + ClickUp : intégrez les outils que vous utilisez le plus
De plus, chaque dossier ClickUp vous permet d'importer des fichiers à partir de nombreuses applications externes. Cela inclut une intégration Google Drive, de nombreux formats de fichiers et même des applications de productivité.
Voici comment faire :
- Cliquez sur les trois points à côté du nom du dossier.
- Sélectionnez +Créer, puis Importer.
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer ou l'outil d'entreprise que vous souhaitez connecter dans le menu déroulant.
💡 Conseil de pro : les ClickApps situées dans le menu carré à neuf points à côté de votre photo de profil vous permettent d'intégrer plus de 1 000 outils dans votre environnement de travail.
Au-delà de ses intégrations, de ses outils et de sa création de fichiers sans effort, ClickUp vous permet de transformer n'importe quel contenu, où qu'il se trouve, en liste de tâches. Cette fonctionnalité vous permet d'organiser efficacement vos actions et de les aligner directement sur votre dossier central, en conservant leur pertinence et leur orientation.
Optimisez l'organisation de vos informations grâce à ClickUp
L'organisation des informations de votre entreprise nécessite une approche réfléchie et transparente. Lorsque vous partagez des fichiers et des dossiers essentiels, il est judicieux de les dupliquer.
Si ce guide vous aide à simplifier et accélérer vos tâches, Google Drive est-il vraiment adapté à vos besoins ? Après tout, il présente des lacunes en matière de gestion des données, de suivi des tâches et d'automatisation.
ClickUp comble facilement ces lacunes. Il offre la duplication de dossiers en un clic, des flux de travail rationalisés, des visualisations approfondies et des analyses puissantes. De plus, ses fonctionnalités entièrement personnalisables améliorent la productivité et simplifient la gestion des dossiers.
Impressionnant, n'est-ce pas ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp et constatez la différence !