Une recherche rapide sur n'importe quel portail d'emploi montre des milliers de listes d'offres d'emploi pour des spécialistes de la saisie de données. Les personnes qualifiées sont très demandées, mais la saisie de données est souvent considérée comme l'une des parties les moins agréables de la routine de travail.
Vous en conviendrez si vous avez déjà transféré sans réfléchir des nombres d'un endroit à un autre pendant des heures ! Il n'y a pas de créativité limitée, pas de résolution de problèmes - juste une saisie monotone et sans fin.
Toutefois, grâce aux avancées technologiques contemporaines, vous pouvez désormais tirer parti de l'automatisation de la saisie des données pour aider vos employés à récupérer du temps et à réduire les erreurs associées à la saisie manuelle. Voyons comment.
⏰ Résumé en 60 secondes
Comment automatiser l'entrée des données en cinq étapes simples :
- Former les employés pour une transition en douceur vers la mise en œuvre de l'automatisation à l'échelle de l'entreprise
- Identifiez les tâches répétitives, chronophages et sujettes aux erreurs. Ces tâches devraient être les premières à être automatisées avant de passer aux tâches complexes
- Choisir le bon outil d'automatisation. Vous devrez rechercher les options les plus populaires, lire les commentaires et les études de cas d'utilisateurs réels, et essayer les meilleurs choix avant de les valider
- Paramétrer les séquences d'automatisation. La plupart des outils vous permettent de faire cela sans code, en utilisant des déclencheurs conditionnels (et même des constructeurs d'automatisation en langage naturel !)
- Testez et surveillez vos flux de travail automatisés pour voir si vous atteignez vos objectifs
Qu'est-ce que l'automatisation de l'entrée des données ?
L'automatisation de l'entrée des données utilise des logiciels pour entrer des données dans des systèmes et des bases de données, réduisant ou éliminant ainsi le travail manuel. Elle accélère le transfert des données, améliore la précision et minimise les erreurs courantes telles que les transpositions, les duplications, les classifications erronées et les omissions.
🔎 **Le saviez-vous ?
Selon une étude réalisée par IDC, 80% des données mondiales sont non structurées . Cela met en évidence la nécessité d'une solution automatisée à guichet unique pour transférer des données structurées d'une source à une destination.
Avantages de l'automatisation de l'entrée des données
L'automatisation de la saisie des données vous dote d'un assistant super efficace qui ne se fatigue jamais, commet moins d'erreurs et gère sans effort des tâches d'entrée de données répétitives à l'infini.
Voici pourquoi l'automatisation de ce processus fastidieux change la donne.
Gain de temps
Il se peut que vous ayez plusieurs formulaires, feuilles de données et autres à extraire - l'extraction manuelle des données ressemble à l'ascension du mont Everest. L'automatisation de l'entrée des données peut prendre en charge les tâches suivantes ces tâches répétitives et laborieuses rapidement et, dans certains cas, de manière significative d'automatiser vos processus de gestion de projet .
Réduit les erreurs
john Dow" pourra désormais se réapproprier son nom "John Doe" L'automatisation ne laissera pas d'espace aux erreurs qui émaillent par inadvertance les processus d'entrée manuelle des données.
Augmente l'évolutivité
Qu'il s'agisse d'intégrer de nouveaux clients ou de traiter des volumes de commandes plus importants, les systèmes automatisés peuvent s'adapter plus rapidement à l'évolution des besoins sans nécessiter une révision achevée de vos processus d'entreprise.
Fournit des informations plus significatives
En supprimant la tâche répétitive d'entrée des données, les équipes peuvent se concentrer sur l'interprétation des données, l'identification de modèles et la prise de décisions éclairées plutôt que de s'enliser dans le travail administratif.
Par exemple, si vous dirigez une entreprise de vente au détail, un système automatisé pourrait analyser les éléments suivants les données relatives aux équipes commerciales pour chaque produit. Vous disposeriez ainsi des informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées en matière d'inventaire.
Maintenant que nous avons abordé les avantages, examinons les différents types d'automatisation de l'entrée des données et la manière dont chacun d'entre eux peut vous assister dans vos objectifs.
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Types d'automatisation de l'entrée de données
L'automatisation de l'entrée des données se présente sous différents formulaires, chacun étant conçu pour accélérer et simplifier les tâches de routine, souvent à l'aide de Flux de travail automatisés par l'IA .
Décortiquons les types clés de cette automatisation.
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
Si vous recevez une facture au format PDF, l'OCR peut extraire les données pertinentes, telles que les totaux et les descriptions d'éléments, afin que vous n'ayez pas à les saisir manuellement. Cela permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs dues à l'entrée manuelle.
👀 Fun Fact
Parseur est un logiciel de qui automatise l'extraction de données à partir de documents tels que des factures et des e-mails.
Automatisation des processus robotiques (RPA)
Si votre équipe passe des heures à copier les données clients des e-mails dans des feuilles de calcul, la RPA peut s'en charger en transférant automatiquement les informations de manière précise et rapide.
📌 Exemple La Deutsche Bank a également mis en œuvre la RPA pour automatiser les processus d'entrée, de validation et de réconciliation des données dans son département financier. Cela a permis d'améliorer l'exactitude des données, de garantir la conformité et de gérer les risques. Elle a également mis en place un traitement 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour gérer de gros volumes de données, démontrant ainsi l'impact réel de la RPA.
Automatisation des formulaires
Les formulaires sont partout - des sondages aux demandes de commentaires - mais saisir manuellement ces données dans des outils pour une meilleure organisation et analyse peut être une corvée. Les outils d'automatisation des formulaires facilitent le processus de collecte en capturant et en organisant automatiquement les réponses.
Logiciel d'intégration d'applications
À saviez-vous que vous pouviez même utiliser des outils d'automatisation pour le transfert de données entre applications ?
Des outils tels que Zapier permet de connecter plus de 5 000 applications , ce qui permet aux utilisateurs d'automatiser les flux de travail inter-applications sans avoir à coder.
Par exemple, lorsqu'un nouveau prospect remplit un formulaire sur votre site web, Zapier peut envoyer automatiquement ces informations à votre CRM. A outil d'automatisation des ventes peut détecter la nouvelle entrée, nourrir le lead et suivre sa progression.
Logiciel d'expansion de texte
Ces outils vous permettent de créer des raccourcis pour les extraits de texte fréquemment utilisés, de sorte que vous n'ayez pas à taper manuellement l'intégralité de l'extrait à plusieurs reprises. Par exemple, il suffit de taper "addr" pour obtenir automatiquement votre adresse complète. TextExpander est un exemple d'outil de ce type ; il vous permet de stocker des fragments de texte et de leur attribuer des abréviations. Ainsi, plutôt que de taper votre nom, votre titre et votre affiliation à une organisation à chaque fois dans un e-mail de présentation, vous pouvez taper un code court comme ';intro' pour l'insérer instantanément.
Étapes de l'automatisation de l'entrée de données
Curieux de vous essayer à l'automatisation après avoir lu ces exemples ? Automatisation des tâches manuelles et les transformer en flux de travail efficaces en suivant ces étapes.
Étape 1 : Identifier les tâches répétitives
La première étape de la mise en œuvre de l'automatisation de la saisie des données dans votre entreprise consiste à identifier les tâches répétitives, chronophages et sources d'erreurs.
Créez une liste de toutes ces tâches et suivez la façon dont votre équipe y consacre son temps. Vous aurez ainsi une idée de la manière de les automatiser.
💡 Pro Tip : Si vous débutez dans l'automatisation, laisser les tâches critiques pour plus tard est intelligent. Laissez votre équipe se familiariser avec les changements, puis étendez progressivement l'automatisation à des domaines plus essentiels au fur et à mesure que vos processus et votre confiance augmentent.
Pour faciliter ce processus, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet tels que ClickUp qui vous permettent de mieux organiser et analyser vos tâches.
Voici les fonctionnalités sur lesquelles vous pouvez compter :
ClickUp Vue Tableur
Le Vue Tableur ClickUp vous permet de personnaliser les colonnes pour afficher des données pertinentes, telles que le statut de la tâche, les dates d'échéance et les assignés. Vous pouvez également utiliser des champs de données relationnelles dans les tableaux pour gérer efficacement des tâches interconnectées.
Simplifiez les flux de travail avec ClickUp's Automatisations
Voici cinq façons (parmi tant d'autres) d'automatiser des tâches dans ClickUp :
1. Notifications de commentaires sur les changements de statut des tâches
Lorsqu'un Champ personnalisé dans ClickUp devient "approuvé", ClickUp peut automatiquement ajouter un commentaire à la tâche. Ainsi, votre équipe est toujours au courant des prochaines étapes ou des mises à jour importantes sans avoir à vérifier manuellement les permissions.
2. Mises à jour automatisées par e-mail
Paramétrez une automatisation pour envoyer des e-mails chaque fois qu'une tâche passe de "à faire" à "en progression" Cela permet de tenir les clients et les coéquipiers au courant sans que vous ayez à envoyer des mises à jour manuelles.
3. Création de tâches à partir d'envois de formulaires
Lorsque quelqu'un soumet un formulaire (comme un rapport de bug), ClickUp peut créer automatiquement une tâche avec tous les détails, ce qui vous permet de gagner du temps sur les entrées manuelles.
4. Création de sous-tâches en fonction du statut de la tâche parente
Dès qu'une tâche parent change de statut (par exemple, de "en cours" à "prêt pour révision"), ClickUp peut créer et assigner des sous-tâches avec des dates d'échéance à des membres spécifiques de l'équipe - il n'est pas nécessaire de se rappeler de le faire soi-même.
5. Suppression des tâches expirées
Pour les informations sensibles, configurez une automatisation pour supprimer les tâches expirées et même enregistrer les suppressions dans Google Sheets ou informer les responsables via Slack, en veillant à ce que votre espace de travail reste organisé et sécurisé.
Que vous soyez novice en matière d'automatisation ou un pro, divers.. Exemples d'automatisation ClickUp peuvent vous guider.
💡Pro Tip: Utilisez l'assistant IA de ClickUp, ClickUp Brain pour créer des automatisations personnalisées en utilisant le langage naturel. Décrivez simplement le processus que vous souhaitez automatiser pour paramétrer facilement des déclencheurs, des actions et des conditions pour vos flux de travail.
Étape 4 : Test et suivi
Avant de lancer vos automatisations, établissez des données de référence telles que le temps moyen d'achèvement des tâches, les taux d'erreur et d'autres indicateurs pertinents. Cela vous permettra de comparer les performances post-automatisation et de suivre les améliorations.
Créez des guides de formation approfondis pour l'adoption de l'automatisation dans votre organisation en utilisant ClickUp Brain
Pour créer du matériel de formation en vue de l'adoption de l'automatisation avec ClickUp Brain, commencez par expliquer les bases de l'automatisation et ses avantages. Ensuite, créez des guides étape par étape, en incorporant des captures d'écran interactives et des vidéos pour démontrer comment configurer et gérer l'automatisation.
Pour que la formation soit pertinente, incluez des scénarios de cas d'utilisation réels pour différents services, tels que les ventes ou les RH. Ajoutez une section de questions-réponses pour aborder les problèmes courants et proposez des quiz pour vérifier les connaissances.
En cours, suivez la progression des utilisateurs et recueillez leurs commentaires pour affiner le matériel et garantir l'adoption effective des outils d'automatisation dans l'ensemble de l'organisation.
💡Pro Tip: Paramétrer l'automatisation des e-mails pour envoyer instantanément le manuel de formation aux nouveaux employés dès leur arrivée dans l'entreprise, afin que chaque nouvel embauché le reçoive sans délai.
N'oubliez pas de recueillir des commentaires sur vos documents de formation afin d'améliorer l'expérience.
Maintenant que vous savez comment automatiser votre processus d'entrée de données, vous devez reconnaître que même les forfaits les mieux conçus peuvent rencontrer des obstacles. Examinons quelques-uns des défis auxquels vous pourriez être confronté au cours de ce processus.
Les défis de l'automatisation de l'entrée des données
Comprendre les obstacles qui accompagnent l'automatisation de l'entrée des données peut vous aider à les forfaiter et à les parcourir avec succès. Voici les défis clés auxquels les organisations sont confrontées lors de la mise en œuvre de l'automatisation de la saisie des données :
- Coûts initiaux élevés: La mise en place de paramètres automatisés peut nécessiter un investissement initial important dans les logiciels et l'infrastructure. Bien que les économies à long terme puissent compenser ces coûts, le fardeau financier initial peut constituer un obstacle pour de nombreuses entreprises
- Problèmes de qualité des données: Les systèmes d'automatisation dépendent fortement de la qualité des données d'entrée. Si les données saisies sont inexactes ou incohérentes, elles peuvent conduire à des résultats erronés, ce qui compromet les avantages de l'automatisation
- Résistance au changement: Les employés habitués à des processus manuels peuvent résister à la transition vers des systèmes automatisés
- Personnalisation limitée: Certains outils d'automatisation peuvent ne pas offrir la flexibilité nécessaire pour adapter les solutions aux besoins spécifiques de l'entreprise, ce qui peut avoir une incidence sur les défis organisationnels uniques
- Maintenance et mises à jour: Les systèmes automatisés nécessitent une maintenance et des mises à jour régulières pour fonctionner efficacement
- Risques liés à la conformité et à la sécurité: La manipulation d'informations sensibles par le biais de systèmes automatisés soulève des questions de conformité et de sécurité afin de garantir que les processus d'automatisation sont conformes aux réglementations en vigueur
Gagner en efficacité et en précision grâce à l'automatisation de l'entrée des données
L'automatisation de vos processus d'entrée manuelle de données est une mesure stratégique qui vous permettra de gagner en efficacité, de réduire les erreurs et de gagner du temps. Vous pouvez transformer votre gestion des données en identifiant les tâches répétitives, en choisissant les bons outils (comme ClickUp !) et en paramétrant des flux de travail clairs.
Testez et contrôlez régulièrement vos systèmes, et investissez dans la formation pour maximiser leur potentiel. L'objectif est d'améliorer les processus, en libérant votre équipe pour qu'elle se concentre sur la créativité et l'innovation. Adoptez l'automatisation et profitez des avantages d'une organisation plus efficace et plus productive ! S'inscrire à ClickUp dès aujourd'hui !