Une recherche rapide sur n'importe quel portail d'emploi révèle des milliers d'offres d'emploi pour des spécialistes de la saisie de données. Les personnes qualifiées sont très recherchées, mais nous considérons souvent la saisie de données comme l'une des tâches les moins agréables du travail quotidien.
Vous serez d'accord si vous avez déjà passé des heures à transférer machinalement des nombres d'un endroit à un autre ! La créativité est limitée, il n'y a pas de résolution de problèmes, juste une saisie monotone et sans fin.
Grâce aux progrès technologiques actuels, vous pouvez désormais tirer parti de l'automatisation de la saisie des données pour aider vos employés à gagner du temps et réduire les erreurs liées à la saisie manuelle. Voyons comment.
⏰ Résumé en 60 secondes
Comment réaliser l'automatisation de la saisie des données en cinq étapes simples :
- Formez vos employés pour faciliter la transition vers la mise en œuvre de l'automatisation à l'échelle de l'organisation.
- Identifiez les tâches répétitives, chronophages et sujettes aux erreurs. Celles-ci doivent être soumises à l’automatisation en priorité avant de passer à des tâches plus complexes.
- Choisissez le bon outil d'automatisation. Nous vous recommandons de rechercher les options les plus populaires, de lire les avis et les études de cas d'utilisateurs réels, et d'essayer les meilleurs choix avant de procéder à la validation.
- Configurez les séquences d'automatisation. La plupart des outils vous permettent de le faire sans codage, à l'aide de déclencheurs conditionnels (et même de générateurs d'automatisation en langage naturel !)
- Testez et surveillez vos flux de travail automatisés pour voir si vous atteignez vos objectifs.
Qu'est-ce que l'automatisation de la saisie des données ?
L'automatisation de la saisie de données utilise des logiciels pour entrer des données dans des systèmes et des bases de données, réduisant ou éliminant ainsi le travail manuel. Elle accélère le transfert de données, améliore la précision et minimise les erreurs courantes telles que les transpositions, les duplications, les erreurs de classification et les omissions.
🔎 Le saviez-vous ?
80 % des données mondiales sont non structurées. Cela souligne la nécessité d'une solution d'automatisation unique pour transférer des données structurées d'une source de données vers une destination.
Avantages de l'automatisation de la saisie des données
L'automatisation de la saisie des données vous offre un assistant ultra-efficace qui ne se fatigue jamais, fait moins d'erreurs et gère sans effort les tâches répétitives et interminables de saisie des données.
Voici pourquoi l'automatisation de ce processus fastidieux change la donne.
Gain de temps
Vous disposez peut-être de plusieurs formulaires, feuilles de données et autres documents à partir desquels extraire des données. L'extraction manuelle de données peut alors s'apparenter à l'ascension de l'Everest. L'automatisation de la saisie de données permet de traiter rapidement ces tâches répétitives et laborieuses et, dans certains cas, d'automatiser considérablement vos processus de gestion de projet.
Réduit les erreurs
« John Dow » pourra désormais récupérer son nom « John Doe ». L'automatisation ne laissera aucun espace pour les erreurs qui affectent souvent les processus de saisie manuelle des données.
Augmente la scalabilité
Que vous accueilliez de nouveaux clients ou traitiez des volumes de commandes accrus, les systèmes d'automatisation peuvent s'adapter plus rapidement à l'évolution des besoins sans nécessiter une refonte complète de vos processus d'entreprise.
Fournit des informations plus pertinentes
En supprimant les tâches répétitives de saisie de données, les équipes peuvent se concentrer sur l'interprétation des données, l'identification de tendances et la prise de décisions éclairées plutôt que de s'enliser dans du travail administratif.
Par exemple, si vous gérez une entreprise de vente au détail, un système d’automatisation pourrait analyser les données de vente pour chaque produit. Cela vous fournirait les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées en matière de stocks.
Maintenant que nous avons passé en revue les avantages, examinons les différents types d'automatisation de la saisie des données et comment chacun d'entre eux peut vous fournir l'assistance nécessaire pour atteindre vos objectifs.
À lire également : Les meilleurs logiciels pour l’entrée de données
Types d'automatisation de l'entrée de données
L'automatisation de la saisie de données se présente sous différentes formes, chacune étant conçue pour accélérer et simplifier les tâches routinières, souvent à l'aide de flux de travail automatisés par l'IA.
Examinons les principaux types d'automatisation.
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
Si vous recevez une facture au format PDF, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d'extraire les données pertinentes, telles que les totaux et les descriptions des éléments, afin que vous n'ayez pas à tout saisir manuellement. Cela vous fait gagner du temps et minimise les erreurs liées à l'entrée manuelle.
👀 Anecdote amusante
Parseur est un outil qui effectue l'automatisation de l'extraction de données à partir de documents tels que des factures et des e-mails.
Automatisation robotisée des processus (RPA)
Si votre équipe passe des heures à copier les données clients depuis des e-mails vers des feuilles de calcul, la RPA peut s'en charger en transférant automatiquement les informations avec précision et rapidité.
📌 Exemple
La Deutsche Bank a également mis en œuvre la RPA pour automatiser les processus d'entrée, de validation et de rapprochement des données dans son service financier. Cela a permis d'améliorer la précision des données, de garantir la conformité et de gérer les risques. Elle a également mis en place un traitement 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour traiter de grands volumes de données, démontrant ainsi l'impact réel de la RPA.
Automatisation des formulaires
Les formulaires sont omniprésents, des sondages aux demandes de commentaires, mais la saisie manuelle de ces données dans des outils destinés à améliorer l'organisation et l'analyse peut s'avérer fastidieuse. Les outils d'automatisation des formulaires facilitent le processus de collecte en capturant et en organisant automatiquement les réponses.
Logiciel d'intégration d'applications
Saviez-vous que vous pouvez même utiliser des outils d'automatisation pour le transfert de données entre applications ?
Des outils tels que Zapier connectent plus de 5 000 applications, permettant aux utilisateurs d'automatiser les flux de travail entre applications sans codage.
Par exemple, lorsqu'un nouveau prospect remplit un formulaire sur votre site web, Zapier peut automatiquement envoyer ces informations à votre CRM. Un outil d'automatisation des ventes peut détecter la nouvelle entrée, entretenir le prospect et suivre sa progression.
Logiciel d'expansion de texte
Ces outils vous permettent de créer des raccourcis pour les extraits de texte fréquemment utilisés afin que vous n'ayez pas à les saisir manuellement à plusieurs reprises. Par exemple, il suffit de taper « addr » pour que votre adresse complète s'affiche automatiquement.
TextExpander est un exemple d'outil de ce type: il vous permet de stocker des fragments de texte et de leur attribuer des abréviations. Ainsi, plutôt que de taper votre nom, votre fonction et votre affiliation organisationnelle à chaque fois dans un e-mail de présentation, vous pouvez taper un code court tel que « ;intro » pour les insérer instantanément.
Étapes pour l'automatisation de la saisie des données
Vous avez envie de vous essayer à l'automatisation après avoir lu ces exemples ? Automatisez les tâches manuelles et transformez-les en flux de travail efficaces en suivant ces étapes.
Étape 1 : Identifiez les tâches répétitives
La première étape pour mettre en œuvre l'automatisation de la saisie des données dans votre entreprise consiste à identifier les tâches répétitives, chronophages et sujettes aux erreurs.
Dressez une liste de toutes ces tâches et suivez le temps que votre équipe y consacre. Cela vous donnera une idée de la manière d’automatiser ces tâches.
💡 Conseil de pro : si vous débutez dans l'automatisation, il est judicieux de reporter les tâches critiques à plus tard. Laissez votre équipe s'habituer aux changements, puis étendez progressivement l'automatisation à des domaines plus essentiels à mesure que vos processus et votre confiance se développent.
Pour faciliter encore davantage ce processus, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet tels que ClickUp, qui vous permettent de mieux organiser et analyser vos tâches.
Voici les fonctionnalités sur lesquelles vous pouvez compter :
Vue Tableur ClickUp
La vue Tableur de ClickUp vous permet de personnaliser les colonnes afin d'afficher les données pertinentes, telles que le statut des tâches, les dates d'échéance et les personnes assignées. Vous pouvez également utiliser les champs de données relationnelles dans les tableaux pour gérer efficacement les tâches interconnectées.
En triant et en filtrant ces informations, vous pouvez facilement repérer des schémas récurrents, tels que les tâches qui nécessitent fréquemment des mises à jour ou des validations manuelles.
Si plusieurs tâches attendent systématiquement la même étape d'approbation, cela signifie probablement qu'il est temps d'effectuer l'automatisation de ce processus.
Étape 2 : Choisissez le bon outil d'automatisation
Maintenant que vous avez identifié vos tâches routinières, choisissez l'outil d'automatisation de la saisie des données qui vous convient. Voici comment procéder :
- Définissez vos objectifs : fixez des objectifs spécifiques pour votre outil d'automatisation à l'aide des critères SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents, limités dans le temps).
📌 Exemple
- Spécifique : effectuez l’automatisation du processus de saisie des données pour les demandes des clients provenant des formulaires de notre site web.
- Mesurable : réduisez le temps d’entrée manuelle de 50 % dès le premier trimestre.
- Réalisable : mettre en œuvre et intégrer un outil d'automatisation tel que Zapier à notre CRM en deux semaines.
- Pertinent : libérez l'équipe du service client afin qu'elle puisse se concentrer sur la résolution des demandes plutôt que sur la saisie de données.
- Délai fixé : mise en œuvre complète et résultats mesurables en trois mois
- Recherchez les outils populaires : recherchez en ligne les outils d'automatisation qui répondent à vos besoins. Tenez compte du coût, de l'évolutivité, des capacités d'intégration, de la facilité d'utilisation et de la compatibilité avec votre infrastructure technologique existante.
- Consultez les avis des utilisateurs : consultez les avis des utilisateurs, les témoignages des clients et les études de cas pour vous faire une idée réaliste de chaque outil.
- Essayez avant d'acheter : À cette étape, vous devriez avoir deux ou trois candidats sérieux. Contactez les fournisseurs pour obtenir des démonstrations de produits, des essais gratuits ou des présentations afin de découvrir le logiciel d'automatisation de la saisie des données en action.
- Faites votre sélection : optez pour l'outil d'automatisation qui correspond le mieux aux besoins de votre organisation, à votre budget et aux capacités de votre équipe. Choisissez une solution évolutive qui soutient vos objectifs à long terme. Les logiciels de saisie de données dotés d'une automatisation des flux de travail basée sur l'IA offrent généralement plus de valeur ajoutée que ceux qui n'en disposent pas.
Étude de cas : ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX a amélioré ses flux de travail en éliminant les tâches manuelles grâce à la vue Formulaire ClickUp. L'envoi d'un formulaire lance automatiquement un projet à l'aide d'un modèle personnalisé, ce qui permet à l'équipe marketing d'être immédiatement opérationnelle.
Avant l'automatisation, chaque fois qu'un rédacteur terminait une tâche, nous devions communiquer manuellement à la hiérarchie que le texte était prêt. Cela pouvait prendre jusqu'à 36 heures.
Avant l'automatisation, chaque fois qu'un rédacteur terminait une tâche, nous devions communiquer manuellement à la hiérarchie que le texte était prêt. Cela pouvait prendre jusqu'à 36 heures.
CEMEX a également utilisé ClickUp Task Relationships pour créer des flux de travail efficaces. Ces flux de travail permettent de transférer de manière transparente les projets des commerciaux aux rédacteurs, designers et créateurs de graphiques animés. En liant les tâches, les documents et les dépendances en un seul endroit centralisé, les employés ont tout ce dont ils ont besoin.
Nous essayons de créer des chaînes de validation afin d'inclure dans notre processus les personnes qui doivent examiner le travail créatif ou demander des modifications. Avec ClickUp, cela ne se fait plus manuellement.
Nous essayons de créer des chaînes de validation afin d'inclure dans notre processus les personnes qui doivent examiner le travail créatif ou demander des modifications. Avec ClickUp, cela ne se fait plus manuellement.
Étape 3 : Configurer l'automatisation
L'automatisation de vos flux de travail est une tâche ardue. Pour une exécution sans heurts, vous devez créer un plan de mise en œuvre qui définit l'échéancier de chaque phase, de la définition des objectifs à la formation de l'équipe, ainsi que les responsabilités individuelles et départementales.
Le modèle de plan de mise en œuvre de projet ClickUp est un modèle polyvalent, personnalisable et convivial, qui vous aidera à planifier avec succès la mise en œuvre de vos projets.
Ce modèle est fourni avec des Tableaux blancs ClickUp intégrés. Utilisez-le pour réfléchir ou établir la connexion entre votre modèle de planification de mise en œuvre et d'autres documents au sein de votre écosystème ClickUp.
Une fois votre plan de mise en œuvre en place, il est temps de commencer à configurer votre première séquence d'automatisation.
ClickUp Automatisations vous permet de créer ces séquences à l'aide de déclencheurs et de réponses de type « si-alors ».
Si un déclencheur défini se produit et remplit une condition, ClickUp exécutera automatiquement une action spécifiée. Bien que vous puissiez créer des automatisations personnalisées à l'aide de cette formule, le logiciel d'automatisation des flux de travail ClickUp propose déjà plus de 50 modèles d'automatisation prédéfinis pour vous aider à les créer et à les mettre en œuvre instantanément.
Voici cinq façons (parmi tant d'autres) d'effectuer l'automatisation de tâches dans ClickUp :
1. Notifications de commentaires sur les changements de statut des tâches
Lorsqu'un champ personnalisé dans ClickUp passe à « approuvé », ClickUp peut automatiquement ajouter un commentaire à la tâche. Ainsi, votre équipe est toujours au courant des prochaines étapes ou des mises à jour importantes sans avoir à vérifier manuellement les permissions.
2. Mises à jour automatiques par e-mail
Configurez une automatisation pour envoyer des e-mails chaque fois qu'une tâche passe de « À faire » à « en cours ». Cela permet de tenir les clients et les collègues informés sans que vous ayez à envoyer manuellement des mises à jour.
3. Création de tâches à partir d’envois de formulaires
Lorsqu'une personne soumet un formulaire (comme un rapport de bug), ClickUp peut automatiquement créer une tâche avec tous les détails, ce qui vous évite de perdre du temps à effectuer des entrées manuelles.
4. Création de sous-tâches en fonction du statut de la tâche parente
Dès qu'une tâche parente change de statut (par exemple, de « en cours » à « prête à être révisée »), ClickUp peut créer et attribuer des sous-tâches avec des dates d'échéance à des membres spécifiques de l'équipe. Vous n'avez donc plus besoin de vous en souvenir vous-même.
5. Suppression des tâches expirées
Pour les informations sensibles, configurez une automatisation afin de supprimer les tâches expirées et même d'enregistrer les suppressions dans Google Sheets ou d'en informer les responsables via Slack, garantissant ainsi l'organisation et la sécurité de votre environnement de travail.
Que vous soyez novice en matière d'automatisation ou expert, divers exemples d'automatisation ClickUp peuvent vous guider.
💡Conseil de pro : utilisez l'assistant IA de ClickUp, ClickUp Brain, pour créer des automatisations personnalisées à l'aide du langage naturel. Il vous suffit de décrire le processus que vous souhaitez automatiser pour configurer facilement les déclencheurs, les actions et les conditions de vos flux de travail.
Étape 4 : Tester et surveiller
Avant de lancer vos automatisations, établissez des données de référence telles que le temps moyen nécessaire à la réalisation des tâches, les taux d'erreur et d'autres indicateurs pertinents. Cela vous permettra de comparer les performances après l'automatisation et de suivre les améliorations.
Utilisez les fonctionnalités de gestion du temps de ClickUp pour suivre la durée des tâches et réaliser l'automatisation des relevés de temps, ce qui vous fera gagner du temps, en particulier pour les équipes ayant un volume de tâches élevé ou des besoins complexes en matière de rapports.
Un suivi efficace est essentiel pour déterminer la réussite ou l'échec des efforts d'automatisation. Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de suivre les indicateurs clés de performance, d'analyser les taux d'achèvement des tâches et d'examiner le temps consacré à celles-ci, le tout en un seul endroit. Grâce à des modèles de tableaux de bord personnalisables pour l'équipe commerciale, le marketing et les ressources humaines, vous pouvez visualiser les performances de l'automatisation et la distribution de la charge de travail, ce qui vous aide à suivre les progrès de votre équipe.
À lire également : Comment utiliser l'IA pour l'automatisation du marketing
Étape 5 : Former les employés
L'automatisation pourrait représenter un changement considérable pour vos employés. Vous devez leur fournir toutes les ressources nécessaires pour les aider dans cette transition.
Créer du matériel de formation
Commencez par créer un manuel de formation détaillé à l'aide du modèle de matrice de formation ClickUp.
Le modèle de matrice de formation ClickUp vous aidera à :
- Organisation et évaluation des programmes de formation des employés
- Suivi des progrès des employés à mesure qu'ils achèvent la formation
- Identifier les domaines à améliorer
Grâce à cette approche structurée, vous vous assurerez que chaque employé dispose des connaissances nécessaires pour tirer le meilleur parti de l'automatisation.
Une fois que vous avez défini le contenu de la formation, ClickUp Docs vous offre un espace pour compiler les informations pertinentes, telles que les directives, les procédures techniques, les politiques de l'entreprise ou les normes industrielles. ClickUp Docs vous permet d'organiser ces informations dans un manuel centralisé et accessible.
Générer du matériel de formation
Pour améliorer la qualité de vos supports de formation, ClickUp Brain peut vous servir d'assistant de rédaction et vous aider dans des tâches telles que la création ou la mise au point de contenu.
Pour créer du matériel de formation sur l'adoption de l'automatisation avec ClickUp Brain, commencez par expliquer les bases de l'automatisation et ses avantages. Créez ensuite des guides étape par étape, en y intégrant des captures d'écran interactives et des vidéos pour montrer comment configurer et gérer l'automatisation.
Pour que la formation soit pertinente, incluez des scénarios d'utilisation réels pour différents services, tels que l'équipe commerciale ou les ressources humaines. Ajoutez une section de questions-réponses pour aborder les problèmes courants et proposez des quiz pour vérifier les connaissances acquises.
Enfin, suivez la progression des utilisateurs et recueillez leurs commentaires afin d'affiner le matériel et de garantir l'adoption efficace des outils d'automatisation dans toute l'organisation.
💡Conseil de pro : configurez l'automatisation des e-mails pour envoyer instantanément le manuel de formation aux nouveaux employés dès leur arrivée dans l'entreprise, afin de vous assurer que chaque nouvelle recrue le reçoive sans délai.
N'oubliez pas de recueillir des commentaires sur vos documents de formation afin d'améliorer l'expérience.
Maintenant que vous savez comment réaliser l’automatisation de votre processus de saisie de données, vous devez reconnaître que même les plans les mieux conçus peuvent rencontrer des obstacles. Examinons quelques-uns des défis auxquels vous pourriez être confronté au cours de ce processus.
Les défis de l'automatisation de la saisie des données
Comprendre les obstacles liés à l'automatisation de la saisie des données peut vous aider à les planifier et à les surmonter avec succès. Voici les principaux défis auxquels les organisations sont confrontées lors de la mise en œuvre de l'automatisation de la saisie des données :
- Coûts initiaux élevés : la mise en place de systèmes d’automatisation peut nécessiter un investissement initial important en logiciels et en infrastructure. Si les économies réalisées à long terme peuvent compenser ces coûts, la charge financière initiale peut constituer un obstacle pour de nombreuses entreprises.
- Problèmes liés à la qualité des données : les systèmes automatisés dépendent fortement de la qualité des données saisies. Si les données saisies sont inexactes ou incohérentes, cela peut entraîner des résultats erronés, compromettant ainsi les avantages de l'automatisation.
- Résistance au changement : les employés habitués aux processus manuels peuvent résister à la transition vers des systèmes d’automatisation.
- Personnalisation limitée : certains outils d'automatisation peuvent ne pas offrir la flexibilité nécessaire pour adapter les solutions aux besoins spécifiques de l'entreprise, ce qui peut avoir une incidence sur les défis organisationnels propres à chaque entreprise.
- Maintenance et mises à jour : les systèmes d’automatisation nécessitent une maintenance et des mises à jour régulières pour fonctionner efficacement.
- Risques liés à la conformité et à la sécurité : le traitement d'informations sensibles par des systèmes automatisés soulève des questions de conformité et de sécurité afin de garantir que les processus d'automatisation respectent les réglementations en vigueur.
Gagnez en efficacité et en précision grâce à l'automatisation de la saisie des données
L'automatisation de vos processus manuels de saisie de données est une décision stratégique qui vous permettra de gagner en efficacité, de réduire les erreurs et de gagner du temps. Vous pouvez transformer votre gestion des données en identifiant les tâches répétitives, en choisissant les bons outils (comme ClickUp!) et en mettant en place des flux de travail clairs.
Testez et surveillez régulièrement vos systèmes, et investissez dans la formation pour maximiser leur potentiel. L'objectif est d'améliorer les processus, afin que votre équipe puisse se concentrer sur la créativité et l'innovation. Adoptez l'automatisation et profitez des avantages d'une organisation plus efficace et plus productive !
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp!