vous êtes-vous déjà senti débordé par l'encombrement de votre compte Google Drive ?
D'innombrables utilisateurs ont exprimé de telles frustrations sur des forums en ligne tels que Reddit, Quora et le forum d'aide de Google Drive, avec.. certains ont même envisagé d'effacer leurs comptes et de repartir de zéro .
Contrairement au cloud physique, qui est facilement visible, le cloud numérique reste souvent à l'abri des regards, tapi dans les profondeurs de votre ordinateur ou de votre stockage cloud.
Il est facile de l'ignorer jusqu'au jour où vous êtes submergé par le nombre de dossiers, de fichiers et de doublons, ce qui rend presque impossible de trouver ce dont vous avez besoin.
Si vous travaillez en équipe ou si vous partagez votre Google Drive avec votre famille, il est fort probable que votre environnement de travail soit en désordre, surtout si vous n'avez pas mis en place un système. Voyons donc comment mettre en place un système garantissant un Google Drive bien organisé, quel que soit le nombre d'utilisateurs.
Comment organiser votre Google Drive
Nous avons vu à quel point Google Drive peut rapidement devenir encombré. Voici quelques stratégies pour nettoyer votre Google Drive et, surtout, veillez à ce qu'il le reste.
1. Créer des dossiers (et des sous-dossiers) pour différents fichiers
Les dossiers et les sous-dossiers constituent la base d'un Google Drive bien organisé. En créant des structures logiques et hiérarchiques pour organiser vos fichiers et dossiers ils offrent un moyen clair et structuré de trier les fichiers.
Vous pouvez commencer par créer une structure de haut niveau pour vos dossiers Google Drive qui reflète votre organisation globale ou les besoins de votre projet. Cette structure pourrait être basée sur des catégories telles que le travail, le personnel, les activités parallèles, etc. Ensuite, décomposez les dossiers plus volumineux en sous-dossiers pour organiser davantage vos fichiers.
📌Exemple
Votre dossier travail peut contenir des sous-dossiers tels que "Projets", "Documents", "Rapports" et "Présentations" De même, votre dossier personnel peut contenir des sous-dossiers " Photos ", " Documents ", " Musique " et " Vidéos "
via Google Drive Si vous ne savez pas où placer un document Google, créez un dossier "Non trié" ou "Divers" pour le conserver temporairement. Une fois que vous aurez déterminé l'emplacement approprié, vous pourrez y déplacer le fichier.
Lire aussi : 10 meilleurs logiciels d'organisation de fichiers
2. Mettre en place des conventions de dénomination cohérentes
Une structure de dénomination normalisée peut vous aider non seulement à organiser vos fichiers plus efficacement, mais aussi à éviter toute confusion si vous travaillez avec une équipe. Il n'est pas étonnant que la plupart des universités aiment Harvard et Purdue ont des conventions strictes en matière de noms de fichiers.
Ces conventions précisent tout, depuis le nombre de caractères autorisés jusqu'aux informations à inclure, ce qui permet aux étudiants et aux enseignants d'accéder facilement aux fichiers même s'ils ont été déplacés de leur dossier d'origine.
Même si vous n'avez pas besoin de protocoles aussi stricts, voici quelques conseils à garder à l'esprit lorsque vous nommez des fichiers :
- Commencez par vous demander à quoi vous pensez (les mots-clés qui vous viennent à l'esprit) lorsque vous regardez un fichier, et incluez-les dans le nom
- Allez du général au spécifique lorsque vous nommez quelque chose. Par exemple, Plan marketing (préciser le trimestre, l'année et la version)
- Si vous mettez fréquemment des fichiers à jour, incluez un numéro de version ou une date dans le nom afin de suivre les modifications
3. Facilitez la recherche avec des descriptions de fichiers et de dossiers
Au-delà des noms de fichiers et de dossiers, la fonction de recherche de Google Drive exploite les descriptions pour fournir des résultats précis. En intégrant des mots-clés pertinents, vous améliorez les chances que vos fichiers apparaissent dans les résultats de recherche lorsque vous recherchez des termes spécifiques.
Vous ne pouvez pas inclure tous les détails dans le nom du fichier, c'est pourquoi les descriptions permettent de fournir un contexte supplémentaire, ce qui garantit également que vous respectez les normes d'accessibilité. Les descriptions sont un excellent moyen de donner aux utilisateurs de lecteurs d'écran plus d'informations sur le contenu de vos fichiers et dossiers, rendant ainsi votre Google Drive plus accessible à tous.
Voici comment ajouter des descriptions :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier ou le dossier
- Allez dans Informations sur le fichier > Détails
- Ajoutez une description détaillée (jusqu'à 25 000 caractères)
via Google Drive 💡Pro Tip: Créez un modèle pour la rédaction des descriptions qui comprend des informations essentielles telles que l'objectif, les parties concernées et les mots clés pertinents. De cette façon, vous incluez toutes les informations pertinentes et vous vous assurez que les bons fichiers apparaissent dans les résultats de recherche.
4. Mettez en vedette vos fichiers importants pour un accès rapide
La fonctionnalité Star est un excellent moyen de classer les documents importants par ordre de priorité et d'y accéder rapidement. En marquant un fichier d'un astérisque, vous pouvez facilement le localiser dans votre section Starred, même s'il est enfoui dans la structure de vos dossiers.
via Google Drive Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier ou un fichier, allez dans Organiser et sélectionnez Ajouter à l'étoile. Si vous préférez les raccourcis clavier, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier/dossier et tapez :
- Option + Commande + S pour Mac ou,
- Ctrl + Alt + S pour Windows
N'oubliez pas d'éviter de marquer trop de fichiers ! Cela peut rendre difficile la recherche de ceux qui sont vraiment importants.
💡Pro tip: Pour ceux qui travaillent dans des environnements de travail d'équipe, utilisez des libellés en plus des fichiers marqués d'une étoile pour une meilleure classification. Demandez à l'administrateur de votre organisation d'activer les libellés. Votre administrateur peut créer jusqu'à 150 libellés, et vous pouvez appliquer jusqu'à 5 libellés à chaque fichier. Cela permet une catégorisation plus précise.
De plus, la fonctionnalité de classification IA de Google suggère automatiquement des libellés, ce qui simplifie encore le processus.
via Google
5. Utilisez un code couleur pour vos dossiers afin de les classer plus facilement
S'il est utile d'étoiler les fichiers prioritaires, l'utilisation d'un code couleur pour vos dossiers offre une approche à grande échelle de l'" organisation visuelle " En utilisant des couleurs différentes pour les divers dossiers, vous pouvez facilement les distinguer, gagner du temps dans l'emplacement des fichiers et profiter d'un Google Drive visuellement attrayant.
Pour attribuer un code couleur à un dossier, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, accédez à Organiser et sélectionnez une couleur dans la section Couleur du dossier.
via Google Drive Voici quelques conseils pour l'attribution de couleurs à vos dossiers :
- Assignez des couleurs à des catégories spécifiques: Déterminez les catégories que vous souhaitez coder par couleur et attribuez une couleur unique à chacune d'entre elles. Par exemple, vous pouvez utiliser le bleu pour les dossiers liés au travail et le vert pour les dossiers personnels
- Appliquez les couleurs de manière cohérente: Veillez à appliquer les mêmes couleurs aux fichiers et dossiers de chaque catégorie. Vous contribuerez ainsi à la maintenance d'une structure claire et organisée
6. Passez en revue et désencombrez votre disque dur
Le dernier conseil pour organiser Google Drive est de passer régulièrement en revue vos fichiers et de supprimer tout ce dont vous n'avez plus besoin. Cela vous permettra de retrouver des choses facilement et de vous assurer que vous ne manquez pas d'espace.
Une façon de le faire est de paramétrer des plages horaires spécifiques pour désencombrer votre Google Drive. Cela peut être hebdomadaire, mensuel ou trimestriel, en fonction de votre utilisation et du rythme auquel les nouveaux fichiers s'accumulent.
via Google Drive Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer :
- Flageller les fichiers inutiles : Lorsque vous identifiez un fichier qui n'est plus nécessaire, ajoutez une étiquette comme
, ou <à supprimer> à son nom. Lors de vos sessions de désencombrement, recherchez ces étiquettes et supprimez efficacement les fichiers signalés - Vérifiez l'historique des fichiers: Vérifiez la date de dernière modification des fichiers pour évaluer leur activité récente. Si un fichier n'a pas été consulté ou mis à jour depuis un certain temps, il est probable qu'il doive être supprimé
Si c'est la première fois que vous désencombrez, nous vous conseillons de commencer modestement. Commencez par une section gérable de votre Google Drive, par exemple un dossier spécifique ou un type de fichier particulier. Vous éviterez ainsi de vous sentir submergé et rendrez la tâche moins intimidante.
💡Pro Tip: Si vous n'êtes pas sûr de vouloir supprimer un fichier, envisagez de créer un dossier "Archive". Cette démarche s'apparente à l'approche minimaliste qui consiste à conserver des éléments physiques dans un lieu de stockage pendant une période paramètre. Déplacez le fichier dans le dossier "Archives" et réexaminez-le après quelques mois.
Si vous n'en avez pas eu besoin pendant cette période, il est probablement inutile et peut être supprimé. Cette méthode vous aide à désencombrer et à organiser vos fichiers Google Drive tout en minimisant le risque de supprimer accidentellement des fichiers importants.
Lire aussi: 15 astuces Google Drive pour s'organiser
Limites de l'utilisation de Google Drive
Google Drive est devenu un outil omniprésent pour les particuliers, les entreprises et les établissements d'enseignement. Cependant, malgré sa popularité, il n'est pas exempt de défauts.
- Structure traditionnelle de stockage des fichiers : Le fait que Google Drive s'appuie sur une structure familière de fichiers et de dossiers peut ne pas être optimal pour les habitudes de travail modernes, qui exigent souvent une organisation plus souple et plus dynamique
- Limites de stockage cachées : Le stockage illimité n'existe pas. Google Drive comporte des limites en termes de taille de fichier et de téléchargement, et les fichiers volumineux ou les téléchargements excessifs peuvent déclencher des restrictions
- Personnalisation limitée : l'interface et les fonctionnalités de Google Drive peuvent ne pas être entièrement personnalisables, ce qui limite sa capacité à s'adapter aux préférences individuelles ou à des exigences de travail spécifiques
- **Limitations en matière de libellés : la fonctionnalité "Libellés", qui peut s'avérer un outil d'organisation précieux, est limitée aux environnements de travail et nécessite l'approbation d'un administrateur, ce qui en limite l'accessibilité pour les utilisateurs individuels
- Difficultés liées à la collaboration : Google Drive n'est pas fourni avec un outil de collaboration "global". Les discussions sont cloisonnées dans chaque fichier, ce qui augmente les risques de mauvaise communication
Enfin, bien que Google applique des règles strictes en matière de confidentialité, il analyse également votre contenu (y compris vos e-mails) pour vous proposer des publicités pertinentes et vous suggérer des fonctionnalités.
via Google **A lire également 10 meilleurs logiciels de partage de fichiers pour les documents en ligne
Créez et gérez vos fichiers avec ClickUp
Si vous recherchez une plateforme qui vous permette non seulement de stocker des fichiers, mais aussi de créer un système et des processus pour votre travail, alors ClickUp est une excellente option.
Mon travail pour l'avenir du travail, ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un qui vous permet de créer et de gérer des fichiers, de suivre des projets et de collaborer avec des collègues (ou votre famille) à partir d'une interface unique en utilisant des fonctionnalités telles que les discussions directes, les commentaires dans les documents et même les clips vidéo.
ClickUp m'a aidé à éliminer le chaos et à organiser les opérations de mon agence afin que je puisse me concentrer sur la stratégie de croissance de mon agence
Germano Matta, partenaire exécutif, V4 Agency
Voyons comment ClickUp vous aide à organiser votre travail.
Organiser l'information dans des documents imbriqués et des wikis
Contrairement à Google Drive qui est un espace virtuel pour contenir vos fichiers, ClickUp Documents est un outil de gestion des connaissances étroitement intégré à la plate-forme.
Cela signifie que vous pouvez créer des documents individuels, mais aussi des pages imbriquées et des wikis complets pour organiser vos informations de manière plus logique sous forme de sections et de chapitres, ce qui en fait un outil de gestion des connaissances très utile meilleure alternative à Google Docs et Google Drive.
Créez des pages et des wikis imbriqués et collaborez dessus en temps réel avec ClickUp Docs
Avec ClickUp Docs, vous pouvez :
- Créer une variété de "blocs de contenu" - des listes et des tableaux aux blocs de code
- Collaborer avec d'autres personnes à l'aide de commentaires, de modifications en cours et de discussions directes
- Ajouter des étiquettes aux documents pour les classer par catégorie
- Filtrer les documents par titre, date à laquelle ils ont été affichés ou mis à jour, collaborateur et emplacement de l'espace de travail
- Archiver les documents que vous n'utilisez plus mais que vous préférez ne pas supprimer
Visualiser à l'aide de tableaux blancs Tableau blanc ClickUp -l'outil numérique gratuit de tableau blanc, peut vous aider à visualiser vos idées, à élaborer des stratégies et à mapper les flux de travail en collaboration.
Rendez la collaboration visuelle, engageante et sans effort avec ClickUp Tableau blanc
De plus, vous pouvez ajouter vos documents et vos tâches à votre Tableau blanc, ou créer une tâche directement à partir du Tableau blanc, ce qui permet une expérience utilisateur holistique et fluide qui n'interrompt pas votre flux.
Liez vos documents à vos processus
Avec ClickUp, vous ne vous contentez pas de créer des documents, vous les associez également à vos flux de travail opérationnels. Par exemple, si vous suivez un projet, vous pouvez ajouter des liens vers des documents importants pour chaque tâche et sous-tâche.
De même, vous pouvez intégrer vos Projet ClickUp dans votre Document afin que vous puissiez tout afficher au même endroit.
Insérez vos checklists de tâches dans votre document pour un accès facile à votre projet ClickUp
Une autre fonctionnalité utile est Automatisations ClickUp . Ici, vous pouvez utiliser les automatisations de flux de travail if/then pour automatiser les tâches de routine comme synchroniser les informations, envoyer des e-mails ou même assigner des tâches.
Accélérez les opérations telles que l'ajout d'assignés, la planification des mises à jour de statut, et plus encore avec les Automatisations ClickUp soutenues par l'IA
$$$a Trouver n'importe quoi avec une recherche universelle
Nous avons vu comment ClickUp peut vous aider à créer et à gérer des documents, des projets et des tableaux blancs à partir d'un seul endroit. Cette interface étroitement intégrée présente également un autre avantage : elle permet de créer des documents, des projets et des tableaux blancs à partir d'un seul et même endroit Recherche connectée ClickUp .
Cette fonctionnalité de recherche alimentée par l'IA peut trouver tout ce qui se trouve dans ClickUp, qu'il s'agisse d'un document, d'une tâche, d'une discussion directe ou d'un fil de commentaires.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-269.png ClickUp Connected Search : comment organiser google drive /$$img/
Trouvez n'importe quel document, fichier ou tâche avec ClickUp Connected Search
Le plus intéressant, c'est que vous pouvez étendre les capacités de ClickUp Connected Search en vous connectant à vos autres applications. Cela permet de regrouper toutes les informations dans un même espace et d'éviter les silos de données, qu'il s'agisse d'un fichier GitHub, d'un enregistrement Zoom ou même d'un fichier Google Drive.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-270.png Intégrations ClickUp /$$img/
Étendez votre recherche à l'ensemble de votre pile technologique en les intégrant à l'aide de ClickUp Integrations
Intégrer à l'ensemble de votre pile technologique
Enfin, ClickUp s'intègre à plus de 1000 plateformes, des CRM aux outils de conception en passant par les outils d'automatisation et même les plateformes de stockage de fichiers, afin que vous puissiez mettre en place un système intégré qui rationalise vos flux de travail et élimine les synchronisations manuelles de données.
Bonne nouvelle : si vous n'êtes pas prêt à abandonner Google Drive mais que vous souhaitez mettre en place un système de travail dans ClickUp, vous pouvez utiliser les outils suivants Intégration ClickUp-Google Drive pour obtenir le meilleur des deux mondes.
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Apportez vos documents et fichiers Google Drive dans ClickUp
Avec ce Intégration de Google Drive avec l'intégration de Google Drive, vous pouvez
- Ajouter des fichiers Google Drive aux tâches ClickUp
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Cela signifie que vous n'avez pas besoin de passer d'une application à l'autre, ce qui simplifie vos flux de travail et vous fait gagner du temps.
Mon travail s'améliore avec ClickUp et Google Drive
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La gestion de projet centralisée, la collaboration transparente et les automatisations de flux de travail alimentées par l'IA ne sont que quelques-uns des avantages.
De plus, vous (et votre équipe) n'avez pas besoin de passer d'un outil à l'autre. Tout peut se passer au sein de ClickUp.
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