Assistant(e) de direction ou chef de cabinet : Qu'est-ce qui vous convient le mieux ?
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Assistant(e) de direction ou chef de cabinet : Qu'est-ce qui vous convient le mieux ?

Qui est à la traîne de tout dirigeant performant se trouve une équipe solide, qui lui permet de se concentrer sur les 20 % des tâches qui représentent 80 % de l'impact.

Les assistants exécutifs (EA) et les chefs de cabinet (CoS) sont en première ligne de cette équipe. Il s'agit de deux rôles essentiels qui permettent aux entreprises de fonctionner comme des machines bien huilées.

Mais quelles sont les différences clés entre ces rôles, et de quel rôle votre organisation a-t-elle besoin ?

Nous nous pencherons sur ces questions et nous vous donnerons un aperçu de ces rôles chez ClickUp, afin que vous puissiez prendre une décision équilibrée lorsque vous évaluerez les positions d'assistant de direction ou de chef de cabinet pour votre équipe.

Qu'est-ce qu'un chef de cabinet ?

Un chef de cabinet est un partenaire stratégique de confiance de la haute direction, souvent considéré comme le "bras droit" des cadres supérieurs tels que le PDG, le directeur financier et le directeur de l'exploitation. Ce rôle va au-delà de l'assistance traditionnelle et se concentre sur la prise de décision à haut niveau, la gestion de projet et l'alignement interdépartemental.

L'importance du rôle

Saviez-vous que le rôle de chef d'état-major a des racines qui remontent à la stratégie militaire et aux opérations gouvernementales ? En effet, un général de haut rang se trouvant sur le champ de bataille, entouré de chaos, avait généralement besoin de quelqu'un pour gérer le flux d'informations, donner un sens aux priorités et s'assurer que toutes les pièces mobiles étaient en place.

À l'époque moderne, le rôle s'est développé dans l'arène politique, notamment à la Maison Blanche, où le chef d'état-major est devenu la personne de référence du président.

Aujourd'hui, le chef de cabinet est tout aussi essentiel à la vision stratégique dans le monde de l'entreprise.

👀 Fun Fact

La plupart des chefs de cabinet (25,7 %) travaillent dans le secteur des technologies, bien plus que dans n'importe quel autre champ. La banque et l'investissement viennent ensuite avec 17,6 %, ce qui reflète le besoin de personnes capables de synchroniser les grandes organisations.

Diagramme à barres de la répartition des chefs de cabinet employés par secteur (en pourcentage) : assistant de direction vs. chef de cabinet

via Réseau des chefs de cabinet Cela nous apprend quelque chose de clé sur le rôle : Les chefs de cabinet s'épanouissent dans des environnements en constante évolution où les PDG ont besoin d'une personne qui les aide à concrétiser leur vision tout en agissant en tant que mandataire de confiance du dirigeant.

Qu'est-ce qu'un assistant de direction ?

Un assistant de direction est un maître de la logistique et de la gestion du temps, qui fournit une assistance administrative aux dirigeants. Ses responsabilités comprennent la gestion des emplois du temps, la communication et la gestion des projets le bon déroulement des opérations quotidiennes .

L'importance du rôle

👀 Fun Fact

Le rôle de l'assistant de direction est apparu au début du XXe siècle, après la révolution industrielle, à mesure que les entreprises prenaient de l'ampleur. Il est passé d'un simple travail de bureau et de tâches administratives à des positions hautement spécialisées qui incluaient la supervision de la logistique et le rôle de gardien de la communication.

Aujourd'hui, les AE sont essentiels à la fonction quotidienne, à la gestion de calendriers complexes et au traitement d'informations sensibles. Bien qu'ils ne soient généralement pas responsables des grands forfaits stratégiques, ils permettent aux cadres de se concentrer sur des responsabilités plus importantes, ce qui les rend indispensables à l'efficacité globale de l'entreprise.

Rôles et responsabilités

Si le chef de cabinet et l'assistant de direction apportent tous deux une assistance vitale aux dirigeants, leurs responsabilités diffèrent considérablement en termes de portée et d'orientation.

Chef de cabinet

Le forfait stratégique

Un chef de cabinet est fortement impliqué dans la forme de l'avenir de l'entreprise . Ils participent à l'élaboration et à l'exécution de stratégies de haut niveau avec l'équipe de direction. Il peut s'agir de

  • Élaborer et superviser la mise en œuvre d'initiatives à l'échelle de l'entreprise
  • Diriger des sessions de planification annuelle et des examens stratégiques trimestriels
  • Traduire la vision de la direction en feuilles de route exploitables

Par exemple, un chef de cabinet peut travailler aux côtés d'un PDG lors d'une fusion d'entreprises, en gérant une logistique complexe et en alignant les différentes équipes pour assurer une transition sans heurts.

Coordination interdépartementale

Faisant office de pont entre les départements, le CdS résout les problèmes et les goulets d'étranglement interfonctionnels, aide à éviter les silos et veille à ce que chaque département travaille à la réalisation d'objectifs communs.

Assistance à la prise de décision au plus haut niveau

Les chefs d'état-major jouent souvent le rôle de conseillers de confiance, offrant des points de vue et des analyses pour aider les cadres à prendre des décisions éclairées. Ils assistent aux réunions de haut niveau, synthétisent les informations et présentent à la direction des recommandations fondées sur des données et exploitables.

Bien que chaque rôle soit différent, les fonctions essentielles d'un chef de cabinet se répartissent généralement en trois catégories, chacune d'entre elles permettant au chef de cabinet d'accroître de manière unique l'efficacité de l'organisation : 1. processus : Évaluer, remanier et gérer les processus clés de l'entreprise 2. les personnes : Prendre le pouls des équipes internes et traiter les problèmes ou donner des conseils à ce sujet 3. portefeuille : Posséder un portfolio de projets qui font avancer l'entreprise._ > 3

Paul Cohen, chef de cabinet chez One Medical

Assistant de direction

Assistance administrative

L'assistant de direction s'occupe de tout, de la préparation des documents et des systèmes de classement à l'organisation des voyages. Son rôle est essentiel pour que l'emploi du temps du cadre soit organisé et gratuit.

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Planification et gestion du temps

L'une des responsabilités clés des assistants exécutifs est de s'assurer que le temps de leur dirigeant est utilisé au mieux. Par exemple, il peut réorganiser les réunions afin de ménager un temps de concentration ininterrompu ou hiérarchiser les questions urgentes qui nécessitent une attention immédiate.

L'assistant de direction fait la différence en optimisant le temps du dirigeant, en améliorant la communication et en organisant les tâches, ce qui accroît l'efficacité et aide l'ensemble de l'équipe à rester concentrée. Nous anticipons les besoins, résolvons les problèmes de manière proactive et établissons des relations solides, ce qui rend le travail plus facile pour tout le monde. En outre, nous assistons à un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, nous essayons de réduire le stress du cadre et nous contribuons à une culture d'équipe positive et axée sur la collaboration

Faye Encarnacion Bautista, assistante de direction chez ClickUp

Communication et correspondance

Les assistants de direction gèrent souvent les parties prenantes internes et externes au nom du dirigeant. Qu'il s'agisse de rédiger des e-mails, de répondre à des appels ou d'organiser des réunions d'information, ils veillent à ce que les messages importants soient transmis clairement et à temps.

Pensez-y de cette façon : Tandis que le chef de cabinet se concentre sur "l'avenir" de l'organisation, l'assistante de direction travaille à assurer le bon déroulement de "l'actualité". Ensemble, ils créent un système d'assistance puissant qui permet aux cadres dirigeants de fonctionner au mieux de leurs capacités.

Compétences et qualifications

Compétences essentielles pour un chef de cabinet

Un chef de cabinet doit être un penseur stratégique doté de solides capacités de leadership.

Il doit avoir une vision d'ensemble, anticiper les défis et élaborer des forfaits pour les relever à l'aide :

  • Des capacités de résolution de problèmes de haut niveau
  • Un sens politique aigu et une gestion exceptionnelle des parties prenantes
  • Une expertise en gestion de projet au niveau de l'entreprise
  • De solides compétences en matière d'analyse et d'interprétation des données
  • Capacités de leadership pour influencer sans autorité directe
  • Excellente communication interfonctionnelle

En général, un chef de cabinet est titulaire d'un MBA ou d'une maîtrise pertinente, avec 8 à 10 ans d'expérience progressive en entreprise. L'intervalle de rémunération est de 160 000 à 390 000 par an aux États-Unis, avec des primes supplémentaires aux niveaux supérieurs.

Compétences essentielles pour un assistant de direction

En tant que gardien du cadre, l'assistant de direction doit posséder des compétences organisationnelles et interpersonnelles exceptionnelles pour gérer les interactions internes et externes. Il s'assure que les bonnes personnes ont l'accès au dirigeant au bon moment.

Les AE les plus réussis possèdent également :

  • Des capacités exceptionnelles de gestion du temps, y compris la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités
  • Une maîtrise avancée de la communication d'entreprise
  • Discrétion et jugement dans le traitement des informations confidentielles
  • Le souci du détail
  • Compétence en matière d'informatique moderneoutils et technologies modernes de productivité pour les AE Les assistants de direction sont généralement titulaires d'une licence en gestion d'entreprise ou dans un champ connexe, et ont 3 à 5 ans d'expérience dans l'assistance aux cadres supérieurs. L'intervalle entre les salaires des assistants de direction et ceux des cadres supérieurs est généralement le suivant 60 000 $ à 110 000 aux États-Unis, en fonction de l'emplacement et du niveau d'expérience.

Opérations quotidiennes

Vous êtes-vous déjà demandé ce qui se passe réellement en coulisses lorsque les dirigeants semblent être partout à la fois, prenant des décisions et faisant avancer les initiatives ?

Nous allons lever le voile sur une journée typique pour les deux rôles chez ClickUp - vous pourriez être surpris de voir à quel point ils sont différents !

Une journée dans la vie d'un chef de cabinet

La journée type d'un chef de cabinet peut varier considérablement.

Prenons l'exemple d'Arjun Nasker, chef de cabinet du directeur de l'exploitation de ClickUp.

Il préfère commencer sa journée de travail en consultant ses Messages et en examinant le statut des projets en cours. Il réserve le milieu de la matinée au travail approfondi qui nécessite une réflexion stratégique ou des analyses. Les réunions et les contrôles d'équipe ont lieu vers midi, tandis que les après-midi sont généralement consacrés aux entretiens individuels. À la fin de sa journée, il passe en revue et efface ses notifications.

Pour Mandy Mekhail, chef de cabinet pour la fonction People chez ClickUp, la situation est un peu différente.

  • Matin (08h00-10h00) : Examiner les e-mails et les Messages pour hiérarchiser les tâches. Consulter ClickUp pour obtenir des mises à jour sur les projets et les tâches en cours. Définissez l'agenda de la journée et préparez les éventuels paramètres des réunions
  • Milieu de matinée (10h00-12h00) : Réunions avec l'équipe de direction et les chefs de service. Discutez des initiatives stratégiques, abordez les obstacles éventuels et alignez les priorités
  • Après-midi (13h00-15h00) : Gestion et exécution des projets - coordination avec les différentes équipes, vérification que les projets sont sur la bonne voie et utilisation des fonctionnalités de gestion des tâches de ClickUp pour mettre à jour les statuts et les échéances
  • Fin d'après-midi (15h00-17h00) : Planification et analyse stratégiques, examen des rapports, analyse des données et utilisation des tableaux de bord de ClickUp pour visualiser les indicateurs clés et les indicateurs de performance
  • Soirée (17h00-18h00) : Examiner les réalisations de la journée et forfaits pour le lendemain. S'assurer que toutes les tâches et tous les projets dans ClickUp sont mis à jour et que tous les éléments en suspens sont notés en vue d'un suivi.

Elle poursuit en apportant des précisions :

Il n'y a pas de journée type en tant que chef de cabinet : vous êtes constamment sur le qui-vive pour répondre aux besoins les plus critiques qui émergent. Si vous n'y prenez pas garde, vous risquez souvent de vous contenter d'être réactif plutôt que proactif. Le secret de la réussite d'un chef d'état-major consiste à structurer sa semaine à l'avance afin de comprendre quels sont les tâches ou projets proactifs essentiels à surveiller ou à mettre en œuvre, quels que soient les incendies qui se déclarent au cours de la semaine. Si le calendrier des éléments proactifs peut changer, les résultats ne devraient pas changer

Mandy Mekhail, Chef de cabinet, Personnes, chez ClickUp

Une journée dans la vie d'une assistante de direction

La matinée de l'assistant de direction commence souvent tôt pour préparer la journée. Ils examinent les e-mails urgents et organisent l'emploi du temps du dirigeant tout en faisant de la place pour gérer les demandes de réunions impromptues et réorganiser les validations pour s'adapter aux changements de dernière minute.

Il peut être amené à coordonner l'organisation d'évènements, les itinéraires de voyage, les budgets et les dépenses tout en gérant les communications entrantes tout au long de la journée.

Faye partage un résumé de ses nombreuses responsabilités en tant qu'EA chez ClickUp.

Routine matinale :

  • Vérifier les e-mails et le Calendrier
    • Vérifier la boîte de réception pour les messages urgents
    • Mettre à jour le calendrier de l'exécutif avec les nouveaux rendez-vous ou réunions
    • Envoyer des rappels pour les réunions de la journée à tous les participants
  • Préparer le briefing quotidien:
    • Dresser une liste des points clés à l'attention du cadre, y compris les points saillants de l'emploi du temps, les e-mails importants et les échéances en suspens
  • Préparation des réunions : Confirmer que les salles de réunion ont été réservées et préparées
    • Confirmer que les salles de réunion sont réservées et paramétrées pour les réunions de la journée
    • S'assurer que tout le matériel et l'équipement nécessaires sont préparés

Tout au long de la journée:

  • Gestion de la communication:
    • Filtrer les appels téléphoniques et prendre les messages
    • Gérer la correspondance, rédiger des e-mails et des lettres au nom de l'exécutif
  • *Gestion de l'emploi du temps Coordonner les rendez-vous, les reporter si nécessaire, et les organiser en fonction des besoins mettre à jour le Calendrier de l'exécutif invite, instructions
    • Organiser les itinéraires de voyage et l'hébergement si nécessaire
  • *Traitement des documents Préparer et modifier des documents, des rapports et des présentations
    • Organiser et maintenir les dossiers et les enregistrements conformément à la politique de l'entreprise
  • Assistance aux projets : Assister à la gestion des projets
    • Participez aux tâches de gestion de projet qui vous sont confiées
    • Assurer le suivi des échéanciers des projets et communiquer les mises à jour à la direction

Routine de l'après-midi

  • Arrangements pour les déjeuners
    • Coordonner les déjeuners de réunion ou commander les déjeuners pour le cadre selon les besoins
  • *Rapports de dépenses Suivre et rapprocher les dépenses, soumettre les rapports pour approbation
  • Forfaits d'évènements (si nécessaire ou au cours d'une période spécifique)
    • Aider à la planification des évènements, engagements ou conférences de l'entreprise
  • *Liaison interne Servir de point de contact entre le cadre et les autres membres du personnel
    • Transmettre les directives, les instructions et les missions de la direction

Fin de journée

  • *Récapitulation de fin de journée Passer en revue les réalisations de la journée et les tâches inachevées
    • Préparer une note d'information pour l'agenda du lendemain
  • vérification des derniers e-mails Vérification des derniers e-mails
    • S'assurer que tous les e-mails importants ont été traités
    • Signaler les éléments importants pour le lendemain
  • Préparer l'exécutif pour le lendemain
    • Discuter du programme du lendemain et de toute préparation nécessaire
    • Fournir tout matériel ou document à examiner

**A lire également Stratégies de gestion de projet pour les assistants exécutifs

L'utilisation de la technologie dans les deux rôles

Le CdS et l'assistant exécutif s'appuient tous deux fortement sur la technologie pour rationaliser leurs activités quotidiennes, et c'est là que des outils de productivité et de gestion de projet tels que le logiciel de gestion de projet et le logiciel de gestion de projet sont utilisés ClickUp entrent en jeu.

ClickUp offre une plateforme centralisée pour gérer les calendriers des cadres, suivre les livrables clés à travers les projets et les fonctions, et automatiser les tâches administratives répétitives.

Gestion des tâches avec ClickUp

Les chefs d'état-major gèrent fréquemment des projets complexes faisant intervenir plusieurs équipes.

En utilisant Les fonctionnalités de gestion des tâches de ClickUp ils peuvent assigner des tâches, fixer des dates d'échéance et suivre la progression dans les différents services.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-950.png Tâches ClickUp /$$img/

Créez, assignez, gérez et suivez la progression de projets petits ou grands grâce aux fonctionnalités de gestion des tâches de ClickUp

Par exemple, lors de la coordination d'une initiative à l'échelle de l'entreprise telle qu'une refonte stratégique, le CdS peut utiliser ClickUp pour décomposer le projet en tâches et sous-tâches exploitables et s'assurer que chaque équipe atteint ses objectifs.

Planification avec les vues Calendrier et Diagramme de Gantt de ClickUp

À ClickUp, l'une de mes principales responsabilités est de veiller à ce que les calendriers de nos équipes soient synchronisés. Je fais habituellement ma routine en vérifiant les calendriers qui me sont assignés pour m'assurer qu'aucune réunion ne se chevauche ou que tout imprévu découlant de développements récents peut être abordé et traité au plus tôt

Emmanuel James Celis, assistant de direction, technologie, chez ClickUp

La planification est un élément essentiel du rôle d'un assistant administratif et Affichage du Calendrier de ClickUp et la vue Gantt affichent une vue d'ensemble des réunions, des échéances des projets et des validations.

Avec l'avantage supplémentaire de modèles personnalisables, tels que Le modèle de blocage d'horaire de ClickUp les AE peuvent forfaiter les journées de leurs cadres de manière plus efficace.

Modèle de blocage d'horaire ClickUp

Ce modèle les aide à allouer des périodes spécifiques pour les réunions, le travail en profondeur et les pauses, en veillant à ce que les priorités soient respectées et à ce que les temps morts soient pris en compte. En planifiant visuellement chaque bloc et en assurant le suivi de l'achevé à l'aide de la fonction Statuts de tâches personnalisés dans ClickUp avec ClickUp, les assistants peuvent :

  • Mieux équilibrer la charge de travail du dirigeant
  • Minimiser les interruptions
  • Créer une journée plus structurée et plus productive, adaptée à leurs objectifs et à leur niveau d'énergie

Télécharger ce modèle

Communication avec ClickUp Docs et Chat

Les deux rôles s'appuient sur une communication fluide.

Mandy ne jure que par La fonctionnalité Docs de ClickUp pour prendre des notes et suivre les éléments d'action lors de ses réunions avec les équipes de direction.

ClickUp Documents

Liez ClickUp Docs à vos flux de travail - enregistrez des notes de réunion et convertissez-les en tâches traçables - et bien plus encore

Et Arjun s'appuie de manière significative sur ClickUp Discuter . ClickUp Chat réunit le travail et les discussions sur une seule plateforme, éliminant ainsi la taxe de basculement entre plusieurs outils pour faire les choses terminées.

ClickUp discuter

Utilisez ClickUp Chat pour des discussions contextuelles en temps réel -@mentionnez les membres de l'équipe en temps réel, attribuez des commentaires pour un suivi rapide et transmettez un retour d'information instantané Commentaires attribués par ClickUp et @mention permettent au CdS et à l'EA de fournir des mises à jour en temps réel à leurs équipes et à leurs dirigeants, au sein même des fils de discussion d'une tâche ClickUp - tout le contexte étant centralisé.

Qu'il s'agisse d'étiqueter le chef du marketing sur une mise à jour de projet ou de signaler une réclamation urgente d'un client au PDG, ces fonctionnalités permettent de s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

Gestion des connaissances avec ClickUp Brain et Connected Search ClickUp Brain est l'application native de ClickUp

Assistant IA qui comprend les questions en langage naturel sur votre contenu ClickUp, génère des rapports sur le standup et aide à résumer et à analyser les données de l'espace de travail. Les CoS et les EA peuvent l'utiliser pour poser des questions de manière conversationnelle et obtenir des réponses pertinentes instantanément.

ClickUp Brain

Avec ClickUp Brain, obtenez des réponses instantanées à vos requêtes, des mises à jour du statut de vos tâches, des rappels d'échéances, résumez vos notes, etc La recherche connectée de ClickUp fournit une recherche unifiée, permettant aux équipes de trouver des informations dans les tâches, les documents, les commentaires et les pièces jointes au sein de ClickUp et dans les applications externes connectées telles que Google Drive, Slack, et plus encore.

Ensemble, ces outils aident les EA et les CoS à localiser rapidement les informations pertinentes et à maintenir une meilleure connaissance de l'organisation.

Je vis définitivement dans ClickUp et j'utilise notre boîte de réception, nos listes et nos rappels pour m'assurer que je ne perds pas de vue le "besoin de savoir" et le "besoin d'agir". Parfois, à grande échelle, certains détails peuvent être oubliés et les outils sur lesquels je m'appuie généralement pour les retrouver sont ClickUp Brain et notre fonctionnalité de recherche connectée. Cela me permet de gagner beaucoup de temps en parcourant toutes les ressources disponibles ou en lisant chaque commentaire d'une tâche. En utilisant notre IA native, elle peut générer des résumés utiles pour vous, ce qui permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité

Emmanuel James Celis, assistant de direction, technologie, chez ClickUp

Évolution de carrière et promotion

Les trajectoires de carrière des chefs de cabinet et des assistants de direction offrent des voies fascinantes vers le leadership et la spécialisation. Vous seriez surpris de voir comment ces rôles peuvent évoluer et se croiser.

Progression de la carrière de chef de cabinet

L'analyse par McKinsey des données publiques disponibles sur les postes de chef de cabinet et d'assistant de direction 250 chefs d'état-major ont révélé que deux tiers d'entre eux ont été promus, tandis que 18 % ont utilisé leur expérience pour effectuer une mutation latérale.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-170-1400x1162.png Durée médiane de l'emploi des chefs de cabinet : assistant exécutif vs. chef de cabinet /$$img/

via le réseau des chefs de cabinet

La plupart des chefs de cabinet conservent leur rôle pendant une durée médiane de 2,3 ans, l'utilisant comme tremplin pour accéder à des positions exécutives telles que celles de directeur de l'exploitation, directeur financier ou directeur général.

De nombreux chefs d'état-major peuvent également créer leur propre entreprise, forts de leurs connaissances inestimables en matière de direction.

Évolution de la carrière d'assistant de direction

Les assistants de direction modernes sortent des sentiers battus en créant des parcours de carrière diversifiés fondés sur leur connaissance approfondie des entreprises. Les trajectoires possibles sont les suivantes :

  • EA junior → EA senior → Partenaire commercial exécutif → Directeur des opérations
  • Pistes de spécialisation : Chef d'état-major, gestion de projet ou direction des opérations
  • Nombreux sont ceux qui deviennent des consultants ou des formateurs très recherchés en matière d'évaluation environnementale

Débloquer et suivre l'évolution de carrière avec ClickUp

Un développement de carrière moderne nécessite des outils modernes. Voici comment les professionnels des deux rôles utilisent ClickUp pour progresser :

  • Créer des tableaux de bord de développement personnel qui suivent les projets clés et les victoires
  • Utiliser ClickUp Docs pour maintenir un portfolio dynamique des réalisations
  • Paramétrer et suivre les jalons de la carrière avec l'outil de gestion de carrière ClickUpLa fonctionnalité ClickUp Objectifs ou utilisez des modèles personnalisables comme celui deModèle ClickUp de définition d'objectifs de développement de carrièrece modèle est idéal pour établir une feuille de route pour les promotions, le développement des compétences ou les réalisations spécifiques à un rôle

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Objectifs-1.png Objectifs ClickUp : Types d'objectifs pour l'assistante de direction et le chef de cabinet /$$img/

Fixez des objectifs de carrière ambitieux, décomposez-les en un plan d'action gérable et suivez votre progression à l'aide de ClickUp Objectifs

La clé de l'avancement dans l'un ou l'autre rôle est l'apprentissage continu, la réflexion stratégique et la documentation claire de votre impact. Avec l'état d'esprit et les outils adéquats, les deux voies offrent des possibilités de croissance remarquables.

Étude de cas : Combler le fossé - de l'ASE au chef de cabinet

Le passage d'EA à chef de cabinet est de plus en plus fréquent, en particulier dans les entreprises technologiques.

Pourquoi ? Les experts-comptables possèdent des connaissances institutionnelles et des relations inestimables qui les rendent particulièrement qualifiés pour des rôles stratégiques.

Le parcours d'Ann Hiatt, qui est passée d'assistante de direction chez Amazon à chef de cabinet chez Google ✈️

Diplômée de l'université de Washington en 2002 avec une double licence en études internationales et en études scandinaves, Ann Hiatt a obtenu une position d'Executive Business Partner du PDG Jeff Bezos chez Amazon après un processus d'entretien épuisant de neuf mois, dans l'ère post-crash de l'Internet.

Chez Amazon, elle a excellé dans la gestion de la logistique, la coordination d'équipes interfonctionnelles et la préparation de communications publiques, tout en acquérant des connaissances inestimables sur le style de leadership et les stratégies opérationnelles de Bezos. Ces connaissances se sont révélées inestimables dans ses rôles futurs.

Après trois ans chez Amazon, Mme Hiatt est passée chez Google, où elle a d'abord travaillé sous la direction de Marissa Mayer. Son rôle consistait à gérer les cycles de lancement de produits et à assister une équipe répartie dans le monde entier. Ses performances ont attiré l'attention d'Eric Schmidt, alors PDG de Google, qui l'a recrutée comme chef de cabinet.

En tant que tout premier chef de cabinet de Google, elle a inventé le cadre du rôle, qui est depuis devenu une référence dans divers secteurs d'activité. Elle a géré les communications internes et externes, le forfait stratégique et les initiatives de politique publique de M. Schmidt. Son approche innovante a rendu opérationnelle la "pensée moonshot" et a établi de nouvelles normes pour les rôles d'assistance exécutive au sein des entreprises technologiques.

Après avoir quitté Google en 2018, Hiatt continue d'influencer le paysage technologique grâce à son livre à succès, Bet On Yourself, partageant des idées tirées de ses expériences avec Bezos et Schmidt. Elle conseille aujourd'hui des PDG du monde entier sur les sujets suivants les défis du leadership et des stratégies d'innovation, en défendant des trajectoires de carrière ambitieuses.

L'impact des CdS et des AE sur la réussite organisationnelle

Lorsque les dirigeants obtiennent des résultats remarquables, c'est souvent grâce à l'assistance sans faille de leur chef de cabinet et de leur assistante de direction, qui travaillent de concert, que cela est possible. Voyons comment ces rôles favorisent l'excellence organisationnelle.

L'impact stratégique du chef de cabinet

Le chef de cabinet fonctionne comme le directeur général (ou d'autres cadres de la suite C). En tant que mandataire de confiance, il :

  • Orchestrent la mise en œuvre de politiques complexes au sein des entreprises
  • Créent des boucles de rétroaction pour mesurer l'efficacité de la politique et conduire les itérations
  • Servir de système d'avertissement précoce pour les points de friction
  • Décoder les nuances culturelles et les dynamiques de pouvoir non écrites
  • Négocier des solutions à des problèmes transversaux délicats avant qu'ils ne s'aggravent
  • Protéger l'exécutif des turbulences politiques inutiles tout en faisant émerger les problèmes critiques

Les chefs de cabinet les plus efficaces comprennent que leur pouvoir découle de l'amplification de l'impact de leur capital.

L'excellence opérationnelle grâce aux assistants exécutifs

Les assistants de direction contribuent directement au résultat net en permettant aux dirigeants d'économiser au moins huit heures par semaine, soit 46 jours de temps de travail récupéré par an.

Ils fonctionnent comme un centre nerveux opérationnel essentiel à la mission, amplifiant l'efficacité du leadership. Ils :

  • Transforment les demandes chaotiques en priorités structurées
  • Ils conçoivent et défendent l'orientation du leadership pour un impact maximal sur l'organisation
  • Filtrent intelligemment les informations pour aider leurs cadres à prendre de meilleures décisions
  • Veillent à ce que les produits livrables à fort enjeu soient acheminés avec précision et à bon escient
  • Fonctionner comme un hub de communication sophistiqué, en triant et en acheminant les informations critiques
  • Maintenir la mémoire et le contexte de l'organisation à travers les projets et les initiatives
  • Naviguer dans les dynamiques interpersonnelles délicates avec diplomatie et discrétion

Tirer parti de ClickUp pour un impact maximal

Les chefs d'état-major et les assistants exécutifs modernes s'appuient sur Les tableaux de bord de ClickUp et des Objectifs pour améliorer la collaboration au sein de l'équipe et l'alignement stratégique.

Les tableaux de bord personnalisables servent de centres de commande où ils peuvent surveiller en temps réel les multiples flux de travail, les priorités de l'équipe et les initiatives de la direction. En consolidant les indicateurs stratégiques et opérationnels, les statuts des projets et les activités des équipes dans une seule interface visuelle, ils maintiennent une vue d'ensemble de la progression de l'organisation.

Tableaux de bord ClickUp : assistant exécutif vs chef de cabinet

Obtenez un aperçu des indicateurs stratégiques et opérationnels, des statuts des projets et des activités des équipes dans une seule interface visuelle avec ClickUp Dashboards

De même, ClickUp Objectifs leur permet de décomposer les objectifs de haut niveau en cibles mesurables et en jalons suivis. Ils peuvent ainsi répercuter efficacement les priorités de la direction dans l'ensemble de l'organisation tout en maintenant une visibilité claire de la progression. Ils peuvent rapidement identifier les goulets d'étranglement, réaffecter les ressources et s'assurer que les équipes restent concentrées sur les priorités stratégiques.

Et le meilleur ? Grâce aux tableaux de bord partagés, les équipes bénéficient d'une plus grande transparence sur les interdépendances et les délais, tandis que le suivi automatisé de la progression réduit le besoin de réunions de mise à jour du statut, ce qui permet une collaboration plus efficace entre les départements. La collaboration devient ainsi plus naturelle et ne ressemble plus à une corvée.

Défis et solutions

Même les professionnels les plus expérimentés dans ces rôles sont confrontés à des obstacles uniques.

Explorons ce qu'ils sont et comment les surmonter, armés des conseils des EA et CoS de ClickUp.

Défis et solutions pour les chefs d'état-major

Gérer l'autorité sans avoir de rapports directs

L'un des plus grands maux de tête d'un chef de cabinet ? Il doit souvent faire faire des choses à différents services sans avoir d'autorité directe.

C'est ce qu'explique $$$a à partir de son expérience :

_Maintenir les OKR et les priorités à l'échelle de l'équipe est un défi. Au-delà de mon équipe, d'autres équipes ont des priorités dont nous devons nous assurer qu'elles sont suivies dans la bonne direction

Arjun Nasker, chef de cabinet du directeur de l'exploitation chez ClickUp

C'est là que l'utilisation d'un outil de collaboration visuelle fait toute la différence. L'utilisation de Tableaux blancs de ClickUp et les documents de ClickUp pour les sessions stratégiques permettent d'obtenir l'adhésion de tous et de s'assurer qu'ils sont sur la même page.

Gérer les priorités concurrentes

En tant que CdS, vous avez des projets stratégiques à long terme qui entrent en concurrence avec les demandes des cadres qui ont besoin d'une aide immédiate.

La solution ? Mettre en place des systèmes de hiérarchisation clairs. Tout ce qui est important n'a pas besoin d'une attention immédiate. Et tout ce qui nécessite une attention immédiate n'est pas forcément assez important.

Utiliser Priorités des tâches ClickUp pour signaler les éléments urgents, élevés, normaux et de faible priorité afin que chacun sache exactement à quoi s'attaquer en premier.

Priorités des tâches ClickUp

Définissez des paramètres de priorité précis pour votre travail avec les priorités des tâches de ClickUp

Gérer les personnes et mettre en œuvre le changement

L'aspect humain constitue un autre défi intéressant.

La mise en œuvre de nouvelles stratégies et la conduite du changement peuvent se heurter à des résistances. J'y remédie en favorisant une culture de collaboration et en utilisant des données issues des tableaux de bord ClickUp, de Workday et d'autres ressources pour démontrer les avantages des changements proposés

Mandy Mekhail, Chief of Staff, People, at ClickUp (Chef de cabinet, personnel, chez ClickUp)

Arjun ajoute :

_Mon équipe s'agrandit et je leur fais confiance pour fonctionner de manière autonome. Je compte sur les résumés IA des documents, des tâches et des discussions [dans ClickUp] pour rattraper le retard de la journée

Arjun Nasker, chef de cabinet du directeur de l'exploitation chez ClickUp

Défis et solutions pour les assistants exécutifs

Surcharge d'informations

Pour les assistants exécutifs, la surcharge d'informations est bien réelle ! Imaginez que vous essayez de gérer un flux ininterrompu d'e-mails, de demandes et d'invitations au calendrier chaque jour.

Emmanuel partage un point de vue pratique sur l'utilisation de la Automatisations ClickUp pour gérer le travail en cours. Vous pouvez utiliser des conditions " si-alors " pour déclencher des actions spécifiques (par exemple, si le statut de la tâche passe à " terminé ", changer l'assigné de la tâche à " Klara ") ou créer des séquences d'automatisation personnalisées à l'aide de commandes en langage naturel via ClickUp Brain !

Rester productif et efficace dans ma routine est un défi quotidien et c'est là que les automatisations et les rappels sont très utiles ! En construisant nos automatisations, les efforts manuels appartiennent au passé et vous pouvez vous concentrer sur le "pourquoi" plutôt que de passer du temps à comprendre le "quoi"

Emmanuel James Celis, assistant de direction, technologie, chez ClickUp

La maintenance des limites entre le travail et la vie privée

La nature "toujours active" des rôles d'assistant exécutif peut être particulièrement exigeante. Pour parvenir à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mettez en place des systèmes clairs et des protocoles de délégation dans ClickUp Docs qui permettent de tout documenter et de tout organiser.

Pensez-y :

  • Des modèles de réponse ou des réponses IA pour les demandes courantes
  • Des processus standardisés pour les questions urgentes
  • Procédures d'escalade effacées

Communication efficace entre les équipes

Faye admet qu'il peut être difficile de s'assurer que les messages, les mises à jour et les instructions sont communiqués avec précision entre les différents services, en particulier lorsque les entreprises ont un emploi du temps chargé.

Sa suggestion ?

Établir des canaux de communication clairs et utiliser des outils centralisés (tels que des documents partagés ou des tableaux de tâches) pour que les informations restent accessibles et organisées. Des suivis réguliers et des résumés clairs dans les messages permettent de s'assurer que tout le monde comprend les mises à jour et les responsabilités

Faye Encarnacion Bautista, assistante de direction chez ClickUp

Emmanuel ajoute :

Avec la multitude d'outils que nous utilisons pour faire avancer les choses, une communication efficace peut être un véritable défi. Ce qui est formidable avec ClickUp, c'est que lorsque nous avons construit et lancé ClickUp Discuter, mon travail peut maintenant se faire dans un seul environnement de travail et le partage d'informations se fait de manière plus transparente! _

Emmanuel James Celis, assistant de direction, technologie, chez ClickUp

Choisir la bonne solution

La distinction entre les rôles de chef de cabinet et d'assistant de direction n'est pas seulement une question de titres, mais aussi de contribution unique de chaque position à l'excellence de l'organisation.

Le choix entre ces rôles dépend des besoins spécifiques de votre organisation :

  • Pour les grandes organisations (comme la nôtre), les deux rôles travaillant en tandem fournissent souvent la structure d'assistance optimale
  • Vous avez besoin d'une assistance stratégique et d'une coordination interdépartementale ? Un chef de cabinet pourrait être la solution
  • Vous recherchez l'excellence opérationnelle et une exécution quotidienne sans faille ? Un assistant de direction pourrait être la solution idéale

La bonne technologie peut amplifier l'impact de ces rôles cruciaux, de l'automatisation des tâches de routine au suivi des initiatives stratégiques. La suite complète de fonctionnalités de ClickUp assiste la planification stratégique et les opérations quotidiennes, ce qui en fait une plateforme idéale pour les chefs de cabinet et les assistants exécutifs.

Pourquoi attendre d'avoir embauché la personne qui vous convient le mieux ? Essayez ClickUp dès aujourd'hui et forfait pour la réussite !