Êtes-vous constamment en train de jongler avec un million de choses à la fois ? Faites-vous l'impression qu'il n'y a pas assez d'heures dans la journée et que quelqu'un d'autre pourrait peut-être partager la charge à vos côtés ?
Il existe un moyen de faire face à cette pression : l'embauche d'un assistant personnel.
Un assistant personnel peut être le JARVIS de votre Tony Stark, surtout si vous avez du mal à tenir les délais de travail, les courses personnelles et les validations sociales.
Un assistant personnel peut vous aider à reprendre le contrôle de votre emploi du temps, à réduire votre stress et même à augmenter votre productivité. De plus, avec quelqu'un qui s'occupe de la logistique, vous avez plus de temps pour vous concentrer sur les tâches créatives et stratégiques.
Mais comment faire pour trouver la bonne personne ?
Dans cet article de blog, nous vous expliquons comment embaucher un assistant personnel, quelles sont les compétences à rechercher et les outils qui peuvent vous aider dans le processus d'embauche. Prêt à mettre de la méthode dans la folie ? C'est parti.
Quel est le rôle d'un assistant personnel ? Assistants personnels s'occupent de toutes les tâches logistiques et routinières afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.
*Un assistant personnel peut vous aider dans les domaines suivants :
- La rédaction et la relecture de documents
- La gestion des tâches administratives telles que l'envoi d'e-mails ou la programmation d'appels de clients
- La réservation de vols et la création d'itinéraires de voyage
- Faire des courses personnelles comme aller chercher des vêtements au pressing
- Gestion de dossiers et entrée de données
Que vous soyez une entreprise très occupée, un cadre de haut niveau ou simplement quelqu'un qui souhaite maximiser sa productivité, les assistants personnels peuvent changer la donne pour votre productivité.
Le choix d'un assistant personnel dépend de votre style de vie et des tâches pour lesquelles vous avez besoin d'aide. Explorons les différents types d'assistants personnels afin de trouver celui qui vous conviendra le mieux.
Types d'assistants personnels
Assistant personnel sur site
Un assistant personnel sur site travaille avec vous dans votre bureau ou à votre Accueil. Il s'occupe de tâches telles que l'organisation des dossiers, la gestion des fournitures de bureau, la coordination des réunions en personne et les courses au bureau. Le fait d'avoir quelqu'un sur place signifie que vous bénéficiez d'une assistance immédiate et que vous pouvez facilement communiquer en face à face.
Assistant virtuel
Un assistant virtuel (AV) peut être une meilleure option si votre travail est essentiellement numérique ou si vous voyagez souvent. Assistants virtuels opèrent à distance et s'occupent de tâches, telles que la gestion des e-mails, la réponse aux appels téléphoniques, la programmation de rendez-vous, la réalisation de recherches en ligne et la gestion de vos comptes de médias sociaux.
La flexibilité d'un assistant virtuel vous permet d'accéder à l'assistance depuis n'importe quel endroit du monde.
Justin Welsh, un entrepreneur, raconte comment l'embauche d'un AV lui permet d'économiser 40 heures par mois. Il suit un processus simple en 6 étapes pour travailler efficacement avec un assistant virtuel :
- Passez les tâches en revue chaque semaine
- Contrôlez votre temps
- Enregistrez vos processus d'entreprise ou de travail
- Stockez et partagez les vidéos avec l'assistant virtuel
- Connectez-vous régulièrement avec l'AV pour lui faire part de vos commentaires
- Ajouter des déclencheurs de flux de travail
Assistants à temps plein ou à temps partiel
Le choix entre un assistant à temps plein et un assistant à temps partiel dépend en grande partie du volume des tâches pour lesquelles vous avez besoin d'aide et de votre budget
Un assistant personnel à temps plein est idéal si vous avez une charge de travail importante qui nécessite une assistance administrative constante tout au long de la journée. Ils s'intègrent à votre routine quotidienne, s'occupant souvent de tâches professionnelles et personnelles comme l'organisation de dossiers.
En revanche, un assistant à temps partiel peut être plus approprié si vos besoins sont moins intensifs. Les fonctions d'assistant personnel à temps partiel concernent des tâches spécifiques ou des périodes de pointe lorsque votre charge de travail augmente. Elles offrent la flexibilité d'une assistance lorsque vous en avez besoin, sans la validation ou le coût d'un employé à temps plein.
💡Pro Tip: You can use
L'outil de suivi du temps de ClickUp
pour enregistrer le temps passé sur différentes tâches. Cela vous aide à décider quelles tâches vous pouvez déléguer à l'assistant personnel.
Signes que vous avez besoin d'un assistant personnel
Décider d'engager un assistant personnel est une étape importante, mais comment faire pour savoir si c'est la bonne décision pour vous ?
Voici quelques signes clairs indiquant qu'il est peut-être temps d'intégrer un assistant personnel dans votre travail.
Manque de temps pour les loisirs personnels
Si vous sacrifiez constamment votre temps personnel pour le travail, vous avez besoin d'un coup de main. Qu'il s'agisse de manquer des dîners en famille, de ne pas participer à vos activités favorites ou de vous sentir trop épuisé pour profiter de vos moments de détente, un manque d'équilibre entre le travail et la vie privée peut conduire à l'épuisement professionnel.
Un assistant personnel peut vous aider à récupérer votre temps en s'occupant des tâches de routine, ce qui vous permet de vous concentrer sur les tâches prioritaires.
Listes de choses à faire incomplètes
Vous repoussez sans cesse des tâches au lendemain ? Une liste à faire qui n'en finit pas est le signe que vous vous chargez de plus que ce que vous pouvez gérer. Les tâches inachevées augmentent le stress et diminuent la productivité, car elles encombrent votre esprit et vous empêchent de vous concentrer sur votre travail.
Manque de paramètres spécifiques
Vous êtes peut-être doué pour la réflexion stratégique, mais vous manquez de compétences en matière d'organisation ou de forfaits. Ou peut-être êtes-vous un génie créatif qui déteste s'occuper des e-mails et de la paperasserie. Un assistant personnel peut combler ces lacunes. Il peut examiner votre charge de travail, hiérarchiser les tâches et vous libérer du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.
Défis administratifs
Les cadres consacrent en moyenne
23 heures par semaine à des tâches administratives
qui pourraient être déléguées.
Qu'il s'agisse de planifier des réunions, de gérer des e-mails ou de s'occuper de la paperasse, ces tâches pèsent sur votre productivité. Un assistant personnel peut prendre en charge ces responsabilités, vous libérant ainsi pour vous consacrer à un travail plus stratégique. Donc, si les tâches administratives vous prennent trop de temps, engagez un assistant personnel.
Retards constants
Vous avez du mal à suivre votre emploi du temps et arrivez souvent en retard à des réunions ou à des rendez-vous ? Un assistant personnel peut vous aider à rester sur la bonne voie en gérant votre calendrier, en envoyant des rappels et en veillant à ce que vous soyez toujours à l'heure aux réunions ou évènements personnels et professionnels.
Vous êtes convaincu et prêt à trouver l'assistant personnel idéal ? Voici ce qu'il faut rechercher chez un candidat :
Caractéristiques d'un assistant personnel efficace
L'embauche d'un assistant personnel est un investissement dans votre productivité et votre tranquillité d'esprit, alors choisissez quelqu'un qui possède les bonnes qualités pour vous assister.
Voici les caractéristiques clés qui rendent un assistant personnel vraiment efficace :
Compétences en matière de résolution de problèmes
Un assistant personnel hors pair sait résoudre les problèmes. Tout ce qui concerne un changement d'horaire de dernière minute, un retard de voyage inattendu ou une tâche urgente qui surgit de nulle part, un assistant compétent peut rapidement évaluer la situation, réfléchir à tête reposée et trouver une solution pour que tout reste sur la bonne voie.
Un assistant personnel capable d'anticiper les problèmes potentiels et de les résoudre avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs a une valeur inestimable
Bonne communication
Une communication claire et efficace est au cœur d'une relation de travail réussie entre vous et votre assistant. Qu'il s'agisse de transmettre des messages, d'assurer la coordination avec d'autres membres de l'équipe ou de vous informer du statut des tâches, un assistant personnel doit communiquer de manière claire et efficace.
**Un assistant personnel qui excelle dans la communication s'assure que vous êtes toujours informé et qu'il exécute les tâches de manière impeccable
Bien organisé
Un assistant personnel bien organisé vous sauvera la vie. Il doit être capable de jongler avec plusieurs tâches, de suivre votre emploi du temps, de gérer des documents et de s'assurer que tout est en place.
Le sens de l'organisation est essentiel lorsque les choses se bousculent. Savoir établir des priorités et gérer son temps peut vous aider à maintenir un bon équilibre entre travail et vie privée
Maîtrise de la technologie
Un assistant personnel doit maîtriser la technologie. De la gestion des calendriers et des e-mails à l'utilisation d'outils et de logiciels de gestion de projet, la maîtrise de la technologie n'est pas négociable.
L'utilisation efficace de la technologie améliore la productivité et les opérations. Par exemple, ils doivent savoir comment utiliser des outils de productivité et de gestion de projet tels que
. Un assistant personnel féru de technologie vous aide à rester à la pointe du progrès en utilisant les outils et les plateformes les plus récents.
Gestion du temps
Enfin, d'excellentes compétences en matière de gestion du temps sont indispensables à tout assistant personnel. Il doit être capable de gérer son temps efficacement tout en vous aidant à optimiser le vôtre. Qu'il s'agisse de planifier des réunions, de fixer des rappels ou de veiller au respect des délais, un assistant personnel qui excelle dans la gestion du temps vous aidera à rester sur la bonne voie et à maximiser votre productivité.
La gestion du temps peut conduire à une
une augmentation de la productivité et du bien-être
. Avec un assistant personnel soucieux de son temps, vous pouvez être certain que chaque minute de votre journée est utilisée à bon escient
Avec toutes ces qualités à l'esprit, voyons comment trouver l'assistant personnel qui vous convient.
Comment embaucher un assistant personnel : un guide complet
Trouver le meilleur assistant personnel, c'est comme trouver le membre de l'équipe de vos rêves. À faire pour commencer ? Ne vous inquiétez pas, nous avons tout prévu. Voici un guide étape par étape pour embaucher la personne qui vous convient le mieux.
Étape 1 : Définir vos besoins
Avant d'entamer le processus d'embauche, la première étape consiste à définir clairement ce que vous attendez d'un assistant personnel. Cherchez-vous quelqu'un pour gérer votre calendrier et s'occuper du travail administratif, ou faites-vous appel à des paramètres plus spécialisés, comme la gestion de projet ou la planification d'évènements ?
Comprenez vos besoins pour déterminer le type d'assistant personnel qui vous assiste dans vos activités quotidiennes.
Envisagez de dresser une liste des tâches qui vous posent problème ou pour lesquelles vous n'avez pas le temps. Vous aurez ainsi une idée plus précise des responsabilités que vous devrez déléguer.
$$$a Étape 2 : Rédiger une description de poste claire
Une fois que vous avez identifié vos besoins, l'étape suivante consiste à rédiger une description de poste claire et détaillée. Une description de poste bien rédigée attire les bons candidats et définit des paramètres clairs.
Précisez les tâches et les responsabilités, les compétences requises et toute expérience antérieure qui serait utile.
Étape #3 : Lancer le processus de recrutement
Une fois votre offre d'emploi publiée, il est temps de lancer le processus de recrutement. Il existe plusieurs plateformes sur lesquelles vous pouvez trouver des candidats potentiels, notamment des sites d'offres d'emploi comme Indeed et LinkedIn, ainsi que des sites spécialisés dans l'embauche d'assistants virtuels, tels que Cleardesk et VA Networking.
À ne pas faire non plus l'impasse sur Google Jobs, qui regroupe les listes de divers tableaux d'offres d'emploi, ce qui permet aux candidats de trouver plus facilement votre offre.
Plate-forme de gestion des ressources humaines ClickUp
peut simplifier l'embauche, l'onboarding et la formation d'un assistant personnel. Elle vous aide à créer une
et fournit de nombreux services d'aide à l'emploi
pour l'embauche et l'évaluation des performances. Explorons-les ensemble.
gagnez du temps avec des modèles, et des automatisations qui font avancer les candidats dans votre pipeline avec la plateforme de gestion des RH de ClickUp_
Modèle de formulaire de demande d'emploi ClickUp
Le
Modèle de formulaire de demande d'emploi ClickUp
vous permet de suivre facilement les candidatures à un poste d'assistant personnel. Vous pouvez rapidement collecter toutes les informations dont vous avez besoin auprès de vos candidats, telles que leur formation et leurs antécédents de travail, et les organiser en un seul endroit. Vous gagnez ainsi du temps et vous pouvez facilement suivre et stocker les informations relatives aux candidats.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Assurer une sélection cohérente et équitable des candidats à l'emploi
- Rationaliser le processus d'embauche
- Réduire la paperasserie lors de l'embauche d'un assistant personnel
ClickUp modèle de recrutement et d'embauche
Ce n'est pas tout ! Le modèle
Modèle de recrutement et d'embauche ClickUp
peut vous aider à organiser et à suivre les candidats tout au long de leur parcours dans l'entonnoir de recrutement. Cela permet de ne négliger aucun détail et de comparer efficacement les candidats.
Étape #4 : Organiser un entretien d'embauche et présélectionner les candidats
Une fois que vous avez réduit votre vivier de candidats, il est temps de passer aux entretiens. C'est à ce stade que vous évaluez l'adéquation des candidats au rôle à pourvoir.
Préparez une série de questions portant sur leurs compétences et leur expérience. Examinez également leur façon de relever les défis et leur approche de la gestion du temps.
Vous devez également vérifier les antécédents du candidat afin de vous assurer qu'il a un casier judiciaire vierge.
facilitent l'ensemble du processus.
Modèle de processus d'entretien ClickUp
Vous pouvez utiliser
Le modèle de processus d'entretien de ClickUp
pour structurer vos entretiens. Il assure la cohérence du processus d'entretien afin que vous puissiez comparer les candidats de manière efficace.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Comparer efficacement les candidats
- Optimiser le processus d'entretien
- Créer un solide vivier de candidats pour embaucher le meilleur assistant personnel
Étape #5 : Respecter les réglementations nationales et fédérales
L'embauche d'un assistant personnel, qu'il soit à temps plein ou à temps partiel, implique des responsabilités juridiques. Vous devez respecter les réglementations nationales et fédérales, y compris les obligations fiscales, l'indemnisation des travailleurs et les lois sur l'emploi.
Familiarisez-vous avec ces réglementations ou consultez un expert juridique afin d'éviter tout problème potentiel. En outre, vous devez déterminer si vous devez fournir une assurance maladie ou d'autres avantages, en fonction de la nature de l'emploi.
Étape #6 : Fixer une rémunération raisonnable
La rémunération joue un rôle essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents.
Faites des recherches sur le salaire moyen des assistants personnels dans votre région et tenez compte de facteurs tels que l'expérience, le niveau de compétence et le fait que le rôle soit à temps plein ou à temps partiel.
Soyez transparent sur l'intervalle de rémunération au cours du processus de recrutement afin de vous assurer que vous et les candidats avez les mêmes attentes
Proposer un salaire compétitif, ainsi que des avantages tels que des horaires de travail flexibles ou des options de travail télétravail, peut rendre votre position plus attrayante pour la bonne personne.
Rappel amical: Un assistant personnel agit comme un partenaire dans votre vie professionnelle, et une fois qu'il y a une adéquation, cela fonctionne à long terme. Parfois, il faut du temps pour trouver quelqu'un qui corresponde à vos besoins spécifiques et à votre style de travail. Essayez et expérimentez un engagement à court terme, puis prolongez-le en fonction de la synergie mutuelle.
À côté d'un assistant personnel, vous pouvez employer un assistant personnel numérique pour faire le travail de routine à votre place. Voyons comment vous pouvez améliorer votre efficacité en utilisant un outil d'assistant personnel numérique.
Créez votre assistant personnel numérique
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Voici comment Josh Vogel, Senior Growth Product Manager chez ClickUp, recommande d'utiliser ClickUp Brain pour gérer efficacement vos tâches courantes :
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