Vous souhaitez réaliser un sondage pour votre nouveau lancement ou recueillir des commentaires sur vos produits précédents ? Si oui, vous utilisez probablement Google Forms pour faire cela.
Produit simple mais riche en fonctionnalités, Google Forms est un excellent outil qui vous aide à collecter des données, à mener des sondages et tout autre type d'enquête. De plus, il fonctionne parfaitement sur mobile et sur le Web. Il présente les résultats sous forme de diagrammes et de graphiques pour vous donner un aperçu en un clin d'œil.
Mais saviez-vous que Google Forms est bien plus qu'un simple outil pour les sondages et les commentaires en ligne ? Son potentiel est tellement grand qu'il vous surprendra !
Vous souhaitez connaître nos secrets pour optimiser votre rendement avec les formulaires Google ? Nous sommes convaincus que ces astuces vous aideront à vous simplifier la vie et à travailler plus efficacement.
Nous vous présenterons également ClickUp, un outil unique en son genre qui s'intègre à Google Forms pour vous aider à en tirer le meilleur parti.
Principales utilisations de Google Forms
Google Forms est un outil gratuit et polyvalent qui vous permet de créer et de partager des sondages et des formulaires en ligne tout en vous permettant d'analyser les réponses en temps réel. Découvrons rapidement ce que vous pouvez accomplir à l'aide de Google Forms :
- Créer des formulaires en ligne : générez facilement des formulaires en ligne sur Google Forms, c'est aussi simple que de créer un document. Sélectionnez les types de questions dans les listes fournies, réorganisez-les par simple glisser-déposer et personnalisez les valeurs pour créer un questionnaire personnalisé.
- Personnalisation des formulaires : personnalisez la couleur, l'image et la police de caractère du formulaire pour le synchroniser avec le thème de votre marque. Utilisez une logique personnalisée pour proposer aux répondants des questions personnalisées en fonction de leurs réponses précédentes.
- Résumés automatisés : analysez facilement les réponses à l'aide de résumés automatisés en étudiant les données transformées en graphiques et diagrammes attrayants développés en temps réel.
- Accessibilité facile : profitez d'une accessibilité fluide lors de la modification en cours, de l'affichage et du remplissage des réponses. Accédez, créez et modifiez vos formulaires où que vous soyez, sur votre mobile, votre tablette ou votre ordinateur.
Cas d'utilisation de Google Forms
Maintenant que vous savez pourquoi Google Forms est si utile, examinons quelques cas d'utilisation :
1. Créer des questionnaires ou mener des sondages
Les sondages sont essentiels à la croissance d'une entreprise. Avec Google Forms, créer des sondages est facile, et les réponses sont toutes regroupées au même endroit.
2. Création de formulaires de commentaires clients personnalisés
Améliorez la fidélisation de vos clients en améliorant continuellement vos prestations et vos services. Utilisez cet outil pour créer des formulaires de commentaires, apprendre, analyser vos processus et vous améliorer afin de garantir que vos clients reviennent vers vous.
3. Organisation d'évènements
Créez et organisez des évènements en toute simplicité en élaborant un formulaire d'inscription et en recueillant les informations des candidats.
4. Candidature à un emploi et recrutement
Rationalisez votre processus de recrutement en tirant parti de Google Forms. Utilisez-le pour recueillir sans effort les données des candidats, générer une feuille de calcul et filtrer efficacement les résultats.
5. Génération de certificats
Utilisez Google Forms comme outil d’automatisation pour générer des certificats après les évènements, afin de garantir que les certificats soient créés sans effort pour tous les participants.
15 astuces pour les formulaires Google
Google Forms est extrêmement polyvalent et facile à utiliser. On pourrait penser qu'il n'offre pas beaucoup plus que la simple collecte de données.
Il est temps de briser le mythe.
Nous vous présentons quelques-unes de nos astuces Google Forms triées sur le volet pour vous aider à tripler votre productivité avec Google Forms. Commençons.
1. Utilisez le préremplissage des URL
Vous souhaitez faciliter le processus de remplissage des formulaires pour vos clients ? Optimisez-le en tirant parti de la fonctionnalité « Obtenir un lien prérempli ». Cette fonctionnalité vous permet de remplir certains champs afin de donner aux répondants une longueur d'avance dans l'achevement du formulaire.
Utilisez cette fonctionnalité pour collecter des données, telles que les sites web de référence (le site web qui a dirigé le répondant vers le formulaire) ou leur adresse e-mail. Cela facilite la tâche des utilisateurs et les aide à remplir rapidement le formulaire.
À faire, accédez au formulaire que vous souhaitez envoyer et cliquez sur l'icône représentant trois points. Cliquez ensuite sur « Obtenir un lien prérempli » dans le menu déroulant.
Votre formulaire s'ouvrira alors dans une autre fenêtre, où vous pourrez préremplir autant de réponses que nécessaire. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez l'option « Obtenir le lien » en bas de la page pour obtenir un formulaire prérempli.
Les répondants peuvent effectuer des modifications en cours sur leurs réponses avant de les envoyer.
2. Ajoutez des images et des vidéos
Les formulaires intéressants ont tendance à être remplis et soumis plus souvent.
Vous souhaitez réduire la monotonie pour votre public lorsqu'il remplit vos formulaires Google? Intégrez des photos et des vidéos dans les questions ou en tant qu'éléments autonomes pour rendre le processus de remplissage des formulaires plus ludique.
Pour ajouter des images et des vidéos, rendez-vous dans le panneau de droite du formulaire Google et cliquez sur les icônes affichant les options « Ajouter une image » ou « Ajouter une vidéo ». Une boîte de dialogue apparaît, vous permettant d'ajouter des images et des vidéos depuis votre ordinateur, votre disque dur ou une URL. Vous pouvez également rechercher sur le Web une image ou une vidéo que vous souhaitez ajouter.
3. Intégrez des modules complémentaires avancés
Tirez parti de ces fonctionnalités supplémentaires, telles que les formulaires pour les équipes logicielles, afin de créer des formulaires Google Forms dynamiques et personnalisés qui améliorent les résultats de vos projets.
Utilisez des intégrations supplémentaires issues du G Suite Marketplace. Celui-ci propose de nombreux modules complémentaires tels que des analyses avancées, des automatisations et de nouvelles fonctionnalités.
Il vous suffit de cliquer sur les trois points situés dans le coin supérieur droit de votre formulaire Google, puis sur « Obtenir des modules complémentaires ». Choisissez ensuite votre module complémentaire préféré dans Google Workplace Marketplace.
4. Fonctionnalité de collaboration en temps réel
Travaillez en toute transparence avec votre équipe en temps réel. Modifiez, affinez et analysez les formulaires ensemble, en simplifiant le travail et en éliminant les tâches inutiles.
Bénéficiez de conseils variés pour créer des formulaires Google Forms plus conviviaux et plus efficaces. Le processus est aussi simple que de partager le lien du formulaire avec votre équipe et de lui donner un accès en modification.
Pour ajouter des collaborateurs au formulaire, cliquez sur les trois points qui apparaissent dans le coin supérieur droit de votre page Google Forms. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'option « Ajouter des collaborateurs ». Saisissez l'adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le formulaire Google Forms, puis cliquez sur « Terminé ».
5. Rendez les questions obligatoires
Assurez-vous que les questions obligatoires sont bien en place afin que les répondants ne puissent soumettre le formulaire qu'après y avoir répondu. Cela vous permet d'obtenir toutes les informations nécessaires lorsque vous demandez des commentaires. Cela empêche également les gens de sauter accidentellement des questions, car ils ne peuvent soumettre que des formulaires complets.
À faire, accédez à l'onglet Questions et cliquez sur Paramètres. Sous l'onglet « Paramètres par défaut », cliquez sur « Paramètres par défaut des questions ». Activez l'option « Rendre les questions obligatoires par défaut », et le tour est joué !
6. Séparer avec des titres de section
Divisez les formulaires longs en sections pour une organisation plus claire et une meilleure expérience utilisateur (UX). Indiquez aux utilisateurs ce qu'ils peuvent attendre de chaque section et présentez une approche systématique pour répondre aux questions.
De plus, classez les différentes sections par catégorie, par exemple « Informations de paiement », « Informations personnelles », « Loisirs préférés », etc. Cela rend le formulaire plus intuitif et facile à suivre. Vous obtiendrez ainsi des réponses plus claires et mieux organisées, plus faciles à analyser et à gérer.
À faire, il suffit de naviguer vers la barre latérale flottante et de cliquer sur le symbole « Ajouter une section » (deux cases verticales). Une fois que vous avez cliqué dessus, vous verrez une nouvelle section ajoutée avec des cases pour le titre et la description de la section.
7. Utilisez les raccourcis clavier
Si votre travail vous oblige à utiliser fréquemment Google Forms, vous aurez tout intérêt à utiliser une série de raccourcis clavier qui vous faciliteront la vie et vous feront gagner du temps.
Les raccourcis clavier s'avèrent utiles pour naviguer entre les sections, dupliquer des paramètres, passer d'un paramètre du formulaire à un autre, etc. Maîtriser les raccourcis clavier revient à maîtriser la vitesse dans Google Forms, car cela rationalise le processus de création de formulaires.
Sous Windows, utilisez des raccourcis tels que :
| Insérer une question | Ctrl + Maj + Entrée : maintenez la touche Ctrl enfoncée, appuyez sur i, puis sur i. |
| Insérer le titre et la description | Maintenez la touche Ctrl enfoncée, appuyez sur i, puis sur h. |
| Insérer une image | Maintenez la touche Ctrl enfoncée, appuyez sur i, puis sur p. |
| Insérer une vidéo | Maintenez la touche Ctrl enfoncée, appuyez sur i, puis sur v. |
| Insérer une section | Maintenez la touche Ctrl enfoncée, appuyez sur i, puis sur b. |
| Déplacer l'élément vers le haut | Ctrl + Maj + k |
| Déplacer l'élément vers le bas | Ctrl + Maj + j |
| Supprimer un élément | Alt + Maj + d |
| Dupliquer un élément | Ctrl + Maj + d |
Pour Mac, utilisez des raccourcis tels que :
| Insérer une question | ⌘ + Maj + Entrée, maintenez ⌘ enfoncé, puis appuyez sur i, puis sur i. |
| Insérer le titre et la description | Maintenez la touche ⌘ enfoncée, puis appuyez sur i, puis sur h. |
| Insérer une image | Maintenez la touche ⌘ enfoncée, puis appuyez sur i, puis sur p. |
| Insérer une vidéo | Maintenez la touche ⌘ enfoncée, puis appuyez sur i, puis sur v. |
| Insérer une section | Maintenez la touche ⌘ enfoncée, puis appuyez sur i, puis sur b. |
| Déplacer l'élément vers le haut | ⌘ + Maj + k |
| Déplacer l'élément vers le bas | ⌘ + Maj + j |
| Supprimer un élément | Option + Maj + d |
| Dupliquer un élément | ⌘ + Maj + d |
8. Ajoutez une couche de protection
Renforcez la sécurité lors du traitement de données sensibles dans Google Forms en intégrant une protection par mot de passe. Utilisez des mots de passe pour permettre uniquement aux utilisateurs autorisés d'accéder aux données de l'entreprise, ce qui signifie que la sécurité n'est pas un problème, même lorsque vous traitez des données sensibles.
Créez un formulaire Google et divisez-le en deux sections. Ajoutez un champ mot de passe en cliquant sur l'icône (+) et rendez-le obligatoire. Activez la « Validation des réponses » dans le menu à trois points, choisissez « Expression régulière » et réglez-le sur « Correspondances ».
Spécifiez un mot de passe fort avec des caractères spéciaux, des nombres, des lettres majuscules et minuscules. Saisissez un message d'erreur pour les entrées de mot de passe incorrectes. Cette approche étape par étape aide les utilisateurs à saisir le bon mot de passe pour continuer à remplir le formulaire.
9. Limitez le nombre de réponses
Vous utilisez Google Forms pour des offres limitées dans le temps ou lorsque vous n'avez besoin que d'un nombre défini de réponses ? Cette astuce Google Form est faite pour vous.
Fixez une limite au nombre de réponses pour votre formulaire Google, et celui-ci se fermera automatiquement une fois cette limite atteinte. Utilisez également un logiciel d'automatisation des formulaires pour filtrer automatiquement les entrées après un nombre requis de saisies, afin d'éviter de désinformer les répondants.
Il vous suffit d'installer un module complémentaire tel que « Form Limiter » à partir du menu déroulant situé dans le coin supérieur droit. Une fois installé, vous pouvez limiter les réponses aux formulaires Google et définir des restrictions d'intervalle.
10. Garantir l'authenticité des données
Assurez-vous que vos données restent cohérentes et permettez aux répondants de corriger toute erreur dans leurs informations à l'aide de la fonctionnalité de validation des données de Google Forms.
Utilisez Google Forms pour garantir la cohérence, par exemple en vous assurant que les e-mails sont mis en forme de manière appropriée ou que les nombres restent dans certaines limites. Cela permet de bien gérer les données et permet aux répondants de vérifier leurs informations.
11. Configurez des structures de quiz
Découvrez d'autres fonctionnalités de Google Forms, telles que les quiz interactifs. Ils augmentent les chances d'obtenir des commentaires et des notes automatiques, ce qui vous permet de passer à la vitesse supérieure. Définissez les bonnes réponses pour chaque question dans les quiz Google Forms et fournissez des notes explicatives pour une expérience utilisateur complète.
Google Forms devient un outil bidirectionnel où les répondants apprennent et progressent grâce à des exercices de consolidation d'équipe, des quiz ludiques et des activités éducatives.
Pour créer votre quiz Google Form, rendez-vous dans l'onglet « Paramètres » et activez la fonction « Transformer en quiz ». Une fois cette opération terminée, vous verrez apparaître différentes fonctionnalités vous permettant d'attribuer des valeurs aux questions, de créer des options de commentaires et de contrôler la manière dont les répondants affichent leurs notes.
12. Intégrez des passerelles de paiement
Recueillez les données des utilisateurs et gérez les paiements en toute simplicité en ajoutant des passerelles de paiement. C'est idéal pour les inscriptions à des évènements, les dons ou la vente de produits.
Pour configurer les paiements, vous pouvez soit inclure une mention telle que « Suivez ce lien pour effectuer le paiement » avec votre lien de paiement, soit utiliser un code QR sous forme d'image.
13. Utilisez les réponses automatiques
Une autre astuce pratique pour Google Forms consiste à utiliser la réponse automatique. Elle permet de renforcer la confiance des répondants et de créer un canal d'engagement. Lorsque vous recevez une réponse à un formulaire, configurez un e-mail de réponse automatique pour informer le répondant que l'envoi a été réalisé avec succès.
L'e-mail peut être une note de remerciement pour avoir rempli le formulaire, un simple message « Nous avons bien reçu votre réponse :) » ou un e-mail contenant des ressources supplémentaires que l'utilisateur peut consulter. Envisagez également de fournir aux répondants un résumé de leurs réponses afin de maintenir leur intérêt et de leur permettre de revoir leurs réponses ultérieurement.
Pour activer cette fonctionnalité, cliquez sur l'onglet « Paramètres », puis sur « Réponses ». Dans le menu « Envoyer aux répondants une copie de leur réponse », sélectionnez « Toujours ».
14. Liez Google Sheets pour les réponses
Rassemblez toutes les réponses collectées via les formulaires Google en un seul endroit grâce à son intégration à Google Sheets. Cela vous permet de simplifier davantage le traitement de ces données et d'obtenir rapidement des informations utiles.
Réduisez le temps nécessaire au transfert manuel des données et obtenez des informations grâce à l'intelligence des données en temps réel à mesure que les réponses affluent.
Pour lier Google Sheets aux réponses, accédez à l'onglet « Réponses ». Cliquez sur « Lier à Sheets » et créez une feuille.
15. Collaborez sur les réponses à l'aide de Sheets
Collaborez avec les membres de votre équipe pour créer et modifier le formulaire à l'aide de Google Sheets et donnez-leur accès à la feuille de réponses. Travaillez ensemble pour donner du sens aux données collectées et planifier les prochaines étapes en conséquence.
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur la même feuille de réponses, recueillez différentes informations qui se traduisent par des actions significatives.
Pour donner accès à la feuille de calcul Google Sheets, ouvrez la feuille de calcul. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Partager ». Une boîte de dialogue apparaîtra. Ajoutez l'adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager la feuille. Modifiez les paramètres en « Éditeur », « Lecteur » ou « Commentateur » en fonction de vos besoins.
Inconvénients et problèmes liés aux formulaires Google
Bien qu'il existe de nombreuses raisons d'intégrer Google Forms à vos activités quotidiennes, cet outil présente quelques inconvénients. Parmi ceux-ci, on peut citer :
Restrictions relatives au téléchargement de fichiers
Le principal problème ? Google Forms limite la taille des fichiers téléchargés. Cela peut vous compliquer la tâche si vous souhaitez collecter des données à partir de fichiers volumineux. De plus, cet outil permet uniquement aux utilisateurs connectés à Google de télécharger des fichiers, ce qui représente une contrainte supplémentaire pour les personnes qui n'ont pas de compte Google.
Restrictions du sélecteur de date
Google Forms ne permet pas d'utiliser un calendrier. Vous ne pouvez pas empêcher vos répondants de remplir certaines dates dans leurs réponses. Par exemple, si votre entreprise est fermée le week-end ou un jour particulier, vous ne pouvez pas empêcher les répondants de choisir ce jour-là.
Aucune possibilité de pop-up
Google Forms présente une limite pour les entreprises qui souhaitent afficher des formulaires contextuels sur leurs sites web. Bien que vous puissiez les intégrer, la création de fenêtres contextuelles sur des pages spécifiques n'est pas prise en charge. Pour cela, vous devrez explorer des alternatives à Google Forms.
Limitations dans les intégrations
Google Forms ne permet pas l'intégration avec plusieurs applications tierces telles que Mailchimp ou des passerelles de paiement comme PayPal. Cela pourrait inciter de nombreux utilisateurs à rechercher des alternatives.
Assistance limitée
Google Forms offre une assistance limitée à ses utilisateurs gratuits. Pour bénéficier d'une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, vous devez passer à la version premium, qui entraîne des frais récurrents.
Options de personnalisation et stockage limités
Les modèles Google Forms ne permettent que quelques fonctionnalités de personnalisation de base, ce qui peut limiter votre créativité.
De plus, la version gratuite dispose d'un espace de stockage limité, ce qui peut constituer un obstacle supplémentaire à une utilisation illimitée.
Perte de données possible
Comme toute plateforme en ligne, Google Forms peut rencontrer des problèmes techniques ou de stockage des données, pouvant entraîner une perte de données ou des erreurs système.
Problèmes de sécurité
Bien que Google prenne diverses mesures pour garantir la sécurité, il existe toujours un risque de violation des données ou d'accès non autorisé à des informations sensibles lors de l'utilisation de tout service en ligne, y compris Google Forms.
Soyez vigilant quant au type de données que vous collectez et veillez à mettre en place des mesures de sécurité appropriées.
Découvrez ClickUp : la meilleure alternative à Google Forms
ClickUp offre une plateforme alternative à Google Forms, avec une gamme de fonctionnalités étendue. Elle garantit une sécurité maximale, permet de recueillir des réponses sécurisées, de réaliser des sondages et de collecter des commentaires.
ClickUp Form View est la meilleure alternative à Google Forms. Il vous permet de partager votre formulaire où que vous soyez et de créer automatiquement des tâches à partir des informations que vous recueillez.
Parmi ses meilleures fonctionnalités, citons la possibilité de modifier les formulaires, la mise en œuvre de la logique, la disponibilité de plusieurs champs, l'aperçu des formulaires, l'envoi des formulaires sur les mobiles et la facilité de partage des formulaires intégrés et exportés. Il permet à tout utilisateur, qu'il soit invité ou membre, de soumettre une réponse au formulaire en toute simplicité.
En plus d'opter pour ClickUp Form View, intégrez ClickUp et Google Forms pour une collecte de données ou un transfert d'informations fluide.
L'utilisation de Google Forms nécessite plus de travail pour assurer le suivi des données collectées. C'est là que l'intégration ClickUp s'avère utile : elle vous permet de créer des tâches ClickUp à partir des nouveaux formulaires Google Forms envoyés afin de mieux tout gérer.
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