La transparence financière est essentielle pour la gestion des budgets des départements et des projets dans le cadre des dépenses de l'entreprise. A partir de campagnes de marketing aux logiciels, aux voyages et autres, les coûts s'additionnent rapidement. En l'absence d'un contrôle cohérent, il devient difficile de justifier la valeur.
Un système de suivi des dépenses rationalisé est essentiel pour l'établissement de rapports financiers clairs. Une documentation adaptée offre une visibilité granulaire sur les flux financiers au niveau du projet, du département et de l'équipe. Des prévisions plus serrées et la preuve du retour sur investissement deviennent possibles pour les initiatives grandes et petites. 🏆
Grâce à des instructions étape par étape, vous apprendrez à créer des rapports de gestion des dépenses dans les domaines suivants Excel . Utilisez ce guide comme rampe de lancement pour alimenter les discussions sur l'optimisation de l'application de la politique de dépenses de votre entreprise !
Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses d'entreprise ? Examinons quelques fonctionnalités clés des rapports de dépenses à fort impact.
Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses d'entreprise ?
Un rapport de dépenses d'entreprise est un document qui permet de suivre les dépenses de l'entreprise en matière de produits, de services, de salaires et d'autres coûts. Le document contient des lignes et des colonnes qui enregistrent la date, la description, le fournisseur, le montant, la catégorie et d'autres détails des dépenses répertoriées
Les onglets Excel d'une feuille de calcul sont utilisés pour séparer les dépenses par département, projet, personne ou autre. Des formules permettent de calculer les totaux des dépenses par semaine, mois, trimestre ou tout autre intervalle de dates spécifié.
Grâce aux dépenses suivies, les gestionnaires peuvent répondre à des questions essentielles concernant le travail sur les projets et la gestion des ressources humaines l'allocation des ressources : À faire budgets des projets correspondent-ils aux coûts réels ? Les dépenses sont-elles imputées aux bons codes GL ? Quels sont les coûts qui augmentent rapidement ?
Les avantages de l'utilisation d'Excel pour organiser les feuilles de dépenses sont les suivants :
- Suivi du budget du département : Afficher les dépenses trimestrielles ou annuelles par rapport au budget alloué
- Précision des prévisions : Repérer les tendances des dépenses passées pour prédire les dépenses futures de l'entreprise
- Organisation : Maintenance d'un modèle et d'un système de rapports de dépenses uniques et standardisés pour faciliter la vérification des reçus et des factures
Nous espérons que vous parviendrez à un bon niveau d'organisation des données afin de ne pas être surpris par des changements budgétaires de dernière minute et d'avoir l'image financière la plus précise possible. Ceci nous amène à l'évènement principal : La mise en place de la gestion des dépenses!
Comment créer un rapport de dépenses d'entreprise dans Excel
Avant de commencer, abordons les principaux composants nécessaires :
- Toute version d'Excel : Nous utiliserons la fonction de feuille de calcul universelle
- Les justificatifs de dépenses et la documentation : Tous les rapports de transaction à saisir (Pourquoi ne pas prendre de l'avance sur votre prochain rapport de dépenses ?)
- Catégories de dépenses : Définissez une liste de types de dépenses pertinentes pour vos opérations
Avec vos éléments essentiels réunis, nous avons tous les ingrédients pour personnaliser un modèle de rapport de dépenses dans Excel. Lançons-nous tout de suite dans le guide étape par étape !
Étape 1 : Téléchargez notre modèle gratuit de note de frais
Plutôt que de créer un outil de suivi des dépenses à partir de zéro, utilisez notre modèle de rapport de dépenses Excel gratuit pour commencer. Il contient déjà les champs de suivi standard pour les dates/fournisseurs/montants et des formules prédéfinies pour additionner automatiquement les totaux par catégorie. Remplacez les données factices par vos dépenses d'entreprise tout en conservant les formules intégrées. 🧪
Ouvrez simplement le fichier à télécharger pour suivre les étapes ci-dessous !
Télécharger le modèle Excel
Étape 2 : Paramétrage des informations d'en-tête
En haut de la page, saisissez les informations clés permettant d'identifier le rapport :
- Préparé pour : Ajoutez le nom de l'employé ou du service qui a engagé les dépenses
- Soumis par : Liste des personnes qui ont préparé/contribué aux informations sur les dépenses et à la feuille de calcul
- Objectif : Expliquez brièvement la raison du rapport (réunion budgétaire hebdomadaire, demande du responsable, opérations générales du service)
- Période des dépenses : Saisissez les dates de début et de fin (jour, mois et année à 4 chiffres) couvertes par un intervalle de dates pour toutes les transactions documentées
Utiliser les en-têtes de feuilles pour donner du contexte et de la clarté aux examinateurs du budget
Étape 3 : Paramétrer les catégories de dépenses
Les listes déroulantes du modèle de feuille de calcul des dépenses ne sont pas incluses pour masquer l'esthétique, comment dire, " dépouillée " d'Excel.
Elles ont pour but d'assurer une catégorisation propre et la cohérence de toutes les transactions de l'entreprise.
Cela s'étend à l'entrée de données aussi. Les menus déroulants sont la garantie d'un traitement des données sans erreur et d'une analyse rationalisée. Un type de dépense ou un code de coût mal orthographié peut tout déséquilibrer. ⚖️
Voici comment verrouiller vos catégories à l'aide de menus déroulants :
- Cliquez sur l'élément Office Supplies (cellule B18), et l'icône de la flèche du menu déroulant apparaîtra
- Allez dans la barre d'outils du menu en haut, cliquez sur Données > Validation des données_,_et une fenêtre contextuelle s'ouvrira
- Dans le champ de texte Source, réécrivez la liste pour qu'elle corresponde aux catégories de dépenses de votre entreprise. Séparez chaque catégorie par une virgule. (Nous vous recommandons de les lister par ordre alphabétique pour faciliter la navigation)
- Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé, puis consultez votre nouvelle liste en cliquant sur l'icône de la flèche déroulante
- Répétez le même processus pour les autres en-têtes déroulants : Fournisseur, Coût Centre Code, Paiement Méthode, et Paiement Statut
- Pour modifier les catégories à l'avenir, ajoutez ou supprimez du texte dans le champ Source si nécessaire
Modification en cours des catégories prédéfinies pour un suivi cohérent des dépenses d'entreprise
Étape 4 : Remplir le modèle avec des éléments
Enfin, ajoutez chaque dépense d'entreprise individuelle dans sa propre ligne. Tout est dans les détails, alors incluez autant de contexte que possible pour une documentation financière claire.
- Date de la dépense : Le jour, le mois et l'année où la dépense a eu lieu
- Catégorie de dépense : Catégorie de dépense : Catégorie de la dépense (marketing, voyage, honoraires)
- Fournisseur : Le nom légal complet de la personne ou de l'entreprise qui correspond à son W-8 ou W-9. (Ne faites pas de surnoms à votre comptable)
- Code du centre de coûts : Le centre de coût interne de votre plan comptable auquel la dépense est liée
- Description de la dépense : Description de la dépense : brève description de la transaction
- Montant : Montant : Montant de la dépense en dollars
- Mode de paiement : Mode de paiement : Comment le montant a été payé (carte de crédit, espèces, chèque)
- Statut du paiement : Dépenses payées ou en attente
Vous remarquerez que nous avons ajouté un total de 7 options de statut de paiement. Vos fournisseurs ne connaissent pas aussi bien que vous vos amis financiers diligents, c'est pourquoi ces étapes nuancées du processus de remboursement créent de la transparence dans les échéanciers autour des dépenses encourues. Le contexte supplémentaire aide les gestionnaires de projet à naviguer dans les discussions avec les vendeurs en attente de paiement. 💬
Les choix de personnalisation, petits mais importants, transforment votre feuille de calcul des dépenses en un moteur d'analyse financière. Ces documents vont vivre dans les dossiers de votre entreprise, donc plus d'attributs ajoutent de la valeur analytique.
Permettre aux équipes de suivre de près les paiements tout au long du processus d'émission
Étape 5 : Total des dépenses par catégorie
Les cellules en surbrillance contiennent des formules préétablies permettant d'obtenir des totaux pour chaque catégorie de dépenses. Cela permet d'assurer le suivi de la distribution des dépenses.
Totaliser automatiquement les dépenses par catégorie
Bonne nouvelle : Aucun calcul n'est requis de votre part ! 🤩
Mauvaise nouvelle : Il y a un hic. 👀
On temporise pour l'instant car l'étape suivante demande une patience de niveau Jedi. Jusqu'à présent, vous avez tous vos éléments dans votre feuille de dépenses. Ensuite, vous devrez joindre les reçus et autres documents sources.
Étape 6 : Ajouter les reçus et les documents sources pertinents
Nous aimerions pouvoir vous dire que ce processus est facile dans Excel, mais joindre des pièces jointes devient vite fastidieux. Tout d'abord, vous devrez convertir chaque reçu en un PDF distinct au lieu d'un JPEG. Ensuite, nommez-les dans une forme appropriée qu'Excel peut facilement mettre en mémoire.
Pour ajouter des fichiers, vous avez besoin des fonctions avancées Objets et/ou Object Linking and Embedding (OLE) d'Excel. L'exécution de ce qui devrait être une tâche élémentaire devient fastidieuse. Par exemple, les fichiers non Microsoft ont un processus de téléchargement compliqué. Les fonctions de la barre d'outils du menu qui devraient être cliquables sont inactives, ce qui nécessite quelques essais et erreurs.
Si vous utilisez déjà une feuille de calcul Microsoft Excel sur le web, la meilleure approche et la plus efficace serait d'utiliser OneDrive de Microsoft. Cela résoudrait quelques problèmes que les équipes rencontreront probablement avec les applications Excel :
- Les fichiers dans un stockage de fichiers sur le web rendront les données accessibles via le navigateur
- Les équipes n'auront pas besoin d'installer Excel sur tous leurs appareils pour collaborer sur les données
- Tout le monde pourra travailler sur les données à l'aide d'Excel, même s'ils travaillent à partir de versions différentes
Même les utilisateurs les plus avancés doivent utiliser les mêmes cerceaux pour connecter des fichiers externes.
Mais si vous voulez faire partie du côté obscur de la Force, une plateforme de productivité qui va au-delà d'un simple modèle de rapport de dépenses est l'endroit où les alliances et les partenariats stratégiques se produisent
Dites bonjour à ClickUp ! 👋
Créer une note de frais avec ClickUp 15+ affichages et outils d'automatisation
3 modèles pour créer une boîte à outils de supervision financière automatisée
Alors qu'Excel a longtemps été le programme hérité pour le suivi des dépenses, ses limites en matière de collaboration, de flexibilité et de fonctions plaident en faveur de la migration des documents financiers essentiels, tels que les rapports de dépenses, vers des plateformes de productivité dédiées comme ClickUp.
Avec des flux de travail automatisés personnalisables pour les approbations, la modification par glisser-déposer, les permissions basées sur les rôles, les fonctionnalités d'Automatisation, les formulaires de dépenses et les visualisations de tendances de dépenses, votre entreprise peut prendre des décisions éclairées plus rapidement. 📊
Nous avons présélectionné trois modèles de dépenses dans ClickUp pour montrer comment les outils conviviaux de ClickUp poussent les capacités de documentation comptable par rapport aux feuilles Excel statiques en proie à des problèmes de version.
Note : Plus de mauvaises nouvelles à partir d'ici !
1. Modèle de rapport et de dépenses d'entreprise ClickUp
le meilleur pour : Remplacer les problèmes de conformité par des solutions concrètes
Utilisez la vue Tableur de ClickUp pour collaborer sur les tâches de dépenses avec les partenaires comptables
Le modèle Modèle de rapport et de dépenses d'entreprise ClickUp et tous les modèles ClickUp comprennent des affichages personnalisables afin d'optimiser les configurations pour les rapports, les approbations, les étiquettes, etc.
Si vous n'êtes pas familier avec les affichages dans les logiciels de gestion de projet, pensez-y comme à différents dossiers ou séparateurs dans un même classeur. Chaque vue regroupe des informations conservées, mais les affiche différemment pour répondre à des critères spécifiques basés sur ce qui est le plus important pour la personne ou l'objectif.
L'étendue de la personnalisation de ce modèle ouvre la porte à une collaboration à l'échelle de l'équipe au sein de la plateforme ClickUp. La comptabilité, les finances et les autres départements n'ont pas besoin de construire des rapports supplémentaires ou de chasser l'information par e-mail. 📥
Au contraire, ClickUp réduit le double travail en facilitant l'accès de tous les membres de l'environnement de travail aux informations partagées en un seul endroit. Un meilleur contexte signifie des discussions productives lorsqu'il est temps de réconcilier les rapports de dépenses.
Les situations telles que les violations de la politique ou les changements de budget sont plus rapidement repérables. En conséquence, les gestionnaires de projet bénéficient d'une plus grande visibilité sur les schémas de dépenses, les opportunités d'économies et les incohérences.
Pairer ce modèle avec le Modèle ClickUp pour la préparation des impôts pour améliorer la préparation des impôts avec des capacités de suivi du temps, des étiquettes, des avertissements de dépendance, des e-mails, et plus encore!
2. ClickUp Modèle de rapports de dépenses pour les petites entreprises
le meilleur pour : Gérer les tâches de ménage et de paiement des fournisseurs_
Segmenter les dépenses liées aux voyages avec des sous-catégories dans un document ClickUp
La simplification des rapports n'est qu'un avantage superficiel de l'application Modèle de rapport de dépenses ClickUp pour les petites entreprises . Alignez la gestion de projet et le compte sous un même toit. Des échéanciers intégrés relient les dépenses aux produits livrables, aux clients et aux factures afin de maximiser l'efficacité financière et opérationnelle.
Conçu pour les propriétaires d'entreprises et les petites équipes, ce modèle permet de gérer la comptabilité des fournisseurs demander des paiements et les exigences réglementaires ne sont pas négligées. 🔍
Tous vos outils sont à portée de main à l'intérieur de la plateforme :
- Fonctionnalités d'importation et d'intégration pour Excel, Google Sheets et d'autres applications de travail
- Rappels d'automatisation des tâches pour gérer les renouvellements et les révisions
- Des rapports de tableau de bord pour un aperçu des dépenses à ce jour
- Champs personnalisés pour suivre les détails des fournisseurs
Avec ces fonctionnalités et des centaines d'autres outils de collaboration et intégrations dans ClickUp, les petites entreprises peuvent coordonner les partenariats internes et externes sans effort.
Pairer ce modèle avec modèles de comptabilité pour suivre l'évolution de l'actif, du passif et des capitaux propres de votre entreprise!
3. Modèle de rapport de dépenses ClickUp
le meilleur pour : Contrôler les dépenses de l'entreprise
Surveillez les fournisseurs qui sont payés avec certains modes de paiement pour un suivi étroit
Les entreprises établies et les agences soucieuses des coûts devraient utiliser le modèle de rapport de dépenses ClickUp Modèle de rapport de dépenses ClickUp pour obtenir rapidement des informations financières stratégiques. Affichez la vue d'ensemble et les éléments nécessaires à l'optimisation des dépenses de croissance. ⚡️
Essayez les outils intégrés pour prédire les besoins futurs en matière de budget et de ressources sur la base des performances passées. Les intégrations permettent de connecter le travail du client aux dépenses tout en les outils de rapports et les flux de travail permettent aux gestionnaires de projet de gagner du temps dans le suivi des frais signalés par la comptabilité.
Grâce à des outils permettant de simplifier le suivi des dépenses et d'effectuer les tâches nécessaires, notamment des champs flexibles pour organiser les bénéficiaires et les montants, les responsables ont la possibilité d'adapter le suivi des dépenses à leurs flux de travail.
Pairer ce modèle avec le Modèle de formulaire de paiement ClickUp pour construire des formulaires en ligne faciles à utiliser!
Formation Excel supplémentaire débloquée
Bien que ce guide se concentre sur la création de votre propre rapport de dépenses, Excel peut apporter une assistance à d'autres besoins de l'entreprise, à condition d'être mis en œuvre correctement.
Compte tenu de tout ce que ClickUp apporte aux entreprises, nous avons d'autres ressources, conseils et modèles à ajouter à vos connaissances d'Excel. Consultez ces guides supplémentaires et ces bonnes pratiques pour savoir quand Excel doit briller ! ✨
Gestion et suivi du temps
En savoir plus pour construire des calendriers Excel, des Relevés de temps, des plannings, et plus encore pour planifier vos journées et suivre votre travail.
- Comment créer un Calendrier dans Excel
- Comment calculer le temps dans Excel
- Comment créer un Relevé de temps dans Excel
- Comment créer une liste À$$a dans Excel
Visualisation des données et tableaux de bord
Donnez de l'impact à vos données Excel grâce à ces tutoriels approfondis qui transforment les informations de votre feuille de calcul en visuels élégants !
- Comment créer un tableau de bord KPI dans Excel
- Comment créer un tableau de bord dans Excel
- Comment créer un graphique dans Excel
Gestion de projet
Créez des diagrammes à rebours, des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban et bien plus encore dans Excel pour planifier et gérer les flux de travail.
- Comment créer un diagramme à rebours dans Excel ?
- Comment créer un Tableau Kanban dans Excel
- Comment créer un diagramme de Gantt dans Excel
- Comment afficher une structure de répartition du travail dans Excel
- Comment créer un échéancier de projet dans Excel
Organisation
Organiser les informations relatives à l'entreprise et aux employés à l'aide de outils d'organisation dans Excel.
Bonus : Découvrez les modèles de rapports de dépenses de Microsoft Excel !
Améliorez vos flux de travail avec ClickUp Views
En fin de compte, la clé est de garantir la transparence, l'accessibilité et l'exactitude des rapports de dépenses afin que l'argent circule exactement comme prévu.
Nous espérons que ce guide vous a présenté les possibilités d'amélioration de vos processus de gestion des dépenses la gestion des dépenses flux de travail. Les rapports de dépenses sont véritablement un effort d'équipe, et les équipes qui cherchent à répondre aux besoins et aux préférences en matière de surveillance ne devraient pas être limitées par Excel. 🧑💻
Que vous optiez pour des feuilles de calcul qui ont fait leurs preuves ou pour des hubs centralisés plus récents, nous disons : " Pourquoi pas les deux ? " Démarrer un environnement de travail gratuit dans ClickUp ou importer vos feuilles de calcul dans une vue ClickUp Tableur !