La transparence financière est essentielle pour gérer les budgets des départements et des projets dans le cadre des dépenses de l'entreprise. A partir de campagnes de marketing aux logiciels, aux voyages et autres, les coûts s'additionnent rapidement. En l'absence d'un contrôle cohérent, il devient difficile de justifier la valeur de l'investissement.
Un système rationalisé de suivi des dépenses est essentiel pour obtenir des rapports financiers clairs. Une documentation adaptée offre une visibilité granulaire sur les flux financiers au niveau du projet, du département et de l'équipe. Des prévisions plus serrées et la preuve du retour sur investissement deviennent possibles pour les initiatives grandes et petites. 🏆
Grâce à des instructions pas à pas, vous apprendrez à créer des rapports de gestion des dépenses en Excel . Utilisez ce guide comme point de départ pour alimenter les conversations sur l'optimisation de l'application de la politique de dépenses de votre entreprise !
Qu'est-ce qu'une note de frais ? Examinons quelques caractéristiques clés des notes de frais à fort impact.
Qu'est-ce qu'une déclaration de frais professionnels ?
Un rapport de dépenses d'entreprise est un document qui permet de suivre les dépenses de l'entreprise en produits, services, salaires et autres coûts. Le document contient des lignes et des colonnes qui enregistrent la date, la description, le fournisseur, le montant, la catégorie et d'autres détails des dépenses répertoriées
Les onglets Excel d'une feuille de calcul sont utilisés pour séparer les dépenses par département, par projet, par personne ou par d'autres types de dépenses. Des formules permettent de calculer les totaux des dépenses par semaine, mois, trimestre ou toute autre période spécifiée.
Grâce au suivi des dépenses, les responsables peuvent répondre à des questions essentielles concernant le travail sur les projets et la gestion des ressources humaines l'allocation des ressources : Faire budgets de projets correspondent-ils aux coûts réels ? Les dépenses sont-elles imputées aux bons codes GL ? Quels sont les coûts qui augmentent rapidement ?
Les avantages de l'utilisation d'Excel pour organiser les feuilles de dépenses sont les suivants :
- Suivi du budget du département : Suivi du budget du département : visualisez les dépenses trimestrielles ou annuelles par rapport au budget alloué
- Précision des prévisions : Les tendances des dépenses passées permettent de prédire les dépenses futures de l'entreprise
- Organisation : Maintenir un modèle et un système de rapport de dépenses unique et standardisé pour faciliter l'audit des reçus et des factures
Nous espérons que vous parviendrez à un bon niveau d'organisation des données afin de ne pas être surpris par des changements budgétaires de dernière minute et d'avoir une image financière la plus précise possible. Ceci nous amène à l'événement principal : La mise en place de la gestion des dépenses!
Comment créer un rapport de dépenses professionnelles dans Excel
Avant de commencer, abordons les principaux composants nécessaires :
- Toute version d'Excel : Nous utiliserons la fonctionnalité universelle du tableur
- Les justificatifs de dépenses et la documentation : Tous les enregistrements de transactions à saisir (pourquoi ne pas prendre un peu d'avance sur votre prochaine note de frais ?)
- Catégories de dépenses : Définissez une liste de types de dépenses correspondant à vos activités
Une fois les éléments essentiels rassemblés, nous disposons de tous les ingrédients nécessaires pour personnaliser un modèle de note de frais dans Excel. Passons directement au guide étape par étape !
Étape 1 : Télécharger notre modèle gratuit de suivi des dépenses
Plutôt que de créer un outil de suivi des dépenses à partir de zéro, utilisez notre modèle de rapport de dépenses Excel gratuit pour commencer. Il contient déjà les champs de suivi standard pour les dates/fournisseurs/montants et des formules prédéfinies pour additionner automatiquement les totaux par catégorie. Remplacez les données fictives par vos dépenses professionnelles tout en conservant les formules intégrées. 🧪
Ouvrez simplement le fichier de téléchargement pour suivre les étapes ci-dessous !
Télécharger le modèle Excel
Étape 2 : Mise en place des informations d'en-tête
En haut de l'écran, saisissez les informations clés permettant d'identifier le rapport :
- Préparé pour : Ajoutez le nom de l'employé ou du service qui a engagé les dépenses
- Soumis par : Indiquez qui a préparé/contribué aux informations sur les dépenses et à la feuille de calcul
- Objectif : Expliquez brièvement la raison du rapport (réunion budgétaire hebdomadaire, demande du responsable, opérations générales du service)
- Période de dépenses : Saisissez les dates de début et de fin (jour, mois et année à 4 chiffres) couvertes par une fourchette de dates pour toutes les transactions documentées
Utiliser les en-têtes de feuilles pour donner du contexte et de la clarté aux examinateurs du budget
Étape 3 : Définir les catégories de dépenses
Les listes déroulantes du modèle de feuille de calcul des dépenses ne sont pas incluses pour masquer l'esthétique, comment dire, "dépouillée" d'Excel.
Elles ont pour but d'assurer une catégorisation propre et la cohérence de toutes les transactions de l'entreprise.
Cela s'étend à saisie de données aussi. Les listes déroulantes constituent une sécurité absolue pour un traitement des données sans erreur et une analyse rationalisée. Un type de dépense ou un code de coût mal orthographié peut tout déséquilibrer. ⚖️
Voici comment verrouiller vos catégories à l'aide de menus déroulants :
- Cliquez sur le poste Office Supplies (cellule B18) et l'icône de la flèche déroulante apparaît
- Allez dans la barre d'outils du menu en haut, cliquez sur Données > Validation des données_, et une fenêtre contextuelle s'ouvre
- Dans le champ Source, réécrivez la liste pour qu'elle corresponde aux catégories de dépenses de votre entreprise. Séparez chaque catégorie par une virgule. (Nous vous recommandons de les classer par ordre alphabétique pour faciliter la navigation)
- Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé, et consultez votre nouvelle liste en cliquant sur l'icône de la flèche déroulante
- Répétez le même processus pour les autres en-têtes de liste déroulante : Fournisseur, Coût Centre Code, Méthode de Paiement, et Statut de Paiement
- Pour modifier les catégories à l'avenir, ajoutez ou supprimez du texte dans le champ Source si nécessaire
Modifier les catégories prédéfinies pour un suivi cohérent des dépenses professionnelles
Étape 4 : Remplir le modèle avec des postes de dépenses
Enfin, ajoutez chaque dépense professionnelle individuelle sur sa propre ligne. Tout est dans les détails, alors incluez autant de contexte que possible pour une documentation financière claire.
- Date de la dépense : Le jour, le mois et l'année où la dépense a eu lieu
- Catégorie de dépense : Catégorie de dépense : Catégorie de la dépense (Marketing, Voyage, Honoraires professionnels)
- Fournisseur : Le nom légal complet de la personne ou de l'entreprise qui correspond à son W-8 ou W-9. (N'affligez pas votre comptable avec des surnoms)
- Code du centre de coûts : Le centre de coûts interne de votre plan comptable auquel la dépense est liée
- Description de la dépense : Description de la dépense : brève description de la transaction
- Montant : Montant : Montant de la dépense en dollars
- Méthode de paiement : Mode de paiement : Comment le montant a été payé (carte de crédit, espèces, chèque)
- Statut du paiement : Dépenses payées ou en attente
Vous remarquerez que nous avons ajouté un total de 7 options d'état de paiement. Vos fournisseurs ne connaissent pas aussi bien que vous vos amis financiers diligents, c'est pourquoi ces étapes nuancées du processus de remboursement créent de la transparence dans les calendriers des dépenses encourues. Le contexte supplémentaire aide les chefs de projet à naviguer dans les conversations avec les fournisseurs en attente de paiement. 💬
Les choix de personnalisation, petits mais significatifs, transforment votre feuille de calcul des dépenses en un moteur d'analyse financière. Ces documents seront conservés dans les archives de l'entreprise, c'est pourquoi davantage d'attributs ajoutent une valeur analytique.
Permettre aux équipes de suivre de près les paiements tout au long du processus d'émission
Étape 5 : Total des dépenses par catégorie
Les cellules en surbrillance contiennent des formules préétablies qui fournissent des totaux pour chaque catégorie de dépenses. Cela permet de suivre la répartition des dépenses.
Totaliser automatiquement les dépenses par catégorie
Bonne nouvelle : Aucun calcul n'est requis de votre part ! 🤩
Mauvaise nouvelle : Il y a un hic. 👀
Nous temporisons pour l'instant, car l'étape suivante exige des niveaux Jedi de patience. Jusqu'à présent, vous avez tous vos postes dans votre feuille de dépenses. Ensuite, vous devrez joindre les reçus et autres documents sources.
Étape 6 : Ajouter les reçus et les documents sources pertinents
Nous aimerions pouvoir vous dire que ce processus est facile dans Excel, mais joindre des fichiers devient vite fastidieux. Tout d'abord, vous devrez convertir chaque reçu en un PDF distinct au lieu d'un JPEG. Ensuite, nommez-les dans un format approprié qu'Excel peut stocker facilement.
Pour ajouter des fichiers, vous avez besoin des fonctionnalités avancées Objets et/ou Liaison et incorporation d'objets (OLE) d'Excel. L'exécution de ce qui devrait être une tâche élémentaire devient fastidieuse. Par exemple, les fichiers non-Microsoft ont un processus de téléchargement compliqué. Les fonctions de la barre d'outils du menu qui devraient être cliquables sont inactives, ce qui nécessite quelques essais et erreurs.
Si vous utilisez déjà une feuille de calcul Microsoft Excel sur le web, la meilleure approche, et la plus efficace, serait d'utiliser OneDrive de Microsoft. Cela résoudrait quelques problèmes que les équipes rencontreront probablement avec les applications Excel :
- Les fichiers stockés sur le web sont accessibles via le navigateur
- Les équipes n'auront pas besoin d'installer Excel sur tous leurs appareils pour collaborer sur les données
- Tout le monde peut travailler sur les données à l'aide d'Excel, même s'il s'agit de versions différentes
Même les utilisateurs les plus avancés doivent passer par les mêmes étapes pour connecter des fichiers externes.
Mais si vous voulez être du côté obscur de la Force, une plateforme de productivité qui va au-delà d'un simple modèle de rapport de dépenses est l'endroit où les alliances et les partenariats stratégiques se produisent
Dites bonjour à ClickUp ! 👋
Créer une note de frais avec ClickUp 15+ vues et outils d'automatisation
3 modèles pour créer une boîte à outils automatisée de supervision financière
Bien qu'Excel ait longtemps été le programme de référence pour le suivi des dépenses, ses limites en matière de collaboration, de flexibilité et de fonctionnalité plaident en faveur de la migration des documents financiers essentiels, tels que les notes de frais, vers des plates-formes de productivité dédiées comme ClickUp.
Avec des flux de travail automatisés personnalisables pour les approbations, l'édition par glisser-déposer, les autorisations basées sur les rôles, la fonctionnalité AI, les formulaires de dépenses et les visualisations de tendances de dépenses, votre entreprise peut prendre des décisions éclairées plus rapidement. 📊
Nous avons présélectionné trois modèles de dépenses dans ClickUp pour montrer comment les outils conviviaux de ClickUp poussent les capacités de documentation comptable par rapport aux feuilles Excel statiques en proie à des problèmes de version.
Note : Plus de mauvaises nouvelles à partir d'ici !
1. Modèle de rapport et de dépenses d'entreprise ClickUp
le meilleur pour : Remplacer les problèmes de conformité par des solutions concrètes
Utilisez la vue Tableau de ClickUp pour collaborer sur les tâches de dépenses avec les partenaires comptables
Le modèle Modèle de rapport et de dépenses d'entreprise ClickUp et tous les modèles ClickUp comprennent des vues personnalisables afin d'optimiser les configurations pour les rapports, les approbations, les étiquettes, etc.
Si vous n'êtes pas familier avec les vues dans un logiciel de gestion de projet, pensez-y comme à différents dossiers ou séparateurs dans un même classeur. Chaque vue regroupe des informations conservées, mais les affiche différemment pour répondre à des critères spécifiques basés sur ce qui est le plus important pour la personne ou l'objectif.
L'étendue de la personnalisation de ce modèle ouvre la porte à une collaboration à l'échelle de l'équipe au sein de la plateforme ClickUp. La comptabilité, les finances et les autres départements n'ont pas besoin de créer des rapports supplémentaires ou de rechercher des informations par courrier électronique. 📥
Au lieu de cela, ClickUp réduit le double travail en facilitant l'accès de tous les membres de l'espace de travail aux informations partagées en un seul endroit. Un meilleur contexte signifie des conversations productives lorsqu'il est temps de réconcilier les notes de frais.
Les situations telles que les violations de la politique ou les changements de budget sont plus rapidement repérables. Les chefs de projet disposent ainsi d'une meilleure visibilité sur les schémas de dépenses, les opportunités d'économies et les incohérences.
Pairer ce modèle avec le Modèle de préparation à l'impôt ClickUp **pour améliorer la préparation des impôts avec des capacités de suivi du temps, des balises, des avertissements de dépendance, des courriels, et plus encore !
2. ClickUp Modèle de rapport de dépenses pour les petites entreprises
le meilleur pour : Gérer les tâches de gestion et de paiement des fournisseurs
Segmenter les dépenses liées aux voyages avec des sous-catégories dans un document ClickUp
La simplification des rapports n'est que l'avantage superficiel de l'outil ClickUp Doc Modèle de rapport de dépenses ClickUp pour les petites entreprises . Alignez la gestion de projet et la comptabilité sous un même toit. Des calendriers intégrés relient les dépenses aux produits livrables, aux clients et aux factures afin de maximiser l'efficacité financière et opérationnelle.
Conçu pour les propriétaires d'entreprise et les petites équipes, ce modèle permet de gérer la gestion des fournisseurs demander des paiements et les exigences réglementaires ne sont pas négligées. 🔍
Tous vos outils sont à portée de main à l'intérieur de la plateforme :
- Fonctionnalités d'importation et d'intégration pour Excel, Google Sheets et d'autres applications de travail
- Des rappels d'automatisation des tâches pour gérer les renouvellements et les révisions
- Rapports de tableau de bord pour une vue d'ensemble des dépenses à ce jour
- Champs personnalisés pour suivre les détails des fournisseurs
Grâce à ces fonctionnalités et à des centaines d'autres outils de collaboration et d'intégrations dans ClickUp, les petites entreprises peuvent coordonner des partenariats internes et externes sans effort.
Jumeler ce modèle avec modèles de comptabilité pour suivre l'évolution de l'actif, du passif et des fonds propres de votre entreprise!
3. Modèle de rapport de dépenses ClickUp
le meilleur pour : Contrôler les dépenses de l'entreprise
Surveillez les fournisseurs qui sont payés avec certaines méthodes de paiement pour un suivi étroit
Les entreprises établies et les agences soucieuses des coûts devraient utiliser le modèle de rapport de dépenses ClickUp Modèle de rapport de dépenses ClickUp pour obtenir rapidement des informations financières stratégiques. Obtenez une vue d'ensemble et des informations détaillées nécessaires pour optimiser les dépenses liées à la croissance. ⚡️
Essayez les outils intégrés pour prédire le budget futur et les besoins en ressources sur la base des performances passées. Les intégrations relient le travail du client aux dépenses tout en outils de reporting et les flux de travail permettent aux chefs de projet de gagner du temps dans la recherche des frais signalés par la comptabilité.
Grâce à des outils permettant de simplifier le contrôle des dépenses et d'effectuer les tâches nécessaires, y compris des champs flexibles pour organiser les bénéficiaires et les montants, les gestionnaires ont la possibilité d'adapter le suivi des dépenses à leurs flux de travail.
Pairer ce modèle avec le Modèle de formulaire de paiement ClickUp pour créer des formulaires en ligne faciles à utiliser!
Formation Excel supplémentaire débloquée
Bien que ce guide se concentre sur la création de votre propre note de frais, Excel peut répondre à d'autres besoins de l'entreprise, à condition d'être mis en œuvre correctement.
Compte tenu de ce que ClickUp apporte aux entreprises, nous avons d'autres ressources, conseils et modèles à ajouter à vos connaissances d'Excel. Consultez ces guides supplémentaires et ces meilleures pratiques pour savoir quand Excel doit briller ! ✨
Gestion et suivi du temps
Apprenez à construire des calendriers Excel, des feuilles de temps, des horaires et bien plus encore pour planifier vos journées et suivre votre travail.
- Comment créer un calendrier en Excel
- Comment calculer l'heure dans Excel
- Comment créer une feuille de temps dans Excel
- Comment créer une liste de tâches dans Excel
Visualisation des données et tableaux de bord
Donnez de l'impact à vos données Excel grâce à ces tutoriels approfondis qui transforment les informations de votre feuille de calcul en visuels élégants !
- Comment créer un tableau de bord KPI dans Excel
- Comment créer un tableau de bord dans Excel
- Comment créer un graphique dans Excel
Gestion de projet
Créez des diagrammes à rebours, des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, etc. dans Excel pour planifier et gérer les flux de travail.
- Comment créer un graphique à rebours dans Excel
- Comment créer un tableau Kanban dans Excel
- Comment créer un diagramme de Gantt dans Excel
- Comment afficher une structure de répartition du travail dans Excel
- Comment créer un calendrier de projet dans Excel
Organisation
Organiser les informations relatives à l'entreprise et aux employés à l'aide de outils d'organisation dans Excel.
- Comment créer une base de données dans Excel
- Comment créer un organigramme dans Excel
Bonus : Consultez les modèles de notes de frais de Microsoft Excel !
- Modèle Excel de budget pour les dépenses professionnelles
- Modèle Excel de base de rapport de dépenses
Améliorez vos flux de travail avec ClickUp Views
En fin de compte, l'essentiel est de garantir la transparence, l'accessibilité et l'exactitude des notes de frais afin que l'argent circule exactement comme prévu.
Nous espérons que ce guide vous a présenté les possibilités d'amélioration de vos processus de gestion des dépenses la gestion des dépenses flux de travail. Les rapports de dépenses sont un véritable travail d'équipe, et les équipes qui cherchent à répondre aux besoins et aux préférences des clients ne doivent pas être limitées par Excel. 🧑💻
Que vous optiez pour des feuilles de calcul qui ont fait leurs preuves ou pour des plateformes centralisées plus récentes, nous vous disons : "Pourquoi pas les deux ?" Démarrer un espace de travail gratuit dans ClickUp ou importer vos feuilles de calcul dans une vue ClickUp Table !