¿Estás buscando las mejores herramientas de gestión de proyectos?

Piensa en un entorno colaborativo donde todos los miembros del equipo y partes interesadas den lo mejor de sí. O, mejor aún, piensa en un hub central que no solo permita el contacto, la comunicación y la colaboración de los equipos, sino que además lo haga de forma amena. Ese es justo el tipo de experiencia que pueden ofrecer las herramientas de gestión de proyectos.

No es fácil encontrar una herramienta que cubra exactamente las necesidades de tu equipo.

Pero estás de suerte, porque hemos hecho la parte difícil por ti.

Este artículo recoge una lista seleccionada de las diez mejores herramientas de gestión de proyectos, junto con sus funciones, ventajas y desventajas. También presenta los pasos recomendados para dar con la herramienta adecuada y las funciones más importantes que debes buscar en una herramienta de gestión de proyectos.

Vamos allá.

Las diez mejores herramientas de gestión de proyectos en 2024

En 2021, el 38 % de los empleados desarrollaron parte de su actividad profesional, o toda, desde casa. Antes de la pandemia, este porcentaje era tan solo del 24 %. Ahora que los equipos están cada vez más dispersos y la complejidad de los proyectos va en aumento, es fundamental centralizar todas las tareas en una plataforma de gestión.

Los equipos actuales están ocupados con más proyectos. Y hay muchas cosas en marcha a la vez en poco tiempo: reuniones, tareas exigentes, proyectos informales, seguimiento de metas…

Lo único que conseguimos si no contamos con las mejores herramientas de gestión de proyectos es crear más tareas, ineficiencias y decisiones basadas en el miedo.

La siguiente lista presenta las mejores herramientas de gestión de proyectos de 2024.

Lleva un control de los cambios en el proyecto, gestiona flujos de trabajo y colabora con tu equipo sin salir de tu entorno de trabajo de ClickUp.

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos integral que reúne todos tus equipos y aplicaciones en una ubicación central. Además, simplifica tu flujo de trabajo para que puedas trabajar con eficiencia, gestionar varios proyectos fácilmente y cumplir las fechas de entrega con la calidad esperada.

¿Por qué ClickUp es una plataforma única y se encuentra entre las mejores herramientas de gestión de proyectos actuales?

ClickUp se adapta a todo tipo de empresas, sea cual sea su tamaño, y eso hace posible una gestión de proyectos más eficaz. Presenta una interfaz intuitiva, flujos de trabajo personalizables, integraciones muy potentes y precios flexibles, así que está claro por qué se ha convertido en la opción preferida de muchos negocios y la solución de gestión de proyectos perfecta para equipos y empresas, tanto grandes como pequeños.

Ahora veremos en detalle las razones por las que ClickUp destaca entre la competencia, las ventajas que puede aportar a tu equipo y por qué es la mejor herramienta de gestión de proyectos que puedes elegir para tu empresa.

1. Solución integral y plataforma totalmente personalizable

ClickUp es una solución integral, así que no necesitas varias herramientas para gestionar tus proyectos y tienes acceso a tu trabajo en una ubicación central.

Ofrece un amplio abanico de funciones de gestión de tareas, control de tiempo, colaboración en equipo e incluso mapas mentales o pizarras para sesiones de lluvia de ideas, planificación de estrategias y muchas cosas más. Todo en una sola aplicación. Olvídate de cambiar de aplicación constantemente, optimiza tu flujo de trabajo, y ahorra dinero y tiempo.

Pero eso no es todo: ClickUp es totalmente personalizable. Los gestores de proyectos, partes interesadas y equipos de tu organización pueden configurar ClickUp según sus necesidades y preferencias sin tocar el flujo de trabajo de los demás.

2. Interfaz intuitiva y escalabilidad

En ClickUp, el acceso a las herramientas que necesitas es rápido y no tiene ninguna complicación, ni para los expertos informáticos ni para las personas sin conocimientos técnicos.

La sencilla interfaz de usuario de ClickUp se puede personalizar por completo e incluye una función de arrastrar y soltar, por lo que cualquier miembro del equipo se moverá por ella fácilmente y con eficacia.

Arrastra y suelta tareas en una vista Tabla de ClickUp para organizarlas.

La escalabilidad es otra de las principales ventajas de ClickUp. Esta característica la convierte en la solución ideal para empresas pequeñas, medianas y grandes, es decir, para todos los bolsillos y equipos. Además, es muy sencillo adaptarla a medida que el negocio crece y evoluciona, ya que puedes añadir o quitar usuarios, cambiar flujos de trabajo e integrar nuevas herramientas cuando lo necesites.

3. Flujos de trabajo personalizables y automatización

Los flujos de trabajo personalizables son una de las funciones más sobresalientes de ClickUp. Son el sueño de cualquier gestor de proyectos, porque ofrecen la posibilidad de configurar ClickUp según tus necesidades, preferencias y metodología de gestión. ✨

ClickUp te permite configurar el flujo de trabajo perfecto para ti, tanto si tu equipo sigue la metodología ágil como si usa un enfoque más tradicional.

Puedes crear estados personalizados, añadir campos personalizados y hasta automatizar determinados aspectos de tu flujo de trabajo. El resultado es una forma de trabajar más eficiente que te ahorrará tiempo y reducirá el número de errores.

Usa las automatizaciones predefinidas o personalízalas según tus necesidades, de modo que tu equipo pueda centrarse en las cosas importantes.

4. Más de quince vistas de trabajo personalizadas

Tienes a tu disposición más de quince vistas personalizadas para ver tu trabajo como más te guste, según tu estilo de gestión de proyectos, tus flujos de trabajo específicos y tus preferencias personales.

Crea el flujo de trabajo ágil perfecto con la vista Tablero, gestiona el cronograma del proyecto o tus hitos en la vista Gantt, asigna tus recursos eficazmente en la vista Carga de trabajo y mucho más.

Elige entre más de quince formas de ver tu trabajo y adapta el flujo de trabajo a tus necesidades.

5. Colaboración en equipo

No importa si tu equipo teletrabaja o se reúne en la oficina, las funciones de ClickUp mejoran la colaboración del equipo, favorecen la comunicación y hacen posible que todo el mundo esté siempre al corriente y en sintonía.

Revisa la actividad del equipo y colabora estrechamente, incluso desde la distancia. Usad las pizarras de ClickUp para discurrir ideas, añadir notas y recopilar las mejores sugerencias.

Funciones de colaboración como las pizarras colaborativas para la planificación de proyectos y estrategias o sesiones de lluvia de ideas, la vista Chat para la comunicación inmediata en ClickUp, la asignación de comentarios o la posibilidad de asignar varias personas a una tarea garantizan que tu equipo tiene todo lo necesario para trabajar en tiempo real o de forma asíncrona.

Además, puedes usar el canal de notificaciones y la función de observador de tarea para estar al corriente del progreso, los cambios y otras novedades sin salir de ClickUp.

6. Paneles con informes en tiempo real

La visibilidad es imprescindible para una buena gestión de proyectos, por eso ClickUp ofrece un panel personalizado que puedes diseñar a tu medida para obtener una panorámica general de todo tu entorno de trabajo.

Elige cómo quieres ver tu trabajo entre las infinitas opciones. Solo tienes que escoger tus widgets —como diagramas personalizados o desgloses por proyecto— y arrastrarlos a tu panel para obtener al instante datos de cualquier actividad o información que quieras recopilar, mostrar o entender.

Personaliza tu panel con widgets, crea una panorámica general de tu trabajo y supervisa varios proyectos en una sola vista de ClickUp.

8. IA de ClickUp

Trabaja más rápido, escribe mejor y piensa en grande con IA de ClickUp, el asistente de redacción basado en IA nativo de ClickUp. ⚡️

Esta revolucionaria función se basa en la investigación para generar contenido de gran calidad a partir de indicaciones específicas de cada rol. También puedes usar IA de ClickUp para tareas rutinarias, como mejorar tu redacción, resumir textos o notas extensos, redactar correos electrónicos para clientes y muchas otras cosas.

IA de ClickUp está disponible en todos los planes de pago y tiene un coste de 5 USD por miembro del entorno de trabajo al mes. Usa esta función para aumentar tu productividad, escribir contenido atractivo y conciso, y transformar tu manera de trabajar.

Escribe más rápido, mejora tu redacción y aumenta tu productividad usando IA de ClickUp en los documentos de ClickUp.

9. Integraciones muy potentes

La integración es clave a la hora de optimizar tareas, reducir la entrada manual de datos y automatizar flujos de trabajo para que las empresas ahorren tiempo, minimicen los errores e incrementen su eficiencia.

Conecta ClickUp a tus herramientas profesionales favoritas. Se integra con más de 1000 aplicaciones de trabajo, como Slack, Trello, Zapier o Google Drive.

10. Plantillas personalizables

Si no sabes por dónde empezar, necesitas inspiración para poner en marcha un proyecto o quieres mejorar tus procesos actuales, sigue leyendo.

Dale un primer impulso a tu trabajo con plantillas personalizables para cualquier equipo o caso de uso. ClickUp ofrece una biblioteca de plantillas de gestión de proyectos, marketing, ingeniería, recursos humanos y una larga lista de funciones. Solo tienes que añadir una plantilla a tu entorno de trabajo de ClickUp y modificarla a la medida de tus necesidades.

Ventajas de ClickUp

• Una plataforma totalmente personalizable que se adapta a todo tipo de equipos y a empresas de cualquier tamaño.
• Planes de precios asequibles para cualquier presupuesto.
• Cientos de funciones, plantillas, automatizaciones y otros elementos personalizables.
• Está disponible en todo tipo de dispositivos, también en dispositivos móviles, para que puedas acceder a tu trabajo en cualquier momento y lugar.

Desventajas de ClickUp

• El gran número de funciones disponibles conlleva una curva de aprendizaje.
• No todas las vistas están disponibles en la aplicación móvil aún.

En general, ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos excelente que se adapta a empresas de todos los tamaños. Sus potentes funciones de gestión de tareas, flujos de trabajo personalizables y herramientas de gestión de proyectos garantizan que los equipos tienen todo lo necesario para gestionar su proyectos con eficacia.

Si aún no conoces ClickUp, te recomendamos que lo pruebes. ¡Hay una versión gratuita!

Wrike es una aplicación web de gestión de proyectos galardonada. A diferencia de la mayoría del software de gestión de proyectos que encontrarás en esta lista, Wrike juega en las grandes ligas. Es decir, es la herramienta perfecta para equipos numerosos y grandes corporaciones.

No obstante, como todo lo que está pensado para las grandes ligas, a veces pierde de vista lo que significa ayudar a los más pequeños.

Funciones clave

A continuación, presentamos algunas de las funciones que te facilitarán el éxito en todos tus proyectos.

A. Vista de tres paneles

Wrike tiene una intuitiva interfaz de tres paneles que favorece la accesibilidad y la productividad. Son estos:

• Panel izquierdo: contiene la jerarquía del proyecto para modificar y ajustar subtareas.
• Panel central: contiene todas tus listas de tareas actuales para un proyecto.
• Panel derecho: contiene información detallada sobre tus tareas.

Esta interfaz facilita la gestión en un mismo entorno de trabajo. Te permite llevar un control de las dependencias de cada tarea, la comunicación del equipo y los informes de estado del proyecto con facilidad.

B. Análisis

Wrike incorpora potentes herramientas de análisis que proporcionan a los gestores de proyectos información valiosa sobre el proyecto y el equipo. Estos son dos de sus informes de análisis más usados:

• Informe global: analiza los datos de tareas de tus proyectos en ocho categorías. Es útil para controlar los gastos y calcular la gestión de recursos de cara al futuro.
• Gráfico de rendimiento: representa el progreso del proyecto a lo largo del tiempo de forma visual.

Con Wrike, tienes acceso a información detallada con un solo clic. Alcanza la excelencia como software de gestión de proyectos visual.

C. Formularios y solicitudes

¿Te abruman los incontables hilos de correo electrónico y notificaciones de mensajes directos? No hace falta que los desactives, porque con Wrike ni siquiera los necesitas. Su función de formularios y solicitudes te permite asignar tareas e informar a tu equipo de las cosas importantes cómodamente.

Todo lo que tienes que saber está en el mismo formulario. No te harán falta otros tipos de seguimiento.

Ventajas de Wrike

• Integra un montón de funciones, por ejemplo, para registrar el tiempo o compartir archivos rápidamente.
• Ofrece informes detallados y datos para calcular los entregables.

Desventajas de Wrike

• La funcionalidad de la aplicación móvil es limitada.
• No es una herramienta intuitiva, especialmente para principiantes.

Valoraciones de clientes

• G2: 4,2/5 (más de 3200 reseñas)
• Capterra: 4,3/5 (más de 2300 reseñas)

Funciones que faltan

• No es posible añadir varias personas asignadas.
• No incluye una función de toma de notas independiente.
• Los diagramas de Gantt son una función de pago.

Asana es una herramienta de gestión de proyectos dinámica usada por empresas de todo el mundo. Y, a pesar de su nombre inspirado en el yoga, tiene algunas peculiaridades que pueden resultar estresantes.

Funciones clave

A continuación, se enumeran algunas de las funciones de esta herramienta de gestión de proyectos que darán un poco de paz a los gestores de proyectos.

A. Interfaz de usuario

Una de las mejores cosas de Asana en su intuitiva interfaz de usuario, que es sencilla y fácil de usar.

Ofrece una gran flexibilidad a la hora de personalizar su aspecto y mover tu lista de tareas de un sitio a otro. Además, tienes un canal de actividad en tu panel para estar al corriente de lo que hacen los miembros del equipo.

Todo esto la convierte en una solución de gestión de proyectos ideal para trabajos sencillos.

B. Cronograma de proyecto visual

La función de cronograma de proyecto visual de Asana es una especie de diagrama de Gantt, donde se muestran las fechas límite, las personas asignadas y el progreso de la tarea a lo largo del tiempo. No obstante, si quieres un verdadero diagrama de Gantt, necesitarás otro software de Gantt.

Este cronograma visual te presenta una vista detallada del proyecto y te permite ajustar el programa fácilmente.

C. Un montón de integraciones

Asana se apunta a todo. Literalmente.

Asana se puede integrar con muchísimas aplicaciones para convertirse en un hub de todas tus actividades empresariales. Estas son algunas de las aplicaciones con las que se integra más a menudo:

• Slack: para agilizar la comunicación del equipo.
• Outplanr: para registrar el tiempo y crear listas de tareas pendientes.
• Google Calendar: para gestionar la programación de tus actividades.
• Dropbox: para facilitar el uso compartido de archivos.
• Unito: para integrar otras herramientas de colaboración de equipos, como Basecamp, Wrike y Trello.

Ventajas de Asana

• Los cronogramas de proyecto simplifican la gestión del flujo de trabajo.
• Incluye un montón de integraciones útiles.
• Ofrece una función de arrastrar y soltar para la gestión de tareas.

Desventajas de Asana

• Las funciones de la versión gratuita son limitadas.
• No es la herramienta ideal para proyectos complejos con varios flujos de trabajo.
• Su plataforma de gestión de proyectos no incluye funciones de colaboración visual, como mapas mentales.
• No tiene una función para asignar tareas a varias personas, por lo que los espacios de trabajo de equipo están llenos de copias de tareas.

Valoraciones de usuario

• G2: 4,3/5 (más de 9200 reseñas)
• Capterra: 4,5/5 (más de 11 900 reseñas)

Funciones que faltan

• No es posible asignar trabajo a miembros del equipo mediante comentarios.
• No permite añadir varias personas asignadas a una tarea.
• No permite cambiar de vista en el mismo proyecto.
• No ofrece una opción de estados personalizados.
• No tiene una vista «Yo» para ver solo las tareas que te competen.
• No admite mapas mentales de forma nativa.
• No incorpora una herramienta de wiki.

En comparación con la herramienta anterior (Asana), Trello es una herramienta de gestión de proyectos sencilla. Se podría definir como una solución de notas adhesivas muy potente. De hecho, Trello es conocida sobre todo por sus tarjetas.

Igual que sucede con las notas adhesivas, es perfecta si buscas algo práctico y rápido, pero se te quedará corta si necesitas una herramienta más completa.

Funciones clave

Aquí explicamos sus funciones en detalle.

A. Herramienta de gestión de tareas sencilla

Trello asigna un tablero a cada tarea. Los gestores de proyectos pueden acceder a estos tableros desde sus paneles y hacer los cambios pertinentes. Pueden añadir etiquetas, campos personalizados y prioridades con un solo clic.

B. Función de arrastrar y soltar

Trello te permite arrastrar y soltar tareas para moverlas por tu panel, de modo que te resultará muy fácil reprogramar o modificar tareas y proyectos.

Su funcionalidad de gestión de proyectos Kanban es excelente: sencilla y efectiva.

C. Power-Ups

Puedes asignar un Power-Up diferente a cada tarea del proyecto, según lo que necesites. Casi todos los Power-Ups son gratuitos e incluyen opciones de pago con más prestaciones (es una especie de modelo freemium).

Algunos Power-Ups ofrecen funciones como vistas de calendario, integraciones con Google Drive e intercambio rápido de archivos.

El Power-Up más usado de Trello es Butler, que permite automatizar un grupo de tareas.

Ventajas de Trello

• Su interfaz es sencilla e intuitiva.
• Facilita la gestión de tareas y la programación.
• Los Power-Ups añaden funcionalidades útiles.

Desventajas de Trello

• Solo ofrece vistas Kanban.
• No incluye prestaciones de elaboración de informes.
• No tiene capacidad para gestionar proyectos complicados.
• Su funcionalidad depende de integraciones externas.
• No incorpora prestaciones avanzadas como mapas mentales, documentos o diagramas de Gantt de forma nativa.

Valoraciones de clientes

• G2: 4,2/5 (más de 13 000 reseñas)
• Capterra: 4,3/5 (más de 22 300 reseñas)

Funciones que faltan

• La funcionalidad avanzada depende de integraciones externas.
• No permite añadir varias personas asignadas a un proyecto.
• No incorpora prestaciones de wiki.
• No es posible asignar comentarios a miembros del equipo.
• No tiene hojas de cálculo nativas.
• No es posible exportar proyectos con el plan gratuito.

Workzone es un software web muy sólido que está en el mercado desde 2000 aproximadamente, lo cual no quiere decir que sea cosa del pasado. No es el mejor planificador de proyectos de esta lista, pero ¿quién no necesita echar la vista atrás de vez en cuando?

Funciones clave

A continuación, exponemos los motivos por los que esta herramienta de gestión de proyectos sigue viva y coleando.

A. Gestión de proyectos sencilla

Como es una herramienta de la vieja escuela, la gestión de proyectos en Workzone es esencialmente práctica.

Todos tus proyectos están centralizados en el panel de proyectos, donde puedes consultar su estado con facilidad. Solo tienes que abrir un proyecto para ver las subtareas, fechas límite y personas asignadas al instante.

También envía notificaciones cuando se acerca una fecha límite, para que no se te escape nada.

Workzone se basa en la funcionalidad, sin florituras.

B. Colaboración en equipo fluida

Workzone facilita la colaboración del equipo a través de la sección de comentarios disponible en cada tarea.

Así, todas tus conversaciones están siempre ordenadas y accesibles en el sitio más relevante.

C. Prestaciones de informes

Workzone te ofrece informes detallados sobre diversos temas. En concreto, los siguientes:

• Informes sobre el rendimiento individual de cada persona
• Estados de progreso de tus proyectos
• Informes de gestión de tiempo

Además, los informes son personalizables. Puedes verlos como un gráfico de barras, un gráfico circular o una tabla. Esto te permite ver la información que necesitas como más te convenga.

Ventajas de Workzone

• Tiene una función de gestión de proyectos transparente.
• Las listas de tareas pendientes son muy útiles.
• Ofrece buenas prestaciones de elaboración de informes.

Desventajas de Workzone

• La aplicación para dispositivos móviles resulta pobre.
• Carece de funciones de asignación de comentarios y múltiples vistas, entre otras.
• La interfaz de usuario es anticuada.

Valoraciones de clientes

G2: 4,3/5 (más de 40 reseñas) Capterra: 4,7/5 (más de 120 reseñas)

Funciones que faltan

• No hay una versión gratuita.
• No ofrece una vista de tablero.
• No es posible asignar comentarios a miembros del equipo.
• No permite añadir comentarios en hilo en los entornos de trabajo.

ProofHub es otra de las grandes en el mundo de la gestión de proyectos. Se trata de una herramienta de revisión en línea excelente, aunque se queda atrás en el ámbito de seguimiento de proyectos.

Funciones clave

A continuación, presentamos algunas de las funciones más potentes de este software web.

A. Interfaz de usuario

La interfaz de ProofHub no tiene mucha vuelta. La organización de tareas, equipos y proyectos en tu panel es sencilla. Además, ProofHub te permite establecer con un simple clic alarmas de estado que facilitan la gestión de proyectos.

B. Personalización

ProofHub se adapta a tus necesidades porque te ofrece muchísimas opciones de personalización. Tienes un control absoluto del esquema de color y el diseño de tu cuenta. Además, te permite añadir el nombre y el logotipo de tu empresa en todas partes (ojo, ¡no te vengas muy arriba!).

También está disponible en alemán, francés y español.

C. Derechos de acceso

En ProofHub, los gestores de proyectos pueden asignar roles personalizados a los empleados y darles diferentes grados de acceso a la herramienta en función de su rol. De esta manera, se aseguran de que solo determinadas personas pueden acceder a proyectos confidenciales e información relevante.

Ventajas de ProofHub

• Ofrece buenas funciones de seguridad, como los derechos de acceso personalizados.
• Sus aplicaciones para dispositivos móviles iOS y Android funcionan muy bien.

Desventajas de ProofHub

• Le faltan algunas funciones como, por ejemplo, plantillas de elaboración de presupuestos.
• No está pensada para la gestión de proyectos complejos.
• Tiene reputación de ser propensa a fallos.

Valoraciones de clientes

G2: 4,4/5 (más de 30 reseñas)

Capterra: 4,3/5 (más de 40 reseñas)

Funciones que faltan

• No ofrece ningún plan gratuito.
• No permite añadir campos personalizados.
• No es posible etiquetar a personas en los comentarios.

MeisterTask es otra herramienta de gestión de proyectos basada en Kanban muy popular y, a diferencia de Trello, resulta perfecta para la gestión de proyectos ágil. Sin embargo, igual que sucede con Trello, hay soluciones más completas en el mercado.

Funciones clave

A continuación, presentamos algunas de sus funciones principales.

A. Sencillez

MeisterTask es una herramienta Kanban muy intuitiva. Tiene un diseño increíblemente atractivo y es fácil de usar. Cada proyecto se representa mediante una tarjeta en tu panel. Las tarjetas se pueden mover fácilmente y, además, incorporan un cronómetro que te muestra cuánto tiempo queda para la fecha límite.

B. Buen software de colaboración

MeisterTask es una herramienta de colaboración estupenda para la gestión de proyectos. Cada usuario tiene un espacio central para compartir archivos e ideas con el resto del equipo. Además, incluye un canal de actividad para comentar plazos de entrega, novedades y asignaciones.

C. Personalización

En MeisterTask puedes personalizar tus paneles según lo que necesites. Solo tienes que arrastrar y soltar para mover un proyecto de sitio o cambiar el tema. También puedes personalizar cada proyecto con funciones como las miniaturas de vídeo, de modo que no te aburras de ver siempre la misma interfaz.

Ventajas de MeisterTask

• Ofrece muchas opciones de personalización.
• La colaboración en propuestas de proyecto resulta muy sencilla para los equipos.
• Se integra con un montón de herramientas, como Slack y GitHub.

Desventajas de MeisterTask

• No es capaz de gestionar proyectos complejos.
• La funcionalidad de las herramientas móviles es escasa.

Valoraciones de clientes

G2: 4,4/5 (más de 150 reseñas)

Capterra: 4,7/5 (más de 850 reseñas)

Funciones que faltan

• Solo admite una interfaz Kanban, no es compatible con vistas de lista o tablero.
• No tiene una herramienta de diagrama de Gantt para obtener una vista general del proyecto y su progreso.
• No permite personalizar los estados.

Monday.com (antes daPulse) es otra excelente solución de gestión de proyectos en línea. A pesar de eso, toma su nombre del día de la semana menos apetecible para cualquier persona. ¿Es eso una señal de lo que podemos esperar? Vamos a verlo.

Funciones clave

A continuación, presentamos las características que hacen de Monday.com una herramienta especial.

A. Colaboración con terceros

La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos solo permiten a los miembros acceder a sus entornos de trabajo, lo cual dificulta el trabajo con profesionales independientes y terceros.

No es el caso de Monday.com.

El responsable de un equipo puede añadir tantos terceros como quiera. Además, sus derechos de acceso se pueden personalizar para garantizar que solo acceden a los proyectos que tienen asignados.

B. Comunicación sencilla

Monday.com es un buen software de colaboración para la gestión de proyectos por sus fantásticas secciones de comentarios. Los equipos pueden usarlo para compartir ideas, tareas de proyecto y archivos con facilidad.

Monday.com también permite seguir hilos de Twitter y LinkedIn desde la aplicación para mantenerse al día.

C. Un montón de integraciones nativas

Monday.com se integra con muchas herramientas, como Google Drive, Dropbox Paper o Zapier, que potencian su funcionalidad.

Además, Monday.com se basa en una estructura de código abierto, para que los desarrolladores puedan añadir sus propias integraciones personalizadas.

Ventajas de Monday.com

• La arquitectura de API abierta admite integraciones personalizadas.
• Ofrece prestaciones de informes exhaustivas.
• Permite añadir profesionales independientes y terceros.

Desventajas de Monday.com

• No es capaz de gestionar proyectos complejos.
• La aplicación para dispositivos móviles resulta pobre.

Valoraciones de clientes

G2: 4,7/5 (más de 7550 reseñas)

Capterra: 4,6/5 (más de 3700 reseñas)

Funciones que faltan

• No ofrece ningún plan gratuito.
• No permite cambiar de vista en el mismo proyecto.
• No es posible configurar tareas periódicas.
• No admite el seguimiento de tiempo de forma automática.
• No incluye prestaciones de mapas mentales.
• No es posible añadir comentarios.
• No permite supervisar las dependencias de tareas.

Teamwork es una herramienta de gestión de proyectos en línea fantástica que facilita el trabajo en equipo.

Funciones clave

Aquí explicamos sus funciones en detalle.

A. Panel intuitivo

El panel de Teamwork es único, pues te da una opción para ver solo las tareas más recientes. Así, nunca te perderás en un océano de tareas completadas. Cuando gestionas muchos proyectos a la vez, esta función clave puede ser útil para identificar objetivos prioritarios y abordarlos en primer lugar.

La interfaz del panel también se puede personalizar con el nombre y el logotipo de la empresa.

B. Integración del correo electrónico

En Teamwork, puedes responder a comentarios y notificaciones por correo electrónico. Esta es una manera supercómoda de hacerlo, con la que además cierras temas en cuestión de segundos.

También puedes añadir varias cuentas de correo electrónico y firmas para personalizar aún más este proceso.

C. Prestaciones de facturación

El cronómetro de Teamwork tiene una pestaña de facturación que puede ser muy útil, ya que calcula las horas facturables para generar las facturas que remites a tus clientes.

Y como las facturas se crean directamente a partir de tus hojas de horas, tus clientes sabrán que el importe facturado es correcto.

Ventajas de Teamwork

• Ofrece muchas opciones de personalización.
• Incorpora un montón de funciones nativas, como una herramienta de facturación para clientes que usan hojas de horas integradas.
• La aplicación móvil funciona bien.

Desventajas de Teamwork

• El plan gratuito solo es adecuado para equipos muy pequeños que trabajan en dos proyectos como máximo.

Valoraciones de clientes

G2: 4,4/5 (más de 1000 reseñas)

Capterra: 4,5/5 (más de 800 reseñas)

Funciones que faltan

• No tiene una función de metas.
• Los informes son muy limitados.
• No permite añadir tareas a múltiples listas.

Podio de Citrix es una buena herramienta de gestión de proyectos que se integra con muchas aplicaciones. Destaca por su gran adaptabilidad y sus múltiples opciones de personalización. Sin embargo, corre el riesgo de ser una herramienta que lo hace todo pero no se especializa en nada.

Funciones clave

A continuación, explicamos en detalle sus funciones clave.

A. Mercado de aplicaciones

El reclamo de Podio es su mercado de aplicaciones. Hay cientos de complementos web de software que añaden funcionalidad a la aplicación. Por citar unos cuantos:

• Aplicaciones de control de gastos
• Aplicaciones de organización
• Aplicaciones de notas
• Plantillas
• Herramientas de facturación
• Y algunos más

B. Interfaz sencilla

Podio opta por una interfaz sencilla, intuitiva y fácil de manejar. Te muestra tus proyectos actuales, canal de actividad y calendario en tu panel: todo lo que necesitas está en un mismo lugar. De esta manera, la gestión del flujo de trabajo es pan comido.

Además, la interfaz de Podio está disponible en más de doce idiomas, para que todo el mundo se sienta a gusto usando la herramienta.

C. API personalizada

Podio es casi una herramienta de código abierto. Tus desarrolladores pueden usar la API de Podio para añadir tantas integraciones personalizadas como quieran.

Ventajas de Podio

• Su interfaz es muy intuitiva.
• Ofrece muchísimos complementos en la tienda de aplicaciones.
• Admite integraciones personalizadas.

Desventajas de Podio

• No incorpora funciones internas para asignar comentarios y elaborar informes.
• No es capaz de gestionar proyectos complejos.

Valoraciones de clientes

G2: 4,2/5 (más de 330 reseñas)

Capterra: 4,3/5 (más de 250 reseñas)

Funciones que faltan

• No permite personalizar los derechos de acceso
• No tiene una herramienta de diagrama de Gantt para gestionar las dependencias de tareas en proyectos.
• No permite cambiar de vista en el mismo proyecto.
• No permite añadir estados personalizados.
• No es posible añadir varias personas asignadas.

Ya hemos dicho que empezar no es fácil, pero estos seis pasos te ayudarán a elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos.

1. Define tus necesidades

En primer lugar, debes identificar los problemas de tu flujo de trabajo actual.

También es importante que pienses en la empresa como un todo, ya que la herramienta de gestión de proyectos adecuada debe ser multidisciplinar para adaptarse a la organización. La colaboración con otros departamentos sería muy complicada si cada uno utilizase un software de gestión diferente.

Por lo tanto, debes tener en cuenta la cultura corporativa y la metodología de gestión de proyectos implementada en la organización. Recuerda que la herramienta de gestión debe encajar a la perfección en el tejido organizativo.

2. Forma un equipo de evaluación

Cuando llegues a esta fase, crea un equipo compuesto por diferentes funciones profesionales para obtener la mejor perspectiva.

Por ejemplo, los equipos de ventas y de marketing utilizarán el software de gestión de proyectos de maneras totalmente distintas. Además, al equipo directivo le interesarán las panorámicas generales y los especialistas necesitarán acceso a datos muy específicos de un proyecto. Una buena herramienta de gestión de proyectos debe ofrecer esta flexibilidad.

Después, tienes que crear estándares de evaluación. No es fácil valorar la eficacia de una herramienta si cada persona expresa su opinión en diferentes términos. Por último, elabora una lista de mejores candidatas para tu empresa. Nuestra lista de las diez mejores podría ser un buen punto de partida.

3. Prueba la herramienta

Una vez que hayas decidido qué herramientas te interesan, será el momento de probarlas.

Concreta un plazo para usar cada herramienta y todas las prestaciones que ofrece. Durante ese tiempo, haz una prueba piloto con un proyecto para comprobar si la herramienta cubre las necesidades identificadas en el paso 1.

Aprende a usar la herramienta: lee la documentación de ayuda, mira seminarios web, contacta con el servicio de atención al cliente o solicita una demo al equipo de ventas. ClickUp, por ejemplo, cuenta con un chat de atención al cliente 24/7 y ofrece soporte por correo electrónico, además de tener asesores y personal de soporte que pueden hacer una demo de la plataforma en cualquier momento.

4. Consigue la aprobación del equipo directivo

Si la prueba piloto es satisfactoria, el siguiente paso es convencer a tu jefe para que apruebe el cambio a esta herramienta de gestión de proyectos. Cuando vayas a hablar con el equipo directivo, es importante que tengas respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Qué objeciones podría tener el equipo directivo y cómo las abordo?
• ¿Qué deficiencias en la gestión corrige esta herramienta?
• ¿Tenemos datos que demuestren la efectividad de la solución de gestión de proyectos?

5. Adquiere e implementa la herramienta

¡Enhorabuena! El equipo directivo ha autorizado el uso de la herramienta de gestión de proyectos propuesta. Sin embargo, tu trabajo como gestor de proyectos no termina aquí. Ahora tienes que fijar un cronograma y definir un plan. ¿Cuándo quieres que empiece a usarla todo el mundo?

¿Qué formación necesitan los miembros del equipo para sacar el máximo partido a esta herramienta y cómo vas a proporcionársela? Por ejemplo, ClickUp ofrece servicios profesionales para facilitar al equipo la adopción de la plataforma.

¿Necesitas integrar algún software en el flujo de trabajo de gestión de proyectos?

6. Analiza y sigue formándote

Tras la implementación, es importante que analices el impacto de la herramienta en la organización para saber si realmente cubre las necesidades identificadas en el paso 1.

Una vez que el equipo haya superado la curva de aprendizaje, pregúntales si hay que mejorar algo.

La herramienta de gestión de proyectos podría tener funciones que no conocías, así que sigue colaborando con el equipo de éxito del cliente y asistiendo a talleres formativos que puedan ser relevantes. De esta manera, podrás integrar mejor la herramienta en tu organización.

1. Colaboración en equipo

¿Cómo puedes predecir el éxito de tu proyecto?

Una pista: una bola 8 mágica, las cartas del tarot y la tabla güija no te servirán de nada. (Y aunque lo hiciesen, la respuesta quizás no sería de tu agrado).

Entonces, ¿cómo puedes hacerlo?

Solo tienes que saber qué tal se lleva tu equipo. Básicamente, el cumplimiento de las fechas de entrega depende de la colaboración del equipo. Un trabajo en equipo eficaz es la clave de cualquier proceso de gestión de proyectos, sea ágil o no.

Un buen software de gestión de proyectos facilita una comunicación efectiva dentro del equipo. Es fundamental que los miembros del equipo puedan intercambiar ideas, opiniones y recursos, e incluso adjuntar archivos, para hacer el trabajo con eficacia.

¿Qué pasaría si tu software de gestión de proyectos no tuviese ninguna función de colaboración en equipo?

2. Funciones innovadoras

La gestión de proyectos es un proceso dinámico, alterado constantemente por innovaciones y avances.

¿Tu sistema de gestión de proyectos está actualizado o ha visto mejores tiempos?

Deberías elegir una aplicación de gestión de proyectos que saque nuevas funciones a menudo. Por ejemplo, una función de wiki integrada, una aplicación de notas o un diagrama de Gantt nativo.

De lo contrario, tendrás una herramienta del Pleistoceno cuando todo el mundo va con una espada láser.

3. Opciones de personalización

Cada empresa es un mundo. Cada plantilla es distinta. Cada proyecto plantea retos diferentes.

Y tu aplicación de gestión de proyectos debe adaptarse a esta realidad. Tiene que ser personalizable. Deberías poder modificar los diseños, los temas, las vistas, los hitos del proyecto... Todo.

Tu herramienta de gestión de proyectos debe ofrecer la flexibilidad necesaria para gestionar tanto una empresa entera como una tarea específica del día a día de un empleado. Al fin y al cabo, quien dirige la orquesta eres tú, no tu aplicación de gestión de proyectos.

4. Facilidad de uso

Si tu herramienta no es fácil de usar, olvídate de ella.

Da igual que tenga millones de funciones, porque ¿de qué sirven si no sabes usarlas?

Tu equipo desperdiciará unas horas muy valiosas en intentar averiguar cómo se usa. ¿Qué sentido tiene perder tiempo en una herramienta de productividad? Resultaría irónico.

Para eso, gestiona tus proyectos en Microsoft Word.

5. Hoja de ruta del producto orientada al cliente

El mejor software de gestión de proyectos siempre tiene planes de futuro, ideas y objetivos para el próximo lanzamiento. Si no tiene ninguna hoja de ruta, hay dos posibilidades:

• Esa aplicación de gestión de proyectos no es muy ambiciosa.
• El equipo de desarrollo de software ha perdido la esperanza.

Además, esta hoja de ruta debe basarse en lo que quieren los usuarios. En resumen: elige una herramienta que ponga al usuario en el centro de su hoja de ruta de innovación y producto.

Por ejemplo, un software de gestión de proyectos gratuito como ClickUp tiene una hoja de ruta pública y, además, permite a los usuarios votar por la función que les gustaría ver en la plataforma.

Opta por un software de gestión de proyectos que se mejore constantemente y supere las expectativas de sus usuarios.

Si es lo que esperas de tu equipo, ¿no deberías aplicar el mismo rasero a tu software?

¿Aún tienes algunas dudas sobre las herramientas de gestión de proyectos?

Aquí estamos nosotros para resolverlas.

A continuación, te dejamos las respuestas a varias preguntas muy habituales.

1. ¿Cuánto cuesta una herramienta de gestión de proyectos?

El cambio a un software de gestión de proyectos de calidad puede revolucionar la forma de trabajar de los equipos y las empresas, ya que potencia la eficiencia, aumenta la productividad y mejora los resultados.

El precio de un software de este tipo va de tres cifras a cuatro o más, en función de si eliges opciones asequibles (como Trello o Asana) o si decides invertir en alternativas más caras como Jira.

No obstante, el modelo de precios (suscripción, freemium, licencia permanente, pago por uso o precio personalizado) es solo uno de los aspectos que debes tener en cuenta.

La selección de un software de gestión de proyectos es clave para las organizaciones en fase de crecimiento y expansión, ya que posibilita la transformación de datos de proyecto. En muchos sectores, los equipos abogan por un método de selección basado en habilidades que redefine la manera de trabajar o colaborar de las personas de cara a los objetivos y las prioridades de la empresa.

2. ¿Cuáles son los cuatro tipos principales de software de gestión de proyectos?

En el mercado existen varios tipos de software de gestión de proyectos, pero estos son los cuatro más importantes:

• Software de gestión de proyectos de escritorio que se instala en un ordenador y al que solo es posible acceder en ese ordenador.
• Software de gestión de proyectos basado en la nube que permite a los equipos estar en contacto y acceder a su trabajo desde cualquier sitio donde haya conexión a internet.
• Software de gestión de proyectos de código abierto y gratuito, cuyo funcionamiento y actualización dependen del trabajo de múltiples creadores y usuarios.
• Software de gestión de proyectos integrado que combina varias herramientas y funciones para gestionar proyectos en una plataforma.

3. ¿Qué tipos de herramientas se usan en la gestión de proyectos?

Hay multitud de gráficos, diagramas, informes y documentos que facilitan la correcta planificación y ejecución de proyectos.

Todos estos elementos importantes se conocen también como «herramientas de gestión de proyectos».

Veamos algunos ejemplos:

• Estructura de desglose del trabajo: muestra el alcance del proyecto dividiéndolo en pequeños componentes.
• Mapas mentales: ayudan a discurrir ideas y definir tareas para un proyecto.
• Diagramas de Gantt: muestran una panorámica del proyecto mediante un gráfico de barras horizontal.
• Calendario: permite controlar y gestionar el programa de un proyecto.
• Diagrama de red: muestra todas las tareas, responsabilidades y flujos de trabajo de un proyecto.

4. ¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos?

ClickUp es la mejor herramienta de gestión de proyectos disponible en el mercado actualmente. La mayoría de las herramientas ofrecen un puñado de funciones, pero ClickUp tiene todo lo que un equipo remoto, local o ágil necesita para planificar y supervisar proyectos de éxito.

Conclusión

No es fácil dar con la mejor herramienta de gestión de proyectos, sobre todo cuando hay tantas opciones.

Si bien todas las herramientas de esta lista son fantásticas, ClickUp es el mejor software de gestión de proyectos gratuito en 2021. Incluso su versión gratuita es más completa que las versiones de pago de casi todas las demás opciones. Es como adquirir unas nuevas Air Jordan ¡gratis!