Tu calendario es tu herramienta definitiva para establecer prioridades. Todos tenemos las mismas 24 horas al día, 7 días a la semana. La forma en que utilices esos bloques determinará si tu semana es productiva o si la pasas ocupándote de pequeñas tareas.
Bloquear el tiempo, o utilizar tu calendario para reservar tiempo para el trabajo, es, con diferencia, la mejor manera de lograrlo. Sin embargo, puede resultar difícil mantenerlo como hábito.
Estamos a punto de cambiar eso.
Un sistema de productividad en el que puedes confiar
Tu mente no está hecha para almacenar información, sino para tener ideas. En el momento en que recuerdas una tarea o un seguimiento, lo mejor que puedes hacer es sacar ese pensamiento de tu cabeza y anotarlo en un sistema en el que confíes.
David Allen, en Getting Things Done™, lo describió muy bien:
- Captura: Saca el pensamiento de tu cabeza y guárdalo en un sistema fiable.
- Aclara: ¿Cuál es la acción? Si te lleva menos de 5 minutos, hazla. Si te lleva más, prográmala.
- Participar: Ponte manos a la obra.
Creemos que un calendario es un sistema de este tipo. Al colocar tu trabajo junto a tu calendario, te aseguras de no perderte nada.
Con ClickUp Calendario, tus prioridades, el trabajo asignado y el backlog personalizable están ahí mismo, junto a una herramienta que ya consultas varias veces al día, listos para la acción.
«¡Estoy demasiado ocupado, no necesito un sistema!»
Tener un sistema te da más tiempo, no menos.
Liberar tu mente de preocupaciones sobre tareas pendientes, chatear y notificaciones te permite centrar tu tiempo y energía en otras cosas. Aprovecha ese tiempo para pensar de forma estratégica y creativa, o para dedicarte al cuidado personal: tú decides.
Haga trabajo hacia atrás a partir de una semana en la que se obtuvo un intento correcto
Si tu jornada laboral se parece en algo a la mía, nunca faltan pendientes.
¿Mi consejo? Empieza de arriba abajo, centrándote en los resultados que deseas obtener al final de la semana, en lugar de hacerlo de abajo arriba con tareas interminables y mensajes en la bandeja de entrada. Esto garantiza que las cosas adecuadas reciban la atención adecuada, lo que se traduce en un mayor impacto.
Empiezo cada semana escribiendo tres resultados que harían que la semana fuera un éxito. Los creo como tareas en ClickUp y los marco como prioridades.
Aquí está la magia: ClickUp Calendar utiliza IA para sugerir bloques de tiempo de concentración para esas tareas y resuelve automáticamente los conflictos ajustándolos. Esto protege tu tiempo para lo que más importa, al tiempo que te permite mantener la flexibilidad ante las realidades diarias.
Fechas de PENDIDENTE, no fechas de LIMITE
Imagina que estás armando un rompecabezas.
Algunas tareas son como una caja de rompecabezas: muestran el resultado final. Otras son como piezas individuales o instrucciones de paso.
aquí está la clave: *no puedes bloquear tiempo para tareas orientadas al resultado estableciendo fechas de inicio y de fecha límite. En su lugar, bloquea tiempo para hacer trabajo en ellas en tu calendario. A esto lo llamamos fechas DE, no fechas DE VENCIMIENTO. Una tarea puede tener muchas fechas DE, pero solo una fecha DE VENCIMIENTO.
clickUp Calendar facilita la creación de múltiples fechas de ejecución para una tarea. * Haz clic en «Planificar» en cualquier tarea de la barra lateral, selecciona una franja horaria libre y ¡terminado! Repite el proceso tantas veces como sea necesario. Esto crea bloques de concentración enlazados a una tarea sin alterar sus fechas de inicio o fecha límite.
Como regla general, las tareas en las que participan varias personas o que llevan más de unas pocas horas suelen ser resultados. Tú eres responsable de garantizar que el resultado final coincida con la imagen de la caja.
Se podría dividir un resultado en subtareas, pero no todo el mundo lo hace. A veces, el trabajo es impredecible, como la corrección de un error, que puede llevar una hora o un día y que a menudo implica ensayo y error.
Agrupa los trabajos similares para evitar distracciones
Agrupar el trabajo en un único contexto puede minimizar las distracciones. Por ejemplo, yo agrupo todas mis tareas de administrador los miércoles por la mañana, en lugar de repartirlas a lo largo de la semana. Se trata de tareas pequeñas, por lo que no tiene sentido reservar una hora para cada una de ellas.
clickUp Calendar simplifica este proceso. * Elige un espacio gratis, selecciona el tiempo de concentración y arrastra varias tareas del backlog al mismo bloque.
Esto se alinea con el time boxing, una técnica en la que se establece un límite de tiempo para una tarea para reducir las distracciones y mejorar la concentración.
Una mejor manera
Tu calendario necesita una actualización, y por fin está aquí. Nuestro equipo ha trabajado duro para ofrecerte esto.
Nuestra primera versión incluye:
- Compatibilidad con Google Workspace (Outlook/Microsoft 365 en versión beta abierta).
- IA Notetaker para capturar automáticamente las notas de las llamadas.
- Bloque de tiempo para tareas asistido por IA.
Todo ello en un precioso calendario diseñado para profesionales como tú.
prueba ClickUp Calendario hoy mismo *y cuéntanos qué te parece
PD: ¿Te cuesta dejar de procrastinar? No te avergüences: servicios como las redes sociales están diseñados para ser adictivos. Esta extensión para el navegador podría ayudarte.
Ricardo Clerigo
Jefe de Calendario, ClickUp