Tu calendario es tu herramienta definitiva para establecer prioridades. Todos tenemos las mismas 24 horas al día, 7 días a la semana. La forma en que utilices esos bloques determinará si tu semana es productiva o si la pasas luchando con pequeñas tareas.
Bloquear el tiempo, o utilizar tu calendario para reservar tiempo para el trabajo, es, con diferencia, la mejor manera de lograrlo. Sin embargo, puede resultar difícil mantenerlo como hábito.
Estamos a punto de cambiar eso.
Un sistema de productividad en el que puedes confiar
Tu mente no está hecha para almacenar información, sino para tener ideas. En el momento en que recuerdas una tarea o un seguimiento, lo mejor que puedes hacer es sacar ese pensamiento de tu cabeza y plasmarlo en un sistema en el que confíes.
David Allen, en Getting Things Done™, lo describió muy bien:
- Captura: Saca el pensamiento de tu cabeza y guárdalo en un sistema fiable.
- Aclara: ¿Cuál es la acción? Si te lleva menos de 5 minutos, hazla. Si te lleva más, prográmala.
- Participar: Ponte al trabajo.
Creemos que un calendario es un sistema de este tipo. Al colocar tu trabajo junto a tu calendario, te aseguras de no perderte nada.
Con ClickUp Calendario, tus prioridades, el trabajo asignado y el backlog personalizable están todos ahí, junto a una herramienta que ya consultas varias veces al día, listos para la acción.
«¡Estoy demasiado ocupado, no necesito un sistema!»
Tener un sistema te da más tiempo, no menos.
Liberar tu mente de preocupaciones sobre tareas pendientes, chats y notificaciones te permite centrar tu tiempo y energía en otras cosas. Aprovecha ese tiempo para pensar de forma estratégica y creativa, o para dedicarte al cuidado personal: tú decides.
Trabaja hacia atrás a partir de una semana exitosa.
Si tu jornada laboral se parece en algo a la mía, nunca faltan cosas pendientes.
¿Mi consejo? Empieza de arriba abajo, centrándote en los resultados que deseas obtener al final de la semana, en lugar de hacerlo de abajo arriba, con tareas interminables y mensajes en la bandeja de entrada. Esto garantiza que las cosas importantes reciban la atención adecuada, lo que se traduce en un mayor impacto.
Empiezo cada semana escribiendo tres resultados que harían que la semana fuera un éxito. Los creo como tareas en ClickUp y los marco como tareas de prioridad.
Aquí está la magia: ClickUp Calendario utiliza IA para sugerir bloques de tiempo de concentración para esas tareas y resuelve automáticamente los conflictos ajustándolos. Esto protege tu tiempo para lo que más importa, al tiempo que te permite mantener la flexibilidad ante las realidades diarias.
Fechas pendientes, no fechas límite
Imagina que estás armando un rompecabezas.
Algunas tareas son como una caja de rompecabezas: muestran el resultado final. Otras son como piezas individuales o instrucciones paso a paso.
He aquí la clave: no se pueden bloquear tareas orientadas a resultados estableciendo fechas de inicio y de fecha límite. En su lugar, bloquea tiempo en tu calendario para trabajar en ellas. A esto lo llamamos fechas de EJECUCIÓN, no fechas de fecha límite. Una tarea puede tener muchas fechas de EJECUCIÓN, pero solo una fecha de fecha límite.
ClickUp Calendario facilita la creación de múltiples fechas de ejecución para una tarea. Haga clic en «Planificar» en cualquier tarea de la barra lateral, seleccione una franja horaria libre y ¡listo! Repita según sea necesario. Esto crea bloques de concentración enlazados a una tarea sin alterar sus fechas de inicio o fecha límite.
Como regla general, las tareas en las que participan varias personas o que llevan más de unas pocas horas suelen ser resultados. Tú eres responsable de garantizar que el resultado final coincida con la imagen de la caja.
Se podría dividir un resultado en subtareas, pero no todo el mundo lo hace. A veces, el trabajo es impredecible, como la corrección de un error, que puede llevar una hora o un día y que a menudo implica ensayo y error.
Agrupa los trabajos similares para evitar distracciones.
Agrupar el trabajo en un único contexto puede minimizar las distracciones. Por ejemplo, yo agrupo todas mis tareas administrativas los miércoles por la mañana, en lugar de repartirlas a lo largo de la semana. Estas tareas son pequeñas, por lo que no tiene sentido reservar una hora para cada una de ellas.
ClickUp Calendario simplifica este proceso. Elige un espacio libre, selecciona el tiempo de concentración y arrastra varias tareas del backlog al mismo bloque.
Esto se alinea con el time boxing, una técnica en la que se establece un límite de tiempo para la realización de una tarea con el objetivo de reducir las distracciones y mejorar la concentración.
Una mejor manera
Tu calendario necesita una actualización, y por fin está aquí. Nuestro equipo ha trabajado duro para ofrecerte esto.
Nuestra primera versión incluye:
- Compatibilidad con Google Workspace (Outlook/Microsoft 365 en versión beta abierta).
- IA Notetaker para capturar automáticamente las notas de las llamadas.
- Bloqueo de tiempo para tareas asistido por IA.
Todo ello en un precioso calendario diseñado para profesionales como tú.
Prueba ClickUp Calendario hoy mismo y cuéntanos qué te parece.
PD: ¿Te cuesta dejar de procrastinar? No te avergüences: servicios como las redes sociales están diseñados para ser adictivos. Esta extensión para el navegador podría ayudarte.
Ricardo Clerigo
Jefe de Calendario, ClickUp