En busca de la productividad: La búsqueda del software de gestión de proyectos adecuado por parte de una agencia de marketing digital

Esta publicación es de Ericka Marett, gestora de proyectos de Adhere Creative. ¡Aquí está su historia sobre cómo encontró el software de gestión de proyectos adecuado para su agencia digital! Entra aquí para descubrir cómo ClickUp puede ayudar a tu agencia de marketing digital.

Cualquiera que haya trabajado en una agencia sabe que un buen sistema de gestión de proyectos de marketing puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Y aunque los problemas a los que se enfrentan las agencias a la hora de gestionar a sus clientes pueden ser similares, la solución ideal dependerá de sus necesidades específicas.

Con el paso de los años, nuestras necesidades evolucionaron, lo que nos llevó a sentir frustración por algunas de las limitaciones que encontrábamos con lo que siempre habíamos utilizado. Así que comenzamos nuestra búsqueda: dimos un paso atrás, nos arremangamos y comenzó la gran búsqueda del software de gestión de proyectos.

Comenzando nuestro viaje

Nuestra agencia, Adhere Creative, utilizó Basecamp durante unos 8 años y, durante mucho tiempo, ¡nos encantó! Nos permitía comunicarnos fácilmente con los clientes, trabajar en proyectos en equipo y mantener las fechas límite en orden. Sin embargo, poco a poco, lo fuimos superando. Aunque llevábamos tiempo preparándonos para un cambio, el verdadero punto de inflexión llegó cuando implementamos la gestión de proyectos ágil.

Cerramos la tienda durante una semana y nos sumergimos de lleno en sprints, tableros Kanban, retrospectivas y mucho más. Al final de nuestra semana intensiva, emergimos como una máquina de combate ágil y eficaz liderada por un servidor, el scrum master (insertar risa malvada). Aunque vimos un aumento bastante significativo en nuestra eficiencia después de implementar Agile, rápidamente nos dimos cuenta de que Basecamp no podía adaptarse a nuestros nuevos procesos.

La primera señal de alarma fue Kanban. Si no estás familiarizado con Kanban, imagina una pizarra dividida en varias columnas que representan las fases de un proyecto, como en curso, revisión del cliente y completada. Todos los proyectos se mueven a lo largo de este tablero para representar visualmente el progreso de toda la agencia.

Desgraciadamente, Basecamp no podía adaptarse a este tipo de estructura, por lo que, mientras trabajábamos en proyectos en Basecamp, «trasladábamos» los proyectos a un Kanban improvisado que creamos en Excel. Como se puede imaginar, era un desastre.

En pocas palabras, Basecamp se nos quedó pequeño. La plataforma es fácil de usar y rentable para una agencia en ciernes, pero a medida que fuimos evolucionando, solo nos frenaba. Como Basecamp creaba más problemas de los que resolvía, todo el equipo se dio cuenta de que necesitábamos una nueva plataforma de gestión de proyectos, y rápido.

Hacer una lista y revisarla dos veces

Hay cientos de plataformas de gestión de proyectos disponibles, y la idea de revisarlas todas para encontrar la más adecuada era abrumadora. Así que, como cualquier buen gestor de proyectos, empecé la tarea haciendo una lista de control.

Durante unas semanas, observé la agencia e hice una lista de todos los problemas relacionados con la gestión de proyectos que detecté. Con el tiempo, surgió un patrón. Identifiqué unos 15 problemas fundamentales y los relacioné con soluciones de gestión de proyectos. Mirando atrás, los elementos que figuran en la lista parecen obvios, pero durante meses solo vimos los problemas y no las soluciones que podían resolverlos. Aquí tienes un avance de mi lista:

Citas rápidas

Una vez creada y acordada la lista, me puse manos a la obra para encontrar candidatos para el software de gestión de proyectos, o como me gusta llamarlo, citas rápidas. Con cientos de opciones entre las que elegir, estas plataformas solo tenían unos minutos para mantener mi interés antes de que las descartara.

Comencé el proceso buscando «plataformas de gestión de proyectos para agencias». Descarté rápidamente cualquier software que requiriera un proceso de personalización largo y costoso, como Jira y Kantata (antes Mavenlink). A continuación, eliminé de la lista las plataformas que no ofrecían las mismas funciones que Basecamp, ya que me parecía un paso atrás.

Al cabo de unos días, tenía una lista de unas 10 plataformas, lo que seguía siendo demasiado. Así que a partir de ahí, busqué en Internet todos los blogs, podcasts y jeroglíficos que pude encontrar relacionados con otras agencias que hablaban de sus experiencias con plataformas de gestión de proyectos.

Como era de esperar, encontré a mucha gente decepcionada con Basecamp, pero pude reducir la lista a un prometedor grupo de cinco: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork y Flow.

Los cinco finalistas

Con mi lista en una mano y un café en la otra, empecé a programar demostraciones. Todas las plataformas me ofrecían lo mismo, pero al final lo que importaba era qué proveedor de servicios cumpliría con mi lista original de 15 requisitos.

DoInbound fue una decisión rápida. Al principio, la plataforma parecía encajar a la perfección. Crearon una plataforma de gestión de proyectos específica para el embudo de marketing entrante de HubSpot y, como agencia entrante, nos convenció. Pero sin la flexibilidad de integrar componentes ágiles en la plataforma, era inviable.

Me entusiasmaba obtener más información sobre Asana porque tenía muy buenas críticas. Lo que no me entusiasmaba era que me ignoraran. Después de enviar varios correos electrónicos y llamar varias veces sin obtener respuesta, finalmente me informaron de que nuestra agencia era demasiado pequeña para una demostración en directo y me remitieron a su Centro de recursos. Si la experiencia con la demostración era un indicio de cómo sería el soporte al cliente, yo pasaba.

TeamWork y Flow eran excelentes opciones. Cumplían con la mayoría de los elementos de mi lista, pero había un competidor que superaba con creces a los demás: ClickUp.

Bonus: Software para agencias de marketing

¿Por qué ClickUp?

Si ClickUp fuera una persona, seríamos mejores amigos. Podría escribir páginas y páginas sobre ClickUp. Pero como probablemente no seas un fanático de la gestión de proyectos como yo, te ahorraré el aburrimiento. Recomiendo encarecidamente ClickUp si eres una agencia, tu plataforma actual se te está quedando pequeña o gestionas proyectos con Agile. He aquí el motivo:

1. Una de las principales razones por las que nos encanta ClickUp es su capacidad ilimitada para ordenar, filtrar y agrupar. Tenemos una lista de clientes en constante evolución, y cada cliente tiene una larga lista de proyectos con tareas interminables. ClickUp te permite ordenar por cliente, proyecto, tareas, subtareas, persona asignada, fecha límite y estado.

2. ¡Por fin tenemos un tablero Kanban! ClickUp tiene una vista Tablero, que hemos ajustado para reflejar el estado de las tareas. Ahora podemos mover visualmente las tareas a lo largo del tablero Kanban cada mañana en nuestras reuniones de control. Hemos llevado nuestra gestión de proyectos a un nivel completamente nuevo.

3. ClickUp se actualiza más que el algoritmo de Google. Lo cual, por una vez, es algo bueno. Durante la demostración, me dijeron que ClickUp tiene desarrolladores en casi todas las zonas horarias, por lo que pueden reparar, actualizar y mejorar rápidamente la plataforma. Si hay algo que quieras que se añada a ClickUp, estarán encantados de añadirlo a la lista.

4. El interior de las tareas de ClickUp es el sueño de cualquier gestor de proyectos. Las instrucciones de las tareas, los archivos, las conversaciones, las fechas de inicio y finalización, la duración estimada, el control de tiempo y las dependencias tienen su propio lugar, lo que hace que la gestión de proyectos sea más eficiente.

Primeros pasos

Si estás buscando una nueva plataforma de gestión de proyectos, te recomiendo encarecidamente que empieces como yo: haciendo una lista de requisitos. Una vez creada la lista inicial, clasifica estos elementos en imprescindibles y deseables. En un sector tan saturado, los imprescindibles te ayudarán a descartar rápidamente algunas plataformas de gestión de proyectos.

Pero, en última instancia, nada le ayudará a tomar una decisión mejor que investigar y ponerse manos a la obra. Intente conseguir una versión de prueba gratis antes de comprometerse con un contrato de un año y pruebe la plataforma. Mientras investiga, hágase algunas preguntas:

Las respuestas a estas preguntas pueden ser muy reveladoras. También recomiendo probar con un cliente antes de trasladar todos los proyectos a la nueva plataforma. Probar la transferencia entre los equipos de gestión de proyectos, diseño, contenido y dirección de cuentas también puede ayudar a determinar si el uso diario de la plataforma se ajusta a sus necesidades.

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Ericka Lewis Marett

Como gestora de proyectos de Adhere Creative, Ericka Marett guía a sus clientes y a su equipo hacia el éxito del inbound marketing. Cuando no está creando planes de proyectos, se la puede encontrar recreando Master Chef en su cocina.