¿Quieres aprender trucos sencillos para convertir un cronograma básico en Microsoft Word de aburrido a impresionante?
La buena noticia es que no necesitas ser un experto en diseño gráfico ni dedicar horas extra para conseguir los cronogramas profesionales que deseas. Con estos pequeños cambios, crearás desde cero un cronograma personalizado y llamativo que hará que tus compañeros de trabajo te pidan tu plantilla.
Te guiaremos a través de dos tutoriales: cómo crear un cronograma básico con SmartArt y con tablas. (¡Porque tenemos que tener opciones!)
¡Manos a la obra!
¿Qué es un cronograma?
Una de las herramientas de gestión de proyectos más reconocidas es el cronograma: un gráfico que ayuda a visualizar plazos, estadísticas, eventos o hitos en orden cronológico. Los cronogramas de proyectos pueden ser sencillos o estar repletos de detalles para mostrar el periodo de tiempo de un proyecto determinado.
No hay una respuesta correcta a la pregunta de qué debe o no debe incluirse en un cronograma, ya que cada empresa y cada sector son diferentes. En su lugar, pregúntese: ¿Cuál es la información más importante que mi público debe extraer de este cronograma?
👉 Echa un vistazo a esta guía para explorar más a fondo los elementos del cronograma de un proyecto.
Aunque es muy probable que hayas creado un cronograma en Microsoft Word al principio de tu carrera profesional, es muy posible que hayas tenido que lidiar con un montón de funciones innecesarias. 😮💨
Conocemos muy bien esa sensación. Por suerte, existe una excelente herramienta de gestión de proyectos que no solo crea cronogramas, sino que también dispara la productividad y la planificación. Hablaremos de ello más adelante. 🤓
Cómo crear un cronograma en Word con un gráfico SmartArt
Los gráficos SmartArt son un conjunto variado de diseños de cronogramas (o ilustraciones) disponibles en Word, Excel, PowerPoint y Outlook, que ofrecen diferentes formas de mostrar conceptos o datos. Como necesitamos un gráfico SmartArt para representar información secuencial, utilizaremos el diseño de cronograma Proceso (pasos de un proceso o cronograma).
Con unos sencillos ajustes, tu cronograma:
Pasa de esto...
... a esto 🤩
Nota: En este tutorial utilizamos Microsoft Word para Mac, versión 16. 54. Los pasos y las funciones pueden variar si utilizas otra plataforma o versión.
1️⃣ Abre un nuevo documento en blanco.
- Inicie Microsoft Word.
- Selecciona Documento en blanco > Crear.
- En la pestaña Diseño, realiza la selección de Orientación > Horizontal.
- Añade el título del documento en la parte superior de la página, alinéalo al centro, cambia el tipo de fuente (si lo deseas) y aumenta el tamaño de la fuente. En este ejemplo, utilizamos la fuente Franklin Gothic Book y el tamaño 48.
- Añade el texto necesario debajo del título del documento.
2️⃣ Insertar el diseño de cronograma SmartArt
- Coloca el cursor debajo del centro de la página para añadir el diseño del cronograma.
- En la pestaña Insertar, selecciona SmartArt > Proceso > Proceso básico con chevrones. Si en cualquier momento de la creación no te convence este gráfico SmartArt, puedes elegir otro gráfico de cronograma de la galería de gráficos SmartArt.
- Si en cualquier momento de la creación no te convence este gráfico SmartArt, puedes elegir otro gráfico de cronograma de la galería de gráficos SmartArt.
- Si en cualquier momento de la creación no te convence este gráfico SmartArt, puedes elegir otro gráfico de cronograma de la galería de gráficos SmartArt.
3. Utiliza el cuadro de diálogo Panel de texto de SmartArt para añadir la información clave. Pulsa la tecla Intro para añadir más cuadros de texto para la información clave y Mayús para crear una viñeta con los detalles debajo de la información clave.
Consejo: Si no ves el Panel de texto SmartArt, ve a la barra de herramientas y, en la pestaña Diseño SmartArt, selecciona Panel de texto.
4. Cambia la fuente seleccionando toda la tabla, luego ve a la pestaña Inicio y cambia el Tipo de fuente y el Tamaño de fuente. En este ejemplo, estamos usando la fuente Franklin Gothic Book y el tamaño 16.
En este punto, tienes un cronograma estándar que podría considerarse «terminado», pero que pide a gritos un poco de color. 🎨
3️⃣ Personaliza tu cronograma
Aquí tienes una paleta que hemos creado especialmente para que puedas diseñar gráficos y diagramas coherentes y profesionales. Recuerda que no hace falta ser diseñador gráfico para crear patrones espectaculares... solo necesitas conocer a alguien que conozca a alguien. 😉
A continuación te mostramos una paleta de colores real aprobada por diseñadores que puedes guardar en tu escritorio. ⬇️
¿Cómo se utiliza esta paleta de colores?
- Abre la imagen de la paleta de colores junto a tu aplicación/navegador de Word.
- Mantén pulsada la tecla Mayús y haz clic en el primer evento clave y en la lista con viñetas que hay debajo. En la pestaña Formato > Relleno de figura > Más colores de relleno > Icono cuentagotas > haz clic en un color para aplicarlo.
3. Repite este paso para los demás eventos clave y las listas con viñetas.
Opcional: para mantener la coherencia, cambia el color de la fuente de la lista con viñetas de negro a blanco para que coincida con el color del texto de los eventos clave.
Ahora, el toque final: ¡emojis! 🎉🎉🎉
Los emojis añaden un toque divertido a la comunicación no verbal. Si no tienes imágenes o iconos para añadir ese toque extra a tu documento de cronograma, ¡utiliza emojis! A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Ve a la pestaña Insertar > Figuras > Cuadro de texto.
- Crea el cuadro de texto encima del primer evento clave.
- Escribe el emoji que quieras y cambia el tamaño de fuente a 45.
- Copia y pega el cuadro de texto que acabas de crear y sustituye el emoji por el siguiente evento clave.
- Repite el paso 4 para el resto de los eventos clave.
¿Tus cuadros están desalineados? Aquí tienes otro consejo: mantén pulsada la tecla Mayús y haz clic para realizar la selección de los cuadros de texto. A continuación, en la pestaña Formato de figura > Organizar > Alinear > Alinear al centro, utiliza las teclas de flecha para mover todos los cuadros recién alineados a la ubicación deseada.
¡Amigo, lo has conseguido! 🎊💃
Guarda esto como plantilla de cronograma para tu futuro:
- Ve a Archivo > Guardar como plantilla y aparecerá un cuadro de diálogo.
- Introduce el nombre de tu plantilla de calendario en Guardar como.
- Añade etiquetas relevantes en Etiquetas (para usuarios de Mac).
- Elige dónde quieres guardar tu plantilla de calendario.
- Cambia el formato de archivo a plantilla de Microsoft Word (. dotx).
Cómo crear un cronograma básico en Microsoft Word con tablas
La relación con las tablas es complicada: todo puede ir bien hasta que un pequeño malentendido lo estropea todo.
El uso de tablas es otra opción para crear un cronograma en Word, pero no tiene por qué ser complicado, ¡ni aburrido! Con unos sencillos ajustes, tu cronograma:
Pasa de esto...
... a esto 😍
Nota: En este tutorial utilizamos Microsoft Word para Mac, versión 16. 54. Los pasos y las funciones pueden variar si utilizas otra plataforma o versión.
1️⃣ Abre un nuevo documento de Word.
- Abre Microsoft Word.
- Selecciona Documento en blanco > Crear.
- En la pestaña Diseño, realiza la selección de Orientación > Horizontal.
- Añade el título del documento en la parte superior de la página, alinéalo al centro, cambia el tipo de fuente (si lo deseas) y aumenta el tamaño de la fuente. En este ejemplo, utilizamos la fuente Franklin Gothic Book y el tamaño 48.
- Añade el texto necesario debajo del título del documento.
2️⃣ Insertar y dar formato a la tabla
Dependiendo del número de eventos clave y del número de días que dure el proyecto, aquí tienes una guía matemática para decidir cuántas columnas y filas se necesitan para el cronograma:
Columnas: Número de días + cinco columnas = número total de columnas
¿Para qué sirve el «cinco»? Vamos a combinar cinco celdas para crear espacio para el texto.
Filas: Número de eventos clave = número total de filas
A partir de ahora, ya no tendrás que hacer cálculos matemáticos. 🤝
- En la pestaña Insertar, selecciona Tabla > Insertar tabla.
- Escribe el número de columnas y filas.
- Haz clic y arrastra la fila inferior hasta la parte inferior de la página.
- Selecciona todas las celdas de la tabla (excepto la primera fila).
- En la pestaña Diseño, haz clic en Distribuir filas.
6. Resalte la primera fila y cambie el tamaño de la fuente a 9.
7. Resalte la primera columna y cambie el tamaño de la fuente a 12.
Bonificación: ¡Software para cronogramas de proyectos!
3️⃣ Añade los entregables/eventos
- Empezando por la primera fila, resalte las cinco primeras columnas y, en la pestaña Diseño, seleccione Combinar celdas.
2. Comienza por la segunda fila y añade todo el texto de los eventos clave en la primera columna.
3. Añade las fechas del 1 al 31 a la primera fila de la tabla (recuerda omitir la primera columna).
Consejo: reduce el tamaño de la fuente para que los números quepan en la misma línea o amplía el ancho de la tabla.
4. Alinea el texto de los eventos clave en las celdas resaltando la primera columna y, en la pestaña Diseño, haz clic en el icono Alinear al centro.
5. Repite el paso 4 para las fechas de la primera fila.
4️⃣ Personaliza tu tabla de cronogramas
- Haz clic y arrastra las celdas de cada fila de eventos clave. A continuación, en la pestaña Diseño, selecciona Combinar celdas.
- Coloca el cursor dentro de las celdas recién combinadas y, en la pestaña Diseño de tabla > Sombreado, selecciona un color.
Podrías detenerte aquí y dar por terminado el día, pero hay un pequeño ajuste que podemos hacer en la tabla para que el gráfico se vea un poco menos severo: ajustar los bordes de la tabla.
3. Resalte toda la tabla y, en la pestaña Diseño de tabla, seleccione una línea punteada en Estilo de borde > Bordes > Todos los bordes.
4. Para añadir una línea más gruesa al borde exterior, resalte todas las celdas excepto la primera fila y la primera columna. En la pestaña Diseño de tabla, seleccione la línea continua en Estilo de borde > Bordes > Bordes exteriores.
¡Ya están todos los ajustes listos! 🎉🕺
Guarda esto como plantilla de cronograma para tu futuro:
- Ve a Archivo > Guardar como plantilla y aparecerá un cuadro de diálogo.
- Introduce el nombre de tu plantilla de calendario en Guardar como.
- Añade etiquetas relevantes en Etiquetas (para usuarios de Mac).
- Elige dónde quieres guardar tu plantilla de calendario.
- Cambia el formato de archivo a plantilla de Microsoft Word (. dotx).
👉 Otros tutoriales relacionados:
Plantillas gratuitas de cronogramas para Word
¿Sabías que Microsoft tiene una biblioteca de plantillas en línea? Además de acceder a las plantillas directamente desde las aplicaciones de Microsoft, puedes explorar la tienda en línea para encontrar plantillas gratuitas y premium. Aquí tienes algunas plantillas de cronogramas gratuitas que puedes descargar ahora mismo:
4 inconvenientes importantes de usar Microsoft Word para crear cronogramas
Aunque nos divertimos creando cronogramas personalizados con gráficos SmartArt y tablas, ¿te pareció un poco... largo?
Incluso realizar las acciones más básicas para crear una tabla sencilla requirió muchos clics y una navegación cuidadosa para completar nuestra creación de cronogramas en Microsoft Word. Microsoft Word es uno de los programas más populares que existen, pero está limitado a las demandas y cambios de la fuerza laboral moderna.
Esto es lo que debes saber antes de invertir tiempo, energía y recursos en Microsoft Word:
- Aunque Word es una plataforma versátil, también lleva mucho tiempo conseguir el resultado deseado ⏳.
- Microsoft Word no está optimizado para la planificación y gestión continua de proyectos con capacidades de automatización 🤖.
- Las funciones de Microsoft Word en la barra de herramientas/cinta varían de una versión a otra 🤯.
- Las aplicaciones de escritorio de Microsoft (Word, PowerPoint, Excel y otras) son caras. La aplicación Word por sí sola cuesta a partir de 159,99 $ 💰.
Parece que podría necesitar una alternativa a Microsoft Word.
Visión general: Creación de cronogramas en ClickUp
Tanto si nunca has oído hablar de ClickUp como si estás pensando en utilizarlo como herramienta de gestión de proyectos, ¡considera esto como una señal para empezar hoy mismo!
ClickUp es la plataforma de productividad definitiva que permite a los equipos gestionar proyectos, colaborar de forma más inteligente y reunir todo el trabajo en una sola herramienta. Tanto si eres nuevo en las aplicaciones de productividad como si eres un experto en gestión de proyectos, la personalización de ClickUp se adapta a equipos de cualquier tamaño para una colaboración fluida.
Deja que ClickUp se encargue de crear los cronogramas para que puedas dedicar más tiempo a tomar decisiones que marquen la diferencia en tus proyectos.
Cosas que puedes hacer en la vista Cronograma:
- Personaliza tu cronograma con opciones de filtrado, agrupación y clasificación.
- Busca tareas con la práctica barra de búsqueda.
- Crea nuevas tareas haciendo clic en cualquier parte de tu cronograma.
- Cambia entre las vistas diaria, semanal o mensual.
- Acerca o aleja la imagen fácilmente para obtener una panorámica de alto nivel.
- Abre la barra lateral para tener vista de las tareas no programadas y vencidas.
- ¡Obtenga una visión completa de la carga de trabajo de las personas y mucho más!
- Mantén a tu equipo alineado y ayuda a informar al público de forma visual con la plantilla de hoja de ruta de ClickUp.
¿Estás trabajando en varios proyectos a la vez? La vista Gantt de ClickUp te ayudará a gestionar los hitos, las prioridades y las dependencias de los proyectos con solo unos clics.
Cosas que puedes hacer en la vista Gantt:
- Crea una vista Gantt desde el nivel Espacios, Carpetas y Listas.
- Añade carpetas, listas, tareas y subtareas directamente desde la barra lateral de la vista Gantt.
- Dibuja líneas entre las tareas para establecer y visualizar automáticamente las dependencias.
- Determina cuánto se necesita para completar una carpeta o lista pasando el cursor por encima de la barra de progreso.
- Marca cualquier tarea como hito o conviértela de nuevo en una tarea.
- Edita tareas de forma masiva sin salir de la vista Gantt, ¡y mucho más!
Menos clics, más impacto.
Tus herramientas de visualización son activos importantes para el proyecto que no deberían llevarte más de una hora a la semana crear. Para mantenerse al día con los cambios en los planes de proyecto que los gerentes y las empresas experimentan a diario, necesitan el mejor software: ¡ClickUp!
¡Crea hoy mismo una cuenta gratuita en ClickUp y despídete de los documentos finitos de Word! 👋