Independientemente de la naturaleza de su empresa, la gestión de proveedores requiere que navegue por complejas relaciones, contratos y requisitos de cumplimiento.
¿Y lo peor? El proceso de compra puede complicarse sin las herramientas adecuadas, lo que conlleva un aumento de los costes y la pérdida de oportunidades.
Aquí es donde el uso de plantillas de listas de proveedores en Excel marca una diferencia significativa. Estas plantillas proporcionan una forma estructurada de organizar, supervisar y analizar la información de los proveedores, ayudándole a tomar decisiones informadas e impulsar sus procesos de compra.
En este blog, exploraremos los elementos clave de una buena plantilla de lista de proveedores y las principales plantillas gratuitas que ayudan a optimizar la gestión de proveedores.
¿Qué debe tener una buena plantilla de Excel de lista de proveedores?
Cuando cubre todas las bases, una plantilla de lista de proveedores preferidos puede optimizar sus procesos de compra y mejorar su capacidad para gestionar las relaciones con los proveedores.
Una plantilla de lista de proveedores eficaz (basada en Excel o en Hojas de cálculo de Google) es estructurada, personalizable y fácil de usar:
- Diseño estructurado: Selección de unplantilla de lista de proveedores con filas y columnas claramente definidas para facilitar la navegación y la introducción de datos
- Campos esenciales: Elija una plantilla que incluya los campos necesarios, como el nombre del proveedor, la información de contacto, las condiciones de pago, las evaluaciones de rendimiento y otra información importante, lo que le permitirá gestionar y almacenar la información clave en un solo lugar
- Opciones de personalización: Dé prioridad a una plantilla de lista de proveedores que le permita personalizar las secciones de la plantilla de acuerdo con las necesidades específicas de su empresa
- Funciones de análisis de datos: Su plantilla preferida debe disponer de herramientas para clasificar y analizar los datos de los proveedores según sus requisitos, lo que le permitirá tomar decisiones informadas sobre la renovación de contratos
- Capacidad de integración: Si opta por una plantilla de lista de proveedores gratuita, podrá integrarla sin problemas en su sistema de flujo de trabajo actual y ahorrar tiempo y esfuerzo valiosos
Las 7 mejores plantillas de Excel de listas de proveedores
Estas son algunas de las mejores plantillas gratuitas de listas de proveedores que agilizan y mejoran su flujo de trabajo gestión de proveedores eficiencia:
1. Plantilla de lista de proveedores de Vencru
vía vencru Vendor List Template by Vencru ofrece una solución sencilla, personalizable y fácil de usar para la gestión de proveedores. Cree una panorámica completa de la lista maestra de proveedores con esta plantilla de lista de proveedores para gestionar el seguimiento de los proveedores y las relaciones con ellos de forma más eficaz.
Lo que más le gustará ✨
- Toda la información de sus proveedores consolidada en un solo lugar
- Nueve campos personalizables para adaptarse a las necesidades particulares de su empresa
- Compartible con tu equipo para una comunicación y colaboración fluidas en las tareas y fechas de los contratos con proveedores
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es ideal para equipos de compras y directores de empresa que deseen optimizar el seguimiento de proveedores y consolidar la información sobre proveedores para una gestión eficaz.
2. Plantilla de lista de proveedores de HubSpot
HubSpot La Plantilla de Lista de Proveedores de HubSpot es una herramienta útil para organizar la información y el seguimiento de los proveedores a los que compras productos o servicios con regularidad.
Como plantilla de lista de contactos de proveedores, proporciona un formato claro y conciso para realizar un seguimiento de los detalles de los proveedores y de toda la información de contacto disponible.
Lo que te encantará de ella ✨
- ID exclusivos para todos los proveedores de la lista de proveedores aprobados
- Permite añadir el nombre y los detalles del POC del proveedor junto con el nombre del proveedor
- Simplifica la comunicación y le ayuda arealizar pedidos nuevos o repetidos con facilidad
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es ideal para gestores de proveedores y organizaciones que deseen organizar y mantener una lista completa de proveedores aprobados para simplificar los procesos de compra.
3. Gráfico de ventas de comparación de precios simple Plantilla de Excel de WPS
página de inicio wPS Decidir qué proveedor se adapta mejor a su presupuesto es un proceso que lleva mucho tiempo. Sin embargo, la plantilla de Excel Simple Comparación de Precios y Gráficos de Ventas de WPS facilita el proceso.
Esta plantilla de lista de precios de proveedores incluye columnas individuales de precio y cantidad para cada proveedor de su lista aprobada. Utilízalas para comprender los costes asociados a cada uno de tus proveedores actuales.
Lo que le encantará de ella ✨
- Calcula el coste subtotal de todos los elementos de un proveedor, junto con los impuestos y gastos de envío
- Comparación de proveedores por precios y cantidades de los servicios prestados
- Le ayuda a identificar y preseleccionar a los proveedores con los que su empresa debería hacer negocios
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla de lista de proveedores es ideal para equipos de compras, equipos financieros y propietarios de pequeñas empresas. Les ayuda a comparar precios y cantidades de los proveedores y a identificar las mejores opciones para su presupuesto.
4. Tabla de comparación de proveedores por WPS
página de inicio wPS Como su nombre indica, la Tabla de comparación de proveedores de WPS ofrece una forma eficaz y organizada de evaluar a los proveedores uno al lado del otro.
Esta plantilla personalizable le permite evaluar a los proveedores en función de criterios clave, como la descripción del producto/servicio, el mercado de consumo, el número de oficinas e instituciones de producción y el tipo de propiedad
Lo que más le gustará ✨
- Permite tomar decisiones conscientes sobre la selección de proveedores yprocesos de adquisición* Detalles personalizables como precios, calidad del producto/servicio, etc.
- Funciona bien en varios dispositivos, incluidos Windows, MAC y Android
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es útil para gestores de proveedores, responsables de RR.HH. y empresas que deseen evaluar y comparar proveedores en función de criterios clave para tomar decisiones sobre la selección de proveedores.
5. Plantilla de base de datos de proveedores de Weproc
página de inicio wAP Gestione sus proveedores con facilidad con la Plantilla de base de datos de proveedores de Weproc. Totalmente personalizable y fácil de usar, esta plantilla le permite mantener un registro centralizado de toda la información crucial sobre sus proveedores.
Lo que más le gustará ✨
- Indicadores estadísticos para supervisar el rendimiento de los proveedores y limitar los riesgos de la cadena de suministro
- Columna de comentarios dedicada para valorar a cada proveedor
- Campos personalizados para una sencilla Panorámica de gestión de contratos para proveedores
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es una gran opción para los responsables de compras y los directores de empresa que deseen mantener un registro centralizado de la información sobre los proveedores y las evaluaciones de su rendimiento.
6. Plantilla de inventario de almacén de Microsoft
página de inicio microsoft La Plantilla de Inventario de Almacén de Microsoft es una herramienta útil para empresas que necesitan gestionar inventarios y proveedores.
Identifique y localice el inventario en segundos con campos como la unidad de mantenimiento de existencias (SKU), el número de ubicación, la ubicación y el valor del inventario.
Lo que más le gustará ✨
- Recuperación de datos sobre determinadas ubicaciones de inventario cuando y como convenga
- Recordatorios de nuevos pedidos
- Personalizable con fotos, fuentes, animaciones, vídeos y otros gráficos
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es perfecta para los responsables de inventario y aprovisionamiento que deseen gestionar el inventario junto con las relaciones con los proveedores y optimizar el seguimiento de las existencias y los procesos de pedido.
7. Plantilla de gestión de proveedores mayoristas de BlueCart
página de inicio carritoAzul La plantilla Wholesale Vendor Management Template by BlueCart ofrece una solución completa para mayoristas que buscan mejorar la eficiencia de su gestión de proveedores.
Para una gestión de proveedores sin complicaciones, utilice cualquiera de las cuatro hojas adjuntas a este Formulario de registro de proveedores, plantilla de contrato de proveedor, solicitud de propuesta de proveedor o formulario de pedido de cambio de proveedor basados en Hojas de cálculo de Google.
Lo que más te gustará ✨
- Formulario único de pedido de cambio de proveedor para modificar las cantidades del pedido
- Formulario integrado para dar de alta nuevos proveedores
- Plantilla incluida para crear contratos de proveedores
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es ideal para mayoristas que buscan optimizar sus procesos de gestión de proveedores, desde el registro de proveedores hasta la gestión de contratos.
Limitaciones del uso de Microsoft Excel/Hojas de cálculo de Google para la gestión de proveedores
Aunque las plantillas de hojas de cálculo gratuitas suelen resultar útiles para gestionar distintos aspectos de la información sobre proveedores, tienen limitaciones. He aquí algunas de ellas:
- Problemas de rendimiento con grandes conjuntos de datos: A medida que crece su lista de proveedores, la gestión de datos en Excel se vuelve engorrosa. Las hojas de cálculo grandes en Excel u hojas de cálculo ralentizan los tiempos de carga, lo que dificulta encontrar rápidamente la información que necesita. Además de los retrasos en el rendimiento, las hojas de cálculo de gran tamaño aumentan las posibilidades de corrupción de datos
- Falta de funciones de comprobación de errores: A diferencia de premiumsoftware de gestión de proveedoresla mayoría de las plantillas de hojas de cálculo tienen capacidades limitadas para detectar errores. Si un miembro del equipo comete un simple error en una fórmula o añade por error un valor incorrecto para el precio de coste total de los productos o servicios, estos errores no se detectan. Estos descuidos acarrean graves consecuencias financieras y decisiones erróneas
- Escasez de funciones de automatización: Otro inconveniente importante de las plantillas de proveedores de Excel/Hojas de cálculo es su incapacidad para automatizar tareas sencillas. Esto significa que tendrá que actualizar manualmente el estado de los pedidos, las fechas de los contratos y otros datos críticos, lo que resulta tedioso y requiere mucho tiempo, dejándole poco tiempo para otras tareas importantes
- Medidas de seguridad inadecuadas: Una plantilla de lista de proveedores basada en Excel proporcionará funciones de seguridad básicas como el cifrado de archivos y la protección mediante contraseña. La falta de funciones de seguridad avanzadas hace que su base de datos de proveedores sea vulnerable a infracciones, intentos de pirateo y otras ciberamenazas, lo que compromete la confidencialidad de sus datos confidenciales
- Ausencia de funciones avanzadas: Excel y Sheets carecen de funciones avanzadas esenciales para una gestión eficaz de los proveedores. A diferencia del software dedicado, Excel no es compatible con las alertas automatizadas decontrato de adquisición renovaciones, paneles de seguimiento del rendimiento o análisis de datos en profundidad, lo que afecta a su capacidad para gestionar procesos y tomar decisiones acertadas
Plantillas Excel de listas de proveedores alternativas
Si desea gestionar los proveedores sin las limitaciones de las típicas hojas de cálculo, existen varias alternativas mejores. Un ejemplo son las plantillas que proporciona la plataforma de gestión de proyectos ClickUp .
El amplio intervalo de plantillas altamente personalizables de ClickUp, desde registro de proveedores y Plantillas RFI a la lista de proveedores y plantillas de pedidos de compra para mejorar su eficacia operativa. Además, ClickUp ofrece herramientas escalables, desde ClickUp Docs hasta ClickUp Brain y Automatizaciones, para ayudar a optimizar la gestión de proveedores.
Veamos algunas de las mejores plantillas de proveedores que ofrece ClickUp y a las que puede acceder de forma gratuita/a:
1. Plantilla de lista de control de gestión de proveedores de ClickUp
Plantilla de lista de control de gestión de proveedores de ClickUp
En Plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de ClickUp le ayuda a evaluar a varios proveedores y a utilizar métricas clave de rendimiento para identificar a aquellos con los que debe asociarse.
Fácil de usar y personalizable, esta plantilla de lista de control similar a una hoja de cálculo le permite comparar proveedores en campos únicos, como la viabilidad de la empresa, el departamento de logística, la gestión y puntualidad de las fechas de entrega, la respuesta del servicio y el cumplimiento de los requisitos.
Lo que más le gustará ✨
- Garantiza que los proveedores cumplen la normativa aplicable
- Recogida de comentarios para identificar áreas de mejora
- Simplificación de la incorporación de proveedores
- Funciones como control de tiempo, etiquetas, advertencias de dependencia y correos electrónicos para evaluar el riesgo
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es ideal para gestores de proveedores, responsables de RR.HH. y empresas que deseen evaluar y comparar varios proveedores para identificar las mejores asociaciones y agilizar su proceso de incorporación.
2. Plantilla de contrato de proveedor ClickUp
ClickUp-Acuerdo-Vendedor
Defina los términos de un acuerdo entre su empresa y sus proveedores sin esfuerzo con la plantilla Plantilla ClickUp para acuerdos con proveedores . Esta plantilla, cuya función resulta evidente por su nombre, garantiza que el proveedor y la organización estén de acuerdo y evita malentendidos.
Con esta plantilla gratuita/a, especifique los derechos, responsabilidades y obligaciones de cada parte y defina las condiciones de precio, entrega y otras expectativas básicas.
Consejo profesional: Aproveche las herramientas de IA como Cerebro ClickUp para simplificar el proceso de elaboración de acuerdos. Basándose en las indicaciones, ClickUp Brain genera un contenido detallado y personalizado para sus acuerdos con proveedores en el tono y el lenguaje adecuados a los requisitos de su empresa.
lo que más le gustará de ClickUp Brain
- Ayuda a elaborar un acuerdo de proveedor legalmente vinculante que proteja a ambas partes
- Reduce el riesgo de desacuerdos y disputas legales
- Mantiene la transparencia entre ambas partes
- Garantiza el cumplimiento de la normativa pertinente
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es excelente para que los equipos jurídicos de las organizaciones y los propietarios de pequeñas empresas establezcan acuerdos claros e infalibles que describan los derechos, las responsabilidades y las condiciones entre ellos y los proveedores.
3. Plantilla de lista maestra de proveedores ClickUp
Plantilla de Lista Maestra de Vendedores que mantiene un seguimiento de todos los vendedores y proveedores actuales y potenciales enlazados a una empresa
Supervisar la información clave sobre cada proveedor puede resultar abrumador, por lo que es una excelente idea aprovechar herramientas como la plantilla Plantilla de lista maestra de proveedores de ClickUp . Esta plantilla le permite registrar, organizar y almacenar información importante en un lugar centralizado sin perder tiempo revisando diferentes hojas de cálculo antiguas.
Busque un proveedor concreto por su nombre, datos de contacto, sector, etc. Además, también tiene la opción de colaborar con los miembros de su equipo en las actividades de gestión de proveedores.
Lo que más le gustará ✨
- Le ayuda a crear una base de datos centralizada de gestión de proveedores
- Optimiza su proceso de gestión de proveedores
- Facilita la toma de decisiones inteligentes sobre la posible selección de proveedores
- Proporciona visibilidad sobre el gasto de los proveedores
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es ideal para gestores de proveedores, pequeñas y medianas empresas y grandes corporaciones que deseen crear una base de datos de proveedores estructurada y centralizada que mejore la visibilidad y ayude en la selección estratégica de proveedores.
4. Plantilla ClickUp Vendor Retro
Plantilla ClickUp Vendor Retrospective
En Plantilla ClickUp Vendor Retro le permite elaborar retrospectivas o estudios de casos sobre cada proveedor y determinar qué contratos renovar y cuáles rescindir.
Esta plantilla le ayuda a evaluar a los proveedores en cuanto a costes, calidad, soporte al cliente, etc. Además, le permite identificar y seguir las tendencias de métricas clave como los plazos de entrega, conocer el rendimiento de los proveedores, identificar las áreas de mejora y proporcionar comentarios constructivos a los proveedores.
💡 Pro Tip: Paneles de control de ClickUp proporciona información sobre el rendimiento y las tendencias de los proveedores de un vistazo. Esta herramienta presenta los datos en varios gráficos y diagramas visualmente atractivos, lo que permite a los usuarios comprender la información clave y los patrones en cuestión de segundos.
Lo que más le gustará ✨
- Conecta los SOW y los entregables de los proveedores para que pueda ver qué relaciones con los proveedores están funcionando para su empresa
- Ayuda a diseñar marcos eficientes para abordar problemas y ajustar expectativas
- Consolida la información sobre factores como el coste, la calidad, el servicio al cliente, etc
- Facilita la toma de decisiones informadas sobre la renovación de contratos
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es ideal para empresas que tienen varios proveedores en nómina y necesitan optimizar sus operaciones. Ayuda a evaluar el rendimiento de cada proveedor de forma exhaustiva y promueve la renovación de contratos con conocimiento de causa.
5. Plantilla de tarea de ClickUp para Auditoría de Proveedores
Panel de tareas de auditoría de proveedores de ClickUp
En Plantilla de tarea de ClickUp Auditoría de Proveedores es una herramienta fácil de usar para agilizar los procesos de auditoría de proveedores. Garantiza el cumplimiento de las normas y reglamentos pertinentes del sector y reduce la posibilidad de que se produzcan errores y problemas costosos.
Utilice esta plantilla para organizar la información de auditoría de proveedores, crear y asignar rápidamente tareas de auditoría a las personas adecuadas y realizar un seguimiento de su progreso.
💡 Pro Tip: Simplifique aún más el proceso de gestión de tareas de auditoría con Tareas de ClickUp . Esta herramienta le ayuda a crear tareas rastreables, agruparlas por etiquetas y estados, establecer plazos y prioridades, y terminar todo su trabajo a tiempo.
Lo que más te gustará ✨
- Permite la creación de criterios de auditoría de proveedores
- Ayuda a garantizar que las tareas de auditoría se están ejecutando correctamente
- Le permite evaluar si los proveedores están cumpliendo sus expectativas
- Proporciona una pista de auditoría clara y transparente para futuras referencias
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es útil para los equipos de gestión de compras y calidad, ya que les ayuda a agilizar las auditorías e inspecciones de proveedores y a garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos del sector.
6. Plantilla de contratación ClickUp
Plantilla de Adquisiciones ClickUp
Los procesos de aprovisionamiento requieren una planificación minuciosa y abarcan varias fases, empezando por la fase de aprovisionamiento de material y terminando con el nota de recepción de mercancías fase. El Plantilla de contratación ClickUp facilita la gestión cómoda de cada fase.
Esta plantilla le permite crear un proceso de contratación estandarizado, justo y transparente. Le ayuda a supervisar y hacer un seguimiento de todas las actividades de contratación, mejorar la comunicación con sus proveedores y reducir las posibilidades de error.
Lo que más le gustará ✨
- Ofrece opciones de personalización para satisfacer las necesidades específicas de su empresa
- Garantiza el buen funcionamiento de todo su proceso de gestión de la cadena de suministro
- Facilita la colaboración con los miembros del equipo y los proveedores para optimizar las entregas
- Organiza todo en una base de datos sin código con visualizaciones
Caso de uso ideal ☑️ Esta plantilla es ideal para equipos de aprovisionamiento, responsables de compras y organizaciones que deseen gestionar todo el ciclo de aprovisionamiento, desde el abastecimiento hasta la entrega, para asegurarse los productos adecuados a los precios adecuados.
Gestione eficazmente los procesos de proveedores y adquisiciones con ClickUp
Una gestión eficaz de los proveedores es vital para mantener buenas relaciones con ellos y conseguir los productos adecuados dentro del presupuesto asignado.
Aunque herramientas como las plantillas de listas de proveedores en Sheets y Excel facilitan la gestión de proveedores, tienen sus límites. Por este motivo, debe explorar opciones alternativas como las herramientas proporcionadas por ClickUp, que abordan eficazmente estas limitaciones y optimizan sus procesos de adquisición .
Las plantillas especializadas, fáciles de usar y personalizables de ClickUp para la gestión de proveedores permiten gestionar sin problemas desde listas de proveedores hasta formularios de pedido. Le permiten gestionar y realizar el seguimiento de varios proveedores, contratos y pedidos. Registrarse en ClickUp y mejore hoy mismo la eficacia general de su gestión de proveedores