A menudo perdemos mucho tiempo investigando los detalles de un proyecto para darnos cuenta de que podríamos haberlo hecho mejor.
Por ejemplo, en lugar de conciliar minuciosamente las horas facturables de forma manual, podríamos haberlo automatizado y haber evitado trabajar sobre esa nueva hoja de ruta de eficiencia durante el fin de semana.
Si eres gestor de proyectos como yo, probablemente puedas compartir docenas de instancias de este tipo.
Por eso necesitamos un panel de gestión de proyectos que actúe como una cabina digital y nos ofrezca una vista cristalina de todos los detalles de los proyectos.
En este blog, voy a compartir cómo los paneles de gestión de proyectos pueden transformar los flujos de trabajo, desde la racionalización de la comunicación hasta la identificación de riesgos antes de que torpedeen los plazos. También te presentaré algunas de mis herramientas y plantillas de paneles de control favoritas que me ayudan a acceder a los datos que necesito para tomar decisiones, justo cuando los necesito.
Ventajas de utilizar un panel de gestión de proyectos
Para mí, la mayor ventaja de los paneles de control de proyectos es la visibilidad en tiempo real del progreso del proyecto. Esto me permite hacer un seguimiento de las métricas clave, identificar los cuellos de botella y asignar los recursos de forma óptima. Pero hay varias ventajas más en las que he llegado a confiar:
- Visibilidad cristalina: Los paneles centralizan todos los datos del proyecto y ofrecen una instantánea en tiempo real del progreso, la asignación de recursos y los plazos. Para mí, esto significó menos tiempo dedicado a buscar información sobre una tarea reciente que tenía múltiples personas asignadas y requería actualizaciones de estado de todo el mundo
- **Con todas las métricas clave a su alcance, puede tomar decisiones basadas en datos rápidamente. Detectar los bloqueos del camino temprano, identificar las áreas que necesitan recursos adicionales, y mantener su proyecto en marcha
- Aumento de la eficacia: Los paneles automatizan las tareasinformes de proyectos y eliminan la necesidad de recopilar datos manualmente. Esto libera tiempo de su equipo para centrarse en lo más importante: ¡conseguir que las cosas estén terminadas!
- Mejora de la comunicación: Los paneles de gestión de proyectos se convierten en su hub de comunicación, manteniendo a todos informados y alineados. Las partes interesadas pueden analizar fácilmente el progreso, y los miembros del equipo pueden resolver problemas mientras colaboran a medida que avanza el proyecto. Sin un panel de control, por ejemplo, nunca habríamos sabido que una de nuestras agencias asociadas estaba retrasando constantemente el envío de contenidos debido a la rotación de empleados
- Mejora de la rendición de cuentas: Con una clara visibilidad del rendimiento individual y del equipo, los paneles fomentan una cultura de rendición de cuentas, motivando a todos a estar al tanto de sus tareas
- Asignación de recursos más inteligente: Vea dónde se están utilizando sus recursos e identifique posibles cuellos de botella. Un panel de estado del proyecto le ayuda a optimizar la asignación de recursos y garantizar que todo el mundo está trabajando en las tareas de mayor impacto, al igual que ayudó a mi equipo a incorporar una nueva agencia asociada para un contenido oportuno
Utilizar un panel de control me permite olvidarme de las conjeturas, aumentar la eficacia de mi equipo y asegurarme de que mis proyectos dan siempre en el blanco. Y eso es oro
Cómo crear un panel de gestión de proyectos
Construye conmigo un gran panel de gestión de proyectos para mantener tus proyectos en seguimiento y tomar decisiones clave rápidamente.
Aquí tienes un desglose del proceso que sigo:
1. Definir los indicadores clave de rendimiento (KPI)
Una visión clara del público objetivo de su panel de control puede ayudar a determinar los tipos de métricas de seguimiento.
Por ejemplo, un panel del equipo del proyecto se centra en las tasas de finalización de tareas, la asignación de recursos y los próximos plazos; un panel de operaciones realiza un seguimiento de los procesos operativos y analiza el rendimiento de las actividades internas de la empresa; y un panel ejecutivo se centra en los hitos clave del proyecto y en cómo se alinean con las metas generales de la organización.
Una vez que conozco a mi público, puedo empezar a identificar áreas específicas de mejora dentro de mis proyectos. ¿Suelo incumplir los plazos? ¿Mi equipo tiene problemas de recursos? ¿Los costes del proyecto superan el presupuesto?
Una vez que encuentre respuesta a estas preguntas, podré elegir las métricas pertinentes para seguir el progreso.
2. Elegir las herramientas
Tenemos mucho donde elegir en cuanto a herramientas de panel de control. Desde sencillas hojas de cálculo hasta gráficos de progreso altamente personalizables, hay varias opciones en función de lo que necesites seguir. He aquí un desglose de algunas de las opciones más populares:
- Hojas de cálculo: Herramientas como Excel o Hojas de cálculo de Google pueden ser útiles para paneles básicos, pero pueden resultar engorrosas para proyectos complejos con demasiados cambios dinámicos
- Software de gestión de proyectos (PMS): Las herramientas de PMS como ClickUp suelen tener paneles de control incorporados de gran capacidadproporcionan información útil y actualizaciones en tiempo real. A menudo vienen con widgets prefabricados yherramientas de (elaboración de) informes para facilitar la visualización de datos
ClickUp le permite crear paneles totalmente personalizables para priorizar su trabajo, mejorar el rendimiento de los proyectos, gestionar sprints y equipos, y mucho más.
- Herramientas de Business Intelligence (BI): Aunque son excelentes para el análisis y la personalización de datos complejos, herramientas como Tableau y Microsoft Power BI a menudo tienen curvas de aprendizaje más pronunciadas y pueden requerir especialistas para operarlas
3. Diseño para una mayor claridad
Mantenga el panel limpio y despejado. Evito amontonar demasiada información en el panel, ya que abrumaría a los espectadores y les dificultaría encontrar la información que necesitan.
- Utiliza rótulos claros y un formato coherente: Asegúrate de que los gráficos sean fáciles de entender, incluso para quienes no estén familiarizados con el proyecto. Utiliza fuentes, colores y nomenclatura de forma coherente en todo el panel
- Utiliza los elementos visuales de forma eficaz: Los cuadros, gráficos y otros elementos visuales pueden ayudar a comunicar información compleja de forma rápida y sencilla. Utilice una variedad de elementos visuales para que el panel resulte atractivo, pero evite utilizar demasiados tipos de gráficos diferentes, ya que pueden confundir
- Céntrese en las métricas más importantes: No intente hacer un seguimiento de todo. Identifique y céntrese en las métricas más importantes para el intento correcto del proyecto. Esto le ayudará a crear unpanel de tareas y proporcionar información para tomar mejores decisiones
4. Montar el panel de control
Ahora que ha identificado las métricas clave, elija una herramienta para montar el panel. He aquí algunos elementos comunes que conviene incorporar:
- Salud del proyecto: Estado general del proyecto, porcentaje de finalización e hitos alcanzados
- Gestión de tareas: Seguimiento de los índices de tareas completadas, tareas atrasadas y distribución de la carga de trabajo entre los miembros del equipo
- Gestión de recursos: Supervisar la asignación de recursos e identificar posibles cuellos de botella
- Seguimiento del presupuesto: Visualizar el gasto con respecto al presupuesto e identificar posibles excesos de costes
- Comunicación del equipo: Incluir un espacio para anuncios o actualizaciones clave del proyecto
5. Mantener y actualizar el panel con regularidad
El panel debe ser un documento vivo que se adapte a las necesidades cambiantes de los proyectos. Actualizo regularmente los datos y refresco las visualizaciones para asegurarme de que representan con precisión el progreso actual del proyecto.
La frecuencia con la que actualizo mi panel depende de la naturaleza del proyecto y del ritmo al que cambian los datos. En el caso de proyectos de ritmo rápido con plazos en constante cambio, o de nuevos tipos de proyectos que no haya abordado antes, puede ser necesario actualizarlos a diario. Las actualizaciones semanales o quincenales pueden ser suficientes para proyectos más lentos y predecibles o repetitivos.
La clave está en establecer un calendario regular de actualizaciones y cumplirlo. Así me aseguro de que mi panel siga siendo una fuente de información fiable para los interesados en el proyecto.
Ejemplos de cuadros de mando de proyectos para distintos casos de uso
¿Cree que la gestión de proyectos a menudo se vuelve más compleja de lo necesario? Desde luego que sí. Las tareas y los hitos se extienden por todos los departamentos, hay una necesidad constante de supervisar en múltiples plataformas y hacer malabarismos con múltiples iniciativas estratégicas se ha convertido en la norma.
Gracias a Dios que existen los paneles de control Sí, pueden ser valiosos para supervisar proyectos individuales, pero son absolutamente indispensables para gestionar una cartera de proyectos interconectados.
Para mí, los proyectos más complicados son los enormes y multifuncionales, como el lanzamiento de productos. Hay muchos elementos en movimiento, y me alegro de poder utilizar ClickUp para gestionarlos.
Estos son algunos de mis ejemplos favoritos de Paneles de ClickUp y cómo los utilizamos mi equipo y yo. Espero que te den algunas ideas útiles para crear los tuyos propios.
1. Panel de productividad personal
Consulta las tareas que tienes asignadas, las tareas diarias completadas, los chats y el estado de la carga de trabajo en tu Panel de Productividad Personal de ClickUp
Como a la mayoría de los gestores de proyectos, me gusta empezar el día comprobando el progreso de mi proyecto por la mañana Y eso es posible gracias a Vista del panel de ClickUp .
Con unos pocos clics, pude convertir lo que ya estaba trabajando en cuadros y gráficos claros.
Pendiente de hacerlo por ti mismo, inscríbase en ClickUp o acceda a su cuenta si ya la ha utilizado. Añada una nueva "vista de panel" y elija una plantilla. La vista extrae automáticamente datos de tareas y campos, creando un panel personalizado que visualiza su trabajo.
Añadir el Panel de Productividad Personal como vista me permite evaluar y optimizar mi productividad. Me ayuda a priorizar tareas, seguir el progreso y centrarme en lo que realmente importa.
Este es mi centro de comandos para un flujo de trabajo eficiente y organizado.
2. Panel de carga de trabajo del equipo
Obtenga una vista de pájaro de las tareas que vencen por semana, el estado de la carga de trabajo y quién está trabajando en qué con el Panel de carga de trabajo del equipo de ClickUp
Utilizo el Panel de carga de trabajo del equipo en ClickUp para ver en qué está trabajando mi equipo a lo largo de la semana y hacer un seguimiento de su progreso en cada tarea asignada.
Puedo ajustar y hacer un seguimiento de las capacidades de carga de trabajo de cada miembro de mi equipo. Esto me ayuda a ver fácilmente quién está por debajo o por encima de su capacidad. También es muy útil para ellos: pueden utilizarlo para evitar comprometerse en exceso y agotarse. Del mismo modo, si les sobra tiempo, pueden hacer más trabajo para cumplir los plazos más rápido o ayudar a otro compañero.
Ayuda a mejorar la transparencia: puedo añadir estimaciones de tiempo y prioridades a las tareas de mi equipo para que todos sepan en qué tienen que trabajar primero. También la utilizo para determinar qué trabajo puede requerir recursos de equipo adicionales y añadir fácilmente personas asignadas.
3. Paneles de control de tiempo
Cree hojas de horas para cada miembro del equipo, vea cuánto tiempo han dedicado a completar tareas y facture a los autónomos de su equipo con precisión gracias a las herramientas de control de tiempo de ClickUp
El panel de control de tiempo me ayuda a visualizar y analizar el tiempo empleado en cada uno de mis numerosos proyectos, tanto para mí como para mi equipo. Al observar el tiempo total invertido en un proyecto, el porcentaje de finalización y el progreso hacia los hitos, puedo controlar la salud general del proyecto de un vistazo.
Este panel tiene otra aplicación útil. Me ayuda a hacer un seguimiento de las horas facturables de los trabajadores a tiempo parcial o autónomos. Puedo hacerlo marcando entradas de tiempo específicas como facturables y utilizando los datos consolidados para generar facturas con precisión a final de mes.
También utilizo los datos históricos de seguimiento del tiempo para tomar decisiones sobre la planificación de futuros proyectos, la asignación de recursos y la elaboración de presupuestos.
4. Software sprints panel de control
Visualice la velocidad de los sprint, los gráficos de burnup y burndown y el flujo acumulativo para gestionar equipos de software con ClickUp Software Sprints Dashboard
No se pueden gestionar proyectos de desarrollo de software sin un panel de Sprints completo. Créame, lo he intentado (¡y he sufrido innecesariamente!)
ClickUp le permite gestionar la carga de trabajo de su equipo con un sistema de puntos totalmente personalizable. Acumule los puntos de las subtareas, distribúyalos por persona asignada y ordénelos fácilmente para realizar el seguimiento de sus Sprints de un vistazo.
Utilice la función Panel ágil en ClickUp para ajustar fechas de sprint, asignar puntos y marcar prioridades para que todos sepan qué hacer y cuándo. Automatiza el traslado del trabajo inacabado al siguiente sprint y sincroniza el progreso de desarrollo de tu equipo con GitHub, GitLab o Bitbucket.
Este panel condensa todos los números que importan -velocidad de sprint, burn up, burn down, lead time, duración del ciclo y más- en gráficos expresivos para una mejor toma de decisiones.
También me encanta usar Sprints de ClickUp para planificar, realizar el seguimiento y optimizar nuestros sprints para que sean un éxito, creando en el proceso un equipo ágil y orientado a los resultados.
5. Panel de campañas de marketing
Visualice el progreso hacia las metas con transparencia para todo el equipo y elimine los flujos de trabajo redundantes con el Panel de campañas de marketing de ClickUp
Los paneles de campañas de marketing le ayudan a realizar un seguimiento del progreso y la conversión de las iniciativas de marketing prioritarias en una sola vista. Le permiten medir el alcance y la participación del contenido que publica en línea, el número de clientes potenciales cualificados para marketing que genera y su conversión en ventas.
Puede contextualizar fácilmente las tareas relacionadas con su hoja de ruta y sus planes de comercialización.
6. Panel de Panorámica de ventas
Personalice la Panorámica de ventas para realizar un seguimiento de las métricas clave de su empresa con el Panel de Panorámica de ventas de ClickUp
Si está buscando una forma de visualizar las ventas por producto/servicio y categorías de clientes, no puedo recomendarle nada mejor que el Panel de resumen de ventas de ClickUp.
Pero esto no es todo lo que le permite seguir. Desglose los ingresos en cifras brutas y netas para medir con precisión la rentabilidad y calcular su carga fiscal. Controle los ingresos por periodo -mensual, trimestral o anual- para anticiparse a las caídas y los picos y optimizar el inventario en consecuencia. Compare los objetivos con los números reales y diseñe estrategias de mejora.
También puede utilizar los datos como base para la celebración, como hacemos nosotros, y recompensar a los representantes de alto rendimiento de toda su fuerza de ventas.
Lo mejor es que puede combinar el panel con la inteligencia artificial de ClickUp Brain y obtener información para prever tendencias y detectar posibles inhibidores desde el principio.
7. Panel del portal de clientes
Cree portales de clientes para colaborar en tareas y entregables con el Panel del portal de clientes de ClickUp
Los paneles no sólo nos dan poder a nosotros, sino también a nuestros clientes. Invite a cualquier cliente a su entorno de trabajo de ClickUp como invitado y comparta el portal del cliente para proporcionar actualizaciones del proyecto en tiempo real y colaborar con ellos en un solo lugar. Realice el seguimiento de proyectos y tareas, vea la carga de trabajo de los equipos de proyecto y chatee con ellos en tiempo real.
Vea cómo se realiza el seguimiento de las facturas a lo largo del tiempo, quién cierra los tratos y evalúe el rendimiento general de su equipo. También puede identificar los retrasos con los gráficos de flujo acumulado, burnup, burndown y velocidad.
8. Panel de visualización de CRM
Aumente la fidelización de sus clientes con un panel de ClickUp CRM personalizado
¿Desea supervisar cómo responde a las incidencias y riesgos de los clientes? Pendiente.
Así que utilizamos el panel CRM de ClickUp, que nos ayudó a sacar a la luz nuestros segmentos de clientes más arriesgados, resumir las posibles razones de la pérdida de clientes y hacer una previsión de los ingresos por regiones y equipos.
Considere la posibilidad de realizar un seguimiento riguroso de las métricas que indican la salud del cliente y el riesgo potencial de pérdida. Algunos ejemplos son las puntuaciones de satisfacción de los clientes, los tiempos de resolución de las solicitudes de asistencia y los niveles de compromiso.
Utilícelos ejemplos de paneles de ClickUp para crear un sistema de visualización personalizado para su flujo de trabajo. También puede inspirarse en el equipo de ClickUp y en mejorar su panel existente ¡!
Veamos ahora algunas plantillas prediseñadas que te ayudarán a ajustar tu panel de control sin tener que empezar desde cero.
Plantillas de paneles de gestión de proyectos
Las plantillas de cuadros de mando son una valiosa herramienta para crear cuadros de mando informativos y visualmente atractivos de forma rápida y eficaz. Proporcionan una base sólida para el análisis de datos, lo que le permite centrarse en el contenido y extraer información procesable de sus datos.
He aquí algunas plantillas de paneles que he probado para usted:
1. Plantilla de panel de gestión de proyectos ClickUp
Mantenga pestañas en el desarrollo del proyecto, el presupuesto, la carga de trabajo del equipo, y el estado con la plantilla del panel de gestión de proyectos ClickUp
¿Cansado de hacer malabarismos con los detalles del proyecto? Plantilla del panel de gestión de proyectos de ClickUp pone todo lo que necesita al alcance de su mano. Véalo todo al instante
Esta plantilla preconstruida de panel de control de proyectos proporciona una vista clara y de un vistazo de sus proyectos, incluidos los plazos, las tareas y el progreso en tiempo real.
Organícese y sea eficiente. La plantilla ofrece algunas potentes funciones:
- Seguimiento del progreso de las tareas con estados personalizados como "Completada", "En curso", etc
- Utilice ocho campos personalizados para capturar información vital sobre los proyectos, como el presupuesto y la fase
- Múltiples vistas que ofrecen un fácil acceso para cambiar rápidamente entre siete configuraciones diferentes de ClickUp, incluyendo una guía de introducción y una vista de rendimiento del equipo
- Mejore la gestión de proyectos con el control de tiempo, etiquetas, advertencias de dependencia y comunicación por correo electrónico integrada
Deje de microgestionar; empiece a racionalizar. Esta plantilla le permite mantener el rumbo de sus proyectos con una organización sin esfuerzo y una visión cristalina.
2. Plantilla de panel de empresa Tableau
vía Tablaau Esta plantilla de panel de empresa puede realizar el seguimiento de un amplio intervalo de métricas en función de los objetivos y departamentos específicos de su empresa.
Seguimiento y análisis:
- Los ingresos totales generados por un proyecto, desglosados por producto, servicio, región, cantidad vendida o segmento de clientes
- Gasto en relación con las asignaciones presupuestarias, margen bruto, ingresos netos y ratios de rentabilidad clave
- Flujo de entrada y salida de efectivo para controlar la salud financiera y la viabilidad de su proyecto
3. Plantilla de panel de gestión de proyectos de Tableau
vía Tableau Esta plantilla de panel de gestión de proyectos es una ventanilla única para el seguimiento de proyectos y el análisis general de datos sobre la salud de los proyectos.
Esta plantilla elimina la necesidad de que los gestores de proyectos rebusquen entre puntos de datos dispersos. Presenta la información esencial del proyecto en un formato visualmente atractivo, que permite a los gestores de proyectos y a las partes interesadas comprobar el estado del proyecto de un vistazo.
Algunas métricas comunes que puede seguir con esta plantilla:
- Porcentaje de tareas completadas: Muestra el porcentaje de tareas completadas frente a las tareas restantes
- Calendario del proyecto: Realiza un seguimiento del progreso hacia los plazos y destaca los posibles retrasos
- Asignación de recursos: Visualiza cómo se asignan los miembros del equipo e identifica posibles cuellos de botella
- Presupuesto frente a costes reales: Compara el gasto planificado con los costes reales para supervisar la salud financiera
- Gestión de riesgos: Realiza un seguimiento de los riesgos identificados y los planes de mitigación
Esta plantilla permite controlar varias métricas importantes, especialmente para pequeñas y medianas empresas que gestionan varios proyectos simultáneamente.
4. Plantilla de panel de gastos de Excel
vía Microsoft 365 Este rastreador de gastos de Excel gratuito facilita la gestión de su dinero. Ya no tendrás que buscar recibos ni preguntarte en qué se gastan los presupuestos de tus proyectos. Cuando necesites una herramienta específica para gestionar esos pequeños pero significativos gastos de oficina, esta es la plantilla que necesitas:
- Realiza un seguimiento de todos tus gastos con un diseño limpio y moderno
- Organiza los gastos por categorías, como transporte, servicios públicos, etc.
- ¡Hágala suya! Esta plantilla es 100% personalizable
- Cambia el texto, añade toques personales con imágenes o ajusta los colores para que coincidan con tu estilo
- Acceda a una amplia biblioteca de fotos, gráficos y fuentes para personalizar su rastreador y añadir contexto
- Comparta su presupuesto con su equipo, sus dirigentes o un asesor financiero para rendir cuentas y garantizar la transparencia en los gastos de oficina
Consejo: Las plantillas listas para usar resultan útiles cuando estás ampliando tu empresa y no tienes tiempo de elaborar paneles individuales. Sin embargo, debes incorporar puntos de datos relevantes para seguir el progreso y hacer el mejor uso de los paneles.
Elementos comunes que debe incluir el panel de control de su proyecto
Exploremos algunos elementos clave que harán que sus paneles de control pasen de ser simples volcados de datos a potentes hubs de información:
- **No se pierda en un mar de datos Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son sus balsas salvavidas, ya que proporcionan métricas cuantificables directamente vinculadas a sus metas. Elija KPI que cuenten una historia clara sobre el rendimiento de su organización
- Exploración interactiva con filtros: Permita a los miembros de su equipo profundizar en los datos. Los filtros interactivos permiten a los usuarios cortar los datos en función de criterios específicos. Aumentan la participación de los usuarios y ayudan a descubrir información oculta
- Narración visual con gráficos: ¡Una imagen vale más que mil números! Los cuadros y gráficos son herramientas poderosas para presentar datos complejos de forma clara y fácil de entender. Elija el tipo de gráfico adecuado a sus datos para contar una historia visual convincente
- Tendencias temporales con selectores de fecha: Permita a los usuarios explorar las tendencias a lo largo del tiempo. Los selectores de fecha permiten a los usuarios seleccionar periodos específicos, lo que les permite analizar datos históricos y compararlos con el rendimiento actual
- Filtros globales para vistas amplias: Ofrece diferentes perspectivas. Los filtros globales permiten a los usuarios ver los datos de diferentes categorías o departamentos
- Gráficos que mejoran la claridad: Los elementos visuales van más allá de los gráficos. Utilice gráficos bien colocados, como iconos o ilustraciones, para mejorar la claridad y guiar a los usuarios a través de la información presentada
Ya está Ya está todo listo para crear su propio panel de control con plantillas o dentro de un panel dedicado software de panel de control .
Configure su panel flexible con ClickUp
Para mí, la belleza de los paneles reside en su versatilidad. Desde el seguimiento del rendimiento de las ventas y la satisfacción de los clientes en marketing hasta la supervisión de las reuniones de un proyecto y la asignación de recursos en la gestión de proyectos, puede personalizar los paneles para satisfacer las necesidades específicas de cualquier equipo.
Como alguien que vive en sus cuadros de mando, puedo dar fe de los puntos fuertes de ClickUp a la hora de hacerlos bien con su amplia biblioteca de cuadros de mando preconstruidos y personalizables. Tanto si es usted un autónomo que gestiona tareas personales como un gestor de proyectos de corporación que supervisa múltiples proyectos complejos, ClickUp tiene un panel para cada propósito. Registrarse en ClickUp y haz de los paneles tu aliado