"Eficacia es hacer mejor lo que ya está terminado" escribió Peter Drucker, el padre de la gestión moderna, al hablar de ella como factor clave en la optimización de las empresas.
En todas las industrias, geografías, tamaños y tipos, la eficiencia es una forma fundamental en que las empresas maximizan su rentabilidad. Ya sea optimizando una línea de fabricación, reduciendo el tiempo de entrega de las pizzas o mejorando la productividad de los desarrolladores, la eficiencia reduce los costes y aumenta los ingresos.
En esta entrada del blog, exploramos un tipo específico de eficiencia -la eficiencia del flujo- que abre una nueva perspectiva en la gestión de operaciones.
¿Qué es la eficiencia del flujo?
La eficiencia de flujo es la proporción de tiempo activo que se dedica a realizar una tarea frente al tiempo total que dura la tarea.
Tomemos el ejemplo de hacer pizza. Normalmente implica preparar la masa, hacer la salsa, montar la pizza, hornearla y servirla al cliente en la mesa.
- Si cada uno de estos cinco pasos lleva 2 minutos, el tiempo empleado en realizar la tarea es de 10 minutos
- Sin embargo, si hay un retraso de 6 minutos porque el horno no está disponible, el tiempo total que tarda la tarea es de 16 minutos
- La eficacia del flujo es de 10/14, lo que representa un 62,5%
En la gestión de proyectos actual, lograr una alta eficiencia de flujo es sinónimo de excelencia operativa. Por eso, calcularlo con precisión es el primer paso para optimizar sus procesos.
¿Cómo calcular la eficiencia del flujo?
El cálculo de la eficiencia del flujo es un proceso sencillo que implica comprender el tiempo dedicado al trabajo activo frente a la duración total del ciclo de una tarea o proyecto.
He aquí una guía paso a paso para ayudarle en el seguimiento de la eficiencia del flujo con precisión.
1. Esbozar lo que implica una "tarea
Dependiendo del trabajo que esté realizando, la tarea puede ser un solo paso o una serie de varios pasos. Para calcular la eficiencia del flujo, necesitas saber qué constituye tu tarea.
Por ejemplo, como equipo de ingeniería de software, si su "tarea" es lanzar una función, podría incluir:
- Diseño
- Desarrollo
- Pruebas
- Despliegue
Si utilizas una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, es posible que ya tengas este desglose configurado. Si no es así, no se preocupe Cualquier
herramienta para correlacionar procesos
puede ayudarte a correlacionarlo. También puede utilizar ClickUp Pizarra para esbozar el flujo de trabajo colaborativo del equipo.
Correlacionar procesos con ClickUp
2. Calcular el tiempo de trabajo activo
El tiempo de trabajo activo son las semanas/días/horas en las que se trabaja activamente en la tarea. En el proyecto de software que vimos antes, es el número de horas que un diseñador está codificando el software o un analista de calidad está realizando pruebas.
La mejor forma de obtener esta información es haciendo un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea.
ClickUp control de tiempo de seguimiento
permite a cada miembro del equipo realizar un seguimiento de su tiempo de trabajo activo iniciando un cronómetro o añadiéndolo manualmente.
Organícese mejor y aproveche mejor su tiempo con el control de tiempo de proyectos de ClickUp
Digamos que el equipo de ingeniería de software trabaja en cada tarea de la siguiente manera.
- Diseño: 10 horas
- Desarrollo: 24 horas
- Pruebas: 4 horas
- Despliegue: 2 horas
El tiempo total de trabajo activo es de 40 horas o una persona-semana.
Es importante anotar aquí que el hecho de que las pruebas tarden cuatro horas no significa que puedan realizarse en medio día. Dependiendo de la disponibilidad, capacidad, urgencia, prioridad, etc., el analista de calidad puede hacerlo de una vez o repartirlo a lo largo de una semana.
3. Calcular la duración total del ciclo
La duración total del ciclo es la duración desde que comienza la tarea hasta que se completa, incluyendo tanto el trabajo activo como el tiempo de inactividad. Suele medirse en días/semanas en lugar de horas.
La forma más sencilla de calcular la duración total del ciclo es la fecha de inicio-fecha de finalización. Así, si el diseño comenzó el 1 de enero y la implantación se completó el 28 de enero, la duración del ciclo es de cuatro semanas-persona.
Con ClickUp, puede asignar una fecha de inicio y una fecha de finalización a cada tarea, lo que facilita extraordinariamente la búsqueda de la duración del ciclo.
4. Calcular la eficiencia del flujo
Una vez que disponga del tiempo activo total y de la duración del ciclo total, utilice la siguiente fórmula para medir la eficiencia del flujo.
Eficacia del flujo = (Tiempo de trabajo activo/tiempo total del ciclo)×100
Ampliando el ejemplo anterior: Eficacia del flujo = (una persona por semana/4 personas por semana)x100 = 25%
5. Aprender las diferencias de eficiencia de flujo
En nuestro ejemplo anterior, el 75% del tiempo, o tres semanas-persona, no es tiempo de trabajo activo. Se trata de tiempo de espera: a la espera de comentarios, de que otros miembros del equipo completen sus tareas o de la aprobación para pasar a la siguiente fase.
La mejora de la eficacia del flujo empieza por reducir el tiempo de espera. Antes le mostraremos cómo situar la eficiencia del flujo en el contexto de otras métricas relacionadas,
Otros KPI relacionados con la eficiencia del flujo
Aunque la métrica de la eficiencia del flujo es importante para los gestores de proyectos, no significa mucho por sí sola. Por ejemplo, con una eficiencia de flujo del 25%, ¿son productivos los miembros del equipo?
A primera vista, podría parecer que su equipo está perdiendo el 75% de su tiempo. Pero no es cierto. Tus Teams pueden estar trabajando en cuatro funciones (es decir, flujos) en paralelo, siendo productivos el 100% del tiempo.
Para evitar esta confusión, es esencial entender la eficacia del flujo en relación con otras métricas.
Rendimiento
El rendimiento mide la cantidad de trabajo completada en un periodo determinado. Es un indicador directo de la productividad de un equipo. Para un equipo de ingeniería de software, el rendimiento sería el número de funciones lanzadas en un periodo de tiempo determinado.
Por ejemplo, si un equipo lanza diez funciones en cuatro semanas, el rendimiento es de diez, aunque la eficiencia del flujo siga siendo del 25%.
Plazo de entrega
es el tiempo total que transcurre desde que se solicita una tarea hasta que se entrega. Abarca tanto el tiempo de trabajo activo como el tiempo de inactividad. En el desarrollo de productos, es el tiempo que transcurre desde que un cliente o un miembro del equipo de la empresa hace una solicitud hasta que se pasa a producción.
Además del tiempo de trabajo activo/tiempo de ciclo, el plazo de entrega también incluye el tiempo que se tarda en escribir las historias de usuario, priorizarlas, asignar recursos, etc. Así, si su equipo está ocupado durante los próximos seis meses con lanzamientos ya planificados, su plazo de entrega puede ser de siete meses, aunque la eficiencia del flujo sea del 25%.
Utilización de recursos
La utilización de recursos hace un seguimiento de la eficacia con la que un equipo u organización utiliza sus recursos disponibles, incluidos el personal, las herramientas y el tiempo.
Si la eficiencia de su flujo es del 25% y su
es también del 100%, está claro que no puedes asumir más trabajo. Si la utilización de recursos es también del 25%, significa que tienes capacidad para hacer mucho más.
mejor
con la vista de carga de trabajo de ClickUp_
Límites del trabajo en curso (WIP)
Los límites de WIP restringen el número de tareas o proyectos que pueden estar en curso en un momento dado. Se utiliza para garantizar que los esfuerzos se concentran en completar las tareas antes de iniciar otras nuevas, reduciendo así la duración del ciclo y aumentando el rendimiento.
Los límites WIP contribuyen a aumentar la eficacia del flujo dando prioridad a las tareas ya iniciadas.
Juntas, estas métricas pueden ser beneficiosas para mejorar continuamente la eficiencia del flujo. A continuación le mostramos cómo puede utilizarlas en sus procesos de optimización.
Consejos para mejorar la eficiencia del flujo
El primer paso para mejorar la eficiencia del flujo es calcularlo con precisión e identificar las deficiencias. A partir de esa información, pruebe los siguientes consejos.
Establecer límites de trabajo en curso (WIP)
Debería ser obvio no empezar un nuevo trabajo cuando los actuales aún están incompletos. Tener demasiadas tareas abiertas puede retrasarlas todas. Una buena priorización del backlog puede ayudar a maximizar el valor de los elementos en desarrollo.
Utilice ClickUp para establecer límites de WIP en los Tableros, garantizando que las cargas de trabajo sean manejables y que cada tarea reciba la atención que merece.
establecimiento de límites WIP en ClickUp_
Sin embargo, esto puede llegar a ser contraproducente en organizaciones complejas para tareas de varios pasos. Por instancia, si hace esperar a un desarrollador hasta que la función esté desplegada, tendrá al menos ocho horas de tiempo ocioso, lo que afectará a la eficiencia de su flujo.
Utilice los límites de WIP en colaboración con la productividad, la carga de trabajo y el rendimiento del equipo para optimizar los resultados.
Automatización de los flujos de trabajo
Automatice tareas sencillas y repetitivas para
flujo. Para ello, los equipos de ingenieros recurren constantemente a la automatización de pruebas.
Con el software de gestión de proyectos ClickUp, los administradores de proyectos también pueden automatizar tareas de administración como la asignación de usuarios, la elaboración de informes y el envío de notificaciones/seguimientos.
La automatización mejora la eficiencia del flujo medio:
Expedición de tareas de administrador: Si la brecha en la eficiencia del flujo se debe a que el gestor de proyectos
al revisar todas las tareas completadas, la automatización puede eliminarlas eficazmente
Prevención de retrasos: El ajuste de recordatorios automatizados para notificarle retrasos/desviaciones puede ayudarle a controlar la situación de antemano
Eliminación de dependencias y cuellos de botella: Digamos que el diseñador ha completado su paso, y necesita que se le asigne un desarrollador. Cuando esto es manual, depende de la disponibilidad del jefe de proyecto.
Cuando se automatiza este proceso, las tareas pueden pasar automáticamente de la lista de "diseño" a la de "desarrollo", desde la que los desarrolladores pueden asignarse tareas y empezar a trabajar. Esto no sólo mejora la eficacia, sino que también crea propiedad y responsabilidad entre los miembros del equipo.
agilizar los procesos e identificar los cuellos de botella con ClickUp_
Gestionar mejor los recursos Asignación de recursos desempeña un rol clave en la eficiencia del flujo en un proceso complejo de varios pasos. Por ejemplo, se tarda cuatro horas en diseñar una función y 24 en desarrollarla. Esto significa que en el tiempo que tarda un desarrollador en codificar, el diseñador puede crear seis funciones.
Así que, incluso en la interpretación más cruda, este proyecto sólo necesita una sexta parte de un diseñador por cada desarrollador. O seis desarrolladores por cada diseñador. Esto podría requerir
.
Comprenda los detalles y planifique los recursos en consecuencia. Elimine activamente los cuellos de botella y planifique un flujo de trabajo fluido.
Gestión de recursos ClickUp
están diseñadas para permitir exactamente esto.
Para empezar a planificar eficazmente los recursos, adapte y personalice un
plantilla de planificación de recursos
.
Fomentar la colaboración en equipo
La mayoría de las ineficiencias de flujo se producen durante las transferencias. Un diseñador y un desarrollador pueden necesitar unas horas para transferir conocimientos antes de que este último pueda empezar a trabajar activamente en esa función. La mejora de estos procesos requiere una mayor colaboración en equipo.
Las funciones de colaboración de ClickUp, como los comentarios anidados, los documentos compartidos, la edición en tiempo real, la vista chatear, etc., permiten a los miembros del equipo comunicarse y colaborar sin esfuerzo.
¿Tiene alguna pregunta? Deja un comentario. ¿No conoce los criterios de aceptación? Busca la descripción de la tarea. ¿Necesita más información sobre el caso de uso? Lea la historia de usuario en ClickUp Docs. ¿Aún no está seguro? Vea quién está conectado y pídale ayuda
ClickUp crea un sólido espacio de trabajo virtual que reduce las brechas de comunicación y hace que el flujo de trabajo sea más eficiente.
Mantén siempre la vista en el objetivo
Los conocimientos relevantes, precisos y significativos son la base de la optimización de la eficiencia. Ajuste los reposts en tiempo real en
Paneles de ClickUp
personalizados según las métricas que le interesan, incluida la eficiencia del flujo.
Seguimiento de la eficiencia del flujo en el panel de ClickUp
Mejore la eficiencia del flujo con ClickUp
La pregunta fundamental que impulsa cualquier iniciativa de excelencia operativa es: "¿Es esto lo mejor que podemos hacer?" La mayoría de las veces, la respuesta es no.
Para lograr una mejora continua, las organizaciones actuales necesitan un enfoque estratégico que elimine las deficiencias, minimice las ineficiencias y optimice los flujos de trabajo. Este enfoque incluye información, acción y automatización. ClickUp permite todo esto y mucho más.
Con paneles de control y
herramientas de (elaboración de) informes
diseñado para impulsar una buena gestión de proyectos, ClickUp se basa en los datos.
Al integrar notas, tareas, proyectos, recursos y herramientas de colaboración en una sola plataforma, ClickUp facilita la toma de medidas.
Las plantillas prediseñadas, las más de 100 automatizaciones y ClickUp Brain le ahorran trabajo y le permiten centrarse en lo importante.
Cree mejores productos, desde el principio hasta el final y más allá.
Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo
.
Preguntas frecuentes sobre la eficiencia del flujo
1. ¿Por qué medimos la eficiencia del flujo?
Medimos la eficiencia del flujo para minimizar el tiempo improductivo/de inactividad en el flujo de trabajo. Una buena eficiencia del flujo garantiza que el producto pueda enviarse tan pronto como se haya terminado el trabajo activo.
2. ¿Por qué es importante la eficiencia del flujo?
La eficiencia del flujo es la relación entre el trabajo activo y el tiempo total de entrega. Es importante porque ayuda a las organizaciones a reducir el tiempo que tardan en atender la petición de un cliente. Por ejemplo, si necesita 2 días de trabajo activo para crear un producto, pero tiene una duración del ciclo de 20 días para entregarlo, su eficiencia de flujo es del 10%.
Esto demuestra que, reduciendo la duración del ciclo, puede aumentar el rendimiento y maximizar los ingresos de forma significativa.