«La eficiencia consiste en hacer mejor lo que ya se está haciendo», escribió Peter Drucker, padre de la gestión moderna, al referirse a ella como un factor clave en la optimización empresarial.
En todos los sectores, geografías, tamaños y tipos, la eficiencia es una forma fundamental en la que las empresas maximizan su rentabilidad. Ya sea optimizando una línea de fabricación, reduciendo el tiempo de entrega de pizzas o mejorando la productividad de los desarrolladores, la eficiencia reduce los costes y aumenta los ingresos.
En esta entrada del blog, exploramos un tipo específico de eficiencia, la eficiencia del flujo, que abre una nueva perspectiva en la gestión de operaciones.
¿Qué es la eficiencia del flujo?
La eficiencia del flujo es la proporción de tiempo activo que dedica a realizar una tarea en comparación con el tiempo total que lleva la tarea.
Tomemos como ejemplo la elaboración de una pizza. Por lo general, implica preparar la masa, hacer la salsa, montar la pizza, hornearla y servirla al cliente en la mesa.
- Si cada uno de estos cinco pasos lleva 2 minutos, el tiempo dedicado a realizar la tarea es de 10 minutos.
- Sin embargo, si se produce un retraso de 6 minutos porque el horno no está disponible, el tiempo total que lleva la tarea es de 16 minutos.
- La eficiencia del flujo es 10/14, lo que equivale al 62,5 %.
En la gestión de proyectos contemporánea, lograr una alta eficiencia de flujo es sinónimo de excelencia operativa. Por lo tanto, calcularlo con precisión es el primer paso para optimizar sus procesos.
¿Cómo calcular su eficiencia de flujo?
El cálculo de la eficiencia del flujo es un proceso sencillo que implica comprender el tiempo dedicado al trabajo activo en comparación con la duración total del ciclo de una tarea o proyecto.
Aquí tiene una guía paso a paso que le ayudará a realizar un seguimiento preciso de la eficiencia del flujo.
1. Describa en qué consiste la «tarea».
Dependiendo del trabajo que esté realizando, la tarea puede consistir en un solo paso o en una serie de múltiples pasos. Para calcular la eficiencia del flujo, necesita saber en qué consiste su tarea.
Por ejemplo, como equipo de ingeniería de software, si su «tarea» es lanzar una función, podría incluir:
- Diseño
- Desarrollo
- Pruebas
- Implementación
Si utiliza una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, es posible que ya tenga configurado este desglose. Si no es así, ¡no se preocupe! Cualquier herramienta de mapeo de procesos puede ayudarle a trazar un mapa. También puede utilizar ClickUp Pizarra para esbozar el flujo de trabajo colaborativo del equipo.
2. Calcule el tiempo de trabajo activo
El tiempo de trabajo activo son las semanas/días/horas en las que se trabaja activamente en la tarea. En el proyecto de software que hemos visto anteriormente, se trata del número de horas que un diseñador dedica a escribir el código del software o que un analista de calidad dedica a realizar pruebas.
La mejor manera de recopilar esta información es realizando un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea. El control de tiempo de ClickUp permite a cada miembro del equipo realizar un seguimiento de su tiempo de trabajo activo iniciando un cronómetro o añadiéndolo manualmente.
Supongamos que el equipo de ingeniería de software trabaja en cada tarea de la siguiente manera.
- Diseño: 10 horas
- Desarrollo: 24 horas
- Prueba: 4 horas
- Implementación: 2 horas
El tiempo total de trabajo activo es de 40 horas o una semana-persona.
Es importante señalar aquí que el hecho de que las pruebas duren cuatro horas no significa que puedan realizarse en medio día. Dependiendo de la disponibilidad, la capacidad, la urgencia, la prioridad, etc., el analista de calidad puede hacerlo de una sola vez o repartirlo a lo largo de una semana.
3. Calcule la duración del ciclo
La duración del ciclo es la duración desde que se inicia la tarea hasta que está completada, incluyendo tanto el tiempo de trabajo activo como el tiempo de inactividad. Normalmente se mide en días/semanas en lugar de horas.
La forma más sencilla de calcular la duración del ciclo es la fecha de finalización menos la fecha de inicio. Por lo tanto, si el diseño comenzó el 1 de enero y la implementación fue completada el 28 de enero, la duración del ciclo es de cuatro semanas-persona.
Con ClickUp, puede asignar una fecha de inicio y una fecha de finalización a cada tarea, lo que facilita enormemente la búsqueda de la duración del ciclo.
4. Calcule la eficiencia del flujo
Una vez que tenga el tiempo activo total y la duración del ciclo total, utilice la fórmula siguiente para medir la eficiencia del flujo.
Eficiencia del flujo = (tiempo de trabajo activo/duración total del ciclo) × 100
Ampliando el ejemplo anterior: Eficiencia del flujo = (una persona-semana/4 personas-semana) x 100 = 25 %.
5. Descubra las deficiencias en la eficiencia de los flujos
En nuestro ejemplo anterior, el 75 % del tiempo, o tres semanas-persona, no es tiempo de trabajo activo. Se trata de tiempo dedicado a esperar o estar inactivo: esperar comentarios, esperar a que otros miembros del equipo completen sus tareas o esperar la aprobación para pasar a la siguiente fase.
La mejora de la eficiencia del flujo comienza por reducir el tiempo de espera. Antes de mostrarle cómo situar la eficiencia del flujo en el contexto de otras métricas relacionadas,
Otros KPI relacionados con la eficiencia del flujo
Aunque la métrica de eficiencia de flujo es importante para los gestores de proyectos, por sí sola no significa gran cosa. Por ejemplo, con una eficiencia de flujo del 25 %, ¿son productivos los miembros del equipo?
A primera vista, podría parecer que su equipo está desperdiciando el 75 % de su tiempo. Pero eso no es cierto. Sus equipos podrían estar trabajando en cuatro funciones (es decir, flujos) en paralelo, siendo productivos el 100 % del tiempo.
Para evitar esta confusión, es esencial comprender la eficiencia del flujo en relación con otras métricas.
Rendimiento
El rendimiento mide la cantidad de trabajo completado en un período determinado. Es un indicador directo de la productividad de un equipo. Para un equipo de ingeniería de software, el rendimiento sería el número de funciones lanzadas en un período de tiempo determinado.
Así, su equipo podría lanzar diez funciones en cuatro semanas y su rendimiento sería de diez, aunque su eficiencia de flujo siguiera siendo del 25 %.
Plazo de entrega
El plazo de entrega es el tiempo total que transcurre desde que se solicita una tarea hasta su entrega. Abarca tanto el tiempo de trabajo activo como el tiempo de inactividad. En el desarrollo de productos, se trata del tiempo que transcurre desde que un cliente o un miembro del equipo comercial realiza una solicitud hasta que esta se envía a producción.
Además del tiempo de trabajo activo/duración del ciclo, el plazo de entrega también incluye el tiempo que se tarda en redactar las historias de los usuarios, priorizarlas, asignar recursos, etc. Por lo tanto, si su equipo está ocupado durante los próximos seis meses con lanzamientos ya planificados, su plazo de entrega puede ser de siete meses, incluso si la eficiencia del flujo es del 25 %.
Utilización de recursos
La utilización de recursos mide la eficacia con la que un equipo u organización utiliza los recursos disponibles, incluyendo el personal, las herramientas y el tiempo.
Si su eficiencia de flujo es del 25 % y la utilización de sus recursos también es del 100 %, está claro que no puede asumir más trabajo. Si la utilización de los recursos también es del 25 %, significa que tiene capacidad para hacer mucho más.
Límites de trabajo en curso (WIP)
Los límites WIP restringen el número de tareas o proyectos que pueden estar en curso en un momento dado. Se utilizan para garantizar que los esfuerzos se concentren en completar las tareas antes de iniciar otras nuevas, lo que reduce la duración del ciclo y aumenta el rendimiento.
Los límites WIP ayudan a aumentar la eficiencia del flujo al dar prioridad a las tareas que ya se han iniciado.
En conjunto, estas métricas pueden ser beneficiosas para mejorar continuamente la eficiencia de su flujo. A continuación le mostramos cómo puede utilizarlas en sus procesos de optimización.
Consejos para mejorar la eficiencia del flujo
El primer paso para mejorar la eficiencia del flujo es calcularla con precisión e identificar las deficiencias. Basándose en esa información, pruebe los siguientes consejos.
Establezca límites para el trabajo en curso (WIP).
Es obvio que no se debe empezar un nuevo trabajo cuando los actuales aún no están completos. Tener demasiadas tareas abiertas puede retrasarlas todas. Una buena priorización de los trabajos pendientes puede ayudar a maximizar el valor de los elementos en desarrollo.
Utilice ClickUp para establecer límites de WIP en los tableros, lo que garantiza que las cargas de trabajo sean manejables y que cada tarea reciba la atención que merece.
Sin embargo, esto puede resultar contraproducente en organizaciones complejas con tareas de varios pasos. Por ejemplo, si hace esperar a un desarrollador hasta que se implemente la función, tendrá al menos ocho horas de tiempo de inactividad, lo que afectará a la eficiencia de su flujo.
Utilice los límites de trabajo en curso (WIP) en colaboración con la productividad del equipo, la carga de trabajo y el rendimiento para optimizar los resultados.
Realice la automatización de los flujos de trabajo
Automatice las tareas sencillas y repetitivas para optimizar el flujo de procesos. Los equipos de ingeniería utilizan la automatización de pruebas constantemente para lograrlo.
Con el software de gestión de proyectos ClickUp, los gestores de proyectos también pueden automatizar tareas administrativas como asignar usuarios, crear informes y enviar seguimientos/notificaciones.
La automatización mejora la eficiencia media del flujo mediante:
Aceleración de las tareas administrativas: si la falta de eficiencia en los flujos se debe a las limitaciones de recursos del gestor del proyecto a la hora de revisar todas las tareas completadas, la automatización puede eliminarla de forma eficaz.
Prevención de retrasos: configurar recordatorios automáticos para notificarle los retrasos o desviaciones puede ayudarle a controlar la situación de antemano.
Eliminación de dependencias y cuellos de botella: supongamos que el diseñador ha completado su paso y ahora hay que asignárselo a un desarrollador. Cuando este proceso es manual, depende de la disponibilidad del gestor de proyectos.
Cuando realiza la automatización de este proceso, las tareas pueden pasar automáticamente de la lista de «diseño» a la lista de «desarrollo», desde donde los desarrolladores pueden asignarse tareas a sí mismos y comenzar a trabajar. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también fomenta la propiedad y la rendición de cuentas entre los miembros del equipo.
Gestione mejor los recursos
La asignación de recursos desempeña un rol clave en la eficiencia del flujo en un proceso complejo y de múltiples pasos. Por ejemplo, se necesitan cuatro horas para diseñar una función y 24 horas para desarrollarla. Esto significa que, en el tiempo que un desarrollador tarda en escribir el código, el diseñador puede crear seis funciones.
Por lo tanto, incluso en la interpretación más rudimentaria, este proyecto solo necesita 1/6 de un diseñador por cada desarrollador. O seis desarrolladores por cada diseñador. Esto podría requerir cierta nivelación de recursos.
Comprenda los detalles esenciales y planifique los recursos en consecuencia. Elimine activamente los cuellos de botella y planifique un flujo de trabajo sin interrupciones. Las funciones de gestión de recursos de ClickUp están diseñadas precisamente para ello.
Para empezar con buen pie en la planificación eficaz de recursos, adapte y personalice una plantilla de planificación de recursos.
Fomente la colaboración en el equipo.
La mayoría de las ineficiencias en el flujo se producen durante los traspasos. Un diseñador y un desarrollador pueden necesitar varias horas para transferir conocimientos antes de que este último pueda comenzar a trabajar activamente en esa función. Esa mejora del proceso requiere una mejor colaboración entre los equipos.
Las funciones de colaboración de ClickUp, como los comentarios anidados, los documentos con uso compartido, la edición en tiempo real, la vista de chat, etc., permiten a los miembros del equipo comunicarse y colaborar sin esfuerzo.
¿Tiene alguna pregunta? Deje un comentario. ¿No conoce los criterios de aceptación? Consulte la descripción de la tarea. ¿Necesita más información sobre el caso de uso? Lea la historia del usuario en los documentos de ClickUp. ¿Aún tiene dudas? ¡Vea quién está conectado y póngase en contacto con ellos para pedir ayuda!
ClickUp crea un entorno de trabajo virtual robusto que reduce las brechas de comunicación y hace que el flujo de trabajo sea más eficiente.
Mantenga siempre la vista puesta en el objetivo.
La información relevante, precisa y significativa es la base de la optimización de la eficiencia. Configure publicaciones en tiempo real en los paneles de ClickUp personalizados según las métricas que le interesan, incluida la eficiencia del flujo.
Mejora la eficiencia del flujo con ClickUp
La pregunta fundamental que impulsa cualquier iniciativa de excelencia operativa es: «¿Es esto lo mejor que podemos hacer?». En la mayoría de los casos, la respuesta es no.
Para lograr una mejora continua, las organizaciones actuales necesitan un enfoque estratégico que permita eliminar las deficiencias, minimizar las ineficiencias y optimizar los flujos de trabajo. Este enfoque incluye conocimientos, acciones y automatización. ClickUp permite todo esto y mucho más.
Con paneles y herramientas de elaboración de informes diseñados para potenciar una buena gestión de proyectos, ClickUp se basa en los datos.
Al integrar notas, tareas, proyectos, recursos y herramientas colaborativas en una sola plataforma, ClickUp facilita la toma de medidas.
Las plantillas prediseñadas, más de 100 automatizaciones y ClickUp Brain eliminan el trabajo rutinario, lo que le permite centrarse en lo que realmente importa.
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Preguntas frecuentes sobre la eficiencia del flujo
1. ¿Por qué medimos la eficiencia del flujo?
Medimos la eficiencia del flujo para minimizar el tiempo improductivo/inactivo en el flujo de trabajo. Una buena eficiencia del flujo garantiza que el producto pueda enviarse tan pronto como el trabajo activo esté terminado.
2. ¿Por qué es importante la eficiencia del flujo?
La eficiencia del flujo es la relación entre el trabajo activo y la duración del ciclo de entrega. Es importante porque ayuda a las organizaciones a reducir el tiempo que tardan en atender las solicitudes de los clientes. Por ejemplo, si necesita 2 días de trabajo activo para crear un producto, pero tiene una duración del ciclo de entrega de 20 días, su eficiencia de flujo es del 10 %.
Esto demuestra que, al reducir la duración del ciclo, puede aumentar el rendimiento y maximizar los ingresos de forma significativa.