El reputado autor e informático Damien Conway dijo una vez: "La documentación es una carta de amor que te escribes a ti mismo"
Aunque la afirmación de Conway se refería a los principios de codificación, una documentación limpia y clara es una parte infravalorada y a menudo descuidada de la gestión de una empresa, que ofrece numerosas ventajas.
Una empresa en funcionamiento tiene varios documentos esenciales que contribuyen a su buen funcionamiento. Usted trabaja duro para crear documentos cruciales, como por ejemplo contratos legales , archivos de empleados , POE planes de emergencia, etc.
Pero, ¿qué ocurre cuando alguien necesita acceder a ellos o auditarlos? Digitalizarlos es el primer paso.
Sin embargo, cuando se trata de digitalizar los documentos en papel, ¿cómo evitar que se pierdan o corrompan en sistemas de gestión de documentos no regulados?
¿Cómo se asegura de que sus empleados puedan encontrar y utilizar los documentos que necesitan? ¿Y cómo cumplir las leyes y normativas en constante cambio que regulan el mantenimiento de registros?
Si se enfrenta a estos problemas o quiere mejorar su actual sistema de gestión de documentos, este artículo es para usted. Hemos elaborado una lista de los 10 mejores software y sistemas de gestión de registros de 2024.
Estas herramientas le ayudarán a organizar, gestionar y proteger sus archivos y ponerlos a disposición de las personas adecuadas en el momento oportuno. ¡Sigue leyendo para saber más! 🚀
¿Qué es el software de gestión de registros?
El software de gestión de registros es una solución que las empresas aprovechan para el seguimiento, almacenamiento, acceso, uso compartido y organización de su documentación o registros relacionados con la empresa. El software de gestión de registros gestiona todos los registros desde su creación hasta el momento en que se eliminan los documentos. El software de gestión de registros es esencial para garantizar el uso compartido de conocimientos, cumplir los requisitos normativos y gestionar los riesgos.
¿Qué debe buscar en un software de gestión documental?
La gestión de archivos digitales es esencial para cualquier empresa que desee almacenar, acceder y gestionar sus documentos de forma eficaz. Debe encontrar uno que se adapte a sus necesidades y metas específicas.
Estas son algunas de las funciones clave que debe tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión documental:
- Capacidades de importación y escaneado: Quieres un software que importe fácilmente documentos de varias fuentes, como correo electrónico, almacenamiento en la nube u otras aplicaciones. Esto le permite consolidar sus documentos y compartirlos con su equipo. Si todavía tienes registros en papel, necesitas un software que pueda escanearlos y convertirlos en archivos digitales
- Control de acceso y seguridad: Busca un software que proteja los datos confidenciales de accesos no autorizados o infracciones. Debe poder ajustar permisos y roles para distintos usuarios, grupos o departamentos. Asegúrate de que el software de gestión de expedientes que elijas cifra tus datos y cumple las leyes y normativas pertinentes
- Automatización y flujos de trabajo: Elija un software que agilice los procesos de su empresa yahorre tiempo y esfuerzo. Debe poder crear flujos de trabajo y automatizar tareas, como aprobaciones, notificaciones, recordatorios o informes. También debe buscar un software que se integre con sus otras herramientas, como CRM, ERP o software de contabilidad
- Personalización y escalabilidad: Lo ideal es un software que se adapte a sus necesidades y preferencias cambiantes permitiéndole personalizar sus campos de datos, rótulos, categorías o vistas. Elija un software que pueda ampliarse o adaptarse a medida que su empresa crece o cambia
- Fiabilidad y fiabilidad: Por último, necesita un software de gestión de registros en el que pueda confiar. Busque un software con buena reputación, críticas positivas y clientes satisfechos. También debe buscar uno que ofrezca compatibilidad, actualizaciones y copias de seguridad
Con estas funciones en mente, prepárate para elegir entre nuestra lista de los 10 mejores software y sistemas de gestión de registros de 2024.
Los 10 mejores software de gestión documental para 2024
1. ClickUp
Organice sus archivos y proyectos rápidamente con las herramientas fácilmente personalizables que le ofrece ClickUp El potente y versátil software de gestión de expedientes de ClickUp le permite organizar, gestionar y compartir sus datos en toda su empresa. Puede crear espacios y carpetas para diferentes departamentos o proyectos y establecer permisos y roles para cada uno de ellos.
También puede crear nuevos documentos utilizando Documentos de ClickUp que pueden compartir y a los que pueden acceder otros miembros de su entorno de trabajo. Con ClickUp, puede establecer tareas como la revisión, la comprobación o la actualización de documentos durante y después de la creación para que nada se escape.
Cree documentos en un lugar digital centralizado con ClickUp Docs y compártalos fácilmente
También puede utilizar otras funciones que simplifican la organización y visualización de datos, como por ejemplo Campos personalizados de ClickUp , Vistas personalizadas de ClickUp y Haga clic en Up Dashboards .
La detallada estructura jerárquica de ClickUp le permite visualizar sus proyectos Jerarquía de proyectos de ClickUp te ayuda a crear entornos de trabajo con varios subtemas para los distintos proyectos en los que pueda estar trabajando tu equipo. Por ejemplo, dentro del entorno de trabajo "Equipo creativo", puede añadir subcategorías para diferentes equipos y proyectos.
Además, puede utilizar Business Book of Record de ClickUp plantilla para mantener registros de los documentos esenciales de su organización. Le permite cumplir la normativa sobre mantenimiento de registros y cotejar todos sus documentos importantes en un solo lugar.
Utilice la plantilla Business Book of Record de ClickUp para mantener los registros esenciales de su empresa
Estas funciones le permiten personalizar la estructura, la visualización y el análisis de sus datos, lo que hace que ClickUp sea ideal para la gestión de datos y la colaboración.
Realice un seguimiento de sus proyectos y del progreso de su equipo en los cuadros de mando de ClickUp
Las mejores funciones de ClickUp:
- Utilice los documentos de ClickUp paradocumento colaborativo creación y edición
- Aproveche los Campos personalizados para almacenar y mostrar información como el tipo de documento, el estado, la prioridad o el propietario
- Utilice vistas personalizadas para supervisar métricas e indicadores clave
- Establezca permisos y controle el acceso a espacios, carpetas, etc
Limitaciones de ClickUp:
- Algunos usuarios informan de una curva de aprendizaje más pronunciada para las funciones avanzadas
Precios de ClickUp:
- Gratis Forever (Gratis para siempre)
- Ilimitado: 7 $/mes por usuario
- Empresa: 12 $/mes por usuario
- Empresa: Contactar para precios
- ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $/miembro de ClickUp/mes
Valoraciones y reseñas de ClickUp:
- G2: 4.7/5 (9,000+ reseñas)
- Capterra: 4.7/5 (4,000+ opiniones)
2. FileHold
vía FileHold FileHold es un potente sistema de gestión de documentos diseñado para simplificar la gestión de documentos.
Proporciona un espacio de almacenamiento seguro para todo tipo de registros y una interfaz fácil de usar para una navegación fluida.
Si su objetivo es la seguridad de los datos, FileHold podría funcionar bien para usted. FileHold ayuda a los usuarios a organizar y proteger sus documentos con facilidad, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las normas reglamentarias.
Las mejores funciones de FileHold:
- Aproveche la gestión de documentos y registros de nivel empresarial
- Utilice funciones avanzadas de escaneado y tratamiento de imágenes de documentos
- Automatización de flujos de trabajo para agilizar los procesos
- Ajuste el control de acceso basado en roles para mejorar la seguridad
Limitaciones de FileHold:
- Integraciones de terceros limitadas en comparación con otras alternativas
- El diseño de la interfaz puede no ser tan moderno o intuitivo como otras soluciones
Precios de FileHold:
- Enterprise: 10 $/mes por usuario
- Nube/Servidor propio: 15 $/mes por usuario
- Express: 15 $/mes por cinco usuarios
- Nube (Microsoft Azure): 30 $/mes por usuario
- Plan personalizado: Contactar para precios
Valoraciones y reseñas de FileHold:
- G2: 4.6/5 (30+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (45+ opiniones)
3. DocSavy
vía DocSavy DocSavy es un software de gestión de archivos basado en la nube que le ayuda a almacenar, organizar y acceder a los documentos de forma eficaz. Le permite definir qué son sus documentos y dónde deben ir mediante etiquetas, metadatos y asociaciones.
Su eficaz búsqueda de texto completo y sus filtros facilitan y agilizan la búsqueda de los documentos que necesita. Al mismo tiempo, sus avanzadas funciones de seguridad protegen la información confidencial. Las funciones sencillas pero fáciles de usar de DocSavy lo convierten en una herramienta de gestión de archivos realmente inteligente.
Las mejores funciones de DocSavy:
- Carga, escanea o envía por correo electrónico tus documentos y almacénalos en la nube
- Etiqueta tus documentos por tipo, categoría, estado o propietario
- Busque documentos utilizando palabras clave, frases u operadores
- Comparta sus documentos con los miembros de su equipo, clientes o socios mediante correo electrónico, enlaces o integraciones
Límites de DocSavy:
- Falta de funciones avanzadas de automatización en comparación con soluciones más robustas.
- Escalabilidad limitada para grandes corporaciones con sistemas complejosgestión de documentos complejas.
Precios de DocSavy:
- Plan Inicial: $0.99/mes por usuario
- 20 Plan: $9.99/mes para tres usuarios
- 50 Plan: $49.00/mes para siete usuarios
- Plan 100: 99 $/mes
- Plan 200: 149,99 $/mes
- **Plan 300: 199,99 $/mes
- **Plan personalizado
Valoraciones y reseñas de DocSavy:
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: No hay suficientes opiniones
4. Bóveda Veeva
vía Bóveda Veeva Veeva Vault es una plataforma en la nube diseñada específicamente para sectores altamente regulados, como las ciencias de la vida y la sanidad. Es una solución integral y altamente segura que permite gestionar contenidos y datos en una única plataforma.
Puede utilizar Veeva Vault para crear, almacenar, acceder y compartir documentos, como ensayos clínicos, envíos reglamentarios, documentos de calidad, etc.
Veeva Vault garantiza la integridad absoluta de los datos y el cumplimiento de la normativa. Sus sólidas medidas de seguridad cumplen los más altos estándares de calidad, escalabilidad y rendimiento.
Las mejores funciones de Veeva:
- Gestione todo el ciclo de vida de sus documentos, desde la creación hasta la aprobación, distribución y archivo
- Asegúrese de que sus documentos cumplen las leyes y normativas pertinentes, como FDA, EMA o ISO
- Utilice firmas electrónicas para autorizar sus documentos de forma segura y eficaz
Límites de Veeva:
- Los usuarios informan de que la versión Enterprise tiene un precio relativamente elevado en comparación con otras herramientas
- Las opciones de personalización pueden ser limitadas para determinados requisitos específicos del sector
Precios de Veeva:
- Free Forever (Gratis para siempre)
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Veeva:
- G2: 4.1/5 (40+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (20+ opiniones)
5. SharePoint
vía SharePoint SharePoint es una plataforma de gestión de documentos y colaboración desarrollada por Microsoft. Ampliamente popular entre empresas de todos los tamaños y sectores, SharePoint permite supervisar y crear informes sobre la gestión de registros de acuerdo con políticas y procesos definidos.
SharePoint es ideal para gestión de registros si utilizas la suite de Microsoft, ya que se integra perfectamente con las aplicaciones de Office 365, como Word, Excel, PowerPoint y OneDrive.
La herramienta permite almacenar, organizar y compartir documentos de forma segura, mejorando la colaboración y la productividad.
Las mejores funciones de SharePoint:
- Cree bibliotecas de documentos para almacenar y gestionar sus documentos en una ubicación centralizada
- Seguimiento y restauración de los cambios en los documentos mediante el historial de versiones
- Acceda a sus documentos y edítelos mediante las aplicaciones de Office 365
limitaciones de SharePoint:
- Limitaciones de espacio de datos para la biblioteca de documentos
- Las opciones de personalización requieren conocimientos técnicos
Precios de SharePoint:
- SharePoint (Plan 1): 5,00 $/mes por usuario
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/mes por usuario
Valoraciones y reseñas de SharePoint:
- G2: 4/5 (8.000+ opiniones)
- Capterra: 4.3/5 (5,000+ opiniones)
6. Fluix
vía Fluix Fluix es una solución de software sin código que ayuda a las empresas a digitalizar documentos y automatizar tareas rutinarias, todo en un mismo lugar. Está diseñado para ayudar a los equipos a agilizar los procesos relacionados con los documentos, mejorar la eficiencia y garantizar el cumplimiento, incluso sobre la marcha.
Fluix es ideal para equipos móviles, ya que le permite firmar y gestionar documentos fácilmente en sus dispositivos móviles. También puede trabajar sin conexión y sincronizar sus datos cuando esté conectado.
Las mejores funciones de Fluix:
- Accede a tus documentos en cualquier momento y lugar, mediante dispositivos iOS o Android
- Anote y edite sus documentos utilizando resaltados, notas, sellos o dibujos
- Automatice sus flujos de trabajo y procesos documentales, como aprobaciones, notificaciones o recordatorios
Límites de Fluix:
- Integraciones limitadas con aplicaciones de terceros en comparación con otras plataformas
Precios de Fluix:
- Fluix core: 30 $/mes por usuario
- Empresa: Póngase en contacto con el equipo de ventas para consultar precios
Valoraciones y reseñas de Fluix:
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: 4.8/5 (40+ opiniones)
7. Plataforma Alfresco
vía Plataforma Alfresco Alfresco es una interfaz web segura y de código abierto que ayuda a las corporaciones a gestionar y proteger sus registros de copia impresa a digital en una única ubicación.
Con Alfresco, obtendrá una solución integral de gestión del ciclo de vida y gobernanza para todos sus registros. Su uso también garantiza el cumplimiento de las leyes y normativas.
Alfresco merece su consideración si busca una solución flexible y escalable que pueda adaptarse a las necesidades y preferencias de organizaciones de todos los tamaños.
Las mejores funciones de la plataforma Alfresco:
- Organice y almacene sus registros en un repositorio centralizado mediante metadatos, categorías y etiquetas
- Agilice sus procesos y flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones o auditorías
- Comuníquese y colabore con los miembros de su equipo mediante chat, vídeo o redes sociales
Limitaciones de la plataforma Alfresco:
- Requiere asistencia para su configuración y personalización, lo que puede suponer un reto para las organizaciones más pequeñas
- La interfaz de usuario puede no ser tan intuitiva como otras soluciones
Precios de la plataforma Alfresco:
- Comunidad Alfresco: Gratuito/a
- Equipo básico: 2 $/mes por usuario
- Empresa: 22 $/mes por usuario
Valoraciones y reseñas de la plataforma Alfresco:
- G2: 3.6/5 (40+ opiniones)
- Capterra: 4.1/5 (20+ opiniones)
8. OpenText
vía OpenText OpenText es una solución de software de gestión de registros completa, altamente escalable y de nivel corporativo que ayuda a las organizaciones a mejorar la eficiencia y el cumplimiento.
La plataforma única y segura de OpenText le permite organizar y compartir contenido electrónico y físico en toda la corporación.
Es una solución ideal si desea aprovechar el poder de la IA transformadora con el software de gestión de documentos.
Las mejores funciones de OpenText:
- Digitaliza tus documentos en papel mediante escáneres, dispositivos móviles o correo electrónico
- Archiva tus registros para su conservación y cumplimiento a largo plazo utilizando opciones de almacenamiento seguras y rentables
- Asegúrese de que sus registros cumplen las leyes y normativas pertinentes, como GDPR, HIPAA o SOX
- Utilice OpenText Magellan, una plataforma flexible de IA y análisis, para automatizar los flujos de trabajo
limitaciones de OpenText:
- Precio más alto que muchos competidores, especialmente para pequeñas y medianas empresas
- Las funciones complejas pueden requerir formación adicional
Precios de OpenText:
- Precios personalizados
Valoraciones y valoraciones de OpenText:
- G2: 4,3/5 (más de 20 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes opiniones
9. Ademero
vía Ademero Ademero es una herramienta de gestión documental diseñada para simplificar la organización y recuperación de documentos. Ayuda a las organizaciones a agilizar sus procesos relacionados con los documentos y mejorar la eficiencia general en el mantenimiento de registros.
Si utiliza Quickbooks para llevar la contabilidad de su empresa, Ademero sería una opción ideal por su estrecha integración y sus flujos de trabajo automatizados.
Las mejores funciones de Ademero:
- Escanee sus documentos en papel mediante escáneres, dispositivos móviles o correo electrónico
- Indexa tus documentos utilizando metadatos
- Busque sus documentos mediante palabras clave, frases u operadores
Límites de Ademero:
- Un número limitado de funciones avanzadas y una interfaz de usuario menos intuitiva en comparación con otras soluciones de corporación
Precios de Ademero:
- Hosted Standard: $35/mes por usuario
- Alojamiento Premium: 70 $/mes por usuario
Valoraciones y reseñas de Ademero:
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: 4.3/5 (41+ opiniones)
10. Hyland
vía Hyland Hyland es una plataforma líder de gestión de contenidos para empresas que ofrece gestión de documentos, gestión de registros y automatización de procesos empresariales.
Hyland ayuda a las organizaciones de todos los sectores a integrar a la perfección sus contenidos, datos y procesos para proporcionar la información adecuada a las personas adecuadas, donde y cuando la necesiten.
Es una opción fiable para organizaciones con diversas necesidades de mantenimiento de registros.
Las mejores funciones de Hyland:
- Escanee documentos en papel mediante escáneres, dispositivos móviles o correo electrónico
- Agilice los procesos y flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones o auditorías, mediante herramientas y plantillas de arrastrar y soltar
- Asegúrese de que sus registros cumplen las leyes y normativas pertinentes, como GDPR, HIPAA o SOX
limitaciones de Hyland:
- La implementación y la personalización pueden requerir la asistencia de consultores de Hyland, que tienen un coste añadido
Precios de Hyland:
- Póngase en contacto con el equipo de ventas para consultar precios
Valoraciones y reseñas de Hyland:
- G2: 4.3/5 (150+ opiniones)
- Capterra: No hay suficientes opiniones
Elija el mejor sistema de gestión de registros para su empresa
Unos registros diligentemente mantenidos son la columna vertebral de cualquier empresa. Contienen información valiosa, como contratos, facturas, informes, etc. Un sistema de gestión de registros sólido puede ayudarle a mejorar la eficiencia y la colaboración, así como a garantizar la seguridad y el cumplimiento de los documentos.
Cada uno de los programas de esta Lista ofrece funciones y ventajas únicas. Sea cual sea la opción que elija, asegúrese de que se adapta a los requisitos cambiantes de su empresa y de que respeta la seguridad de los auditores.
En este caso, la versátil plataforma de gestión de proyectos ClickUp destaca sobre las demás. Sus funciones avanzadas, su diseño centrado en el usuario y su capacidad de ofrecer opciones personalizables para una gestión eficaz de los registros la convierten en una solución integral para el lugar de trabajo en la que puede confiar sus documentos y su empresa. Regístrese hoy mismo para obtener una cuenta ClickUp gratuita/a