Nadie puede reducir su conjunto de tecnologías a una sola plataforma. Tanto si organizas tus reuniones con Google Calendar como si gestionas un equipo de marketing para una pyme utilizando HubSpot, la mayoría de nosotros dependemos de múltiples programas para mantenernos organizados y tener productividad. Es igualmente importante realizar el uso compartido de la información entre múltiples plataformas para aprovechar las ventajas de la suma de las partes.
Sin embargo, volver a escribir manualmente la información o copiar y pegar datos de una herramienta de software a otra es un delito en la era de la IA. Ahí es donde entra en juego Zapier. Se trata de una herramienta de automatización de flujos de trabajo que conecta más de 6000 aplicaciones para activar acciones y eventos específicos basados en desencadenantes predeterminados.
Cuanto más puedas interconectar todas las aplicaciones que te gusta usar, mejor podrás crear tu flujo de trabajo ideal para todos los proyectos y rutinas de tu vida (personal, profesional o de otro tipo).
El truco está en encontrar qué aplicaciones pueden interactuar dinámicamente con el software de integración de Zapier y crear acciones y eventos en los que puedas confiar. Necesitas integraciones de Zapier robustas y multifacéticas para crear tu flujo de trabajo y simplificar tu vida.
¿Qué debe buscar en las integraciones de Zapier?
La marca distintiva de una buena aplicación de productividad, calendario o herramienta empresarial es que facilita la integración con otras herramientas. Al fin y al cabo, ninguna aplicación puede hacerlo todo para todo el mundo, y las aplicaciones que permiten conexiones con otras aplicaciones tienen muchas más posibilidades de afianzarse en la lista de imprescindibles de los usuarios.
Por lo tanto, si estás buscando nuevas aplicaciones para incorporar a tus rutinas y flujos de trabajo de 2024, no te limites a preguntar qué puede hacer la aplicación por sí misma. Pregunta qué puede hacer la aplicación a través de las integraciones Zaps de Zapier. Las mejores integraciones de Zapier deben cumplir varios criterios:
- Aparece en la lista pública: Cuando una aplicación aparece en la lista pública de Zapier, los desarrolladores de la aplicación confirman que realizarán sus integraciones. Probablemente también encontrarás un soporte más fiable que con las aplicaciones que no aparecen en la lista o que aparecen en la lista privada.
- Hay muchas opciones diferentes de desencadenantes y acciones: algunas aplicaciones solo tienen una única acción o desencadenante superficial. Comprueba que la integración de Zapier tiene múltiples desencadenantes potenciales, acciones posibles y puntos finales. Esto significa que puedes hacer (y realizar) mucho más en términos de automatización.
- Mucha gente lo usa y hay un montón de recursos: El impulso social es real, sobre todo cuando se trata de aplicaciones. Debido al gran tamaño de la comunidad de Zapier, cuanta más gente use una aplicación específica, mejor será. Opta por aplicaciones con cientos de miles de usuarios.
Utiliza la lista de control anterior para asegurarte de que tus herramientas actuales cumplen los requisitos y sigue utilizándola para evaluar el valor de cualquier nueva app que desees explorar. Pero si te encuentras atascado y necesitas ayuda para saber a dónde acudir, empieza con algunas integraciones fundamentales de Zapier para usuarios personales y profesionales.
Las 10 mejores integraciones de Zapier para usar
1. ClickUp
Si las integraciones de Zapier son los mecanismos que permiten realizar el trabajo, el software de gestión de proyectos es la base. Todo el mundo necesita un hub de gestión de proyectos y tareas que albergue todas sus tareas pendientes, calendarios, recursos de conocimiento y cosas en curso. Ese hub es ClickUp.
ClickUp es una plataforma de gestión de proyectos todo en uno donde los usuarios personales o los equipos profesionales pueden organizar sus flujos de trabajo y rutinas. Puedes colaborar con compañeros de trabajo, realizar un seguimiento de proyectos en los que participan varias personas y gestionar tu lista de tareas diarias o continuas en un solo espacio. Y lo que es aún mejor, ClickUp cuenta con una sólida automatización de Zapier que marca todos los elementos de la lista de la sección anterior que acabas de desplazar hacia abajo.
Puedes utilizar docenas de Zaps de ClickUp-Zapier para gestionar funciones estándar y cadenas de acciones. Puedes integrar ClickUp directamente con tus herramientas favoritas, como Google Calendar y Slack, para obtener flujos de trabajo más matizados. Y lo que es aún mejor, una vez que todas tus integraciones, conexiones y Zaps de ClickUp estén en su sitio, puedes utilizar la Búsqueda universal de ClickUp para encontrar información de cualquier herramienta interconectada.
Las mejores funciones de ClickUp
- ClickUp puede ser tu hub centralizado para crear eventos, completar tareas y buscar información cuando haces conexiones con todas las aplicaciones que utilizas en tu vida personal o profesional. Estos ejemplos de automatización de procesos empresariales pueden inspirarte si quieres desarrollar tus propias ideas.
- Puede configurar docenas de desencadenantes automáticos para tener todas sus tareas, eventos, notas y conversaciones en un solo lugar mediante un software de automatización de tareas fácil de usar.
- Pasará menos tiempo copiando invitaciones a reuniones o invitando a su dirección de correo electrónico a sus reuniones: si está en ClickUp, estará en todas sus otras herramientas integradas.
- La amplia compatibilidad de ClickUp, Zapier y los entusiastas usuarios facilitan la obtención de ayuda con todas tus preguntas o la inspiración para la automatización creativa de los flujos de trabajo.
Limitaciones de ClickUp
- Los usuarios particulares pueden necesitar profundizar en la API, ya que la mayoría de los Zaps de ClickUp están orientados a casos de uso profesional.
- Cambiar a una nueva plataforma de gestión de proyectos para acceder a los Zaps puede ser una tarea ardua.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: 7 $ al mes por usuario.
- Empresa: 12 $ al mes por usuario.
- Enterprise: ponte en contacto para conocer los precios.
- ClickUp AI está disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por miembro.
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 2000 reseñas)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2000 reseñas)
2. ActiveCampaign
ActiveCampaign es una plataforma de automatización de marketing que facilita el trabajo de los equipos pequeños. Ofrece herramientas de marketing por correo electrónico, automatización para enviar y personalizar correos electrónicos, y la posibilidad de enviar correos electrónicos en respuesta a ventas u otras interacciones.
Con ActiveCampaign puedes configurar docenas de automatizaciones personalizadas que envían diferentes correos electrónicos a diferentes personas en diferentes momentos, pero ¿dónde encaja una integración de Zapier?
A través de Zaps, puedes asegurarte de que todas las interacciones con clientes o clientes potenciales en diferentes ajustes se registren correctamente en ActiveCampaign. Por ejemplo, puedes enlazar cada página de destino de tu sitio web con campañas de correo electrónico específicas para que los nuevos contactos reciban automáticamente la comunicación adecuada.
ActiveCampaign Zaps también puede añadir nuevas tareas a tu lista de tareas pendientes o reuniones con clientes a tu Calendario cada vez que los destinatarios interactúen con los mensajes que envías.
Las mejores funciones de ActiveCampaign
- Guías de ayuda detalladas que le guiarán a través de la configuración de Zaps o le sugerirán flujos de trabajo mediante el análisis de los Zaps más utilizados.
- Automatiza todas tus comunicaciones por correo electrónico, asegurándote de que tus campañas por goteo, correos electrónicos estacionales y correos electrónicos de «¡gracias por comprar!» se envíen en el momento perfecto.
- Herramientas y opciones para comunicarte rápidamente con clientes y nuevos contactos.
Limitaciones de ActiveCampaign
- Algunas integraciones requieren soporte al cliente para resolver los detalles.
- La plataforma puede resultar tediosa de navegar.
Precios de ActiveCampaign
- Plus (paquete): 116 $ al mes
- Profesional (paquete): 386 $ al mes
- Corporación: 734 $ al mes
Valoraciones y reseñas de ActiveCampaign
- G2: 4,5/5 (más de 10 700 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 2350 opiniones)
¡Echa un vistazo a estas alternativas a ActiveCampaign!
3. Hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de Google es la alternativa más sencilla, gratuita y fácil de usar a Excel, con hojas de cálculo en línea que permiten la colaboración. Puedes utilizar plantillas, registrar el trabajo, gestionar listas y desarrollar archivos detallados para cualquier uso personal o profesional.
Una de las dificultades que muchos tienen con las hojas de cálculo es que pueden resultar molestas a la hora de introducir información en ellas. Los correctores ortográficos no funcionan en las celdas, el formato es molesto y no hay flujo como en un documento normal. No es un problema de las Hojas de cálculo de Google, es un problema de las hojas de cálculo, y la automatización de Zapier puede solucionarlo.
Con los cientos de Zaps disponibles, puedes reunir los nuevos contactos de Facebook y correo electrónico en una única lista de larga duración en Sheets. Puedes añadir transacciones, optimizar el control de gastos e incluso anotar automáticamente cuándo tienes una nueva reunión. Y eso solo en lo que respecta a la importación.
En cuanto a la salida, Sheets Zaps puede enviar alertas de Slack o mensajes de ClickUp, crear tarjetas de Trello en tableros orientados al cliente e introducir nuevos suscriptores en los registros de Mailchimp. Nadie de tu equipo tendrá que volver a escribir en hojas de cálculo.
Las mejores funciones de las Hojas de cálculo de Google
- Software gratuito basado en la nube
- Fácil colaboración, principalmente porque los usuarios pueden dejar comentarios o enviar notificaciones por correo electrónico desde las celdas.
- Hojas de cálculo de Google puede leer y dar formato a prácticamente cualquier tipo de datos, por lo que no hay problemas con la traducción.
- Hay cientos de Zaps para que puedas crear docenas de automatizaciones de flujos de trabajo, automatizaciones de formularios y copias de seguridad de datos.
Limitaciones de las Hojas de cálculo de Google
- Las Hojas de cálculo de Google tienen un número máximo de celdas, por lo que las automatizaciones requieren cierta supervisión.
- Hojas de cálculo de Google no tiene funciones tan avanzadas como Excel, por lo que es imprescindible utilizar Zaps de terceros y alternativas a Zapier.
Precios de las Hojas de cálculo de Google
- Free
Valoraciones y reseñas de Hojas de cálculo de Google
- G2: 4,6/5 (más de 42 290 reseñas para Google Workspace)
- Capterra: 4,7/5 (más de 12 900 opiniones)
4. Slack
Cuando las empresas necesitan mensajería instantánea, suelen recurrir a Slack. Slack es una plataforma de comunicación que facilita la mensajería instantánea entre grupos o directamente, así como el intercambio de archivos, las llamadas y mucho más. Las organizaciones pueden crear chats grupales por departamento, proyecto o tema, de modo que puedan tener lugar varias conversaciones abiertas simultáneamente.
La ventaja de Slack es que ya permite la automatización de flujos de trabajo y funciones avanzadas dentro de sí mismo. Puedes configurar recordatorios, programar respuestas y posponer mensajes. Pero alcanza su máximo potencial con Zaps, que permite que otras herramientas de tu conjunto tecnológico te envíen mensajes al instante.
Por ejemplo, una hoja de cálculo puede enviar una alerta a un canal o a una persona específica cuando hay un nuevo cliente potencial. También puedes enviar mensajes en Slack, como tickets de soporte, ideas de marketing o tareas que debes seguir. Incluso puedes añadir notas y mensajes informales sobre los clientes al perfil oficial en el CRM para que la información nunca se pierda.
Las mejores funciones de Slack
- Sólidas funciones de mensajería instantánea y chat grupal que facilitan la colaboración.
- Funciones inteligentes que los usuarios pueden configurar para establecer alarmas, recordatorios recurrentes y seguimientos.
- Muchos Zaps para enviar mensajes a través de Slack o convertir mensajes de Slack en elementos de acción.
Limitaciones de Slack
- Limitaciones de tamaño e integración de aplicaciones en las versiones gratuitas.
- Los planes de pago pueden tener un coste prohibitivo.
Precios de Slack
- Free
- Pro: 8,75 $ al mes.
- Business+: 15 $ al mes
- Enterprise Grid: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Slack
- G2: 4,5/5 (más de 32 200 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 23 000 opiniones)
5. Google Calendar
Google Calendar se convirtió rápidamente en la aplicación de calendario predeterminada para usuarios profesionales y personales de todo el mundo. Es fácil de usar porque está muy interconectada con nuestras bandejas de entrada. Las integraciones con plataformas como Zoom, Meetup, Calendly y otras hacen que elegir Google Calendar como tu aplicación predeterminada sea aún más fácil.
Pero cuando elijas un calendario, asegúrate de que lea todas las fuentes posibles de reuniones entrantes para evitar duplicaciones. Gracias a su extensa lista de Zapier Zaps e integraciones de terceros, Google Calendar es la opción más sencilla para garantizar precisamente eso.
Las mejores funciones de Google Calendar
- Crea varios calendarios integrados para tu vida personal y profesional.
- Ajusta fácilmente horarios de trabajo o bloques de tiempo para que las reuniones solo sean posibles durante las horas adecuadas.
- Ampliamente reconocida como la opción estándar en la mayoría de los sitios web.
Limitaciones de Google Calendar
- Los límites de uso y de invitaciones pueden suponer un obstáculo para las organizaciones más grandes.
- Navegar por las funciones y ajustes avanzados es todo un reto.
Precios de Google Calendar
- Business Starter (Google Workspace): 6 $ al mes
- Business Standard (Google Workspace): 12 $ al mes
- Business Plus (Google Workspace): 18 $ al mes
- Enterprise: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Google Calendar
- G2: 4,6/5 (más de 42 290 reseñas para Google Workspace)
- Capterra: 4,8/5 (más de 3000 reseñas)
6. HubSpot
HubSpot es un software CRM muy popular que ofrece centros individuales para marketing, equipo de ventas, operaciones y mucho más. Las organizaciones que forman parte del ecosistema HubSpot pueden gestionar su sitio web, análisis de marketing, envío y distribución de productos, y servicios en la plataforma. Está diseñado para satisfacer las necesidades operativas de empresas con hasta 2000 empleados, por lo que es un software muy potente.
Teniendo esto en cuenta, HubSpot también cuenta con una lista bastante potente de Zaps. Puedes tener conexiones con más de 1400 aplicaciones y crear miles de Zaps de acción desencadenante que se adapten a las necesidades de tu empresa. HubSpot tiene una integración Zapier que cotiza en bolsa y que es gratuita con la plataforma general de HubSpot.
Las mejores funciones de HubSpot
- Un hub de marketing intuitivo que ofrece un amplio soporte y sugerencias para mejorar los procesos.
- Abundancia de integraciones dentro del ecosistema, lo que minimiza la necesidad de realizar entradas de datos manualmente.
- Se puede acceder a la información de los clientes desde varios canales dentro de la plataforma.
Limitaciones de HubSpot
- Los valores de fecha se redondean a la medianoche UTC, lo que puede causar algunas discrepancias entre las aplicaciones.
- HubSpot puede resultar caro para las pymes.
Precios de HubSpot
- Free
- Suite Starter: 30 $ al mes
- Los precios varían en función del tipo y el volumen de actividad.
Valoraciones y reseñas de HubSpot
- G2: 4,4/5 (más de 10 680 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 4000 reseñas)
7. Notion
Notion es una aplicación para tomar notas que lleva el minimalismo al máximo. Comienza como una simple pizarra en blanco; a partir de ahí, los usuarios pueden crear todo tipo de cosas, desde gráficos de Gantt hasta libros de recetas. Para crear diferentes formatos de texto y bases de datos, se pueden utilizar los múltiples códigos y funcionalidades de Notion. Es un patio de recreo virtual para quienes buscan organizar sus proyectos personales.
Todas las posibilidades de formato libre pueden hacer que sea difícil empezar, pero los usuarios suelen disfrutar de la libertad una vez que se ponen en marcha. La entusiasta comunidad también ofrece muchas plantillas para proyectos, funciones departamentales, calendarios y mucho más. Puedes marcar tus recursos online favoritos, realizar el seguimiento y trabajar en proyectos, crear listas detalladas de tareas pendientes y organizar toda una base de conocimientos.
Las mejores funciones de Notion
- Miles de plantillas en Notion o de creadores de contenido que desean realizar un uso compartido de creaciones especializadas.
- Funciones y herramientas fáciles de usar, con la función de arrastrar y soltar, para crear páginas únicas.
- Múltiples vistas para ver y enlazar datos en toda la plataforma.
Limitaciones de Notion
- Los nuevos usuarios pueden sentirse abrumados.
- Las integraciones de Notion pueden ofrecer mejores resultados que los zaps de Notion.
Precios de Notion
- Free
- Más: 8 $ al mes.
- Empresa: 15 $
- Corporación: ponte en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4,7/5 (más de 5000 reseñas)
- Capterra: 4,8/5 (más de 2000 reseñas)
8. Calendly
Calendly es una popular herramienta de programación que aporta un toque más elegante a la configuración de citas. Los profesionales pueden utilizar Calendly para invitar a clientes, clientes potenciales y socios comerciales a programar una reunión, y se encarga de todo el complicado trabajo entre bastidores de gestionar las diferentes zonas horarias y su disponibilidad.
Es mucho más fácil que enviar correos electrónicos con posibles franjas horarias, e incluso puedes ofrecer varios tipos de reuniones para segmentar las comunicaciones internas y externas.
Se integra automáticamente con tu herramienta de reuniones preferida (como Zoom o Google Meet), por lo que los Zaps son solo la guinda del pastel.
Las mejores funciones de Calendly
- Una interfaz pulida para permitir que otros programen reuniones contigo según te convenga.
- Fácil configuración del horario de la empresa y bloqueo de tiempo
- Configuración fluida de reuniones en diferentes zonas horarias sin preocuparse por los cálculos matemáticos.
Limitaciones de Calendly
- El plan Free limita el número de tipos de reuniones que puedes tener.
- Las reuniones que no se realizan a través de Calendly pueden dificultar que Calendly reconozca cuándo no estás disponible.
Precios de Calendly
- Free
- Estándar: 12 $ al mes
- Equipos: 20 $ al mes
- Corporación: ponte en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Calendly
- G2: 4,7/5 (más de 2099 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3350 opiniones)
9. Dropbox
Muchas organizaciones y usuarios particulares alojan todos sus archivos en la nube a través de Dropbox. Esto incluye todo, desde documentos de trabajo en curso hasta POE y recursos de marketing. Es una forma estupenda de acceder siempre a los archivos que necesitas sin tener que buscar en antiguos correos electrónicos o carpetas de proyectos.
Zapier añade potencia adicional a Dropbox al permitirte realizar copias de seguridad automáticas de documentos, notificar los cambios a los colaboradores e informarte cuando alguien realiza cambios. Puedes convertir Dropbox de una herramienta esencial, aburrida pero estable, en una parte dinámica de tu flujo de trabajo.
Las mejores funciones de Dropbox
- Uso compartido de archivos: comparte archivos fácilmente a través de enlaces.
- Transfiere archivos grandes que no podrías usar para su uso compartido por correo electrónico u otras aplicaciones.
- Almacena y accede a archivos desde dispositivos con conexión.
Límites de Dropbox
- Menor seguridad en comparación con otras aplicaciones de almacenamiento y uso compartido de archivos.
- Sin acceso sin conexión a los documentos
Precios de Dropbox
- Básico: Gratis
- Además: 11,99 $ al mes.
- Essentials: 22 $ al mes
- Empresa: 24 $ al mes
- Business Plus: 32 $ al mes
Valoraciones y reseñas de Dropbox
- G2: 4,4/5 (más de 22 990 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 21 500 opiniones)
10. ConvertKit
ConvertKit ofrece un conjunto de herramientas de marketing por correo electrónico, una plataforma para boletines informativos de pago y herramientas para vender suscripciones, membresías y boletines informativos. Está más dirigido a los creadores de contenido que a las empresas convencionales.
Puedes gestionar tu lista de contactos y enviarles correos electrónicos personalizados. Con Zaps, puedes actualizar fácilmente esas listas de contactos y asegurarte de tener una copia de seguridad de todos tus datos.
Las mejores funciones de ConvertKit
- Fácil segmentación de audiencias y gestión de diferentes listas, lo que lo convierte en una buena opción para principiantes.
- Funciones de comercio electrónico integradas diseñadas para creadores de contenido que buscan monetizar sus conocimientos.
Limitaciones de ConvertKit
- Los usuarios comparan desfavorablemente el plan Free con Mailchimp.
- Relativamente pocos Zaps
Precios de ConvertKit
- Boletín informativo: 0 $
- Creador: 9 $ al mes.
- Creator Pro: 25 $ al mes
Valoraciones y reseñas de ConvertKit
- G2: 4,4/5 (más de 190 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 197 opiniones)
Automatiza tu flujo de trabajo utilizando las integraciones de Zapier para conectarte a tus herramientas favoritas.
Las integraciones y la automatización simplificarán tu forma de vivir y trabajar al reducir la mayor parte del cambio manual entre aplicaciones. Podrás acelerar tu trabajo y respirar tranquilo, ya que nada se perderá entre todas tus mejores herramientas de gestión de proyectos.
Pero si todas tus aplicaciones se comunican entre sí a través de zaps, es hora de encontrar una base desde la que puedas ser productivo. La sólida plataforma de gestión de tareas de ClickUp puede ser tu base de operaciones desde la que completar tareas, trabajar con otras personas en proyectos, controlar tu agenda y supervisar todo lo que requiere tu atención. Regístrate para obtener una cuenta gratuita Free Forever y empieza a ver dónde los zaps de ClickUp pueden cubrir tus necesidades.