Cómo anotar un PDF (Guía 2025)

¿Quieres aprender cómo anotar un PDF?

Las anotaciones en PDF son la forma más fácil de realizar el uso compartido de ideas y marcas en un documento PDF. Además, ¡te liberan de la carga que supone usar montones de papeles y rotuladores!

¿Pero cuál es la desventaja?

Te encontrarás con más botones de los que puedes manejar y más funciones de las que puedes imaginar.

Pero no te preocupes.

Si tienes problemas con tu visor de PDF, respira hondo.

Desglosaremos los pasos para realizar anotaciones en PDF en el visor de PDF más popular de todos los tiempos: Adobe Acrobat. Y, como bonus, ¡también te mostraremos una forma más fácil de realizar anotaciones en PDF!

¿Qué es una anotación?

Anotar significa «añadir notas» a un documento físico o digital. Algunas personas lo hacen para su propia referencia, mientras que otras quieren dejar información importante para los lectores.

Las formas más sencillas de anotar un documento son las siguientes:

Básicamente, ¡es la peor pesadilla de cualquier amante de los libros!

Imagina que le prestas a alguien una copia impecable de Jane Austen y te la devuelve con las páginas dobladas y llenas de marcas de rotulador.

¿Qué se puede decir?

Aunque tu costumbre de hacer anotaciones puede destruir libros (y relaciones), también puede ayudar a los profesionales creativos a mejorar su trabajo.

¿En qué consiste exactamente la anotación?

Cuando anotas un documento PDF, puedes:

Independientemente de tu profesión, las anotaciones son la mejor manera de crear un documento estructurado, fácil de leer y atractivo. Y, como ventaja adicional, ¡ahorras papel al hacerlo en un archivo PDF! (#salvadlosárboles).

Una forma de hacerlo es con el lector de PDF integrado en tu dispositivo actual, como Microsoft Edge para Windows y la aplicación Preview PDF para tu iPad. Otras herramientas también ofrecen un creador de PDF interactivo. Como alternativa, puedes descargar un visor de PDF como Adobe Acrobat.

Pero, ¿por qué Adobe?

Si quieres aprender a hacer anotaciones en PDF, siempre es recomendable empezar con Adobe Acrobat por dos razones.

Por eso, exploraremos cómo anotar un PDF en la última versión del software Adobe Acrobat.

¿Cómo se añaden anotaciones en Adobe Acrobat?

Adobe Acrobat ofrece a sus usuarios varios estilos de anotación.

Sin embargo, los tipos más utilizados son:

(Haz clic en el tipo de anotación para explorarlo).

Nota: Para acceder a todas las funciones de comentarios de Adobe Acrobat, el propietario del archivo debe habilitar primero los comentarios. Para ello, vaya a Archivo > Guardar como > PDF ampliado de Reader > Habilitar comentarios y mediciones. Esto guardará un nuevo archivo en tu sistema que estará abierto a comentarios.

A. ¿Cómo utilizar la barra de herramientas de anotaciones y marcas de dibujo en Acrobat?

Antes de empezar a añadir anotaciones, primero debemos comprender el trabajo que estamos realizando y familiarizarnos con Acrobat.

Pero primero, debes hacer que la barra de herramientas de anotaciones y dibujos sea visible para poder usarla. Para ello, ve a Herramientas > y realiza la selección de Comentario para abrir la barra de herramientas Comentario.

Si quieres diferenciar entre todas las herramientas de marcado de Acrobat, haz clic con el botón derecho del ratón en la barra de herramientas y selecciona Mostrar todos los rótulos. De este modo, se mostrará el nombre de cada herramienta junto a su icono.

La barra de herramientas Comentarios muestra una selección de iconos de comentarios de texto y dibujo.

A continuación, te ofrecemos un breve resumen ( más adelante explicaremos cómo utilizarlas ).

1. Anotaciones de texto

Al hacer clic en la función de anotación de texto, podrás:

Nota: Para saber cómo acceder a una herramienta de texto sin abrir la barra de herramientas de comentarios (mientras lees), ve a esta sección.

2. Dibujar

En la barra de herramientas Comentarios, justo después de «Cuadro de texto», verás los iconos Dibujar y Borrar dibujo.

Haz clic en el símbolo de tres puntos para ver la lista completa de opciones de dibujo, que incluye varias figuras (herramienta de rectángulo, herramienta de óvalo, herramienta de flecha, etc.) y cuadros de llamada.

B. ¿Cómo añadir comentarios de texto rápidos?

Si la vista de la barra de herramientas Comentarios te resulta restrictiva, siempre puedes añadir comentarios directamente mientras lees.

Seleccione el texto del PDF que desea comentar y haga clic en una de las siguientes opciones:

Después de aplicar el formato, puede volver a hacer clic en el texto subrayado, tachado o resaltado para añadir un comentario de texto rápido o eliminar el formato.

C. ¿Cómo añadir notas adhesivas?

Añadir una nota adhesiva a tu PDF es la forma más intuitiva de imitar la revisión de un documento en papel con lápiz.

Para añadir una nota adhesiva, primero habilita la barra de herramientas Comentarios ( consulta el punto «A» para saber cómo hacerlo).

PD: El icono de la nota adhesiva es el primero de la barra de herramientas.

Selecciona el icono y haz clic en la parte de la página del PDF donde quieras añadir la nota adhesiva. Se abrirá el cuadro de comentarios para que escribas en él.

Para cambiar el tamaño de tu nota, haz clic con el botón derecho del ratón en el símbolo de la nota adhesiva y realiza la selección «Abrir nota emergente».

Una vez abierto, puedes cambiar el tamaño del cuadro emergente.

Para editar el campo de texto, realice una selección del campo y haga clic en el símbolo de tres puntos de la barra de herramientas para:

Bonus: ¡Extractores de datos PDF con IA!

D. ¿Cómo añadir un cuadro de texto o una llamada?

Las notas adhesivas se ocultan cuando no se pasa el cursor por encima del icono. Pero si quieres que tu comentario permanezca siempre visible para el lector, puedes añadir un cuadro de texto o una leyenda.

1. Cuadro de texto

Seleccione el icono Cuadro de texto en la barra de herramientas Comentarios y, a continuación, haga clic en la parte del documento en la que desea añadirlo.

Una vez que escribas tu comentario, puedes cambiar su formato seleccionando la opción Propiedades del texto en la barra de herramientas Comentarios.

2. Llamada

Para añadir una llamada, haz clic en el símbolo de tres puntos de la barra de herramientas Comentarios.

A continuación, selecciona Texto de llamada y haz clic en la parte del documento a la que deseas añadirlo.

Una vez que escribas tu comentario, puedes cambiar su formato seleccionando la opción Propiedades del texto en la barra de herramientas Comentarios. También puedes cambiar el tamaño de la llamada de texto como quieras.

Pero eso no es todo.

Adobe también te ofrece la opción de:

¡Son unas funciones impresionantes! ¿No es genial?

Exactamente.

Eso es lo que nos ha enseñado nuestra experiencia con la tecnología (y la vida).

Incluso un software excelente como Adobe Acrobat puede ralentizar tu proceso de anotación con el tiempo.

¿Te preguntas cómo hacerlo?

Las tres desventajas de las anotaciones en PDF

Una herramienta de anotación como Adobe Acrobat es imprescindible en el trabajo.

Sin embargo, no recomendamos utilizarlo para todas las revisiones de documentos por estas tres razones:

1. Es una aplicación que consume mucha memoria RAM y ralentizará tu sistema.

¿Trabaja con un anotador de PDF mientras otras aplicaciones se ejecutan en su sistema?

¡Prepárate unas palomitas porque te espera una larga espera!

La suite de Adobe es conocida por consumir mucha memoria RAM.

No hay forma de que funcione sin esfuerzo a menos que sea el único software pesado que se ejecute en tu sistema.

Incluso si utilizas una aplicación de anotación alternativa más ligera, cargar imágenes grandes y archivos anotados podría ralentizar tu sistema.

2. No permite la edición en tiempo real (excepto en la versión de pago).

Cada vez que lees los comentarios de tus compañeros en Acrobat, tienes que realizar los cambios en MS Word o un documento de Google. A continuación, debes convertir ese archivo a PDF y volver a enviarlo para su aprobación.

¿La única forma de evitar este largo proceso?

Compra la versión Adobe Acrobat Pro por 14,99 $ al mes.

La mayoría de la gente no cree que sea un trato justo.

¡Y estamos de acuerdo con ellos!

3. Confusión sobre las versiones

Supongamos que ha aceptado los dos primeros inconvenientes y está utilizando un lector de PDF para su proceso de revisión.

Probablemente acabará enviando por correo electrónico los PDF cada vez que los anote. Con el tiempo, acumulará docenas de versiones del mismo contenido, lo que le proporcionará una gran cantidad de desorden digital.

No te preocupes, ¡tenemos una aplicación alternativa para hacer anotaciones perfecta para ti!

¿Cuál es el mejor software para anotar un PDF?

Por lo que sabemos, los gestores de contenido y los revisores necesitan al menos cinco herramientas diferentes:

Pero, ¿y si te dijéramos que puedes hacer todo esto (y mucho más) en una única plataforma basada en la nube llamada ClickUp?

¿Qué es ClickUp?

ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos mejor valorada del mundo, utilizada por equipos de todo tipo, desde startups hasta grandes empresas de todo el mundo.

Tanto si eres un profesional de los medios de comunicación como un desarrollador de aplicaciones, ClickUp responde a todas tus necesidades con su impresionante lista de funciones. Incluso puedes utilizar su potente extensión para Chrome para gestionar tus tareas de forma eficiente.

También es la mejor herramienta para hacer frente a los retos del teletrabajo .

Echa un vistazo a estos artículos para obtener más información:

Por ahora, echemos un vistazo a su selección de funciones de creación y gestión de contenidos.

A. Anotaciones y Revisión sin esfuerzo

¿Por qué deberías solo anotar archivos PDF cuando puedes revisarlos en al menos cinco formatos diferentes?

ClickUp ofrece compatibilidad con los tipos de archivo PNG, GIF, JPEG, WEBP y PDF para ayudarte en esta tarea.

De esta manera, una vez que tus documentos estén listos, podrás subirlos a la tarea correspondiente en el entorno de trabajo de ClickUp e invitar a tus compañeros a anotar tu PDF o cualquier otro formato en el que esté tu archivo.

A continuación te explicamos cómo anotar el archivo:

Espera, ¿no tengo que descargar el archivo?

No, puedes anotar cualquier archivo dentro de ClickUp, sin necesidad de descargarlo.

Recuerda que no es necesario ser un experto en PDF ni lidiar con una complicada barra de herramientas de anotación en ClickUp. Lo único que necesitas es ser un fanático de las anotaciones sencillas y colaborativas.

B. Redacción colaborativa en Docs

Escribir ya no es una profesión solitaria, ¡porque ClickUp Docs lo convierte en una actividad súper colaborativa!

No solo podrás acceder a funciones de colaboración en tiempo real y almacenamiento sencillo de datos, sino que también podrás:

Según nuestra última información, ningún lector de PDF puede gestionar todos estos elementos a la vez.

C. Grabación de pantalla fácil con Clip

Las imágenes valen más que mil palabras.

Eso significa que los vídeos dicen más que mil palabras... ¿no crees?

Así que, cuando las cosas se compliquen, utiliza un software de grabación de pantalla como Clip para mostrar a tus miembros cómo hacerlo, en lugar de dejar comentarios.

Solo tienes que hacer clic en el botón «grabar» en la sección de comentarios de la tarea de ClickUp relevante. Esto te permitirá desplazarte de una carpeta a otra y entre ventanas mientras grabas cada segundo.

Una vez terminado, solo tienes que subir la grabación como comentario en el mismo hilo de conversación.

D. Conversaciones claras con la sección de comentarios y la vista de chat

No todo se puede expresar con una nota adhesiva o un comentario en los márgenes, ¿verdad?

Por eso ClickUp te ofrece una sección de comentarios y una vista de chat.

Esto te permite enviar archivos o notas escritas en la sección de comentarios de cualquier tarea. Incluso puedes asignar un comentario a alguien, y ClickUp lo convertirá automáticamente en un elemento para garantizar que no se pase por alto.

Pero, ¿qué pasa si quieres compartir notas sobre varias tareas a la vez o simplemente entablar una conversación?

Pasa a la vista Chat. Este es tu espacio para mantener conversaciones no estructuradas o intercambiar ideas.

E. Potente gestión de procesos con tareas, subtareas y listas de control.

Si la creación de contenido fuera fácil, ¡todos seríamos Shakespeare!

Por desgracia, implica muchas tareas pequeñas pero importantes.

Si te pierdes uno, te lo perderás.

No te preocupes. ¡Solo tienes que usar las tareas, subtareas y listas de control de ClickUp!

Te ayudará a dividir el proceso de creación y revisión de contenido en elementos factibles.

A continuación te explicamos cómo hacerlo:

F. Planificación creativa con mapas mentales

Tu cerebro procesa los pensamientos más rápidamente de lo que cualquier bolígrafo o teclado podría hacerlo.

Por suerte, la función mapas mentales de ClickUp es la forma más rápida de plasmar esas ideas.

Plantee una serie de ideas complejas utilizando una de las muchas plantillas de ClickUp o empiece desde cero en una página en blanco. Solo tiene que elegir una idea y ponerla en práctica.

¡Literalmente!

Conclusión

Las anotaciones son tan importantes para el proceso de revisión como las palomitas lo son para una maratón de Netflix.

¡Es absolutamente esencial!

Así es como tu equipo virtual puede compartir ideas y asegurarse de que todos estén en sintonía.

Cuanto más rápido y eficiente sea el proceso, mejor será el contenido que puedas ofrecer.

Por desgracia, un anotador de PDF confuso y caro solo ralentizará tu proceso.

Necesitas un software de anotación de PDF que sea ligero y multifuncional.

Lo que necesitas es ClickUp.

Es la solución a todas tus necesidades de gestión de proyectos y sirve como software todo en uno para tu proceso de creación de contenido.

¡Consigue ClickUp hoy mismo para anotar cualquier cosa y entrar en el paraíso del contenido, gratis!