"Cómo pasamos nuestros días es, por supuesto, cómo pasamos nuestras vidas", reza la famosa cita de la escritora Annie Dillard. Y cuando lees esto junto con "Los días son largos, pero los años son cortos", sientes pavor.
¿Estoy aprovechando al máximo mi tiempo? ¿Están mis días estructurados de forma que se alineen con mis objetivos personales y profesionales?
Aquí es donde gestión del tiempo puede ayudar, y establecer objetivos de gestión del tiempo puede proporcionar un marco estructurado y una nueva forma de ver el tiempo del que se dispone y los objetivos que se quieren alcanzar.
¿Qué son los objetivos de gestión del tiempo?
Los objetivos de gestión del tiempo son metas específicas que uno se fija para gestionar su tiempo de forma más eficaz. Estos objetivos ayudan a priorizar las tareas establece plazos claros y elimina las actividades inútiles de tu día a día.
Por ejemplo, un empresario tareas semanales pueden incluir programar llamadas con clientes potenciales, delegar tareas y medir el progreso de los proyectos. Con precisión objetivos de gestión del tiempo si el propietario de la empresa se fija objetivos de gestión del tiempo, sabrá exactamente cuántas horas debe dedicar a cada tarea y en qué orden debe realizarlas.
La forma más habitual de establecer objetivos de gestión del tiempo es el modelo SMART:
- Específico: Un objetivo bien definido que responde a quién está implicado, cuál debe ser el resultado, qué debe lograrse, etc.
- Medible: Un objetivo cuantificable y controlable. "¿Cuántas horas debería llevar esta tarea?"
- Posible: Un objetivo realista y alcanzable
- Relevante: Un objetivo práctico, como uno alineado con sus objetivos personales o profesionales
- Limitado en el tiempo: Un objetivo con un calendario y una fecha límite claros
¿Cuáles son los beneficios de establecer objetivos de gestión del tiempo?
Ya tiene una lista de cosas que hacer. Entonces, ¿por qué debería preocuparse también por establecer objetivos de gestión del tiempo?
Veamos algunas de las ventajas de objetivos de gestión del tiempo :
✅ Un equilibrio más saludable entre la vida laboral y personal
Una gestión adecuada del tiempo significa más tiempo para tus seres queridos y para ti mismo.
Puedes dedicar tiempo a tareas prioritarias dentro del horario laboral y seguir teniendo tiempo para el ocio y el descanso.
✅ Procrastinas menos
No necesitas hacer malabarismos entre tareas cuando tienes una lista de tareas priorizadas.
Puedes canalizar tu energía hacia el trabajo en profundidad sin pensar en qué hacer a continuación.
Un aumento de la productividad
Cuando estás centrado en realizar tareas críticas, sin tener que perder tiempo pensando en "qué más", puedes construir una rutina. Esta rutina se centra en ayudarte a realizar las tareas más críticas en tu hora más productiva.
✅ No más agotamiento
El trabajo mal gestionado puede ser emocional y físicamente agotador. Si a esto le añades el incumplimiento de plazos y un equipo desenfocado, es probable que sufras agotamiento profesional.
Una gestión inteligente del tiempo puede minimizar el estrés causado por la frustración y la presión laboral.
15 Ejemplos de objetivos de gestión del tiempo que puede establecer
Establecer una gestión del tiempo puede resultar abrumador. Pero aquí tienes algunos ejemplos de estrategias de gestión del tiempo en las que puedes inspirarte:
1. Establece objetivos numéricos definidos
Un objetivo claro es aquel que tiene plazos realistas y resultados mensurables, y que está bien comunicado.
Digamos que eres estudiante de diseño. Tu objetivo puede ser terminar un proyecto de grupo a tiempo y trabajar en equipo. Pero anotar y hacer un seguimiento de múltiples objetivos con plazos y asignados es todo un reto.
Si utilizas una herramienta como ClickUp, con Objetivos de ClickUp para que pueda cumplir sus objetivos objetivos inteligentes y hacer un seguimiento de vuestras victorias como grupo.
Utilice ClickUp para realizar un seguimiento del progreso con objetivos numéricos, monetarios, de verdadero/falso y de tareas
A continuación le explicamos cómo:
- Establezca objetivos tangibles, como objetivos numéricos, de verdadero/falso y monetarios, para facilitar el seguimiento. Por ejemplo, crear cinco esquemas de sitios web a la semana (un objetivo numérico)
- Organiza varias tareas individuales yobjetivos de equipo **en carpetas
- Acceda a una gran variedad de elementos visuales para sus objetivos y metas creando tableros de estado de ánimo para referencias rápidas
- Establece plazos para tu equipo/grupo y controla su progreso mediante tarjetas de puntuación semanales
**2. Controle su tiempo a diario
¿Sabe qué tareas le consumen más tiempo?
Si no es así, es una llamada de atención para que controle el tiempo y descubra las actividades inútiles e improductivas que consumen su tiempo. Esto incluye también tus actividades personales.
¿Cuánto tiempo has pasado hoy en las redes sociales?
Pero recuerda, esto es para estimar qué actividades constituyen la mayor parte de tu día y no para sustituirlas. Seguimiento del tiempo es muy sencillo con ClickUp.
Puede registrar el tiempo desde cualquier dispositivo utilizando ClickUp's extensión gratuita de Chrome . Hace que el seguimiento del tiempo relacionado con las tareas sea lo más sencillo posible.
Registre el tiempo sobre la marcha o introdúzcalo manualmente con el control del tiempo en ClickUp
¿Está trabajando en un informe en su iPad? Sólo tiene que pulsar "start" con el temporizador global de ClickUp y detenerlo si se está tomando un descanso o saltando entre tareas.
También puede añadir estimaciones de tiempo a sus tareas diarias individuales y de equipo para tener claro cuánto tiempo debe llevar una tarea.
3. Prioriza tus tareas
"Comerse la rana" es un método popular de gestión del tiempo porque "comerse la rana", es decir, terminar la tarea más crítica y difícil antes de retomar el resto, es la mejor manera de hacer las cosas.
Dicho de otro modo, priorización de tareas es fundamental para completar a tiempo las tareas importantes y de alto valor, de modo que progreses hacia objetivos SMART más amplios. Deja las tareas más fáciles o de baja prioridad para el final.
Mejore la organización de sus tareas añadiendo etiquetas personalizadas y utilice las opciones de filtro en las vistas Lista y Tablero para identificar con precisión sus tareas de mayor prioridad
Cree una lista de tareas de alta prioridad cada mañana o cada semana, seguida de otra de menor prioridad, como truco sencillo para reconocer las tareas urgentes y actuar en consecuencia. Así evitará que las tareas esenciales queden relegadas a un segundo plano por peticiones ad hoc.
4. Utilizar técnicas de bloqueo temporal
El bloqueo temporal consiste en dividir el día en varios segmentos de tiempo para actividades laborales o personales.
Cada bloque se dedica a completar la tarea sin distracciones.
He aquí algunos ejemplos de técnicas de bloqueo temporal:
- La regla 3/3/3: Dedicar tres horas diarias a tres tareas urgentes y tres no tan urgentes. Por ejemplo, completar tres reuniones y responder tres correos electrónicos en tres horas el martes
- La técnica Pomodoro: Divide tu jornada laboral en trozos de 25 minutos de trabajo concentrado seguidos de un descanso de 5 minutos cada vez. Hazlo durante al menos cuatro ciclos
- **La técnica GTD es similar a la técnica Pomodoro. Con GTD, atacas una tarea de frente y estableces un temporizador de 25 minutos, tomas un descanso de 5 minutos y continúas hasta completarla
- La regla de las 4 horas: La regla de las 4 horas es una técnica de bloqueo del tiempo en la que se establece un plazo de 4 horas para terminar una actividad
Lleve un registro de las reuniones o eventos actuales, pasados y futuros con la plantilla de bloqueo de horario de ClickUp
5. Delegue algunas de sus tareas
No tiene por qué hacerlo todo. Un poco de delegación puede ayudarte a controlar mejor tu día.
Empieza por asignar tareas de poco valor a tu equipo, o contrata a un asistente virtual si trabajas en solitario. Establece plazos y comunica los requisitos para que no haya idas y venidas.
Con el tiempo, notarás dos ventajas significativas: dispondrás de más tiempo para tareas críticas de gran valor, tu equipo ganará confianza y tú podrás delegar más.
Recuerde que no pasa nada por pedir ayuda. Delegar requiere un cambio de mentalidad y es una parte fundamental de la gestión diaria del tiempo.
6. Elimine todas sus distracciones
Evitar las distracciones es más fácil decirlo que hacerlo. Además, trabajar en Internet o en un grupo de compañeros cercanos dificulta la concentración.
Aquí tienes algunas formas de eliminar las distracciones cuando trabajas:
- Instala un bloqueador de notificaciones en tu portátil o smartphone para trabajar sin interrupciones
- Pon tu teléfono y otros canales de comunicación en modo "No molestar "
- Desinstala temporalmente del teléfono o el ordenador las aplicaciones que te distraen, como las redes sociales y los juegos
- Desactiva las notificaciones de correo electrónico para no tener que responder a nuevos mensajes mientras trabajas en tareas críticas
- Si trabajas desde tu oficina, reserva una sala de reuniones para trabajar a solas hasta que termines tu trabajo
7. Despídete de la procrastinación
Un experimento afirma que se procrastina más cuando la tarea es más complicada.
Así que aquí tienes algo que puedes hacer conscientemente para minimizar la procrastinación:
- Divide una tarea difícil en subtareas con plazos alcanzables en lugar de asumirla toda. Por ejemplo, el propietario de un producto puede dividir el lanzamiento de un nuevo producto en subtareas más pequeñas, como la actualización del sitio web en los días 1 y 3, la estrategia de precios en los días 4 y 5, la distribución en los días 6 a 10, la automatización del marketing en los días 11 a 15, etc.
- Establezca un límite de tiempo y realice un seguimiento con la herramienta de ClickUpExtensión para Chrome de Time Tracker mientras pasas de una tarea a otra
8. Utiliza herramientas visuales para la multitarea
Si gestiona varios proyectos y tiene subordinados directos, no tendrá más remedio que realizar varias tareas a la vez.
Las herramientas visuales simplifican la multitarea y hacen que todas las tareas parezcan realizables.
Por ejemplo, Diagramas de Gantt pueden mostrar dependencias y solapamientos de tareas, Tableros Kanban pueden ayudarle a visualizar el progreso de las tareas, los diagramas de flujo pueden mostrar las dependencias de las tareas, y Mapas mentales pueden ayudarte a aportar ideas.
Utilice la vista de diagrama de Gantt en ClickUp para programar tareas, mantenerse al día con el progreso del proyecto, gestionar los plazos y manejar los cuellos de botella.
9. Agilice las reuniones
Realice un seguimiento de sus horas de reunión y se sorprenderá al descubrir el tiempo que consumen y lo poco productivas que son algunas reuniones.
Establezca actualizaciones asíncronas utilizando un herramienta de gestión de tareas para trazar el avance del proyecto y limitar la duración de las reuniones con un orden del día claro.
Así se acabaron las "llamadas rápidas" y las discusiones de 15 minutos que se convierten en horas. Clip de ClickUp de ClickUp le ayuda a comunicarse eficazmente a través de grabaciones de pantalla y elimina la necesidad de reuniones. Grabe vídeos (Pantalla + Cámara) desde su navegador y compártalos con sus compañeros de equipo.
Comparta su mensaje de vídeo con un enlace directo al navegador que no requiere descargas y puede verse al instante después de la grabación
10. Gestione los plazos de los proyectos
Gestionar los plazos no consiste sólo en cumplirlos. También consiste en planificar el trabajo con eficacia para cumplir un plazo.
Esto incluye fijar fechas claras para cada una de las tareas que conducen a la finalización del proyecto.
Aquí es donde el uso de Vista del calendario de ClickUp puede ayudar a tener una visión general de todos los eventos y plazos que hay que tener en cuenta para dicho proyecto.
11. Desarrollar una rutina
¿Son aburridas las rutinas? La verdad es que no. La verdad es que ya sigues una rutina subconscientemente. Utilizas las mismas aplicaciones, comes todos los días a la misma hora, tomas el mismo camino para ir al trabajo, etc.
Así que, ¿por qué no desarrollar también una rutina consciente fija para tu trabajo?
Aquí tienes algunas técnicas de gestión del tiempo utilizar para desarrollar una rutina:
- Programe un bloque de tiempo específico para las reuniones internas y los debates en equipo
- Establezca un periodo fijo para abordar las tareas de alta prioridad antes que cualquier otra cosa; ¡cómase esa rana!
- Termine de trabajar a una hora fija todos los días, para que su vida personal no se vea afectada
- Programa una hora al día para responder a los correos electrónicos, por ejemplo, todos los días entre las 14:00 y las 15:00
12. Automatiza las tareas repetitivas
Las tareas repetitivas, como la gestión de documentos, la actualización de tareas o la elaboración de informes, tienen poco valor y consumen mucho tiempo.
Decídase a eliminarlas de su carga de trabajo diaria mediante la automatización. Es una de las habilidades de gestión del tiempo más cruciales que hay que desarrollar.
¿No sabe dónde y cómo empezar con la automatización? Pruebe Automatización ClickUp .
Asigne nuevas tareas, mueva los estados de las tareas, añada comentarios, aplique etiquetas y mucho más en piloto automático.
Utilice recetas de automatización predefinidas en ClickUp o personalícelas en función de sus necesidades para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
13. No se salte los descansos
Desconecte y tómese descansos a menudo para evitar el agotamiento. Numerosos estudios han demostrado que los descansos aumentan la productividad y la satisfacción laboral.
Gestionar el tiempo es tanto gestionar tu energía como tener el vigor y la voluntad para abordar las distintas prioridades diarias. Como regla general, haz pausas breves cada 25 a 90 minutos de trabajo.
Puedes programar una pausa en el trabajo o configurar un temporizador para que controle tu trabajo y te avise cuando llegue el momento de tomarte un descanso. Tu espalda también te lo agradecerá.
14. Aprende a decir no
Aprender a decir no es establecer límites. Protege tu tiempo, tu libertad, tu energía y tu salud mental.
Sin límites concretos, te sentirás abrumado por el trabajo adicional y la disminución de prioridades. Así que identifica lo que es menos importante para poder ocuparte primero de las tareas esenciales antes de decir que sí a un nuevo trabajo.
Establezca expectativas claras dentro y fuera de su lugar de trabajo para que sus amigos, familiares y compañeros sepan cuándo esperar una respuesta por su parte.
15. Ver el panorama general
¿Se siente abrumado por los cambios o ahogado en listas de tareas pendientes? Dar un paso atrás puede ser la solución para tener una visión de conjunto.
Da un paso atrás y piensa cuáles podrían ser tus mayores logros dentro de unas semanas o unos meses. Anótelos.
Estarás mejor preparado para futuros proyectos, aceptarás los cambios, planificarás el tiempo de forma eficaz y sabrás cuándo tienes el plato lleno.
Por ejemplo, como individuo, querrás comprobar tu progreso cada mes, mientras que para tu equipo, establecerás un ciclo de revisión trimestral.
Prioriza tus objetivos para gestionar el tiempo y avanzar
La constancia es una de las habilidades de gestión del tiempo que es más fácil decir que hacer. Recuerda que no pasa nada si no lo haces bien todos los días. Al fin y al cabo, somos humanos.
Si te sientes abrumado, empieza por lo mínimo: establece pequeños objetivos que puedas seguir, prioriza las tareas, delega trabajo y asigna bloques de tiempo específicos.
Pero si desea poner en práctica estas tácticas y convertirlas en parte de su rutina, ClickUp puede ayudarle
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