Das PMMM oder Projektmanagement-Reifegradmodell ist ein Konzept, mit dem projektbasierte Organisationen den Erfolg ihres Projektmanagements bewerten können. Gemäß der Ideologie dieses Modells gibt es fünf Stufen der Projektmanagement-Reife, die jedes Geschäft auf seinem Weg zum Erfolg durchlaufen muss.
Darüber hinaus haben Studien gezeigt, dass Unternehmen mit schlechter Projektmanagement-Leistung aufgrund höherer Kosten pro Projekt und minderwertiger Ergebnisse eher finanzielle Verluste verzeichnen.
Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, kann es hilfreich sein, Ihre aktuelle Phase im PMMM zu bewerten und Wege zu finden, um zur nächsten Phase zu gelangen. Im heutigen Artikel werden wir diese fünf Phasen besprechen und leicht verständliche Vorschläge machen, wie Sie die PMMM-Leiter zum Erfolg im Projektmanagement erklimmen können.
Die fünf Stufen des PMMM
Das PMMM begann als ein Rahmenwerk, das Mitte der 1980er Jahre vom Software Engineering Institute der Carnegie Mellon University entwickelt wurde. Sein Zweck war es, der Regierung dabei zu helfen, Software-Auftragnehmer zu bewerten, um zu entscheiden, welcher für die Umsetzung komplexer Projekte am besten geeignet ist. Das Modell wurde entwickelt, um die Standardpraktiken eines Unternehmens bei der Arbeit an Softwareprojekten zu analysieren.
Im Laufe der Zeit wurde das Rahmenwerk angepasst, um einem breiteren Bereich von Branchen gerecht zu werden, weshalb heute mehrere Reifegradmodelle zur Verfügung stehen. Das PMMM ist jedoch das einzige, das sich eng an das ursprüngliche Modell anlehnt, mit der Ausnahme, dass es sich auf die Bewertung der Fähigkeiten des Projektmanagements anhand der fünf unten erwähnten Phasen konzentriert.
Stufe 1: Der anfängliche Prozess
Auf dieser Stufe arbeitet das Unternehmen eher zufällig und setzt Kontrolltools (wenn überhaupt) nur in geringem Umfang ein. In diesem Szenario ist es schwierig, den zukünftigen Erfolg vorherzusagen, da Sie nicht abschätzen können, wie sich das Unternehmen in einer Krise verhalten wird.
Stufe 2: Strukturierte Prozesse und Standards
Unternehmen auf Stufe zwei wenden grundlegende Praktiken des Projektmanagements an, jedoch nur auf der Ebene einzelner Projekte. Das bedeutet, dass es keinen umfassenden Ansatz für den Erfolg des Projektmanagements gibt, der wahrscheinlich von Schlüsselpersonen in der Organisation abhängt.
Obwohl es ratsam ist, eine gewisse Struktur zu haben, ist diese Stufe immer noch niedrig, wenn es darum geht, mit einer Notsituation umzugehen, und es ist ebenso schwierig, den Erfolg mit Sicherheit vorherzusagen.
Stufe 3: Organisatorische Standards und institutionalisierte Prozesse
Mit dieser Stufe betreten wir eine andere Organisationsstruktur mit klar definierten Verfahren, die als Standardvorgehensweise angesehen werden. Das Geschäft ist gut organisiert, und das Management ist an der Umsetzung und Unterstützung dieser Verfahren beteiligt.
Auf dieser Stufe ist das Unternehmen auf Krisen vorbereitet, da es über die erforderlichen dokumentierten Verfahren verfügt, die sowohl dem Management als auch den Mitarbeitern die Schritte aufzeigen, die zu ergreifen sind. Darüber hinaus ist ein Unternehmen auf Stufe drei daran interessiert, Dokumentationen zu erstellen, die dabei helfen, die Beziehung zwischen Management und Mitarbeitern (und umgekehrt) sowie zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden zu definieren.
Nehmen wir an, Sie besitzen ein Beratungsgeschäft. In diesem Fall können Sie einen gut ausgearbeiteten Beratungsvertrag verwenden, um Ihre Beziehung zu jedem Kunden klar zu definieren. Sie sollten auch in Betracht ziehen, NDAs und andere Arten von Dokumenten zu entwerfen, die Ihnen bei der Beziehung zu Ihren Mitarbeitern helfen.
Stufe 4: Verwalteter Prozess
Stufe 4 führt Metriken ein, mit denen die aktuelle Produktivität auf der Grundlage der geltenden Verfahren und Standards des Projektmanagements bewertet wird. Auf diese Weise kann das Management jederzeit erkennen, ob ein Projekt zum Erfolg führen wird oder ob es Probleme gibt, die angegangen werden müssen.
Stufe 5: Prozessoptimierung
Auf der obersten Stufe liegt der Fokus schließlich auf der Optimierung. Wenn alle richtigen Verfahren auf organisatorischer Ebene vorhanden und verfügbar sind, ist das Management daran interessiert, die Leistung des Projektmanagements auf der Grundlage seiner spezifischen Erfahrungen kontinuierlich zu verbessern. Stufe fünf spricht auch von einer Öffnung gegenüber innovativen Techniken, die von anderen Organisationen nicht genutzt werden und einen Wettbewerbsvorteil bringen könnten.
Wie Sie von einer Stufe zur nächsten gelangen
Wie Sie sehen können, basiert das PMMM auf der Anwendung immer ausgefeilterer organisatorischer Verhaltensweisen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass es sich hierbei nicht um eine starre Skala handelt, sondern vielmehr um eine Liste von Richtlinien, die Unternehmen bei ihrem Streben nach Leistungssteigerung unterstützen können.
Daher wird es je nach Hauptbranche, Unternehmenskultur und allgemeiner Bereitschaft zum Streben nach Verbesserung Unterschiede zwischen den einzelnen Geschäften geben. Darüber hinaus kann die Größe des Unternehmens Einfluss darauf haben, wie PM integriert wird.
Ein Start-up benötigt beispielsweise keine komplexe Verfahrensstruktur, da sein Fokus auf Wachstum und Entwicklung liegt. Wenn das Geschäft jedoch zu wachsen beginnt, ist es hilfreich, einen Kern von Standards zu schaffen, die zur treibenden Kraft für den Erfolg des Projektmanagements werden.
Nachdem Sie nun die fünf Stufen des Reifegradmodells für das Projektmanagement kennen, sollte es Ihnen leicht fallen, die aktuelle Situation Ihres Geschäfts zu identifizieren. Sehen wir uns nun die Schritte an, die für jede Situation zu berücksichtigen sind.
Die ersten beiden Stufen
Wenn Sie nicht über gut durchdachte Verfahren verfügen, die sowohl Mitarbeitern als auch Führungskräften die richtige Vorgehensweise in einer Situation (unabhängig vom Grad der Dringlichkeit) vermitteln, haben Sie eine hohe Wahrscheinlichkeit, sich auf den ersten beiden Stufen zu befinden.
In diesem Fall sollte Ihre HauptPriorität darin bestehen, Regeln und Standards zu schaffen, die die Grundlage Ihrer Unternehmenskultur bilden. Dies kann alles Mögliche sein, von der „Integration neuer Mitarbeiter” bis hin zur besten Methode zur Erstellung von Dokumentationen für ein neues Produkt.
Alles, was für die Verbesserung der Geschäftsprozesse und die Beseitigung von Engpässen bei der Produktivität wichtig ist, sollte dokumentiert und für Studien und Bearbeitungen leicht zugänglich sein.
Die dritte Stufe
Ein Geschäft auf dieser Stufe ist in Bezug auf die Effizienz des Projektmanagements bereits recht weit fortgeschritten, aber es gibt immer Raum für Verbesserungen.
Um beispielsweise den Kommunikationsprozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass niemand wichtige Details übersieht, können Sie spezielle PM-Tools wie ClickUp verwenden. Diese Plattform ermöglicht es Ihnen, einen breiten Bereich an Teams und Projekten auf einmal zu verwalten, ohne zu viel Zeit für die Logistik aufzuwenden.
Darüber hinaus können diese Arten von Plattformen in andere Geschäftsprozesse integriert werden, wodurch eine Verbindung zwischen den Abteilungen hergestellt und der Flow der Informationen verbessert wird.
Die vierte und fünfte Stufe
Sobald Sie über eine gute Unternehmenskultur mit gut durchdachten Verfahren und einer effektiven Hierarchie verfügen, ist es an der Zeit, an den Faktoren zu arbeiten, die die Situation noch weiter verbessern können. Zu diesem Zweck beginnen die meisten Unternehmen damit, eine Business-Intelligence-Plattform zu nutzen, die ihren Anforderungen entspricht, und bauen auf den von ihr bereitgestellten Analysen auf.
BI ist zwar keine wirklich innovative Technologie, aber eine hervorragende Möglichkeit, das Risikomanagement zu bewerten und zu verstehen, ob Ihr Geschäft auf dem richtigen Weg ist.
Zusammenfassung
Heutzutage besteht eine starke Korrelation zwischen Technologie und Geschäftsentwicklung. Dies wird noch deutlicher, wenn es um die Verbesserung des Projektmanagements geht, wo Manager Zugang zu einer Vielzahl von Tools und Plattformen haben, die Routinetätigkeiten automatisieren, wertvolle Erkenntnisse auf der Grundlage vorhandener Daten liefern, die Kommunikation im Team insgesamt verbessern und die Zustimmung der Projektbeteiligten gewinnen können.
Technologie muss jedoch durch gut durchdachte Geschäftsprozesse und -verfahren unterstützt werden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf einem Aufwärtstrend ist. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das PMMM die Bedeutung sowohl menschlicher als auch technologischer Faktoren für die Geschäftsentwicklung aufzeigt.