Projektmanagement-Dreieck – Ausgleich zwischen Umfang, Zeit und Kosten

Die Erwartungen der Kunden, die Unvorhersehbarkeit moderner Arbeitsumgebungen und begrenzte Ressourcen machen das Management von Kunden, Ihrem Team und Projekten zu einer Herausforderung.

Daher sind Projektmanager in fast allen Geschäften, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, zu einem unverzichtbaren Bestandteil geworden, um die projekte zu managen und erleichtern die Kommunikation zwischen Client und Team.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was das Projektmanagement-Dreieck ist, wie es funktioniert, warum es funktioniert und wie Sie projektmanagement tools verwenden können um dieses Dreieck in Ihrer Rolle als Projektleiter umzusetzen.

Was ist das Projektmanagement-Dreieck und wie wird es zu erledigt?

Nach jahrzehntelanger Forschung über Best Practices im Projektmanagement ist eine der grundlegenden Säulen der Arbeit als Projektmanagement-Dreieck (PMT) bekannt geworden.

Das PMT, das auch als Goldenes Dreieck, Eisernes Dreieck und Dreifaches Beschränkungsdreieck bekannt ist, ist die Geheimwaffe im Arsenal des Projektmanagers, da es eine visuelle Hilfe sowie einen konzeptionellen und praktischen Rahmen für erfolgreiches Projektmanagement bietet.

Das Dreieck des Projektmanagements gibt es seit den 1950er Jahren und es wird ständig weiterentwickelt. Heute gibt es eine britische und eine US-amerikanische Version (auf letztere konzentrieren wir uns) sowie ein so genanntes Agiles Dreieck, das speziell für folgende Zwecke umgestaltet wurde Agile Teams . Dennoch sind die Grundprinzipien des Eisernen Dreiecks auch nach 70 Jahren noch genauso wirksam wie zu ihrer Anfangszeit.

Jetzt wollen wir uns ansehen, wie es funktioniert.

Das Goldene Dreieck des Projektmanagements ist ein visuelles Hilfsmittel mit einem Dreieck, dessen drei Seiten die drei Kernpunkte darstellen die sich auf die Gesamtqualität des Endprodukts eines Projekts auswirken (dargestellt durch den planaren Space in der Mitte des Dreiecks).

Hier sind die drei Elemente eines Projektdreiecks:

1. Kosten
2. Zeit
3. Umfang

über kindpng.com Es ist die Aufgabe des Projektleiters, diese drei Faktoren zu managen, da sie sich auf das Projektteam, die Qualität des Endprodukts und letztendlich auf den Erfolg des Projekts auswirken.

Der PMT funktioniert, weil er auf einfache Weise zeigt, wie diese drei Faktoren verknüpft sind, was ihn ideal macht für kommunikation mit dem Client . Jedes Projekt wird mit einem projektbudget (Kosten), eine Frist (Kosten) und ein Ziel von unterschiedlicher Größe, Ausmaß und Komplexität ( projektumfang ).

Dieses Dreieck stellt auch das Gleichgewicht dar, das zwischen den dreifachen Beschränkungen gewahrt werden muss. Mit anderen Worten: Wenn sich eine Variable ändert, müssen die beiden anderen angepasst werden, um das Gleichgewicht wiederherzustellen.

Wenn zum Beispiel eine Frist verlängert wird und dadurch weniger Zeit zur Verfügung steht, müssen die Kosten erhöht oder der Umfang reduziert werden, um sicherzustellen, dass die neue Frist eingehalten wird und das Produkt seine Qualität behält.

Die dreifachen Zwänge des Projektmanagement-Dreiecks

PMT wird auch als "Eisernes Dreieck" bezeichnet, weil die drei verschiedenen Seiten (Zeit, Projektkosten, Umfang) als gegensätzliche Kräfte betrachtet werden können.

Mit anderen Worten, die Punkte des PMT werden sich auf natürliche Weise voneinander entfernen. Zum Beispiel, wenn geltungsbereich schleichend oder die Kosten in die Höhe schießen, wird das Dreieck unproportional und zerbricht, und die darin enthaltene Qualität geht verloren.

Für erfolgreiche Projektdurchführung muss der Projektleiter die Beziehungen zwischen den drei Randbedingungen sorgfältig aushandeln, um ein starkes, starres Dreieck zu erhalten. Es gibt jedoch bestimmte Arten von Beziehungen zwischen bestimmten Randbedingungen, die nicht geändert werden können:

• Direkt proportionale Beziehung
• Umgekehrte proportionale Beziehung

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen diesen beiden Arten zu kennen.

Die Beziehung zwischen dem Umfang, den Kosten und der Zeit ist direkt proportional. Wenn Sie den Umfang erhöhen umfang eines Projekts müssen auch die Kosten und/oder die Zeit erhöht werden. Wenn Sie beschließen, den Umfang eines Projekts zu verringern, können Sie gleichzeitig die Kosten und/oder die Zeit reduzieren.

Die Beziehung zwischen Kosten und Zeit ist jedoch umgekehrt proportional. Diese beiden Zwänge müssen ausgeglichen werden, indem sie in entgegengesetzte Richtungen verschoben werden.

Wenn Sie zum Beispiel das Budget für ein Projekt kürzen, müssen Sie den Termin verschieben (erhöhen). Wenn Sie plötzlich mit einem Zeitproblem konfrontiert werden, müssen Sie die Kosten erhöhen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.

Lassen Sie uns jede Beschränkung ein wenig weiter aufschlüsseln.

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1. Zeit

Die Zeitvorgaben für ein Projekt gehören oft zu den am schwersten zu kontrollierenden Faktoren und können sich sogar von Anfang an Ihrer Kontrolle entziehen. Im Projektdreieck bezieht sich die Zeit fast immer auf die vom Client gesetzte Frist. Das ist das Datum, bis zu dem das Projekt fertig sein soll ergebnisse des Projekts in ihren Händen.

Es gibt jedoch noch viele andere Faktoren, die ebenfalls zum Zeitdruck beitragen und die der Projektleiter berücksichtigen muss.

Zur Zeit gehören auch die folgenden Faktoren:

• Die Zahl der Stunden, die Ihr Team für die Arbeit benötigt
• Die Zeitspanne zwischen den einzelnenmeilenstein des Projekts* Die Basiszeit, die benötigt wird, um bestimmte Prozesse abzuschließen
• Die zusätzlich benötigte Zeit als Sicherheitspuffer

Faktoren wie die Durchlaufzeit von Ressourcen und Materialien spielen bei der Verwaltung der ersten Einschränkung des Eisernen Dreiecks eine Rolle.

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Selbst wenn der festgelegte Termin eingehalten wird, erfordern Verzögerungen oder Störungen bei anderen Elementen innerhalb des Zeitrahmens Anpassungen bei den Kosten oder dem Umfang, um das Projekt wieder ins Gleichgewicht zu bringen und seinen Erfolg zu sichern.

Hier ein kurzer Überblick über einige der häufigsten Vorkommen, die sich auf die Zeitvorgaben eines Projekts auswirken können:

• Lieferverzögerungen bei Ressourcen und Materialien von Drittanbietern
• Hinzufügung neuer Leistungen zum Umfang eines Projekts durch den Client
• Schlechte Zeiteinschätzung für bestimmte Aufgaben oder Meilensteine des Projekts
• Krankheit oder Abwesenheit von Mitgliedern des Teams in Schlüsselpositionen

Während die PMT von den Projektmanagern verlangt, dass sie die drei Einschränkungen ausbalancieren, um erfolgreich zu funktionieren, ist es auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es Dinge gibt, die man proaktiv erledigen kann, um zeitliche Unterbrechungen zu minimieren und die Zeit besser zu managen . Dazu gehören:

• Zuführung zusätzlicher Ressourcen und Talente zu einer Aufgabe, um sie schneller abzuschließen
• Überprüfung der Notwendigkeit von Aufgaben und Streichung von Aufgaben, die nicht mehr benötigt werden
• Zusammenstellung eines Teams, das kompetentes Multitasking betreiben kann
• Verteilung der Aufgaben nach dem Talent des Teams (d. h. Zuweisung der komplexesten Aufgaben an die qualifiziertesten Mitarbeiter)
• Von Anfang an die Erwartungen der Kunden in Bezug auf die Fristen im Griff haben

2. Kosten

Bei fast jedem Projekt wird zu Beginn der Arbeit ein Budget festgelegt. Als Projektleiter sind Sie häufig dafür verantwortlich, dieses Budget auf der Grundlage der von Ihnen wahrgenommenen und geschätzten Kosten für eine Reihe verschiedener Faktoren wie Rohstoffe, Einrichtungen, Inventar, Ausrüstung, tools und Personal festzulegen.

Ein gutes Budget ist sowohl realistisch als auch berücksichtigt den Geldbeutel des Kunden, während ein schlechtes Budget nicht die Nachverfolgung seiner finanzielle KPIs und wird bei den ersten Änderungen von Zeit und Umfang übertroffen.

Allerdings liegt es nicht immer an Ihnen als Projektleiter, ein Budget vorzuschlagen. Oftmals legt der Client das Budget fest.

Ein Beispiel: Ein Client, der sich an eine benutzerdefinierte Autowerkstatt wendet, um das alte Auto seines Vaters auf Vordermann zu bringen, ist vielleicht nur bereit, 20.000 Dollar auszugeben. Dann muss der Projektleiter der Werkstatt Folgendes tun den Umfang des Projekts zu manipulieren und den Termin, um die Budgetvorgaben des Clients zu erfüllen.

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Wenn in diesem Szenario der Client auch die Frist einstellt (und sagen wir, diese Frist ist knapp bemessen), muss der Projektmanager den Gesamtumfang der Umgestaltung stark einschränken, um ein Gleichgewicht zwischen Zeit und Kosten zu schaffen.

Leider gibt es noch weitere Faktoren, die die Kosten und den Erfolg des Projekts beeinflussen können. Hier eine Liste der häufigsten Faktoren, die sich negativ auf die Kosteneinschränkung eines Projekts auswirken:

• Plötzliche Preisänderungen bei den Rohstoffen
• Zusätzliche Rekrutierungskosten nach Personalwechsel
• Zusätzliche Ausbildunganforderungen von Mitarbeitern für spezielle Aufgaben im Projekt
• Neue Leistungen, die von einem Client zum Projektumfang hinzugefügt werden

Zu erledigen haben Sie als Projektleiter einige Dinge, um die Kosten besser zu kontrollieren:

• Lernen Sie, wie Sie Ressourcen effektiv zuweisen (und neu zuweisen) können zwischen den einzelnen Aufgaben und Meilensteinen des Projekts
• Verhandlungen mit Auftragnehmern und Lieferanten, um die Kosten so niedrig wie möglich zu halten
• Erwägen Sie kostengünstigere Alternativen zu teuren Ressourcen
• Reduzieren Sie den Umfang des Projekts, indem Sie unnötige Aufgaben streichen

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3. Geltungsbereich

Der Umfang bezieht sich auf die Gesamtgröße des Projekts. Es handelt sich dabei um eine Vorgabe, die schwieriger zu definieren ist, aber man kann sie vielleicht ganz einfach als die Endvision des Clients betrachten.

Für den Umfang oder die Größe eines Projekts sind viele verschiedene Faktoren ausschlaggebend. Dazu gehören die folgenden:

• Die Gesamtqualität des Projekts
• Seine Komplexität, die Nummer oder Größe der zu erbringenden Leistungen
• Der erforderliche Detaillierungsgrad
• Die Nummer der Features, die das Endprodukt haben wird
• Die Kapazität des Endprodukts (z. B. die Zahl der Festivalbesucher, die ein Pop-up-Lokal aufnehmen kann)

Je komplexer und aufwändiger ein Projekt ist (z. B. der Start eines neuen Satelliten in den Space), desto größer ist sein Umfang und desto mehr Zeit und Ressourcen müssen dafür aufgewendet werden, um das Projektdreieck im Gleichgewicht zu halten.

Je einfacher und unkomplizierter ein Projekt dagegen ist (z. B. der Bau eines Modellsatelliten für einen Film im Space), desto geringer ist sein Umfang und desto weniger Zeit und Ressourcen sind für den Erfolg des Projekts erforderlich.

Oft ist der Umfang die Variable, die am flexibelsten angepasst werden kann, um unvorhergesehene und unvermeidliche Änderungen durch den Client oder einen Dritten zu berücksichtigen.

Der Umfang des Projektmanagement-Dreiecks kann durch viele Faktoren beeinflusst werden, z. B:

• Hinzufügen von Leistungen durch den Client
• Ausweitung des Umfangs
• Kürzung des Budgets des Clients
• Änderung des Projekttermins
• Schlechte Planung der Anforderungen an das Projekt zu Beginn

Einige der Methoden, die Sie als Projektmanager anwenden können, um den Umfang eines Projekts zu erhalten, sind:

• Implementierung einesplan für das Änderungsmanagement odernachfolgeplan* Verlängern Sie Ihre Frist
• Neuzuweisung von Ressourcen dem Projekt zu oder weg vom Projekt
• Neubewertung der Notwendigkeit jeder neuen Aufgabe, während Sie sich ihr nähern

Die Vorteile des Projektmanagement-Dreiecks

Das Projektmanagement-Dreieck ist nicht nur eine Denkweise für die Planung und das Management von Projekten, sondern ein nachweislich nützliches Tool, mit dem Sie ein erfolgreicher Projektmanager werden können.

Das Schöne am Projektdreieck ist, dass es neben anderen Vorteilen auch Flexibilität bietet:

1. Kommunikation mit dem Client

Auch wenn Ihre Kunden mit einer klaren Vorstellung zu Ihnen kommen, bedeutet das nicht, dass sie sich der unzähligen komplexen Zusammenhänge bewusst sind, wie z. B. Ihrer Lieferkette oder der speziellen Schulungsanforderungen. Sie können das Projektmanagement-Dreieck als klares und präzises visuelles Hilfsmittel verwenden, um zu helfen onboarding von Clients und um das Zusammenspiel von Budget, Umfang und Termin besser einschätzen zu können.

2. Verwaltung ändern Ein Projektdreieck ermöglicht es Ihnen, alle Änderungen an einem Ihrer drei Projekte zu sehen und effizient darauf zu reagieren

projekt-Einschränkungen . Der Einsatz des PMT im Projektmanagement ermöglicht die Erstellung umfassender pläne für das Änderungsmanagement um sicherzustellen, dass Ihr Team auf Veränderungen vorbereitet und widerstandsfähig ist.

3. Klärung der Priorität

Wenn Sie sich des Spannungsfelds zwischen den drei Faktoren Kosten, Zeit und Umfang bewusst sind, können Sie die Schlüsselprioritäten eines jeden Projekts schnell festlegen. Auf diese Weise erkennen Sie sofort Ihre KPIs oder Meilensteine und wissen, was Sie und jedes Mitglied des Teams erreichen müssen, um die Qualität des Endprodukts zu erhalten und den Erfolg des Projekts zu sichern.

4. Risikominderung

Das Projektmanagement-Dreieck verringert das Gesamtrisiko des Scheiterns eines Projekts. Durch die Steuerung der Erwartungen des Clients, die Sicherstellung, dass unerwartete Änderungen an den Kernvorgaben problemlos aufgefangen werden können, und die Einstellung klarer Prioritäten für den Projektumfang mit einem PMT können die Projektmanager das Projekt besser kontrollieren und entsprechend anpassen.

Was ist ein Agiles Dreieck?

Das Agile Dreieck ähnelt in Aufbau und Funktion dem Projektmanagement-Dreieck, doch haben agile Teams und Fachleute ihre eigene Version entwickelt, die sie Agiles Dreieck nennen.

Die Motivation hinter der Schaffung des Agilen Dreiecks war es, mehr Flexibilität zu schaffen. Das herkömmliche Projektmanagement-Dreieck war zu starr und konnte auf Veränderungen innerhalb der dreifachen Zwänge empfindlich reagieren.

Im Agilen Dreieck werden die drei Seiten (oder Punkte) stattdessen mit Beschreibungen versehen: Wert, Qualität und Beschränkungen. Beachten Sie, dass hier das gesamte Projektmanagement-Dreieck auf nur eine Seite oder Ecke des agilen Dreiecks beschränkt wurde.

über Projektmanagement.com Die nutzen des Agilen Dreiecksmodells besteht darin, dass es die Qualität des Projekts und den Wert des Endprodukts für den Client stärker in den Vordergrund stellt. Zwänge, auch wenn es weiterhin drei davon gibt, werden zu einem einzigen Faktor im Gesamtmanagement eines Projekts.

Wenn ein Team beispielsweise eine App entwickelt und dabei das Agile Dreieck für das Projektmanagement anwendet und der Client die Zahl der Funktionen, die der Benutzer mit der App abschließen kann, erhöhen möchte (d. h. den Wert steigern), dann muss der Projektmanager die Gesamtqualität der App senken und einige oder alle Einschränkungen (mehr Geld, mehr Zeit, größerer Umfang) erhöhen.

Implementierung des Projektmanagement-Dreiecks

Sie sind also schon so weit gekommen. Aber die Theorie des Projektmanagement-Dreiecks zu kennen und die Theorie in die Praxis umzusetzen, sind zwei verschiedene Dinge.

Die Beherrschung des PMT und aller damit verbundenen Vorteile kann Jahre dauern und ist etwas, das viele Menschen an der Universität oder Hochschule für ihre Abschlüsse in den Bereichen Geschäft, Management, Unternehmertum und Finanzen studieren.

In diesem Abschnitt werden wir erörtern, wie Sie Ihr neu erworbenes theoretisches Wissen in der realen Welt des Geschäfts- und Projektmanagements anwenden können. Zunächst sollten Sie jedoch erwähnen, dass Sie nicht allein vorgehen müssen. Heutzutage haben Projektmanager und Clients gleichermaßen Zugang zu einigen wirklich beeindruckenden, wirklich nützlichen Online-Tools für das digitale Geschäft.

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Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie ClickUp Ihnen helfen kann, die Lehren des Projektmanagement-Dreiecks in einem Bereich von Szenarien umzusetzen.

1. Kostenmanagement

In jedem Projekt wird ein großer Teil des anfänglichen Budgets durch Ineffizienz schnell aufgefressen. Ob zu viel Zeit für Aufgaben mit geringer Priorität aufgewendet wird oder ob die Ressourcen effektiv zugewiesen und die Kosten durch die Straffung der Team-Aktivitäten gesenkt werden - das Kostenmanagement ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung eines ausgewogenen Projektdreiecks.

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2. Zeitmanagement

Nicht immer können Sie eine gesetzte Frist ändern oder Prozesse von Dritten beschleunigen, wie zum Beispiel die Lieferung von Material. Manche Dinge liegen einfach nicht in Ihrer Hand. Deshalb sollten Sie als Projektmanager ist es wichtig, sich seine Zeit gut einzuteilen , die allgemeine Zeitleiste des Projekts und die Zeit Ihres Teams.

ClickUp bietet zwei einzigartige Features, die es Projektmanagern ermöglichen, sich im Zeitmanagement auszuzeichnen. Sie und Ihr Team können Die globale Zeiterfassung von ClickUp die sowohl aktiv als auch rückwirkend funktioniert. Die Zeiterfassung ist auf allen Geräten, einschließlich Smartphones, verfügbar. Das bedeutet, dass Ihr Team seine Arbeit unabhängig von seinem Aufenthaltsort im Auge behalten kann, um seine Effizienz zu maximieren und Unterbrechungen der Zeitleiste Ihres Projekts zu minimieren.

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Bonus: Capacity Planning Templates

3. Umfangsmanagement

Um ein erfolgreicher Projektmanager zu sein, müssen Sie in der Lage sein, das Gleichgewicht zwischen Kosten und Zeit zu halten, indem Sie auch den Gesamtumfang Ihres Projekts beeinflussen und verwalten. Das kann bedeuten, dass Sie den Umfang erweitern, wenn Sie mehr Zeit und Geld zur Verfügung haben, als Sie vorher dachten, oder dass Sie den Umfang in bestimmten Schlüsselbereichen reduzieren, wenn Sie unter Ressourcenmangel leiden oder Ihr Termin kurz bevorsteht.

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Ohne einen effektiven Projektmanager wird selbst das einfachste Projekt scheitern; das Scheitern wird daran gemessen, inwieweit ein Projekt sein Budget, seinen Zeitrahmen und seinen Umfang erfüllt oder nicht erfüllt hat. Interessanterweise gibt es in größeren Unternehmen und Konzernen zwar spezielle Projektmanager in Rollen mit diesem Titel, aber in Wahrheit hat jedes Unternehmen einen.

Selbst wenn das kleine, unabhängige Café an der Ecke Ihrer Straße nur drei Mitglieder hat, wird eines von ihnen als Projektmanager tätig sein, wahrscheinlich ohne es zu merken.

Und da jedes Geschäft einen Projektmanager braucht (und zwar einen guten), ist es von größter Wichtigkeit, dass jeder Projektmanager Zugang zu den richtigen tools für diese Aufgabe hat. Das Projektmanagement-Dreieck, gepaart mit einer Managementsoftware wie ClickUp, ist eine erfolgreiche Kombination. 🤝

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Gastautor:

Veselin Mladenov ist der Content Manager von ThriveMyWay.

Er hat mehr als 10 Jahre Erfahrung im Unternehmensmarketing und -vertrieb und beschloss, seiner Leidenschaft für digitales Marketing und die Erstellung von Inhalten nachzugehen.