So berechnen Sie den geschätzten Fertigstellungsgrad (EAC) in Projekten

Eine Umfrage von McKinsey ergab, dass Projekte im Durchschnitt ihr Budget und ihren Zeitplan um 30 bis 45 % überschreiten. Eine genauere Betrachtung einer Studie über „Megaprojekte”, von denen einige einen Wert von über 1 Milliarde US-Dollar haben, zeigt, dass die Kosten gegenüber den ursprünglichen Budgetschätzungen um 79 % überschritten werden.

Dies verdeutlicht offensichtliche Herausforderungen bei der Umsetzung, weist aber auch auf unzureichende Kosten- und Zeitplanschätzungen bei der Genehmigung des Projekts hin.

Einer der Schlüsselgründe für Budgetüberschreitungen und Verzögerungen bei Projekten sind ungenaue Schätzungen. Projektmanager haben oft mit diesem Problem zu kämpfen und haben verschiedene Rahmenwerke entwickelt, um es zu lösen. Das Konzept der Schätzung bei Fertigstellung (EAC) ist eines davon.

In diesem Blogbeitrag erklären wir diese Technik zur Kalkulation von Projekten, zeigen Ihnen, wie Sie EAC berechnen, und untersuchen ihre Anwendungsmöglichkeiten im Geschäft.

Was ist EAC (geschätzte Kosten bei Fertigstellung)?

Estimate at Completion (EAC) ist ein Begriff, der verwendet wird, um die Gesamtkosten eines Projekts bei seiner Fertigstellung zu prognostizieren. Es handelt sich um eine fortlaufende Berechnung, mit der alle Änderungen der Schätzungen während des Projektlebenszyklus überwacht werden.

Vor Beginn des Projekts sollte die EAC dem Budget entsprechen. Das bedeutet, dass Sie am Ende des Projekts genau den geschätzten Betrag ausgegeben haben werden.

Im Laufe eines Projekts können jedoch verschiedene Herausforderungen oder externe Ereignisse auftreten.

Diese unerwarteten Ausgaben erhöhen die Kosten des Projekts. Mit EAC können Sie die angepassten Gesamtkosten des Projekts in Echtzeit prognostizieren und diese zusätzlichen Kosten berücksichtigen.

Wie berechnet man EAC?

Lassen Sie uns zunächst diese Begriffe definieren und dann die Berechnung anhand eines Beispiels betrachten.

Nehmen wir an, Sie haben ein Software-Projekt mit einem Gesamtbudget (BAC) von 20.000 $ begonnen.

Bisher haben Sie 50 % der Arbeit in 40 % der Zeit fertiggestellt und 12.000 $ ausgegeben. Der Earned Value im Projektmanagement ist der Wert, den Sie im Verhältnis zum budgetierten Wert bereits erbracht haben. Zur Vereinfachung der Berechnung sollten 50 % der Arbeit also 10.000 $ gekostet haben, was Ihrem Earned Value entspricht.

Daher würde Ihre Formel für die Schätzung bei Fertigstellung wie folgt lauten: 20.000 + (12.000-10.000) = 22.000 $.

Wenn Sie sich nun fragen: „Wie können Sie sicher sein, dass die folgenden Teile des Projekts nicht auch mehr kosten werden?“, dann haben Sie alles erledigt!

Sehen wir uns auch andere, differenziertere Methoden zur Berechnung der EAC an.

Kostenleistungsindex (CPI): Der Effizienzgrad Ihrer Projektausgaben. Er wird berechnet, indem der Verdienstwert durch die tatsächlichen Kosten geteilt wird. Wenn CPI > 1 ist, geben Sie weniger als im Plan vorgesehen aus, und wenn CPI < 1 ist, geben Sie zu viel aus.

Um das vorherige Beispiel fortzusetzen: Ihr Earned Value beträgt 10.000 $ und Ihre tatsächlichen Kosten belaufen sich auf 12.000 $. Somit beträgt der CPI = 10.000/12.000 = 0,83.

Mit dieser Formel ergibt sich also: EAC = 20.000 / 0,83 = 24.390 $.

In diesem Fall sehen Sie, dass die Formel davon ausgeht, dass Ihre zukünftigen Ausgaben denselben Änderungsraten wie in der Vergangenheit folgen werden.

Im gleichen Beispiel ergibt sich mit dieser Formel EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000)/0,83] = 24.048 $.

Es gibt noch eine weitere Metrik, den Zeitplan-Leistungsindex. Lassen Sie uns diesen definieren.

Schedule Performance Index (SPI): Der SPI ist das zeitliche Äquivalent zum CPI. Er misst die Effizienz Ihres Fortschritts im Vergleich zur geschätzten Fertigstellungszeit. Er wird berechnet, indem der Earned Value durch den geplanten Wert geteilt wird. Wenn SPI > 1 ist, liegen Sie vor dem Zeitplan. SPI = 1 bedeutet, dass Sie im Zeitplan liegen. Wenn SPI < 1 ist, liegen Sie hinter dem Zeitplan zurück.

Wie im obigen Beispiel gilt: Wenn Sie 50 % Ihrer Arbeit in 40 % der Zeit fertiggestellt haben, beträgt Ihr SPI = (50 % von BAC) / (40 % von BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.

Ihre EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000) / (0,83 x 1,25)] = 22.375 $.

Die Bottom-up-Schätzung bis zum Abschließen bezieht sich auf die überarbeiteten Schätzungen für alle verbleibenden Aufgaben. Dies erfolgt häufig manuell.

Wenn Sie die fünf verschiedenen Formeln für dieselbe Berechnung verwirren, haben wir Hilfe für Sie.

Wann sollte welche EAC-Formel verwendet werden?

Der Zweck dieser Formeln ist derselbe, nämlich die Ermittlung der EAC. Die Formel, die Sie zur Berechnung Ihrer EAC verwenden, hängt jedoch vom Kontext ab, einschließlich der Art des Projekts, der Auswirkungen von Ereignissen und deren Kostenauswirkungen. Sehen wir uns einige Szenarien an.

Die Kostenentwicklung ist stabil + vergangene Trends werden sich fortsetzen

EAC = BAC / CPI

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Projekt ineffizient ist oder das Budget überschritten wird und Sie davon ausgehen, dass dies in gleichem Maße so weitergehen wird, verwenden Sie die oben genannte Formel.

Diese Methode geht davon aus, dass alle Kostenabweichungen systemisch sind und über den verbleibenden Projektumfang hinweg einheitlich bestehen bleiben. Sie ist auf stabile, gut verwaltete Projekte mit geringen Leistungsschwankungen anwendbar.

Kostenabweichungen bestehen + aktueller Effizienz-Trend wird sich fortsetzen

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Wenn Sie Kostenabweichungen festgestellt haben, aber davon ausgehen, dass diese den aktuellen Leistungstrends folgen werden, verwenden Sie die oben genannte Formel. Dieser Ansatz ist praktisch bei Projekten, bei denen sich die Abweichungen voraussichtlich stabilisieren werden, was die anhaltende Kosteneffizienz widerspiegelt.

Mit dieser Methode berücksichtigen Sie vergangene Abweichungen und prognostizieren gleichzeitig zukünftige Kosten auf der Grundlage der aktuellen Niveaus der Produktivität, wodurch sie sich für dynamische, aber überschaubare Projekte eignet.

Kostenabweichungen sind Anomalien + die Zukunft wird den ursprünglichen Schätzungen entsprechen

EAC = AC + (BAC – EV)

Wenn Kostenabweichungen Einzelfälle sind und Sie davon ausgehen, dass das Projekt für die verbleibenden Arbeiten im Rahmen des ursprünglich veranschlagten Budgets bleiben wird.

Diese Methode eignet sich, wenn einmalige Ereignisse wie unerwartete Kosten für das Setup oder anfängliche Ineffizienzen Abweichungen verursachen, von denen das Team des Projekts nicht erwartet, dass sie sich wiederholen.

Kostenabweichung + Zeitplanabweichung

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Wenn der Zeitplan ein wichtiger Faktor für die Prognose der Gesamtkosten ist, ist die oben genannte Formel am besten geeignet. Sie passt die Kostenprognose für die verbleibenden Arbeiten an, indem sie Zeitplanverzögerungen und Kosteneffizienz berücksichtigt. Diese Methode ist besonders nützlich für Projekte, die sowohl das Budget überschreiten als auch hinter dem Zeitplan zurückliegen.

Kostentrends sind unvorhersehbar

EAC = AC + Bottom-Up-Schätzung

Wenn die Leistung Ihres Projekts unvorhersehbar ist oder die Kostenentwicklung kein verlässlicher Indikator für die zukünftige Leistung mehr ist, verwenden Sie die oben genannte Formel.

Anstatt sich auf Formeln zu stützen, die auf dem CPI oder SPI basieren, werden bei dieser Methode die verbleibenden Arbeiten von Grund auf neu geschätzt und zu den bisher tatsächlich angefallenen Kosten addiert, wodurch eine höhere Genauigkeit erzielt wird.

Wenn Sie noch etwas unsicher bei der Berechnung von EAC sind, finden Sie hier eine kurze Einführung.

Schritte zur Berechnung der EAC

Top-down-EAC-Ansatz

Vier der fünf oben genannten Formeln verfolgen einen Top-Down-Ansatz. Das bedeutet, dass sie sich auf bereits vorhandene Budgets und vergangene Leistungen stützen.

Um die oben genannte Formel zu verwenden und die EAC zu berechnen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

Bottom-up-EAC-Ansatz

Beim Bottom-up-Ansatz werden die Kosten für alle verbleibenden Arbeiten von Grund auf neu berechnet und zu den bisher tatsächlich angefallenen Kosten addiert. Diese Methode liefert die genaueste und detaillierteste Schätzung, da sie die aktuellen Bedingungen des Projekts und etwaige Änderungen des Umfangs berücksichtigt.

Mit einem guten tool lässt sich das alles viel einfacher bewerkstelligen.

Tools für die EAC-Berechnung

Die Berechnung ist einfach, es handelt sich um einfache Arithmetik. Wenn Sie also über alle Daten verfügen, reicht ein Taschenrechner aus, um EAC zu berechnen. Beginnen wir mit dem einfachsten tool, um EAC zu berechnen.

Tabellenkalkulationen zur Berechnung von EAC

Mit Formelfeldern können Sie die Berechnung von EAC automatisieren. Sie können beispielsweise alle Kosten in einer Registerkarte mit einer Zelle für die Gesamtsumme verfolgen. In einer anderen Registerkarte können Sie den Fortschritt des Projekts mit einer Zelle zur Überwachung von Abweichungen verfolgen.

Auf dieser Grundlage können Sie mit diesen Daten den Wert des Earned Value berechnen.

Spreadsheets sind zwar sehr beliebt und einfach zu bedienen, aber auch vollständig manuell. Sie müssen alle Daten selbst in die Spreadsheets eingeben. Dies ist fehleranfällig und kann mühsam sein. Mit einem tool wie ClickUp für Finanzteams können Sie das besser machen.

EAC mit ClickUp nutzen

Durch die Verwendung einer umfassenden Plattform für das Projektmanagement wie ClickUp stellen Sie sicher, dass alle Daten, die Sie für EAC-Berechnungen benötigen, bereits für Sie verfügbar sind.

Projektmanagement für Kosten: Sie können jedes externe tool zur Nachverfolgung der Kosten integrieren, um AC automatisch in ClickUp zu berechnen.

Nachverfolgung des Fortschritts: Als Projektmanagement-Tool ermöglicht Ihnen ClickUp eine Echtzeit-Ansicht Ihres Fortschritts. Basierend auf den von Ihnen festgelegten Aufgaben berechnet es automatisch den Umfang der abgeschlossenen Arbeit.

Terminüberwachung: Mit Startdaten, Enddaten und benutzerdefinierten Datumsfeldern können Sie die Zeitleiste Ihres Projekts bis ins Detail verfolgen. Dies hilft Ihnen bei der Berechnung von Terminabweichungen, die Sie zur Messung des EAC benötigen.

Ressourcenkalkulation: Wenn Sie ein Projekt nach dem Zeit- und Materialmodell (T&M) abrechnen, müssen alle Teammitglieder ihre Arbeitszeit erfassen. Mit ClickUp Aufgaben können Ihre Teams die Zeit von jedem Gerät aus erfassen, Notizen hinzufügen, Beschreibungen zuweisen und die Zeit als abrechnungsfähig (oder nicht abrechnungsfähig) markieren. Außerdem ermöglicht es das Zusammenfassen der Zeit über Aufgaben und Unteraufgaben hinweg.

Automatische Berechnungen: Sie schätzen die Einfachheit von Tabellenkalkulationen zum Einrichten von Formeln? Mit ClickUp ist das möglich! Verwenden Sie numerische Daten aus Ihren Aufgaben und Projekten, um EAC automatisch zu berechnen, aktualisiert in Echtzeit.

Echtzeit-Berichterstellung: EAC ist eine Metrik für die Zukunft, also eine Prognose. Um jedoch sicherzustellen, dass Sie Budgets oder Zeitleisten nicht überschreiten, müssen Sie Anpassungen in der Gegenwart vornehmen. ClickUp Dashboards kann Ihnen dabei helfen.

Durch die kontinuierliche Überwachung der tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zum Plan können Sie Kostenüberschreitungen schnell erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen. So lassen sich Budgetüberraschungen vermeiden und die Beteiligten bleiben über die finanzielle Lage des Projekts auf dem Laufenden.

Die Rolle von Qualitätstools und -techniken für den Erfolg des Projekts

Mit einem Taschenrechner oder sogar mit Papier und Stift lässt sich EAC berechnen. Mit hochwertigen tools und Techniken lässt sich der Prozess jedoch genauer und effizienter gestalten. So geht's.

Datenqualität: Die von Ihnen verwendeten tools entscheiden über die Qualität der Daten. Ein tool wie ClickUp, das bereits projektbezogene Informationen sammelt, gewährleistet die Qualität der Daten, wie z. B. einen sich entwickelnden Zeitplan, Zeitschätzungen, Ausgaben usw.

Integrationen: Ein umfassendes Tool sammelt auch Daten aus externen Quellen. Wenn Sie beispielsweise die Zeiterfassung mit einem externen Tool durchführen, können Sie diese Daten mit APIs in ClickUp importieren.

Automatisierungen: Die Berechnung von Metriken wie EAC kann einen erheblichen Teil der Bandbreite des Projektmanagers beanspruchen. Um dies zu vereinfachen, können Automatisierungstools helfen. Außerdem können sie mit Trendanalysen und Monte-Carlo-Simulationen eine bessere Prognose ermöglichen.

Replizierbarkeit: Die richtigen Tools bieten auch die Rahmenbedingungen, Vorlagen für Kosten-Nutzen-Analysen und Schätzvorlagen, um Metriken für Projekte zu berechnen und zu verfolgen.

Diese Vorlage herunterladen

Die Projektkostenanalyse-Vorlage von ClickUp ist ein gebrauchsfertiges, vollständig anpassbares und anfängerfreundliches Framework für die Projektanalyse. Die automatische Berechnungsspalte liefert eine detaillierte Kostenaufschlüsselung und erleichtert so die Berechnungen.

Vorteile von EAC im Projektmanagement

Wenn Ihnen all diese Berechnungen etwas zu viel erscheinen, wägen Sie sie doch einmal gegen die Vorteile ab, die sie bieten.

✅ Kosteneinsparungen: Was Sie nicht sehen, können Sie auch nicht einsparen. Mit EAC können Sie Budgetüberschreitungen beobachten und messen, die Sie dann mit Hilfe von Strategien zur Risikominderung kontrollieren können.

✅ Risikoerkennung: Durch die Analyse von Leistungstrends können Sie potenzielle Ineffizienzen und Risiken im Zusammenhang mit den Projektkosten erkennen, bevor sie zu erheblichen Problemen eskalieren.

✅ Kommunikation mit Stakeholdern: EAC liefert konkrete Daten, um Stakeholder über die finanzielle Lage des Projekts zu informieren. Regelmäßige Updates schaffen Vertrauen bei den Stakeholdern und demonstrieren Verantwortungsbewusstsein.

✅ Entscheidungsfindung: EAC versorgt Teams mit umsetzbaren Erkenntnissen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, wenn unvorhergesehene Änderungen auftreten. Sie können Ressourcen neu zuweisen, den Umfang des Projekts anpassen oder Kostensenkungsmaßnahmen auf der Grundlage genauer und aktueller Daten umsetzen.

✅ Nachverfolgung der Leistung: Mit EAC können Sie die Leistung des Projekts im Verhältnis zu den geplanten Kosten und dem Zeitplan nachverfolgen. Sie können diese Daten verwenden, um den Teams Feedback zu geben, Projektbudgets zu verwalten, Erweiterungen des Zeitplans zu planen usw.

✅ Budgetprognose: Sie erhalten eine genaue und fortlaufende Schätzung Ihrer Gesamtkosten, sodass Sie die Nachverfolgung der Einhaltung Ihres Projektbudgets durchführen können. Dies kann eine wichtige Grundlage für die zukünftige Budgetierung, Planung und Projektsteuerung sein.

Um diese Vorteile nutzen zu können, sollten Sie einige häufige Fehler vermeiden.

Häufige Fehler, die bei der Berechnung von EAC zu vermeiden sind

So einfach es auch klingt, kleine Fehler können zu falschen Erkenntnissen, ineffektiven Entscheidungen und kontraproduktiven Ergebnissen führen. Hier sind einige häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden können.

Verwendung der falschen Formel: Die Berechnung des EAC als BAC / CPI in einem Projekt mit erheblichen Terminverzögerungen ignoriert die Auswirkungen von Zeitineffizienzen, was das Ergebnis einer zu optimistischen Schätzung ist.

Berücksichtigen Sie alle Faktoren und wählen Sie die am besten geeignete Formel.

Falsche Annahmen: Die Annahme, dass die bisherige Leistung die zukünftige Leistung perfekt widerspiegelt, kann zu verzerrten EAC-Berechnungen führen.

Treffen Sie vernünftige Annahmen, die auf Fakten basieren.

Übersehen von AC oder EV: EAC-Berechnungen hängen stark von genauen Berechnungen der tatsächlichen Kosten und des Earned Value ab. Wenn Sie einige Ausgaben übersehen oder den Earned Value ungenau berechnen, kann dies zu irreführenden Prognosen führen.

Konzentrieren Sie sich darauf, sicherzustellen, dass Ihre Daten korrekt sind.

Ignorieren von Zeitplanverzögerungen: Wenn Zeitplanverzögerungen nicht in die EAC-Berechnungen einbezogen werden, werden die Gesamtkosten oft unterschätzt. Beispielsweise verursacht ein Projekt, das sich aufgrund von Ressourcenengpässen um Monate verzögert, wahrscheinlich höhere Kosten für Gehälter, Gerätevermietung oder Strafen.

Um dies zu vermeiden, berücksichtigen Sie immer die Auswirkungen von Verzögerungen auf die Kosten.

Verwendung veralteter EAC: EAC ist keine einmalige Berechnung. Es handelt sich um eine dynamische Metrik, die sich mit jedem Tag weiterentwickelt. Wenn sich der Umfang ändert, schwankt der Index für Kosten und Leistung oder es kommt zu Terminverzögerungen, entspricht die ursprüngliche EAC nicht mehr der Realität des Projekts.

Daher wird empfohlen, die EAC regelmäßig zu berechnen, um die aktuelle Situation genau widerzuspiegeln.

Behalten Sie mit ClickUp den Überblick über Ihre Projekt-Metriken

In einer Welt, in der Kostenüberschreitungen an der Tagesordnung sind, können Sie sich einen enormen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem Sie Projekte einfach pünktlich und innerhalb des Budgets liefern. Der einzige Weg, dies zu erreichen, besteht darin, Kosten und Zeitpläne regelmäßig mit den Budgets zu verfolgen.

Mit der leistungsstarken Plattform für Projektmanagement von ClickUp ist das ein Kinderspiel. Sie erfasst automatisch Daten, ermöglicht Berechnungen und bietet Echtzeit-Sichtbarkeit in den Projektstatus.

Die Echtzeit-Dashboards, anpassbaren Kostenfelder, Zeitleiste und Workload-Verwaltung bieten eine effiziente Möglichkeit, EAC mühelos zu berechnen und zu überwachen.

Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus!