So berechnen Sie den geschätzten Fertigstellungsgrad (EAC) in Projekten

Eine Umfrage von McKinsey ergab, dass Projekte im Durchschnitt um 30 bis 45 % über ihr Budget und ihren Zeitplan hinausgehen. Eine genauere Untersuchung von "Megaprojekten", von denen einige einen Wert von über 1 Milliarde US-Dollar haben, ergab, dass die Kosten um 79 % über den ursprünglichen Budgetschätzungen liegen.

Dies verdeutlicht offensichtliche Herausforderungen bei der Umsetzung, weist aber auch auf unzureichende Kosten- und Terminschätzungen bei der Projektgenehmigung hin.

Einer der Schlüssel Gründe für Budgetüberschreitungen und Verzögerungen bei Projekten sind ungenaue Schätzungen. Projektmanager kämpfen häufig mit diesem Problem und haben verschiedene Rahmenwerke entwickelt, um es zu lösen. Das Konzept der Schätzung bei Fertigstellung (EAC) ist eines davon.

In diesem Blogbeitrag erklären wir diese Technik zur Projektkalkulation, zeigen Ihnen, wie Sie EAC berechnen, und untersuchen deren Einsatzmöglichkeiten im Geschäftsleben.

Was ist EAC (Estimate at Completion, geschätzte Fertigstellungskosten)?

Estimate at Completion (EAC) ist ein Begriff, der verwendet wird, um die Gesamtkosten eines Projekts bei dessen Fertigstellung zu prognostizieren. Es handelt sich um eine fortlaufende Berechnung, die alle Änderungen der Schätzungen während des Lebenszyklus des Projekts überwacht.

Vor Beginn des Projekts sollte die EAC dem Budget entsprechen. Das bedeutet, dass Sie am Ende des Projekts genau den geschätzten Betrag ausgegeben haben.

Im Laufe eines Projekts können jedoch verschiedene Herausforderungen oder externe Ereignisse auftreten.

Diese unerwarteten Ausgaben erhöhen die Projektkosten. Mit EAC können Sie die angepassten Gesamtkosten des Projekts in Echtzeit prognostizieren und diese zusätzlichen Kosten berücksichtigen.

Wie berechnet man EAC?

Lassen Sie uns zunächst diese Begriffe definieren und dann die Berechnung anhand eines Beispiels durchgehen.

Angenommen, Sie haben ein Softwareentwicklungsprojekt mit einem Gesamtbudget (BAC) von 20.000 € begonnen.

Bisher haben Sie 50 % der Arbeit in 40 % der Zeit fertiggestellt und 12.000 $ ausgegeben. Der Wert im Projektmanagement ist der Betrag, den Sie im Verhältnis zum budgetierten Wert bereits erbra cht haben. Zur Vereinfachung der Berechnung sollten 50 % der Arbeit also 10.000 $ gekostet haben, was Ihrem Wert entspricht.

Daher lautet Ihre Formel für die Schätzung bei Fertigstellung 20.000 + (12.000-10.000) = 22.000 $

Wenn Sie sich nun fragen: "Wie können Sie sicher sein, dass die folgenden Teile des Projekts nicht auch mehr kosten werden?", dann haben Sie gut nachgefragt!

Sehen wir uns auch andere, differenziertere Methoden zur Berechnung der EAC an.

Cost Performance Index (CPI): Die Effizienzrate Ihrer Projektausgaben. Sie wird berechnet, indem der verdiente Wert durch die tatsächlichen Kosten geteilt wird. Wenn CPI > 1 ist, geben Sie weniger als geplant aus, und wenn CPI < 1 ist, geben Sie zu viel aus.

In Fortsetzung des vorherigen Beispiels beträgt Ihr verdienter Wert 10.000 $ und Ihre tatsächlichen Kosten 12.000 $. Somit beträgt der CPI 10.000/12.000 = 0,83.

Mit dieser Formel ergibt sich also ein EAC von 20.000 / 0,83 = 24.390 $

In diesem Fall sehen Sie, dass die Formel davon ausgeht, dass Ihre zukünftigen Ausgaben denselben Änderungsraten wie in der Vergangenheit folgen werden.

Im gleichen Beispiel ergibt sich mit dieser Formel EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000)/0,83] = 24.048 $.

Es gibt noch eine weitere Metrik, den Schedule Performance Index. Lassen Sie uns diesen definieren.

Schedule Performance Index (SPI): Der SPI ist das zeitliche Äquivalent zum CPI. Er misst die Effizienz Ihres Fortschritts im Vergleich zur geschätzten Fertigstellungszeit. Er wird berechnet, indem der verdiente Wert durch den geplanten Wert geteilt wird. Wenn SPI > 1 ist, liegen Sie vor dem Zeitplan. SPI = 1 bedeutet, dass Sie im Zeitplan liegen. Wenn SPI < 1 ist, liegen Sie hinter dem Zeitplan zurück.

Wie im obigen Beispiel gilt: Wenn Sie 50 % Ihrer Arbeit in 40 % der Zeit fertiggestellt haben, beträgt Ihr SPI = (50 % der BAC) / (40 % der BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.

Ihre EAC beträgt also 12.000 + [(20.000 – 10.000) / (0,83 x 1,25)] = 22.375 $

Bottom-up Estimate to Completion bezieht sich auf die überarbeiteten Schätzungen für alle verbleibenden Aufgaben. Dies wird oft manuell erledigt.

Wenn Sie fünf verschiedene Formeln für dieselbe Berechnung verwirrend finden, haben wir Hilfe für Sie.

Wann ist welche EAC-Formel zu verwenden?

Der Zweck dieser Formeln ist derselbe, nämlich die Ermittlung der EAC. Die Formel, die Sie zur Berechnung Ihrer EAC verwenden, hängt jedoch vom Kontext ab, einschließlich der Art des Projekts, der Ereignisse, die sich darauf auswirken, und deren Auswirkungen auf die Kosten. Sehen wir uns einige Szenarien an.

Die Kostenleistung ist stabil + vergangene Trends werden sich fortsetzen

EAC = BAC / CPI

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Projekt ineffizient ist oder das Budget überschritten wird und Sie davon ausgehen, dass dies in gleichem Maße weitergeht, verwenden Sie die obige Formel.

Diese Methode geht davon aus, dass alle Kostenabweichungen systemisch sind und sich über den verbleibenden Projektumfang hinweg einheitlich fortsetzen werden. Sie eignet sich für stabile, gut verwaltete Projekte mit geringen Leistungsschwankungen.

Kostenabweichungen bestehen + aktueller Effizienztrend wird sich fortsetzen

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Wenn Sie Kostenabweichungen festgestellt haben, aber davon ausgehen, dass diese den aktuellen Leistungstrends folgen werden, verwenden Sie die obige Formel. Dieser Ansatz ist praktisch für Projekte, bei denen sich die Abweichungen voraussichtlich stabilisieren werden, was die anhaltende Kosteneffizienz widerspiegelt.

Mit dieser Methode berücksichtigen Sie vergangene Abweichungen und prognostizieren zukünftige Kosten auf der Grundlage der aktuellen Produktivität. Damit eignet sich diese Methode für dynamische, aber überschaubare Projekte.

Kostenabweichungen sind Anomalien + die Zukunft wird den ursprünglichen Schätzungen entsprechen

EAC = AC + (BAC – EV)

Wenn Kostenabweichungen isolierte Incidents sind und Sie davon ausgehen, dass das Projekt für die verbleibenden Arbeiten im Rahmen des ursprünglichen Budgets voranschreiten wird.

Diese Methode eignet sich, wenn einmalige Ereignisse wie unerwartete anfängliche Setup-Kosten oder anfängliche Ineffizienzen Abweichungen verursachen, von denen das Projektteam nicht erwartet, dass sie erneut auftreten.

Kostenabweichung + Terminabweichung

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Wenn der Zeitplan ein wichtiger Faktor für die Prognose der Gesamtkosten ist, ist die obige Formel am besten geeignet. Sie passt die Kostenprognose für die verbleibende Arbeit an, indem sie neben der Kosteneffizienz auch Zeitplanverzögerungen berücksichtigt. Diese Methode ist besonders nützlich für Projekte, die sowohl über dem Budget liegen als auch hinter dem Zeitplan zurückliegen.

Kostentrends sind unvorhersehbar

EAC = AC + Bottom-Up-Schätzung

Wenn die Leistung Ihres Projekts unvorhersehbar ist oder Kostentrends keine verlässlichen Indikatoren für die zukünftige Leistung mehr sind, verwenden Sie die obige Formel.

Anstatt sich auf Formeln zu stützen, die auf dem CPI oder SPI basieren, werden bei dieser Methode die verbleibenden Arbeiten von Grund auf neu geschätzt und zu den bisher tatsächlich angefallenen Kosten addiert, wodurch eine höhere Genauigkeit erzielt wird.

Wenn Sie noch etwas unsicher bei der Berechnung der EAC sind, finden Sie hier eine kurze Einführung.

Schritte zur Berechnung der EAC

Top-down-EAC-Ansatz

Vier der fünf oben genannten Formeln verfolgen einen Top-Down-Ansatz. Das bedeutet, dass sie sich auf bereits vorhandene Budgets und vergangene Leistungen stützen.

Um die obige Formel zu verwenden und den EAC zu berechnen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

Bottom-up-EAC-Ansatz

Der Bottom-up-Ansatz umfasst die Neuberechnung der Kosten für alle verbleibenden Arbeiten von Grund auf und deren Hinzufügung zu den bisher tatsächlich angefallenen Kosten. Diese Methode liefert die genaueste und detaillierteste Schätzung, da sie die aktuellen Bedingungen des Projekts und etwaige Änderungen des Umfangs berücksichtigt.

Mit einem guten Tool lässt sich das alles viel einfacher bewerkstelligen.

Tools für die EAC-Berechnung

Die Berechnung ist einfach, es handelt sich um einfache Arithmetik. Wenn Sie also alle Daten zur Verfügung haben, reicht ein Taschenrechner aus. Beginnen wir mit den einfachsten Tools zur Berechnung der EAC.

Tabellenkalkulationen zur Berechnung der EAC

Mit Formelfeldern können Sie die Berechnung von EAC automatisieren. Sie können beispielsweise alle Kosten in einer Registerkarte mit einer Zelle für die Gesamtsumme nachverfolgen. In einer anderen Registerkarte können Sie den Fortschritt des Projekts mit einer Zelle zur Überwachung von Abweichungen nachverfolgen.

Anhand dieser Daten können Sie den Wert der erbrachten Leistung berechnen.

Tabellenkalkulationen sind zwar weit verbreitet und einfach zu bedienen, aber auch vollständig manuell. Sie müssen alle Daten selbst in die Tabellenkalkulationen eingeben. Dies ist fehleranfällig und kann mühsam werden. Mit einem Tool wie ClickUp für Finanzteams können Sie das besser machen.

EAC mit ClickUp nutzen

Mit einer umfassenden Projektmanagement-Plattform wie ClickUp stellen Sie sicher, dass alle Daten, die Sie für EAC-Berechnungen benötigen, bereits verfügbar sind.

Projektkostenmanagement: Sie können jedes externe Tool, das Sie für die Nachverfolgung von Ausgaben verwenden, integrieren, um AC automatisch in ClickUp zu berechnen.

fortschrittsverfolgung*: Als Projektmanagement-Tool bietet Ihnen ClickUp einen Echtzeit-Überblick über Ihren Fortschritt. Auf Grundlage der von Ihnen festgelegten Aufgaben berechnet es automatisch den Umfang der fertiggestellten Arbeit.

Terminüberwachung: Mit Startdaten, Enddaten und benutzerdefinierten Datumsfeldern können Sie die Zeitleisten Ihres Projekts detailliert nachverfolgen. Auf diese Weise können Sie Terminabweichungen berechnen, die Sie zur Messung der EAC benötigen.

Ressourcenkalkulation: Wenn Sie ein Projekt nach dem Zeit- und Materialmodell (T&M) abrechnen, müssen alle Teammitglieder ihre Arbeitszeit erfassen. Mit ClickUp Aufgaben können Ihre Teams die Zeit von jedem Gerät aus erfassen, Notizen hinzufügen, Beschreibungen zuweisen und Zeiten als abrechnungsfähig (oder nicht abrechnungsfähig) markieren. Außerdem können Sie Zeiten über Aufgaben und Unteraufgaben hinweg zusammenfassen.

Automatische Berechnungen: Sie mögen die Einfachheit von Tabellenkalkulationen zum Einrichten von Formeln? Mit ClickUp ist das möglich! Verwenden Sie numerische Daten aus Ihren Aufgaben und Projekten, um EAC automatisch zu berechnen und in Echtzeit zu aktualisieren.

Berichterstellung in Echtzeit: EAC ist eine Metrik für die Zukunft, also eine Prognose. Um jedoch sicherzustellen, dass Sie Budgets oder Zeitleisten nicht überschreiten, müssen Sie Anpassungen in der Gegenwart vornehmen. Die Dashboards von ClickUp können Ihnen dabei helfen.

Durch die kontinuierliche Überwachung der tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zum geplanten Budget können Sie Kostenüberschreitungen schnell erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen. So vermeiden Sie Budgetüberraschungen und stellen sicher, dass alle Beteiligten über die finanzielle Lage des Projekts informiert sind.

Die Rolle von Qualitäts-Tools und -Techniken für den Erfolg eines Projekts

EAC lässt sich mit einem Taschenrechner oder sogar mit Papier und Stift berechnen. Mit hochwertigen Tools und Techniken lässt sich dieser Prozess jedoch präziser und effizienter gestalten. So geht's.

Datenqualität: Die von Ihnen verwendeten Tools entscheiden über die Qualität der Daten. Ein Tool wie ClickUp, das bereits projektbezogene Informationen sammelt, gewährleistet die Qualität der Daten, wie z. B. einen sich weiterentwickelnden Zeitplan, Zeitschätzungen, Ausgaben usw.

Integrationen: Ein umfassendes Tool sammelt auch Daten aus externen Quellen. Wenn Sie beispielsweise die Zeit mit einem externen Tool erfassen, können Sie diese Daten über APIs in ClickUp importieren.

Automatisierung: Die Berechnung von Metriken wie EAC kann einen erheblichen Teil der Bandbreite des Projektmanagers beanspruchen. Automatisierungstools können hier Abhilfe schaffen. Außerdem lassen sich mit Trendanalysen und Monte-Carlo-Simulationen bessere Prognosen erstellen.

Replizierbarkeit: Die richtigen Tools bieten auch die Rahmenbedingungen, Vorlagen für Kosten-Nutzen-Analysen und Schätzvorlagen zur Berechnung und Nachverfolgung von Projektmetriken.

Diese Vorlage herunterladen

Die Vorlage für die Projektkostenanalyse von ClickUp ist ein sofort einsatzbereites, vollständig anpassbares und anfängerfreundliches Framework für die Projektanalyse. Die Spalte für die automatische Berechnung liefert eine detaillierte Kostenaufschlüsselung und erleichtert so die Berechnungen.

Vorteile von EAC im Projektmanagement

Wenn Ihnen all diese Berechnungen etwas zu viel erscheinen, wägen Sie sie doch einmal gegen die Vorteile ab, die sie bieten.

✅ Kosteneinsparungen: Was Sie nicht sehen, können Sie nicht einsparen. Mit EAC können Sie Budgetüberschreitungen beobachten und messen und diese mit Strategien zur Risikominderung kontrollieren.

✅ Risikoerkennung: Durch die Analyse von Leistungstrends können Sie potenzielle Ineffizienzen und Projektkostenrisiken erkennen, bevor sie zu erheblichen Problemen eskalieren.

✅ Kommunikation mit Stakeholdern: EAC liefert konkrete Daten, um Stakeholder über die finanzielle Lage des Projekts zu informieren. Regelmäßige Updates schaffen Vertrauen bei den Stakeholdern und demonstrieren Verantwortlichkeit.

✅ Entscheidungsfindung: EAC versorgt Teams mit umsetzbaren Erkenntnissen, um bei unvorhergesehenen Änderungen fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie können Ressourcen neu zuweisen, den Projektumfang anpassen oder Kostensenkungsmaßnahmen auf der Grundlage genauer und aktueller Daten umsetzen.

✅ Leistungsnachverfolgung: Mit EAC können Sie die Projektleistung im Verhältnis zu den geplanten Kosten und dem Zeitplan überwachen. Sie können diese Daten verwenden, um den Teams Feedback zu geben, Projektbudgets zu verwalten, Erweiterungen des Zeitplans zu planen usw.

✅ Budgetprognosen: Sie erhalten eine genaue und fortlaufende Schätzung Ihrer Gesamtkosten, sodass Sie nachverfolgen können, wie gut Sie Ihr Projektbudget einhalten. Dies kann eine wichtige Grundlage für die zukünftige Budgetierung, Planung und Projektsteuerung sein.

Um diese Vorteile nutzen zu können, sollten Sie einige häufige Fehler vermeiden.

Häufige Fehler, die bei der Berechnung der EAC zu vermeiden sind

So einfach es auch klingt, kleine Fehler können zu falschen Erkenntnissen, ineffektiven Entscheidungen und kontraproduktiven Ergebnissen führen. Hier sind einige häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden können.

Verwendung der falschen Formel: Die Berechnung der EAC als BAC / CPI in einem Projekt mit erheblichen Terminverzögerungen ignoriert die Auswirkungen von Zeitineffizienzen, was zu einer zu optimistischen Schätzung führt.

Berücksichtigen Sie alle Faktoren und wählen Sie die am besten geeignete Formel.

Falsche Annahmen: Die Annahme, dass die bisherige Leistung die zukünftige Leistung perfekt widerspiegelt, kann zu falschen EAC-Berechnungen führen.

Treffen Sie fundierte Annahmen auf der Grundlage von Fakten.

Übersehen von AC oder EV: EAC-Berechnungen hängen stark von der genauen Berechnung der tatsächlichen Kosten und des erzielten Werts ab. Wenn Sie einige Ausgaben übersehen oder den erzielten Wert falsch berechnen, kann dies zu irreführenden Prognosen führen.

Konzentrieren Sie sich darauf, dass Ihre Daten korrekt sind.

Ignorieren von Terminverzögerungen: Wenn Terminverzögerungen nicht in die EAC-Berechnungen einbezogen werden, werden die Gesamtkosten häufig unterschätzt. Beispiel: Ein Projekt, das sich aufgrund von Ressourcenengpässen um mehrere Monate verzögert, verursacht wahrscheinlich höhere Kosten für Gehälter, Ausrüstungsmieten oder Strafen.

Um dies zu vermeiden, berücksichtigen Sie immer die Auswirkungen von Verzögerungen auf die Kosten.

Verwendung veralteter EAC: EAC ist keine einmalige Berechnung. Es handelt sich um eine dynamische Metrik, die sich mit jedem Tag weiterentwickelt. Wenn sich der Umfang ändert, der Kostenleistungsindex schwankt oder Terminverzögerungen auftreten, entspricht die ursprüngliche EAC nicht mehr der Realität des Projekts.

Daher wird empfohlen, die EAC regelmäßig zu berechnen, um die aktuelle Situation genau widerzuspiegeln.

Behalten Sie mit ClickUp den Überblick über Ihre Projektmetriken

In einer Welt, in der Kostenüberschreitungen an der Tagesordnung sind, können Sie sich durch die termingerechte Lieferung innerhalb des Budgets deutlich von der Konkurrenz abheben. Der einzige Weg, dies zu erreichen, ist die regelmäßige Überprüfung der Kosten und Zeitpläne anhand der Budgets.

Mit der leistungsstarken Projektmanagement-Plattform von ClickUp ist das ein Kinderspiel. Sie erfasst automatisch Daten, ermöglicht Berechnungen und bietet Echtzeit-Sichtbarkeit auf den Projektstatus.

Die Echtzeit-Dashboards, anpassbaren Kostenfelder, Zeiterfassung und Workload-Management bieten eine effiziente Möglichkeit, den EAC mühelos zu berechnen und zu überwachen.

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