Owen Jones ist Senior Content Marketer bei ZoomShift, einer Online-App zur Terminplanung. Er ist ein erfahrener SaaS-Vermarkter, der sich auf Content-Marketing, CRO und FB-Werbung spezialisiert hat. Er gibt sein Wissen gerne an andere weiter, um ihnen zu helfen, ihre Ergebnisse zu verbessern.
Einer der größten Vorteile eines verteilten Designteams ist die Freiheit, die besten verfügbaren Mitarbeiter einzustellen, unabhängig davon, wo sie leben. Mit den richtigen Fähigkeiten und Tools für das Management verteilter Teams können Sie Ihr Traum-Designteam zum Erfolg führen.
Von allen Herausforderungen bei der Leitung eines Remote-Teams ist es am schwierigsten, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter bei ihrer Produktivität, Kreativität und Kooperation immer auf dem höchsten Niveau bleiben, wenn niemand anderes in der Nähe ist. Als Führungskraft müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter immer ihr Bestes geben.
5 Strategien, die dabei helfen können, ein verteiltes Team auf Kurs zu halten
1. Legen Sie messbare Ziele für das Geschäft und die persönliche Entwicklung fest.
Es ist kein Geheimnis, dass die Kommunikation im Büro in der Regel einfacher ist. Deshalb ist es wichtig, klar und verständlich zu schreiben und zu sprechen und sich auf realistische Aufgaben und Fristen zu einigen.
Die Einstellung von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) ist eine gute Möglichkeit, um Ihre Erwartungen als Arbeitgeber zu formulieren. Damit decken Sie Alles ab, was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten. Nachstehend finden Sie eine Beispiel-Tabelle mit KPIs für verschiedene Unternehmensbereiche.
In Ihrem Fall umfassen KPIs jedoch Dinge wie:
- Zeitaufwand für das zu erledigende Design-Projekt
- Wie viel Arbeit erwarten Sie von einer Person pro Tag?
- Kundenzufriedenheitsbewertungen
Wenn Ihre Teammitglieder wissen, was Sie von ihnen erwarten, können sie von Anfang an Strategien entwickeln, um diese Ziele zu erreichen. Die Einrichtung eines soliden Design-Arbeitsprozesses für das gesamte Team zur Erreichung der Teamziele ist ebenfalls ein Muss für Effizienz.
2. Planen Sie einmal pro Woche Einzel-Meetings ein
Regelmäßige Meetings sind ein Muss. Sie müssen wissen, ob Aufgaben fertiggestellt und Einzelziele erreicht werden. Einzelgespräche helfen Ihnen bei der Nachverfolgung der Ergebnisse. So lernen Sie Ihre Teammitglieder besser kennen und können eventuelle Bedenken notieren.
Strukturieren Sie Ihre Meetings immer.
Erstellen Sie vor jedem Meeting eine Tagesordnung. Die Tagesordnung hilft dabei, das Meeting im Zeitplan zu halten. Hier sind einige Gründe, warum dies notwendig ist:
- Informieren Sie die Mitglieder des Design-Teams im Voraus über den Zweck
- Legen Sie klare Erwartungen fest, was vor und während eines Meetings zu tun ist.
- Halten Sie die Teilnehmer auf das Thema fokussiert
- Legt das Tempo des Meetings fest
- Geben Sie die Start- und Endzeit an, damit alle entsprechend planen können.
Eine weitere gute Idee sind tägliche Stand-up-Meetings. Dabei handelt es sich um kurze Sitzungen mit Remote-Team-Mitgliedern, um über die täglichen Neuigkeiten auf dem Laufenden zu bleiben. Keine Sorge, Sie müssen während dieser Sitzungen nicht tatsächlich stehen.
Sie können aktuelle Aufgaben, Probleme, Verbesserungsmöglichkeiten, Designtrends und bewährte Vorgehensweisen besprechen. Sie möchten, dass Ihr Designteam eine Übersicht über alle laufenden Projekte hat, Aufgaben effizient verteilt, Missverständnisse ausräumt und über die neuesten Design-Trends auf dem Laufenden bleibt.
Sie könnten beispielsweise festlegen, was Ihre Designteam-Mitglieder montags und freitags in dieser Woche zu erledigen haben. Die Verwendung einer Planungssoftware ist eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über alle vollen Terminkalender zu behalten. Hier ist ein Beispiel für einen Zeitplan von Zoomshift, der in einer mobilen App angezeigt wird.
Sie sollten auch monatliche Gruppenchats mit dem gesamten Team planen. Diese Chats bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich zu treffen und Verbindungen zu knüpfen.
Erwähnenswert ist auch, wie wichtig es ist, Mitarbeiter regelmäßig für ihre hervorragende Arbeit zu würdigen. Dies gilt insbesondere für Einzel-Meetings, in denen Sie Ihrem Mitarbeiter Ihre volle Aufmerksamkeit schenken können.
Falls Sie dies noch nicht wissen, sollten Sie sich eine Notiz machen, dass Mitarbeiter, auch in der Kreativbranche, ständig nach Bestätigung für ihre Arbeit suchen und eher Loyalität zeigen, wenn sie Lob erhalten. Sie bleiben nicht, wenn es in dem Unternehmen keine Feedback-Kultur gibt. Ihre Meinungen sollten ihnen wichtig sein, und eine offene Kommunikation sollte ausreichen, um dies zu gewährleisten.
Und schließlich: Keine Panik, wenn gelegentlich Kinder oder Haustiere in das Meeting hineinkommen. Solche Situationen kommen während eines Meetings vor und gehören zur Kultur des Homeoffice dazu.
3. Nutzen Sie Software für Projektmanagement und Kommunikationstools
Ich kann gar nicht genug betonen, wie wichtig es ist, klare Kommunikationskanäle für ein Remote-Team einzurichten. Jedes Unternehmen sollte einen bevorzugten Kommunikationskanal haben. Dieser muss klar und leicht zugänglich sein. Skype ist ein gutes Beispiel für eine einfache und kostenlose Kommunikationssoftware.
Um sicherzustellen, dass Sie Ihren Business-Plan und Ihre Teamziele erreichen, benötigen Sie eine Projektmanagement-Lösung. Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Informationen freigeben und Aufgaben zuweisen. Mit einer solchen Software können Sie einen Design-Kanal einrichten, über den Ihre Designer problemlos kommunizieren können.
Ein gut durchdachter Prozess und eine Software für Projektmanagement tragen dazu bei, dass jeder Designer eine umfassende Ansicht des Projektfortschritts hat. Wenn alle Informationen an einem Ort für alle sichtbar sind, lässt sich die Nachverfolgung von Änderungen und Entscheidungen leichter durchführen. Viele Designer schätzen ClickUp als Software für Projektmanagement, mit der sie Aufgaben entsprechend ihrem Workflow organisieren können.
Eines der wichtigsten Elemente bei der Leitung eines Teams ist ein effektiver Feedback-Prozess. Zu diesem Zweck können Sie die von Ihnen gewählte Plattform für Projektmanagement nutzen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihrem Remote-Team Feedback geben können:
- Aufzeichnungen: Wenn Sie Ihren Designern konkrete Anweisungen geben, können Sie Videoaufzeichnungen verwenden, um Ihre Absichten zu vermitteln. Sie können Kommentare oder Anmerkungen zu bestimmten Teilen des Projekts hinzufügen, die Sie hervorheben möchten.
- Screenshots: Manchmal ist es einfacher und schneller, einen Screenshot einzufügen, um zu zeigen, was Sie meinen. Visuelle Darstellungen helfen dabei, zu verdeutlichen, worüber Sie sprechen. Die Chrome-Erweiterung FireShot von Google ist ebenfalls ein großartiges tool, mit dem Sie Screenshots ganzer Webseiten als PDF-/JPEG-/GIF-/PNG-Dateien erfassen, bearbeiten und speichern können.
- Skizzen: Wenn eine Beschreibung allein nicht ausreicht, scheuen Sie sich nicht, Ihre Ideen zu zeichnen. Sie können Stift und Papier oder eine Online-App verwenden, um Ihre Ideen zu visualisieren und an Ihr Team weiterzugeben.
- Kommentare: Manchmal ist einfacher besser. Eine gute Plattform für Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, Kommentare, Haftnotizen oder Feedback in Stichpunkten zu hinterlassen.
Versuchen Sie, Design-Feedback auf einige wenige Stellen zu limitieren. Sie möchten es dem Designer leicht machen, es zu finden und schnell umzusetzen.
4. Entwickeln Sie eine „Getting Things Done”-Kultur
„Getting Things Done“ (GTD) ist ein System zur Steigerung der persönlichen Produktivität, das von David Allen entwickelt und in einem gleichnamigen Buch veröffentlicht wurde. Es wird als Zeitmanagementsystem beschrieben, das es ermöglicht, sich auf die Erledigung jeder einzelnen Aufgabe zu konzentrieren, die in einer externen Liste aufgeführt ist.
Der Verfasser stellt fest, dass man immer nur eine Aufgabe gleichzeitig richtig erledigen kann.
Basierend auf dem GTD-System hat ClickUp eine Getting Things Done-Vorlage veröffentlicht, die bei der Organisation von Aufgaben und Projekten hilft. Die Vorlage erfasst diese und unterteilt sie in umsetzbare Arbeitsaufgaben. Sie verfügt über verschiedene integrierte Ansichten, benutzerdefinierte Felder und Dokumente, mit denen Benutzer Aufgaben an einem Ort priorisieren, verfolgen und ausführen können.
Vorlage „Getting Things Done“ in ClickUp
Bonuszahlungen und Prämien sind ein ziemlich üblicher Bestandteil der beruflichen Beschäftigung. Laut Reward Gateway stimmen 90 % der Personalverantwortlichen zu, dass ein effektives Anerkennungs- und Prämienprogramm dazu beiträgt, die Ergebnisse des Geschäfts zu verbessern. Wenn ein Mitarbeiter seine KPIs konsequent erreicht und sich als zuverlässig erweist, sollten Sie ihn belohnen.
5. Seien Sie anpassungsfähig und vertrauen Sie Ihren Kollegen
Die Tatsache, dass alle Mitarbeiter im selben Büro sitzen, ist keine Garantie für Produktivität. Allerdings ist es so einfacher, den Überblick über die Arbeit aller zu behalten. Sie brauchen ein Team von Mitarbeitern, denen Sie vertrauen können. Bei Remote-Mitarbeitern ist es nicht möglich, ihnen über die Schulter zu schauen.
Die Arbeit von zu Hause aus hat viele Vorteile. Flexibilität, Zeit- und Geldersparnis beim Pendeln, keine Kleiderordnung, um nur einige zu nennen.
Allerdings ist nicht jeder in der Lage, die erwarteten Leistungen zu erbringen.
Die Arbeit von zu Hause aus kann voller Ablenkungen sein, und manchen Mitarbeitern fällt es schwer, Arbeit und Privatleben voneinander zu trennen. Ihre Mitarbeiter müssen die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen und Ergebnisse liefern.
Wenn Sie Ihren Designern ein hohes Maß an kreativer Freiheit einräumen, können Sie mit hervorragenden Ergebnissen rechnen. Machen Sie deutlich, dass Ihre Designer für ihre Arbeit und ihre Entscheidungen verantwortlich sind. Wenn sie die Erwartungen nicht erfüllen, müssen Sie die schwierige Entscheidung treffen, ob sie zu Ihrem Unternehmen passen.
Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. Es kann schwierig sein, jemanden zu kontaktieren, wenn es in seiner Zeitzone 2 Uhr morgens ist. Sie müssen die Zeitzonen Ihrer Team-Mitglieder respektieren. Mit anderen Worten: Versuchen Sie, sich an die Zeiten anzupassen, die für andere am besten geeignet sind.
Geben Sie immer die Zeitzonen zusammen mit der Uhrzeit des geplanten Meetings an. Denken Sie daran, alle nationalen oder religiösen Feiertage in den Ländern Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen.
Fazit
Remote-Arbeit ist nicht für jeden geeignet, und daran ist nichts auszusetzen. Ihre Aufgabe als Manager eines verteilten Design-Teams besteht darin, diejenigen zu finden, die Spaß an Remote-Arbeit haben und deren Besonderheiten verstehen. Die Software-Design- und -Entwicklungsbranche entwickelt sich ständig weiter, und wir müssen schnell reagieren, um mit neuen Anforderungen Schritt zu halten.
Vergessen Sie nicht, dass nichts die persönliche Interaktion ersetzen kann. Sie sollten versuchen, gelegentlich Treffen zu organisieren, indem Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools nutzen, auch wenn Sie bei der Remote-Arbeit sind.