Owen Jones ist Senior Content Marketer bei ZoomShift, einer App für die Online-Terminplanung. Er ist ein erfahrener SaaS-Vermarkter, der sich auf Content-Marketing, CRO und FB-Werbung spezialisiert hat. Er gibt sein Wissen gerne an andere weiter, um ihnen zu besseren Ergebnissen zu verhelfen.
Einer der größten Vorteile eines verteilten Designteams ist die Freiheit, die besten verfügbaren Mitarbeiter einzustellen, unabhängig davon, wo sie leben. Mit den richtigen Fähigkeiten und Tools für das Management verteilter Teams können Sie Ihr Traum-Designteam zum Erfolg führen.
Von allen Herausforderungen, die sich bei der Führung eines Remote-Teams stellen, ist es am schwierigsten, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv, kreativ und kooperativ bleiben, wenn niemand sonst in der Nähe ist. Als Führungskraft müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter immer Höchstleistungen erbringen.
5 Strategien, die dabei helfen können, ein verteiltes Team auf Kurs zu halten
1. Legen Sie messbare geschäftliche und persönliche Ziele fest
Es ist kein Geheimnis, dass die Kommunikation im Büro in der Regel einfacher ist. Deshalb ist es wichtig, klar und verständlich zu schreiben und zu sprechen und sich auf realistische Aufgaben und Fristen zu einigen.
Die Festlegung von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) ist eine gute Idee, um Ihre Erwartungen als Arbeitgeber zu definieren. Damit decken Sie alles ab, was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten. Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit Beispielen für KPIs für verschiedene Abteilungen eines Unternehmens.
In Ihrem Fall werden die KPIs jedoch folgende Aspekte abdecken:
- Zeit, die für das Design-Projekt aufgewendet werden muss
- Wie viel Arbeit erwarten Sie von einer Person pro Tag?
- Bewertungen der Client-Zufriedenheit
Wenn Ihre Teammitglieder wissen, was Sie von ihnen erwarten, können sie von Anfang an Strategien entwickeln, um diese Ziele zu erreichen. Die Einrichtung eines soliden Design-Arbeitsprozesses für das gesamte Team zur Erreichung der Teamziele ist ebenfalls ein Muss für Effizienz.
2. Planen Sie einmal pro Woche Einzelmeetings
Regelmäßige Meetings sind ein Muss. Sie müssen wissen, dass Aufgaben abgeschlossen werden und ob Einzelziele erreicht werden. Einzelgespräche helfen Ihnen bei der Nachverfolgung von Ergebnissen. Sie lernen Ihre Teammitglieder besser kennen und können sich Notizen zu möglichen Bedenken machen.
Strukturieren Sie Ihre Meetings immer.
Erstellen Sie vor jedem Meeting eine Tagesordnung. Die Tagesordnung hilft dabei, das Meeting im Zeitplan zu halten. Hier sind einige Gründe, warum dies notwendig ist:
- Informieren Sie die Mitglieder des Designteams im Voraus über den Zweck
- Klare Erwartungen festlegen, was vor und während eines Meetings zu tun ist
- Hält die Teilnehmer beim Thema
- Legen Sie das Tempo des Meetings fest
- Geben Sie die Start- und Endzeit an, damit alle entsprechend planen können
Eine weitere gute Idee sind tägliche Stand-up-Meetings. Dabei handelt es sich um kurze Sitzungen mit den Mitgliedern des Remote-Teams, um über alle aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben. Keine Sorge, Sie müssen während dieser Meetings nicht wirklich stehen.
Sie können aktuelle Aufgaben, Probleme, Verbesserungsmöglichkeiten, Designtrends und die besten Vorgehensweisen besprechen. Sie möchten, dass Ihr Designteam einen Überblick über alle laufenden Arbeiten hat, die Arbeit effizient verteilt, Missverständnisse ausräumt und über die neuesten Design-News auf dem Laufenden bleibt.
Sie könnten beispielsweise festlegen, was die Mitglieder Ihres Designteams am Montag und Freitag in dieser Woche zu erledigen haben. Die Verwendung einer Planungssoftware ist eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über alle vollen Terminkalender zu behalten. Hier ist ein Beispiel für einen Zeitplan von Zoomshift, der in einer mobilen App angezeigt wird.
Sie sollten auch monatliche Gruppen-Chats mit dem gesamten Team planen. Diese Chats bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich zu treffen und zu vernetzen.
Erwähnenswert ist auch, wie wichtig es für einen Mitarbeiter ist, regelmäßig für seine hervorragende Arbeit anerkannt zu werden. Dies gilt insbesondere für Einzelgespräche, in denen Ihr Mitarbeiter Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit hat.
Falls Sie dies noch nicht wissen, merken Sie sich, dass Mitarbeiter, auch in der Kreativbranche, ständig nach Bestätigung für ihre Arbeit suchen und eher loyal sind, wenn sie Lob erhalten. Sie bleiben nicht, wenn es in Ihrem Unternehmen keine Feedback-Kultur gibt. Ihre Meinung sollte ihnen wichtig sein, und eine offene Kommunikation sollte ausreichen, um dies zu gewährleisten.
Und schließlich: Keine Panik, wenn gelegentlich Kinder oder Haustiere im Meeting auftauchen. Solche Situationen kommen während eines Meetings vor und gehören zur Kultur der Arbeit von zu Hause aus.
3. Nutzen Sie Projektmanagement-Software und Kommunikations-Tools
Ich kann gar nicht genug betonen, wie wichtig es ist, klare Kommunikationskanäle für ein Remote-Team einzurichten. Jedes Unternehmen sollte einen bevorzugten Kommunikationskanal haben. Dieser muss klar und leicht zugänglich sein. Skype ist ein gutes Beispiel für eine einfache und kostenlose Kommunikationssoftware.
Um sicherzustellen, dass Sie Ihren Business-Plan und die Ziele Ihres Teams erreichen, benötigen Sie eine Lösung für das Projektmanagement. Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Informationen freigeben und Aufgaben zuweisen. Mit einer solchen Software können Sie einen Designkanal erstellen, über den Ihre Designer problemlos kommunizieren können.
Ein gut durchdachter Prozess und eine Projektmanagement-Software tragen dazu bei, dass jeder Designer einen globalen Überblick über den Stand des Projekts hat. Wenn alle Informationen an einem Ort für alle sichtbar sind, ist die Nachverfolgung von Änderungen und Entscheidungen einfacher zu handhaben. Laut vielen Designern ist ClickUp eine Projektmanagement-Software, die ihnen hilft, Aufgaben so zu organisieren, wie es ihrem Workflow entspricht.
Eines der wichtigsten Elemente bei der Leitung eines Teams ist ein effektiver Feedback-Prozess. Zu diesem Zweck können Sie die von Ihnen gewählte Projektmanagement-Plattform nutzen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihrem Remote-Team Feedback geben können:
- Aufzeichnungen: Wenn Sie Ihren Designern konkrete Anweisungen geben, können Sie Videoaufzeichnungen verwenden, um Ihre Absichten zu vermitteln. Sie können Kommentare oder Anmerkungen zu bestimmten Teilen des Projekts hinzufügen, die Sie hervorheben möchten.
- Screenshots: Manchmal ist es einfacher und schneller, einen Screenshot einzufügen, um zu zeigen, was Sie meinen. Visuelle Darstellungen helfen dabei, zu verdeutlichen, worüber Sie sprechen. Die Chrome-Erweiterung FireShot von Google ist ebenfalls ein großartiges Tool, mit dem Sie Screenshots ganzer Webseiten als PDF-/JPEG-/GIF-/PNG-Dateien aufnehmen, bearbeiten und speichern können.
- Skizzen: Wenn eine Beschreibung nicht ausreicht, scheuen Sie sich nicht, etwas zu zeichnen. Sie können Stift und Papier oder eine Online-App verwenden, um Ihre Ideen zu visualisieren und an Ihr Team weiterzuleiten.
- Kommentare: Manchmal ist einfacher besser. Eine gute Projektmanagement-Plattform ermöglicht es Ihnen, Kommentare, Notizen oder Feedback in Form von Stichpunkten zu hinterlassen.
Versuchen Sie, Design-Feedback auf einige wenige Stellen zu limitieren. Sie möchten es dem Designer leicht machen, Feedback zu finden und schnell umzusetzen.
4. Entwickeln Sie eine Kultur des „Getting Things Done“
„Getting Things Done“ (GTD) ist ein System zur Steigerung der persönlichen Produktivität, das von David Allen entwickelt und in einem gleichnamigen Buch veröffentlicht wurde. Es wird als Zeitmanagementsystem beschrieben, das es ermöglicht, sich auf die Erledigung jeder einzelnen Aufgabe zu konzentrieren, die in einer externen Liste aufgeführt ist.
Der Verfasser stellt fest, dass man immer nur eine Aufgabe gleichzeitig richtig erledigen kann.
Basierend auf dem GTD-System hat ClickUp eine Vorlage für „Getting Things Done“ veröffentlicht, die bei der Organisation von Aufgaben und Projekten hilft. Die Vorlage erfasst diese und unterteilt sie in umsetzbare Arbeitselemente. Sie verfügt über verschiedene integrierte Ansichten, benutzerdefinierte Felder und Dokumente, mit denen Benutzer Aufgaben an einem Ort priorisieren, verfolgen und ausführen können.
Vorlage „Erledigt“ in ClickUp
Bonuszahlungen und Belohnungen sind ein ziemlich normales Feature in der Arbeitswelt. Laut Reward Gateway sind 90 % der HR-Mitarbeiter der Meinung, dass ein effektives Anerkennungs- und Belohnungsprogramm dazu beiträgt, die Ergebnisse des Unternehmens zu verbessern. Wenn ein Mitarbeiter seine KPIs regelmäßig erreicht und sich als zuverlässig erweist, solltest du ihn belohnen.
5. Seien Sie anpassungsfähig und vertrauen Sie Ihren Kollegen
Dass alle im selben Büro sitzen, ist keine Garantie für Produktivität. Allerdings ist es einfacher, den Überblick über die Arbeit aller zu behalten. Sie brauchen ein Team von Mitarbeitern, denen Sie vertrauen können. Bei Remote-Arbeit ist es nicht möglich, den Mitarbeitern über die Schulter zu schauen.
Die Arbeit von zu Hause aus hat viele Vorteile. Flexibilität, Zeit- und Geldersparnis beim Pendeln, keine Kleiderordnung, um nur einige zu nennen.
Allerdings ist nicht jeder in der Lage, die erwarteten Leistungen zu erbringen.
Die Arbeit zu Hause kann voller Ablenkungen sein, und manchen Mitarbeitern fällt es schwer, Arbeit und Privatleben zu trennen. Ihre Mitarbeiter müssen die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen und Ergebnisse liefern.
Wenn Sie Ihren Designern ein hohes Maß an kreativer Freiheit gewähren, können Sie mit hervorragenden Ergebnissen rechnen. Machen Sie klar, dass Ihre Designer für ihre Arbeit und ihre Entscheidungen verantwortlich sind. Wenn sie die Erwartungen nicht erfüllen, müssen Sie die schwierige Entscheidung treffen, ob sie zu Ihrem Unternehmen passen.
Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Es kann schwierig sein, jemanden zu kontaktieren, wenn es in seiner Zeitzone 2 Uhr morgens ist. Sie müssen die Zeitzonen Ihrer Teammitglieder respektieren. Versuchen Sie also, sich an die Zeiten anzupassen, die für andere am besten passen.
Geben Sie immer die Zeitzonen zusammen mit der Uhrzeit des geplanten Meetings an. Denken Sie daran, nationale oder religiöse Feiertage in den Ländern Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen.
Fazit
Remote-Arbeit ist nicht für jeden geeignet, und das ist auch völlig in Ordnung. Ihre Aufgabe als Manager eines verteilten Designteams besteht darin, diejenigen zu finden, die Spaß an Remote-Arbeit haben und deren Besonderheiten verstehen. Die Software-Design- und -Entwicklungsbranche entwickelt sich ständig weiter, und wir müssen schnell reagieren, um mit neuen Anforderungen Schritt zu halten.
Vergessen Sie nicht, dass nichts die persönliche Interaktion ersetzen kann. Sie sollten versuchen, gelegentlich Treffen mit den Ihnen zur Verfügung stehenden tools zu organisieren, auch wenn Sie remote arbeiten.